湖南省档案数字化工作安全保密管理暂行办法5篇

第一篇：湖南省档案数字化工作安全保密管理暂行办法

湖南省档案数字化工作安全保密管理暂行办法

第一章 总则

第一条

为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案数字化过程中档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的档案、保密规范及标准，制定本办法。

第二条

本办法所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等数码设备，对纸张、磁带、胶片、丝绢布等各类载体的档案内容进行数字化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。

第三条

本省各级机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称“各单位”）以及有关工作人员，在档案数字化工作中应当遵守本办法。

第四条

县级以上档案行政管理机构负责对本行政区域内同级及下级单位的档案数字化工作进行指导、监督和管理，并在业务培训、专业技术指导等方面提供相关服务。

各单位档案数字化工作中涉及安全保密的问题还要接受同级或上级保密行政管理部门的指导、监督。

第二章 档案数字化工作的组织管理

第五条

各单位应当加强档案数字化工作的组织与管理，建立健全档案数字化工作的相关制度，确保档案实体和档案信息在档案数字化工作交接、加工、保管、存储和利用等流程中的安全保密，严防泄密事件发生。

第六条

涉及党和国家秘密及其它不宜公开的档案不得进行数字化加工。

第七条

依法到省级档案行政管理部门登记备案的中介机构才能从事档案数字化工作。第八条

从事档案数字化工作的中介机构不得有外资背景和外籍从业人员，不得非法留存、持有和使用任何档案信息，使用规范的正版档案数字化软件。

第九条

自行实施档案数字化工作的单位，应由本单位工作人员使用自有的信息设备并实施，并符合本办法规定的条件。

将档案数字化工作委托档案中介机构承担的单位，应当依照本办法规定的条件，对档案中介机构进行资格审查，并对其工作实施监督管理。

第十条

组织实施档案数字化工作的单位，应根据本办法，在具体实施前制定档案数字化保密工作方案，并指定机构或人员负责保密工作方案的执行。

将档案数字化工作委托给档案中介机构的单位，应当与档案中介机构签订档案数字化工作的安全保密协议，明确档案中介机构的保密义务与责任。委托进行档案数字化的单位应当指定机构或人员，负责对保密协议的执行情况进行日常监督、检查。

保密工作方案和安全保密协议报同级档案行政管理部门备案。第十一条

承揽档案数字化工作的档案中介机构，应当按本办法对全体参与档案数字化工作的人员进行资格审查，开展上岗前保密教育，签订保密承诺书，明确保密职责与违法后果。

档案中介机构应将签订保密承诺书人员的名单及其个人基本信息汇总报送委托单位备案。

第三章

档案数字化工作的场所管理

第十二条

自行或委托档案中介机构实施档案数字化工作的单位，档案实体均不得离开档案所属单位范围。

第十三条

实施档案数字化工作的单位，应在本单位内设置符合本办法要求的档案数字化工作场所（以下简称“场所”），并对场所和相关人员进行监督、管理。

第十四条

设置场所应符合下列条件：

（一）场所应独立设置，可封闭，临近档案库房，配备可覆盖全部场所的防盗报警、视频监控及消防等安全管理系统，对档案数字化工作实施全程摄像录像监控。保存监控视频数据的存储设备应由开展档案数字化工作的单位永久保存备查。

（二）场所内应配备安全可靠的档案装具，用于临时保管与存放档案。严禁随地堆放档案。

（三）场所外应设置专用储物箱柜，用于工作人员存放私人物品。进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质设备和其他与工作无关的私人物品。严禁将场所内的任何物品带离场所。

（四）场所应符合防尘、防火、防水、防湿、防高温、防强光、防有害生物等档案安全管理要求，并达到与档案库房相当的管理条件，确保档案实体与信息安全。第十五条

实施档案数字化工作的单位必须制定、实施工作人员进出场所的管理制度，在场所出入口安装安检门，对进入场所的人员进行安检和身份核查登记。有条件的可以要求工作人员穿着没有口袋的统一工作服装进入场所。

