加快煤炭企业档案数字化建设的思考

第一篇：加快煤炭企业档案数字化建设的思考

摘 要：为加快煤炭企业档案数字化建设，企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起，从而保证重要档案数字化。

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

总之，煤炭企业档案工作的数字化建设，要结合企业网络化办公水平的提升而逐步完善和提高，为企业的安全生产、经营管理等提供真实可靠的、可以借鉴的资料，积极推动企业的又好又快发展。

第二篇：加快档案信息化建设的思考

加快档案信息化建设的思考

二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。

１９９６年４月，信息基础结构国际会议在中国北京召开，会议用诗一般的语言发表了《信息时代宣言》：“百万年蒙昧，数万年游牧，几千年农耕，八百年工商；如今亲眼目睹，一场汹涌澎湃的信息化世纪风暴，正席卷着世界的每一个角落；从东到西，从南到北，从阿美利加到欧罗巴，从亚细亚到澳新大陆„„不分种族、肤色、信仰、语言；不分地域、国度，信息化已经成为不可逆转的历史进程”。国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和队伍建设。依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关

服务的档案目录信息中心。档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点内容来抓。

一、档案管理现代化、信息化重要而紧迫。

１、档案管理现代化、信息化是必然趋势。

随着现代科学技术的开展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛地应用。但是从目前实际情况看，作为档案主管部门的各级档案局（馆），由于多种条件的制约，利用的广度和深度远远没有系统外广泛和普遍。例如邮电、银行等部门，档案管理现代化水平已经具备一定的规模。在这种情况下，如果我们的各级领导不充分认识档案管理现代化的紧迫性，不仅会使自身档案管理水平滞后，而且也会在档案指导、监督等方面出现知识领域的“空白”。发展下去，将使我们这支队伍由“内行”变成“外行”，由常规型的指导专家变成“科盲”、“机盲”。认识到这一点，我们各级领导必须自上而下地研究解决档案管理现代化、信息化所需要的经费、手段、技术应用等问题。

２、档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。例如银行部门的档案管理实现了系统内计算机联网，各种信息资源在所有的科室都可以开发利用；领导也可以通过微机调阅各种信息，指挥生产，开展工作，所需材料很快就能打印出来，体现了现代化管理的优势。有人曾以微软公司的总裁比尔·盖茨的ＳＯＨＯ办公模式为例，对电子文件的易操作性作了特例描述：比尔·盖茨可以坐在自己的家里通过视频系统和一些高层次员工开会，可以通过网络与客户在异地同起草一份合同文件。如果我们档案系统上下也能构成微机网络，那么利用开发的档案资料就十分便捷，服务领域也就能拓宽。

３、档案现代化管理可以增加信息存储量。

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。以软盘为例，一张３．５英寸的盘子，有１．４４Ｍ字节，理论上可以存储７０万汉字，超过厚厚的一本《红楼梦》，一张光盘的容量可以达到６００—４０００ＭＢ，可以存储３５万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存３０万卷档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达４—５公里，如果将其文字信息

录入计算机，用ＣＤ—Ｒ刻录保存仅需４００片，用ＤＶＤ的密度刻录保存，仅需６０片，完全可以装在一个公文包里。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

二、加快档案现代化、信息化的建设。

档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。

要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

第一、加强领导、提高认识。

加快档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，使档案信息化有一个明确的引路人。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话，市、县档案主管部门要在提高领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现

有领导群众的知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

第二、加大投入、增配软、硬件设施。

要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

第三、引进和培养现代化管理人才。

从目前基层档案工作人员学历上看，获成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员居少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，适应新的工作需要，对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，在两年内完成全员上岗培训，建构三级服务体系（单位内部、行业内部、面向社会），尽快建立局域网，着力加快数安化建设，构建档案信息资源库。

总之，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识。认真研究，合理规划，争取支持，加大投入，配备人才；要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平、工作效率，提升服务质量；要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。

第三篇：档案数字化建设方案

档案数字化建设方案

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。

业务流程

纸质档案数字化标准：DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》 1.制订批次计划

为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接

根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查。

对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。

确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作

按照文件数据库目录结构与目录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。4.档案整理

对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。拆除装订

影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。资料及档案内的成册资料严禁拆除。区分扫描件和非扫描件

区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整

对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。档案整理登记

详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订

扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。5.档案扫描

黑白扫描采用（300dpi）TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩为准（600dpi）TIFF格式扫描。保证扫描图像效果原原件吻合。

