企业档案工作规范

第一篇：企业档案工作规范

企业档案工作规范

DA／T 42—2009(国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1 范围

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范

GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则

DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则

DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范

ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南

3术语和定义

DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1 企业档案business records

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 电子档案electronic records

具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4 档案信息化archival informationization

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

4档案工作总则

4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5档案工作组织 5.1 组织系统建设 5.1.1档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备

企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系

企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2企业管理职责

5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。

5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。5.3企业部门职责

5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。5.4档案部门职责

5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5档案人员要求

5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。

6档案工作制度 6.1 工作规章

6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。6.2管理制度

6.2.1 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。

6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。6.3业务规范

6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

7档案业务工作

7.1 企业档案工作与业务活动

7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。7.2文件的形成、积累

7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

7.3文件整理与归档 7.3.1 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。7.3.2 文件归档范围

7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。

7.3.2.2 归档文件的主要来源有：

——本企业形成的文件；

——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；

——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；

——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；

——本企业执行、办理的外来文件。

7.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA／T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。7.3.3文件归档时间

7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。7.3.4 文件归档要求

7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。7.4档案收集工作 7.4.1 文件归档的交接

7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

7.4.2 档案与资料的收集

7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。7.5档案整理工作

7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13。

7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。7.6档案保管工作

7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。7.6.3 库房管理

7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。

7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。

7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。7.7档案鉴定工作

7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。7.8档案统计工作

7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。7.8.3 档案统计工作应保持连续性。7.9档案利用工作

7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。’

7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。

8档案信息化建设

8.1 档案信息化目标与原则

8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。8.2电子文件的归档

8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB／T18894第6章。8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。8.3传统载体档案数字化

8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。8.3.2 纸质档案数字化应符合DA／T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA／T 32的附录B。

数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。8.4电子档案的保管

8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。

8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T 32的附录C，保管要求见GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB／T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。8.5档案网络化服务

8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。

8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。8.6档案管理系统软件

8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。

8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9档案工作设施设备 9.1 档案库房

9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。9.2业务技术用房

9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。9.3阅览及陈列室

阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。9.4档案装具

9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保护设备

9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。9.6技术设备

9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

第二篇：广州市企业档案工作业务建设规范[推荐]

印发《广州市企业档案工作业务建设

规范》的通知 穗档字［1993］16号

2010-05-13 来源：

市各有关委、办、局、总公司、直属单位，各区、县（市）档案局：

为了在我市各企业深入贯彻《档案法》和《国营企业档案管理暂行规定》，进一步加强我市企业档案工作，更好为发展社会主义市场经济服务。现将我局制定的《广州市企业档案工作业务建设规范》印发你们，请认真组织贯彻实施，实施中有何问题，请及时报告我局监督指导处。

广州市档案局一九九三年十一日一日

广州市企业档案工作业务建设规范

为加强我市企业档案工作，更好为企业生产经营服务，根据《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行规定》，制定本规范。

l 总则

1．l 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业合法权益和经济利益，维护企业历史真实面貌的一项工作。

1．2 企业档案工作要坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整和安全，便于企业各项工作的利用。

1．3 企业要把档案工作列入企业发展计划，纳入生产管理、技术管理和科研管理等各项管理程序。企业档案的管理体制

2．l 企业必须根据《档案法》规定，结合本企业的实际情况，设立企业档案部门，配备适应工作的专兼职人员，归口办公室管理。

2．2 企业档案部门对企业形成的各种门类和载体的档案实行综合管理，成为企业档案资料的贮存基地和利用中心。

2．3 企业档案工作人员享受专业技术职务待遇。

2．4 企业各部门、车间（分厂）应指定专人负责本部门档案资料积累、整理、归档工作，受企业档案部门监督、指导，形成企业档案工作网络。

2．5 企业档案部门在业务上受主管机关和上级档案管理机关的监督、指导。

2．６ 企业档案部门工作任务

2．６．l 认真贯彻党和国家有关档案工作方针、政策、法律、法规和上级档案部门的规定，并结合企业实际，提出贯彻意见。

2.６．２ 拟定企业档案工作计划和各项管理制度。

2．6．3 指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

2．6．4 负责收集、接收企业各部门形成的各种门类和载体的档案。

2．６．5 负责企业档案的整理、鉴定、保管、统计工作。

2．6．6 负责开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料。

2．6．7 负责收集与本企业生产经营有关的信息资料。企业文件材料的形成与归档

3．1 企业文件材料形成与归档的要求

3．1．l 企业形成的各种文件，必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。

3．１．１．１ 产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收，企业有关部门应通知档案部门派人参加，验收登记技术文件材料，以保证档案的完整与齐全。

3．1．１．2 产品试制、投产、设备安装、基建工程竣工验收、科研成果鉴定后三个月内，应将形成的科技文件材料整理立卷后由经办部门（或项目）的负责人审定，向档案部门归档。

