内包？还是外包？——对档案数字化工作的思考

第一篇：内包？还是外包？——对档案数字化工作的思考

内包？还是外包？ ——对档案数字化工作的思考

吴雁平

摘要：本文从资金、质量、安全和保密、人员素质、熟悉馆藏等方面对档案数字化工作“外包”与“内包”的利弊进行分析。外包并没有绝对明显的优势，内包有其特有的优势，立足于自身能力的提高才是档案数字化工作问题的解决之道。

关键词：档案数字化 外包 内包

随着信息时代的到来，档案工作也不得不汇入到信息化的潮流中。档案信息化建设的重中之重是档案信息资源建设，而档案数字化加工则是档案信息资源建设的重头戏。面对数量庞大的档案目录输入和档案原文扫描的档案数字化工作，许多人认为：“在当前社会分工日益细化、专业化程度日益增强、数字化技术更新快速的大背景下，档案部门完全依靠自身力量完成馆藏档案的数字化工作已愈发显得效率低下，且力不从心。”“实行档案数字化业务外包”，“这样既可以省时省力，又可以保证档案数字化的质量与成效。”[1]“现在档案业务外包已成为一种趋势，据我所知，仅在北京就有20多家这样的公司做这样的项目。”[2]我省也有许多家这样的外包公司，我省也有不少档案馆选择了档案数字化加工外包。外包真的就能省时省力，保证质量与成效吗？“内包”，就是靠档案馆自身的力量来对档案进行数字化加工，就没有优势可言吗？这个问题值得我们分析研究思考。1河南省档案数字化外包情况 据笔者参加的国家档案局2010年科研项目《河南省三级综合档案馆档案安全保障体系现状调查》，在2010年对我省的24个档案馆的档案数字化加工形式调查，其中5个外包，16个不是，3个不知道。又据我省档案局2011年调研统计“在档案数字化加工形式方面，全省18个省辖市和158个县区档案馆中，共有7个地市级档案馆和60个县区级档案馆选择了自行加工，分别占开展全文数据库建设总数的38.9%和63%；共12个地市级档案馆和17个县区级档案馆选择外包形式，分别占66.7%和18%。”也就是“在加工形式上，三分之二档案馆选择了外包形式的加工，三分之一的档案馆选择了自行加工。”[3]从这两组调查数据看，我省的档案数字化加工的趋势是越来越多的档案馆选择了外包。而且外包的规模也越来越大，我省最大数额的一次外包是郑州市档案馆2011年7月郑州市数字档案馆建设项目的中标，其中第二标段郑州市数字档案馆建设项目软件采购（软件和数字化加工部分），中标金额为538万元。[4] 2档案数字化加工“外包”与“内包”利弊分析

“业务外包，又称为业务委外，是一种创新的企业经营管理方法，20世纪80年代源于工业企业，主要是通过委托外部企业或团体提供本来应该由组织内部操作完成的各种业务活动和服务，以达到降低成本、节省时间、提高效率和改进质量的效果。通过业务外包，可以集中精力更有效地完成组织的核心业务和追求更高的任务目标。”[5] “外包”就是将档案数字化加工外包给专业公司进行档案数字化加工。“内包”就是靠档案馆自身的力量来对档案进行数字化加工。档案数字化加工有其特殊性，档案馆工作也有其特殊性，外包能不能到达到降低成本、节省时间、提高效率和改进质量的效果，还应做具体的分析。

