城市建设档案著录规范

第一篇：城市建设档案著录规范

中华人民共和国国家标准

城市建设档案著录规范 GB/T 50323—2001

关于发布国家标准

《城市建设档案著录规范》的通知

建标[2001]67号

根据建设部建标标[2000]25号的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。

本标准由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。

中华人民共和国建设部 2001年3月5日

前 言

本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。

在编制过程中，规范编制组天展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案行业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。

本标准主要规定的内容有：城建档案著录的项目、符号、文字、信息来源，以及著录的格式要求。

本标准将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。

为了提高规范质量，请各单位在执行本标准的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建设寄给建设部城建档案工作办公室，以供今后修订时参考。

本标准主编单位：建设部城建档案工作办公室。

本标准参编单位：南京市城建档案馆、北京市城建档案馆、广州市城建档案馆。

本标准主要起草人：王淑珍、姜中桥、周健民、郑向阳、欧阳志宏、杨晓明、胡士刚。总则

1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。

1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。术语、符号

2.1 术 语

2.1.1 城建档案（urban construction archive）

在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。2.1.2 建设工程项目（construction project）

具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。2.1.3 单项工程（single project）

在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

2.1.4 工程档案（project archive）

工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。2.1.5 案卷（file）

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.1.6 城建档案著录（description of urban construction archive）

编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

2.1.7 城建档案著录项目（item of description for urban construction archive）

揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。2.1.8 条目（entry）

档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。

2.1.9 著录格式（description form and format）

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2.1.10 档案目录（catalogue for archives）

按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

2.2 符号

2.2.1 著录用符号

为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表：

表2.2.1

著录用符号及用途

符号 用

途

.— 置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项 ＝ 置于并列题名之前

： 置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项 ／ 置于第一责任者之前

； 置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单元 ＋ 置于每一个附件之前

［］ 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者略时的“等”字（）置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等

？ 置于不能确定的著录内容之前，一般与［］号配合使用

— 用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间 … 用于节略内容

□ 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”表示

2.2.2 著录用符号使用说明

1．“．—”符号占两格，在回行时不应拆开。“[ ]”和“（）”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。

2．如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“．—”。

3．不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。基本规定

3.1 著录级别与著录详简级次

3.1.1 依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。1．工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。

2．案卷级著录是一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3．文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.1.2 著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。

1．条目仅著录必要项目的称简要级次。

必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。

2．条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。

选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。

3.2 著录文字要求

3.2.1 著录用文字必须规范化。

3.2.2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。

3.2.3其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。

3.3著录信息源

3.3.1 著录信息来源于被著录的档案。

3.3.2 单份文件著录时，主要依据文头、文尾。

3.3.3 一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。3.3.4 被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。著录项目

4.1 著录项目划分

4.1.1 城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项。详见下表：

表4.1.1 城建档案著录项目划分

序号 著录项目名称 大项 小项 题名与责任者 题名 文件编号

工程(项目)地址 责任者 附件 稿本与文种 稿本 文种 密级与保管期限 密级 保管期限 4 时间 载体与数量 载体类型 数量与单位 规格 专业记载 附注与提要 附注 提要 排检与编号 档号 档案馆代号 缩微号 存放地址号 电子文档号 主题词

4.1.2 著录小项下又可分为若干著录单元。如著录小项“题名”下，又可分为“正题名”与“并列题名”两个著录单元。

4.2著录项目细则

4.2.1题名与责任者项 1.题名

题名又称标题、题目，是直接表达档案中心内容、形式特征的名称。1）题名

正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称，工程（项目）级的题名指工程或项目的名称。正题名照原文著录。2）并列题名

以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。其前加“=”号。

3）副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。副题名及说明题名文字前加“；”号。

2.文件编号

文件编号是文件制发机发、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等，按照原文字和符号著录，其前加“：”号。对于一个工程来讲，其文件编号大致有以下几种： 1）建设工程项目立项批准文件号

建设工程项目立项批准文件号著录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立项的文件编号。

2）建设工程规划许可证号

建设工程规划许或证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程规划许可证的编号。

3）建设工程用地规划许可证号 建设工程用地规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程用地规划许可证的编号。

4）建设工程用地许可证号

建设工程用地许可证号著录城市土地主管部门对该建设工程项目核发的土地使用证编号。5）工程设计（勘察）编号

工程设计（勘察）编号著录建筑设计（勘察）部门对该建设工程项目进行设计（勘察）的编号。

6）建设工程施工许可证号

建设工程施工许可证号著录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许可证编号。7）建设工程竣工验收备案登记号

建设工程竣工验收备案登记号是指建设工程竣工验收后，建设单位向建设行政主管部门报送备案材料时，建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。8）工程所在地形图号

指工程所在的1：500地形图的分幅号。3．工程（项目）地址

工程（项目）地址指工程项目的建设地点或征地地址。本市工程著录区（县）、街道（乡、路）、门牌号（村、队）；外地工程著录省、市（县）、街道（路）名。其前加“：”号。案卷级和文件著录，不必著录此项。4．责任者

责任者指文件材料的形成单位或个人。1）第一责任者

第一责任者是指列于首位的责任者。著录时其前加“/”号。2）其他责任者

其他责任者是指除第一责任者以外的责任者，其前加“；”号。

3）工程（项目）级责任者著录顺序一般为：建设单位（立卷单位）、建设项目（或事由）批准单位、项目（或事由）申请或实施单位。如建设工程（项目）责任者著录顺序为：建设单位、立项批准单位、设计单位、施工单位、监理单位；建设工程（用地）规划管理档案项目级责任者著录顺序为：立卷单位、申请（用地）单位、批准单位（项目批准单位和用地批准单位）、设计单位（或被征地单位）。4）案卷级责任者一般只著编制单位。5．附件