严禁工作人员在非工作时间进入场所。

严禁与档案数字化工作无关的人员进入场所

第四章

档案数字化的流程管理

第十六条

各单位以及承揽档案数字化工作的档案中介机构，应严格执行档案出入库（室）的登记和交接手续。档案归库（室）前，各单位的档案工作人员应进行检查，确保档案齐全、完整。

第十七条

档案数字化工作人员在档案数字化的各个工作环节中应遵守有关操作规范和要求，防止对档案造成人为损毁。

第十八条

在档案数字化工作过程中，各单位与档案中介机构必须针对档案的载体情况和质量状况，选择适宜的数字化加工手段和设备，最大限度延长档案寿命

第十九条

实施档案数字化工作的单位应对档案数字化加工场所中涉及档案实体与档案数字化成果移交的各个环节，建立完备的登记和交接手续，并对用于档案数字化工作的信息系统和信息设备采取身份认证、访问控制、安全审计等技术安全保密措施，确保档案与档案数字化成果的安全保密。

第二十条

档案数字化成果必须通过技术检验，确认无病毒、木马，并验证有效后，方可按照要求移交并储存到规范的档案信息系统数据库中。第二十一条

对档案数字化成果的利用，各单位应制定科学合理的管理策略，按规定采取用户认证、审计、水印、文档加密等技术防护措施，确保数字化档案信息安全。第五章

档案数字化工作的系统与设备管理

第二十二条

实施档案数字化工作的单位，需要使用档案中介机构信息设备的，所使用的信息设备必须送交本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测，有安全隐患的一律不得使用，并纳入本单位信息设备管理范围，确保其符合相关的保密标准和安全规范。

第二十三条

用于档案数字化的信息设备及其组成的信息系统必须符合封闭性和独立性的要求，禁止与其他任何网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等各类具有无线互联功能的硬件模块和外围设备。

第二十四条

实施档案数字化工作的单位应采取物理或者技术防护措施，对用于档案数字化信息设备的输入输出接口使用进行管控，使接口在通常情况下处于封闭状态。任何工作人员不得擅自启封使用。

因数据转移、临时备份等工作需要使用信息设备的输入输出接口时，应经实施档案数字化工作单位的批准、登记，并安排专人在场全程监督实施和保管移动存储介质，实施完毕应再次将接口封闭。

第二十五条

各单位在档案数字化工作任务完成后，应将其数字化过程中使用过的全部存储介质按保密规定销毁。

上述内容应在安全保密协议中明确，所需费用纳入档案数字化工作的经费预算。第六章

档案数字化工作的监督与检查

第二十六条

各级档案行政管理部门在职权范围内，对实施档案数字化工作的单位和承揽档案数字化工作的档案中介机构及其工作人员进行监督、检查。

第二十七条

档案数字化工作监督与检查的原则。

前期备案原则。实施档案数字化工作的单位在开展档案数字化工作前，应将拟数字化档案的数量、基本内容、起始时间，档案数字化工作的保密工作方案、安全保密协议、采取的技术路径及档案数字化机构（含档案中介机构）情况向同级档案行政管理部门登记备案。

开工指导原则。在各单位正式实施档案数字化工作前，同级档案行政管理部门要对进行档案数字化工作的机构、人员、制度建设、场所设置等情况进行审查和检查。

过程监督原则。各级档案行政管理部门要按照本办法第二、三、四、五章规定，对进行档案数字化工作的单位开展定期不定期的监督检查。

参与验收原则。各单位在档案数字化工作结束时，应组织档案数字化成果质量、安全保密等综合验收，并邀请同级档案行政管理部门参与。

第二十八条

对在档案数字化工作中违反本办法的单位和个人，各级档案行政管理部门和保密行政管理部门在各自职权范围内，责令限期整改，并根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的法律、法规及规章追究法律责任。

承揽档案数字化工作的档案中介机构违反本办法，情节严重，或逾期不整改的，由档案行政管理部门向工商行政管理部门提出撤销其注册登记的建议，并注销其在档案行政管理部门的备案。

