浅淡城建档案数字化建设的管理与改进

第一篇：浅淡城建档案数字化建设的管理与改进

浅淡城建档案数字化建设的管理与改进

长春市城市建设档案馆赵冰

［摘要］ 城建档案数字化建设是新时期城建档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强城建档案数字化建设，开创城建档案工作新局面方面谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。城建档案则从另一个角度来记录一个城市的发展历程，记录一个城市的各项基础设施，记录一个城市各时期的风貌。城建档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。城建档案工作深深植根于人民社会生活，与社会发展同步，并随着城市文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

城建档案数字化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是城建档案工作向现代化迈进的必由之路，是城建档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。长期以来，档案工作人员都是从事纸质档案管理，即使在现代化的信息产业中的档案工作人员，大多数也只是从事档案的接收和管理工作，并不直接从事研究和学习现代计算机技术，对于计算机的技术应用，档案信息、档案资料的来源，档案文件的电子版格式，知之不多，难免使得档案管理主体与档案载体这个

客体之间的联系脱节。所以要做好档案数据库工作，为以后的档案工作现代化管理、利用打好基础，首先就是要做好档案管理的现代化技术管理，从档案载体的形成源着手，按现代档案工作的管理控制来做好档案的基础工作，其次要加强人员培训，使档案工作人员成为档案工作和现代化技术的专家，只有这样，建立现代化数字档案管理资源的管理体制才具有了可以实现的条件和基础。

档案数字化是数字档案馆档案信息资源建设的重要组成部分，也是数字档案馆建设过程中较易展开的工作。档案馆进行档案数字化，可以采取“外包”的形式，但综观我国各级各类档案馆档案数字化的现状，一般由档案馆自身开展这项工作。档案数字化不仅是项技术工作，更是一项流程管理工作。

城建档案数字化的特点是：图纸多，资料多，相关资质证明多。这就在一定程度上限制了城建档案的数字化进程，这也是城建档案数字化的一个攻关课题。将以上问题解决好，会对城建档案数字化起到极大的推进作用。

我们现在的想法是：

第一，要把城建档案数字化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。城建档案数字化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案数字化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规范，确保档案数字化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于

共享。

第二，要通过城建档案数字化整合，带动各项档案基础业务工作。城建档案数字化建设是一项科学系统工程，涉及到档案工作的方方面面。城建档案数字化的顺利开展必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使城建档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

第三，要确保档案数字化建设的整体效益和质量。城建档案数字化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于数字化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

我们现在的做法是：

第一，加快档案数字化基础设施建设。建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

第二，促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案，照片底片档案，录音，视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和

存储，即进行数字化档案馆馆藏的建设。

第三，加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

第四，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

第五，加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。

总之，档案数字化工作是一门深奥的学问，做好档案数字化工作是无止境的，城建档案数字化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进。

参考文献：

［1］《浅谈档案数字化工作》石国杰《浙江档案》2005年 04期

［2］《实现档案数字化建设需要注意的问题》金向阳《兰台世界》2005年 04期

［3］《浅议档案数字化建设》牟丽华、王林《兰台内外》2007年 03期

［4］《档案信息化应用系统建设》薛四新、彭荣、陈永生

第二篇：浅谈城建档案信息化建设

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浅谈城建档案信息化建设

摘要：档案信息化就是在加强城建档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放城建档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。

关键词：档案；信息化；建设

档案信息化在城建档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息进行了采集、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。

一、档案信息化建设的重要性及现实意义

1、档案信息化建设的重要性

一是可改善档案管理工作。只有实现城建档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；提高档案信息利用的时效性。

三是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

2、档案信息化建设现实意义

档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来更多资料详见同程社区club.toonedu.com电话：400-617-0860

显而意见的效果和收益。

一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

三是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，提高职能部门的工作效率。

四是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率。

二、档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

1、基础设施建设。

主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

2、档案信息资源建设。

主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

3、标准规范建设。

这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、存储、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式等。

4、应用系统建设。

这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠有关的技术力量，选用先进、适用和可靠的编码、数据库来加强档案管理系统。

5、人才队伍建设。

这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行；有了路和车，没有货不行；路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

21世纪是信息产业主导世纪，逐步实现城建档案信息化成为城建档案事业发展的主流，面对新世纪的机遇与挑战，我们只有把握机遇，迎接挑战，加快发展，才能实现档案事业的改革与创新，建立信息产业的档案事业体系，并为建立信息化数字城市的建立打下良好的基础。

