档案整理规范

第一篇：档案整理规范

西安市幼儿园文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定（试行）

第一条

为了进一步加强我市幼儿园档案管理工作，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映园所主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《国家档案局8号令》制定本规定。

第二条

本规定中幼儿园档案是指各级各类幼儿园在党政、园务管理、教学、课题研究、卫生保健等其他各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条

幼儿园文件材料归档范围是：

(一)反映本园主要职能活动和基本历史面貌的，对本园工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(二)本园工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)本园需要贯彻执行的上级主管部门的重要文件材料；(四)其他对本园工作具有查考价值的文件材料。第四条

幼儿园文件材料不归档范围是：

（一）上级主管部门的文件材料中，普发性不需本园办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等；

（二）本园文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，本园负责人兼任外单位职务形成的与本园无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）不需贯彻执行的文件材料、供参阅的简报、情况反映；

第五条

凡属本园归档范围的文件材料，必须按有关规定向本园负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

本园各部门按照归档范围，对应归档的文件材料，必须收集齐全完整，保持文件之间的历史联系，体现文件形成的过程，便于查找利用。

第七条

凡归档的文件材料，必须符合国家公文格式标准，做到字迹工整、清晰，严禁用铅笔和圆珠笔书写。

第八条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本园制定的工作制度、办法等文件材料；

（二）本园召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；

（三）本园职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本园关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结等；

（五）本园机构演变、人事任免、综合统计报表等文件材料；

（六）本园房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级主管部门制发的属于本幼儿园主管业务的重要文件材料； 第九条

定期保管的文书档案主要包括：

(一)本园职能活动中形成的一般性业务文件材料；

(二）本园召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(三）本园人事管理工作形成的一般性文件材料；(四）本园一般性事务管理文件材料；

(五）本园关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(六)上级主管部门制发的属于本园业务的一般性文件材料；(七)上级主管部门制发的非本园主管业务但要贯彻执行的 文件材料。

第十条

幼儿园对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

第十一条

幼儿园应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十二条

幼儿园形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十三条 幼儿园的文书档案应于次年6月底，业务档案应于次年9月底移交档案部门统一管理。第十四条 幼儿园文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第十五条

本规定自颁布之日起施行。

附件：《幼儿园文件材料归档范围和档案保管期限表》

西安市幼儿园文件材料归档范围和保管期限表

一、文书档案归档范围和保管期限表

党支部：

1．本园支委会、支部会议记录

（永久）

2．成立本园支部的报告、批复、党支部领导任免职、分工报告、批复

（永久）

3．本园党员花名册、党员及党组织情况统计报表

（永久）4．本园党支部关于党组织建设等工作的请示与上级的批复 重要的（永久）一般的（30年）

5．本园被评为区(县)级以上先进集体或个人的各种材料

（永久）6．党员的处分材料

性质严重的（永久）性质一般的（30年）

7、发展新党员名单及主管党委的批复、意见

（永久）

8、本园党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料 重要的（永久）一般的（30年）

9、党员组织关系介绍信及存根

（永久）

10、党费收据存根、外调介绍信存根

（10年）

11、党员、教工为党支部及领导提出的合理化建议、批评意见等

（10年）

12、本园党组织发展规划与党员的谈话记录

（10年）

13、党员思想、学习、工作汇报小结

（10年）

14、积极分子入党申请书

（10年）工会

1、本园工会计划、总结、报告、会议记录

（永久）

2、本园工会领导任免职务的报告、批复

（永久）

3、教代会文件材料 ⑴通知、工作报告、总结、决议、领导讲话、选举结果批复

（永久）

⑵代表讲话、小组记录、贺信

（10年）

4、工会会员名册及各种统计表

（永久）

5、上级对本园工会下发的表彰文件、先进事迹材料、登记表等

（永久）

6、工会开展文娱活动及福利待遇等文件材料

（10年）团支部

1、园团支部计划、总结、会议记录

（永久）

2、园成立团支部报告、批复

（永久）3．团员名单、统计报表

（永久）4．优秀团员表彰决定、登记表、先进事迹材料

（永久）

5．本园支部领导或团员在上级团委召开的团代会、表彰会上的发言材料

（10年）

6、上级团委针对本园团支部下发的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本园共青团工作活动中形成文件材料

重要的（30年）一般的（10年）

8、团组织批准团员入团的批复、团员登记表、审批表（永久）9．团员组织关系介绍信、团费收缴单据

（10年）办公室

1、本园园务会、全园教工会议记录

（永久）

2、本园工作计划、总结、汇报材料

（永久）

3、本园教职工花名册、岗位设置、年度报表

（永久）

4、本园成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、园址变迁、人员编制、内部机构设置等文件材料

（永久）

5、本园领导干部任免职务的报告、批复

（永久）

6、上级机关制发的属于本园主管业务的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本园制订的规章制度、公约、岗位职责（修订、新增）（永久）