2.1资金方面。档案部门是比较“穷”的部门，就是经济条件好的地区，大部分档案部门仍是相对比较“穷”的部门。经费仍然是有限的。但是，外包是靠资金做支撑后盾的，没有资金外包就难以为继。而且一旦外包，尤其是大规模地外包后，就会患上外包“依赖症”，使你不得不继续外包。这是因为，外包不会给档案馆的工作人员带来任何信息化素养的提高，你对计算机、扫描仪的熟悉和操作水平没有得到任何锻炼，对软硬件的熟悉和应用也没有任何进步，还是无法自己加工，依然会依仗外包。档案数字化加工不是一天两天一年两年的事，也不是外包一次两次就解决的问题，档案数字化加工是一个长期的问题。外包还会使档案馆深陷缺乏资金的泥潭。就以一个市级档案馆为例，一般馆藏档案在15万卷至20万卷之间。最少需要数字化档案15万卷，按每卷平均15份文件计算，需要输入目录225万条，以每条0.15元计算，需资金33.75万元。按每卷平均100页计算，需要扫描1500万页，以每页0.3元计算，需资金450万元，两项合计483.75万元。这只是输入目录和扫描的加工费用，如果要做全文检索加工，费用最少是这一费用的两倍。这只是按照文书档案来计算的，如果是像公证、婚姻、退伍军人等民生档案，目录的条目会更多。而这也只是现有馆藏档案数字化加工的费用。在各单位保存的20年的需进馆档案也还同样有一个数字化加工的问题，同样也需要费用，这笔费用也不是小数。还有今后10年产生的档案，也有一个数字化的问题，因为，现在各单位产生的所谓电子文件，实际上并非真正意义上的电子文件，真正意义上的电子文件应该是电子公文，它是一种格式电子文件，这样的电子公文不用再扫描再全文数字化处理，这样的电子公文普及到地市一级所有的进馆单位，应该是10年以后的事。即便是普及格式电子公文了，还有大量的非电子公文文件，如会议记录等等也还需要数字化加工。即便是一些单位会进行数字化加工，但仍然会有许多单位的档案需要档案馆加工。所以对档案馆来说档案数字化加工是一项长期的任务，如果是外包，资金投入是惊人的。如果是内包，很显然，节约的资金也是惊人的。仅用外包所需资金的零头购买计算机、扫描仪等信息化硬件设备，就能使档案馆的的硬件设备上一个很高的档次。

外包显然大大地增加了档案馆的运行成本和数字档案馆建设成本，把有限的资金大部分投入到档案数字化外包上，尤其是经济条件不太好的地区的一些档案馆，可以说是勒紧裤带倾囊而出，很明显是得不偿失。还有的档案馆连购买计算机、扫描仪等信息化硬件设备都不舍得，却把有限的资金都投入到外包上，更是偏离了档案信息化的方向，而且是不可持续发展的。

2.2质量方面。不能说外包不能保证加工质量，但是，要保证加工质量，措施就是加大对外包监管力度。而问题的关键在于，外包公司不管是大公司还是小作坊都是商业行为，他们追求的是速度和数量，而不是质量。外包公司“并不是像很多人看到的那样：档案业务外包公司的实力很强、人员素质也非常高。我所在公司在我没去之时仅有几个人是档案专业的学生，其余的都是专科学生，而且还不是档案专业的。”[6]即便是有档案专业背景的，也大都是新毕业的学生，他们对档案的熟悉仍需要一个相当长的时间。为了降低成本，有的甚至招的加工人员不是大学生，这就不易保证加工质量。要保证档案数字化加工的质量，唯一的选择就是档案馆加大检查的力度，最好是做到百分之百地检查。然而，档案的数字化加工，不论是档案目录输入还是扫描，都有其特殊性，它们的质量依赖于原档案整理的质量，并不是照原档案目录一字不差地录入就可以保证质量，如果原来的目录就有差错，则必须查看档案原件才能校对纠正。而且由于历史的原因，手工目录中掉字、错字、省略的现象特别多。扫描档案也同样有问题，档案中也存在不少有目录没有档案文件的、有档案文件没有目录的、少页的、错装的等等现象。对于这些问题，必须有一定档案工作经验的人才能看出来，对于外包公司的加工人员来说他们基本上看不出来。这样要保证质量就必须百分之百地检查，而百分之百地检查则需要档案馆投入相当大的人力才能做到，基本上跟自己做一遍差不多。如果是做全文数据库，那么检查的工作量同样基本上跟自己做一遍差不多。建立全文数据库的方式就两种，一种是手工录入，一种是扫描后通过OCR进行文字转换识别，但是，OCR的识别率一般在95%，这也只是针对清晰的文字规范的扫描件来说的。不论是那种方式都有差错，因此，检查校对必须是百分之百，而且，改好后，仍然需要再校对，如果不能达到100%的正确，就会影响查全率和查准率，如果这两条达不到，档案信息化的优势就体现不出来。还有像民国档案、革命历史档案以及建国初期的档案的数字化加工，这些档案大都是繁体字，外包公司雇的人员多是年轻人，对繁体字都不认识，对档案文件的行文方式、文种等更是摸不着头脑。对这些档案数字化加工情况，不论是档案目录加工还是扫描加工还是全文数字化加工，其检查没有三遍五遍是很难达到质量要求的。档案馆人员检查的工作量可能会比自己做一遍更费功夫。如果档案馆一定要认真地严把质量关，那么一般的外包结局，不是“双赢”而是“双输”。外包公司由于频繁地返工，增加了成本，基本不赚钱甚至赔钱。对于档案馆来说，投入了大量的人力检查，比自己做还费工费时，还得搭上外包加工费。很显然外包既没有降低成本，也没有节省时间，更没有提高效率和改进质量。也就不可能集中精力更有效地完成组织的核心业务和追求更高的任务目标。