是指文件正文后的附加材料，各附件题名前均冠以“+”号。4.2.2 稿本与文种项

1.稿本是指档案的文稿、文本和版本，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等，其前加“．—”号。

2.文种是指文件种类的名称，依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、鉴定书等。文种前加“：”号。4.2.3 密级与保管期限项 1.密级

1）密级是指文件保密程度的等级，一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的。应著录新密级。密级前加“．—”号。

2）密级按GB/T 7156—1987第四章文献保管等级代码表划分为六个级别。名称与代码如下表： 表4.2.3 文献保密登记代码

名 称 数字代码 汉语拼音代码 汉字代码 公开级 0 GK 公开 国内级 1 GN 国内 内部级 2 NB 内部 秘密级 3 MM 秘密 机密级 4 JM 机密 绝密级 5 UM 绝密

3）密级为“公开级”、“国内级”、“内部级”时，一般不必著录。

2.保管期限

1）保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限前加“：”。

2）保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的。应著录新的保管期限。

4.2.4 时间项

1.对文件级著录，时间项著录文件形成时间。

一般文书（通知、报告、批复）的形成时间为发文时间；决

议、决定、规定为通过时间或发布时间；合同、协议书为签署时间；报表计划为编制时间；报表计划为编制时间；工程设计图纸为设计时间；工程竣工图为编制完成时间，如图上没有签注编制完成时间，则以工程竣工时间代替。

2.对案卷级著录，时间项著录案卷内文件起止时间。

一般案卷起止时间为卷内文件形成最早、最晚时间。起止时间著录中间用“—”相连，如：“1987．07．03—1988．12．14”。

3.对工程级著录，时间项录工程开、竣工时间或建设工程规 划许可证及建设用地规划许可证的批准时间。

4.著录时间时，年、月、日之间用“．”号相隔，如“1985 年12月10日”著录为“1985．12．10”。时间项前加“．—”。4.2.5 载体类型 1.载体类型

1）载体类型项著录档案载体的物质形态特征。其前加“．—”。

2）载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型著录，除底图外，以纸为载体的档案一律不著录本项。2.数量及单位

数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“张”、“卷”、“袋”、“册”、“盒”等。著录时其前加“：”号。3.规格

规格指档案载体的尺寸及型号，著录时其前加“：”号，如“．—5页：16开”，“ ．—2张：A0”。

4.2.6 专业记载项

本项作为城建档案的专业特征记载项，著录于附注项前。根据著录对象不同分为房屋建筑工程专业记载项（含房屋建筑工程规划管理档案）、市政基础设施工程专业记载项（含市政基础设施规划管理档案）、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划管理专业记载项。本项对工程（项目）级档案是必要著录项目，案卷、文件级档案可不著录。各专业记载项之间加“：”。

1.房屋建筑工程专业记载项著录下列内容：

1）建筑面积，2）高度，3）层数，4）结构类型，5）开工时间，6）竣工时间，7）总用地面积，8）总建筑面积，9）幢数，10）工程预算，11）工程决算。2.市政基础设施工程专业记载项著录下列内容：

1）长度，2）宽度，3）高度，4）跨径，5）结构类型，6）孔数，7）级别，8）荷载，9）净空，10）开工时间，11）竣工时间，12）总用地面积，13）总建筑面积，14）总长度，15）工程预算，16）工程决算。

3.城市管线工程专业记载项著录下列内容：

1）长度，2）规格，3）材质，4）荷载，5）起点，6）止点，7）总长度，8）开工时间，9）竣工时间，10）工程预算，11）工程决算。

4.建设工程规划管理档案专业记载项著录下列内容：

1）建筑面积，2）幢数，3）层数，4）长度，5）宽度，6）高度，7）跨度，8）荷载，9）规格，10）级别，11）净空，12）结构类型，13）工程造价。5.建设工程用地规划管理档案专业记载项著录下列内容： 1）征拨分类，2）用地分类，3）原土地分类，4）用地面积。4.2.7 附注与提要项 1.附注

1）附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在最后。

2）每一条附注均以“．—”分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该著录符号。2.提要 1）提要项是对档案内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据（包括技术参数）。2）提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。4.2.8 排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项。1.档号

档号是档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案卷号、件号或页号。档号置于条目左上角第一行。档号中各号之间用“—”号，占一个字节。1）工程（项目）级的档号由分类号、项目号组成。

2）案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成。即工程（项目）档号+案卷号。

3）文件级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成。即案卷档号+件号或页号。件号或页号是指案卷内每一文件的顺序号或首页的编号。2.档案馆代号 档案馆（室）代号按照国家统一规定填写。置于条目右上角第一行。尚无代号的，暂时不填，但应留出位置，以备将来填写。3.缩微号

缩微号是档案馆（室）赋予档案缩微品的编号，著录于条目左上角第二行，与档案馆代码齐头。

4.电子文档号

电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。5.存在地址号

存在地址号著录档案存放处的编号。一般包括库号、列（排）号、节（柜）号、层号，著录于条目右上角第二行。6.主题词

主题词是揭示档案内容的规范化的词或词组。

1）主题词按照DA/T19—1999《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》等进行标引。

2）主题词著录于附注与提要项之后，另起一段齐头著录。

3）各级著录，一般著录4至6个主题词。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分两行书写。著录格式

