开展档案数字化建设的实践与思考

第一篇：开展档案数字化建设的实践与思考

摘要：随着 社会 信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和 经济 活动的战略资源。信息技术的高速 发展 和推广 应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应 时代 发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断 学习科学 知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的 问题 引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，论文发表而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些 农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细 内容 恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的 内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。笔者认为对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行 科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，论文发表统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展溃故颈镜亓礁鑫拿鹘ㄉ璧某晒唤⑼舷中形募樵闹行奶峁┤牟檠鸩绞迪终窆煊欣诘钡厥?经济 建设和社会发展的良好环境。

3、加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考 资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《 中国 档案报》2000年第547期

2、杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2001年版

3、王荣国、李东来《数字图书馆的概念形态及 研究 范围》《图书馆学报》2001，5

第二篇：加快煤炭企业档案数字化建设的思考

摘 要：为加快煤炭企业档案数字化建设，企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起，从而保证重要档案数字化。

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

总之，煤炭企业档案工作的数字化建设，要结合企业网络化办公水平的提升而逐步完善和提高，为企业的安全生产、经营管理等提供真实可靠的、可以借鉴的资料，积极推动企业的又好又快发展。

第三篇：档案数字化建设方案

档案数字化建设方案

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。

业务流程

纸质档案数字化标准：DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》 1.制订批次计划

为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接

根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查。

对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。

确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作

按照文件数据库目录结构与目录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。4.档案整理

对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。拆除装订

影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。资料及档案内的成册资料严禁拆除。区分扫描件和非扫描件

区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整

对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。档案整理登记

详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订

扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。5.档案扫描

黑白扫描采用（300dpi）TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩为准（600dpi）TIFF格式扫描。保证扫描图像效果原原件吻合。

大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。

需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。核对每件文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。

图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。扫描时保证档案原件不被损坏。6.图像处理 纠偏

偏斜的图像进行纠偏处理，倾斜不超过3度，方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污

图像页面中影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。图像拼接

大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的完整性。栽边处理

去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。深浅度调整

图像深浅度不一致时进行修复，保证图像的深浅度一致。7.OCR识别

运用先进的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别

8.图像存储

采用TIFF、JPG格式存储，存储时选择的压缩率在保证扫描的图像清晰可读的确前提下，尽量减小存储容易为准则。

供网络查询的扫描图像，存储为PDF文件格式，进行过文字识别的，形成文件文字层。

纸质档案目录数字库中的每一份文件，都有一个与之相应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。9.数据质检

关键项检验和整理数据质量抽检。

抽检工作由专为进行操作，操作结果进行记录。数据采用全检方式，合格率要求达到95%以后确保质量。10.数据挂接

运用批量挂接与单张挂接的方式，将目录库与图像库一一对应起来，并生成索引文件。

汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络加载到数据服务器终端汇总，实现批量、快速挂接。

数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库和图像文件的批量挂接。11.数据自检

建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检必须达到《档案馆纸质档案数字化验收标准》的，才能递交进行验收。12.数据验收 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据校对员进校对过程不接触任务纸质档案，根据扫描的图像结果来进行校对。

首批数据采用全检方式

以后批次采用抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件、数据挂接的总体质量。根据《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查。

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。13.数据备份

经验收合格的完整数据及时进行备份。

同一份文件，不跨二片DVD片号

光盘表面标示光盘片编号并注明光盘目录索引信息

光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确性。14.成果管理

加强对纸质档案数字化的成果管理，确保安全、完整和长期可用。15.档案入库

重新整理后的档案按照顺序返还，对档案的完整性进行检查。拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变。

第四篇：浅谈房产档案数字化的应用与实践

浅谈房产档案信息数字化的应用

一、房地产档案信息数字化建设的重要性

近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料和其他档案材料进行接收、扫描、整理入库。保证产权产籍档案信息的完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而随着计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,而建立加强房产档案数字化建设也是必然的发展趋势

二、房产档案信息数字化的主要内容

档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它可以把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可以结合网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产档案信息数字化是房产档案数字信息建设的最基础的工作，就是将传统栽体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索。这项建设可以为房产档案信息服务开创一个新的环境，为提高管理水平、提高效

率，增强档案业务部门的服务水平提供一个很好的数字平台，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

三、房地产档案信息数字化的具体组成部分(一)档案扫描仪器的要求

（1）档案信息数字化一般采用扫描方式为主进行。以我们现在使用的佳能扫描仪CR-2510C为例，要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。

（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。

（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。

(二)档案扫描的具体操作流程

房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：

1、档案分类整理

首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。

2、拆除装订物

在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

3、保证实体档案的原始性

对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的

档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。

4、整理顺序

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：

⑴ 目录 ⑵ 房屋所有权证

⑶ 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，规划图）⑷ 各类申请表

⑸ 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）

⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）

⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收据）

以上操作使得扫描编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案信息数字化质量。

4、扫描后各类文件的编码分类

为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。

5、将数据提交入虚拟数据库

6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。

7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节和工作人员相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的、审核工作。

二、实行房地产档案信息数字化的意义

1、使检索查询更为便捷

传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，要找出所需的档案来，然后根据电子数据库的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。

提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。

2、简化了档案管理的程序，提高工作效率

实行档案管理的信息化后，简化了档案日常操作的步骤，工作人员可以更好的从事档案的归档工作极大提高了工作效率。这样就使得档案的使用更加方便与安全。

第五篇：浅谈房产档案数字化的应用与实践

浅谈房产档案数字化的应用与实践

一、房地产档案数字化建设的必要性

近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速, 而随着

计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而房地产档案数字化的建设也是势在必行。

二、房地产档案数字化的优势

1、提高了办事的效率

首先，档案数字化就是将纸制档案转变为数字化电子档案后，进行信息化系统管理，这样就使得档案的使用更加方便与安全。

并且使各类档案资料能及时归档，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。

2、提高了经济效益

过去一直使用纸制档案，致使管理成本比较大。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为电子图像档案，不仅节约了费用，节省了占地空间，而且

查阅起来极为方便迅速，从而避免了纸张和人员的浪费。

三、房地产档案数字化的具体组成部分

(一)档案扫描仪器的要求

（1）档案数字化一般采用扫描方式为主进行。这要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。

（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。

（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证

处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。

(二)档案扫描的具体操作流程

房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：

1、档案分类整理

首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。

2、拆除装订物

在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

3、保证实体档案的原始性

对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。

4、整理顺序

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：

⑴

⑵

⑶ 目录 房屋所有权证 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，草图，规划图）

⑷

⑸ 各类申请表 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或者组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）

⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）

⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料;）

⑻ 其他材料（收件收据）

以便在扫描后编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案数字化质量。

4、扫描后各类文件的编码分类

为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。

5、将数据提交入虚拟数据库

6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。

7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。