内包自己加工，质量问题相对于外包要好得多，这里除了档案馆人员有熟悉的档案专业知识和工作经验外，还有档案馆人员对档案工作责任心。即便是最不负责任的档案人员也比外包人员做的好，因为在外包人员眼里只有速度和数量的概念。

2.3安全和保密方面。如果是内包自己加工，只要遵守档案馆的各项管理制度，基本不存在档案数字化加工的安全和保密问题。由于是内包自己加工，就杜绝了加工数据不在自己的计算机硬盘内、或被用优盘考走等不安全和有可能泄密的途径，保证了档案数字化加工数据的安全和保密。对于外包来说，档案数字化加工的安全和保密问题就成了一个非常重要的问题。要做到外包档案数字化加工的安全和保密，除了选择可靠的外包公司和签订安全保密协议外，档案馆要提供计算机、扫描仪及存储设备、加工场地，还要在加工场地安装监控设备，档案馆还要派人员实施全过程直接监管，只要有外包人员在，档案馆监管人员就不能离开工作场地。这样无形之中又增加了加工成本。如果是使用外包公司的设备，在完成档案数字化加工任务后，档案馆还必须与保密行政管理部门检查外包公司所用设备中是否有信息留存，对于有信息留存的，必须清除信息并做安全技术处理。外包公司使用过的存储器也必须退回档案馆做处理。防止外包公司在加工过程中非法下载、留存、持有、使用任何档案信息，以确保档案信息在数字化加工过程中的安全和保密。即使这样做了，仍然不可能做到万无一失，在长达数月甚至一年的外包加工期间，任何一个小的疏漏，都有可能使档案信息不安全。

2.4人员素质方面。档案信息化的关键是档案工作人员的信息化素质。计算机、扫描仪、刻录机等信息化设备的操作，各类档案管理软件和一般软件的使用，应该是每一个档案馆工作人员的基本功，如果没有这做基础，档案信息化建设就无从谈起。如果没有较高档案信息化素质的档案工作人员，即使外包输入的档案目录再多，扫描的再多，没有人会用，出了问题也没有人知道。档案信息化不只是档案馆某几个技术人员的事，而是全体人员的事。提高全员档案信息化素质是每个档案馆必须要走的过程。外包对档案馆人员的档案信息化素质提高方面，可以说不起任何作用。正如上文所说，如果长期外包，不仅会使档案馆的人员患上外包“依赖症”，而且，由于不接触扫描，不了解管理软件，还会患上档案数字化加工“神秘症”和“恐惧症”，这既不利于档案馆人员的档案信息化素质的提高，也不利于档案信息化建设。

内包自己加工过程，实际就是一个熟悉信息化硬件的过程，也有熟悉软件的内容，还有软硬件应用、管理的问题。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，无形中消除了对档案数字化加工神秘感和“恐惧症”。又由于在档案数字化加工的过程中会出现这样那样的问题，解决一个问题就会有一次收获，就会有一定的长进。这样就会在不知不觉中提高档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。