8、本园的历史沿革、大事记、反映园主要活动剪报

（永久）

9、创建等级园、示范园的批复、通知、申报材料等

（永久）

10、本园的重大活动（园庆、教师节）形成的文字材料

（1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话（永久）（2）交流材料、代表发言材料、贺信、来宾签名等（10年）

11、职称评定工作会议记录、专业技术职务申请报表及申报附件材料、上级主管部门的批复

（永久）

12、评选先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

区、县级（含）以上表彰、奖励的（永久）区、县级以下表彰、奖励的（30年）

13、本园领导、教工在上级教育主管部门召开的工作经验交流会上的交流材料、受表彰人员名单、文件等

（永久）

14、本园教职工转正、定级、调资等材料

（永久）

15、本园教工聘用、聘任、调动的介绍信及存根、工资关系、更改工作时间、离退休职务、抚恤、死亡等文件材料

（永久）

16、教职工日常工作量化考核汇总表

（10年）

17、教职工出勤、学习考勤统计

（10年）

（五）后勤

1．本园后勤工作计划、总结、报表

（30年）2．本园后勤有关工作计划、总结

（10年）3．本园每月幼儿伙食支公示单、支出明细表

（10年）4．固定资产管理（登记、统计、核查清算、交接）等文件材料 重要的（永久）一般的（30年）5．本园财产、住房、与外签订合同

（1）本园财产、住房、与外签订合同

（永久）（2）本园采购的玩教具保质单据

（10年）

6、上级机关制发的属于本园主管业务的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

二、教学档案归档范围和保管期限表

（一）教学管理

1、上级行政部门和教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法等指令性、指导性文件

（永久）

2、教学工作计划、总结、会议记录

（永久）

3、教研活动计划、实施方案、总结

（30年）

4、教研计划、班务计划、教学大纲、规章制度

（永久）

5、幼儿重大活动计划、方案、预案、总结

（30年）

6、各种业务活动、安排、办法、成绩汇总表

（30年）

7、家长学校活动材料、家长委员会名单等

（10年）

8、保教、班级月、周及一日活动安排

（10年）

（二）教研成果

1、教研活动情况

（永久）

2、教研课题有关资料、成果

（永久）

3、本园或教师编写的教材，教学参考资料及其手稿、定稿和印本

（30年）

4、教师自制教学仪器、教具的图样和使用说明书等（30年）

5、教学评优、公开课成绩、教育教学活动检查记录（30年）

（三）教师业务

1．专任教师资格证书

（30年）2．教师培训、进修情况

（30年）3．教师参加教学活动的经验材料、论文、证书等

（30年）4．教师观摩教学教案、评课记录等

（30年）

（四）幼儿管理

1、幼儿名单、入园情况登记表、离园幼儿登记卡

（10年）

2、特殊儿童教育记录

（10年）

3、幼儿素质测查、发展情况观察记录表

（10年）

4、家长问卷调查表（全园性）

（10年）

5、各班交接班记录表

（10年）

6、幼儿出勤情况统计

（10年）

三、保健档案归档范围和保管期限表

1．保健工作计划、总结、规章制度

（30年）2．幼儿预防接种完成情况

（10年）3．幼儿营养膳食计算表、营养分析材料

（10年）4．幼儿体检、晨检记录表

（10年）5．幼儿身高、视力、牙齿检查汇总表

（10年）6．班级被褥洗涤晾晒、紫外线消毒记录

（10年）7．本园保健人员资格证书、体检证等

（10年）8．本园炊事人员资格证书、全年体检证

（10年）

四、声像档案归档范围和保管期限表

1、记录本园主要职能活动和重要工作成果的声像材料（永久）

2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大活动和来访的声像材料

（永久）

3、本园组织或参加的外事活动的声像材料

重要的（永久）一般的（30年）

4、记录本园重大事件、重大活动的声像材料

（30年）

5、本园历届领导班子成员照片

（永久）

6、本园获市级以上表彰的各种声像材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本园拍摄的专题片

重要的（永久）一般的（30年）

五、实物档案归档范围

1、本园获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等； 重要的（永久）一般的（30年）

2、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本园的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等 重要的（永久）一般的（30年）