第三篇：档案数字化建设方案

档案数字化建设方案

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。

业务流程

纸质档案数字化标准：DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》 1.制订批次计划

为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接

根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查。

对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。

确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作

按照文件数据库目录结构与目录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。4.档案整理

对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。拆除装订

影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。资料及档案内的成册资料严禁拆除。区分扫描件和非扫描件

区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整

对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。档案整理登记

详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订

扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。5.档案扫描

黑白扫描采用（300dpi）TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩为准（600dpi）TIFF格式扫描。保证扫描图像效果原原件吻合。

大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。

需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。核对每件文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。

图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。扫描时保证档案原件不被损坏。6.图像处理 纠偏

偏斜的图像进行纠偏处理，倾斜不超过3度，方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污

图像页面中影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。图像拼接

大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的完整性。栽边处理

去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。深浅度调整

图像深浅度不一致时进行修复，保证图像的深浅度一致。7.OCR识别

运用先进的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别

8.图像存储

采用TIFF、JPG格式存储，存储时选择的压缩率在保证扫描的图像清晰可读的确前提下，尽量减小存储容易为准则。

供网络查询的扫描图像，存储为PDF文件格式，进行过文字识别的，形成文件文字层。

纸质档案目录数字库中的每一份文件，都有一个与之相应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。9.数据质检

关键项检验和整理数据质量抽检。

抽检工作由专为进行操作，操作结果进行记录。数据采用全检方式，合格率要求达到95%以后确保质量。10.数据挂接

运用批量挂接与单张挂接的方式，将目录库与图像库一一对应起来，并生成索引文件。

汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络加载到数据服务器终端汇总，实现批量、快速挂接。

数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库和图像文件的批量挂接。11.数据自检

建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检必须达到《档案馆纸质档案数字化验收标准》的，才能递交进行验收。12.数据验收 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据校对员进校对过程不接触任务纸质档案，根据扫描的图像结果来进行校对。

首批数据采用全检方式

以后批次采用抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件、数据挂接的总体质量。根据《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查。

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。13.数据备份

经验收合格的完整数据及时进行备份。

同一份文件，不跨二片DVD片号

光盘表面标示光盘片编号并注明光盘目录索引信息

光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确性。14.成果管理

加强对纸质档案数字化的成果管理，确保安全、完整和长期可用。15.档案入库

重新整理后的档案按照顺序返还，对档案的完整性进行检查。拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变。

第四篇：2012沈阳城建档案归档与管理练习题

练习题：

一、填空题：

1、辽宁省地方标准《建筑工程文件编制归档案规程》（GB21/T1342-2004）自2004年6月30日起施行。

2、辽宁省《建筑工程文件编制归档规程》适用于我省行政区域内新建、改建、扩建的建筑工程。

3、建筑工程文件应随工程进度及时收集、整理，并按专业归类，且应齐全、准确、真实、完整。

4、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完整。

5、对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，建设单位未取得城建档案管理机构出具的工程档案预验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。

6、建设单位应严格按照国家有关档案管理的规定，负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程文件建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向城建档案馆（室）或者其他有关部门移交一套符合规定的建筑工程竣工档案。

7、利用施工蓝图改绘的竣工图，在施工蓝图上一般采用杠（划）改法、叉改法局部修改可以圈出更改部位。在原图空白处绘出更改内容，所有变更处都必须引索引线并注明更改 1

依据。

8、编制竣工图，结构形式、工艺、平面布置等有重大改或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。重新绘制的图纸必须有图名和图号，图号可按原图编号。

9、建设工程电子档案是指按照规程编制，经过验收合格并归档的电子文件的集合。建设工程电子档案具有真实性、完整性、有效性的特点。

二、名词解释：

1、建设工程文件：在建筑工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

2、竣工图：工程竣工验收后，真实反映建筑工程项目施工结果的图样。

3、归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，并按规定移交档案管理机构。

三、简答：

1、对工程竣工验收前，施工单位向建设单位提交施工文件有何要求并负何责任？

答：对工程竣工验收前，施工单位应按承包合同中约定的份数和规定时间向建设单位提交完整、准确的经施工单位技术负责人审批并经监理单位审查的建筑工程施工文件，并对施工文件的真实性、完整性和有效性负责。施工文件的内容和

