13.《档案数字化外包安全管理规范》

第一篇：13.《档案数字化外包安全管理规范》

国家档案局办公室文件

档办发〔2014〕7号

国家档案局办公室关于印发

《档案数字化外包安全管理规范》的通知

各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：

为加强档案数字化外包安全管理，我局组织制定了《档案数字化外包安全管理规范》。现印发给你们，请结合实际遵照执行。

国家档案局办公室 2014年12月8日

档案数字化外包安全管理规范

1.总则

1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。

1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。

1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。

1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。2.档案部门的安全管理

2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。

2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。

2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。

2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。

2.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。

2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

3.数字化服务机构的安全管理

3.1数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。

3.2数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。

3.3数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。

3.4数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。3.5数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。

3.6数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

3.7数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。3.8数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。

3.9数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。4.数字化场所的安全管理

4.1数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。

4.2数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

4.4数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。

4.5数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

4.6数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。4.7工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

4.8工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

4.9档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。

5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

5.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。

5.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

5.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

5.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

5.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

5.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。

5.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

5.9档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。

5.10档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。

5.11处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。6.档案实体的安全管理

6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

6.4档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。

6.7数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

7.1档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。

7.2档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

7.3档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。

7.4档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

7.5数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。

第二篇：纸质档案数字化规范DAT31-2017

纸质档案数字化规范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字体 / 缩小字体

发布机构：万源市档案局

发布日期：2018-04-16

纸质档案数字化规范DA/T31—2017

前言

本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。

本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下： ——标题进行了修改；

——增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求； ——增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；

——增加数字化过程中元数据采集的要求； ——修改了档案扫描部分参数要求；

——修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求； ——细化了数字化成果验收的内容；

——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。

本标准主要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。本标准所代替标准的历次版本发布情况为： ——DA/T 31—2005。

引

言

DA/T 31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。

由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过10年的时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。因此，及时对本标准进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。

标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点，结合目前信息技术发展的水平，提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。

纸质档案数字化规范 范围 本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则

ISO/TR 13028 信息与文献 档案数字化实施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）术语和定义

GB/T 20530-2006、DA/T

1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1数字化 digitization

利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2数字图像digital image

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。

3.3纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

3.4分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。总则

4.1 各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。

4.2 纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

4.3 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。

4.4 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。

4.6 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

5．组织与管理

5.1 机构及人员

5.1.1 应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。

5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。

5.2 基础设施

5.2.1 应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

5.2.3 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。

5.3 工作方案

5.3.1 应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

5.3.2 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

5.3.3 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。

5.3.4 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

5.4 管理制度

5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。5.4.2 纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。

岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

5.5 工作流程控制

5.5.1 应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。

5.5.2 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。5.5.3 应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

5.6 工作文件管理 5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作单示例参见附录B。

5.6.2 应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。

5.7 档案数字化外包

5.7.1 纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。

5.7.2 在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

5.7.3 档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。档案出库

6.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

6.2 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。数字化前处理

7.1 确定扫描页

原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

7.2 编制页号

7.2.1 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。7.2.2 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

7.2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件 或对档案长期保存造成影响。

7.2.4 应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

7.3 目录数据准备

7.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

7.3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

7.4 拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

7.5 技术修复

7.5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

7.5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。目录数据库建立

8.1 应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

8.2 数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。8.3 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

8.4 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

8.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。档案扫描

9.1 基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

9.2 扫描设备 9.2.1 扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。9.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

9.2.3 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

9.3 扫描色彩模式

9.3.1 为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。

9.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。

9.3.3 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。

9.3.4 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

9.4 扫描分辨率

9.4.1 扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。9.4.2 扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。

9.4.3 如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于于300 dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

