档案业务外包市场发展的战略思考

第一篇：档案业务外包市场发展的战略思考

档案业务外包市场发展的战略思考

江苏省档案学会 留勤

为了增强市场竞争力、减少运作成本，某些企事业单位将档案整理等专业性强、业务量大的非核心业务交由企事业外部的专业机构运行，形成了档案业务外包市场。特别是在2000年以后，随着企业档案工作被纳入到国际质量标准体系认证中，企业对档案工作的要求也更加严格。在全球企业业务外包市场蓬勃发展的态势下，档案业务外包市场也得到了迅速发展。但由于种种原因，档案中介服务机构的发展步履维艰，大大制约了档案业务外包市场的发展。如何使档案业务外包市场满足当 前社会专业化、精细化的分工需求，努力开拓局面并得到长足发展，是我们目前加速推进档案业务外包市场发展所必须思考的一个重要课题。

一、档案业务外包市场的发展现状

档案业务外包包括档案管理各环节中的各项具体业务工作。企业为了赢得更大的市场，逐渐接受了档案业务外包的这种形式，将档案整理、寄存、缩微、数字化等一 些具体业务外包给专业的档案中介服务机构，以较低的成本获得良好的服务。如：部分省市的工商档案、保险档案、房产档案等，就采用了这种业务外包的形式。全 部档案实行数字化处理，电子查询方便快捷。档案业务外包市场的兴起给档案中介服务机构的发展提供了可能。目前，社会上档案中介服务机构有国有、民办、合资 三种。主营范围有档案咨询类的，如上海档案咨询服务中心、杭州伟帮档案管理咨询有限公司等；档案信息化类的，如江苏立鼎科技数码有限公司、上海夏尔科技公 司、北京量子伟业等；档案代管类的，如深圳档案寄存中心、上海信安达档案文件管理有限公司。像一些档案事务所、档案咨询服务中心，一看就是档案中介服务机 构，比较容易管理。但一些档案信息化类的中介服务机构，冠以高科技数码公司、网络信息公司，属于高新技术产业，容易给人模糊的概念，不易管理。实际上，他 们从事的是提供档案信息化方案和服务包括开发档案数字化管理系统软件、档案数字化加工等业务，就是档案中介服务机构。这其中不乏有经济实力雄厚的高科技数 码公司，但也有不少无场地、无资金、无设备、无人员的四无公司。本世纪初，美国第三大信息管理及档案文件保管企业瞄准了中国内地这块大蛋糕与上海创造实业 公司合资成立了上海市信安达档案文件管理有限公司，这是中国内地目前拥有的比较大型的有外资进入的档案中介服

务组织之一，外资的进入必然对中国内地的档案 业务外包市场造成冲击。因此，面对应运而生的各种性质的档案中介服务机构，建立以档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式对档案中介服务 机构进行管理，迫在眉睫。

（一）档案中介服务机构没有法规制约，缺乏行业管理

由于没有形成有效的档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式，目前档案中介服务机构基本处于中间地带。档案行政管理正在放手，档案行业协 会自律管理又没跟上，相应的立法更是空白。上世纪80年代中后期，浙江省嘉兴、湖州等地最早成立了档案中介服务机构。至90年代末，全国档案中介服务机构 就已发展至100余家。10多年后的今天，国家还尚未出台一部有关档案中介机构的立法。只是在国家档案局下发的《档案事业发展十一五规划》中提出“培育和 发展档案中介机构，做好档案咨询服务工作”。在30家省（市）档案管理条例中，对档案中介服务机构的业务范围有规定的有20家，规定须向县以上档案行政部门备案的有6家，仅7家规定档案行政管理部门 对档案中介服务机构有业务监督、指导的关系，还有6家无任何约束关系。江苏省是经济发达省份，档案中介服务机构的发展也比较好，但遗憾的是1998年8月 出台的《江苏省档案管理条例》和2003年4月修订后的《江苏省档案管理条例》对档案中介服务机构的立法竟是盲点。由于缺乏行业管理，不少民办档案中介服 务机构进入门槛低，企业内部的管理水平差；从业人员缺乏职业资格证明。不少民营档案中介，如档案信息化类科技公司，大量从事的是档案数字化加工业务，技术 含量低。业务大时，会直接从社会上招募临时人员，经过简单的培训后就让其上岗。人员的专业素质无法得到保证，影响了档案业务外包市场的正常有序发展。