大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。

需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。核对每件文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。

图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。扫描时保证档案原件不被损坏。6.图像处理 纠偏

偏斜的图像进行纠偏处理，倾斜不超过3度，方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污

图像页面中影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。图像拼接

大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的完整性。栽边处理

去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。深浅度调整

图像深浅度不一致时进行修复，保证图像的深浅度一致。7.OCR识别

运用先进的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别

8.图像存储

采用TIFF、JPG格式存储，存储时选择的压缩率在保证扫描的图像清晰可读的确前提下，尽量减小存储容易为准则。

供网络查询的扫描图像，存储为PDF文件格式，进行过文字识别的，形成文件文字层。

纸质档案目录数字库中的每一份文件，都有一个与之相应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。9.数据质检

关键项检验和整理数据质量抽检。

抽检工作由专为进行操作，操作结果进行记录。数据采用全检方式，合格率要求达到95%以后确保质量。10.数据挂接

运用批量挂接与单张挂接的方式，将目录库与图像库一一对应起来，并生成索引文件。

汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络加载到数据服务器终端汇总，实现批量、快速挂接。

数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库和图像文件的批量挂接。11.数据自检

建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检必须达到《档案馆纸质档案数字化验收标准》的，才能递交进行验收。12.数据验收 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据校对员进校对过程不接触任务纸质档案，根据扫描的图像结果来进行校对。

首批数据采用全检方式

以后批次采用抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件、数据挂接的总体质量。根据《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查。

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。13.数据备份

经验收合格的完整数据及时进行备份。

同一份文件，不跨二片DVD片号

光盘表面标示光盘片编号并注明光盘目录索引信息

光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确性。14.成果管理

加强对纸质档案数字化的成果管理，确保安全、完整和长期可用。15.档案入库

重新整理后的档案按照顺序返还，对档案的完整性进行检查。拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变。

第四篇：开展档案数字化建设的实践与思考

摘要：随着 社会 信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和 经济 活动的战略资源。信息技术的高速 发展 和推广 应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应 时代 发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断 学习科学 知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的 问题 引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，论文发表而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些 农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细 内容 恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的 内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。笔者认为对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行 科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，论文发表统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展溃故颈镜亓礁鑫拿鹘ㄉ璧某晒唤⑼舷中形募樵闹行奶峁┤牟檠鸩绞迪终窆煊欣诘钡厥?经济 建设和社会发展的良好环境。

3、加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考 资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《 中国 档案报》2000年第547期

2、杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2001年版

3、王荣国、李东来《数字图书馆的概念形态及 研究 范围》《图书馆学报》2001，5

第五篇：关于煤炭企业信息化建设的思考

近年来，在我国各行各业信息化建设的浪潮一浪高过一浪的时候，作为基础产业的大多数中国煤炭企业，信息化建设的步伐却显得异常缓慢。如何以信息化为手段改造我国传统的煤炭工业企业，促使它们实现管理信息化，以信息化带动工业化，发挥后发优势，达到提高核心竞争力的目的，是摆在我国大多数煤炭企业管理者面前的一道难道。笔者通过在煤炭行业的亲身体验与其他行业的对比分析，找到了制约我国大多数煤炭工业企业信息化建设发展的若干因素。主要有以下几个方面：

一是资金问题。从历史积累看，处于基础产业的我国煤炭行业长期受到国家宏观经济政策的影响，真正进入市场经济的时间较晚，“三年扭亏脱困”政策的出台，煤炭企业是无私奉献，这时大多数煤炭企业已是囊中羞涩。而真正进入市场经济之后，煤炭市场在经历了1999年前后几年的持续疲软状态之后，煤市一直处于低弥走势。当时，煤炭企业的收入仅仅能够维持简单的继续生产，“三角债”的持续存在，企业的流动资金大量沉淀在了应收账款之中，职工的工资尚且拖欠，别说没钱，就是有了钱，每年安排于信息化建设的资金也是微乎其微，极其有限的。对于整个信息化工程建设来说也不过是杯水车薪，不足挂齿。资金严重短缺的问题成了制约我国大多数煤炭工业企业信息化建设最大的障碍。二是思想认识的问题。二十世纪八、九十年代煤炭企业在企业信息化方面(如办公自动化、自动控制等)的投入，由于受当时技术水平、缺乏合理的规划等诸多因素的影响，收效甚微。长期以来，在大多数煤炭企业领导人的心目中已经形成了信息化只不过是大把花钱、装饰门面的东西。由于煤炭企业的特殊性，使用人员多，属劳动密集型的传统基础产业，地下作业，是高危行业，通常大多数企业领导人把主要精力用于安全和生产，认为安全上不出事，多出煤企业就有效益，缺乏用发展的眼光看待企业信息化，主要原因有二：一是国内煤炭企业在信息化建设方面缺乏成功案例参考，二是对信息化涉及的各种技术和知识缺乏必要的了解。

