合肥学院外事类档案工作规范

第一篇：合肥学院外事类档案工作规范

合肥学院外事类档案工作规范

为了提高我院外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事管理档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局《机关档案工作建设规范》，原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 外事档案的收集和归档

1、确定外事档案归档范围的原则

（1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对本院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

（3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

2、归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

（2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（3）本院人员在国外获得证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件、外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件或清单。

3、不归档的材料

（1）上级关于外事工作普发（不专指本院）、不办的文件；（2）未定稿的各种文件；（3）未生效的合同、协议书；

（4）无查考利用价值的一般性、临时性函件；（5）重份文件，院内各单位发来的文件；（6）与院外单位交换来的材料；

4、形成积累

（1）学院外事处是学院外事管理部门、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将院此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷（件），按规定向院综合档案室移交。

（2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

（3）外事文件材料一般归档一份，重要活动和经常使用的应酌加副本。

（4）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。

5、整理组卷（件）

（1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷（件）原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理组卷（件）。

（2）对来院、出国和国际合作、国际会议的文件材料，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料，按年度分类组卷（件），将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷（件），各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

（3）拆除每份文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。（4）每份文件用缝纫机装订后装盒保管。

（5）声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。

（6）每份文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，每面均为一页，每件页号均从1开始，页号位置标在文件材料右侧的下角。外事文件材料，以卷（件）为单位，在每卷（件）文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，逐项填写。

（7）填写卷内目录，归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确的程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

（8）外事处要进行归档的鉴定工作，按规定提出每个案卷（件）内部文件的保管期限和密级意见，经外事处主管领导同院综合档案室协商后确定。

6、归档验收

（1）移交档案时交接双方必须当面验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期改正。

（2）移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查（3）外事档案在次年3月底前归档。

二 外事档案的管理

1、分类编号

（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类。

（2）每年所有外事档案材料按先后顺序编流水号，（每年一个流水号）。

2、编目

（1）每卷档案脊背上贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm。

（2）打印外事档案目录，按归档部门及先后顺序，以案卷（件）为对象填写。

（3）认真登记外事档案分类目录。

3、排架、保管（1）按档号顺序排架。

（2）按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

4、鉴定和销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 外事档案的开发利用

1、大力开发利用外事档案，为提高本院教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。

2、借阅

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

3、咨询服务、指导交流

（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。（3）结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案检索，提高开发利用外事档案的能力。

四 外事档案工作岗位责任制

1、分管外事工作的院领导职责

（1）组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把外事档案工作列入分管工作计划中。

（2）定期检查和研究解决外事档案工作中存在的实际问题。

2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责

（1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。

（2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查，送院综合档案室归档。

3、学院外事处领导职责

（1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。

（2）指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。

（3）指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷（件），按期向本院档案管理部门移交。

（4）指导外事档案的鉴定工作。

4、外事办公室兼职档案员职责

（1）在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。

（2）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统，经检查合格后再办理移交手续。（3）将收集、积累的外事文件材料。整理组卷（件）、装订，做到组卷（件）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐、并及时向院综合档案室归档。

（4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。

5、学院档案部门职责

（1）根据国家有关档案工作的政策、法规，制定本院外事档案工作的各项管理制度。

（2）监督、指导、检查、协助外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确、系统。

（3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

（4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。（5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

五 外事类档案归档范围和保管期限表

综 合

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 永久 长期 1 上级关于外事工作的文件材料（1）针对本院的需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的 本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等 3 本院外事工作统计报表 4 本院外事工作会议材料

出 国

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 1 上级对出国人员的有关文件材料（1）需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的 2 参加国际学术会议论文等材料 3 投寄国外的学术论文 4 出国人员考察、访问材料 5 出国讲学、研究人员有关材料 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）7 本院教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料 8 本院选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表 9 本院参加国际比赛、竞赛材料

来 校

序号 1 2 3 4 5

类 目 名 称

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料

来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 国际比赛、竞赛

国际合作与会议

保管期限 长期 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6

类 目 名 称

中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

本院完成的国际合作项目、成果等材料 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 授予外籍人员名誉称号的材料 双方互赠的礼品、纪念品 国际会议的有关材料