（二）档案中介服务机构业务种类少，服务手段单一

在20家对档案中介服务机构业务范围有规定的省（市）档案管理条例中，有16家规定档案中介服务的业务范围是档案鉴定、评估、咨询，有3家提到了档案整 理，只有山东省的档案管理条例将档案业务咨询、档案整理、档案价值评估、档案技术服务、档案寄存保管纳入了档案中介服务机构的经营范围。档案中介服务机构 除开展了条例中规定的档案咨询、寄存、整理外，还开展了条例中列出的档案缩微、档案培训等业务。至于16家条例中都提到要开展的档案评估、档案

鉴定等业 务，因专业技术含量高还未普遍开展起来。档案中介服务只是在低层次上徘徊。

目前，在档案业务外包市场上开展的比较好的档案中介服务项目应该非档案整理、档案寄存和档案数字化莫属。档案数字化加工业务的开展是随着信息技术的不断发 展而产生的。近几年，中国的现代化建设跨入了一个前所未有的高速发展时期，尤其是信息化建设更是日新月异。国家对各行业信息化的要求越来越高，原始文档资 料的电子化管理和综合应用成为必然的趋势。因此给档案信息类中介服务机构的产生创造了条件，不少高科技公司如北京伟业量子、上海夏尔科技主营的业务就是档 案数字化加工业务、档案管理系统软件开发。北京伟业量子甚至目标就是档案信息化。可见，档案中介服务机构的业务狭窄，手段单一，很难与国外成熟的档案中介 服务机构相比，缺乏核心竞争力。

（三）档案中介服务机构分散经营，综合实力不够

我国大部分档案中介服务机构经营比较分散，除北京、深圳、上海的部分中介服务机构的规模尚可外，大部分档案中介服务机构处于规模小、服务水平低、综合实力 差的状态。目前，江苏有实力的档案中介服务机构如立鼎科技，拥有的专业队伍也只有不到200人，其中大量的人员从事的只是劳动密集型工作，研发人员很少，设备也只有几十套，远没有形成规模。这在江苏就算是首屈一指的了，大量的档案中介服务机构因无资金、场地仅能承接少量的档案整理、数字化业务，大量的档案 业务由于缺乏专业人手而开展不起来。江苏省档案事务所每年承接几十宗档案整理的业务，外聘的几个档案业务人员就已经满负荷运转，由于人员、场地、设备的限 制，工作范围不大，好多服务项目无法展开。专职人员少，专业技术人才基本外聘，满足不了需求。民办的档案中介服务机构由于资金、人员的匮乏，摊子铺的也很 小。规模小,综合势力不够直接导致许多大型业务或中介项目无法承接和开展，影响了档案业务外包市场的发展。

二、档案业务外包市场发展的战略思考

档案中介服务机构脱胎于档案行政管理部门，是介于档案行政部门与社会之间提供档案信息服务的一种新型档案机构。可以预见的是，随着外包市场战略地位的不断 稳固，未来几年，档案业务外包将作为增强企业核心能力的重要手段之一，被更为广泛地应用。档案业务外包市场的兴