大多数煤炭企业的管理者对企业管理信息化的过程和重要性认识不足。企业管理信息化是信息技术与企业管理的有效结合。信息化不可能在机制落后、装备陈旧、管理粗放的基础上实现。企业信息化不仅需要制度创新、技术创新更需要观念更新，只有打破传统的僵化的思想和做法，树立先进的管理理念，通过引入先进的科学的管理方法，运用现代化的管理工具，彻底改头换面，才能构造全新的企业。大多数煤炭企业领导人普遍认为，只要买了计算机、建了网络，把日常工作简单搬上计算机就是企业信息化了。没有认识到企业信息化的过程就是体制与观念变革的过程，是企业彻底改头换面重新架构的过程，是企业全体员工参与的“洗脑”工程。要学习和领悟信息化所蕴涵先进的管理思想，真正提高企业内部各个环节对信息化代表的先进管理理念和管理思想的认识，达成共识，才能加强企业上下级之间、各部门之间、企业与客户、供应商、信息化软件开发商和管理咨询公司之间的沟通和协作，通过业务流程的重组和快速实施，达到合理配置企业内部资源，实现基础数据积累，实现管理前移、事前科学预算，事中自动控制、能动调节，事后客观公正分析评价的目的，才能真正把企业的信息化工作做好。

三是需求分析问题。由于煤炭企业缺少资金，做任何事情在钱的问题上都斤斤计较，应该说总想花小钱办大事，这种勤俭节约的作风固然是需要，但对于信息化建设这样的系统工程太吝啬反而不好。一方面，自身往往缺乏系统分析方面的人才和知识。到目前为止，有些单位甚至大多数单位还不能详细描述用信息化这种先进的工具能干什么，到底通过信息化能为企业带来什么，只能任由软件供应商的摆布，同时这也给后期的项目验收带来了难度。另一方面，承担项目调研、实施的软件公司，由于拿到的钱少，往往走马观花，不能深入企业内部做详细调研，根本不知道企业最需要解决什么问题，找不到IT的支撑点和机会点，往往给企业开出的是通用处方，实施的是标准流程，在他们看来，反正中国的煤炭企业大同小异，基本差不多，在给企业提交的解决方案中，企业个性化的管理需求避而不谈或含糊其词。往往是项目实施是到中途，遇到企业个性化的关键问题软件无法完成，软件二次研发的代价又较大，企业和软件供应商都不愿做出牺牲，最终导致项目中途流产，或者是双方谈妥，避开这些一时难以彻底解决的问题，放弃应该实现的功能，匆忙完成项目验收，往往是劳民伤财，应用效果很不理想。绝大多数煤炭企业由于手头紧，在搞信息化建设上项目时，根本不可能去请咨询公司和找项目监理。

四是信息化规划问题。缺乏整体规划，对企业信息化的规划涉及到最基本的企业信息资源规划和建立在前者基础之上的硬、软件两方面的规划问题。

企业信息资源规划最重要的是完成总体数据规划工作。没有充分地认识到总体数据规划是整个信息化建设规划的基础与核心，是企业信息化设备购置规划，人才培训规划和应用项目开发规划的基础。由于企业的信息化建设投入较多，尤其对资金的需求量较大，对单个企业来讲，规划相对可能比较容易，对企业集团来说就更难。没有充分认识到进行总体数据规划的重要性和必要性，没有做信息化项目的企业暂且不谈，各个业务部门根据自身的需求仍在建各自的应用系统，到目前为止，仍大有单位存在。他们没有系统的思想，根本不考虑信息共享和未来如何进行整合的问题，缺少必要的数据规划。往往是硬件投入完成了，没钱购置适合本企业应用的软件系统，造成高速公路修好了，没车跑，或者跑空车的局面。目前，大多数煤炭企业搭建了企业自己的局域网，充其量是满足员工上互联网，基本上没有多少业务在上面跑。随着科学技术的飞速发展，构成信息系统的主要硬件(包括计算机、服务器、交换机等)快则两年、慢则三、四年就