9.5 存储格式

9.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

9.5.2 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。

9.5.3 同一批档案应采用相同的存储格式。

9.6 图像命名

9.6.1 应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

9.6.2 建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

9.6.3 数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

9.6.4 应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。图像处理

10.1 图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

10.2 旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

10.3 裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

10.4 去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

10.5 图像质量检查

10.5.1 数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

10.5.2 对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

10.5.3 数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

10.5.4 对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。数据挂接

11.1 应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对

应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

11.2 逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。数字化成果验收与移交

12.1 验收方式

12.1.1 建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

12.1.2 应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

12.2 验收内容

12.2.1 纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

12.2.2 应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

12.2.3 应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

12.2.4 应对数字图像进行验收，主要包括数字化参

数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

12.2.5 应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

12.2.6 应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

12.2.7 应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

12.3 验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

12.4 验收结论

12.4.1 每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准12.2和12.3的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

12.4.2 验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。

12.5 移交

验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。移交单示例参见附录B。档案归还入库

13.1 档案装订 纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

13.2 档案归还入库

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

第三篇：档案数字化流程与规范

档案数字化流程与规范

一、档案接收

档案接收概述：

档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。

实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。

针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。

准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。

接收客户档案的电子目录文件、光盘等。

二、档案整理

档案整理概述：

在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。

档案整理流程：

1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准；

2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；

3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。

4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开；对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。

5.对于装订成册、不便拆装的文件，可直接采用专业的PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。这样即可以保证不拆除档案文件，又可以保证图像的清晰与完整。

6.对整理完成的文件进行详细登记，形成“档案整理记录清单”，提交客户，以备查验。7.档案整理清单表单（整理人、、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注）

三、目录著录（案卷目录、卷内目录）

传统组卷目录著录分为：案卷目录与卷内目录。简化组卷目录著录分为：卷内目录 案卷目录与卷内目录简述：

案卷目录:要体现出本案卷内所有文件的主题，也就是概括本案卷内所有文件的中心思想。

卷内目录:与案卷目录不同，卷内目录要反映的内容是每一件的文件

主题。著录项目: 案卷目录:、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、页数、件数、等字段

卷内目录:、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、等字段

著录软件：著录软件著录方式为两录一校。（即两个人著录同样的数据，校对时用软件对比两个人的数据是否一致）

两录一校（著录软件）： 由于档案的数量较多，导致档案目录也不断增加。为了防止在档案录入后生成的电子目录数据库中数据出现不必要的错误或不规范，利用我公司两录一校目录录入质量管理软件，对档案录入进行准确性的质检。即两个人著录同一内容的目录，由软件进行自动对比，如有错误自动返红显示，第三个人与原档案文件对照进行更改。

四、档案扫描规范及分工

(1).操作扫描仪人员：

1.档案扫描：文书档案采用200分辨率、照片档案使用600分辨率进行扫描（分辨率也称DPI）,扫描图像分为彩色储格式为：JPEG。

2.图纸扫描：主要分为工程与基建图纸，扫描图纸有两种方式：

a.利用专业的宽幅图纸扫描仪对需要扫描的图纸进行加工。

b.利用普通扫描仪对需要扫描的图纸进行多页扫描，在图像处理时将多页图像拼接，还原为原图纸样式。

3.图像扫描文件夹建立方式从根目录开始依次为：全宗号-、期限、件号。在件号的文件夹内保存该件每一页的扫描图像。图像与件号命名：不足5位前面用0补齐，如图像：00001.jpg、件号：00001。

注意事项：

1.扫描完成后的图像应避免出现扫缺、漏扫、扫重等情况。2.扫描时要将文件放端正、压平再扫。

3.扫描时适时掌握掀盖、放纸、拿纸等流程，防止掀盖过早造成文件扫缺。

4.扫描尺寸分为A4、A3两种形式，如特殊纸张超出A4扫描范围，可用A3尺寸进行扫描。

5.扫描时仔细对应文件页码编排顺序，如发现编错页、编漏页等情况，及时交给整改人员进行修改。

6.扫描完成后的电子图像要放在与档案实体档号相对应的文件夹内进行存储，文件夹内的图像绝不能有“张冠李戴”的现象产生。

(2)图像处理人员： 图像处理概述：图像处理主要是针对扫描完成后的电子图像进行加工处理，利用图像处理软件可对扫描后的电子图像进行旋转、纠斜、剪边、裁切、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡等功能，处理完成后的图像要求居中、清晰、端正，无其它干扰信息。