起必将带动档案中介服务机构的快速发展。

（一）健全档案中介服务法规净化档案业务外包市场环境

90年代以来，随着档案业务外包市场的逐渐形成，大大小小的档案中介服务机构应运而生。由于缺乏相应的约束机制，形成了鱼龙混杂的局面。各占山头，没有规 范的服务标准，服务内容、服务手段都有局限。1998年出台的《江苏省档案管理条例》对档案中介服务也无相关规定，在档案中介服务的执业标准、执业规则、专业人员素质、技术手段、组织模式等方面处于空白状态，与国外相对成熟的档案中介服务机构相去甚远。这中间，有一部分是从档案管理部门早期的档案对外服务 项目中剥离出来形成的档案中介服务机构，有一部分是依托市场成立的档案中介服务机构。由于成立之初的无章可循，造成了这些机构内没有有效的管理制度，没有 有力的法规制约，市场的发展前景不容乐观。根据档案中介服务机构的各自特点，以档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式，针对档案业务外 包市场经营的各类业务、各个环节，包括服务标准、服务价格、服务品质等制定一整套规范管理，可操作性强的法规和制度，加强对档案中介服务机构设立条件的审 查、机构资质的评定及定期的审查，提高企业的准入门槛；在档案中介企业内部则要建立健全各项规章制度，包括财产制度、执业考核制度、奖惩制度等，形成规范 的工作程序和有效的内部激励、约束机制。外部约束和内部管理相结合，在档案行政部门和档案行业协会的有效管理下，共同促进档案业务外包市场的规范化发展。

（二）加大档案业务外包服务规模化经营力度

我国目前有着可观的档案业务外包市场,并且在未来的几年内将达到一个相当的水平,而目前我国档案中介服务行业的企业规模和管理水平都无法满足这一发展需 要。一些规模较大实力较雄厚的档案中介服务机构集中于京沪等地，多数档案中介服务机构规模小、力量弱，为了增强和国外知名公司抢夺市场的能力，推进档案业务外 包市场的持续快速健康发展，我国档案中介服务业必须走规模化发展的道路。要从我国的实际情况出发，推进档案中介服务主体的合并与重组，实现优化组合，增强 整体实力，加快规模化进程，在全国尽快建成一批规模大、实力强、信誉好，具有国际水准的档案中介服务机构。现在企业在档案业务外包这方面的意识还不很强，要求也不是很迫切。但是随着企业对档案工作的逐步重视，追求利润的最大化及社会化服务的发展，将会

有越来越多的企业踏入档案业务外包的行列。因此，档案中 介服务机构的规模化战略将有利于档案业务外包市场的发展。

（三）建立完善的档案中介服务机构的资质管理制度

在国内目前档案业务外包市场体系尚未完全建立的情况下，必须设置档案中介服务机构的准入门槛，要求档案中介服务机构必须具备一定的资金、人员等资质条件。许多档案中介服务机构以科技公司的名义开办档案数字化业务，游离于档案行政部门的监管之外，像立鼎科技虽作为具有一定规模的数字化企业进入档案行政部门的 推荐名录，但并不在档案行政部门的管辖之下，对它们的管理是空白。这么多档案数字化中介服务企业活跃在档案业务外包市场上，如果没有有效地管理机制，市场 就会混乱。立鼎科技还算是做出一定规模的，大量的四无公司不需要什么准入门槛，也堂而皇之地打着科技的招牌到处接业务，档案服务的质量可想而知。因此，必 须通过各种法律、法规的形式，规范档案中介服务机构的准入制度，提出档案中介服务机构及从业人员正规化执业的具体要求，建立档案中介服务行业的运行规范。人是企业规模扩张所需要的重要资源。一流的人才做一流的事业。因此，档案中介服务机构要想长足发展，就要不断提高从业人员素质，强化人才队伍建设,实行职 业化管理,为行业的持续发展奠定坚实的人才基础。对于档案中介服务从业人员执业行为的规范,应从建立档案信息服务中介行业专业人员执业资格制度入手,并建 立较为完善的考核、培训和注册制度。在这方面，档案专业人员的职称评审制度为档案中介服务执业人员的资格认定工作提供了可靠的保证。同时，还要加强档案中 介服务从业人员的职业道德建设,促使档案中介服务从业人员素质和行业服务水平的整体提高。

