如何做好信息时代企业档案的安全工作专题

第一篇：如何做好信息时代企业档案的安全工作专题

如何做好信息时代企业档案的安全工作

赖秀琴

摘要：随着数字档案的广泛应用，档案信息安全问题日益突出。如何做好信息时代企业档案信息的安全显得非常重要。本文从提高档案管理人员的素质、加强控制档案的利用、保证网络安全、建立健全档案安全管理的制度四个方面阐述了这个问题。

关键词：企业档案信息安全

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括了文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案等方面的档案。企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。档案管理人员应该为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

随着数字档案的诞生，档案信息载体的多样化和电子文件、档案数量的迅速增长，特别是数字档案理论与实践的不断发展，档案信息安全问题日益突出。档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用过程中，保持其原始性、真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏的策略和过程。

笔者所在的企业，是一家A+H股上市公司。它对企业档案的安全性有着特殊的要求。档案能够最大限度地满足企业对信息在时间、数量、质量上的需求，使企业在瞬息万变的竞争社会，准确、及时地抓住商机，谋求发展。因此只有做好档案信息的安全，才能有效保护企业的利益，增强企业的竞争力，促进企业的生存与发展。本文从以下四个方面阐述了如何做好企业档案信息的安全。

一、加强控制档案的利用

随着数字档案的到来，档案的存在形式包括了纸质档案和电子档案。在工作中形成的文件材料不管我们以何种形式保存，我们首先要保证档案的信息安全。

1、控制纸质档案的使用

首先提高档案安全防范意识。档案人员经手的事情要有头有尾，手续清楚，防止“无形”信息的泄露。档案柜一般要上锁；档案在库房外未被使用时，不允许长时间放在桌子上，应及时收好；档案不准擅自带离档案室。其次是确定档案的使用权限。明确规定哪些人可以接触纸质档案。但不管利用者是谁，都应该只有档案人员才能进档案室去拿资料；未经允许利用者不准私自抄录、复印等。最后应建立健全的借阅制度。本单位人员借阅时，应记录好借出时间、资料名称、利用目的、借阅人签名等；外单位人借阅时，应出具单位的介绍信，再由相关领导审批后方可借阅。

2、控制电子档案的使用

因电子档案都存在于数字档案管理系统里，因此控制电子档案就因控制数字档案系统的使用。必须采取各种措施控制数字档案系统的使用。笔者所在的企业使用的是数字档案信息管理系统，规定哪些人可以登录系统，并为其设置登陆密码；登录后只能查询到文件题名，具体内容应由档案管理人员审批后才能看；并设置好借阅期限，及时跟踪催还；查阅的文件内容格式应保存为PDF格式，不能被随便复制；档案管理人员应设置好档案的密级程度（秘密、绝密、公开等）。给登录系统的计算机装上防毒软件，并注重及时更新，因为病毒更新换代的速度也是很快的。有些电子档案保存在软盘、磁盘里的，要使软盘保持干净并不受损害。要让磁盘远离磁场、防尘、防油渍等。

二、保证网络安全

网络安全问题是档案信息资源网络化的一个巨大障碍，也是普遍存在的一个现象。主要体现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问，尤其是黑客的入侵不仅能盗取、修改信息，而且可以导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。因此，要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。

消除不安全因素，首先要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，确保档案信息、数据库安全；其次要建设档案信息灾害恢复备份系统。

为应付突发事件，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行；再次，要加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案室应按照入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施，确保档案及档案网络设备设施的安全；此外，要及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机、对网站进行检查维护，适时更新防病毒软件等。

本公司现有的档案系统安全措施体现在经过了以下三道通道：

1、档案系统第一道经过了VPN系统公司引进了VPN技术，VPN的英文全称是“Virtual PrivateNetwork”，中文译为虚拟专用网，VPN是建立在现有物理网络之上，是一种快速建立广域联接的互联和访问工具，也是一种强化网络安全和管理的工具。主要采用隧道技术、加解密技术、密钥管理技术和使用者与设备身份认证技术，来防范黑客的入侵。

2、第二道经过防火墙，只开通了档案系统必要的端口防火墙的英文名为

“FireWall”，它是目前一种最重要的网络防护设备。从专业角度讲，防火墙是位于两个(或多个)网络间，实施网络之间访问控制的一组组件集合。防火墙对流经它的网络通信进行扫描，这样能够过滤掉一些攻击，以免其在目标计算机上被执行。在防火墙上只开放了档案系统使用的端口。而且它还能禁止特定端口的流出通信，封锁特洛伊木马。最后，它可以禁止来自特殊站点的访问，从而防止来自不明入侵者的所有通信。