3．１．1．3 各项管理工作中形成的文件材料，各部门应于翌年第一季度内整理立卷交档案部门归档。

3．１．１．4 企业形成的声像文件材料，由经办人员拟好说明（时间、地点、人物和内容）或解说词，定期交档案部门归档。

3．1．2 归档的文件必须完整、准确、归档率、完整率、准确率达到国家规定的要求。

3．1．3 技术文件、蓝图、底图应同时归档，行政管理文件应留存两份，一份连同底稿立卷归档，一份留作文件汇编作资料保存。

3．2 企业文件材料的归档范围：包括产品生产、设备仪器、技术管理、基建、科研、计划统计、物资供应、经营销售、劳动工资、财务管理、教育卫生、党务、行政、工会、共青团工作等方面的文字、图表、声像材料。

3．3 企业文件材料应在科学分类的基础上组合成案卷，案卷质量要求：

3．3．１ 分类必须清楚

3．3．1．１ 科技文件材料分别按产品、设备、基建、科研分大类。大类下再分一级属类，二级属类或三级属类。大类和一级属类，按市档案局制订的企业档案分类大纲的规定设置，二级、三级属类可根据企业现行文件形成情况自行拟定。

3．3．１．2 文书材料按行政管理、经营管理和党群工作分类。每类按——机构（或类别）——问题进行组合。

3．3．2 组合与编目必须系统条理

3．3．2．1 组成的案卷必须遵循文件材料的特点和形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，便于保管和利用的原则。组合与编目必须系统、条理。

3．3．2．2 科技文件材料的组合：产品、设备按型号、基建按项目、科研按课题分类后按其部件、结构、阶段等分别组合。底图应按上述要求分类后平放，另行保存。

3．3．2．3 文书材料的组合：在文件分类后将同一问题、同一价值的若干文件按一定的形式组合起来。文件的具体组合方法按市档案局关于改革文书立卷方法的通知（穗档［1988」18号）规定执行。

3．3．2．4 卷内文件排列。对卷内文件应进行系统排列，文件的正件与定稿、主件与附件、请示与批复（批复在前、请示在后）、转发件与被转发件均应排列在一起，同一卷内有两个问题的文件，同一问题的文件应排列在一起。

3．3．2．5 填写备考表。备考表主要用于填写卷内文件需要加注说明的情况（如破损、修改、补充、完整等情况），立卷人、检查人员签署姓名、立卷时间。备考表附在卷末的封三内。

3．3．２．6 案卷的排列。根据企业档案的分类大纲依次排列，同一类别不同形式的案卷（照片、声像除外）应排在一起，同一问题的案卷可视重要程度、时间排列，技术性的文字在前，图表在后，保持案卷之间的联系。

3．3．２．7 拟写案卷题名，文书档案案卷题名一般由责任者、问题、名称组成；科技档案案卷题名一般由项目名称、问题、文件名称组成。案卷题名要求简明确切，概括地揭示卷内文件内容，一般不超过五十个字。

3．3．2．8 卷内文件编号，文书材料在右上角编页号，科技文字材料、图表、图样在右下角编写张（页）号，双面书写的正背面各编页号，背面对应正面编在左上角或左下角，照片与底片编案卷内的顺序号。

3．3．2．9 案卷装订，根据企业档案的实际，文书案卷用软封面装订，再把若干卷放入卷盒存放。属于科技案卷，图样是否装订，视情况而定，但科技文字材料必须装订，并用卷盒套装存放。凡归档的文件，在装订前均需去掉金属物，对破损的文件应裱糊修补，案卷装订采用一线三孔方法。

3．3．2．10 案卷封皮及其填写。采用国家标准的封面，视不同门类（载体），使用不同的封面。案卷封面的案卷题名必须用毛笔书写或机械打印，字迹工整。封面各种数码，统一用阿拉伯字填写。

3．3．3 企业的会计、声像、已故人员等其他门类档案应按大类进行单独立卷整理。会计档案一般按报表。帐簿、凭证、工资表分别编号整理、声像档案一般按录音、录

像、照片分别整理，录音录像材料可分别按形成时间顺序编号整理，照片可按“——问题”或“问题——”分类立卷整理；已故人员档案按干部、工人分别编号整理。4 企业档案的整理

4．l 企业各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的档案，是一个整体，作一个全宗保存，但发生下列变化时，要作适当调整。

4．1．1 一个企业划分为两个以上企业的，分出的企业应成立新的全宗。

4．1．2 兼并的企业，名称没有改变，职能不变或扩大、缩小的，全宗不变。但被兼并的企业的档案作单独全宗保管。

4．1．3 国有企业被承包、租赁的仍按原全宗不变，档案（含承包、租赁前后）由承包、租赁的法人代表负责收集、整理、保管，承包、租赁期间形成的档案不得分散或个人擅自保存。

4．1．4 国有企业与外商合资（合作）或租赁给外商的企业，档案由合资（合作）的中方负责，分厂、车间合资（合作）或租赁给外商的，其合资（合作）或租赁前的档案由原企业负责保存。凡与外商合资（合作）的企业，合同期满或终止合同的，其所有档案均由中方负责保存。

4．1．5 企业跨地区、跨行业组成横向联系的经济联合体（或企业集团）应成立新的全宗，与原企业的档案分别保存。联营期满或终止合同，档案的处理双方协商以一方为主保存，不得将档案分散。