（四）实施档案业务外包市场发展品牌战略

专业化、正规化的市场服务体系将是未来档案业务外包市场的主流，就我国目前的情况看,档案中介服务机构还处于发展初期,不成体系，要进行整合、淘汰、规 范，走联盟发展及品牌放大效应之路。整合中介服务资源，规范中介服务行为、大造中介服务品牌，通过高效、高质量的服务实现品牌价值的提升。谁能树立自己的 服务品牌，谁就赢得了市场。江苏立鼎科技奋战在档案业务外包市场十余年，累计已完成数亿页电子档案的制作，在江苏13个地市成立了数字加工中心，给苏州工 业园区的人事档案、照片档案建立了人事档案影像查询管理系统、照片档案管理系

统，为全省的工商档案建立了全省远程异地联网查询系统，在江苏省内外赢得了一 定的口碑。品牌战略是档案中介服务机构立足市场的基础,在提高服务质量的基础上,努力创设一流的档案中介服务品牌,以档案中介服务独有的管理成效、文化品 位和服务信誉去赢得更多的市场份额,使企业以更大的经营规模走向更高的产业平台。无论是洋的品牌还是国有品牌，赢得市场的根本，是以更好的服务质量为客户 提供满意的服务，只有这样，档案业务外包市场才会真正发展起来。档案行政管理部门和档案行业协会要扶植培育这个市场，使之能健康发展。

由此可见，建立档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式，规范档案中介服务机构，对稳定整个档案业务外包市场、促进整个行业的健康快速发展将起着决定性作用。_________________

参考文献：

①潘玉民，陈晓.地方档案法规关于档案中介服务规定的集成与分析[J].档案学研究2007(6)②龙正义，邱菊.国内民营档案中介机构发展的现状[J].山西档案2009(3)

③黄力，李圭雄.业务外包：档案中介机构发展面临的机遇与挑战[J].北京档案2004(5)

(2010年全国档案工作者年会论文集 上)

第二篇：外包业务评估

外包项目评估和审核制度与程序

随着我国医疗卫生事业改革的日益深入，医院积极地推进后勤服务多元化改革，转换经营机制，搞活内部管理，面向社会，走向市场化，不断促进提高后勤服务的质量和保障水平。

考虑到新医院投入使用后，机电运营工作人员严重不足，为了更好保障好水电气运行，为医疗安全提供安全保障，加上医院还考虑到超市、保安、保洁、绿化、洗涤等工作外包，同时为了医院更好地节约开支，围绕“现代化的医院，行现代化的管理”，采取多元化的服务保障方式搞好后勤保障服务，经院长办公会讨论通过同意将医院职工食堂、超市、保安、保洁、绿化、洗涤、机电、电梯运行等项目以公开竟标的形式进行招租，原则上引进实力雄厚，管理经验丰富的企业承包费外包项目，医院将由总务、爱卫办、保卫科分别对各项目承包经营内容进行行政管理，发现问题要求承包方限期整改，综合各种因素对医院都较为有利，因此医院决定将食堂、超市、保安、保洁、绿化、洗涤向社会进行招标。

通过中标方承包经营后，扩大了后勤服务的范围和主动权，后勤管理人员以及承包经营者，一方面服从服务于医院发展建设的大局，一方面深入细致的做好各项服务保障工作，教育工作人员转变观念，树立“以病人为中心，更好地为临床一线服务好”的服务意识，要求主动服务，热情服务，优质服务。

实行分管院长、行政管理科室科、医院相关职能部门三级协调，承包经营管理者、医院监管两极负责制。按照医院的统一部署宏观指导和管理承包单位的各项事宜，签定了承包协议书，制定相应的规章制度，岗位职责、操作规程和应急预案。明确承包经营者的责任、权利、和义务，为进一步搞好患者及家属和职工生活服务创造有利的条件。