5.0.1 著录格式按照其表现形式可分为表格式和段落符号式。5.0.2 表格著录格式

1.工程（项目）级条目表格著录格式

按照不同著录对象，工程（项目）级档案表格著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。1）房屋建筑工程项目级表格著录格式（示例见附录A）； 2）市政基础设施工程项目级表格著录格式（示例见附录B）； 3）城市管线工程项目级表格著录格式（示例见附录C）；

4）建设工程规划管理档案项目级表格著录格式（示例见附录D）； 5）建设用地规划管理档案项目级表格著录格式（示例附录E）； 6）工程（项目）级通用表格著录格式（示例见附录F）。2.案卷级条目表格著录格式（示例见附录G）。3.3.文件级条目表格著录格式（示例见附录H）。5.0.3 段落符号式著录格式

段落符号式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中档号、缩微号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、存放地址号分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词，各词之间空一格。

1.工程（项目）级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号

缩微号 电子文档号 存放地址号

题名=并列题名；副题名及说明题名文字：立项批准文号；工程规划许可证号；工程用地规划许可证号；工程用地许可证号；工程设计（勘察）编号；工程施工许可证号；竣工验收备案登记号；地形图号：工程地址/第一责任者；其它责任者．一密级；保管期限．—工程开竣工日期．—载体类型：数量及单位：规格．—专业记载．—附注 提要 主题词

2.案卷级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号 缩微号 电子文档号 存放地址号

正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：

工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词

3.文件级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号

缩微号 电子文档号 存放地址号

正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：

工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词

5.0.4 段落符号式著录条目的形式为卡式时，卡片尺寸一般为12.5cm X 7.5cm，著录时卡片四周均应留1 cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。

附录A 房屋建筑工程（项目）级著录单

工程名称

工程地点

责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

勘察单位 用地许可证号

监理单位 施工许可证号

专 业 记 载

单项工程名称 施工单位 建筑面积(m2)高度(m)层数 结构类型 开工时间 竣工时间 地下 地上

总用地面积 总建筑面积 幢数

工程造价 工程结算

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期 移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录B 市政基础设施工程（项目）级著录单

工程名称

工程地点

责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

勘察单位 用地许可证号

监理单位 施工许可证号

专 业 记 载

单项工程名称 施工单位 结构类型 长度(m)宽度(m)高度(m)跨径 孔数 级别 荷载 净空

总用地面积 总建筑面积 总长度(m)

开工时间 竣工时间 工程造价 工程结算

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录C 城市管线工程（项目）级著录单

工程名称

工程地点 责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

勘察单位 用地许可证号

监理单位 施工许可证号

专 业 记 载

单项工程名称 施工单位 地形图号 长度(m)规格 材质 荷载

起点 止点 总长度(m)

开工时间 竣工时间 工程造价 工程结算

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录D 建设工程规划管理档案项目级著录单

工程名称

工程地点

责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

施工单位 用地许可证号

地形图号

专 业 记 载

建筑面积 幢数 长度 规格

高度 层数 宽度 级别

跨度 净空 荷载 申请时间 工程造价

批准时间 结构类型

档 案 状 况

文字(页)图纸(张)光盘 磁盘

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录E 建设用地规划管理档案项目级著录单

用地项目名称

征地位置

责任者 用地单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

被征单位 用地规划许可证号

规划批准单位 用地许可证号

地形图号

专 业 记 载

用地分类 征拨分类

原土地分类 批准时间 用地面积

档 案 状 况

文字(页)图纸(张)光盘 磁盘

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录F 工程(项目)级通用著录单

工程名称

工程地点

责任者 文号项

专 业 记 载

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录G 工程(项目)案卷级通用著录单

档号 缩微号

存放地址 库列节(柜层)案卷题名

编制单位

载体类型 数量/单位 规格

卷内文件起始时间 卷内文件终止时间

保管期限 密级

主题词

附注

附录H 文件级通用著录单

档号 缩微号

存放处 库 列 节(柜)层 文件题名

责任者

文(图)号 文本

保管期限 密级

形成时间 载体类型

数量/单位 规格 提要

主题词

附注

附录J 本规范用词说明

1.为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下： 1）表示很严格，非这样做不可的用词： 正面词采用“必须”； 反面词采用“严禁”。

1）表示严格，在正常情况下均应这样做的用词： 正面词采用“应”；

反面词采用“不应”或“不得”。

1）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的用词： 正面词采用“宜”； 反面词采用“不宜”。

表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。2.条文中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为： “应符合······的规定”或“应按······执行”。

中华人民共和国国家标准

城市建设档案著录规范

GB/T 50323—2001

条 文 说 明

制 定 说 明

本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成，2001年3月5日经建设部建标[2001]67号文批准实施。

在编制过程中，规范编制组开展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案待业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。任何单位或个人在使用本标准时，如遇到不确切或含混不清之处，请立即通知建设部城建成档案工作办公室（地址：北京市海淀区三里河路9号，邮政编码：100835，电话：010—68393431，传真：010—68394444），以便进行调查或采取适当的措施。

建设部城建档案工作办公室

2001年2月

目 次总则…………………………………………………………….……….32 2 术语、符号…………………………………………………….……...33 3 基本规定……………………………………………………….………34 4 著录项目………………………………………………………….…..35 5 著录格式………………………………………………………….…..39总则