4．2 企业档案的分类

4．2．1 制订档案分类方案，根据市档案局制发的企业档案分类大纲的要求，制定本企业档案分类作为档案分类的依据。

4．2．2 案卷的排列、编号。各门类、载体档案的案卷，分别单独排列和编号，箱柜和案卷的排列，从左到右，从上至下分类存放。排列方法每年要统一，前后一致。5 企业档案的保管

5．l 企业档案部门应设有专门库房，库房布局要合理、协调，存放档案要有示意图。

5．2 档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫鼠、防有害气体等“八防”设施，注意温湿度控制，保证档案的安全。

5．3 企业档案要有统一规范的箱柜或密集架存放，统一用双门五层档案柜，每层规格400 x 800 x 300mm。密集架规格按国家规定。

5．4 企业档案部门应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取措施，保护档案的安全。

5．5 声像文件材料（照片、录音、录像、缩微、计算机磁带），要用特制的密封

盒、胶片页夹和影集的载具存放。企业档案的鉴定

6．l 企业档案部门要根据国家档案管理部门和专业主管机关的规定，制定档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，判定档案的存毁。

6．2 档案的鉴定工作，由企业分管领导和有关部门组成的鉴定小组共同进行。

6．3 凡经鉴定，失去保存价值的档案，应由鉴定小组提出报告造具清册，经企业主管领导批准，报上级主管部门备案，由档案部门会同保密委员会（小组）指定二人监销，并在销毁清册签字。企业档案的统计

7．1 企业档案部门应建立档案的统计工作，如档案工作人员基本情况，档案接收、移出、鉴定、销毁、编研、检索利用以及库房设施的台帐等。

7．2 及时向上报送本企业档案工作情况统计。企业档案的利用

8．１ 企业档案部门要认真做好档案的收集，为开发档案信息资源，提供利用。

8．2 企业档案部门应围绕企业生产经营的需要，编制各种检索工具和参考资料，开发档案信息资源，提供信息服务，为企业获取经济效益和社会效益。

8．3 企业档案部门要根据档案著录规则（国家标准BG3792．5－85）①，对本企业档案进行文件级著录检索。

8．4 凡利用档案、资料都应办理利用手续，并填写《档案利用效果登记表》，及时收集反馈信息。企业档案的现代化管理

9．1 企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划。

9．2 企业档案部门要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机等现代化管理手段。企业档案的移交

10．l 凡移交档案，必须有上级的规定，经企业分管负责人批准，移交档案，必须办理移交手续。移交清册一式两份，一份送交接收单位，一份自查。

10．2 企业破产或撤销后，除设备、基建档案等随同实物移交外，其余档案按上级规定办理移交。

10．3 企业档案工作人员调动工作，必须办理档案交接手续，才能调离。11 企业档案管理制度

11．１ 建立企业档案管理办法，作为企业档案业务建设的依据。

11．2 档案保管制度：包括档案的安全保护、库房管理制度。

11．3 档案保密制度：包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

11．4 档案利用制度：包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。

11．5 档案人员岗位责任制：包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。11．6 图纸修改、补充制度：包括修改内容、要求、批准手续。此规范适用于国有企业，也适用于集体企业，三资企业也可参照执行。13 本规范自颁发之日起执行。

注：①本标准于1999年变更为：中华人民共和国档

案行业标准《档案著录规则》DA／T18－1999

第三篇：.《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评规程

附件2：

《江苏省机关团体企业事业单位

档案工作规范》测评规程

1.为推动本规范的贯彻实施，提高全省机关、团体、企业事业单位档案工作水平，档案行政管理部门组织对《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》实施情况进行测评。

2.测评分为五星级、四星级、三星级、二星级、一星级共五个等级，五星级为最高等级。

3.测评依据《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行，满分120分，其中标“*”的条款（共20分）仅适用于五星级和四星级的测评。测评得分115分及以上（其中标“*”条款不少于18分）为五星级档案工作单位；测评得分100－115分（不含，其中标“*”条款不少于10分）为四星级档案工作单位；测评得分90－100分为三星级档案工作单位；测评得分80－90分（不含）为二星级档案工作单位；测评得分70－80分（不含）为一星级档案工作单位。

4.申报五星级档案工作单位应有10年以上的档案室藏或档案数量5000卷以上。

5.单位对照《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行自检，认为已达到某个等级可自愿申报测评。取得相应等级后须经过一年以上巩固和提高，才能申报更高等级的测评。

6.省级和中央驻苏单位向省档案局申报测评。市级单位申报五星级测评的，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报四星级、三星级、二星级、一星级测评的，向市档案局申报。县级单位申报五星级测评的，经所在县（市、区）档案局同意，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报四星级测评的，由所在县（市、区）档案局审核后向所在市档案局申报；申报三星级、二星级、一星级测评的，向所在县（市、区）档案局申报。

申报单位应向组织测评单位提交书面申请，并附档案工作测评申报表（表1）一式3份，自检情况报告（包括单位概况，档案工作概况，档案工作组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等情况，存在问题及努力方向）、测评打分表（表2）各1份。