格式应符合《辽宁省建筑工程文件编制档案规程》要求。

2、图纸会审记录应包括哪些主要内容？

答：

1、是否齐全，引用标准图号是否明确，是否符合国家现行规范、标准要求。

2、地基基础的设计是否符合该工程地质勘察报告结论要求。

3、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位协商施工条件。

4、解决图纸中存在的土建、水、电、通风、空调、设备安装中各类管道敷设过程中出现的矛盾。

5、对在图纸中发现的尺寸、坐标、标高、说明、索引等错误，加以更正。

第五篇：浅淡工程项目档案的动态管理

浅淡工程项目档案的动态管理

本文转自职称论文发表网，原文地址摘 要：工程项目大多具有投资规模大、建设周期长、影响因素多等特点，运用目标管理技术和过程控制原理，对工程项目的目标实行动态管理，可有效提高工程项目建设管理水平。而工程项目档案是工程建设的真实记录，贯穿于工程建设的全过程。是各建设、设计、施工、监理、质监等单位工作的真实体现，是工程建设的重要技术成果。是评定工程质量、衡量施工单位的管理水平、和工程交付使用的必要条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改造的重要依据。本文主要就工程项目档案管理现状，如何建立工程项目档案的动态管理机制，及实现动态管理措施等进行探讨。希望广大的档案管理工作者，在工程项目档案的动态管理研究方面引起重视，也为以后的工程项目档案管理工作提供一些有价值的参考。关键词：工程项目档案动态管理管理机制措施

1工程项目档案管理难点分析

工程项目档案的动态管理是一项复杂的、巨大的系统工程，而档案资料的系统性、成套性又是做好工程项目档案的基础。因此，工程项目档案管理的难点主要体现在档案资料的收集方面。目前，由于工程项目的规模大及其复杂性，加之施工单位的多元化，档案管理多呈现事后管理，少全过程管理，导致很多项目的档案文件收集不全，或内容失真，或保管不善。加之档案管理工作前期投入不足，信息技术应用、网络管理系统的建设还不普及，档案的整理严重滞后，档案管理工作信息化建设缓慢，不仅造成工程文件不准确、不齐全、不规范，而且阻碍了档案信息的开发利用。

工程项目档案管理中未坚持依法治档是项目档案管理困难的又一重要因素。工程项目档案不但关系到建设工程的安全，而且是调查工程质量事故的依据。也是办理国土证、产权证、房屋维修的必备资料，关系到广大人民群众的切身利益。如上世纪80年代的城建档案保证金制度，90年代中后期的城建档案责任保证书的管理模式，其城建档案的收集效果并不理想，都未能达到建设部的要求。特别是90年代后期，城建档案保证金取消后，大量的的工程档案未能收集进馆，不仅不利于城市建设的科学规划和城建工程的管理，而且严重损坏了国家和人民群众的根本利益。探索建立工程档案的动态管理机制

工程建设主要分为工程建设准备阶段、建设施工阶段、建设竣工验收的阶段。为了确保工程档案的完整性、系统性和准确性，工程档案的资料收集，必须介入工程建设的各个环节，全程参与，形成一条纵向管理链。将工程项目档案管理与工程项目的动态管理同步推进，建立起工程档案的动态管理机制。

为保障资料收集工作的顺利进行，在管理过程中还必须利用国家赋予的法律、行政权力，建立有效的制约机制，依法治档，以实现工程项目档案的有效动态管理。

（1）工程建设前期阶段要做好档案法规的宣传和档案管理制度的建设。

为了改变项目档案收集难的状况，自工程立项开始，就要大力宣传并严格执行《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》等国家、地方法律、法规，让其深入人心，逐步变成大家的自觉行动。同时，大力组织档案业务培训，制定项目档案工作的初步计划，建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范。结合实际制定项目文件的管理细则，逐步建立一套能够基本保证项目档案收集的管理制度和方法，并在具体实践中不断完善。

档案管理部门要与建设单位签定报送工程档案责任书，通过专门印制的档案宣传手册和 1

有关的法规资料，向建设方、施工方宣传我国城建档案的相关法律、法规。建立工程项目台

帐，举办在建工程项目档案员学习班，学习工程项目档案验收备案的相关政策和工程档案质

量标准，提出档案的建档、归档的规范、流程和管理程序的具体要求，对工程档案资料实行

集中统一管理。建设方、施工方必须安排配备经过培训的专职资料员负责档案资料的收集、归档和整理工作。同时建立建设工程档案员联系网络，保持与工程档案的直接管理者的联系，确保档案业务指导工作的顺利进行。