违反本办法造成泄密的依法追究法律责任。

第七章

附则

第二十九条

本办法由湖南省档案局负责解释。

第三十条

本办法自公布之日起施行。

第二篇：云南省档案数字化工作安全保密管理办法

云南省档案数字化工作安全保密管理办法

第一章

总则

第一条

为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规以及相关规范、标准，制定本办法。

第二条

本办法所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。

第三条

本省行政区域内各级机关、社会团体、国有企业事业单位、其他涉及国家秘密载体单位(以下简称“档案数字化组织实施单位”)及相关档案数字化服务机构(以下简称“档案服务机构”)或工作人员，在档案数字化工作中应当遵守本办法。

第四条 县级以上档案、保密行政管理部门分别负责对本行政区域内档案数字化工作和相关保密工作进行监督、指导，并组织开展档案数字化安全管理、保密培训。

第二章

组织实施

第五条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构应建立健全规章制度，明确管理机构和人员，确保档案实体、信息及档案数字化成果的安全，严防泄密事件发生。

第六条

档案数字化组织实施单位委托本单位之外的档案服务机构承担档案数字化的，应选择具有云南省档案数字化服务机构备案证书的档案服务机构。符合以下条件的档案数字化服务机构可以申请备案：

(一)在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人，且无境外(含港澳台)组织、机构、人员投资；具备工商管理部门核发的有效营业执照，其业务范围中具有数字化加工或者档案扫描项目；

(二)参与档案数字化工作的工作人员为中华人民共和国境内公民，无犯罪记录，与所在档案服务机构签订劳动合同，并通过县级以上档案、保密行政管理部门组织的培训；

(三)具备与档案数字化工作相适应的信息设备和技术；安全保密管理制度健全，有完善的档案数字化加工组织管理方案、档案和信息安全保密风险防范预案；设有专人负责安全保密工作；

(四)三年来未发生档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案及档案复制件、国家秘密载体等行为；

(五)取得国家秘密载体印制资质(档案数字化类)。

符合上述条件的档案服务机构，可向省档案行政管理部门提出申请，省档案、保密行政管理部门按照各自职能，对申请机构进行审查核实，通过后，共同列入云南省档案数字化服务机构名录，并颁发云南省档案数字化服务机构备案证书，在一定范围内公布。通过备案的档案服务机构每两年进行一次复查，未经过备案的不得承担本办法规定范围内单位档案数字化工作。

第七条

档案数字化组织实施单位应与档案服务机构签订安全保密协议，并于协议签订后十日内报同级档案、保密行政管理部门备案。

第八条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构，应针对具体档案数字化项目制定安全保密工作实施方案，相关安全保密管理人员要落实岗位责任制。

第九条

档案服务机构应将工作人员个人的基本信息、安全保密承诺书及档案、保密岗位培训合格证书复印件及时汇总报送委托单位审查备案。

第十条

档案数字化组织实施单位自行聘用临时人员开展档案数字化的，所聘用人员应参照本规定第六条第(二)、(四)款、第九条进行管理。

第十一条

绝密级档案及其他必须严格控制知悉、使用范围的档案，应由档案数字化 1 组织实施单位工作人员使用本单位专门设备实施数字化。

第三章

场所管理

第十二条

档案数字化工作应在专门档案数字化工作场所(以下简称“场所”)内进行，场所应符合以下要求：

(一)设置在符合安全保密要求的档案数字化组织实施单位或本地综合档案馆建筑内且相对独立的区域；

(二)配备防盗、视频监控设施设备；符合防尘、防火、防有害生物等安全管理要求，供电稳定；

(三)配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具；在档案数字化加工区外设置存放工作人员私人物品的专用储物箱柜；

(四)场所内不得设有能连接国际互联网的信息接口。

第十三条

档案数字化工作应实施全程摄像录像监控，监控视频数据应由组织实施档案数字化单位保存3年以上。

第十四条

应建立档案数字化工作场所管理制度，核查出入人员身份，严禁无关人员进入场所。

第十五条进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品；未经安全保密管理人员许可，严禁将场所内的任何物品带离场所。