向省档案局申报测评，应同时登陆江苏档案信息网（http://www.xiexiebang.com）进行网上申报。市、县级单位由所在市档案局统一上网申报，省级和中央驻苏单位自行上网申报。

7.档案行政管理部门在收到申请后，依据本规范，对申报材料进行初审，决定是否受理申报。

8.省档案局负责组织测评组对受理的省级单位、中央驻苏单位和申报五星级的市、县级单位档案工作进行测评，并委托市、县（市、区）档案局组织测评组对各自受理范围内的单位档案工作进行测评。上级主管部门参加本系统档案工作测评。必要时可邀请有关专家参与测评工作。

市辖区档案局无法独立组织测评工作的，由所在市档案局组织测评。

9.五星级测评组由5－7名档案专业人员组成，其他等级测评组由3－5名档案专业人员组成。

10.档案工作现场测评程序包括听取汇报、审查申报材料及相关证明材料、实地检查、反馈测评结论等。

11.省档案局负责省级、中央驻苏单位所有等级和市、县级单位五星级的核准工作并公布结果，委托市档案局负责本辖区内市、县级单位四星级、三星级、二星级和一星级的核准工作并公布结果。市档案局应于每年年底前将核准结果汇总报省档案局备案。

县（市、区）档案局应将其组织测评的单位的书面申请、自检情况报告、测评程序、意见、测评组成员签名表、打分表各1份，测评申报表一式３份，汇总报所在市档案局核准。

12.省档案局对通过档案工作测评的单位颁发等级证书，对三星级及以上等级的单位有关人员颁发荣誉证书。

13.等级证书和荣誉证书是衡量单位档案工作管理水平、评选先进、评聘专业技术职务的重要依据。获得等级证书的单位应当对本单位档案工作中做出突出成绩的部门和人员给予奖励。

14.测评等级有效期为5年。在有效期内未晋升更高等级的单位应当在有效期满前3个月提出复查申请，经复查合格后办理换证手续。对到期未按规定提出复查申请或复查不合格的单位，原测评等级自动失效。

复查工作程序同测评工作程序。

第四篇：供电企业档案工作调研材料

供电企业档案工作调研材料

一、企业概况：

**供电公司成立于1991年，是河南省电力公司直属的中一型供电企业，担负着**三区两县、**集团及京广电气化铁路淇县牵引站的供电任务。截至XX年底，全公司在册职工500人。公司属35千伏及以上变电站15座，总变电容量1125.2兆伏安。其中220千伏变电站2座，变电容量510兆伏安；110千伏变电站11座，变电容量584兆伏安 ；35千伏变电站2座，变电量31.2兆伏安。35千伏及以上线路共计492.60公里,其中220千伏线路228.57公里、110千伏线路228.11公里、35千伏线路35.92公里。供电区最高供电负荷28.4万千瓦。XX年，全年供电量实现15.67亿千瓦时，全员劳动生产率100.5万元/人·年。

近年来，**供电公司在市委、市政府和省电力公司的正确领导下，全体干部职工团结拼搏，开拓进取，企业整体工作取得长足发展，先后荣获“全国五一劳动奖状”、“全国精神文明建设先进单位”、“国家一流供电企业”、“国家物业管理示范住宅小区”等光荣称号，并连续9年保持了“河南省文明单位”称号，为河南省电力事业和**市经济的发展作出了积极的贡献。

二、企业档案的基本情况

我公司的档案管理是随着企业的发展而逐步发展完善起来的。**电业公司的前身是“安阳供电局**分局”，于1991年8月22日成立“**市供电局。1993年更名为“**市电业局”，XX年12月更名为**供电公司。1992年成立综合档案室，隶属办公室，负责文书、科技、会计、底图、科技档案和科技图书的收集、整理工作。XX年6月被省档案局认定为国家二级。XX年12月国家档案局认定为国家一级。实现了各类、各种载体档案的集中管理。目前综合档案室管理着各种门类、各种载体的档案。设置了干部、职工档案两个分室，负责0-9大类及声像档案和图书资料的整理、保管和利用。室藏档案 17780卷。其中：文书7618卷、科技1487卷、会计4524卷、声像 42卷、照片 28卷、底图1112张、资料2969册。档案室总建筑面积396.6平方米。档案装具齐全，并留有余地，库房建设符合保管要求。综合档案室配备了专职档案人员3人、接受档案培训率达100％，兼职档案人员22人，各部门均有分管档案工作的网络人员，负责本部门文件、技术资料的收集整理工作。公司档案室人员热爱本职工作，在档案管理工作中兢兢业业，尽职尽责，最大限度地满足生产和管理人员的需要。先后被评为省档案公司、**市档案公司评为“档案管理先进单位”，档案人员被评“档案管理先进个人”。

三、档案目标管理情况

组织管理

1、领导班子重视档案管理工作

我公司领导历来重视档案管理工作，历任领导班子均由公司主要领导主抓，特别是新领导班子把档案管理工作与我公司其它重要基础管理工作一样，列入了企业发展规划，对档案工作实行目标化管理，并进行考核。主管领导经常与档案人员研究、分析档案中存在的问题制定改进措施。在业务技术上，千方百计为档案人员业务水平的提高创造条件，先后参加了国家、省市等各级档案人员业务培训，组织人员到先进单位学习、取经。