（2）工程建设施工阶段要做好现场业务指导和执法检查，保证档案的真实和规范。档案业务指导部门在工程项目施工过程中，要做到全员参与、跟踪服务，要定期深入

工地。可通过电话、现场办公了解工程建设情况。建立覆盖全项目的档案管理网络，对各工

程项目档案管理工作进行跟踪指导、协调、督促检查，发现问题及时解决。建立有效的信息

交流、反馈系统和技术资料数据库，实现项目资料信息内部共享。定期地为在建工程开展上

门服务，进行档案业务指导工作。保证整个工程项目档案的收集、整理、立卷、归档进度与

工程建设同步，避免因工程变更造成档案的疏漏和混乱。

同时，要加强协同管理，严格执行档案法规。经常会同工程质量监督部门、建设局等部

门组成联合执法小组，切实履行监管职责，检查和审核项目建设中档案资料的真实性、准确

性、系统性。严格按照档案工作的各项标准、规范，做好收集、整理和归档工作，以维护工

程档案的真实性和系统性。

（3）工程建设竣工阶段要抓好项目档案的验收工作，以确保档案的完整和安全。

工程项目竣工验收的一个重要条件是竣工档案必须同时通过验收。档案管理部门对竣工

工程档案的有效监督，确保设计方、建设方、施工方、质监、监理等部门工程撤离前，有充

裕的时间完善和充实竣工工程档案资料。如城建档案馆为了对建设方在最后的备案工作进行

有效的约束，规定对已通过预验收项目建立备案工程统计台帐，对已竣工，三个月内没有向

城建档案馆移交工程档案的项目下达“工程档案催交通知书”并建立台帐，落实工程档案移

交情况。为把住工程项目档案的最后一道收集关，对工程项目档案的收集进行严格控制，建

设单位必须将工程项目档案交至档案馆进行档案备案认可，凭备案表到产权部门才能办理产

权证。这样，杜绝了档案文件的人为地割裂与缺失，保证了档案的完整和安全。强化工程项目档案动态管理的措施

强化工程项目档案的动态管理最基本的方法，就是健全各项规章制度，使档案管理制

度化、规范化和标准化。国家和各部委颁发的有关法律、规定和办法，是制定相应规章和实

施细则的依据和指南。同时还要根据项目的具体情况，制定符合现场实际的细则和规定。

通过建立联系网络，掌握工程项目档案工作的现状。强化工程项目档案动态管理的主要

措施，主要体现在两个方面：

（1）实行前端控制，同步实施

工程项目档案的收集、管理与提供利用相分离的体制难以保证档案完整、准确，也是

导致档案部门整编工作中大量重复劳动的主要原因。因此，档案管理部门必须从建设项目实

施开始，就将档案管理纳入项目管理流程，进行前端控制，同步实施。首先做好建章立制的工作，可通过政府、人大、规划、建设、质量监督等政府职能部门的全方位配合，明确建设

单位、施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在档案形成过程中各自应承

担的职责，明确档案工作管理体制，建立档案工作组织机构，并以合同形式明确各方的档案

管理权利和义务，用经济手段保证档案管理目标的实现。同时，还要做到档案管理与项目管

理同时建设，同步发展。例如，档案管理的基础建设要列入项目办公自动化建设规划，为档

案部门配备相对先进的设备，包括计算机、扫描机、数码摄像机等等，为档案管理现代化创

造良好的物资基础。将档案管理的要求纳入项目规划审批业务系统，做到档案资料的收集、整理、立卷、归档工作用与工程建设同步。确保项目档案的原始性和准确性，使档案信息资源更充分地发挥作用。还需说明，这些前端控制措施的实行，不仅仅是技术层面的问题，更重要的是观念的问题，档案部门应努力沟通，做好宣传推动工作，（2）强化管理系统建设，运用现代信息技术实施管理过程全程控制

管理系统建设是档案现代化管理的基础。档案资料的计算机管理、数字化和网络检索已成为档案管理发展的必然趋势。因此，档案管理部门应对设计单位、施工单位、监理部门及其它合作单位的跟踪指导、档案接收到档案提供利用的全过程，纳入计算机系统管理系统。运用现代信息技术，实现工程档案资料的收集、立卷、归档、档案接收、档案整编、档案利用、档案鉴定、档案统计等全过程标准化管理和控制，从而强化工程项目档案的动态管理，推动工程项目档案管理的现代化水平。

综上所述，通过对工程项目档案的动态管理，实行工程项目档案管理与工程项目建设管理流程同步进行，实现了工程项目档案与建设项目管理的淮确、紧密的联系。这不仅简化了工程项目档案资料的收集工作，提高了工作效率和档案的质量，而且有效地实现了对工程项目建设的控制和服务。保证了项目档案内容与其记录的项目业务的一致性，其管理方式不但能适应档案内容不断变化的要求，而且能够反映项目规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。

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