1.0.1 城建档案是城市建设的历史记录。城建档案管理是城市建设管理工作的重要组成部分。随着我国社会主义现代化建设事业的蓬勃发展和城市化水平的不断提高，城建档案的数量日益增加，其种类和载体形态日益丰富。对这些不断产生和纷繁复杂的档案资料的科学管理和有效利用，既是广大城建档案工作者的迫切愿望，也是社会主义现代化建设事业的迫切需要。近年来，各地城建档案部门在探索城建档案现代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全国统一的标准和规范，造成了大量低水平重复开发，严重影响了城建档案管理水平的提高。为了尽快规范城建档案管理工作，指导城建档案著录标引工作，提高城建档案现代化管理水平，建立健全全国统一的城建档案检索利用体系，真正实现资源共享，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，特制定本规范。

1.0.2 本规范适用于各级各类城建档案管理部门对各个时期、各种载体的城建档案著录工作。本规范只规定了城建档案著录工作的内容、深度、范围等，不包含城建档案著录工作的组织方法，也不涉及城建档案的整理与分类要求。

1.0.3 城建档案著录除招待本规范外，尚应执行《 档案主题标引规则》（DA/T 19—1999）、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与保管期限表》等规范或文件的规定。术语、符号 2.1.4 工程档案

按照工程的建设过程，一个工程所形成的档案大致可分为四个方面：

1）工程准备阶段所形成的档案，包括工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等阶段形成的档案；

2）施工档案，指在工程施工过程中形成的档案； 3）竣工图，是真实反映建设工程施工结果的图样；

4）竣工验收档案，指在工程项目竣工验收活动中形成的档案。2.1.5 案卷

案卷是档案的基本保管单位，它是立卷工作的成果，形式上可以分为卷、册、袋、盒等。基 本 规 定

3.1.1 城建档案著录可以分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。其中，工程（项目级）著录是一个比较广泛的概念，它不仅指对一个建设工程档案的著录，还包括对围绕一个建设工程形成的规划管理档案、土地管理档案、建筑工程管理档案、工程勘测档案、工程设计档案等的著录，也包括对一个项目如：城建科研项目、环境保护项目档案的著录。总之，工程（项目）级著录是对一个工程或一个项目所形成的档案的著录，不管这个工程项目所形成的档案是一份、一卷，还是若干案卷。著 录 项 目

4.2.1 题名与责任者项 1.题名

工程档案一般只著录正题名。工程（项目）级著录中题名一般由建设单位+工程名称（或责任者+事由）构成；工程地质、水文地质、市政、公用工程名称（题名）一般由地址+工程（项目）名称构成，或由建设单位+工程（项目）名称构成，必要时增加时间项；测绘项目名称一般由年代+地址+等级+测量类型，或年代+地名+比例尺+测量类型构成。建设单位必须写全称或标准简称。一个工程项目的案卷的题名，其共性部分须保持统一性。同一工程项目的不同单项工程的题名，其共性部分也应统一。

原题名含意不清或无题名的，应重新拟写题名后现时著录。并加“[ ]”号。

单份文件的题名不能确切反映文件内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“[]”号。无题名的单份文件，依据内容拟写题名，并加“[]”号。2.文件编号

案卷级著录不必著录文件编号。4.责任者

团体责任者必须著录全称，并且应著其对外公开名称，如“南京新联机械厂”，而非此厂代号“九二四厂”。

历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。如“（民国）总理陵园管理委员会”。

个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加“（）”号。文件所署个人责任者为别名、笔名等时，均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“（）”号。

外国责任者，应著录各历史时期易于识别的国别简称、统一的中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写，一般采用名在前，姓在后的顺序。国别、姓氏的原文和名的缩写均加“（）”号。未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特自考证出的责任者，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“ ”代之。著录为“”。

文件的责任堵塞有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“ ”代之。著录为“”。5.附件

文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。4.2.4 时间项 著录时，年号应著录完整，如“1999年”，不应著录成“99”。个位数月、日前应加“0”，如“1999年1月1日”应著录为“1999．01．01”。

历史档案应著录原纪年，将换算好的相应公元纪年附后，并加“（）”号。例如：清乾隆十年九月二十六日著录为“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民国二十七年九月十八日”著录为“民国27．9．18．（1938．09．18）”。没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等证出形成时间著录，并加“[]”号；或著录文件上的其他时间（收文时间、审核时间、印发时间等），并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“”代之，著录为“”。4.2.6 专业记载项

各专业记载项的含义如下：

1.工程预算：由施工单位对该工程所作的预计造价。以万元为单位，保留小数点后二位。2.工程决算：经有关方面审核后的工程造价决算。以万元为 单位，保留小数点后二位。

3.建筑面积：指各层建筑面积的总和，各层面积按水平横截

外墙周边计算。建设工程规划管理档案著录每个案件（项目）内核准的房屋建筑或市政设施总建筑面积。著录时以平方米为单位，取小数两位。

4.幢数：按一个建设项目实有建筑物的幢数著录，或按一项 建设工程规划管理档案中核准的建筑物幢数著录。

5.层数：按建筑物的实际层数著录，以0．00为界，著录地

上、地下层数。例：地上12层，地下1层著录为“：地上12地下1”。同一建筑物（项目）按最高层次著录。同一项目中包括层次不同的多幢建筑物时，按层数最低和最高的著录，其间加“—”号，例如：“：3—8层”。

6.结构类型：建筑物的结构类型，指砖混结构、内框架结构、钢筋混凝土结构、钢筋混凝土剪力墙结构、简体结构、剪办墙结构、部分框支剪力墙结构、砌块结构等。构筑物的结构类型，指桥涵的结构形式，如横断面型式、河道护砌型式等。7.长度、宽度、高度均以米为单位，著录到小数点后二位。地下建筑的高度按下地设施最低层地板的项标高著录（负值）。8.跨径：指桥梁主跨的长度，以米为单位，著录到小数点后 二位。