在档案室的建设搬迁上，公司领导从调度大楼的设计开始就按照档案库房标准进行严格要求、严格施工。在办公场所紧张的情况下，专门划出一层楼供综合档案室专用。在荣誉室和档案设施的配备上，公司今年在以前巨大投入的基础上，又计划对一些设备进行更新，预计年底前能够投入使用。

2、实行了档案的统一管理

在档案管理网络建设上、我公司根据机构变动情况，适时调整网络，各业务部门都有一名兼职档案员，负责现行文件、资料的管理归档工作，专职档案员在做好本职工作的同时，充分发挥监督作用、督促规范各业务科室的归档工作，及时收集、整理、归档、保存和利用，有效保证了各类档案的完整。从而形成了以档案室为主体的档案信息管理中心。

档案基础业务建设

1、加强档案法制化建设

我公司始终坚持贯彻执行《档案法》等有关法律法规，以多种形式进行学习、宣传《档案法》、《保密法》及国家、系统和地方有档案工作的制度、规定、标准和法规。增强全员法制观念。同时提高档案及网络人员的政治素质、政策法规水平和业务能力，加强职业道德教育，增强敬业精神和主人翁责任感。坚持依法治档，依法管档。

2、建立健全了档案规章制度

在原有制度的基础上，根据上级档案工作管理的法律、法规和标准，结合我公司实际情况，完善了文书档案、科技档案、财务档案管理工作标准，修订了保密、借阅、销毁、图纸修改等制度。编制了科技、文书、会计等文件材料的归档范围及保管期限。档案人员坚持“三纳入“、四参加”制度，较好地控制了各种文件资料及时有效地归档。

3、加强档案库房的建设和管理

XX年，档案室迁至调度大楼，库房面积由原来的90平方增加到 396.6平方米，增设了荣誉室，做到了办公室、阅览室、库房三分开。先后配制了文书、科技档案密集架，财务档案柜、声像柜、底图柜、照相机、去湿机、温湿度测试仪、微机、中央空调、更换了缝纫机、安装了防火防盗报警器、防紫外线窗帘。库房设施全部具备防潮、防火、防盗、防高温、防尘、防盗、防虫、防光、防有害气体等要求。为档案升级创造了良好的环境。

4、严格立卷归档质量

从1991年起，0-9大类档案按照能源部颁发的《供电企业档案分类表》要求进行分类、组卷、编目，严格执行《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》等有关标准，编制了保管期限表，和分类说明，编目规范，排架合理，符合国家及电力行业标准要求。近三年，档案归档率达100％，完整率达99.7％。我公司还建立了各类台帐，作到了档案的收进、移出、利用及时统计，并按规定及时上报。

实现档案现代化管理

现代化的管理手段，是提高档案工作的重要途径。我公司从1997年开始使用微机，实现了微机输入、整理、组卷、编目、保管、统计、检索、打印各种目录等，实现了案卷的现代化、标准化，充分显示了快速、安全、准确、高效等特征。大大地减轻了劳动强度，提高了工作效率。同时，根据企业整体规划，我公司在“OA”系统中，把档案工作纳入了企业现代化管理的整体规划中，开发了档案的录入、整理、归档、查阅、利用等整套电子档案管理系统，为我公司全面实现无纸化办公打下了良好的基础，使档案管理工作更趋于科学化、规范化、程序化。

档案的开发利用

我们坚持档案的收集、整理、归档、管理是为了更好、更有效地为全公司的安全生产和经营管理服务这一原则，为了使档案更好地发挥其效益，为先后编制了《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《大事记》、《事故汇编》等编研成果等。为开发信息资源作了大量的工作，编制了《案卷目录》、《卷内文件目录》、《干部任免卡》、《机构变更卡》等检索工具，采用上网分发目录、电话调卷、利用微机查询、检索、发电子邮件等多种形式，积极、主动热情地为利用者提供服务，最大限度地满足利用者的要求。近年来，共提供利用386人次，查准率100％，查全率99.86％，为城农网、技术改造、评聘职称、经济纠纷等提供了大量的原始凭证和技术依据，得到了公司领导和有关部门的认可。为充分、有效利用网络资源，我公司将各变电站主要设备技术档案资料录入计算机，实现主要科技档案资料电子文档化，实现网上浏览和借阅，极大地提高了工作效率，节约了资金，在现代化办公手段上又大大前进了一步。

四、几点体会

通过几年的摸索，特别是XX年公司实现办公自动化、生产管理MIS和营销MIS系统的投入运行，加强档案信息化建设成为公司下一步档案管理的重中之重，推进企业档案管理信息化面临的问题很多，如何规划、分清层次和轻重缓急，针对企业信息化建设发展阶段和任务，找准问题已成为当务之急，我们认为应注意以下几个方面。