2.5熟悉馆藏方面。熟悉馆藏本来应该是每个档案馆工作人员的必修课，熟悉馆藏对于提供利用档案、档案鉴定、档案编研等都有着重要的意义和作用。熟悉馆藏包括两个方面：一是熟悉档案的内容、熟悉档案目录；二是熟悉档案的形式，包括行文方式、文种、语言风格等等。但是，由于种种原因这些年这门必修课在渐渐地被淡忘，这不利于档案工作的开展和发展。档案数字化加工内包，给档案人员提供了一个熟悉馆藏的机会，使档案馆的每一个人都可以对档案亲密接触，熟悉馆藏，为今后做好其他档案工作打下良好的基础。如果是外包，就没有这样的结果和收获，外包则等于让档案馆的人员失去了一次熟悉馆藏的机会。3结语

通过对外包与内包利弊的分析，我们不难看出，外包实际上并没有绝对明显的优势。所谓外包加工更加专业、速度快、效率高等，是片面的，所谓专业，不过是打字录入比我们档案馆的人员快，操作扫描仪比档案馆的人员快而已。档案数字化加工有其特殊性，它不像加工一般文献那样简单，倒是档案馆的人员比外包人员更专业。所谓的速度快、效率高，实际是以牺牲加工质量为代价的，一旦要求高质量，严格按照质量和安全规范做，质量和安全管理的成本将大幅度提高，所谓的速度快、效率高就不再明显了。

让许多档案馆选择外包的另外一个原因是，档案馆的工作人员年龄普遍老化，懂计算机和现代信息技术设备的很少，不是不会打字就是打字速度慢，对于扫描仪不知如何操作，至于扫描仪的分辨率和扫描件的调整灰度、去污等等，更是不知所云。由于档案馆人员普遍存在档案信息化素质差的现象，一提档案数字化加工，似乎就像患了“恐惧症”，害怕的不得了，视如畏途。提高档案馆全员档案信息化素质是档案信息化建设的重要一环，由生疏到熟悉这个过程必须要走，而且是早走完比晚走完要强，别无选择。选择内包，实际是走完这个过程的必由之路。

档案数字化工作实际上是档案信息化建设派生出来的档案馆的新职能，档案数字化是一个渐进的过程，是档案馆的一项长期性工作任务。它不可能靠一两次外包来完成，长期外包也不可能从根本上解决问题，立足于自身能力的提高才是问题的解决之道。

当然，我们也不应该一律排斥外包，对于那些开放的档案目录，开放档案中那些比较清晰容易加工且数量较大的，可以选择外包。不过，保密和监督、检查措施一样也不能少。参考文献

[1]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯,2011,(6).[2][6]沧海一粟整理.档案馆业务外包问题[J].档案管理，2010（1）.[3]谢建波，姚家鸣，刘治华.河南省省辖市和县区国家档案馆档案信息化建设现状调研报告[J].档案管理，2012(2).[4]中国政府采购网.郑州市数字档案馆建设项目中标公示.http://.[5]海永雯.档案馆与图书馆信息化业务外包比较[J].中国档案，2011（11）.（作者单位：开封市档案局）

第二篇：13.《档案数字化外包安全管理规范》

国家档案局办公室文件

档办发〔2014〕7号

国家档案局办公室关于印发

《档案数字化外包安全管理规范》的通知

各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：

为加强档案数字化外包安全管理，我局组织制定了《档案数字化外包安全管理规范》。现印发给你们，请结合实际遵照执行。

国家档案局办公室 2014年12月8日

档案数字化外包安全管理规范

1.总则

1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。

1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。

1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。

1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。2.档案部门的安全管理

2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。

2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。

2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。

2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。

2.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。

2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

3.数字化服务机构的安全管理

3.1数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。

3.2数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。

3.3数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。

3.4数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。3.5数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。

3.6数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

3.7数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。3.8数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。

3.9数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。4.数字化场所的安全管理

4.1数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。

4.2数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

4.4数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。

4.5数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

4.6数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。4.7工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

