第一篇：简论加强档案数字化管理的必要性及措施
简论加强档案数字化管理的必要性及措施
摘 要：档案数字化管理范围十分广泛，通过数字化手段不但规范了档案的整理和保持，更促进了档案管理的发展。只有不断完善管理措施，适应数字化的要求，才能使档案在新的形势下发挥应有的作用。基于此，本文简述了档案数字化管理的主要特征，对加强档案数字化管理的必要性及其措施进行了论述分析。
关键词：档案数字化管理；特征；必要性；措施
档案数字化管理就是利用数字化以及网络的管理模式和方法对档案实体进行管理并且提供相关服务。为了充分发挥其作用，以下就加强档案数字化管理的必要性及其措施进行探讨。
一、档案数字化管理的主要特征
1、数字化管理模式
对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。
2、提高档案使用的效率
档案管理的最终目的是对档案的信息进行使用。采用数字化管理的模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。
3、以网络化为基础实现数字化管理
档案数字化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，并且对于档案完整性的保持具有巨大优势。
二、加强档案数字化管理的必要性
1、档案数量和增长速度的要求
随着改革开发的深入发展，档案管理也面临着许多亟待解决的问题，档案数量越来越多，增长速度也越来越快，传统的档案管理手段暴露出许多问题，已经远远达不到现代化管理的要求，给保管和提供利用带来了很多困难，只有实现档案数字化管理，才能解决这些问题。
2、档案记录方式多样化的要求
当今世界已经进入信息化时代，微机和网络技术迅猛发展，档案记录方式出现了多样化的趋势，越来越多的社会活动记录不在采用传统的纸质方式，而是以声像型、机读型等新型的记录方式，传统的档案管理手段已经不能适应新形势，因此需要加强档案数字化管理。
三、加强档案数字化管理的措施
1、建立健全档案数字化管理制度
1.1档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案数字化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案数字化管理有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。
1.2树立安全保密意识。档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。
2、科学构建档案数字化管理系统标准
档案数字化管理涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体的数字化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案数字化管理系统进行科学合理的构建。
3、充分利用相关资源
3.1统一配备软硬件设施。相关软件硬件设施的完善，是档案数字化管理建设正常进行的基础保障，它会直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。
3.2保证资源的准确性及完备性。档案本身就具有严肃性的特性，对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。并且档案资源数字化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此，在信息的?入过程中，相关的监督人员应履行相应的职责，避免资源遗漏现象的出现。
3.3充分应用二维码进行管理。二维码是用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。通过充分应用二维码，可以解决大量档案数字化和移动终端互通互联的技术性问题。
3.4定期的检查和更新。随着科技的快速发展，对于档案管理工作的更新速度方面也有了新要求，需要合理应用先进的技术强化档案更新，因此在档案管理的数字化建设当中，对于档案更新需要相关技术支持，从而提高档案数字化管理水平。
4、加强档案数字化管理人员的培养
4.1引进数字化技术人才。在档案数字化建设过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案数字化建设过程中的各种技术难题，从而组建一支集数字化专业管理人才与基本操作人员为一体的档案数字化管理队伍。
4.2加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案数字化建设的中坚力量。因此在档案数字化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。
结束语：
综上所述，过去档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索费时，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误。随着计算机信息技术的发展，档案数字化管理已成为必然的趋势，因此对加强档案数字化管理的必要性及其措施进行分析具有重要意义。
参考文献：
[1]杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业，2016（05）
[2]王静敏.档案数字化管理理论与应用[J].现代经济信息，2017（06）