应坚持技术与管理并行，并将企业档案信息化纳入企业信息化建设之中。在信息技术环境下，推进档案信息化建设不仅是技术及资金问题，也是管理问题。电子文件的安全与长久保存也依赖严格科学的管理与先进技术的应用。目前企业在实施企业资源计划时为保证其成功，需要同时进行业务流程再造。档案管理信息化也同样有一个业务流程再造的问题。很多企业实施信息化建设过程中都体会到，信息化建设是“三分技术、七分管理”。对档案管理来说还要加上“十二分数据”。因此信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。档案信息化离不开企业信息化，必须纳入企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化管理，就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。没有档案管理的信息化，企业信息化就不完整，而离开企业信息化，档案信息化也无从谈起。

应加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。适应企业信息化发展要求、创新企业档案管理模式，必须加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。电子文件和电子档案管 理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，档案行政管理部门和企业档案部门应加强将对电子文件、电子档案管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究，以适应企业信息化的需求。XX年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准，这些标准的制定为建立电子文件和电子档案管理系统提供了基础。但是企业必须结合企业的实际情况，结合企业信息技术的应用和管理流程再造，思考企业档案管理模式、管理制度和管理方法。航空工业档案馆提出《档案信息化建设与发展规划》及《档案信息化规章标准体系表》，初步确定需要编制的规章、标准。同时成立了全行业档案信息化建设的专家组、业务组、技术组，对航空工业档案信息化展开全面研究。应注重档案信息化工作的标准化和规范化建设。XX年5月，国际标准化组织正式发布电子文件归档存储的国际标准ISO19005.1—PDF/A。标准化是各项工作的基础。在信息化条件下，由于计算机、网络技术的普及应用和工作交往范围更加广泛，计算机管理软件层出不穷，致使电子文件格式多种多样。因此，要确保信息化建设进程中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用，必须注重加强对相关标准、规范的研究。这项工作需要广泛的实践和对方法、经验的总结，企业档案部门作为档案信息化建设生力军，肩负重任。应结合企业实际，学习借鉴国外经验和国际标准，探索信息 化条件下档案信息化管理的基本要求，通过实践形成企业的规范、要求及标准，进而逐步上升为更广范围内应用的国家标准。

加快档案信息化建设的步伐，既是企业信息化建设的重要方面和完善企业信息管理系统的保障，也是企业档案工作发展乃至整个档案事业发展的方向。

第五篇：企业档案工作个人总结

企业档案工作个人总结

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篇一：档案整理工作个人总结

档案整理工作个人总结

时光流逝，岁月匆匆，转眼间，2010年已然过去，回顾几个月以来的工作历程，我历历在目。结合本人工作实际情况，现将个人工作总结如下： 第一、工作情况汇报：

几个月以来，在所领导的正确领导下，在杨科长和各个兄弟科室的关心帮助下，从2010年10月以来我担任着本所行政许可和行政处罚档案整理的工作。在工作任职期间，本人能够严格要

求自己，认真遵守所内各种规章制度，按时完成所内交办的工作任务。在这期间我学到了很多关于档案整理工作的知识，也使我对档案工作有了新的认识，同时，也扩展了我的知识范围。首先，是档案收集整理工作：为了更好的服务档案工作，档案合理规范组卷，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、存入计算机我都认真完成了；期限我们分为短期、长期、永久性的。其次，档案的管理工作和安全措施：在各个科室进行新的归档时，我们要制册登记，按类整理存放，并做好检索目录，以方便查阅，同时，要确保档案安全，特别是要做到“十防”（防水、防光、防盗、防磁、防高温、防有害气味、防潮、防鼠、防尘、防蛀）等项工作。

第二、最全面的范文参考写作网站脚踏实地，认真做好本职工作：

几个月以来的工作实践使我体会到，做好任何一项工作，都需要付出辛勤的劳动汗水。在工作中，我努力从每

一件事情上进行经验总结，不断摸索，掌握方法，提高工作效率和工作质量，因为自己是新同志，在工作和其他方面经验不足，平时我能够做到虚心向领导们学习，吸取他们的长处，反思的自己不足，不断提高自己的业务素质和业务水平。我认为干好任何工作都不是一件容易的事情，因此在干好工作的同时就要首先清楚自己所处的位置，清楚自己所具备的职责和应尽的责任。摆正位置，严格遵守职责。只有把职责搞清，从小事做起，踏实做事、诚实做人，克服各种困难，脚踏实地工作，才能做好本职工作。第三、加强自身学习，努力提高工作业务水平：

我越来越深刻地认识到知识的欠缺，平时多向书本学习、向周围的领导学习，向同事学习，这样下来感觉自己几个月以来还是有了一定的进步。只有抓紧一切可利用的时间努力学习，才能适应日趋激烈的竞争，用知识不断武装自己的头脑，并根据工作实际情况，努

力用理论指导实践，解决自己在工作中出现的问题。第四、范文写作工作中存在的问题与困难：

一、因本人业务水平不是很高，导致部分档案整理不齐全，影响了整体工作效益，需在以后工作中加强改进；

二、业务水平和工作效益有待进一步提高；

三、需加强理论学习，提高自身素质和工作业务水平；

第五、今后工作努力方向：

针对本人工作中存在的问题，加强改进，注重实效，不断努力提高工作效益和业务水平，力争取得更大的工作成效。

总之，几个月以来以来，虽然取得了一定的工作成绩，但也存在着许多不足，在工作、生活及其他方面做得不妥之处请所领导给予原谅。针对我个人在工作、生活中存在的问题和不足之处恳请所领导和各位同事给予批评和指正。