第十六条

档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、吸烟、饮水。

第四章

数字化流程和成果管理

第十七条

组织实施档案数字化单位和档案服务机构应明确责任，规范管理档案。(一)档案出入库必须仔细清点，完备登记和办理交接手续；

(二)按卷(批)建立档案数字化处理单，在数字化加工流程中与档案实体同步流转，每个档案交接环节均清点签字；

(三)发现档案原件错、缺、污、损等情况的，要及时与档案数字化组织实施单位管理人员共同审核，并登记、签字确认；

(四)档案应由专人负责在专用档案装具中保管，严禁随地堆放，使用完毕及时归还入库；(五)档案服务机构和工作人员严禁留存、复制、摘抄档案。

第十八条

档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范，防止损毁档案。

第十九条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构应有专人负责档案数字化数据(以下简称“档案数据”)管理，采取可靠措施安全保管，交接应办理手续；严禁私自复制、留存、转让、转借或出售档案数据，不得泄露档案信息。档案数据移交前应进行验收检查，确保与档案原件一致，符合质量要求，无病毒和木马，可读、有效；移交后应及时登记入库，不得私自保管。

第二十条

档案数字化组织实施单位应科学管理档案数据，并采用异质、异地备份等方式，确保档案数据完整、安全和长期可用。

第二十一条

档案数据提供利用前，应按有关规定进行鉴定，划分使用控制范围。第二十二条

档案数字化组织实施单位应制定档案数据利用管理制度，规范利用流程，采取防护措施，确保利用过程安全可控。

第五章

系统与设备管理

第二十三条

组织实施档案数字化单位应对用于档案数字化的信息设备及存储介质进行检查登记，并按相关保密标准和安全规范进行管理。

第二十四条

用于档案数字化的信息设备及信息系统必须与其他网络物理隔离；禁止 2 安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线互联功能的硬件模块和外围设备；不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。

第二十五条

组织实施档案数字化单位应采取措施，对档案数字化设备的输入、输出接口进行封闭处理。需开启使用时，应经过批准和登记并由组织实施档案数字化单位安全保密管理人员全程监督。

第二十六条

用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途设备和存储介质交叉使用；非专用设备和存储介质严禁带入场所；设备和存储介质移出场所前，应进行安全保密技术处理，并经组织实施档案数字化单位审批同意后方可移出。

第二十七条

用于档案数字化的设备和存储介质不得擅自外送维修，维修应有专门人员现场监督。无法确保数据可靠清除的设备和存储介质，如打印机、硬盘、移动硬盘、U盘等，严禁外送维修。

第二十八条

用于档案数字化的设备和存储介质，未进行符合国家保密标准的信息和数据清除，不得改做其他用途。报废的应按保密规定进行处理。

第二十九条

移动存储介质和刻录机等数据拷贝设备应由档案数字化组织实施单位指定专人保管，每次使用应经批准和登记，并在保管人员的监督下使用，用后立即归还。

第三十条

档案服务机构在结束工作任务后，应将自带的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交档案数字化组织实施单位保管或销毁，严禁擅自带走。

第六章

监督与检查

第三十一条

各级档案、保密行政管理部门在各自职责范围内，联合或者单独对本行政区域内档案数字化组织实施单位、档案服务机构及有关工作人员执行本办法的情况和安全保密情况进行监督、检查，并逐级适时报送相关情况。

第三十二条

档案数字化组织实施单位违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处，并追究领导责任。

第三十三条

档案服务机构违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处，并提请工商行政管理部门予以处罚，直至吊销其工商营业执照。对发生下列行为之一的档案服务机构，应撤销其云南省档案数字化服务机构备案证书：