4.8工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

4.9档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。

5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

5.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。

5.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

5.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

5.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

5.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

5.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。

5.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

5.9档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。

5.10档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。

5.11处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。6.档案实体的安全管理

6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

6.4档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。

6.7数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

7.1档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。

7.2档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

7.3档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。

7.4档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

7.5数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。

第三篇：档案数字化工作纪律及管理办法

数字化事业部工作纪律及考核办法

一、目的：

（一）为了更好的规范数字化事业团队，加强员工的自我管理，提高工作绩效,发掘员工潜能，实现员工与上级更好的沟通，创建一个具有发展潜力和创造力的优秀团队。

（二）使数字化事业部的人员晋升、岗位调动、奖惩、培训等体系更加规范并且“有法可依”。

二、工作纪律与规范

（三）各项目组的员工上下班应严格按照项目组规定的作息时间，不迟到，不早退，不旷工；

（四）上班时间严禁打闹、嬉戏，吵架、打架，无理取闹，严禁玩手机，网上聊天，串岗闲谈；

（五）各岗位员工应服从组织的分配和工作安排，必须坚守岗位，履行岗位职责，保质保量完成工作任务；不得以各种理由擅自调岗，调岗须经项目负责人统一安排；

（六）严禁恶意顶撞上司，辱骂、殴打同事；

（七）各岗位员工必须按时参加公司和部门安排的学习、会议和集体活动，不能按时参加的，应经部门负责人或活动组织者的批准。

（八）严禁散布负面信息，在团队内拉板结派，在团队内恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为。

（九）严禁涉及黄、赌、毒；严禁参加邪教组织；

（十）必须严格尊重公司及本部门规定的各种规章制度。

三、管理办法

（一）考勤管理办法与要求

1、考勤由各项目指定一名兼职考勤人员管理、记录，项目组负责人负责监督和实施。

2、考勤人员必须认真负责，不徇私情，实事求是，按日考勤。每日将考勤情况上报到数字化事业部行政处，于次月3号前将月考勤汇总表（详见数字化事业部周报表）和考勤签到表（扫描件或原件都可）发送到数字化事业部行政处。考勤人员应认真填写数字化事业部考勤表。

3、考勤人员对婚、丧、产、病、事、差、迟到、早退、旷工等均应按规定严格记录。各类假条于次月一周内上交到数字化事业部行政处，以备必须附在考勤表后，以备核查.4、请、销假制度

（1）教职工因病、因事等各种原因需要离开工作岗位，须履行请销假手续，否则按旷工处理。请销假原则上须以书面形式提出，按管理权限审批。急病或其它紧急情况需要缺勤的员工，应先行电话告知上级领导，事后补办请假手续。（2）请销假程序

填写《请假条》——项目组意见——领导审批——提交请假条于考勤记录人员处——准假后休假——需续假的办理续假手续——按时返工并销假。（3）审批权限

a．项目负责人请假，由公司分管副总审批。b．项目经理助理请假，须经公司分管副总及项目负责人审批。

c．项目组长及生活委员请假，1天以内由项目负责人审批，1-3天以内须经数字化事业部行政审批，3天以上须经公司分管副总审批，d．职工请假，1-3天以内由部门负责人审批；3-6天以上由数字化事业部行政审批，行政助理须上报公司分管副总；6天及以上，须经公司分管副总审批； e.所有请假情况，都需在审批之后马上通报数字化事业部行政，基层员工请假情况由考勤记录人员通报，项目组管理层请假须自行通报。

（二）其他工作纪律管理办法 1.管理职责：设有组长的项目组，由组长负责本组员工工作纪律的维持、监督工作，组长应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，项目负责人对本项目组内所有员工的工作负责；未设置项目组长的项目组，由项目负责人或项目助理负责项目组员工工作纪律的维持、监督工作，负责人或助理应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，并负责（记录表格见《数字化事业部工作纪律情况表》，表格每周发一次，数字化事业部行政应认真核实）。

