关于档案规范管理的调研

第一篇：关于档案规范管理的调研

关于档案规范管理的调研

县委办综合科常丹

档案是能够反映一个团体发展过程的具有保存价值的历史记录，具有不可替代的重要凭证作用，也是国家宝贵的物质文化财富。档案规范化管理可以提高工作效率和档案的利用率，也是实现档案管理现代化的重要基础，具有重要意义。为推进全县档案工作加快实现规范化、标准化管理，特在全县范围内进行了走访调研。

一、档案管理现状

（一）组织机构

雄县档案局与县档案馆实行局馆合一，为县政府直属全额拨款事业单位，下设办公室，业务指导股、保管利用股三个股（室）。核定编制9名，其中，正副局（馆）长3名，股级领导职数3名，工勤编制1名。乡科级单位均设档案室，配备专兼职档案人员。

（二）档案馆室基本建设情况

目前，县档案馆馆库面积785平方米，安装密集架220立方米，铁皮柜84套，防磁柜2个，库房配有防盗门窗、灭火器、除湿机等设备，达到安全保管的标准，配备了电脑、打印机、复印机和照相机等设备。目前，馆藏各类档案共计约65000余卷册，成为全县的档案查阅利用基地、爱国主义教育基地、安全保管基地和政府公开信息查阅利用中心，达到省二级级别。全县建有档案室368个，其中，县直单位72个，乡镇、社区10个，居委会7个，村级190个，民营企业90个。全县有个单位档案室按照《河北省机关、团体、事业单位档案目标管理认定办法》，通过了等级认定，其中省一级个，省二级个，省三级个。

（三）档案征集和利用情况

县档案局主要征集三类档案，一是接受应进馆档案，例如县直单位、-1-

乡镇以及重大活动档案；二是政府拨款征订重要报刊、书籍；三是雄县名人或雄县籍人士书法、绘画作品、著作等。

县档案局积极提高档案利用，方便群众。按时开放应开放档案，围绕史志编辑、政策查询、证据（转工表、调资表、晋升提职文件、出生证、独生子女证、入党志愿书、组织关系转移、人员分配调动等）核实等方面，为社会公众提供查阅。近三年，开放档案卷，提供利用人次，查阅卷，同比增长%。

（四）档案工作开展情况

县档案局（制度）。

加强档案资源建设，尽力接收档案进馆；注重档案安全，健全安全制度，完善基础设施，加强检查防范，确保安全；积极组织开展档案业务培训，每年组织基层、科局档案人员培训1-2次；开展对乡镇、科局档案工作的业务指导，同时积极推进村级档案室规范化建设，加强了与基层的业务联系；开展执法检查，每年由人大法制科牵头，政府法制办、县档案局参加对重点单位抽查，档案局制法人员全面检查，对归档合格单位核发年度归档合格证，对不合格单位责令限期整改，问题严重的进行通报或给予处罚。全县档案工作在省、市档案先进行列，多次获得省市表彰。当前，县档案局积极推进档案馆建设、档案资源建设、档案数字化、家庭建档四大工程，搞好档案资源开发开放工作。

二、档案管理工作存在的问题

通过走访发现，县档案局档案管理基本实现规范化、标准化，而乡镇、科局、学校、企业等部分单位的档案工作有待加强。随着经济发展、社会进步，虽然各单位、团体越来越认识到档案管理工作的重要性，使档案工作取得较大发展，但是仍存在一些问题制约着档案工作取得进一步发展。

一是基础设施不够完善。在走访调研中发现，部分单位管理档案的基础设施比较简单，达不到现代化安全管理标准。有的单位没有库房或者库

房较小，档案柜数量不充足，存在文件档案推放在地上的情况；有的单位使用木质档案柜，防潮、防盗、防虫等效果不好，文件资料容易损坏；大部分单位的档案室没有配备温湿度计、裱糊工具、灭火器、计算机等相关设备。“工欲善必先利其器”，这些硬件设施的不达标使档案工作开展有困难。

二是管理队伍不够专业。虽然大部分单位都安排了人员负责档案管理工作，但普遍存在档案人员流动性大的问题，并且这些人员基本都没有接受过正规教育，对现代化管理设备和手段不熟悉，责任心不强，对档案工作重视程度需要加强。同时，有些单位的档案人员属于兼职，还负责单位其他工作，不能全身心投入，在精力、时间上影响了档案工作。