(一)不接受档案、保密行政管理部门监督以及被要求限期整改，逾期不改的；(二)发生严重档案安全事故的；(三)发生泄密事件的；

(四)两年内没有承接档案数字化工作的；(五)未按期限进行复查或未通过复查的。

第三十四条

违反本办法造成档案丢失、损毁、非法持有档案和档案复制件及泄密的，依法追究法律责任。

第七章

附则

第三十五条

本办法由云南省档案局、云南省国家保密局共同负责解释。第三十六条

本办法自公布之日起施行。

第三篇：档案数字化安全管理制度

档案数字化安全管理制度

为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。

（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

第四篇：13.《档案数字化外包安全管理规范》

国家档案局办公室文件

档办发〔2014〕7号

国家档案局办公室关于印发

《档案数字化外包安全管理规范》的通知

各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：

为加强档案数字化外包安全管理，我局组织制定了《档案数字化外包安全管理规范》。现印发给你们，请结合实际遵照执行。

国家档案局办公室 2014年12月8日

档案数字化外包安全管理规范

1.总则

1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。

1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。

1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。

1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。2.档案部门的安全管理

2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。

2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。

2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。

2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。

2.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。

2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

3.数字化服务机构的安全管理

3.1数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。

3.2数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。

3.3数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。

3.4数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。3.5数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。

3.6数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

3.7数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。3.8数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。

3.9数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。4.数字化场所的安全管理

4.1数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。

4.2数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

4.4数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。

4.5数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

4.6数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。4.7工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

4.8工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

4.9档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。

5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

5.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。

5.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

5.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

5.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

5.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

5.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。

5.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

5.9档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。

5.10档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。

5.11处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。6.档案实体的安全管理

6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

6.4档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。

6.7数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

7.1档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。

7.2档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

7.3档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。

7.4档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

7.5数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。

第五篇：档案数字化工作纪律及管理办法

数字化事业部工作纪律及考核办法

一、目的：

（一）为了更好的规范数字化事业团队，加强员工的自我管理，提高工作绩效,发掘员工潜能，实现员工与上级更好的沟通，创建一个具有发展潜力和创造力的优秀团队。

（二）使数字化事业部的人员晋升、岗位调动、奖惩、培训等体系更加规范并且“有法可依”。

二、工作纪律与规范

（三）各项目组的员工上下班应严格按照项目组规定的作息时间，不迟到，不早退，不旷工；

（四）上班时间严禁打闹、嬉戏，吵架、打架，无理取闹，严禁玩手机，网上聊天，串岗闲谈；

（五）各岗位员工应服从组织的分配和工作安排，必须坚守岗位，履行岗位职责，保质保量完成工作任务；不得以各种理由擅自调岗，调岗须经项目负责人统一安排；

（六）严禁恶意顶撞上司，辱骂、殴打同事；

（七）各岗位员工必须按时参加公司和部门安排的学习、会议和集体活动，不能按时参加的，应经部门负责人或活动组织者的批准。

（八）严禁散布负面信息，在团队内拉板结派，在团队内恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为。

（九）严禁涉及黄、赌、毒；严禁参加邪教组织；

（十）必须严格尊重公司及本部门规定的各种规章制度。

三、管理办法

（一）考勤管理办法与要求

1、考勤由各项目指定一名兼职考勤人员管理、记录，项目组负责人负责监督和实施。

2、考勤人员必须认真负责，不徇私情，实事求是，按日考勤。每日将考勤情况上报到数字化事业部行政处，于次月3号前将月考勤汇总表（详见数字化事业部周报表）和考勤签到表（扫描件或原件都可）发送到数字化事业部行政处。考勤人员应认真填写数字化事业部考勤表。

3、考勤人员对婚、丧、产、病、事、差、迟到、早退、旷工等均应按规定严格记录。各类假条于次月一周内上交到数字化事业部行政处，以备必须附在考勤表后，以备核查.4、请、销假制度

（1）教职工因病、因事等各种原因需要离开工作岗位，须履行请销假手续，否则按旷工处理。请销假原则上须以书面形式提出，按管理权限审批。急病或其它紧急情况需要缺勤的员工，应先行电话告知上级领导，事后补办请假手续。（2）请销假程序