2.如有违纪情况，项目负责人须及时向数字化事业部行政汇报违纪情况。

四、违纪处理办法

实行层层管理、分级负责制；发现有违反工作纪律者，项目负责人不清楚、不知道、不制止的将追究领导责任。

（一）考勤违规处理 1.迟到、早退处理办法

a． 迟到/早退5到10分钟，按10元/次的标准扣罚当月绩效工资；

b． 迟到/早退10分到30分钟，按20元/次的标准扣罚当月绩效工资；

c． 迟到/早退30分钟以上者，做旷工半天处理； d． 当月迟到/早退5次以上者，做辞退处理。2.旷工处理办法

（1）有以下情结之一者视为旷工：不请假、超假或请假未经批准缺勤者；不服从组织安排，不到岗者；请假期满因故需续假二未办理续假手续者；学习培训、会议、各种活动集会无故不到者；迟到/早退30分钟以上者，视为旷工半天。

（2）处理办法

a.当月累计旷工半天，扣罚当月绩效工资50元 b．当月累计旷工1天以内，扣罚当月绩效工资100元； c．当月累计旷工2天以内扣罚，扣罚当月绩效工资200元；

d．当月累计旷工2天以上，则做辞退处理。

（二）其他违纪处理

1.上班时间玩手机，网上聊天，串岗闲谈，扣罚当月绩效工资50元/次；

2.上班时间吵架、打架，无理取闹，扣罚当月绩效工资100元/次。

3.不服从组织安排，不履行岗位职责，擅自调岗，未保质保量完成领导交办的任务者，扣罚绩效工资50元/次；其中故意不记录项目组不达标产量者，扣罚当月绩效工资200元/次 4.无故当众顶撞上司，辱骂、殴打同事，扣罚当月绩效工资200元，情节严重者做辞退处理；殴打同事情结严重者，交由司法机关处理；

5.恶意散布负面信息，在团队内拉板结派，恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为，均做辞退处理，情结严重者交由司法机关处理；

6.涉及黄、赌、毒和邪教组织者，辞退并交由司法机关处理。

7.违规其中一项工作纪律者，则取消其当月所有奖金； 8.各项目组负责人及各级领导应高度重视工作纪律管理工作，认真及时查处本项目组员工中违反工作纪律的现场。因失察、拖延、推诿使项目组违反工作纪律的问题得不到及时纠正和处理，并造成不良影响及后果的，将追究部门负责人的领导职责。对本项目组员工进行打击、报复，或对违反工作纪律应该进行查处的员工予以包庇、纵容的，将给予严肃处理。9.员工对处罚不服者，可以申请复议；对复议有异议的，可按法定程序解决争议。

第四篇： 档案数字化加工工作流程

数字化加工工作流程

1.1.1.项目策划

在档案数字化加工项目中，项目策划阶段主要完成四个方面的工作：召开项目启动会、试扫前的准备工作、试扫工作和数字化加工前的准备工作。

1.1.1.1.召开项目启动会

在档案数字化加工项目中，在项目正式开始实施前，需要召开由用户方领导、用户方项目负责人、用户方其他相关人员、我公司领导、我公司项目经理、我公司数字化流程各个环节负责人参加的启动会，在启动会上要明确项目的目标、范围、组织机构、注意事项等内容，并形成《项目启动会议纪要》。

1.1.1.2.试扫前的准备工作

在档案数字化加工项目中，在进行项目试扫工作前，项目经理负责组织完成以下准备工作：

加工场地环境的准备：包括监控设备、项目横幅、项目看板、试扫人员桌椅、饮水机、电话、试扫人员岗位流程牌、管理制度等；

试扫网络环境的搭建：布线搭建数字化试扫加工现场的局域网，保证各台参与试扫的计算机都能相互访问和访问服务器；

“档案数字化管理系统”的安装、调试和初始化：项目经理（或指定人员）负责将“数字化管理系统”安装到局域网（包括服务器端和各个试扫客户端的安装），并进行调试，保证每个试扫客户端都能访问数据库服务器，根据项目的实际情况（参照《档案数字化项目用户需求调研报告》）进行“数字化管理系统”的初始化工作，包括建立档案库、系统配置、流程设置、试扫人员管理等工作；