三是制度管理不够健全。制度不健全，管理松散，是乡科级档案管理工作规范化、标准化的一大障碍。部分单位在档案工作的制度管理上存在缺失，针对档案管理工作流程、标准和档案管理人员职责等方面没有提出明确要求和制定相关制度，造成了档案收集不全、立案归档不及时、文件资料损坏、存放混乱等情况。同时，单位和领导对档案工作的监督检查力度不够，导致问题不能及时发现和解决。

三、几点意见和建议

档案工作是一项科学、复杂的系统工作，离不开领导重视、部门配合、全员参与，要从投入、制度、人员等方面着手，积极推进全县档案管理实现规范化、标准化。

一是要加大重视程度。档案管理工作比较复杂、繁琐、细致，和其他业务相比，投入大、周期长、见效慢，很难得到立竿见影的效果，因此各级领导、单位更应该高度重视。要深刻认识档案工作规范化管理的重要意义，加强对此项工作的领导，把档案工作规范化管理纳入议事日程，与其他工作同研究、同部署。落实分管领导，明确专、兼职档案人员，设立档案工作专项经费，加大投入，大力推进档案工作协调发展。

二是要完善配套设施。各乡镇、单位除了建立专用档案库房，还应该作长久、充分考虑，使库房容量与档案数量向适应，档案室分设档案阅览室和档案人员办公室。要加强档案室配套设备建设，达到防盗、防火、防光、防高温和防潮、防有害气体和防尘、防鼠、防虫和防霉的“七防”要求。购置数量充足、质量较好的档案专用柜架和整理档案所需用具，保证文件档案存放得当；有条件的单位可以为档案管理配置计算机、光盘刻录机、照相机等设备，实现计算机现代化管理，逐步实现档案数字化。

三是要提高人员素质。档案管理是专业性较强的一项工作，档案管理人员的业务素质水平直接影响档案工作的质量，要不断提高档案人员素质。县档案局可以加大业务培训力度，组织全县档案人员系统学习档案业务知识，邀请省市档案系统专家授课，学习借鉴先进经验，及时更新知识、提高技能，特别是档案自动化管理知识，不断提高工作能力和水平。乡镇要加强对村级档案人员的业务培训、技能指导，提高对档案工作的要求。加强保密教育，强化保密意识，杜绝失泄密现象。加强职业道德教育，使档案人员认识到档案管理工作的重要性，强化敬岗爱业意识，增强工作责任感和自觉性。同时，各单位要增加专兼职人员，确保档案人员稳定性，减少人员变更。

四是要健全管理制度。加强制度建设，是档案工作可持续发展的保障。各乡镇、单位应该结合实际，将档案归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等各个工作环节进一步细化量化，制定规章制度，制作工作流程图，明确档案人员岗位职责，实行制度上墙，使各项工作有章可循，保证档案管理工作有条不紊，做到收集完整、分类科学、期限准确、编目清晰、保存安全。各乡镇、单位可以将档案工作纳入考核范围，与工资、奖金挂钩，加强考评验收和复查工作。县档案局要加强对乡科级单位档案工作的指导与检查，乡镇要加强对村级档案工作的指导与检查，制定方案，推动落实，及时发现问题，及时解决问题。

第二篇：档案规范管理自查报告

档案规范管理自查报告

时间稍纵即逝，辛苦的工作已经告一段落了，回看这段时间的工作，有惊喜，也存在着问题，将成绩与不足汇集成一份自查报告吧。你还在为写自查报告而苦恼吗？以下是小编为大家收集的档案规范管理自查报告，希望对大家有所帮助。

档案规范管理自查报告1

我局档案管理工作自晋升为省档案工作规范化管理省三级单位后，始终坚持贯彻档案法律法规，把档案工作纳入目标考核，坚持规范化管理。今年为实现档案工作复查合格，我局改善档案保管条件，强化档案业务建设，健全档案管理制度和完善归档、保管责任制，档案管理工作已基本完成，现将自查情况报告如下：

一、档案工作基本情况

我局加强了对档案工作的领导，成立了以局长为第一责任人，各科站长为第二责任人的档案管理领导小组。并将责任层层落实到科（站）、室，由办公室落实专人负责具体工作，年终进行全面考核，根据考核结果，对管理人员实施奖惩，调动了档案管理人员的工作积极性，推动了我局档案管理工作的顺利开展。