3、本园对外交往中获赠的重要纪念品

（永久）

4、本园组织各种重大活动中形成的纪念品

（永久）

5、机构成立以来使用过的牌匾、印章

（永久）

6、其它有保存价值的实物。

重要的（永久）一般的（30年）

第二篇：档案管理工作规范

档案管理工作规范

一、工作事项

1、档案材料收集、鉴别、分类、归档、立卷整理工作。

2、档案查阅工作。

3、档案转递工作。

4、档案安全、保护、保密工作。

5、档案整理工作。

6、档案材料清理、清退工作。

二、工作权限

1、保管好档案，为有关部门提供档案资料信息。

2、负责办理档案的查阅和转递。

3、经分管领导批准，按有关规定要求承办外借档案。

4、经分管领导批准，按有关规定要求承办档案材料销毁。

三、工作标准

1、坚持原则、严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

2、采取多种形式，全面、及时地做好材料的收集工作，认真、细致地做好鉴别、归档、整理工作。

3、遵守保密制度和阅档规定，严格查阅、利用手续，为前来查阅的同志提供优质服务。

4、根据档案保管、保护的规定，做好档案的“六防”措施，发现问题及时解决。

四、工作程序

（一）干部人事档案整理工作程序

1、对收集的材料进行鉴别、编号、归档。

2、档案的整理

①材料分类；②编“类页号”；③抄写档案目录；④填写工资变动表；⑤对不符和规定的材料进行技术加工；⑥装订；⑦校对；⑧验收；⑨编写索引号；⑩放入档案橱。

（二）文书档案整理工作程序

1、材料收集、鉴别、分类。

2、文书档案材料整理

①编写页号；②抄写卷内目录；③技术加工；④装订；⑤验收；⑥编写目录号、归档号；⑦装入档案盒；⑧放入档案橱。

（三）档案查、借阅程序

1、查阅人须持单位介绍信或档案查阅审批表。

2、经档案管理人员审查并符合规定，办理阅档登记。

3、按名单提取档案。

4、查阅人在阅档室进行查阅。如果需抄写档案内容，须经档案管理人员同意。

5、因特殊情况需借阅档案的，由借档单位写出申请，经分管局长同意后，办理有关借阅手续。

6、查、借阅完后，档案管理人员对所查、借阅的档案进行审查，确认无误后，放回原处。

（四）干部人事档案转递工作程序

1、转入档案。①因工作调动转入的档案，由干部科提供档案，并办理交接手续；②新参加工作的大中专毕业生档案，转正定级后，由人才市场档案管理人员转交局档案室，办理交接手续。③填写转入档案登记表；④对转入的人事档案，按规定整理后，编写索引号，放入档案橱。

2、转出档案。①因工作调动需转出的干部人事档案，由干部科提供名单，并在档案室办理提档手续；② 提拔副局（科）级以上职务人员的档案，按市委组织部提供名单提取档案，填写《干部人事档案转递通知单》，连同档案一并交组织部；③档案管理人员在索引上用红笔注明档案转出时间、转往单位；④填写转出档案登记表；⑤档案回执收到后，贴在存根上，长期保存。

（五）文书档案转递工作程序

根据档案局的统一安排，经局领导批准，办理入馆事宜。①按要求对入馆档案进行审查、整理；②打印卷内目录、全宗目录；③入馆文书档案验收；④档案移交；⑤办理交接手续。

第三篇：档案归档规范

档案归档规范

为使本单位档案分类清晰，便于查阅，特制定本规范制度。

（一）档案分类和保存时效

一、党务工作

二、行政综合三、经济工作

四、内务管理

五、非纸质文件

（二）不归档文件种类

一、上级来文

1.1上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料；

1.2上级单位发来供工作参考的抄件； 1.3上级单位征求意见未定稿的文件；

二、本级文件材料 2.1重份文件；

2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；

2.4从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；

2.5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的信函；

2.6单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.7本单位负责人兼任外单位职务形成与本单位无关的文件材料； 2.8为参考目的从各方面收集的文件材料； 3同级单位和非隶属单位来文

3.1参加非主管单位召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 3.2非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料 4 其他来文

与本单位事务无关只是发文供参考，参阅，知会的文件。

（三）档案整理流程

按文件分发单位排序：

1.管委会 → 中央 → 省 → 市 → 区。2.党政 → 党委 → 政府 → 其他政府部门。

第四篇：档案管理工作规范

档案管理工作规范

档案管理制度

一、为规范国欣总会营销中心档案管理，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围，计划、人事档案、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理由各部门办公室人员管理负责。

四、相关档案管理人的职责：保证部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.在档案资料归档期，由档案负责人分别向各负责人收集应该归档的原始资料及相关合同。各主管部门经理应积极配合与支持。