实行承包经营，但不能以包代管。⑴、对食堂、超市、保安、保洁、绿化、洗涤、机电、电梯运行等承包项目医院安排有兼职部门人员监管。⑵、适时的组织召开宣传教育活动，把医院的发展规划、目标任务、标准要求及时的告诉给承包经营者，教育承包单位的职工要树立“以院为家，院荣我荣，院辱我耻，共同发展”的主人翁精神，全心全意的为医院进行服务。⑶、定期进行食品营养、卫生保洁、消毒隔离、礼貌礼仪和安全知识培训，不断提高承包管理者和工作人员的劳动素质和技术素质。医院此项外包项目在一定程度上，降低了大量的成本投资。

促进了后勤工作的开展。达到了不增员还增效的目的。利用方便、经济、快捷的服务，解决了涉及职工患者及家属的生活问题，减轻了医务人员的后顾之忧。医院考虑与承包方建立稳定的良好的合作关系，将会减轻医院不必要的经费开支。

医院后勤服务还是要从保障制度和服务上下功夫。面向社会，面向市场。以精简、统一、效能为原则，以管理科学化、保障法制化、服务社会化，经营集约化为突破口，推动后勤外包项目资源优化配置，增强后勤保障能力，逐步建立和完善适应社会主义市场经济要求和新时期医院建设需要的高效、协调、规范的后勤保障服务。

充分考虑到医院后勤工作运行的成本和经济负担，同时要求后勤外包项目的承包者，要具有一定的竞争能力和服务水平，要保证质量和效率。在服从服务于医院各项活动的前提下，处理好社会效益和经济效益的关系。

要以医院的发展建设为全局，以保障服务好医疗一线、服务好病人及家属为中心开展工作，做到识大体，顾大局，个人利益服从整体利益，局部利益服从全体利益。从而达到相互理解、相互支持，共同发展。

医院后勤外包业务，是医疗卫生单位的管理者们积极探讨的共同问题。通过改革现行的医院部分后勤服务项目，积极引入市场机制和竞争机制，把医院后勤服务与社会上的服务有效融合，为医院提供优质、高效、低耗、便捷的后勤保障服务，最大限度地发挥人、财、物的综合效益，把医院后勤外包项目纳入社会化、市场化、健康发展的轨道，从而能使医院的后勤保障工作在多元化的模式下做得更好。

第三篇：业务外包管理制度

业务外包管理制度

1.总则

1.1

为了加强业务外包管理，规范业务外包行为，防范业务外包风险，根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

1.2

业务外包，是指公司利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本公司以外的专业服务机构或其他经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为。本制度不涉及工程项目外包。

1.3

外包业务通常包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服务等。

2.部门职责

需进一步明确

3.不相容岗位

3.1

外包方案的立项与审批；

3.2

外包方的选择与审批；

3.3

外包的执行与验收。

4.业务外包管理风险

4.1

外包范围不合理，核心业务外包，可能导致公司失去竞争优势。

4.2

外包价格确定不合理，承包方选择不当，可能导致公司遭受损失。

4.3

业务外包监控不严、服务质量低劣，可能导致公司难以发挥业务外包的优势。

4.4

业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致公司相关人员涉案。

5.工作流程

5.1

制定及审核外包实施方案

5.1.1

公司业务外包包括贴牌生产、IT服务、资信调查、可行性研究、研发等。

5.1.2

公司应当根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包范围，制定外包实施方案；并根据是否对公司生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点。

5.1.3

公司应根据预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。外包方案包括但不仅限于业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整性。

5.1.4

公司制定外包方案时，应听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。

5.1.5

公司应建立完善业务外包审核批准制度，明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定各层级人员应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。