二、档案工作规范化管理

结合工作实际，我局设有专门的档案室1间，并按要求配备了排风扇，温湿度计、消防器材、照相机、计算机等设施，档案柜数量基本能满足需要，能适应档案工作的发展，落实了防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等措施，周围无安全隐患。档案管理工作严格按照《档案法》和《实施办法》的要求进行，文书档案及时立卷归档，无积存；无破损、变质；无拒不向档案室移交应立卷归档的文件材料；无拒不向档案馆移交应当接收进馆的档案；应立卷归档的文件材料收集齐全完整。不断完善档案的管理、借阅、登记制度，既保证了档案不丢失、不损坏，有效地保护了密级档案，又保证了档案为我局的各项工作服务。至20xx年，我局没有出现私自带走、留存、转移、销毁档案等违法乱纪现象。

三、档案管理水平提高

按照区档案局的要求，我局参加了区档案局主办的档案继续教育培训，认真学习贯彻档案法律法规、文书与档案管理、档案工作规范化管理、档案编研等工作；每季度利用政治学习时间组织全局职工学习档案法有关内容，以板报、会议、局内文件、订阅档案书刊等形式对全局职工进行宣传教育，提高了全局职工对档案管理的法规意识和重要性的认识，提高了档案管理人员的业务素质。

档案信息得到有效开发利用，档案人员熟悉档案内容，开展工作及时有效，能满足本单位各项工作需求，并坚持做到档案借阅登记和利用效果登记，各类档案检索工具齐全完整。

四、存在问题及改进方向

我局的档案工作虽然取得了一定的成绩，但与档案的工作发展要求相比还有一定的差距，主要表现在一是档案人员缺乏专业知识，业务水平有待提高；二是档案投入不足，基本设施不齐全；三是档案现代化管理差距大；四是微机管理、信息化建设还需要进一步完善。针对这些问题，我们讲采取有力措施，逐步加以规范，加大投入，提高现代化管理水平，积极开发档案信息资源，充分发挥档案管理的服务性和利用性。

档案规范管理自查报告2

近几年，学校档案工作按照县档案局教育局的总体要求，在县档案局的指导帮助下，全面完成各类业务档案的集中管理，进一步健全和落实各项规章制度，规范管理，使档案工作逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化。为我校的教育教学工作，提供了极大的便利，发挥了很好的效益，现将自查情况如下：

一、提高认识，加强组织管理

学校档案管理工作是全县档案管理工作的重要组成部分，也是学校持续性地开展工作，工作不断上水平上台阶的一项重要工作。我校领导班子高度重视，成立了以学校校长为组长，各分管副校长和工作人员共同参与管理的专门的领导机构。档案工作通过办公室牵头，进行管理和运作，分管年级、团队、教务、财务、政教、后勤等工作的教师具体地参与档案工作。对档案工作实行综合管理，档的中在学校综合档案室。年级、教务、财务、后勤、政教、团队的档案定时移交到学校档案室进行统管统用。

我校定期对档案管理工作的责任人和分管工作的负责人进行培训，学习《档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《现代化管理制度》等，促使大家对档案管理工作的标准化、规范化、现代化，明确形成共识，形成合力。

为保障工作的扎实开展，学校认真贯彻落实执行国家档案法律法规，定期组织我校的领导和档案人员学习《档案法》和《河南省档案条例》及国家有关档案法规、标准规范。参加县档案局的档案管理工作业务培训。我校制定了《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位责任制》等制度，并将制度上挂到墙，便于直观地掌握和领会，并严格落实。编定了保管期限表，保障了档案的收.、..、保管、鉴定、统计、借阅、利用和保密等环节的连接，确保万无一失。

二、配齐设备，做好充分的物质保障

学校设立专门的档案室，配齐专门的档案柜，并将阅览室与档案室相分离，注重了防火、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施的落实。

三、努力提高基础业务建设，走内涵式发展的道路

我校对所使用的文件材料及时归档，归档率达到100%。书写材料和纸张都严格按照规定去使用。在交接时应有完备交接手续。经手双方都要有明确的责任。我校档案文件完整，并严格按要求进行分类。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号，卷内文件目录、备考表填写规范清晰，卷内文件.齐，无金属装订物。编目规范，排架合理，案卷封面填写规范、清晰，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。对所有档案进行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。

四、注重档案的实效性和应用价值

我校档案管理工作满足利用者的需要。建立了总目录、分类目录，和检录的方法:程序。.寻查找极其方便。档案管理工作人员熟悉所管理范围档案及相关的业务，能够迅速准确地查找到所需要的文件。并能及时根据档案利用的需求，主动提供档案信息服务，争取多种措施，保障不耽误工作。我校档案注重实效性，对所需求的信息进行..后都集中入档，都是取人之长，补己之短。档案管理工作，随着手段的现代化，不断提高其利用的价值，在工作实践中，积累了档案，也能从档案中发掘力量和财富。