[3]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017（03）
第二篇：13.《档案数字化外包安全管理规范》
国家档案局办公室文件
档办发〔2014〕7号
国家档案局办公室关于印发
《档案数字化外包安全管理规范》的通知
各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
为加强档案数字化外包安全管理，我局组织制定了《档案数字化外包安全管理规范》。现印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室 2014年12月8日
档案数字化外包安全管理规范
1.总则
1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。2.档案部门的安全管理
2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。
2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。
2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。
2.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。
2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。
2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
3.数字化服务机构的安全管理
3.1数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。
3.2数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。
3.3数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。
3.4数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。3.5数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。
3.6数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。
3.7数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。3.8数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。
3.9数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。4.数字化场所的安全管理
4.1数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。
4.2数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
4.3数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
4.4数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。
4.5数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。
4.6数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。4.7工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
4.8工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
4.9档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。
5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
5.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。
5.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。
5.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。
5.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
5.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。
5.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。
5.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。
5.9档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。
5.10档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。
5.11处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。6.档案实体的安全管理
6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。
6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。
6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。
6.4档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。
6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。
6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。
6.7数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理
7.1档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。
7.2档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。
7.3档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。
7.4档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。
7.5数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。
第三篇：文物档案的数字化管理分析
文物档案的数字化管理分析
[摘 要]信息时代已经到来，电子档案已普及到各个领域，很多单位、企业对档案数字化管理工作越来越重视。快捷的查询方式，完整详尽的档案内容，较长的保存期限，在线搜索等功能是档案数字化管理的优势，文物档案的数字化建设是大势所趋。
[关键词]文物档案;数字化;管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.126
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）22-0-01
文物档案数字化管理现状及存在问题
文物档案数字化的建设是全国文博信息化建设发展的必然所趋，进一步规范文物档案信息处理和交换工作，建立规范化的数字化管理系统。2001年我国的文物局便出台系统规范文物档案信息管理的文件。从那时起，我国便开始了建立文物调查与数据库建设的试点工作。当时的调查项目，主要是对文物信息进行采集，并建立数字化管理系统，大力提升对文物的保护和利用管理水平。
现在很多博物馆已经建立了自己的网站，其内容还仅限于对自身馆藏及内设机构的介绍，但是我国的文物档案数字化管理整体还处于初步发展阶段。这样的现状与当今信息化的要求不相适应，甚至与信息时代的具体需求相差很远。集中表现在以下几点。
1.1
文物档案的标准化、规范化工作有待提高
文物档案基础工作需要规范化和标准化，这是文档档案数字化管理的前提条件。不同地方的博物馆文物档案的发展水平不等，大多数地方的文博单位关于档案数字化管理的基础性工作较为薄弱，信息化发展程度较低。很多文博单位在实施过程中，往往看到的是满足现阶段的发展情况，对未来文物档案数字化管理的长远考虑不足。目前实现文物档案数字化管理的文博单位没有相关统一的标准。因此，各文博单位都是按照自己的需要进行档案管理，随意行较大，很多工作停留在归档阶段，至于今后的整理、保管、编排目录等工作则没有具体的管理规范，有时文博单位的文物档案数字化管理集中于某一项工作流程，所有工作环境的数字化管理还没有推广，这也直接制约了整个文物档案信息工作的数字化推广及应用。
1.2
文物档案信息数字化的管理有待成熟
文物档案工作涉及的信息量很庞大，目前将传统文物档案装换成数字化的管理方式通常需要通过两种方式实现，即键盘录入和扫描。键盘录入的普遍缺点是录入速度较慢，且准确率不高，效率过低，有时所需要的人力、物力等方面的过高。但是，扫描存在的普遍缺点是图形的质量不高，扫描的速度慢，很多汉字的识别率不高。有的文物档案信息类别不同，保密的程度也应当有所侧重，因此哪些档案需要数字化管理，哪些只能通过传统管理方式也需要按需进行。
文物档案信息数字化的管理也存在自身的缺点，没有个人笔迹的特征，也没有新旧区别，所管理的内容很容易被篡改和复制，档案信息的真实性容易被破坏。
1.3
文物档案信息管理人员的素质有待提高
过去传统的文物档案管理人员不需要较高的技术操作，只需要从事简单的抄录及搬运。文物档案的数字化管理工作实施后，管理人员需要具备现代化知识的人员，要有较高的专业知识和技术水平，不仅需要大量精通计算机技术的人才，还需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他们需要进行信息录入、图片扫描、电子文档排序或网络系统设置。很多文博单位缺乏这类的现代高技术人才，特别是文物档案及信息处理型人才紧缺，尽管很多单位已经引进了现代化设备，但是缺乏相关人才，设备也无法发挥应有的作用。
1.4
文物档案网络开放利用效率不高
