物资采购供应权限管理办法

第一篇：物资采购供应权限管理办法

物资采购供应权限管理办法

第一章 总 则

建筑企业所使用到的物资，包括构成工程实体的主要材料和结构件，以及有助于工程实体形成的周转材料和低值易耗品，从价值角度看，占工程总造价的60～70%左右，在施工企业管理中占有重要地位。为了进一步加强企业物资管理，理顺供需关系，提高管理水平，控制和堵塞管理漏洞，增加企业经济效益，按照《物资设备管理制度汇编》规定，进一步明确各单位物资采购供应权限，特制定本管理办法。

本办法适用于山西四建集团有限公司所属各单位。

第二章 物资岗位职责管理

一、定岗、定编、定员

定岗、定编、定员的一般原则：根据业务范围和职责内容，在精干、高效的前提下，先定岗，以岗定编，以岗定员。

各级岗位人员设置

1.集团公司生产监控部（物资设备）岗位设置：业务主办、材料管理员(兼贯标资料管理、内业资料、市场询价）。

2.分公司材机科，按照职能分工，工作量大小，一般配置5～6人：材机科长、计划统计员（兼贯标资料管理、内业资料）、采购调料员（含构件）、周转材料管理员（调配员）、仓库保管员、设备管理员。

3.项目部结合工程类别、工作量大小，至少配置2人或2人以上：材料负责人（兼计划、采购和结算、内业资料）、现场材料员（主材、大宗材料保管员、内业资料）、现场材料员（周转材料保管员﹝可兼职﹞）、现场材料员（库管等﹝可兼职﹞）。4.物资设备管理人员行政隶属各级管理，业务隶属垂直管理。

二、工作职责

集团公司生产监控部工作职责

1.负责公司物资设备管理工作，完善和制定有关物资设备管理制度，同时负责对各单位物资设备管理实施指导、监督、服务和检查。

2.负责公司固定资产购置、调入、调出、处置的审批和报废及后期处理的监督管理。参与对公司、分公司抵顶资产的监控管理。

3.负责对A类物资合格供方的评审，及时下发物资合格供方名录。负责大型机械设备的评价和重新评价。

4.负责审核基层单位材料管理报表及材料采购价格信息，每月进行汇总、分析，并进行公布。定期向有关单位报送材料价格信息，与建材网点联络，协助分公司使用建材网，利用网络传递材料价格信息。

5.负责对工程项目施工准备的材料、周转材料、机械设备等生产要素进行监控、协调。

6.负责制定部门物资设备年度工作计划、培训计划并监督实施。7.负责对不合格物资处置的监控管理。

8.参与组织大型起重设备分供方的评审，资料收集，召集会议，发布合格供方名录，坚持动态管理原则，每年一次复审与根据需要随时评审相结合。参与对各单位机械设备管理实施指导，监督和检查机械设备的安全运行、维护保养工作。

9.参与物资设备合同签订前的评审，对合同工期履约过程进行监督。10.参与公司质量、环境和职业健康安全体系的实施和运行，体系文件的策划、编写、换版等管理工作。

11.参与监督检查体系运行中，物资设备方面出现的不符合、验证纠正、预防措施的实施。

12.参与分公司组织的物资采购招投标工作，并监督招投标过程的合规性。13.参与公司组织的全面和专项检查，做好有关记录。14.参与内审及管理评审，提供管理体系评审所需的相关资料。参与体系文件的编写、修改。

15.参与公司的各项内部管理配合工作和年终清产结算工作。分公司材机科工作职责

1.负责分公司物资设备管理工作，制定和完善有关物资设备管理办法、物资采购价格控制办法或实施细则、周转料具管理办法或实施细则。每月定期对各项目物资设备管理实施指导、监督、服务和检查并形成记录。