2、凡应该及时归档的资料，由档案管理人负责及时归档、整理。

六、资料的分类与归档

1.档案资料的分类依据资料的相关类型执行。

2.公司档案资料的归档应及时准确，确保无损坏丢失

3．档案管理者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.非经允许不得随意销毁。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员及相关责任人确认后销毁。

第五篇：中小学校档案管理工作规范

中小学校档案管理工作规范

一、档案工作的基本原则

（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

（二）学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容之一。

（三）学校必须按照《山东省中小学档案管理暂行办法》管理好本校档案。本校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。

（四）学校应制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布臵、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。

（五）学校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并配备适当的专（兼）职档案人员。学校领导要关心档案人员的思想、工作、生活，不断提高档案人员的政治、业务素质。档案人员应相对稳定。

（六）学校要把档案工作列入学校发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

（七）学校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。

二、档案室的主要任务

（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。

（二）制定本校档案工作规章制度，监督、指导检查执行情况。

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

（四）开展档案的利用工作。

（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

（七）接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

（九）完成学校领导交办的其他任务。

三、档案工作的制度建设

（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。

（二）立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。

（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。

（四）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

（五）档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

（七）档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。

（八）岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

四、档案人员的素质要求

（一）能认真执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。

（二）能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。

（三）具有一定专业知识并经上岗培训。

五、档案的收集

（一）收集范围

1、学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社

会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。

（1）学校档案的归档范围共分七大类：党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、会计、特殊载体（含声像）等。幼儿园还要增加卫生保健类。

（2）国内外与学校有关的各种具有保存价值和其它资料。（3）校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由学校档案室作资料保存。

2、建国前本学校的各类档案。

3、并入本校的单位的档案资料。

4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。

（二）立卷归档分工。

1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础，校内各部门必须分工明确，协同配合。

2、学校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。

4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。

（三）归档文件和案卷的质量要求。

1、归档文件及案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。

（1）党政类档案，按“卷”整理的，依问题、时间或重要程度组卷。

按“件”整理归档的，可采用—类别（二级类目）—保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用—保管期限的方法分类。

（2）教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案，按阶段、项目、型号等分别组卷（具体参阅各工作规范）。

（3）特殊载体类，按类别（指实物、照片、录音、录像）、内容、项目组合。

2、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列入长期保管；

（3）凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。

4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后（图样按目录或图号排列）、正文在前，文稿在后。

5、编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角（背面有文、图的在左上角）编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。

对文件材料原有题名不能随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[

]。没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。

7、案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者、内容、名称（文种）等。字数不超过50个字。

8、案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。

（四）归档时间和手续。

1、党政部门和按归档的部门应在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交综合档案室。

2、教学部门和按教学归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。

3、科研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。

4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建

全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。

5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。

6、会计档案按由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。

7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。

8、随时接收上级规定应接收的档案。

9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。

六、档案的整理

（一）划分全宗

1、档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2、建国后学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随学校名称变动而改变。

（二）档案的分类、编号。

1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。

2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。

（三）档案检索工具的编制。

1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分编制，做到不出现重复的档号。

2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。

七、档案的计算机管理

（一）档案管理应纳入学校自动化信息管理网络，可使用广东省档案局推荐的与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

（二）计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。最好尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息

系统联网要求。

八、档案的保管

（一）库房要求。

1、新设臵的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房，应按规范逐步改造。新建校办公楼或数字楼应考虑档案库房的设臵。

2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3、库房标准温度为14—24°C，标准相对湿度为45—60%。

（二）库房应根据工作需要逐步配臵计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。

（三）档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。

（四）库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。

（五）综合档案室应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

九、档案的鉴定和统计

（一）档案的鉴定。

1、综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已到期的档案进行鉴定。

2、在分管校长领导下，由档案室和相关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

3、销毁档案必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（二）档案的统计。

1、建立健全统计台帐并指定专人负责，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。

2、按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报学校领导审阅。

十、档案的开发利用

（一）档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用服务。

1、要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

2、综合档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便。

（二）珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手续。

1、凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。

2、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。

3、学校档案一般不外借，特殊情况，经校领导批准后方能借出。对借出的档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

十一、档案的编研和学术研究

（一）学校档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。

1、编研的重要参考资料包括：学校沿革、历任校领导（含副职）简介、学校各种基础数据汇编、年鉴、学校大事记（可与党办、校办合编）、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）、重要会议简介等。

2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。印发前应报有关部分或分管校领导审查。

（二）各学校应积极参加本系统的档案学术与业务研讨活动。