档案准备：打印输出标准格式的考勤表、值日表、外来人员登记表、提卷单、还卷单等。

1.1.1.3.试扫工作

在档案数字化加工项目中，依据合同中的《档案数字化项目用户需求调研报告》，项目经理和试扫人员（由数字化加工各环节负责人组成）抽取各档案资料进行为期5个工作日的扫描测试，形成《扫描测试报告》，并由项目管理组对《扫描测试报告》进行评审并签字确认，依据《扫描测试报告》和用户对项目实施周期的要求，我公司数字化项目评估小组与数字化制作部经理对项目成本、所需设备、人员等进行评估，形成《项目规模评估报告》并签字确认，如果需求存在变化，则形成新的《档案数字化项目用户需求调研报告》，并提交项目管理组进行评审并签字确认，依据《项目规模评估报告》，我公司数字化制作部经理负责提供相应的设备和工作人员，项目经理负责制定《人员计划》、《设备计划》、《场地计划》、《进度计划》，质量保证组负责制定《质量保证计划》，并提交给项目管理组进行审批，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审，直至评审通过。

1.1.2.提卷出库

在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次（可以为一个工作日或者多个工作日）需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，在每次提卷的过程中：1、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记（包括出库日期、全宗号、、起止卷号、所调卷数等信息），并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认；2、提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认；3、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程；4、项目经理对进入加工现场的档案实体进行入场登记（包括入场日期、全宗号、、起止卷号、入场卷数等信息），并由项目经理和提卷出库人员共同签字确认；5、项目经理在调卷记录中签字确认。项目经理接收案卷后，提卷出库人员可以利用“数字化管理系统”中的“提卷出库”功能，将提卷相关信息录入到系统中。如下图所示：1.1.3.档案查卷

在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息（如查卷人、查卷时间、发现问题等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。

1.1.4.编写页号

在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写（以案卷大流水为原则，即每卷一个流水号），在编写页号的过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉、火烧痕迹……（包括破损处被修复过的痕迹）的情况详细的记载在《流程单》中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写编写页号相关信息（如编写人、编写时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将编写页号相关信息记载到系统中。

1.1.5.拆除装订物

在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案（档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距挂边扫描），当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在《流程单》上填写装订物拆除相关信息（如拆除人、拆除时间、拆除内容等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“装订物拆除”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。

1.1.6.数据录入

在档案数字化加工项目中，数据录入人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件进行档案目录信息的录入。数据录入人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息（如数据录入人、数据录入时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，将数据录入相关信息记载到系统中。

1.1.7.数据质检

在档案数字化加工项目中，数据质检人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。数据质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息（如数据质检人、数据质检时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，将数据质检相关信息记载到系统中。

1.1.8.纸面处理

在档案数字化加工项目中，纸面处理是整个数字化加工工序中最难、最重要的一个环节，纸面处理的好坏，直接关系到整个数字化加工项目的质量。纸面处理工作包括：

折角、皱折问题：可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平办法、蒸汽熏蒸等方法进行处理；

霉变问题：首先可以采用清洗技术，对于清洗不掉的霉变纸张，可以采用先进行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技术，将纸张上的霉变物质进行清除；

传真件或电报件所使用的热敏纸问题：进行加深复印（扫描时只需扫描复印件即可）；

原件破损缺字问题：先进行纸张修裱（扫描时需要对修裱后的纸张进行扫描），同时在对应目录信息“备考”字段中进行注释。

在进行纸面处理的过程中，要以不损坏档案实体为原则。在完成每卷的纸面处理后，纸面处理人员需要在《流程单》上填写纸面处理相关信息（如处理人、处理时间、处理内容等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“纸面处理”功能，将纸面处理的相关信息记载到系统中。

1.1.9.档案扫描

在档案数字化加工项目中，档案扫描人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》技术要求，利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，以卷为单位逐件进行扫描，在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式（平板扫描方式、滚筒扫描方式）以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件色彩。档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案扫描相关信息（如扫描人、扫描时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，将档案扫描相关信息记载到系统中。