主要表现为：

（1）防火墙是网络安全的屏障；

（2）防火墙可以强化网络安全策略；

（3）对网络存取和访问进行监控审计；

（4）防止内部信息的外泄。

3、第三道就是服务器自身安装的防病毒软件防止浏览器、操作系统以及应用程序受到各种病毒的威胁。

三、建立健全档案安全管理的制度

威胁档案安全的因素来自各个层面和各个领域，因此需要构建一个全面的制度体系，也即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案安全法律法规体系。当前档案安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等中间，并没有专门的档案安全管理制度，需要建立一套档案安全管理制度，明确规定安全管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等根据档案工作各环节需要，制定相关制度。

笔者所在的企业就制定了以下制度：文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施；利用制度应明确提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求；保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求，对受损档案的处置原则和要求；档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求；库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求等。因此构建一套系统、透明的档案安全管理制度，能为档案的安全管理的实施提供保障作用。

四、提高档案管理人员的素质

档案信息的安全与否，档案人员的安全意识是个关键。并且档案工作是一项服务性的工作，因此档案安全管理必须高度重视人的因素，加强档案管理人员的安全意识。作为一名档案管理人员，不仅要有严谨的工作作风，还要通过学习等形式提高档案安全管理人员各方面的素质。避免因操作失误而造成数据丢失或删除，避免因安全保密意识和法律意识造成信息的泄露。面对时代的挑战，档案人员除了具备扎实的档案基础理论知识之外，还应具备相关的现代管理技术，这是时代对人才的要求。只有档案人员具备广博的知识和过硬的技术本领，才能保证档案信息的安全性。

随着社会的发展和技术的进步，影响档案信息安全的因素越来越多、越来越复杂。如何做好信息时代企业档案的安全工作是一项长期而复杂的工作，它涉及意识、管理、技术、制度、人员等各个方面。因此做好企业档案信息的安全不

仅需要档案管理人员坚持不懈的努力，也需要整个企业、甚至是全社会的关注和支持。

参考文献：

[1]宫晓东.主编.企业档案管理学[M].高等教育出版社.1999年

[2]张永生.信息安全策略及其在数字档案馆中的应用[J].兰台世界，2008年9月下半月，总第265期：5~6.[3]楼淑君.如何保证档案信息安全[J].兰台世界，2008年1月下半月，总第267期：25~26.[4]常悦.档案信息资源网络化建设中的问题与对策[J].办公自动化，2009年7月，总160期：37~39.[5]范园园.浅议档案风险及安全管理[J].兰台世界，2009年6月下半月，总第283期：4~5.

第二篇：浅析如何做好企业档案档案工作

浅析如何做好企业档案室档案工作

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。

一，提高软硬件水平

(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。

计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。

(二)是构建数字档案室的软件平台。

在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。

二，实行人本化的管理

管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需

求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。

（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。

企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

（二）、尊重档案人员的发展机会。

企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。

（三）、创建科学的激励机制。

首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。

三，提高档案管理人员的素质

信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：

(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。

档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。

(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。

要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。

(三)加强调查研究，掌握利用规律。

档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研

究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。

四，实现档案管理的信息化

计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：

（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。

按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。

（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。

根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。

（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。

通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。

（四）.利用计算机技术进行档案检索。

充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。

（五）.联机检索档案。

利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上

拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有 了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息

六，科学管理做好档案保管工作

（一）改变室藏

改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。

（二）丰富室藏

就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。

丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。

（三）优化室藏

就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。

以上就是我对于企业档案室档案管理的几点思考。让我们共同努力，做好企业档案室的档案保管工作，为我国案事业的发展尽绵薄之力。

第三篇：企业如何做好安全工作

企业是安全生产的责任主体，容不得一丝一毫的松懈和侥幸。但安全意识不高、责任不落实、基础薄弱、专业人员缺乏、安全投入不足等仍是企业存在的普遍现象。如何做好企业安全生产管理工作，谈几点浅见。