5.1.6

在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。

5.2

招标及选择承包方

5.2.1

公司应根据不同业务范围，组成有相应专业人员构成的承包方评估小组，并对外发布投标公告，与候选承包商建立联系，发放外包项目竞标邀请书及相关材料。

5.2.2

参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。公司应引入竞争机制，按照有关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采用招标方式等适当方式，择优选择承包方。

5.2.3

评估小组应通过实地调研等多种方法，调查候选承包方的合法性、专业资质、技术实力、质量环保意识等情况，并考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑；同时综合考虑公司内外部因素，对业务外包的成本进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。

5.2.4

调研结束后，评估小组应编制考核报告，提交公司领导审批。

5.2.5

公司应根据评估小组反馈的各种信息，从候选承包方中做出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。

5.3

签订业务外包合同

5.3.1

在订立外包合同前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。

5.3.2

在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。

5.3.3

在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存在问题进行有效沟通。

5.3.4

在合同的服务和质量标准方面，应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。

5.3.5

在合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。

5.3.6

在费用结算标准方面，综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。

5.3.7

在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。

5.3.8

业务外包合同的评审及签订流程参见合同管理制度。

5.4

组织实施业务外包

5.4.1

对于贴牌生产，公司应至少派驻两名员工到贴牌厂进行现场管理。在承包方提供服务或制造产品的过程中，公司应密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取承包方动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。

5.4.2

建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求承包方调整改进。

5.4.3

对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。

5.4.4

有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。

5.4.5

切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。

5.5

验收

5.5.1

质量管理部门应对贴牌生产活动的全过程进行控制，确保业务外包产品质量符合规定要求，保证产品质量；质量管理部门负责贴牌产品的进厂检验；负责对贴牌产品质量证明资料的收集、整理及归档，建立质量档案；负责对贴牌厂家质量保证能力和业绩进行评价。

5.5.2

产品进厂后，库管员应对贴牌产品的、型号、规格、数量、质量证明书等相关信息进行审查，确保送货单上的型号、数量等内容与实物相一致，确保质量证明资料完整无误。

5.5.3

进厂检验员按《产品检验和试验控制程序》及相关的技术条件实施检验，检验结果应及时通知库房。

5.5.4

需到现场验收的产品由质量管理部派专人进行驻外检验或验收。

5.5.5

其他类型的业务外包检验工作，由业务需求发起部门连同相关专业技术人员进行验收。

5.6

会计核算及财务控制

公司财务部门应当根据合同约定和外包进度办理结算业务。未到达合同约定的履约状态的，财务部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。

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END

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第四篇：外包业务管理制度

生产外包业务管理制度

为使本公司生产外包业务流程顺畅合理，确保业务外包期间公司资产安全，维护企业利益，特制定本制度。

一、目的

降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力。

二、生产外包战略

在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下四个方面的因素。

（1）此项业务需利用本公司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。（2）此项业务外包可以降低成本或提高效率。

（3）此项业务非公司核心技术且外包能够产生比自己操作更多的利益。（4）生产能力暂时无法满足市场需要时。

三、生产外包业务的流程

申请-----审批----签订协议----外包加工、过程监控----产品验收---开具发票----财务结算 3.1申请

3.1.1公司需要将业务项目进行外包时，应由申请部门填写外包申请表，申请表应包括：业务外包的原因、内容、金额、承包商的情况、外包方式等。

3.1.2 外包时，承包业务的单位或个人需提供相关的证明，由生产部建立承包商档案。3.2审批

生产外包项目必须经主管副总审批，单批2万元以上的业务由常务副总审批。

生产部对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括3个方面。

（1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。（2）承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。（3）承包方的性价比是否合适； 3.3签订协议

所有外包项目都必须签订协议或合同，协议必须约定保密事项和安全责任。业务外包过程中形成的商业信息材料，生产管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。3.4外包加工过程及验收

3.4.1生产部负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利执行。为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。3.4.2对承包人员进行培训，详细说明本项目工作内容、公司技术要求、验收标准、现场管理、安全制度等，并签字认可。