9.荷载：指设计荷载，是桥梁、涵洞、管线等承载能力。

10.规格：指桥梁、涵洞的孔洞数或指管线的直径和孔数等。直径以毫米为单位。多种规格可依次著录，规格之间用“；”号。11.级别：指道路的设计等级。

12.净空：指常年水位或地面至桥底部的空间距离或梁底的标高。以米为单位，著录到小数点后二位。

13.起点：著录管线工程的起始位置或地址。14.止点：著录管线工程的终止位置或地址。

15.材质：著录管线材料类型。多种材质可依次著录。材质之间用“；”号。

16.工程造价：指进行某项工程建设预期花费的各种费用，它由设备、工器具购置费、建筑安装工程费用和工程建设其它费用构成。

17.征拨分类：分征用和拨用、拍卖、转让，按实际情况著录。

18.用地分类：指征地用途分类。根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ 137—90）的规定，分居住、公共设施、工业、仓储、对外交通、道路广场、市政公用、绿地、特殊用地。

19.原土地分类：指所征用土地原分类，根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ 137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城镇、其他。

20.用地面积：按批准用地面积，并以用地分类分别计。以平方米为单位，取两位小数。

4.2.8 排检与编号项 6．主题词

主题词对工程（项目）级著录为选择项。

案卷级的主题词除沿用工程（项目）级的主题词外，应着重反映案卷的基本内容，增加反映案卷内容部分的主题词。

同样，文件级的主题词除沿用案卷级的主题词外，应增加反映文件内容部分的主题词。著 录 格 式

5.0.2 表格式著录格式为机读目录的首选格式。1.工程（项目）级条目表格著录格式

1）房屋建筑工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于各类房屋建筑工程档案的工程（项目）级著录。

2）市政基础设施工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于道路、桥涵、堤坝、烟囱等构筑物工程档案的工程（项目）级著录。

3）城市管线工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于地下给水、排水、供气、供电、供热、电信、工业管线等的工程（项目）级著录。著录单“专业记载”项中，“地形图号”按4.2.1 题名与责任者项中“文件编号”的规定著录。

4）建设工程规划管理档案项目级表格适用于工程规划管理档案的项目级著录。5）建设用地规划管理档案项目级表格适用于建设用地规划管理档案的项目级著录。

6）工程（项目）级通用表格适用于城市规划、园林绿化、科学研究、环境保护等类，无法以建筑物工程、构筑特工程、城市管线工程、建设工程规划管理、建设用地规划管理的专业特征来著录的其他城建档案的著录。可根据各类专业档案的实际情况，确定不同的专业记载项。

2.案卷级表格适用于各类案卷的著录，为通用格式。3.文件级表格，以单份文件为著录对象，为通用格式。

第二篇：文书档案卷内目录著录规范

文书档案卷内目录著录规范（培训材料）

一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种：

1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。

2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。

3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。

4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。

5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。

6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。

7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。

8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。

9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。

10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为一件著录，按文件处理单在前，正文在后排列；若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。

二、卷内文件目录的规范著录（抄写）

福建省档案局出台的省标《文书档案目录数据交换格式与著录细则》，对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用，对手工抄写同样适用，计算机管理是发展目标，卷内目录抄写规范，将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。

（一）、文件编号。

1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示，字符“[ ]”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例：闽委[2004]综023号，存在问题：闽委综[2004]023号；闽委（2004）综023号；闽委[2004]23号；闽委[04]综023号或者闽委综23号。

2、联合发文或有多个文件编号时，只要著录主办机关的文件编号。通常是第一责任者产生的文件编号。

（二）、责任者。

1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

根据原文的责任者据实著录，用统一规范的通用简称，如著录：“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”，其称呼不统一。特别是本区属两区合一，文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”，著录时最好能同时著明，不要随便省略，对于自拟的责任者，有时受手工抄写时的纸张等限制，可统一著录其中常采用的一种，不可时而著录“福州开发区**局”，时而著录“福州市马尾区**局”。

同一责任者对于特定历史时期名称不一样时，要及时变更，如：区安办的文件2004年前责任者可著“福州开发区安办”，2004年后（包括2004年）因单位名称变动，其文件责任者可著“福州开发区安监局”。

区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的，如：中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等，要加上“中共”，并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省，跨省时要著明“福建省”，不能笼统著录“区委办、区委组织部”等，著明区域，以免今后计算机联网使用时造成混乱。

2、个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，用“（）”表示。如：一份卢展工同志的讲话，在责任项可著录：卢展工（中共福建省委书记）

3、联合行文的责任者，尽量多著录，使用计算机著录，责任项可允许著录25个汉字，手工抄写时受纸张限制可选择，但列于首位的责任者应著录，立档单位（即组卷的本单位）本身是责任者的也必须著录，其他省略的责任者用“[等]”表示，两个责任者之间用“；”表示。如：中共福州开发区委办；福州开发区管政办[等]

4、文件上无署名，但可考证其责任者的，在考证内容两端加上“[ ]”。如考证其文件出自区委办综合科，可在责任项上著：[中共福州开发区委办综合科]。有时对考证出的责任者仍有疑虑，依据不足时，在其责任者后加“？”，如[中共福州开发区委办综合科？]。无法考证其责任者的按原文著录，原文无责任者的可无须著录。

5、有些文件不规范，盖章与署名不统一，如某局文件署名某局综合科发文，盖的却是某局的章，其文件责任者应以文件的印章为准，责任者应著明“***局”。

（三）、题名。

1、使用计算机著录，题名项可允许著录80个汉字，著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字，但对专用名称则要按原文进行著录，如：“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”，“三中全会”不得录成“3中全会”。