外国留学生工作

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6 7 录取审批材料

类 目 名 称

学籍登记表、学籍卡片 教学计划、大纲、安排 学习情况、成绩及评语 学位论文及学位证书复印件 学生名册

学生去向及有关材料

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 永久 长期

第二篇：合肥学院声像载体类档案工作规范

合肥学院声像载体类档案工作规范

为了提高我院声像载体档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央宣传部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知（有关声像档案部门），及原国家教委颁布《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 声像档案的收集和归档

1、确定声像档案归档范围的原则

（1）归档学院各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

2、归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件一《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》。

（2）归档的重点是本院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

3、不归档的文件材料

（1）不能反映本院工作、活动的声像材料；

（2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；（3）重份声像材料。

4、形成积累（1）宣传部、电教中心和其它声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

（2）立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。

（3）各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。

5、整理组卷（1）立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

（2）立卷分类

1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。（3）立卷分工

1）综合管理材料由院宣传部、电教中心等部门立卷归档。2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。4）外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托负责收集。

（4）归档材料的整理 1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，发霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

5）声像制品的装具，一般应使用现有装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

6、归档验收

（1）声像材料形成部门应在规定时间内向院档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（2）归档的声像载体的文字材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

（3）综合管理材料档案时间一般为次年4月份以前。声像载体材料在完成制作后3个月内归档。

二 声像档案的管理

1、分类编号

（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。

（2）根据声像档案的内容、特点、不同载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号简表。

（3）声像类档案档号=号+声像档案分类型号+保管单位号 模式如下：

保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。用声像档案形成的自然。

2、编目

（1）档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。

（2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。

（3）按照GB3792.5－85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

（4）为方便查阅档案，应编制各种案卷目录和专题目录。

3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。

4、排架、保管

（1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。（2）照片库房保持温度15~25℃，湿度55~65%。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18~24℃，相对湿度宜35~45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

（3）每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温、湿度，保护库房整洁。（4）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。

（5）照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

（6）录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁场脱落等现象，应及时进行补救。

（7）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

（8）母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。

5、鉴定与销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。在销毁方式上，应注意按不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。

6、统计

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 声像档案的开发利用

1、检索工具的编制

由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此，在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。

（1）按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。（2）按《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》编制主题检索目录。

（3）按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制专业学科分类检索目录。

（4）编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。

2、借阅

（1）档案部门在适当条件下应设立审片室（听音室），提供检索 工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。

（2）建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。

（3）档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。

如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经校主管领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。

（4）对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。

（5）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。

3、咨询服务、指导交流

（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍有关部门，进行定期跟踪服务。

（3）了解与本院有关的动态，积极开拓服务。（4）服务方式：可复制、征订、出售等。

（5）学院要结合现代化进程，逐步应用计算机进行声像档案的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。

四 声像档案工作人员岗位责任制

1、学院分管声像档案部门的院领导职责

（1）应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。

（2）关心声像档案的建设与发展，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。

2、学院声像档案形成部门负责人职责

（1）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，把声像档案工作纳入本部门和有关人员的岗位职责，并认真组织实施。

（2）对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。

（3）积极做好声像档案的七防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。

3、各声像部门科技人员职责

（1）各声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向本部门兼职档案人员归档。

（2）填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。

4、学院档案部门职责

（1）院综合档案室的负责人定期或不定期的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。

（2）对声像材料部门兼职档案人员的提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

（3）关心档案人员的学习、工作等情况。

5、声像档案形成部门兼职档案人员职责

（1）在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。

（2）将已收集的案卷，于次年4月底以前向档案部门办理移交。（3）完成学院档案部门委托办理的其他任务。

附件一：

合肥学院声像载体类归档范围和保管期限表

SX11 综合（党政群团）

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9

类目名称

本院领导的活动材料（参加国内会议、座谈、探望等）

本院各类重大会议（党代会、工代会、教代会、团代会、学代会等）

本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料 中央、省市及上级党政领导来院视察等材料 省级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料 本院机构成立的活动材料 本院民主党派重大活动的材料 本院重大宣传活动材料 本院社团活动的材料