要升级换代一次，软件升级换代较硬件慢些，信息系统应用和开发的平台是在不断迁移，从Netware到Novell到Intranet、Internet,从Dos到Windows，从dBase到SQL Server, 从C到Java,随着功能的不断扩充和完善，各种应用系统越来越庞大，几年前很先进的硬件运行起来都显得异常吃力。硬软件的这种不匹配使资金实力不足的企业陷入了两难的困境。到底是先买车还是先修路、买什么样的车、修什么样的路都面临着选择、面临着规划。

五是绝大多数煤炭企业普遍缺乏建设信息化所必需的人才。广义上将，人作为企业的一项不可或缺资源，在现代企业经营管理中不应被忽视。息化建设的过程中，一方面应注重对企业员工信息化知识和应用技能的培训，特别是加强对企业管理层应用计算机技能的培训，这也是信息化工作得以在本企业加以成功推广的根本保证。举一个很简单的例子，现在大多数单位都上了公文流转系统，假如领导不会应用计算机，不能在计算机上做简单的编辑工作，所有报送给他的文件仍然需要有纸质的材料，供他在上面圈点批改。领导出差，不能在异地实现网上办公，所有的工作仍然要等他回来，工作效率仍然是得不到能提高，同时，在信息化建设上花费了大量的资金，不仅建设时有大量的投入，而且为了系统的正常运转日常也要投入大量的运行成本，结果只能是功半事倍。另一方面，要做好复合型人才的培养。信息化建设的目的是合理开发和利用信息资源，为提高企业经济效益服务。1999年前后几年煤炭行业的不景气，导致煤炭企业大量的计算机人才流失，尤其是企业内既懂计算机又精通业务知识的复合型人才的流失，计算机、信息管理等专业的大中专毕业生进入煤炭行业工作的又很少，企业自身也未看到计算机科学和网络技术的发展对企业生产经营管理带来的极大挑战，不注重对相关人才的储备、培养等等多方面的原因促成了信息化人才短缺的局面。

六是信息化软件的问题。由于煤炭企业长期资金的匮乏和传统产业对信息化认识的缺位，需求不旺，造成软件研发单位关于煤炭行业的研究经验缺乏，到目前为止国内外还没有一家软件开发商对煤炭企业(集团)提出一套成熟的信息化整体解决方案，来满足不同管理层次的煤炭企业的需要。企业管理当局的管理思想和业务流程对软件的整体架构影响巨大，往往是软件的通用性多于个性化、专用化，不能满足煤炭企业的个性化要求，二次开发的投入量又很大。企业如果上了信息化系统往往也只能是削足适履，软件功能的不完善，又使得无形中建立起了一个个信息孤岛。而针对企业量身定制的软件研发成本高，灵活性差，一旦管理思想和业务流程发生大的变化，软件就不适应了，就要推倒重来。企业机构和业务流程的重组往往导致应用软件系统的报废和退出。

七是信息化工程的实施问题。从某种意义上来讲，企业信息化要通过ERP系统的实施来完成的。ERP系统的实施解决的是ERP软件和企业管理嫁接的问题,实现的是先进管理模式、管理思想、管理方法和管理理念的转移，实质是完成知识转移的过程。由于ERP软件的设计体现了国内外同行业先进的管理思想和管理理念，是对这些先进的思想和理念进行的固化，通过专业团队和专业人员的实施，避免了自己摸索多走的弯路，不仅达到了快速见效的目的，而且完成了信息化知识和技术与本企业人员的交接，为企业输入的不仅是一套先进的管理工具，更重要的是输入了日后工作的新思路、教给企业员工的是工作新方法。ERP承载的先进管理理念正是：以先进的信息技术对标准的管理和以标准化、程序化的手段对企业的管理。大多数人员并没有认识到这一点。