五、取得成绩

多年来，我校档案工作在市、县档案局的指导帮助下，取得了一定的成绩。连续多年被县档案局评为“档案管理先进单位”。

六、存在的不足

对照上级文件要求，我们在硬件设施上，还是存在着不足之处。受学校条件的限制，档案室不够宽敞，现代化设备还需要适当添置。

总之，虽然我校档案管理方面受到上级的赞誉，但是距离领导的要求很远，我们一定要努力，力求不断进步，高标准要求自己，使我校的档案管理工作更上一个新台阶。

档案规范管理自查报告3

根据宜档发[20xx]22号文《关于开展档案工作规范化管理执法检查的通知要求，结合20xx年档案工作规范化管理复查结论对我局档案工作存在问题进行了整改。现对照四川省机关档案工作规范管理（一级）标准进行自测，认为基本符合此标准。现将我局档案工作的主要情况报告如下：

一、档案工作的组织管理做到了“一个建立、四个统一、四个强化、二个监督”

“一个建立”：建立了局机关综合档案室。我局于1996年组建了综合档案室，负责管理全局自1983年11月建局以来，在审计工作中形成的各个门类载体的档案。综合档案室的建立，实现了档案工作的归口管理。

“四个统一”是：档案工作在局党组统一领导下，由办公室统一负责，按照XX市审计局档案工作管理制度统一管理，档案立卷后移交档案室统一保管。根据局里的规定，全局各部门在工作中形成的全部档案材料均移交档案室集中保管，任何人不得自行保管、占有。自综合档案室建立以来，各科的审计档案，除跨的、未办结的、不归档的以外，统一在档案材料形成的次年4月底以前、文书档案6月底以前立卷，移交档案室统一保管。

“四个强化”是：

1、强化档案工作的领导。我局党组对档案工作十分重视，由总审计师邓维莲分管，办公室主任彭建平主管，并明确了档案工作的领导体制。局党组把档案工作纳入议事日程，重大问题集体研究决定。分管局领导、办公室主任、副主任经常听取档案工作汇报，检查档案库房安全防护情况，档案库房搬迁后组织档案的整理上架，落实档案库房建设的`有关事宜。

2、强化档案法规的宣传贯彻。我局对档案法规的宣传贯彻十分重视：

⑴组织全局职工认真学习审计档案准则、档案法、档案法实施办法；

⑵面制定了一系列保障档案法规得到贯彻的规章制度：

①是规定了部门立卷制度，各部门形成的归档材料由各部门立卷后再移交档案室；

②是制定了主管领导档案工作职责、档案人员岗位职责、档案收集归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计移交制度、档案利用制度、重大活动档案登记收集制度、资料收集制度、电子文件归档与管理制度、档案保密制度等。这些制度的落实，保证了档案法的具体实施。我局档案室建立以来，没有发生过违反档案法规的事件。

3、强化档案工作目标责任管理。为了推进档案工作的科学化、规范化，我局明确了档案员岗位职责、部门兼职档案员岗位职责。并且把按时完成档案归档任务、保证档案安全，列入目标任务，年初有计划，年中有检查，年底进行考核。

4、强化档案工作的经费保障。为了适应档案工作的发展需要，从1996年以来，局里安排9万元用于阅览室、档案库房建设、购置微机2台、防磁柜1个、吸尘器1台、档案柜24个、空调机2台、窗帘及其他安全设施。

“二个监督”是：一是接受市档案局和省审计厅工作部门对我局档案工作的监督。我局档案工作，每年向四川省审计厅报送《地方审计机关档案工作基本情况统计年报》。在市档案局和省审计厅的指导下，使档案管理方面的有关问题得到较好解决。二是加强对本局各部门和全市区县审计系统档案工作的监督。每年一、二季度归档季节，档案员都要到各职能部门指导督促归档工作的开展，检查归档质量。每年第三季度，要求各区县审计局向市局报当年档案统计年报。

二、加强档案工作的基础设施建设，适应档案工作规范化、科学化的要求

（一）我局档案库房、档案工作办公室、阅览室总建筑面积达3113平方米。

档案库房具备了良好的避光、通风、防潮、防火、防盗等条件，周围无危害库房安全的隐患。库容量可容纳20年形成的档案。库房内放置有灭火器材，为降温除湿，安装了凉霸柜式空调机一台，夏季库内温度可保持在24℃以下，湿度在60%左右。