２、原文件的题名要据实著录，不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展……的通知”,“关于”之前的冒头不能省。

3、必要时可加著录副题名，并在副题名之前加“：”，不用原副题名的破折号。如：共同创造和平繁荣的美好未来：2005年新年贺词

4、文件题名过于冗长，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。一般情况下，很少有题名超过字段所要求的80个汉字，这点较少采用。

5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时，应据实著录并要加上具体的区域或名称，加上的部份用“[ ]”表示。如：关于你局[福州市马尾区民政局]…的通知

6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[ ]”。原文件有题名的，新拟写的题名附于原题名之后，如超过字段长度80个字的，可省略原题名。如：函[福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函]

7、可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的两端加“[ ]”表示。如：题名“关于表彰全省***[***、***、***]计划生育先进的通知”，“关于***[***、***、***]等同志职务任免的通知”，尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来，便于日后查找利用。

8、一本的会议记录本录一条，题名可注明什么部门、什么性质的会议记录，并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如：“福州开发区、马尾区委**局局务会议记录（2003、5、21——2005、8、14）”，此会议记录本可放在截止的2005归档。

9、著录对象是多件文件时，使用计算机管理时可著录一条，文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名未尾著录“（共*件）”的说明字样。如简报信息可著录：马尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄写时最好逐件著录。

（四）、文件时间。

1、文件时间由8位数字组成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成时间据实著录，如：20050412

2、特殊的多份文件只著录一条目录时，如简报，期刊，会议记录等，著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间，中间用减号字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、无文件时间的可无需著录，原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如：文件时间只有2月，没有年和日，可著录为：00000200；文件时间为1989年，没有月和日，可著录成：19890000

4、明知文件时间有误或有疑义时仍照原文件著录，使用计算机管理的，可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符，如：19570509？若考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2这里不能用19500102表示。

（五）、页号。著录这份文件首页所在的当前页号，使用计算机著录时要求字段长度4位，手工抄写不要求。

第三篇：城市建设档案

档案馆代号：

城 市 建 设 档 案

名称：北京邮件综合处理中心二期主体楼案卷题名：建筑给排水及采暖与通风空调竣工图编制单位：北京天云动力科技有限公司技术主管：

编制日期：自年月日起至年月日止

保管期限：密级：保存档号：缩微号：

共册第册

第四篇：新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求

新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求

（文书档案）

一、档案录入要求

1、文书档案传统方法

（1）文书档案案卷目录：

必著项目：全宗号、目录号、案卷号、档号、、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数

著录要求：

全宗号：4位，例：0051 目录号：2位（不足位的在前面补零占位，下同）例：01 案卷号：3位，例：001 题名：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例：鞍山市档案局行政办公会议记录

：4位，例：1995 责任者：指立档单位名称，必须著明全称。例：鞍山市档案局

文件起止时间：录入卷内文件成文日期的起始时间。8位。例1995年1月2日，录入格式：19950102 至：录入卷内文件成文日期的终止时间。8位。例：1995年12月1日

录入格式：19951201 保管期限：选择著录，例：永久

分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01

分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群 总页数：无位数要求，以实际为准。例：一共为63页，著录格式：63

（2）文书档案卷内目录：

必著项目：全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数

著录要求：

全宗号：4位，例：0051 目录号：2位，例：01 案卷号：3位，例：001 页号：为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。例：001 卷内顺序号：用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。例：01 文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字++序号三项组成，例：鞍档发［2003］004号,其中［2003］不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。

题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案局关于XX活动的通知。会议记录应自拟题 1 名，著明会议内容和会议名称，并加“[

]”标识。

责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字，联合发文的责任者之间用“，”分隔。责任者应按文件录全称，不能使用“本局”、“本部”等简称；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须著明职务。例：鞍山市档案局，中共鞍山市档案局党组

文件形成时间：用8位数字表示，不足添“0”占位。例：1995年7月2日应著录为：19950702；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证后填写。

控制标识：一般来说各种会议记录为A级，涉及个人处分为B级，其它为“开放”。具体参照鞍档发[2004]23号文件，《关于印发<档案文件开放控制查阅暂行规定>的通知》。选择著录：“开放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 保管期限：选择著录，例：永久

密级：按文件原有密级选择著录，例：秘密，机密，绝密

分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01

分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群 页数：无位数要求，以实际为准。例：一共8页，著录：8

2、文书档案简化方法

归档文件目录

必著项目：全宗号、保管期限、、分类号、分类名称、件号、盒号、档号、页数、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、密级

著录要求：

全宗号：4位，例：0051 保管期限：选择著录，例：永久 ：4位，例：2005 分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01

分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群

件号：以4位数字表示，不足填“0”占位。填写室编件号，进馆时馆编件号与此一致。例：0001 盒号：为5位，不足填“0” 占位。例：00001 页数：无位数要求，以实际为准。例：一共8页，著录：8 文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字++序号三项组成，例：鞍档发［2003］004号,其中［2003］不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。

题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案局关于XX活动的通知。会议记录应自拟题名，著明会议内容和会议名称，并加“[

]”标识。

责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字，联合发文的责任者之间用“，”分隔。责任者应按文件录全称，不能使用“本局”、“本部”等简称；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。例：鞍山市档案局，中共鞍山市档案局党组 文件形成时间：用8位数字表示，不足添“0”占位。例：2004年7月2日应著录为：20040702； 2 对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证后填写。8位