不少文博单位都已经开设专门的网站，但各网站面临的情况却不乐观，很多网站存在不同程度的问题。例如，很多网站的内容欠缺系统性和完善性，网站的内容仅限于馆藏及所设机构的配备情况，内容刻板，更新速度慢，没有吸引人眼球的创意，浏览量不高，专业知识及服务性很低。
文物档案数字化管理工作的一些可行性措施
2.1
加强文物档案数字化工作人员队伍建设
在未来的文博单位档案管理工作中，要重视档案管理人员的综合素质，注重选拔高素质的管理人员来胜任此项工作。档案管理人员应加强对档案信息资源管理及应用方面的知识学习，将过去注重文物收藏工作的传统观念彻底革新，组织相关人员进行文物专业知识、档案专业知识及计算机信息基础知识的培训学习情况，提高档案管理人员的综合技能，以适应当今文物档案数字化管理的需求。
2.2
加强电子文件安全性、完整性、真实性
要强化保证文物档案管理部门的权威性，将文物档案管理的工作流程及文件传输工作规范化、制度化。确保文物档案数字化管理的设备及环境适合工作，以确保外在环境上文件的安全。为了保证文物档案数字化管理的完整性及可读性，应当让技术人员专门对记录电子档案的计算机设备定期检查，一旦发现问题，要及早有效的采取维护措施。对文物档案的数字化管理工作做好保密设置。电子档案保存的同时，纸质版本应当作为备份材料予以保存，确保文物档案资料的原始性。
2.3
与时俱进，创新档案数字化管理工作
文物档案电子化管理工作需要不断与时俱进，顺应社会形式不断创新工作制度，从责任风险、目标管理、竞争机制、激励机制等多方面着手，不断转变档案管理人员的综合素质。不断强化管理职能，加强文物档案管理工作的后续监管力度，让档案工作实现数字化管理后更加制度化、规范化、科学化。
结 语
文物档案的数字化管理工作是一项长期的工作，从目前我国文博单位的现状来看，存在的问题和差距较大。因此，要想建立一个完善全面的文物档案数字化建设工作，需要不断创新工作方法，全面提升文物档案的数字化设备，加大关于档案管理人员的科技水平及综合素质，培养掌握现代化档案管理的综合性专门人才。不断革新计算机等硬件设备以顺应信息技术发展的水平，最大程度提升文物档案的现代化管理水平，实现文物档案事业的持续发展。
主要参考文献
[1]刘宇.网络环境下档案工作创新研究[J].档案管理学，2011（2）.
第四篇：中小学生心理健康档案建立的必要性和管理
建立学生心理健康档案合同
学生心理健康档案建立的必要性和管理
自从云南大学马加爵杀害四名同学后，又有广东大学蓝庆庞、北京大学安然、浙江大学周一超、郭力维强奸女生。教师，“传道、授业、解惑”的灵魂工程师，在传授学生以科学文化知识的同时，如何根据学生的心理状况，及时有效地给予心灵上的抚慰，帮助他们心情愉快地度过校园生活，是学校心理健康教育的目标，而有效地达到这一目标就必须建立和利用好学生的心理健康档案。
一、建立心理档案的必要性
1.有效地进行学生心理健康教育的需要。学校心理健康教育首先要从建立学生心理档案入手，通过为学生建立心理档案，能及时准确地掌握和了解全校学生的心理发展规律、特点及现状，为学校确立心理健康教育的具体目标、制订工作计划、选择合理的途径和方法提供依据，使心理健康教育工作具有针对性、有效性和前瞻性。同时可以动态地监测学生的心理变化情况，对有心理健康问题的学生可以早发现、早干预，采取相应的心理疏导，从而做到防患于未然，尽可能避免马加爵那样的悲剧发生。学生家长也可以通过查看孩子的心理档案，更好地了解其孩子的心理特点，及时发现其存在的心理困扰，与教师或辅导员一起制定辅导的计划，发挥学校和家庭的双重力量，使学生有一个良好的成长环境。这样有利于学校、社会、家庭相互配合形成合力。
2.学生了解自我、把握自我、完善自我、挖掘自我潜能的需要。心理档案的建立为学生自我教育创造了条件、找到了依据。学生通过心理档案了解了自己的心理状态，了解了自己的兴趣、能力和所处环境，知道了自己的长处和不足，不断地分析自我、评价自我，从而了解自我、调节自我，使自我意识的水平逐步提高，进而充分发挥自己的潜能，完善自我个性，预防心理疾病，形成良好的个性品质。
3.因材施教、提高教师教育教学质量及科学研究的需要。现代教育提倡因材施教，因人而异，充分发挥每个学生的个性特长。建立学生心理档案，能直接为教师提供学生目前的心理状况，了解每个学生的能力差异、个性特征、学习心理等，提出适合该学生心理特点的教育方法，减少以偏概全、盲目武断，做到因材施教、有的放矢，进而提升教育教学质量。建立学生心理档案还有助于教师加强学生心理的研究。通过学生心理档案，可以了解每一个学生的个体心理特征及心理健康状况，还能总结出学生群体在心理健康中存在的问题，如人际关系障碍、对新环境适应不良、缺乏自信等，以及他们在人格特征、气质类型、智力等级等方面的分布特点，为学校心理健康科学研究提供了大量客观的第一手材料，有利3.因材施教、提高教师教育教学质量及科学研究的需要。现代教育提倡因材施教，因人而异，充分发挥每个学生的个性特长。建立学生心理档案，能直接为教师提供学生目前的心理状况，了解每个学生的能力差异、个性特征、学习心理等，提出适合该学生心理特点的教育方法，减少以偏概全、盲目武断，做到因材施教、有的放矢，进而提升教育教学质量。建立学生心理档案还有助于教师加强学生心理的研究。通过学生心理档案，可以了解每一个学生的个体心理特征及心理健康状况，还能总结出学生群体在心理健康中存在的问题，如人际关系障碍、对新环境适应不良、缺乏自信等，以及他们在人格特征、气质类型、智力等级等方面的分布特点，为学校心理健康科学研究提供了大量客观的第一手材料，有利于学校心理健康教育工作的深入开展。4.教育改革和贯彻落实国家政策的需要。新时期下的教育出现了很多新的问题，我们要采取实事求是的态度，创造性地开展教育工作。目前，学生心理健康问题越来越突出，甚至有的学生走上了自杀、犯罪的道路。青少年心理健康问题受到高度重视，教育部发布了《中小学心理健康指导纲要》、《普通高等学校大学生心理健康教育工作实施纲要》和《中等职业学校学生心理健康教育指导纲要》文件，要求为学生建立心理档案，关心每一个学生的心理发展过程，用心理档案记录下每一个心理变化，采取相应的心理疏导策略。