（二）配置适应档案工作向科学化、现代化发展需要的设备。

局里为档案室又换一台配置更高的联想微机，为档案工作纳入计算机管理创造了条件。办公室并配有扫描仪，打印复印机一体机、数码相机、录音笔，优先保证档案工作的需要。

（三）为适应档案整理利用阅览的需要，安排有档案人员专用办公房间和阅览室各一间。

（四）档案装具规范。

档案卷皮、卷盒从市档案局购买，符合国家标准，归档案卷摆放整齐美观。

三、档案工作的业务建设实行“五个制度”、“三个加强”

（一）“五个制度”。

1.按——组织机构（问题）分类制度。我局结合业务工作实际，对文书档案按——组织机构（问题）进行分类，建立了分类大纲。这样分类既方便档案整理，又方便部门立卷，又便于今年查找利用。由于我局内部机构从建局以来多次变化，档案室还编制了“组织机构沿革”，供检索档案时参照查考。

2.按归档与不归档范围及保管期限表归档制度。为保证归档范围的统一，有效地防止发生不该归档的归档，该归档的不归档，以及长短期档案混合组卷问题，我局制定了档案材料归档范围及保管期限表，不归档材料的范围及处理办法，并认真执行，既保证了档案材料的齐全完整，又防止了归档范围过份扩大。

3.定期归档移交和统计制度。我局规定，凡当年形成的审计档案应于次年4月底前立卷装订，移交进档案室。档案室应在7月底前准确填写本局档案报表，汇总全市审计档案工作情况年报表并上报省审计厅。对移交进室的档案，各部门有移交清单，档案室建有台帐，与统计表上的数据相符。

4.档案质量管理制度。我局制定了归档材料质量考核表，对归档材料的收集整理、材料的书写格式、案卷的装订等进行了统一。对材料收集不齐全的、不符合质量规范的，移交时档案室不予接收，一律退回部门重新整理，保证了档案质量。

5.文件双套制保存制度。20xx--20xx年，我局开始采用发文汇集的办法，实行纸质和光盘双套制保存。

（二）“三个加强”。

1.加强档案分类整理。截至今年5月31日接收进室的档案材料现已全部整理上架。在整理中，案卷按照全宗、分类大纲和不同保管期限排列。编制的档号规范、齐全、统一使用阿拉伯数字。库内建有存放示意图。

2.加强档案防护管理。库房安装空调器后解决了夏季降温和除温问题。档案室坚持每日对库房温湿度进行检测。坚持每季度对柜内档案检查一次，检查案卷有无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀和散失现象。

3.加强档案微机管理。档案室装备有微机一台，为微机管理档案提供了条件。档案员曾参加全国审计系统计算机初级考试，并合格。我局全部档案已建立数据库进行管理，文书档案达到文件级目录数据库管理。

四、抓好档案信息的开发利用

（一）档案工作人员熟悉室藏档案内容和案卷分类排列方法，档案上架后的位置、顺序。

档案室编制了案卷目录、全引目录、文号索引、专题文件汇集、会议简介、专门档案目录等检索工具查找案卷迅速。

（二）编制案卷目录、页码齐全，使档案查阅人查阅方便。

（三）坚持做好档案借阅、归还、利用效果登记。

（四）编制了机关大事证、全宗介绍、组织机构沿革、基础数字编辑、发文汇集等编研资料。

五、我局档案工作尚须进一步提高的几个方面

（一）要加强对本局兼职档案员和各区县审计局档案员的业务训练。

（二）要加强本局会计档案的规范化管理。

第三篇：乡镇档案规范管理自查报告

为进一步提高我乡档案管理的水平，加快实现档案管理的规范化、标准化、现代化，充分发挥档案的作用，进一步贯彻落实《档案法》等相关法律法规。在县档案局的指导下，我乡高度重视档案工作，在机构与组织管理、基础设施建设、业务建设、开发利用方面都取得了一定成效。现将自查情况报告如下。

一、机构与组织管理

我乡党委政府高度重视档案工作，将该项工作纳入重要议事日程，制定详细的计划，并纳入年终目标考核。成立并及时调整档案管理工作领导小组，切实做到主要领导亲自抓，分管领导负责抓，兼职档案员具体抓的良好格局。

我乡每年安排足额经费以满足档案工作的发展需要。现配置2名具有大专以上文化程度的兼职档案员，并组织其参加上级档案部门的业务培训，不断提高专业素养。健全了档案工作管理体系，制定并完善了档案借阅、利用、保密等相关管理制度。