1、强化责任落实

企业是安全生产的责任主体，法定代表人是安全生产的第一责任人，对安全生产负全面的领导责任，分管领导负具体的领导责任。要强化安全生产的主动意识，由过去被动抓安全变为自我主动抓安全，牢固树立“以人为本、安全第一”的安全生产理念，充分认识企业的安全主体责任，建立纵向到底，横向到边的各类人员的岗位责任制，从高层管理人员到项目经理人员、现场操作人员，把安全责任落实到生产过程的每一个岗位和每一个环节，形成人人抓安全的局面。企业各级安全管理机构要认真履行其监管职责；项目经理是施工现场安全的第一责任人，是落实主体责任的具体组织者；项目技术负责人、工长和安全员是施工现场安全措施的制定者，对作业人员进行安全技术交底。施工现场仅靠几个安全员管理安全是不够的，必须充分调动广大职工的积极性、主动性和创造性，发动广大职工参与现场管理。控制自身不安全行为，减少人为失误。

2、加强安全教育培训

人是安全生产的主体，人的不安全行为是事故发生的最大隐患，只有加强对人的安全教育，不断强化人的安全意识，提高人的安全文化素质，增强人的防范意识，规范和提高从业人员的安全行为，才能筑起牢固的安全生产的思想防线。

单位领导要增强做好安全工作的责任感、紧迫感，切实负起责任，把“安全第一”的方针真正落到实处。根据施工特点进行安全教育，针对不同工种和不同部位，告知他们本岗位存在哪些危险及危害因素，如何消除隐患，控制不安全行为，减少人为失误。

3、建立健全安全管理机构、配备安全管理人员

企业应严格按照《安全生产法》的规定，设置安全管理机构和配备安全管理人员。现代安全管理对安全管理人员提出了很高的专业素质要求，他们不仅要组织开展风险防范工作，还必须了解本单位的施工生产，掌握并熟练应用系统安全工程的理论和方法，参与并指导，监督危害辨识、风险评价和风险控制的具体实施，高素质的安全管理队伍建设变得越来越迫切。企业要建立健全安全管理机构，把责任心强、具备专业知识、业务能力强、熟悉管理知识的人员充实到安全管理岗位上来，让他们充分发挥职能作用，提高安全管理工作水平。

4、强化施工现场管理

企业生产施工现场是动态的，要结合施工现场环境，合理布置施工设备、确保机械设备安全运行，确保各项安全防护和用电设施到位，做到施工标牌化，材料堆放标准化、安全标志规范化、环境防治意识化、作业过程有序化，对施工机具和人的各种不安全行为等进行全面检查，及时发现设备隐患，及时整改，认真排除物的不安全状态。对于检查出的问题，必须按照“三定”原则（定人、定时、定措施）进行整改，及时消除事故隐患。

5、加大安全投入

安全投入是企业和工人的“救命钱”，也是预防事故的最有力保障。安全投入减少，导致安全技术装备、防护设施不能到位，不安全因素不能及时消除，极易导致安全生产事故的发生。因此，要预防和杜绝事故的发生，就必须持续有效地进行安全投入。购买新设备时，必须同时购买与其配套的安全防护装置，必须对安全设备进行经常性维护、保养，并定期检测，使之处于良好的技术状态。维护、保养、检测应当作好记录。在有较大危险因素的生产经营场所和有关设施、设备上，设置明显的安全警示标志，提醒操作人员对不安全因素的注意，预防事故的发生。为员工提供符合国家标准或者行业标准的劳动防护用品，并监管教育从业人员按照使用规则佩戴、使用。

工伤保险是劳动安全的“保护伞”，企业要依法参加工伤保险，保障员工的合法权益。

6、加强部门间协调配合

安全生产工作涉及到企业各个部门和各个生产环节的系统工程，安全不是单纯哪一个部门的工作，单靠某个部门的努力是绝对不行的。这就要求各部门结合自身工作性质，在履行好自身职能的基础上，加强协调配合，形成合力。如安全培训作为提高员工安全素质的手段，是一项涉及面广而又复杂的工作，不可能也不应该由人力资源部单独完成。如果将安全工作看作是某个部门的事情，那么安全工作肯定做不好。

7.严格奖惩，增强员工爱岗敬业的责任心

安全生产同时建立奖罚机制，目的在于奖勤罚赖、奖优罚劣。对那些提出重要建议，消除事故隐患、避免重大事故发生的，要给予奖励。尤其对那些对认认真真、任劳任怨、在工地上正确履行安全生产监督、管理责任的专兼职安全员，要给予必要的激励和奖励，使他们在安全管理的岗位干的更踏实、更有干劲。