填写《请假条》——项目组意见——领导审批——提交请假条于考勤记录人员处——准假后休假——需续假的办理续假手续——按时返工并销假。（3）审批权限

a．项目负责人请假，由公司分管副总审批。b．项目经理助理请假，须经公司分管副总及项目负责人审批。

c．项目组长及生活委员请假，1天以内由项目负责人审批，1-3天以内须经数字化事业部行政审批，3天以上须经公司分管副总审批，d．职工请假，1-3天以内由部门负责人审批；3-6天以上由数字化事业部行政审批，行政助理须上报公司分管副总；6天及以上，须经公司分管副总审批； e.所有请假情况，都需在审批之后马上通报数字化事业部行政，基层员工请假情况由考勤记录人员通报，项目组管理层请假须自行通报。

（二）其他工作纪律管理办法 1.管理职责：设有组长的项目组，由组长负责本组员工工作纪律的维持、监督工作，组长应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，项目负责人对本项目组内所有员工的工作负责；未设置项目组长的项目组，由项目负责人或项目助理负责项目组员工工作纪律的维持、监督工作，负责人或助理应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，并负责（记录表格见《数字化事业部工作纪律情况表》，表格每周发一次，数字化事业部行政应认真核实）。

2.如有违纪情况，项目负责人须及时向数字化事业部行政汇报违纪情况。

四、违纪处理办法

实行层层管理、分级负责制；发现有违反工作纪律者，项目负责人不清楚、不知道、不制止的将追究领导责任。

（一）考勤违规处理 1.迟到、早退处理办法

a． 迟到/早退5到10分钟，按10元/次的标准扣罚当月绩效工资；

b． 迟到/早退10分到30分钟，按20元/次的标准扣罚当月绩效工资；

c． 迟到/早退30分钟以上者，做旷工半天处理； d． 当月迟到/早退5次以上者，做辞退处理。2.旷工处理办法

（1）有以下情结之一者视为旷工：不请假、超假或请假未经批准缺勤者；不服从组织安排，不到岗者；请假期满因故需续假二未办理续假手续者；学习培训、会议、各种活动集会无故不到者；迟到/早退30分钟以上者，视为旷工半天。

（2）处理办法

a.当月累计旷工半天，扣罚当月绩效工资50元 b．当月累计旷工1天以内，扣罚当月绩效工资100元； c．当月累计旷工2天以内扣罚，扣罚当月绩效工资200元；

d．当月累计旷工2天以上，则做辞退处理。

（二）其他违纪处理

1.上班时间玩手机，网上聊天，串岗闲谈，扣罚当月绩效工资50元/次；

2.上班时间吵架、打架，无理取闹，扣罚当月绩效工资100元/次。

3.不服从组织安排，不履行岗位职责，擅自调岗，未保质保量完成领导交办的任务者，扣罚绩效工资50元/次；其中故意不记录项目组不达标产量者，扣罚当月绩效工资200元/次 4.无故当众顶撞上司，辱骂、殴打同事，扣罚当月绩效工资200元，情节严重者做辞退处理；殴打同事情结严重者，交由司法机关处理；

5.恶意散布负面信息，在团队内拉板结派，恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为，均做辞退处理，情结严重者交由司法机关处理；

6.涉及黄、赌、毒和邪教组织者，辞退并交由司法机关处理。

7.违规其中一项工作纪律者，则取消其当月所有奖金； 8.各项目组负责人及各级领导应高度重视工作纪律管理工作，认真及时查处本项目组员工中违反工作纪律的现场。因失察、拖延、推诿使项目组违反工作纪律的问题得不到及时纠正和处理，并造成不良影响及后果的，将追究部门负责人的领导职责。对本项目组员工进行打击、报复，或对违反工作纪律应该进行查处的员工予以包庇、纵容的，将给予严肃处理。9.员工对处罚不服者，可以申请复议；对复议有异议的，可按法定程序解决争议。