篇二：档案管理工作总结

档案管理工作总结

在档案交接半个月来，公司同事的配合和领导大力支持下，我在加强专业理论学习，提高自身业务水平和思想素质的同时，主要做了以下几方面工作：

一、完善档案管理流程，建立档案管理方案，把档案管理纳入规范

化制度化程序内。

二、对各部门档案统一核对编号，按照编号进行升序排列。

通过规范化档案管理工作，提高了人事档案的完整性和查阅效率。

三、对各部门人事档案进行了信息核对和分类整理。

对水磨、手绘、窑炉、钢网、切割、厂办、生产、质检、储运、人事、维修、后勤、喷涂、打样、包装、安保等16个部门的人事档案身份证信息、联系方式、学历进行核对补充，同时着手在职人员核查与人事档案的分类整理。

通过档案核对我发现档案中存在少数离职员工档案还未从在职人员档案

柜移除，员工档案工号重复和个人信息错误现象并及时把相应档案标记处理。

四、做好相应的定置及档案橱子钥匙的保管，整理积压基建档案。

建立专门的档案保管柜，设立专人管理人事档案和档案柜钥匙。把未及时入档的个人材料及时入档，对已入职但无相关档案资料个人信息的员工做标记处理，尽快按要求进行归档、补充入档工作。

五、提高档案管理规范性程度，加强档案安全管理意识。

将档案管理纳入规范化程序内，范文TOP100认真做好档案管理的安全防范

工作。档案柜在不用时及时关闭上锁，关闭电源，防止其它不安全因素的产生。

发现的问题：需加强档案管理的规范化操作，对新入职员工及时建立基础档案，试用期过后及时进行档案存档工作。只有严格执行档案管理的规范化、标准化管理才能更好的做好员工在职管

理工作，为企业战略决策和改革发展奠定良好的基础。在以后的工作中，需要进一步加强企业人事档案的现代化管理，加强人事档案的准确性与规范性建设。

在今后的工作中，我会以认真严谨的工作态度和求真务实的工作方式继续加强自身工作能力，严格的做好档案管理的收集、整理、鉴定、分类管理工作，促进档案管理的规范化、科学化发展。杜绝一切有损企业利益的泄密事件发生，充分发挥档案的作用，为推进公司的改革发展和良性运行做出有力的贡献。（附：档案管理方案）

淄博宜臣轻工制品有限公司

档案

管理方案

总 则

第一条

目的：

为提高公司人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，为公司在选人、育人、用人等方面提供基

础人事资料依据，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条

范围：

公司内部所有人事档案的收录和管理，均适用于本制度。

第一章

人事档案的分类

第三条

分类

档案分类对应如下：

（1）在职员工档案文件

人事部 质检部

厂

办

生

产

水

磨

手

绘 窑

炉 切

割 钢

网

思想汇报专题维

修

后

勤 包

装 打

样 喷

涂 储

运 安

保

（2）离职员工档案（3）招聘文件

招聘渠道信息资料

招聘需求计划 以往招聘情况评估

（4）培训文件培训计划

培训记录

委托培训

培训资料（5）薪酬福利文件

薪资制度、条例 薪资发放纪录 福利档案

（6）绩效考核文件

篇三：企业档案管理工作自评报告

xxx有限责任公司参评星级档案室自评报告

为提高我公司档案管理水平，使档案工作不断标准化、规范化，从而更好地服务于公司生产经营，我公司将积极参与集团2012星级档案室达标竞赛活动，并将此工作纳入领导工作议事日程。认真按照《XX集团星级档案室验收评比考核标准》的要求，从组织管理、设施设备、基础业务建设、开发利用四个方面等方面进行严格自评。

现将自评情况汇报如下：

一、组织管理（标准分 20 分，自评得分 20 分）

（一）机构人员（标准分 6 分，自评得分 6 分）

1.我公司设置了档案管理部门，建立档案工作网络，对各类各部门档案实行统一领导，分级管理。

2.我公司负责人（公司总经理）负责统一领导公司档案工作。档案部门负责人（人事行政经理）负责拟定公司档案工作的各项管理制度、并组织实施。各部门负责人（各部门经理）负责掌握公司档案工作的有关制度和要求，配备兼职档案人员确保本部门档案的完整性、准确性和系统性。

3.我公司配备专职档案人员1名，负责认真贯彻执行档案工作制度、规定及业务标准，维护档案的齐全、完整、准确、系统、安全；监督指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，保证档案的齐全和完整；负责本单位档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作；参加产品鉴定、科研成果审定、建设项目竣工验收

和购进设备开箱等活动；做好档案的保管和保密工作，确保档案的安全；及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。我公司还配备兼职档案人员负责熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作；做好平时立卷工作及文件材料安全保管工作；按照档案工作要求，严格把关文件质量，做好文件整理、归档工作。