3.4.3承包人需领用材料、使用公司设备、工具时，必须经生产副总同意，并办理领用手续。

3.4.4承包人外带原料出厂应办理相关领用借用手续并经生产副总签批，开具出门证。

3.4.5外存货物应按照公司货物的保管条件要求进行使用、保管，如防火、防盗、防未经授权接触等，以免损坏。承包方因自身原因造成材料、产品损失的，应对公司进行赔偿。

3.4.6外包完成后必须经质管部门检验，合格后办理入库手续。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。

3.4.7外包过程中，交给承包人的图纸等资料须办理签领手续，使用完毕必须交回公司。

3.4.8 对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，生产管理部门负责向承包方索赔。3.5发票开具

承包人必须开具正规外加工发票，个人承包的须到国税局代开。3.6财务结算

3.6.1承包方全部产品、服务保质保量完成后，发票开具，由生产部填写付款通知单，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。

3.6.2财务结算时应核对外包申请表、入库单或派工单、协议、发票，付款通知单，一致后方可付款。

四、外包业务流程中断防范措施

1、业务外包采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方，以降低一方服务失败或单方中止合同可能给本企业带来的损失。

2、业务外包管理部门定期对所有重要承包方的履约能力进行评估，形成业务可持续能力评估报告。

3、根据业务可持续能力评估报告，业务外包管理部门负责及时替换不再继续具备履约能力的承包方，避免外包业务的失败造成公司商业活动的中断。

第五篇：业务外包制度

业务外包授权审批制度 第一章 总则

第一条 为了使公司业务外包活动更加规范、有序，明确各部门和相关岗位在业务外包管理工作中的授权范围及审批权限，根据国家法律法规及公司章程的规定，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司在对采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等业务进行外包时涉及的授权审批事项。

第二章 业务外包的授权审批范围及内容

第三条 业务外包申请的授权审批

1．公司相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。

2．相关部门负责人审核计划书。

3．董事长、总经理、财务总监对计划书进行审议。

4．采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于200万元的外包项目，由董事长、总经理办公室审议批准。

5．加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额达200万元（含）以上的外包项目，由董事长、总经理审核后，提交董事会审议批准。第四条 外包合同签订的授权审批

1．外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。

2．归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别管理层审批。

3．合同金额在200万元以内的外包协议，由总经理审批。4．合同金额在200～500万元的外包协议，由董事长审批。

5．合同金额在5 000万元以上的外包协议，提交董事会或股东会审批。第五条 外包业务费用支付的授权审批

1．归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。

2．由部门负责人会同行政部（法务）对付款申请进行审核，并签发支付单据。

3．财会人员对支付单据进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别管理层审批。4．单次涉及金额在200万元以内的申请，由总经理审批；200～500万元的申请，由董事长审批；500万元以上的申请，由董事会或股东会审批。

5．财务部门负责人确认审批程序无误后，由财会人员给予支付。

第三章 授权期间与授权调整

第六条 总监及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程中规定执行

第七条 外包业务归口管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目启动时始至外包项目结束时终。第八条 发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。

1．受权人发生重大越权行为。

2．受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任。3．经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。4．业务外包计划发生重大变化。5．其他情况。

第四章 附则

第九条 业务外包项目所涉及的授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。

第十条 违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。第十一条 本制度由总经办负责制定和解释；

第十二条 本制度经总经理批准后自公布之日起执行。

外包业务管理制度 第一章 总则

第一条 为使本公司外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间公司资产安全，维护公司利益，实现业务外包的战略目标，特制定本制度。

第二条 本制度适用于本公司所有业务外包活动的管理。

第三条 本制度所指的外包业务，主要是指为实现公司的战略经营目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商（以下简称为“承包方”）提供的某些部分或全部业务。

第二章 外包业务流程

第四条 制定外包战略

1．在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。

（1）此项业务是否是利用本公司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。（2）此项业务外包可以降低成本。