控制标识：一般来说涉及会议记录为A类，涉及个人处分为B级。具体参照鞍档发[2004]23号文，关于印发《档案文件开放控制查阅暂行规定》的通知，选择著录：“开放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 密级：按文件原有密级选择著录，例：公开

二、制作进馆数据光盘刻录：

光盘要求：SONY，CD-R，只读光盘，每张光盘要有独立包装。光盘份数：一式三份。

例如：进馆单位的文书传统、文书简化、会计档案需要进馆

需要刻录的文件有三部分，第一部分：档案软件系统的整体备份；第二部分：文书传统、文书简化、会计档案的数据导出；第三部分：光盘制作生成文件。如下图：

1、整体备份

业务面版→系统维护→数据维护→数据库备份，在弹出的“另存为”对话框，选择一个存放目录，建议以日期为文件名，例：在文件名后面录入：20080701，点保存。在相应的目录里会生成一个文件：20080701.bak。

2、需要进馆的档案数据导出

以文书档案传统为例： 文书案卷数据导出：打开数据库，点案卷内任意一条，右键→全选→右上面功能菜单栏的“转出数据” →在弹出的“另存为”对话框，保存在：后面的第三项中选择新建文件夹，新建文件夹起名为：文书案卷，双击“文书案卷”，如下图，在文件名：键入：wsaj，保存类型为：dbf。（图红圈位置）

点保存，即可在“文书案卷”文件夹生成一个名为：wsaj.dbf的文件。

文书卷内数据导出：打开文书档案传统方法数据库，在文书卷内部分任意选择一条数据，在上面菜单栏选择检索→检索文件，如下图

单击下图第一行的查询按纽

通过此过程可把卷内全部数据都显示出来，再按文书案卷的导出方法，全选，导出即可。生成一个名为“文书卷内”的里面有wsjn.dbf文件的文件夹。

其他类型档案都可参照文书档案数据导出方法导出即可。

3、光盘刻录文件

业务面板→开发利用→光盘制作→选择导出目录（如下图点圆圈里的图标），新建一个文件夹，例如：名为“光盘制作”。

点“继续”，等待数据全部导出之后，在打开的数据库中，一一选择需进馆的档案类型数据，点“加入光盘”，直到全部类型加入完毕。

第五篇：如何规范书写医学论文的参考文献著录

如何规范书写医学论文的参考文献著录

参考文献是指为撰写或编辑论文和论著而引用的有关图书资料，它不仅反映出稿件真实的科学依据和作者尊重他人研究成果的严肃态度以及向读者提供文中有关资料的出处，也反映出作者对本课题的历史与现状的研究程度，为论文审阅者、编者和读者评估论文的价值和水平提供了客观依据。根据GB/T 7714-2005《文后参考文献著录规则》(以下简称规则)规定：在科技论文中，凡是引用前人(包括作者自己过去)已发表的文献中的观点、数据和材料等，都要对它们在文中出现的地方予以标明，并在文末列出“参考文献”表，因此医学论文的参考文献是论文不可缺少的重要组成部分，反映了论文的学术水平和期刊的整体质量。参考文献的著录应符合规则要求，作者必须认真对待，规范书写，避免随意性。笔者在编辑稿件过程中经常发现部分作者对参考文献的重要性认识不足，或对著录规则不够熟悉，著录存在着不完整、不规范等问题。因此，有必要对医学论文著录参考文献的作用、原则及文后参考文献著录的要求和格式等予以介绍，以期引起作者及编者的重视。著录参考文献的作用

1.1 反映论文作者的研究基础、体现科学的传承性

医学技术以及医学技术研究工作都有继承性，现时的研究都是在过去研究的基础上进行的，今人的研究成果或研究工作通常都是前人研究成果或研究工作的继续和发展;因此，著录参考文献体现了继承前人的科研成果，反映了新的论文是文献的升华，供鉴文献为论文中的新观点、新论据提供出处和依据，体现科学的继承性、连续性，论文的可靠性、先进性。这在一定程度上为论文审阅者、编者和读者评估论文的价值和水平提供了客观的科学依据。

1.2 有利于知识产权的保护

著录参考文献能方便地把论文作者的成果与前人的成果区别开来。论文报道的研究成果虽然是论文作者自己的，但在阐述和论证过程中免不了要引用前人的成果，包括观点、方法、数据和其他资料，若对引用部分加以标注，则他人的成果将表示得十分清楚。这不仅表明了论文作者对他人劳动成果的尊重和严谨的科学态度，而且也免除了抄袭、剽窃他人成果的嫌疑。

1.3 有利于相关文献的进一步检索

读者阅读或查询论文的主要目的是为了便于学习和研究,读者如果对引用的内容感兴趣或想进一步了解他人在这一领域的研究成果,则可借助著录的参考文献，方便地检索和查找有关图书资料，以对该论文中的引文有更详尽的了解。

1.4 有利于节省论文篇幅 作者在论文中需要表述的某些内容，凡已有文献所载者不必详述，只在相应之处注明见何文献即可。这不仅精练了语言，节省了篇幅，提高了信息密度，而且避免了一般性表述和资料堆积，使论文容易达到篇幅短、内容精的要求。