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期

SX12

教学

序号 1 2 3 4 5 6

类目名称

本院开学、毕业典礼活动场面及学士论文答辩活动材料

本院教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面

本院学生业余生活、课外阅读、参加各科竞赛、演讲等活动场面及评比先进材料 本院毕业生（含成人教育）照片 本院体育运动会材料 本院学生军事训练活动场面

保管期限 长 期

长 期

长 期

长 期 长 期 长 期 7 本院教学活动获奖的奖状照片 长 期

SX13 科学研究

序号 1 2 3 4

类目名称

本院举办的国际性、全国性和省级学术活动及本院学术年会等活动材料

本院教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料

本院科研获奖项目成果奖状照片 本院科学研究评优活动等照片

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期

SX14 产品生产与科技开发

序号 1 2

类目名称

院属企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料 产品发布会及产品使用情况等声像材料

保管期限 长 期 长 期

SX15 基本建设

序号 1 2 3 4

类目名称

本院建校初期的照片（含院门、教学楼、实验室等）本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料

本院重大项目开工典礼、奠基、落成材料 本院各实践实习基地建设的声像材料

保管期限 长 期 长 期

长 期 长 期

SX16 仪器设备

序号 1

类目名称

本院大型仪器设备声像材料

保管期限 长 期

SX17 出版

序号 1

类目名称

本院出版物有关声像材料

保管期限 长 期

SX18 外事

序号 1 2 3 4

类目名称

国外知名人士、学者、在外校友来际讲学、参观、访问、交流材料

与国外大专院校建立校际关系签订协议声像材料 在我院召开的重要学术会议声像材料

本院人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料

保管期限 长 期

长 期 长 期 长 期

SX19 财会

序号 1

类目名称

本院在财务会计工作中形成的声像材料

保管期限 长 期

合肥学院

2004.2.27 10

第三篇：教学类档案规范

福建工程学院教学类档案工作规范

一、教学档案工作的基本原则

1．凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2．教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

3．教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门按一定的比例择优接收。

4．教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教学考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5．各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。

6．努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管 理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

7．逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

8．要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。

二、教学档案归档范围的确定 1．确定的原则

（1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的教学文件与材料，必须反映教学管理、教学实践活动中的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。2．归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，（具体见附件一）。

（2）归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。3．不归档的文件材料

（1）上级有关教学普发的、不办的及未定稿的文件。（2）无查考利用价值的事务性临时性文件。（3）校内其他单位发来的文件。（4）重份文件。

（5）与校外单位交换来的材料。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程 1．形成与积累

（1）每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各系（部）、部署新学年工作时，同时向各系（部）办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。

（2）教务部门和各系（部）应利用学籍管理软件对学生学籍登记表（卡）逐项进行登记，并做好数据备份。

（3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

（4）档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

（5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

（6）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

2．整理组卷（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

（2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

（3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的文件按永久、长期、短期分别组卷。

（4）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

（5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线或不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。

（6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

（7）各种材料大小均为A4型纸张大小，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

（8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。（9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。

（10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的右下角。以件为单位，应在每项文件上端加盖归档章，并逐项填写。

（11）填写卷内目录及备考表。

（12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。

（13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。（14）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。3．归档验收

（1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

（2）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。（3）教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从就学到毕业）当年寒假前一次性归档。

四、教学档案的管理 1．分类编号

（1）按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。（2）根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（3）教学类档案档号=号+教学档案分类号+案卷号 案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然。其余可采用教学。涉及学籍问题的，可采用毕业（“届”）。

2．编目

（1）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。

（2）按档号顺序，以案卷为对象填写。

（3）编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。

（4）必须将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。

3．排架、保管（1）按档号顺序排架。

（2）保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

（3）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

4．档案的补充与修改

（1）各系（部）随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案 室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。

（2）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

五、教学档案工作岗位责任制 1．教学管理部门领导的职责

（1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

（2）加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

（3）对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

2．各部门专（兼）职教学档案人员职责（1）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

（2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。

（3）做好存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

3．教研室主任的职责

（1）负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专（兼）职档案员移交。

（2）督促教师移交各种业务档案。附件一：

福建工程学院教学类档案归档范围和保管期限表

教务处：

综

合科

序 号

类

目

名

称

保管期限

上级教育部门下达的指令性及指导性文件 30 年 2 学校有关教学工作的请示和上级的批复、函件

永 久 3 和以上的工作计划、总结和教学管理制度 永 久

教务管理科 序 号

类

目

名

称

保管期限

毕业生花名册 永 久 2 学校学位委员会授予本科学位审批文件材料 永 久 3 学生学籍变更的文件材料（留级、休学、复学、转学、退学、保留或取消学生入学资格）

3.1 关于学生学籍变更的通知 30 年 3.2 学籍变更的申请报告、审批材料 30 年 4 学生申请转专业的请示、批复 30 年 5 更正毕业生电子注册信息的报告 永 久 6 准予学生毕业的通知等相关文件材料