（3）此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等。2．准确把握公司核心竞争力与盈利环节，避免将公司核心业务外包。第五条 编制外包项目计划书

公司在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主要包括以下内容。1．业务外包的背景，如公司外部环境要求及公司中长期发展战略。2．业务外包内容，将部分还是全部业务职能交由承包商提供。3．业务外包的具体实施程序。4．业务外包的主要风险和预期收益。5．其他相关内容。第六条 成立外包业务归口管理部门

1．外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关咨询专家、外包项目协调管理人员、合同协商管理人员等组成，必要时还应包括法律及财会专业人员。

2．业务归口管理部门负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利执行。第七条 选择承包方

1．外包业务归口管理部门发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放《外包项目竞标邀请书》及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交《投标书》及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。

2．归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括5个方面。（1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。（2）承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。（3）承包方在知识产权保护方面的力度和效果。（4）承包方的性价比是否合适；（5）其他因素。

3．确定标底并进行公开招标。

4．组织公司其他职能部门进行开标、评标、定标。归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名，会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公司作为业务承包方。

5．归口管理部门和承包方就《外包项目合同》的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署《外包项目合同》。

第八条 归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项目相关政策制度。第九条 归口管理部门根据合同约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。第十条 项目结束或合同到期时，归口管理部门负责对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。

第十一条 与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，归口管理部门对申请书进行审核。审核通过后，开具付款证书，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。

第十二条 对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。

1．指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。2．采用法律手段解决长期未决赔款。

3．若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报公司总经理以上级别管理层审批后执行并备案。

第三章 业务外包流程中的资产存货管理

第十三条 固定资产管理

1．对于公司所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照本公司《固定资产管理制度》使用和管理。

2．业务外包归口管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。

3．交由承包方使用但所有权归本公司的资产，只能用于外包业务活动。未经公司相关领导人员同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。第十四条 流动资产管理

1．业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，归口管理部门要求承包方遵循本公司制定的相关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。

2．对承包方责任造成的流动资产损失，业务外包归口管理部门有义务责成承包方赔偿。

3．业务外包过程中形成的商业信息材料等，归口管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。第十五条 存货管理

1．对于因业务外包需要由承包方购进的存货，存货订单应经我方相关授权领导审核批准，而存货的数量、质量检查由承包方负责办理；归口管理部负责按公司存货管理规章制度准确、及时地在存货系统中予以记录和反映。

2．对于因业务外包需要由我本公司销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包项目，不得另作他用。归口管理部门负责监督。

3．归口管理部门负责定期组织相关部门（如资产管理部、财务部等）及相关人员对承包方的存货进行盘点（每月×次）。而对于盘盈盘亏的存货，应经本公司财务总监审批后，方可交会计人员进行会计处理。

4．对于所有权归我公司的、在承包方储存的存货，归口管理部门负责监督、检查承包方是否按本公司存货库存管理制度中的要求进行管理；对于检查中发现的次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、分离。

5．归口管理部负责指定专人跟踪、调查外包业务中涉及的所有存货的一切变动，查明原因，报财务总经理审核后处理。对于承包方无合理原因过度使用存货，造成公司成本上升，归口管理部或相关人员有权代表公司要求承包方补偿。

第四章 外包业务流程中断防范措施

第十六条 业务外包归口管理部门采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方，以降低一方服务失败或单方中止合同可能给本公司带来的损失。

第十七条 业务外包归口管理部门定期对所有重要承包方的履约能力进行评估，形成业务可持续能力评估报告，交由公司总经理及以上级别管理层审阅。

第十八条 根据业务可持续能力评估报告，业务外包归口管理部门负责及时替换不再继续具备履约能力的承包方，避免外包业务的失败造成公司商业活动的中断。

第五章 附则

第十九条 本制度由公司总经理办负责制定和解释。第二十条 本制度经总经理批准后自公布之日起执行。