1.5 有利于期刊评价和人才评估

目前,确定期刊学术水平与价值的依据之一就是其所发论文的被转载、引用和索引率。一篇论文或一份期刊经常被其他文献所引用,说明该论文或期刊所阐述或登载的研究成果在该相关领域有创新、有发展,从而具备一定的学术水平而获得同行的认可,具有一定的影响。该期刊所载论文被引用的频次越多,其影响面也就越大。因此,参考文献具有评价期刊质量的功能。例如：《中文核心期刊要目总览》对国内核心期刊的认定，就把被引量和影响因子作为筛选的两个主要指标。另一方面，对某一相关领域内的核心期刊参考文献作者被引用频次进行统计分析，如其被引用频次越高，则说明该作者在该领域的学术水平及权威性越高。可见，利用对被引文献的统计分析结果可以客观地评价人才。著录参考文献的原则

2.1 只著录最必要、最新的文献

医学论文著录参考文献时,文献应是与论文相关的近年国内、外期刊论文为主(近3～5年的文献,综述应有近2 年的最新文献)。因为参考文献越新,就越能反映该领域研究的最新动向和成果,从而使其科研选题更具前沿性;在近期文献中,应以期刊为主,因为期刊的出版周期较短,更能反映科学研究的最新进展情况。所著录的文献要精选,突出重点,并仅限于著录作者亲自阅读过并在论文中直接引用的文献,而不能间接著录他人文献后著录的参考文献(即二次文献)。同时,无特殊需要不必罗列众所周知的教科书或某些陈旧史料。

2.2 只著录公开发表的文献

医学论文著录的参考文献必须是在国内外公开出版发行的正式出版物上发表过的文献,包括期刊论文、医学图书、科研报告、会议论文、学位论文、技术标准等。未发表的论文及资料、译文、文摘、转载以及内部资料、非公开发行书刊的文章以及个人通讯，尤其是不宜公开的资料等,均不能作为参考文献引用。

2.3 采用规范化的著录格式

医学论文文中参考文献的引用处以及文后参考文献的著录，应符合规则的标准格式,论文作者和期刊编者都应熟练掌握，并严格执行。录著参考文献的格式

规则规定：科技期刊文后参考文献表可以采用“顺序编码制”,也可以采用“著者-出版年制”。目前，我国大多数期刊采用“顺序编码制”,即在文后根据正文引用参考文献的先后序号,按照主要责任者、题名项(题名、其他题名信息、文献类型标志)、版本项(初版省略)、出版项(出版地、出版者、出版年、卷期号等)、起止页码的顺序逐项著录。

3.1 在正文内引用的标注格式 采用“顺序编码制”标注时,对引用的文献，按其在论文中出现的先后用阿拉伯数字连续编码，将序号置于方括号内，并视具体情况把序号作为上角标，或者作为语句的组成部分。以文献第一次出现的前后次序，从1开始连续编序号;一篇文献只有一个序号，即使某文献在文中被多次引用，但在几个引用处都要标注同一个序号;序号的位置视具体情况而定,如果是对正文作解释，方括号要使用比正文字号小，放在右上方(作为上角标);如果是作为句子的成分出现在正文之中，标注时文献序号连同方括号的字号应与正文的字号相同，并作为正文的一部分来书写(位置与正文平齐，不做为上角标)，并在方括号前面加上“文献”两个字。引用了多篇文献，标注时只用一个方括号，括号内列写这几篇文献的序号：若几个序号是连续的，只标注起、止序号，两序号之间加半字线“-”号;若几个序号不连续，各序号之间加逗号。

3.2 文后参考文献著录格式

论文中的每篇参考文献按在正文中出现的先后次序列表于文后，文献著录应准确,各个项目的次序和著录符号应符合规定。以“参考文献”左顶格或居中排作为标识;参考文献的序号左顶格，并用数字加方括号表示，如[1]，[2]，„，以与正文中的指示序号格式一致。参考文献的主要责任者是3位以内的全部著录,超过3位时，只列前3位，之后加“等”字。每个责任者之间用“,”隔开,不必加“主编”“著”“编著”等表明责任的词。著录个人署名的参考文献表,作者姓名一律采用姓前名后著录法,外国人的名字部分可以缩写,并省略缩写点“·”。每一参考文献条目的最后均以“.”结束。期刊、专著、论文集中析出文献、学位论文、电子文献参考文献条目的编排格式及示例如下。

3.2.1 期刊 [序号] 主要责任者.题名[文献类型标志].刊名，年，卷(期)：起止页码.例如:周晓南.科技期刊编辑在新形势下应具备的素质[J].贵州工业大学学报(社会科学版)，2008,10(3):189-191.3.2.2 专著[序号] 主要责任者.书名 [文献类型标志].出版地：出版者，出版年：起止页码.例如：刘国钧.图书馆目录[M].北京:高等教育出版社，1957：15-18.3.2.3 论文集中析出文献[序号] 主要责任者.题名[文献类型标志].//编者.文集名.出版地：出版者，出版年.起止页码.例如：郭爱民.浅谈提高图书的综合质量[C].// 王君仁.编辑出版文集.大连:大连理工大学出版社,1993.70-82.3.2.4 学位论文 [序号] 主要责任者.题名 [文献类型标志].授予学位地：授予学位单位，出版年.例如：刘东明.基于NET框架的继电保护设备管理系统设计与实现[D].北京：华北电力大学，2008.3.2.5 电子文献 [序号] 作者.题名[EB/OL].(发表或更新日期).[引用日期].网址.例如：王明亮.关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展 [EB/OL].(1998-08-16).[1998-10-04].http://www.xiexiebang.com.参考文献是撰写医学科技论文的重要依据资料,规范著录对提高论文的学术水平和期刊的整体质量，方便读者参阅和扩展分析以及信息的准确存储、检索和交流等都具有积极意义。论文作者和期刊编者都应高度重视，熟练掌握，并严格按照国家标准执行。