二、学生心理档案的管理
1.确定心理健康档案的建档内容。学生心理档案的内容，应尽可能全面反映学生的心理特点，从而为学校教育提供可靠准确的信息。一般包括两大方面：一是学生基本情况，包括学生个人简介、身体状况、家庭生活情况、学校学生生活情况及对其有重大影响的事件等，这些能够帮助我们深入分析学生心理，正确查找学生问题根源；二是反映学生心理状况和心理特点的资料信息，包括性格类型及特征、智力水平、有无心理障碍、学习态度、职业爱好、心理咨询与辅导记录等，这些是我们有针对性地实施心理辅导的重要依据。
2.学生心理档案的收集方法。
(1)个人总结。
通过每学期的总结，启发学生进一步剖析自我，找出自己的优点、缺点，说出自己的兴趣、爱好、想法，并鼓励学生平时写心理日记，内心想什么就写什么，记录心理变化历程，从中了解学生的心理活动，引导学生衡量自己的心理健康水平。
(2)调查分析。通过让学生回答、填写心理健康调查表，做心理测试题和让学生对一些问题发表真实看法，从中分析学生的内心世界，掌握学生的心理状态。
(3)日常行为观察。学生的心理状态在学习生活中会真实地表现出来。细心观察学生的日常生活，多观察学生的一举一动，记录好每一个细节情况，抓住学生的情绪变化，捕捉学生的敏感信息，了解过去的心灵创伤等。还可以设置情境，让学生在特定的场景中暴露自己的内心世界。
(4)作品分析。借助学校的各种评定和记录以及学生的作品来获取信息，如学生的学习心得、日记、周记、作文、自传、绘画、各种作业、试卷、手工艺制作等分析。
(5)心理测验。心理测验法是建立心理档案最主要和最为常用的方法，其关键是选择合适的测评工具进行测试。在规定的时间内，对学生进行测验，收集其学习能力、人际关系、自我认识、人性特征等信息。
3.整理建档。档案经过收集之后，重点在于整理。需要根据内容和来源渠道，进行科学、分门别类的整理，以班级为单位，按学号顺序为标准，将不同阶段收集的材料分类存档。对于其整理，不仅仅是把收集的数据集中起来，更重要的是使这些数据产生1+1＞2的效果，因此要及时对收集的数据进行分析整合，应该考虑到对这些数据进行什么样的“加工”，才能使利用者利用起来更直观、更方便。比如在整理学生心理测试量表的过程中，可以从纵横两方面来考虑：一方面，保证一定时期一个学生各类量表的连续性；另一方面，应该力争使其能够体现在同类量表中不同学生的比较，只有这样，才能更利于利用者全方位做好学生的心理健康工作。归档时，档案工作人员需要复查，详细检查全部档案，确保学生心理健康档案的齐全、完整。
4.保管。学生心理健康档案必须由档案员专人保管，要恪守档案的保密性原则。学生心理档案的内容有的是学生的隐私，有的带有暗示效应，有的涉及到人际关系，也有学生心理障碍和心理疾病的记录等，应妥善保管，不得随意向他人公布有些内容，规避学生个人隐私的泄漏。日常保管包括资料清洁整齐、排列有序、查找方便，也要注意资料安全措施的落实，避免资料的丢失和损毁，维护全部档案的完整性。
5.利用。建立学生心理档案的目的是促进学生心理发展和人格健全，维护学生的心理健康，提高学生的心理素质，提高学校教育教学效果，为此必须正确利用好学生心理档案。
(1)根据学生心理档案反映出来的不同年级学生的心理特征，进行分班、分组，选拔学生干部，制定教学计划和开展心理教育活动。依据档案，可以研究每个年级的学生在能力、人格、心理健康等方面的总体状况和特点，按照能力水平、人格特点等因素来进行分班编组。也可根据学生的个性特点进行有针对性的选拔学生干部的培养锻炼。同时可结合各年级或各班的实际情况和智力特点来制定年级教学计划或班级教学进度，做到有的放矢。对于学生存在的一些共性的心理问题，可以按班级为单位进行团体辅导，开展心理教育活动。
(2)依据学生心理档案，准确识别和确定心理危机预警对象。学校应该充分发挥心理健康档案的鉴别与筛选功能，把存在严重心理疾病、遭遇重大创伤事件以及有自杀意念和自杀行为等各类潜在或现实的心理危机干预对象正确识别出来，根据相关的心理预警指标对其心理危机的轻重程度及可能后果进行科学评估和判断，并在此基础上对他们采取相应的咨询、辅导、追踪、监控、干预措施，以对心理危机做出准确预测、有效防范和正确处理。
(3)根据学生心理档案反映的问题，提出具体的教育建议和培养策略，指导学生解决各种成长性与发展性的心理问题。学生心理档案的建立与完善为学校开展个性化、因教施教的心理健康教育创造了条件，学生心理档案记录着学生的智力、人格、心理健康、学习心理及职业能力等个性心理特征的描述和分析，借助学生心理档案，可针对学生不同的心理发展问题提出具体的教育建议和培养策略，提供个性化的教育与咨询服务，从而更有效地帮助学生解决各种成长性和发展性的问题。在个性化辅导中，可以针对学生某一方面的问题或多方面或全方位地开展辅导，这要视学生的实际情况而定。