2.负责对A类物资合格供方评审资料的收集；负责对B类物资和一般机械设备的生产厂家进行评价和重新评价；负责评价A类物资的中间贸易商。

3.负责组织有关科室及人员对规定物资的招标采购工作，按时、保质保量完成物资设备采购工作。

4.负责分公司设备固定资产购置、调入、调出、处置的审批和上报，负责报废以及处理资产的管理。参与分公司抵顶资产的监控管理。

5.负责大型机械设备的选择，提供评价和重新评价资料。

6.了解市场行情，收集、审核各项目部物资设备有关管理报表，每月进行汇总、分析，定期向公司生产监控部（物资设备）报送材料价格信息及有关资料。协助项目部使用建材网，利用网络传递材料价格信息并按月公布。

7.负责对工程项目施工准备的物资、机械设备等生产要素进行监控和协调。负责本岗位有关记录的收集。

8.负责制定科室年度工作计划和培训计划，并监督实施。9.负责对不合格物资处置的监控管理。

10.参与合同签订前的评审，对合同工期履约过程中物资设备使用进行监督管理。

11.负责物资设备管理中危害、风险因素的识别及控制。

12.负责各项目部物资设备在体系运行中出现的不符合、验证纠正、预防措施的实施。

13.负责对职业健康安全防护用品的质量进行监控管理。项目部物资设备管理工作职责

1.在分公司授权范围内负责实施A、B、C类物资采购；负责对A类物资合格供方评审资料的收集；负责对B类物资和一般机械设备的生产厂家进行评价和重新评价；负责评价A类物资的中间供方并收集相关资料。

2.每月定期对项目物资设备管理、使用过程进行检查并形成记录。3.负责大型机械设备的选择，提供评价和重新评价资料。负责中、小型施工设备的进场安装验收，日常维护保养等工作。

4.负责对工程项目施工准备的材料、机械设备等生产要素的实施。负责本岗位有关记录的收集。

5.负责所有进入施工现场物资设备的收、发、管理及使用，为成本分析提供相关资料。

6.按照公司、分公司物资设备管理要求，准确、及时填报各类报表及相关资料。

7.负责物资设备管理中危害、风险因素的识别及控制。

8.负责项目部物资设备在体系运行中出现的不符合、验证纠正、预防措施的实施。

9.负责对职业健康安全防护用品的质量进行管理。

10.完善所有物资设备管理要求的账、表、单，并认真实施。

第三章 计划管理

一、前期准备 准备工作

⑴了解施工合同、施工组织设计等相关条款内容，做好思想组织准备。⑵明确分工、共同协作，各负其责。

⑶调查了解市场行情，收集有关物资资料，做好采购前的评审。⑷与业主、监理人员沟通。

二、要求

1.根据施工进度计划，（也可按分公司自定的核算周期），依据工程施工组织设计及生产安排实物工程量的工料分析表，由分公司或项目部有关人员提前编制月度、季度主要材料、结构件、其它材料等需用计划，以及周转材料租赁计划，项目材料员依据需用量计划和委托加工计划，核实库存后，汇总编制采购计划，并在计划中明确材质要求、进场时间和次月进场数量，由责任工程师审核，项目经理审批，以保证计划的准确性和有效性；材料员根据需用计划安排进场时间，实施采购、租赁、供应。分公司配合采购的，按计划实施。

2.采购计划月底前报分公司材机科一份、财务科一份，以便监督检查和合理安排资金。

3.工程材料需用量计划和对外委托加工计划发生变更时，由用料单位以书面形式提出变更计划，原计划审批人员审批。由于业主原因，材料及设备已购回（或合同已签订，无法追回损失时），按政府有关部门规定执行。

4.临时追加计划必须在用料前三日提出，经过分公司或项目部认真审核签认后，方可追加，每月临时追加计划不宜过频。

5.新开工项目所需的周转材料，中、小型机械等需要计划应提前15日报分公司材机科，由材机科统一调配，在不能满足项目部施工需要情况下，由材机科牵头，项目部配合外租。如私自外租，财务科不予挂账。