八是网络安全问题。网络技术无疑是目前IT发展的方向，特别是Internet在企业信息化建设中的应用，对企业的管理信息系统的影响将是革命性的。但网络环境具有开放性和动态性的特点，这就给企业的管理信息系统的内部控制带来了许多新问题。譬如，网络财务广泛用到电子单据、电子货币，由于其无纸化和修改不留痕迹的特性，而使财务安全性成为应用企业和专家最为关注的问题。同时，企业在进行网络交易时会遇到诸如物流、付款、结算等财务问题，如何安全、高效地实现网络化管理、电子化运作是成功实现电子商务的关键。财务系统作为企业经营的内部核心，有别于可以公开推销的信息(如销售信息、采购信息等)，一般不宜公开，而将企业财务系统置于Internet上通过Web登录进行账务处理查询等工作，无疑给企业带来了许多安全隐患。尽管基于互联网的管理信息系统(MIS)，具有界面简单、使用和维护都很方便的特性，但它依附Internet，使用的是开放式的TCP/IP协议，以广播的形式进行传播，便于拦截侦听、口令试探和窃取、身份假冒以及其它内部难以控制等问题，其财务数据的安全性差，为病毒的入侵和黑客的攻击提供了机会。无纸化的信息虽然带来了会计信息沟通和财务分析上的方便，但信息如何安全地传输和保存，不被修改、泄露和毁损，却是个难题。再次，MIS系统分布式的操作使的网络攻击可以从多个地方同时进行，对于企业内部使用者来说，如果使用权限划分不当、内部控制不严，也容易造成信息的滥用和向外流失。另外，企业信息化建设必将使企业的财务业务一体化，应用高度集成，企业的日常生产经营管理活动几乎完全依赖于网络系统，如果企业对网络的管理和维护水平不高或疏于管理监控，一旦网络系统瘫痪将严重影响企业的整体运作。网络系统所面临的外部和内部的侵害，是煤炭企业信息化建设不得不慎重考虑的问题。

在找到了上述影响煤炭企业信息化建设工作顺利开展的诸多因素之后，我们不妨对症下药，从根本上解决绝大多数煤炭企业开展信息化工作面临的困难，从而做好煤炭企业的信息化建设工作。

一要解放思想，提高认识，把搞好企业信息化工作同搞好企业日常生产经营管理工作一样摆在重要位置。一方面，企业的领导人对此事要高度认识，信息化不仅是迈向优秀企业的一道艰难的门槛，更是先进生产力的代表。目前的社会是一个竞争十分激烈的社会，不依靠信息化，没有先进的管理手段和先进的管理方式，企业很难适应不断变化的市场的需求，就很难对市场做出快速的响应。另一方面，要使教育广大职工明确，信息化的目的就是实现资源共享，保证信息透明。信息化必然会打破各个部门之间的壁垒，实现利益的正确分配，一定要消除各种抵触情绪，先进的管理手段自身就蕴涵着减人提效，企业今后只有走信息化之路才能生存、发展，每个员工只有不断学习新知识、不断适应新形势、新的工作环境，也才有自身的立足之地。

二要统筹考虑，合理安排资金，加大信息化资金的投放，确保信息化工作的顺利开展。从2001年开始，煤炭行业的形势已经开始好转，之后几年煤市走势逐年攀升，逐年赢利的局面在煤炭行业开始呈现。经历了4、5年时间的积累，煤炭企业在资金供应方面已经完全有能力保障信息化的工作的顺利开展。煤炭企业应抓住这个大好时机，加大信息化资金的投放，快速实现煤炭行业信息化，完成以信息化带动工业化，走可持续发展的道路。

三是努力做好人才储备和培训工作，为煤炭企业培养一批既精通专业知识又擅长计算机应用的复合型人才。一方面，通过招聘，高薪聘请一些信息化人才到企业来工作，同时送我们企业原有的一些计算机、生产经营管理等专业的优秀人员到外面去培训，从企业信息化的骨干人员入手。另一方面，做好全体职工的信息化知识培训，重点作好岗位信息化技能知识的培训和企业高管层人员的培训。企业高管层人员要充分认识到自己的行为对开展信息化工作的影响，要为广大员工树榜样、做表率，尤其是企业一把手要亲自挂帅，克服重重困难，要有决心有信心铲除信息化建设道路上的一切障碍，力争在较短的时间内把煤炭企业的信息化建设工作搞好。