(4)利用学生心理档案呈现的信息，深入开展学生心理健康教育研究工作。学生心理档案是一个动态发展的档案，它反映了学生心理的成长轨迹。因此，借助心理档案，可以科学有效地判断和发现学生在心理成长过程中遭遇的主要困境和突出问题，通过对这些问题的评估和剖析，能从中发现和挖掘出具有重大研究价值的数据资料，这对丰富学校心理健康教育科研工作的研究方法、加强学校心理健康教育研究中的量化研究、拓展学生心理健康教育研究的深度、提高学校心理健康教育研究的科学性和精确性都具有极其重要的意义。
第五篇：人才档案信息化管理的必要性论文
摘要：随着社会不断发展和人才逐渐走向市场，传统封闭式的人事档案管理模式已不能适应经济发展和社会变革的需要，应建立一种开放式的人才档案管理模式。人才管理的社会化、信息化程序已成为国家或地区综合竞争力的重要因素，也是争得人才竞争优势的关键。而人才档案信息化管理是实现人才管理社会化、信息化的必要条件，也是新世纪人事档案管理的必然趋势。
关键词：人才；档案；信息化
一、坚持人才档案信息化的原则
人才档案的信息化，要以人才学和人力资源管理与开发理论及人事档案管理学为指导，在吸取我国传统档案制度的合理成分和借鉴国外人力资源管理的先进经验基础上，设计出符合时代特征、中国特色的人才电子档案，并形成计算机信息系统。人才档案信息化研究属于应用研究，档案信息系统的研制，在理论上要依据现代管理科学的原则，力求科学性、系统性和完整性，在实践上则要解决传统档案和目前人才市场求职者履历存在的问题和实际应用的难点，形成可供人才市场操作的人才档案信息系统，因此人才档案的信息化应遵循以下原则。
1.客观性原则。人才档案信息系统的建设必须以客观实际和需要为依据，具体地说，要能正确描述人才个体素质特征，符合单位择人的需要。
2.实用性原则。人才档案信息化的最终目的是为了有利于人才的评估、选拔和合理使用，因此要考虑到可操作性和实用性。有些指标理论上是必要的，可在实践中却很难准确地采集和科学地描述，比如社会交往能力、竞争能力与合作精神等，因此这些不适用的指标需要将其摈弃。
3.全面性原则。因为人才学术背景各异，职业不同，所取得的成果和做出的贡献也是多样的，所以具体指标设立要尽可能做到综合、全面和系统，具有通用性。
4.以业绩为主要的原则。学历只能在一定程度上反映一个人的学识水平，不能代替能力，对于能力的检验主要是看一个人的工作业绩。所以人才档案信息系统的内容要突出业绩成果。
二、做好人才档案信息系统的措施
1.建立开放人才档案管理服务方式。开放式人才档案管理服务，要适应市场经济的特点，要利于人才流动的方便、简捷且符合新形势下人事管理体制的要求，更要遵循档案管理自身的规律。建立人才档案信息系统最终的目的是打破人才“单位所有、部门垄断、条块分割”的传统配置模式，实现人才社会所有、资源共享、市场配置和动态开放体系。为此，必须把先进的计算机和网络通信技术应用到人才档案信息系统中，同各种类型市场中介组织沟通组成全国性联网的人才信息互联网络，使人才档案信息资源真正实现社会共享，可以灵活运用，随时提取各种情况和数据，满足社会需要。
2.建立多元化的信息采集机制。人才档案信息系统是否拥有信息量，直接关系到该系统的权威性和功能的发挥，但是传统模式下的人才归属条块分割、单位所有的体制仍严重阻碍着人才档案信息化的实施和推行，而对人才实行统筹管理和管用分离，又是一个极其复杂的进程。基于此，人才电子档案实施应采取先易后难、先点后面以及错落推进的策略。首先，可实行会员制，会员单位义务提供其专业技术人员的有关信息，并有查询电子档案相关信息的优惠权，也可为会员单位提供人事管理的跟踪服务；其次，可与有关高校合作，在有关高校中推行毕业生档案登记制度。
3.实行雇佣单位人才推荐证明责任制度。凡流动人才，其求职前必须提供雇佣单位负责人或直属主管的推荐证明材料，统一按人才档案指标要求填写，并承诺推荐责任，以防止徇情作假。
三、人才档案信息化在人才管理中发挥的作用
1.为人才建设提供信息保障。党中央明确提出人才强国战略，加强人才资源能力建设，深化人才工作体制改革，优化人才资源配置，建立完善人才市场服务体系。人才档案的信息化、网络化管理是达到这一目标的有效途径，为政府了解、掌握人才信息提供基本平台，为人才在更大范围内的合理使用和流动提供信息渠道。
2.为健全人才资源市场化配置体系提供条件。传统的人事档案制度以服从政治和组织的需要为重点，特别是封闭式的档案管理方式事实上已成为制约人才流动的瓶颈。人才档案的信息化要实行人才信息社会化集中管理，推行信息采集与分离的会员制度，这就克服了因单一的政治性档案造成对人才合理流动的障碍性的局限，从而为建立社会化、开放化以及信息化的人才资源市场配置体系提供了条件。
3.为用人单位选人提供可信有用的信息依据。一直以来，传统的人事档案制度为人员的使用、培养和流动提供了支持，发挥了重要作用，但其不足也是显而易见的。首先，以政治表现内容为主的评语式的鉴定具有相当主观性。其次，缺乏对人才知识、才能、成果与业绩的信息存录。
4.为人才流动提供便捷的途径。目前人才信息的传递方式主要有人才招聘会、广告和中介机构提供等，但是诸如此类的信息传递方式都不同程度上受时空制约，不能适应人才流速加快的趋势。人才档案信息化将突破现有人才信息传递的局限性，以大容量和高效率的信息满足人才流动的需要，提高市场交流的效率。
四、结语
当前，人才档案信息化还面临着各方面的问题，在市场经济条件下，靠行政命令推行实施是不能使其健康发展的，根本对策是根据市场经济的要求，深化人事制度改革，强化人才社会化管理职能和服务职能，有步骤地对人才实行统筹管理和管用分离，只有这样，才能保证人才档案信息化管理制度的顺利推行。
作者:王利华 单位:威海职业学院
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