永 久 7 同意结业学生换发毕业证书的通知

永 久 8 关于补办毕业证明书的文件材料

8.1 补办毕业证明书的存底材料

永 久 8.2 补办毕业证明书的申请、审批材料

永 久

实践管理科 序 号

类

目

名

称

保管期限

上级对实验室建设的通知、批复

永 久 2 国家级、省级、校级实验教学示范中心建设、申报材料 30 年 3 学校基础实验室建设项目预算的申请、调整报告年 4 学校实验室建设规划、建设项目实施、验收的通知、报告 30 年 5 高等学校实验室信息统计数据 30 年 6 上级对学科竞赛的表彰文件 永 久 7 学校优秀毕业设计（论文）表彰文件 永 久 8 实习基地协议书 30 年

教学研究科 序 号

类

目

名

称

保管期限

人才培养计划方面的指示、规定、办法 永 久 2 教学改革文件（各级各类教改立项、精品课、教学团队、综合班改革等）年 3 文化素质教育材料年 4 各级优秀教学评奖文件 4.1 教学优秀奖评审结果的文件材料 永 久 4.2 教学新秀奖评审结果的文件材料 永 久 4.3 教学名师奖评审结果的文件材料

永 久 4.4 教学成果奖评审结果的文件材料

永 久 4.5 优秀教材奖评审结果的文件材料 永 久 5 教学工作委员会会议纪要 永 久 6 上级对本校学科建设、专业设置、学位授予专业等的通知、批复 永 久 7 新专业筹建、申报及建设的文件材料 永 久 8 增列授予学士学位专业的请示、批复 30 年

招生办公室

序 号

类

目

名

称

保管期限

学校招生工作一般性通知 10 年 2 学校有关招生录取工作的政策性、制度性文件 30 年 3 学校招生计划、招生简章、招生专业简介 30 年 4 新生录取花名册 永 久

教材管理中心 序 号

类

目

名

称

保管期限

本校主编、自编的教材 30年 各系（部）各专业使用教材目录

30年 3 教材样书

10年

各系（部）： 序 号

类

目

名

称

保管期限

1、日常工作中形成的文件材料

1．1工作计划、总结、规章制度

永 久 1．2系部人事任免职的通知 永 久 1、3系部表彰先进集体、先进个人的决定

永 久 1、4财务工作报告 30 年 1、5岗位聘任、教学管理方面通知、决定 30 年 1、6系部成立、调整领导小组组成人员名单 永 久 1、7迎新工作、毕业生工作的安排通知 10 年 1、8校庆、校友工作的文件材料 10 年

2、教学工作 2、2学生处分的报告、决定 10年 2.2.1受到警告(不含)以上处分的 永 久 2.2.2受到警告处分的 30年 2、3 教学管理方面的通知、决定 30 年 2、4自编、主编教学指导书、实习指导书及习题集

30年

3、系（部）教代会、工代会材料 3、1请示、通知、议程、决议、总结、主席团、代表名单、工作报告、领导讲话、候选人情况介绍、讨论通过的文件、选举结果和上次批复

永 久 3．2 提案及办理情况，会议简报，会议记录、纪要、照片、光盘 永 久 3.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料 30 年 3.4 讨论未通过的文件 10 年 附件二：

福建工程学院系级教学档案归档范围

一、综合类

1.上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件。

2.关于教育改革培养目录，培养规格，专业和课程设置及学制等方面的指示、规定、办法等。

3.学校规划实施计划、教学要点，有关教学会议记录、调研报告、简报等。4.学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例以及有关教学工作的文件。5.有关招生分配的各种制度、规定、办法、条例以及有关招生计划分配表及文件。