四是做好需求分析和项目调研工作。搞好信息化工作，需求分析是关键。煤炭企业应成立专门的组织机构，企业一把手在该组织中要亲自挂帅，同时抽调企业各部门的业务骨干，必要时可以聘请管理咨询公司的专家参加，对企业做全方位的刨析，要对企业的发展战略、组织机构、业务处理流程、信息系统的功能做出科学的分析。要从企业的战略出发，充分分析企业核心价值链的运作模式，进而找出IT的支撑点和机会点，从而明晰企业的IT战略，并构筑企业的IT应用蓝图、IT治理模式、信息资源体系及系统实施规划等，以实现对企业战略目标达成的有效支持[1]。需求分析的最终结果要形成企业详细的需求说明书或IT战略规划项目书。记录未来通过信息化应完成的每一项具体的工作。

五是做好硬、软件的选型工作。信息系统是企业未来的神经中枢系统。做好信息系统的硬、软件选型工作至关重要。计算机硬件(包括服务器、交换机、路由器、计算机、通讯光缆等)的稳定性、可靠性是保障我们顺利开展各项生产经营工作的基础。要结合未来软件的需求，做出相应的配置。在软件选型上，除了软件能够实现需求说明书所要求的内容外，还要看编写软件语言的先进性，支撑软件(操作系统、数据库系统、开发工具)的通用性、可移植性。应用软件架构的灵活性、可扩展性也是我们关注的焦点，因为企业的组织架构和作业流程不可能是一成不变的，是随着企业的发展在不断优化、不断完善的。

六是做好项目规划和项目实施工作。企业的信息化工作是一项复杂的系统工程，它不仅涉及到企业的方方面面，而且关系到企业的未来，因此做好规划工作不容忽视。要充分认识到信息资源规划的重要性，调动一切力量首先做好总体数据规划工做，通过建立主题数据库来规范IT应用。在IT战略明晰阶段，需要分析企业的战略、愿景和目标，并对核心价值链的相关业务环节进行深入的分析，从业务模式和流程入手找到IT的支撑点和机会点，进而构建支持业务发展策略的IT战略，制定信息化建设的目标。在IT能力分析阶段，首先要结合企业的IT支撑点，从核心业务环节入手，分析并形成企业不同层面的IT需求和IT目标。然后，构建合理的IT评估模型对企业的信息化现状进行全面的评估，并进行差距和约束条件分析，为后面的IT蓝图及系统规划提供依据。在IT解决方案阶段，需要结合上面两个阶段的成果，设计企业的IT应用蓝图，进行应用系统的集成点分析并构建企业的IT基础架构，同时对这些内容进行深入的描述和分析。在IT行动方案阶段，需要对设计的IT蓝图进行全面的规划，制定企业的信息化建设步骤，进行风险及效益分析，同时给出企业的IT治理方案，并在此基础上形成企业具体的信息化行动方案，指导企业的下一步行动[2]。在实施时一定要遵循“整体规划，分步实施，先易后难，有序进行”的原则。在“整体规划”的前提下，为了鼓舞士气，一定要找准切入点，要首先选择基础工作比较扎实、容易成功或可迅速看到效果的方面去着手开展工作，譬如企业的账务处理、存货管理等。在项目实施过程中，一定要用发展的眼光去看问题，譬如各种编码的规则要科学，编码的长度要留有一定余地，以备未来扩充使用；记录实施过程中每一步骤参与实施工作的人员的任务完成情况，主要是初始化过程录入计算机的数据与手工准备数据的一致性等等。项目的实施工期一定不要太长，因为人机并行阶段的工作量较大，要注意恰当选择系统的切换点，摔掉手工。

七是做好系统维护和数据备份工作。信息系统的维护工作不仅包括日常运行过程中硬、软件的故障排除，而且还包括由于我们管理的需要而引起的软件内部的调整等工作。因为信息化管理系统是与我们的企业管理工作紧密结合的，业务流程的细小变化，都必须通过软件的变动来完成。尽管构建信息系统我们采用了高可靠性、高度稳定性、高度安全性的硬、软件系统，并且我们也可能采用了双机热备份系统、容余磁盘阵列、防火墙、VPN“隧道”等先进技术，但计算机病毒的攻击、网络黑客的无空不入、各种自然灾害的存在都将威胁到我们的信息系统的安全，计算机系统的安全性仍应引起我们高度重视，定期或不定期的数据备份工作不可或缺。

值得高兴的是，随着神华集团、兖州煤业、大同煤矿集团等大的煤炭企业集团ERP系统的成功上线，给我国煤炭工业企业开展信息化工作树立了成功典范。相信通过煤炭行业广大信息化人员的努力，不久的将来，我国绝大多数煤炭工业企业都能走出一适合本企业的信息化之路。