二、基础设施建设

我乡设有综合档案室，总面积达52平方米，其中档案库房建筑面积13平方米，阅览室13平方米，档案人员办公室面积26平方米。库房能容纳我乡全部档案资料。库房严格按照专业技术要求设计，配置有遮光窗帘、温湿度表、电风扇、灭火器材等。具备了防火、防虫、防潮、防高温等功能。档案人员办公室内配置了计算机1台、复印机1台、照相机1部，满足了档案人员办公需要。

三、业务建设

我乡严格按照上级业务建设的要求，结合乡情实际制定并完善了《乡归档文件目录和保管期限表》，详细划分了文件的保管范围和期限。每年档案按照要求于第二年上半年完成归档，做到文件材料收集齐全完整、无积存、零散文件。库内有档案资料存放示意图，档案柜架排放规范整齐，柜架上有明显的指引标记。每月对档案库房进行检查，详细登记温湿度情况。建立了档案统计台账，真正做到账实相符。购买了《省文书档案管理系统》并及时录入历年归档文件目录。

四、开发利用

编写了全宗介绍、组织机构大事记、组织机构沿革等资料，详尽反映了我乡基本情况。编有各种门类和载体档案的检索工具，做到检索工具齐全、完整，便于查找，为开展档案利用提供了良好条件。档案查询严格按照程序，并做了详细登记。

虽然我乡档案工作取得了一定成效，但是由于档案工作涉及面广，工作中仍存在一些不足。在以后的工作中，我乡将更加重视该项工作，相信在上级部门的指导和乡党委政府的重视下，我乡档案工作规范化、现代化将更上一个新台阶。

第四篇：档案查、借阅管理规范

档案查、借阅管理规范

1.总则

1.1为了认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案管理规定，有效地保护和利用档案资料，更好地开发档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，促进档案信息向现实生产力转化，特制定本规范。

1.2本规范适用于各类档案资料的查、借阅工作。公司所属各资料室可参照执行。2.管理要求

2.1档案管理人员要熟悉所管档案及相关业务内容，并按照利用者需要做到调卷迅速、准确、服务态度好。

2.2档案人员要积极编制各种档案目录等检索工具，及时了解公司各项工作和利用者需求，编撰实用性强、利用价值高的档案信息材料，主动、集中地提供档案信息，为公司各项工作服务。

2.3凡本公司在岗工作人员，只能借阅与本人工作有关的档案资料。确因工作需要借阅本人工作以外的档案资料时，须经本单位领导同意，档案部门负责人批准，方可借阅，凡首次借阅档案者，单位必须开具证明，并注明其从事的工作。凡本公司离岗人员一律不允许借阅档案资料。

2.4非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信，经本公司主管领导批准后，方能在阅览室阅览。如要借阅有一定价值的档案时，按档案资料索取的有关规定，到财务部办理交款手续后，才能借阅。

2.5凡利用档案者，应在档案部门指定的阅览室阅览，若因工作需要借出时，必须经档案部门负责人批准后，方能借阅。

2.6凡利用本公司党委或行政会议记录，必须经公司党委书记或总经理批准，并且只能由两办主任查阅。2.7根据财会字（1998）32号文，财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知要求，归档保存的会计档案只能查阅不得借阅或复制，在特殊需要复制时，必须经公司主管领导批准后，可由会计档案管理人员进行复制并登记建帐。查阅会计档案应由主管某专业的会计人员开具证明，经单位领导同意，档案部门负责人批准后方可查阅。

2.8查、借阅档案资料者，要遵守保密、借阅规定，严禁在档案资料上涂画、涂改、折叠、拆卷、裁剪和抽换、损坏等行为。如发现一次罚款10-50元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2.9档案底图、底片、胶卷、光盘除提供复制外，一律不予借阅。

2.10借阅档案者必须如实说明借阅档案的用途，并在利用后，及时反馈利用经济效益。

2.11档案资料一律不准带出公司，确因工作需要将档案带出公司的必须经主管领导批准，且只带复制件，不借原件。3.附加说明：

本规范由档案馆提出并起草。

编制：

审查： 审定：

批准：

第五篇：档案整理规范

西安市幼儿园文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定（试行）

第一条

为了进一步加强我市幼儿园档案管理工作，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映园所主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《国家档案局8号令》制定本规定。

第二条

本规定中幼儿园档案是指各级各类幼儿园在党政、园务管理、教学、课题研究、卫生保健等其他各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条