（二）管理职责（标准分 8 分，自评得分 8 分）

1.我公司把档案达标工作纳入领导工作议程，档案专职人员每季度对档案工作进度和存在的问题向领导进行汇报。同时将档案管理工作纳入公司计划之中，使档案工作为我公司的其他各项业务工作提供基础的服务。

2.我公司实行了各类档案集中统一管理，并建立了专兼职档案人员的岗位责任制，档案管理职责明确、全面。

（三）规章制度（标准分 8 分，自评得分 8 分）

我公司根据《xxx集团股份有限公司档案管理办法》和《xx事业部档案管理制度》，同时结合我公司实际情况制定了《xxx集团奶粉事业部金海公司档案管理制度》。公司严格执行此制度，并对相关岗位人员进行了培训，确保相关人员对制度内容熟悉掌握。

二、设施设备（标准分 15 分，自评得分 12 分）

（一）库房管理（标准分 5 分，自评得分 5 分）

我公司设置了专用的档案室，室内干净、整洁、卫生，面积共

120平方，能够满足档案放置需要。

（二）档案设备（标准分 6 分，自评得分 3 分）

1.档案室安装了灭火器、温湿度测试仪，并有温湿度记录。投放了防鼠、防虫药，同时做了防光、防潮、防尘、防水等措施。

2.未配备电脑等管理设备，但行政办公室有相关设备，不影响档案室使用。后期改善也可以增添相关必要设备。

（三）档案装具（标准分 4 分，自评得分 4 分）

1.我公司目前已配备19组规格统一的档案柜，可以满足档案放置需要。

2.档案装具的式样和规格及质量均符合集团相关规定。档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合集团要求。

三、基础业务建设（标准分 50 分，自评得分 38 分）

（一）收集工作（标准分 15 分，自评得分 12 分）

1.各部门在每一项工程项目设计、生产、科研技术、技改、采购招标工作完成之后，会将所有资料原件（包括法律意见书、文件报审单、买卖合同、资质证明等相关资料）交于人事行政部档案管理员处，并在本部门留存一份。

归档时间：

（1）一般情况，一年会归档一次。党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计类文件材料每年的第一季度会将上形成的需归档的文件材料归档。

（2）基建类文件材料在工程建设总体竣工后归档。工期较长的

工程，应阶段性归档，工期短的工程应随时归档。

（3）设备仪器类文件材料在设备安装调试后会将其随机材料及验收材料归档。每年的第二季度会将上形成的设备维护的文件材料归档。

（4）建筑物的改造、设备检修等改建工程在完工以后的一个月内会将资料整理归档。

（5）各项活动形成的录像、录音、照片、底片、磁性材料会在每年的第二季度将上形成的材料归档。

2.递交和接收档案会在《档案移交记录表》上进行登记，方便以后的查阅，未进行登记确认的档案视为没有递交。

3.我公司严格按照制度要求，保证归档的文件材料必须是办理完毕，具有保存价值。归档的文件都为原件，因故无原件的会将具有凭证作用的复制件归档。归档的文件材料层次分明、形成规律、齐全完整、科学分类。

（二）整理工作（标准分 15 分，自评得分 13 分）

1.归档的文件材料齐全完整，在保持文件之间的历史联系原则上，科学地分类，按照不同的保存价值组成保管单位（案卷）。

2.案卷内文件排列有序，卷内目录、案卷目录、备考表填写规范、清晰、准确。

3.案卷封面和侧脊填写规范、清晰。并拟制简明确切的案卷标题，说明了保管期限，案卷排列科学、有序。

（三）保管工作（标准分 6 分，自评得分 6 分）

1.档案未出现破损、虫蛀、鼠咬等现象。

2.档案室未出现失密、泄密、火灾、水淹等事件。

（四）统计工作（标准分 8 分，自评得分 4 分）

1.建立了档案工作统计台账，有查、借阅申请表和登记表。

2．暂时没有做过关于档案利用效果、库存等方面的统计。

（五）信息化建设（标准分 6 分，自评得分 3 分）

1.有分类电子版归档文件目录。

2.电子档案的收集和保管工作暂时没有开展。

四、开发利用（标准分 15 分，自评得分 9 分）

（一）检索工具（标准分 5 分，自评得分 5 分）

1.设有总目录

2.设有三种门类，分别为基建类、设备类和文书类目录。

（二）利用服务（标准分 6 分，自评得分 4 分）

1.暂时没有执行档案查阅电子流程审批手续。

2.档案管理人员业务熟练，调卷迅速、准确。查准率较高。

（三）开发工作（标准分 4 分，自评得分 0 分）

目前没有开展档案利用效果反馈和利用实例的工作。后期可以做这反面工作的方案，从而开展工作。

综上，我公司参评星级档案室自评总得分为79分，按此分数可达到集团给定三星级档案室的标准。自评得分虽未必准确，但此次自评可以充分表示我公司希望积极参与此次星级档案室评比竞赛活动的愿望。我们会在排期内对我公司档案室进行必要、科学的改善，争

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