1.图像处理时要求保留页面全部内容(包括页面内容与页码)。2.每一页图像都需要旋转为正常阅读视角。

3.对角度倾斜的图像进行纠斜，纠正后即可进行下一步操作(不能影响图像清晰度)。对角度倾斜且需要旋转的图像进行操作时，要先纠斜后旋转。4.图像周围不能有过多的白边，如果白边过多影响美观必须进行裁取为合适的页面大小，如A4大小就得按A4大小的比例进行裁取。

5.彩色图像处理时如遇图像边缘有字，字比较贴边，要留出（1~2）毫米白边（如图像边缘无字，则不需留边）。

6.图像的大小(像素)要基本一致。

(3)图像质检人员（可让挂接人员用时进行）

经过扫描、图像处理后的电子图像，质检员就可以进行图像终检，图像终检是图像扫描与图像处理最终的一次质量检验，也是特别精细的一道工序。要做一名优秀的质检员必须具备过硬的专业知识、丰富的实际操作经验、较强的责任心才能把质检工作做好。图像终检方法：利用ACDSee 及柯达映像软件对处理完成的图像进行逐页质检，该工序主要针对图像处理后的数据进行核对、质检，终检主要对图像处理后的电子图像进行质量检查，（包括图像是否清晰、版面是否居中、是否倾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格图像要返回到处理人员手中进行返工处理（并详细记录错误率），返工完成后质检人员要对返工后的图像进行再次质检，直到该图像合格为止。

(4)挂接人员（终检）挂接：将录入完成的成品目录导入到数据库中，通过数据挂接软件或其他工具将其与质检完成的扫描图像进行挂接，来实现目录与图像的一一对应关系。以方便各单位、各部门通过档案管理系统对加工档案进行正确、快速的查询与检索。

终检：在挂接的同时核对扫描的页数与目录页数与文件的目录是否一致，如不一致需对与原件进行校对并修改。

五、刻盘

将最终挂入前的扫描图像的目录及图像一起刻入光盘。

第四篇：档案数字化安全管理制度

档案数字化安全管理制度

为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。

（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

第五篇：保洁外包管理规范

一、目的

确保外包保洁公司的清洁服务工作得到有效监控和管理。

二、适用范围

适用于物业服务有限责任公司各物业服务中心对保洁项目外包的管理。

三、职责

（一）物业服务中心经理负责全面掌控管辖项目保洁工作整体进程，针对实际情况从经营的角度把控并向公司申请建议变更保洁工作的提议。

（二）物业服务中心经理助理负责按照物业服务中心经理的统一安排，针对现场情况与环境主管配合完成对外包保洁公司日常工作的监控与管理。

（三）环境主管负责对外包方进行日常的对接、检查、管理、沟通与配合。

（四）外包保洁公司负责对园区公共区域的清洁。

四、管理方法

（一）内部检查

对分包方的内部检查包括日检、周检、月检。

1、日检

物业服务中心保洁主管每天对分包方工作质量进行检查，检查须由分包方现场主管或分包方指派的专人一同参加，若分包方因故不能参加，应对检查结果予以认可，并作好记录，双方在《保洁工作检查记录表》上签字确认后，各保留一份存档。