幼儿园文件材料归档范围是：

(一)反映本园主要职能活动和基本历史面貌的，对本园工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(二)本园工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)本园需要贯彻执行的上级主管部门的重要文件材料；(四)其他对本园工作具有查考价值的文件材料。第四条

幼儿园文件材料不归档范围是：

（一）上级主管部门的文件材料中，普发性不需本园办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等；

（二）本园文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，本园负责人兼任外单位职务形成的与本园无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）不需贯彻执行的文件材料、供参阅的简报、情况反映；

第五条

凡属本园归档范围的文件材料，必须按有关规定向本园负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

本园各部门按照归档范围，对应归档的文件材料，必须收集齐全完整，保持文件之间的历史联系，体现文件形成的过程，便于查找利用。

第七条

凡归档的文件材料，必须符合国家公文格式标准，做到字迹工整、清晰，严禁用铅笔和圆珠笔书写。

第八条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本园制定的工作制度、办法等文件材料；

（二）本园召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；

（三）本园职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本园关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结等；

（五）本园机构演变、人事任免、综合统计报表等文件材料；

（六）本园房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级主管部门制发的属于本幼儿园主管业务的重要文件材料； 第九条

定期保管的文书档案主要包括：

(一)本园职能活动中形成的一般性业务文件材料；

(二）本园召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(三）本园人事管理工作形成的一般性文件材料；(四）本园一般性事务管理文件材料；

(五）本园关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(六)上级主管部门制发的属于本园业务的一般性文件材料；(七)上级主管部门制发的非本园主管业务但要贯彻执行的 文件材料。

第十条

幼儿园对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

第十一条

幼儿园应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十二条

幼儿园形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十三条 幼儿园的文书档案应于次年6月底，业务档案应于次年9月底移交档案部门统一管理。第十四条 幼儿园文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第十五条

本规定自颁布之日起施行。

附件：《幼儿园文件材料归档范围和档案保管期限表》

西安市幼儿园文件材料归档范围和保管期限表

一、文书档案归档范围和保管期限表

党支部：

1．本园支委会、支部会议记录

（永久）

2．成立本园支部的报告、批复、党支部领导任免职、分工报告、批复

（永久）

3．本园党员花名册、党员及党组织情况统计报表

（永久）4．本园党支部关于党组织建设等工作的请示与上级的批复 重要的（永久）一般的（30年）

5．本园被评为区(县)级以上先进集体或个人的各种材料

（永久）6．党员的处分材料

性质严重的（永久）性质一般的（30年）

7、发展新党员名单及主管党委的批复、意见

（永久）

8、本园党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料 重要的（永久）一般的（30年）

9、党员组织关系介绍信及存根

（永久）

10、党费收据存根、外调介绍信存根

（10年）

11、党员、教工为党支部及领导提出的合理化建议、批评意见等

（10年）

12、本园党组织发展规划与党员的谈话记录

（10年）

13、党员思想、学习、工作汇报小结

（10年）

14、积极分子入党申请书

（10年）工会

1、本园工会计划、总结、报告、会议记录

（永久）

2、本园工会领导任免职务的报告、批复

（永久）

3、教代会文件材料 ⑴通知、工作报告、总结、决议、领导讲话、选举结果批复

（永久）

⑵代表讲话、小组记录、贺信

（10年）

4、工会会员名册及各种统计表

（永久）

5、上级对本园工会下发的表彰文件、先进事迹材料、登记表等

（永久）

6、工会开展文娱活动及福利待遇等文件材料

（10年）团支部

1、园团支部计划、总结、会议记录

（永久）

2、园成立团支部报告、批复

（永久）3．团员名单、统计报表

（永久）4．优秀团员表彰决定、登记表、先进事迹材料

（永久）

5．本园支部领导或团员在上级团委召开的团代会、表彰会上的发言材料

（10年）

6、上级团委针对本园团支部下发的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本园共青团工作活动中形成文件材料

重要的（30年）一般的（10年）

8、团组织批准团员入团的批复、团员登记表、审批表（永久）9．团员组织关系介绍信、团费收缴单据

（10年）办公室

1、本园园务会、全园教工会议记录

（永久）

2、本园工作计划、总结、汇报材料

（永久）

3、本园教职工花名册、岗位设置、报表

（永久）

4、本园成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、园址变迁、人员编制、内部机构设置等文件材料

（永久）

5、本园领导干部任免职务的报告、批复

（永久）

6、上级机关制发的属于本园主管业务的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本园制订的规章制度、公约、岗位职责（修订、新增）（永久）