6.各系及专业简介，以及招生分配情况介绍。7.学校简介，以及招生广告。8.系级教学工作总结。

9.教学经费申请报告，各门课程教学资助金申请表、实际经费预算及结算材料等。

10.有关教学工作的统计数据资料。

二、教学管理类

1.教师教学工作规程、教学工作评估材料。2.教师工作量核算办法，教师开课情况。

3.教师教学任务安排，有关教师教学情况调查表、教学质量检查、评估、总结及听课记录。

4.师资培训计划、考核、总结、出国进修等有关材料。

5.学生学籍管理材料，其中包括学籍卡、学生登记表、成绩册。6.学籍变更材料（升、留级、休、转、复、退学等）。

7.学生奖惩材料（奖学金优秀学生、先生班级、学生处分材料）。8.重点学科建设论证、申报、评审材料。9.招生计划、招生简章、招生工作总结等。10.课程安排表，教学运行表，学年校历。

11.毕业生质量调查材料，包括对毕业生质量调查的计划、总结调查表，使用单位对毕业生质量评审意见 12.各类培训班、进修班的文件材料。

三、教学业务类

1.课程教学标准及要求。

2.课程建设、规则、实施方案、课程设置一览表。3.主干课程目录。

4.培养计划、教学大纲、教学计划方案、总结等。

5.教材建设、教师自编、主编教材、教学指导书、习题集和解题及使用教材目录。

6.优秀教师讲学的典型教案、教模、标本、幻灯片、录音、录音带及重要备课笔记等。

7.各类优秀学生典型的作业本、笔记本、在校期间发表的论文。

8.教学实习大纲、实习指导书、实习总结、实习讲义，实习结果鉴定材料、有代表性的实习报告。

9.实验教学工作情况（可根据规范具体化）。10.考试试卷。

11.毕业设计（论文）及评审意见。

四、教学研究类

1.获校级以上的教学成果类的申报材料及奖状。

2.获校级以上的教学质量奖、优秀教材类的申报材料及奖状。3.获校级以上的优秀集体奖、教书育人奖的申报材料及奖状。4.专业设置改造、修订目录。5.教学工作改革动态。6.教师教学研究论文。

注：教学档案的归档按照校档案室归档要求，各单位需归档的教学档案由各系档案员负责收集、整理后向档案室移交。每年的学籍档案由各系教务员核对整理，按当年毕业专业装订成册，经系领导审核签字后向档案室移交。

第四篇：外事类稿件

韩国韩瑞大学总长一行访问我院

10月16日，韩国韩瑞大学总长咸基善博士等一行5人来我院访问。省教育厅外事处处长耿尊芳，院党委书记陶登松，院党委副书记、院长蔡敬民在南艳湖校区行政楼热情接见了总长一行。院长办公室副主任刘樟树、院党委宣传部部长邵一江、教务处副处长魏朱宝、外事处副处长吴克以及中文系主任詹向红、中文系“2+2”项目负责人张发清老师等陪同会见

交流会上，陶登松书记代表学院对咸基善总长一行来访表示热烈欢迎。陶书记说，我院与韩瑞大学合作交流多年，为中韩合作交流培养了一批人才，今后我们要进一步加强合作交流，不断提高合作交流水平和成效。紧接着，蔡敬民院长向来宾们介绍了我院的发展情况，并指出，我院十分重视与韩瑞大学的交流合作，在“2+2”合作项目方面取得了较好的成效。我们要认真总结这方面的做法和经验，加强双方的沟通和交流，进一步提高合作办学水平和人才培养质量。

会上，咸基善总长对我院的热情接见表示感谢。他说道，韩瑞大学和我院的交流合作已有十年的历史，两校之间建立了深厚的友谊，在这期间培养了许多优秀人才，他希望两校之间的合作交流不断发展。

耿尊芳处长在交流会上表示，合肥学院的国际化程度不断提高，与韩国、德国等国家的多所高校都建立了合作关系，她希望以我院为龙头，带动安徽其他高校的对外合作与交流。谈到我院与韩瑞大学的“2+2”合作项目时，耿处长指出，两校在交流合作上还可以拓展到科研等领域。

会后，来宾参观了我院正在建设施工的图书馆和体育馆。

柬埔寨青年干部考察团来电子系驻庐阳区安庆路街道服务点考

察

11月23日下午，柬埔寨奉辛比克党青年协会主席、内阁办公厅副国务秘书谢塞率该党青年干部考察团一行六人，在中联部副部长宋祖德、省市外办有关同志陪同下来到庐阳区，重点就基层党团组织建设和社区青年工作开展情况进行参观考察。团市委书记吴娅娟、安庆路街道党工委书记朱华军、办事处主任孙强、团区委副书记杨治等热情接待了考察团。我院电子系学生会主席李浩带领电子系、外语系共15名志愿者参与了此次考察活动。