检查内容包括：

（1）员工到岗情况

（2）各岗位工作质量情况

（3）员工仪容仪表

（4）各项定期作业等本日工作任务的完成情况

（5）各项问题点的纠正措施落实情况

（6）工完场清

（7）其他

检查频次：

（1）每日检查内容包括：园区人行、车行出入口、主景观、主干路、商铺外环境、楼道（楼道不得少于60层）及上一日不合格项复检。

（2）每周检查覆盖内容：全部顶层消防通道、单元前人行道、绿化地、地下停车场等无法日覆盖的部位及定期清洁项目。

2、周检

（1）物业服务中心经理每周组织各部门主管会同分包方现场主管对清洁服务质量进行一次检查，并做好记录，由双方签字确认。

（2）每月5日前，物业服务中心保洁主管对上月检查情况、客户投诉以及反映的主要问题进行总结，并结合清洁情况填写《月保洁服务评估报告》，交分包方确认，并抄送综合部。

3、月检

公司品质每月组织一次各项目物业服务质量检查工作，季度组织一次对分包方该季度总体工作情况的全面检查和评估。内容包括：查阅该季度清洁检查记录、工作记录；小区客户意见、调查以及现场抽查等内容和方式。（具体的检查时间、内容和方法均不提前知会分包方）。

4、其他检查方式

物业服务中心保洁主管收集、汇总公司各部门人员在工作现场发现的保洁问题点，并与 日检结果一同与分包方对接。

（二）外部监控办法

1、客户评估

物业服务中心保洁主管负责调查、处理保洁方面的投诉及意见，并根据投诉事项对分包方予以处理，每月将客户评估意见列入评估报告。收集意见方式如下：

（1）业主满意度调查

（2）业主走访

（3）业主恳谈会

（4）业主投诉

（5）业主随机反馈

2、社会评查

（1）质量审核机构的监督检查；

（2）优秀小区的验收检查；

（3）市爱卫会或有关部门的检查；

（4）地产或物业公司组织的参观、评比、检查等。

社会评查时，要求分包方现场主管一同参加，物业服务中心须记录社会评查意见，并与服务供方双方确认后，作为月度与季度评估的参考依据。

（三）评审细则

1、物业服务中心每月评审主要以内部检查的不合格项作为评审依据，不合格包括一般和严重不合格，各类不合格项的最高限度如下：分包方每日一般不合格项不超过26个，每月一般不合格项不超过700个，每季度累计不超过2000个。每季度累计达到2000个一般不合格，物业公司有权单方终止合同。

2、一般不合格项一天内或一个月内超过以上限度，每超过一项，扣除分包方当月清洁服务承包费10元，依此类推。物业服务中心保洁主管每月汇总当月扣款项，并下发当月《质量问题整改/处罚通知单》，另附《月处罚明细表》。

3、物业服务中心保洁主管在日常检查中，如发现分包方未按照《清洁服务质量检查标准及考核表》内容及频次提供服务，可根据评分标准进行扣分，于当月保洁费中扣除，每分折合人民币10元，如分包方未按规定时间及标准整改，双倍扣分。

4、当出现以下五种情况中，被列为严重不合格，前四种情况的，每出现一次，物业服务中心要求分包方在整改期限内进行整改，如复检达不到要求标准，则扣除分包方当月清洁服务承包费50元，依此类推。出现第五种情况的，每出现一次，则扣除分包方当月清洁服务承包费50元。

（1）在同一天的检查中，发现同一区域出现严重脏污或同一区域有三个或以上的保洁项目达不到标准。

（2）在同一天的检查中，发现三处或以上区域出现相同项目的不合格。

（3）在三日以内的检查中，同一区域出现两次及以上相同项目的不合格。

（4）在规定的整改时间内未完成整改项目（排除不可抗力）。

（5）员工离岗时间超过半小时或当值时间发生与工作明显无关的行为。

5、为激励分包方员工积极进取，减少不合格项的产生，在检查中被判定一般不合格的项目，在甲方规定时间内整改完毕并复查合格，可将判定的不合格项转为合格项。被判定为严重不合格的项目，在甲方规定时间内整改并复查合格，可将判定的严重不合格项转为一般不合格项。