1.1.10.扫描抽检

在档案数字化加工项目中，为了降低后期返工的风险，将图像处理、图像质检等工序的工作量降低到最少，需要对扫描文件进行抽检，扫描抽检人员可以利用“文档数字化管理”系统中的“扫描抽检”功能，以每卷档案实体为参考，对系统中的扫描数据进行检查等操作。扫描抽检人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写扫描抽检相关信息（如抽检人、抽检时间、发现问题等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“扫描抽检”功能，将扫描抽检相关信息记载到系统中。

1.1.11.高清处理

在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：

去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同的情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值（自动处理的强度）进行设置；

拼接、拆分文档。可以选择将多个单页文件组合成一个文件，也可将组合成的文件再进行拆分成多个单页文件。比如在扫描时，将Ａ３幅面的文件扫描成两张Ａ４幅面的图像，再将Ａ４的文件拼接成一张Ａ３的图像；

字迹加深、字迹变浅。扫描后形成的文件由于各种原因，有可能字迹较深、较浅，影响视觉效果，可以利用此功能将选择区域的字迹作加深、变浅处理；

批量处理。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。

图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像处理相关信息（如图像处理人、图像处理时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

1.1.12.图像质检

在档案数字化加工项目中，图像质检人员依据《流程单》，利用“数字化管理系统”中“图像质检”功能，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像质检相关信息（如图像质检人、图像质检时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“图像质检”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

1.1.13.格式转换

在档案数字化加工项目中，格式转换人员可以利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将扫描形成的TIF格式的文件转换成“PDF”和“JPG”两种格式的电子文件，转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已，在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写格式转换相关信息（如格式转换人、转换时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将格式转换相关信息记载到系统中。

1.1.14.转换核查

在档案数字化加工项目中，转换核查人员可以利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，对格式转换的结果进行核查，核查方式包括两种：自动核查和手工核查，其中自动核查由系统自动完成，主要是核对转换后电子文件（包括PDF、JPG两种格式）的数量与源扫描文件（TIF格式）的数量是否一致，如果不一致，则自动出具不一致电子文件名称的清单；手工核查由转换核查人员手工完成，转换核查人员可以以源格式扫描文件（TIF格式）为参考，对转换后的电子文件（包括TIF和JPG格式）进行检查，发现内容是否一致，最终生成《转换核查报告》，转换核查人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写转换核查相关信息（如核查人、核查时间、发现问题等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，将转换核查相关信息记载到系统中。

1.1.15.档案装订

在档案数字化加工项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户档案管理人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案装订相关信息（如装订人、装订时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“档案装订”功能，将档案装订相关信息记载到系统中。

1.1.16.总质检

在档案数字化加工项目中，总质检人员根据项目合同内所规定的验收方式，利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检（包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、报表输出情况等），在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》；如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检，总质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写总质检相关信息（如质检人、质检时间等信息），同时利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，将对档案实体的总质检相关信息记载到系统中。

1.1.17.还卷入库

在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由还卷入库人员负责与项目经理一起从加工限产提取本次（可以为一个工作日或者多个工作日）需要归还的档案实体，在每次还卷的过程中：1、项目经理负责对出场的档案实体进行《出场单》登记（包括出场日期、全宗号、、起止卷号、所还卷数等信息），并由项目经理和还卷入库人员共同签字确认；2、还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、、起止卷号、所还卷数等信息，项目经理共同对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后需要由还卷入库人员和项目经理一起进行签字确认；3、档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程；4、档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记（包括入库日期、全宗号、、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和还卷入库人员共同签字确认；5、档案管理人员在《还卷单》中签字确认。档案管理人员接收案卷后，由档案归还人员将相关档案归还信息录入到“数字化管理系统”中。

第五篇：加快煤炭企业档案数字化建设的思考

摘 要：为加快煤炭企业档案数字化建设，企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起，从而保证重要档案数字化。

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

总之，煤炭企业档案工作的数字化建设，要结合企业网络化办公水平的提升而逐步完善和提高，为企业的安全生产、经营管理等提供真实可靠的、可以借鉴的资料，积极推动企业的又好又快发展。