第四篇：如何做好企业档案管理工作

如何做好企业档案管理工作

摘要：档案管理承载着企业生产管理活动的信息整理及传递的任务，具有很浓的科学色彩和政治色彩，是企业日常运行管理过程中的一项重要工作。随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。当前的石油企业需要结合石油产业发展现状，深入分析档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作质量。

关键词：企业 档案管理 信息技术 办公自动化

任何企业组织的运行和发展都离不开档案管理工作的支持和推动，企业档案管理工作不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，应对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，深入分析了企业档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升和规范企业档案管理工作。

一、深入分析石油企业档案管理现状

石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在认真落实科学发展观、发展循环经济的过程中，积极调整和完善了企业内部的日常管理工作，2007年4月起，我公司实现办公OA自动化，2010年8月实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作。促进档案管理工作的规范化、自动化和现代化，传统的档案管理工作通常采用简单的纸、笔、电话办公，过分依赖人工，工作效率低下、劳动强度过大，严重制约公司发展。

石油企业认识到传统档案管理工作方式和工作思想的弊端，及时引进计算

机、复印机、传真机等现代化办公设备，发展人机结合的办公模式，建立高效的档案管理工作体系，规范了档案管理工作流程。

二、企业档案管理工作问题剖析

在分析和改善企业档案管理工作中，仍然存在一些制约因素：

（一）企业档案管理人才队伍问题

人员素质建设和能力培训没有紧跟企业产品销售工作发展做出调整，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

（二）档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

（三）档案管理评估体系不健全

档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

三、企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

（一）加强档案管理人员素质建设与能力培训

传统的档案管理工作主要依赖人工规划和完成，现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合。换言之，现代化的档案管理工作中，工作人员并未被现代化的技术及设备完全取代，反而更强调工作人员与技术设备的配合度。

1、档案管理人员素质与能力养成石油企业应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统的评估，根据工作人员的素养及能力状况，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设及能力培训教育。引导全体档案管理工作人员学习和熟悉公司生产经营各环节的技术及管理工作，如石油产品营销、产品特征、运行管理、行政管理、会计档案、人事资料等等。公司设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。同时，引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。另外，通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强了教育和培训效果。

2、档案管理人员的专业指导

公司安排档案管理部门负责人为档案管理工作主管，档案管理部门全体工作人员积极参与指导工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，统计分析企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型，在了解不同小组人员的业务处理能力和规范程度的基础上，在上级公司的组织与安排下，对相关专兼职档案管理人员进行了统一的教育和培训，并邀请省档案局专业讲师进行业务讲授。同时，定期进行档案管理工作素质与能力评比，并通过专门的研讨会议解决和探讨办公过程中的共性问题，及时发现实际工作中的问题和瓶颈，帮助工作人员有目标、有方向地开展和改进档案管理工作。

（二）建立信息化档案管理体系

1、企业档案搜集整理信息化

石油企业在分析和整合自身业务特点和工作模式的基础上，应调整传统的档

案搜集整理模式，档案信息资源由传统运行模式向采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化过渡，逐步建立和完善档案搜集整理工作办公自动化，办公自动化环境下的文书档案搜集与整理工作主要通过长期工作建立起的数据库完成文件档案相关处理工作，实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作，实现高效、精准的档案信息交流传送。

2、企业档案信息系统的开发与完善

我公司在档案管理工作的调整与完善过程中，积极引入上级公司开发的档案信息系统，根据公司自身档案管理特点及企业档案检索目录著录要求、借鉴其他公司相关业务的档案检索目录建立经验，建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，以及信息的永久保存。

（三）优化档案利用与评估工作

1、优化档案利用工作

加强公司档案利用过程中的安全管理，根据档案管理技术设备及信息系统工作运行特点，不断调整与完善公司内部档案利用过程中的保密机制。

建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，最大限度发掘公司内部档案的信息与资源价值，为公司及行业发展提供有力的支持。

2、优化档案管理评估工作

切实制定并完善《档案管理制度》、《档案归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案安全应急处理预案》、《机关文件材料归档范围》、《档案分类及保管期限表》、《OA办公自动化系统管理办法（试行）》、《电子档案管理办法》等制度，严格依照这些管理和评价制度完成对档案管理的评价工作，并提出可行性强、方向明确的工作建议。

四、结束语

随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。企业档案管理工作

不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，公司的档案管理改革经验表明，新时期的石油企业需要加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，最大限度发掘档案资料的信息与资源价值，推动公司及行业走向信息化、现代化的发展道路。