6、物业服务中心保洁主管对分包方服务质量及人员状态等方面提出问题达三次以上，经双方现场主管查证属实，而分包方屡次得不到彻底有效的改正的，物业服务中心保洁主管 以《质量问题整改/处罚通知单》的形式，交分包方签收，分包方需在收到整改通知书两日内，做出书面答复。以此形式每下发一次《质量问题整改/处罚通知单》，最低罚款额为100元。

7、客户对保洁服务质量不合格的有效投诉（经双方现场主管验证属实的投诉）每出现一次，扣除当月清洁服务承包费50元。

8、社会有关单位检查，提出清洁服务质量的严重不合格，每出现一项，扣除当月清洁服务承包费200元，依次类推。环卫部门检查卫生不合格的罚款由分包方负责全部缴清。

9、分包方员工必须遵守物业公司的行为规范，不合格项的判定以长春宝雍阁物业服务有限责任公司制度为准。

10、无论任何原因，分包方员工与客户发生一次争吵，扣除当月清洁服务承包费100元，与客户发生打架或斗殴行为，需立即辞退当事人，并扣除当月清洁服务承包费500元。

11、分包方工作人员用不正当手段收买我司监管人员，每出现一次，扣除当月清洁服务承包费200元。同时将根据情节处理责任人。

12、无论任何原因，分包方员工出现大批量罢工、聚众闹事等影响物业公司正常服务秩序，造成负面影响的，分包方应承担给物业公司造成的全部损失，物业公司视情况可扣除分包方当月清洁服务费的10%或全部费用。

（四）人员管理

1、分包方现场主管的更换每年不得超过2人次，且在现场主管更换之前一个月，以书面形式通知物业服务中心；新上任主管在正式上任前，必须与原主管现场学习、熟悉环境至少两周时间（物业公司不承担相关费用）。

2、分包方每月25日前根据下月度工作、培训计划编制《保洁月份工作计划表》，并报物业服务中心保洁主管。

3、为确保工作质量，分包方每周至少对清洁人员进行一次技能培训，内容包括但不限于以下内容：服务意识、工作程序、清洁标准、员工纪律等，每次培训时间不得少于30分钟并定期组织人员考核。

4、分包方每月5日前整理《保洁分包方人员名册》报至物业服务中心保洁主管备案，新员工入职前告知物业服务中心保洁主管进行面试合格后方可上岗。

5、考勤管理

（1）服务中心保洁主管负责对分包方员工的考勤录入工作，考勤录入后方开始计薪，出勤记录作为保洁费结算的考勤依据之一，服务中心保洁主管根据考勤记录形成《月度员工考勤汇总表》。

（2）分包方员工考勤执行四次打卡制度，每日早上班前，中午下班后，下午上班前，晚上下班后打卡。

（3）打卡超过、先于规定时间按迟到、早退处理，1个小时以内每人/次罚款5元；1至2个小时每人/次罚款10元；超过2个小时按半天事假处理。

（4）未打卡的，员工本人向服务中心保洁主管报道，填写《未打卡说明》，根据报道时间按迟到、早退管理办法处理。

（5）分包方未按照合同要求上岗人数上岗的，物业服务中心保洁主管按照现场实际出勤人数进行保洁费结算。

五、记录

BYGWY-BJ-JL-11《保洁月份工作计划表》

BYGWY-BJ-JL-12《保洁分包方人员名册》

BYGWY-BJ-JL-13《保洁工作检查记录表》

BYGWY-BJ-JL-14《月保洁服务评估报告》

BYGWY-BJ-JL-15《质量问题整改/处罚通知单》

BYGWY-BJ-JL-16 《月处罚明细表》

BYGWY-BJ-JL-17 《月度员工考勤汇总表》

保洁工作管理规程 编

号

BYGWY-BJ-WJ-001

版

本 A/0

页

码 共4页

生效期

2015年04月15日

第2页/共13页