考察团一行在听取街道负责人关于党团组织建设、社区青年工作经验介绍后，通过视频和PPT的形式了解了我院电子系青年志愿者在社区开展的“假日托管学校”、“四进社区”、“公益课堂”等活动情况。鲜明的活动特色、良好的社会效益、切实的活动效果赢得了与会人员的热烈掌声。考察中，志愿者们与考察团一行愉悦交流。谢塞对志愿者们说道：“看到你们优秀的表现和灿烂的笑容我很高兴，你们是中国的希望与支撑”。据悉，电子系已从2005年起就在安庆路街道设置青年志愿者长期服务点，围绕学院“地方性、应用型、国际化”的办学定位，以“假日托管学校”、“四进社区”、“公益课堂”等为平台，结合社区实际与民众需求，创新志愿者服务思路，保持与社区常年的动态服务关系，取得了很好的社会效益。目前，电子系已与庐阳团区委、安庆路街道党工委、团工委建立了长期的联络关系。

德国下萨克森州文化部客人来我院访问

12月8日，德国下萨克森州文化部一行六人来我院访问，院长蔡敬民在院黄山路校区行政楼三楼会议室亲切接见了来宾。宣传部部长邵一江、教务处处长魏朱宝、外事处副处长吴克以及化工系主任邵国泉陪同接见。

会议伊始，蔡敬民院长代表学院对下州朋友的到来表示热烈欢迎。蔡院长说，1985年，安徽省与德国下萨克森州签 署合作共建协议，合肥学院作为中德省州友好文化交流项目，成为德国下州在中国援建的2所应用科学大学之一。25年来，双方积极开展交流与合作，我院借鉴德国应用科学大学先进的教育理念培养本土化的人才，进行了一系列的教育教学改革，取得了良好的效果，成为中德教育合作历史中的一个重要成果。在德方的帮助下，我院探索出一条符合自身实际的应用型高校发展之路，为安徽与德国的合作提供服务，为地方经济的发展提供了很好的帮助，得到中央、省部领导和主管部门的充分肯定。2005年和2008年，德国下萨克森州州长武尔夫先生两次访问我院，并种下友谊树。2009年安徽省省长王三运同志访问德国下萨克森州，掀开省州合作和校际合作新的一页。作为安徽省对德国合作的重要窗口，“中国安徽—德国中心”也建在我院，目前发挥了很重要的作用。

随后，来宾逐一进行了自我介绍，并就“双元制”教学模式、职业高中师资再培训等相关事宜同我院进行了商榷,重点讨论了职业技术教育师资匮乏及培训问题。汉诺威中国中心主席戈德克博士在讲话中表示，他对于安徽有着特殊的感情，自25年前首次带队来中国考察，选定合作学校，25年的历史证明当初的选择是正确，双方的合作是成功的,希望能够继续加强合作，共同进步。

蔡院长在听取了德方的提议后，表示合肥学院作为中德合作重点项目愿意参与职业师资培训项目合作。

韩国韩南大学对外协力处长一行访问我院

12月11日，蔡敬民院长会见了韩南大学代表团一行，并就进一步加强双方的合作，保证合作的质量等一系列问题做了进一步的沟通，取得了满意的结果。此次代表团由韩国韩南大学对外协力处处长李秉哲、国际交流院队长金元培等组成。

另悉，随后，院外事处副处长吴克主持了中韩交流会，双方就“2+2”合作项目有关事项进行了具体商谈。我院韩籍教授、韩南大学闵泳大夫妇，院教务处杜奕智副处长，外事处办公室主任贾峰，中文系主任詹向红、党总支书记周运良、中文系“2+2”项目负责人张发清老师等出席了交流会。

交流会上，外事处副处长吴克首先代表我院对李秉哲处长一行表示热烈欢迎。吴克说，相关省市领导高度重视中韩“2+2”合作项目，在宣传、招生方面给予了很多支持。此次两校合作项目的开展也是对促进中韩友谊和文化交流做贡献。韩南大学对韩语能力要求很高，希望韩南大学继续派遣教授来我院，指导学生进行相关知识的学习，以保证合作的质量。