参考文献：

[1] 王强.基于核心信息资源管理理念的企业档案管理——以中国石油天然气集团公司为例[J].档案学研究,2009,(1):37-39.[2] 赵翠红.在市场经济中企业档案管理的挑战和出路[J].学理论,2009,(30):177-178.[3] 张琦.企业档案管理发展的信息化之路[J].现代商业,2010,(12):57,56.[4] 白淑琴.论信息技术在企业档案管理中的作用[J].科技信息,2011,(20):487.[5] 张建华.企业档案管理中条形码技术的应用探讨[J].科技资讯,2011,(26):175-175.[6] 苍永灵,韩梅,鹿雨等.谈化工企业档案管理与电子信息技术的应用[J].内蒙古石油化工,2011,37(22):98-99.

第五篇：试论信息时代农业科技档案工作科学发展新举措

试论网络信息时代

农业科技档案工作科学发展新举措

科学发展观所倡导的发展之所以是科学的，就在于它是全面协调可持续的发展，即又好又快发展，作为农业科技档案工作也不例外。科学发展观要求农业科技档案工作不能囿于传统的工作模式，而应与时俱进，与时代同步发展。当今网络信息时代，就得深入贯彻落实科学发展观，用网络信息技术武装农业科技档案工作，开创我市农业科技档案新局面。

一、深入贯彻落实科学发展观，培养信息时代农业科技档案新型队伍。

科学发展观重视人，强调人才是最宝贵、最重要的战略资源。做好新时期农业科技档案工作就必须要着眼于农业科技档案事业的长远发展和人才的总体需求，树立科学发展的人才观，培养和造就一支学习型、实干型、创新型的农业科技档案人才队伍。

1．吸收新型人才，优化档案队伍结构。要积极主动与高校沟通，择优吸收档案信息化建设人才，给农业科技档案现代化建设队伍注入新鲜血液，进一步科学配置农业科技档案人才资源。

2．引进档案科技，增强科学管理能力。要与档案科研院所建立战略性合作关系，以科研院所为技术支撑，大胆引进档案科学先进成果，共同研发档案现代化管理新平台，进一步增强档案管理科学发展能力。

3．加强业务培训，提升档案工作能力。档案工作是业务知识面比较广的一项工作，就农业科技档案工作而言，不仅需要熟悉档案专业知识，还要了解畜牧兽医、林果园艺、栽桑养蚕、作物栽培、植物保护等农业知识；不仅要掌握计算机技术，还要精通网络技术，因此，平时要加强对档案人员业务知识培训，拓宽档案人员知识面，提升档案人员工作能力。

二、深入贯彻落实科学发展观，打造信息时代农业科技档案信息平台。

科学发展观第一要义是发展，强调农业科技档案事业发展要与时俱进，即将最新的科学技术应用到农业科技档案工作中去，突出农业科技档案工作的时代性和前瞻性。

1．建电子档案，实现纸质档案与数字档案并存管理。在收集整理纸质档案的同时，要利用数字技术建一套电子档案，供计算机查阅使用，实现查阅档案数字化。

2．建数据库，实现档案查全率和查准率均达到100%。为了方便电子档案调阅，还得建目录级数据库、电子文档数据库、多媒体数据库、农业科技电子期刊数据库等档案信息化数据库，并研究开发成数据库管理系统。利用数据库的检索功能，使档案信息查全率和查准率均达到100%。

3．建网络平台，实现档案信息传输网络化。采用浏览器/服务器（B/S）模式，搭建表现层、业务逻辑层、数据访问层三层体系架构，开发集农业科技档案信息管理、农业科技教育、农业科技在线交流等多功能为一体的农业科技档案信息网络共享平台。

三、深入贯彻落实科学发展观，拓展信息时代农业科技档案服务功能。

科学发展观核心是以人为本，强调民生服务，即将农业科技档案服务功能最大化。科学发展观要求新时期农业科技档案服务必须做到在线服务功能。

1．提供在线管理服务。全市农技推广机构均可通过互联网进入档案信息网络管理中心进行档案数字化管理，将档案信息上传至中心后台数据库，建成一个覆盖全市农技推广机构档案信息资源的“数字农业科技档案馆”。

2．提供在线查阅服务。互联网用户随时随地上南通农业档案网，通过用户及密码验证后，可直接进入“数字农业科技档案馆”查阅档案信息。也可以在线观看农业科技视频资料、阅读农业科技电子期刊、浏览“农业科技网上展馆”等等。

南通市农业科技档案馆

陆银