8、本园的历史沿革、大事记、反映园主要活动剪报

（永久）

9、创建等级园、示范园的批复、通知、申报材料等

（永久）

10、本园的重大活动（园庆、教师节）形成的文字材料

（1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话（永久）（2）交流材料、代表发言材料、贺信、来宾签名等（10年）

11、职称评定工作会议记录、专业技术职务申请报表及申报附件材料、上级主管部门的批复

（永久）

12、评选先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

区、县级（含）以上表彰、奖励的（永久）区、县级以下表彰、奖励的（30年）

13、本园领导、教工在上级教育主管部门召开的工作经验交流会上的交流材料、受表彰人员名单、文件等

（永久）

14、本园教职工转正、定级、调资等材料

（永久）

15、本园教工聘用、聘任、调动的介绍信及存根、工资关系、更改工作时间、离退休职务、抚恤、死亡等文件材料

（永久）

16、教职工日常工作量化考核汇总表

（10年）

17、教职工出勤、学习考勤统计

（10年）

（五）后勤

1．本园后勤工作计划、总结、报表

（30年）2．本园后勤有关工作计划、总结

（10年）3．本园每月幼儿伙食支公示单、支出明细表

（10年）4．固定资产管理（登记、统计、核查清算、交接）等文件材料 重要的（永久）一般的（30年）5．本园财产、住房、与外签订合同

（1）本园财产、住房、与外签订合同

（永久）（2）本园采购的玩教具保质单据

（10年）

6、上级机关制发的属于本园主管业务的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

二、教学档案归档范围和保管期限表

（一）教学管理

1、上级行政部门和教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法等指令性、指导性文件

（永久）

2、教学工作计划、总结、会议记录

（永久）

3、教研活动计划、实施方案、总结

（30年）

4、教研计划、班务计划、教学大纲、规章制度

（永久）

5、幼儿重大活动计划、方案、预案、总结

（30年）

6、各种业务活动、安排、办法、成绩汇总表

（30年）

7、家长学校活动材料、家长委员会名单等

（10年）

8、保教、班级月、周及一日活动安排

（10年）

（二）教研成果

1、教研活动情况

（永久）

2、教研课题有关资料、成果

（永久）

3、本园或教师编写的教材，教学参考资料及其手稿、定稿和印本

（30年）

4、教师自制教学仪器、教具的图样和使用说明书等（30年）

5、教学评优、公开课成绩、教育教学活动检查记录（30年）

（三）教师业务

1．专任教师资格证书

（30年）2．教师培训、进修情况

（30年）3．教师参加教学活动的经验材料、论文、证书等

（30年）4．教师观摩教学教案、评课记录等

（30年）

（四）幼儿管理

1、幼儿名单、入园情况登记表、离园幼儿登记卡

（10年）

2、特殊儿童教育记录

（10年）

3、幼儿素质测查、发展情况观察记录表

（10年）

4、家长问卷调查表（全园性）

（10年）

5、各班交接班记录表

（10年）

6、幼儿出勤情况统计

（10年）

三、保健档案归档范围和保管期限表

1．保健工作计划、总结、规章制度

（30年）2．幼儿预防接种完成情况

（10年）3．幼儿营养膳食计算表、营养分析材料

（10年）4．幼儿体检、晨检记录表

（10年）5．幼儿身高、视力、牙齿检查汇总表

（10年）6．班级被褥洗涤晾晒、紫外线消毒记录

（10年）7．本园保健人员资格证书、体检证等

（10年）8．本园炊事人员资格证书、全年体检证

（10年）

四、声像档案归档范围和保管期限表

1、记录本园主要职能活动和重要工作成果的声像材料（永久）

2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大活动和来访的声像材料

（永久）

3、本园组织或参加的外事活动的声像材料

重要的（永久）一般的（30年）

4、记录本园重大事件、重大活动的声像材料

（30年）

5、本园历届领导班子成员照片

（永久）

6、本园获市级以上表彰的各种声像材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本园拍摄的专题片

重要的（永久）一般的（30年）

五、实物档案归档范围

1、本园获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等； 重要的（永久）一般的（30年）

2、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本园的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等 重要的（永久）一般的（30年）

3、本园对外交往中获赠的重要纪念品

（永久）

4、本园组织各种重大活动中形成的纪念品

（永久）

5、机构成立以来使用过的牌匾、印章

（永久）

6、其它有保存价值的实物。

重要的（永久）一般的（30年）