接着，中文系主任詹向红就双方“2+2”合作项目实施中的六个具体事项进行说明。希望双方能够继续互派老师任教和进修，并热诚希望韩南大学继续派遣韩语专业的老师，为学生的留学打下语言基础。也建议合作双方经常开展语言教学研讨会，2009年在我院举行的韩语交流研讨会效果很好。

随后，韩国韩南大学对外协力处处长李秉哲表示，为了保证留学韩国的学生的韩语水平，韩南大学明年将派遣一名水平较高的语言教师来合肥学院任教，同时，明年9月份将邀请我院派遣老师前往韩南大学任教和进修。最后，他表示，韩南大学所在地大田，可谓是韩国的“硅谷”，欢迎我院学生能到韩南大学攻读硕士和博士学位。

之后，双方就留学生人数、住宿管理、专业学科以及拓宽合作范围等问题进行了探讨，并达成了初步共识。下午，韩南大学代表团一行与我院中国语言文学系以及计算机科学与技术系中韩班的学生进行了见面会，两系学生也就自己关心的学位、学费与住宿等问题进行了咨询。

韩国汉拿大学客人来我院访问

年前，韩国汉拿大学梁万基所长、高硕庸教授来我院访问，院长蔡敬民在黄山路校区与来访客人举行了会谈。会谈中，双方就协议续签、“2+2”项目拓展、留学生语言教学等事宜进行了沟通，并取得了满意结果。陪同会见的有院办副主任刘樟树、宣传统战部部长邵一江、教务处处长魏朱宝、外事处副处长吴克、计科系主任袁暋、中文系主任詹向红、旅游系主任刁宗广等。

座谈会上，蔡院长对近年来双方合作办学情况进行了总结性讲话，认为双方自合作办学以来取得了一系列可喜的成果，希望在以后的合作中，双方能共同完善人才培养方案，提高人才培养质量。蔡院长还向来宾赠送了一份报道国家领导人李长春为韩国汉拿大学孔子学院揭牌的《人民日报》。梁所长和高教授在讲话中说，与合肥学院进行合作办学是汉拿大学国际教育交流的重要内容，汉拿大学一直很重视与合肥学院的交流与合作。此次来访是受金总长之托而来，金总长感谢蔡院长对汉拿大学的关心与支持。在与合肥学院的合作办学中，汉拿大学取得了很好的成就，得到了政府较多较好的评价，这与合肥学院的支持是分不开的。希望双方能进一步加强合作，力争将合作事宜做得更好。同时，他们还对汉拿大学专业设置以及“2+2”，“1.5+1.5”合作办学谈了自己的看法。

在听取了梁所长和高教授的讲话后，蔡院长表示，合肥学院愿意与汉拿大学延长合作协议，并表示双方今后的合作应该更加注重质量。接着，教务处、外事处、各系部负责人纷纷谈了自己对双方合作办学的看法。指出韩方留学生目前在我院整体表现良好，希望韩方能在留学生派出前做好汉语培训工作，在扩大数量的同时注重质量的提高，要求留学生要遵守中国的法律法规及我院的校纪校规，力争在双方合作办学路上走的更好、更远。

松柏常青 友好再续

德国奥斯纳布吕克市市长再次访问我院

2008年，德国奥纳斯布吕克市市长鲍里斯•皮斯托埃乌斯先生在访问我院期间与合肥市市长吴存荣先生共同种下了象征两市人民友谊的常青松柏。2010年4月14日，时隔两年，鲍里斯市长再次率团参观访问我院，院长蔡敬民亲切会见客人。

在参观我院综合球类馆时，蔡院长向鲍里斯市长介绍了我院承办“四体会”的具体情况。在各项目比赛场地，蔡院长还向德国客人介绍了综合球类馆承办的比赛项目及硬件方面的概况。鲍里斯市长在球馆内饶有兴致的拍照留念，并不时向蔡院长询问综合球类馆的相关问题。接着，鲍里斯市长一行来到我院南艳湖校区，在两年前种下的友谊树前与我院师生合影留念。看到常青松柏日益壮大繁密，鲍里斯市长很是高兴，不停地夸赞，并表示中德之间的交流就要像这颗常青树一样，日久弥新，越来越好。随后鲍里斯市长与在场的我院留德归国教师和即将赴德国奥纳斯布吕克市学习的学生亲切交谈，他对将赴奥纳斯布吕克市的同学们表示，欢迎他们去德国学习，并希望他们能成为中德交流的使者，为中德之间的交流做出贡献。参观结束之际，鲍里斯市长向蔡院长赠送了一份精心准备的礼物，双方握手依依惜别.据悉，此次鲍里斯市长率领德国奥斯纳布吕克经贸代表团——埃姆斯兰特工商会访问合肥市，旨在希望扩大2008年的访问成果，了解中国当前市场情况以发展和建立更多的商贸业务关系，进一步加强两友好城市间的经济交流与合作。

德国下萨克森州副州长耶尔格•博德一行访问合肥学院

7月4日，德国下萨克森州副州长耶尔格•博德和德国驻华公使李德仁一行五十多人在安徽省外事办公室副主任项昌明、安徽省教育厅外事处处长耿尊芳的陪同下前来我院进行交流访问。合肥学院党委书记陶登松、院长蔡敬民和副院长郑永红、陈啸等在院南艳湖校区厚德大厦亲切会见来宾。我院相关部门负责人、德语外教及德语专业的学生也到场欢迎德国下萨克森州访问团的到来。

下午三时三十分，博德副州长一行走下汽车，就受到我院师生的热烈欢迎。在院领导的引领下，副州长一行步行走进厚德大厦。

三时三十三分，陶登松书记主持了欢迎德国下萨克森州访问团的欢迎仪式。仪式上，蔡敬民院长发表了热情洋溢的致辞。他说，德国下萨克森州州议会和州政府高度重视同安徽省的合作，也非常关心我院的建设和发展，先后有几任州长和议长访问过合肥学院，积极推动、大力支持下萨克森州的高校和企业同合肥学院开展合作，并种下象征两国友好的友谊树。多年来，合肥学院在师资培训、人才培养和教学科研等各方面积极开展对德合作交流，借鉴德国应用科学大学的办学理念，探索出一条符合我院实际的应用型高校发展之路，并利用“中国安徽——德国中心”这个对外合作交流的平台，积极服务地方经济社会发展，得到了国务院领导、国家教育部以及社会各界的高度评价。今后，我院将继续加强同德国有关高校和企业的合作交流，争取取得更多的合作成果，为中德友好和地方发展服务。

耶尔格•博德副州长在仪式上也发表了热情洋溢的讲话，他代表下萨克森州前任州长、现任德国总统克里斯蒂安•武尔夫向我院全体师生表示诚挚的问候，并对我院师生的热情欢迎表示衷心的感谢。他说，合肥学院作为安徽省对德合作交流的项目单位，与德国下萨克森州有关高校和企业密切合作，取得了显著成绩，并在促进友好省州、友好城市工作中做出了积极贡献。他希望两省州的合作和合肥学院与下萨克森州高校、企业的合作，就像武尔夫总统五年前在合肥学院植下的友谊树那样，永远常青。耶尔格•博德副州长讲话后，还将下萨克森州州徽——奔腾的骏马赠送给我院，借此祝贺我院建校30周年，并寓意合肥学院不断取得成功。

三时五十分，博德副州长与安徽省外办和我院负责人来到中德友谊树前，为武尔夫总统当年亲手种植的中德友谊树纪念匾揭牌，并提起盛满中德友谊的希望之水浇灌友谊树。

揭牌仪式结束后，德国访问团成员还与合肥学院的德语专业学生进行了愉快的交谈。四时零五分，博德副州长一行乘车前往安徽省汽车职业技术学院。此次博德副州长一行访问我院，是德国下萨克森州友好访问团继前任下萨克森州州长、现任德国总统克里斯蒂安•武尔夫2008年10月率团访问我院以来第三次来到合肥学院。中德友谊在这里生根发芽，至今已长成翠翠青松。

第五篇：外事类档案管理

1.熟悉外事档案工作的基本原则和归档范围的确定。

2.根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作的各项管理制度。

3.督促、指导、检查、协助外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐；检查验收外事档案是否完整、准确和系统。

4.负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

5.积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。

6.遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。