6.材料（工具）需用计划表、委托加工计划表、订货合同、采购通知单、变更计划等按月装订成册，由分公司及项目部负责实施归档管理。

第四章 采购管理

一、选择评价合格的供方

对于主要材料的采购供应，结构件的委托加工，周转材料和起重机械设备的租赁，必须选择合格供方。A、B类物资的选择、评价和重新评价，执行制度规定。

二、工作程序

1.分公司材机科应负责钢材、水泥、竹胶板、多层板、方木、商品混凝土、电线、电缆的采购，各类大型起重机、施工电梯、物料提升机、爬架、混凝土搅拌站、混凝土输送泵、大钢模板、周转材料等主要施工设备的租赁，且按照公司制度执行。重复：购销和租赁合同需经材机科长、有关部门负责人、分管经理、分公司经理签字盖章并加盖单位公章后方可生效。

2.特殊项目的主要材料和大型机械设备需由项目部采购、租赁的，在分公司授权范围内，应按照公司物资设备管理办法等程序进行招标，购销和租赁合同需经项目经理、材机科长、分管经理、分公司经理签字并加盖单位公章后生效履约。

3.辅助材料和其它材料（如地材）采购及中、小型机械设备租赁一般由项目部负责，其合同签订和材料款、租赁费支付应经项目经理签字盖章后方可生效执行。

4.项目开工前，分公司材机科应根据核算科编制的工料分析大表，对工程所在地的主要材料市场行情进行详细调查，一周内完成调查工作，并将调查报告项项目经理、核算科、分管经理传递。

三、采购合同管理

首先根据集团公司颁布的合格供方单位目录确定供应单位，按时间、数量、质量等要求签订供货（买卖）合同、租赁合同，执行集团公司合同文本。

1.物资采购合同、周转材料租赁合同、设备租赁合同按照权限划分，由分公司、项目部负责选择合格供方，并起草合同条款。合同的签订必须经分公司材机科长、分公司分管经理（副经理）审核、审批，按程序评审会签后，分公司盖章方可生效，杜绝项目部自行对外签订合同。

2.对于合同执行中，由于质量问题造成经济损失的，要按照有关规定，追究其责任人的经济、行政及法律责任。

3.合同签订前，在选择材料供应商时，要坚持“质优、价廉、距近、信誉好”的原则选择供应对象，对与本公司发生过诉讼或纠纷的单位或个人，不得 选用。

4.供货合同内容要完整，应载明必要的事宜，如：标底名称、数量、价款、质量要求、运输方式、付款方式、履约期限、交货地点和方式以及发生问题的解决方式等详细内容，其中特别要明确质量标准。

5.商品混凝土的供应合同，要注意明确结算方式（计量或过磅）、材差文件的执行、供应数量的确定方式、单价、总价、强度等级、坍落度值、供应时间、付款方式、发生质量问题的解决方式及赔偿责任等。内容中必须有“凡由于合作方原因，给我公司造成损失的，一律按照损失金额的五倍进行赔偿”。

6.周转材料租赁合同，原则上不允许项目部直接对外签订合同，应由分公司统一协调解决，确需外租的，按照材料采购合同流程，对外签订租赁合同。

7.各级财务部门应严格把关，对不符合本制度要求的采购或租赁行为，不予付款。

合同签订后，分别送材料管理部门一份、财务科一份，以便监督和严格履行合同的权利和义务。

四、根据采购供应渠道不同，确定合理的结算方式

1.业主供料：要明确供应范围和方式及结算价格（市场指导价、预算取定价、实际采购价），以工程合同内容为准。

2.业主指定供应商（必须在工程合同中有此内容）：要明确质量要求，以免影响工程的整体质量，同时，要确定价格结算方式。

3.企业自行采购：主要材料在满足资金条件的前提下，必须公开招标，日常采购应做到阳光采购，低价招标，要比较材料采购获利情况（材料采购收益=（市场指导价-实际采购价）×采购数量），同时采购供应要与施工进度衔接，必要时，可根据施工进度计划编制“七天要料计划”。

4.地方势力强买强卖、垄断市场：目前市场运作不规范，有些地方材料供应商强买强卖，造成材料量亏价高，要想方设法，把风险转移给业主。

5.在A、B类物资集中采购时，分公司要与项目部签订供货合同，明确双方权利义务，特别是资金的结算和支付，同时项目责任会计要登记好账簿，以 反映各类物资的债务情况。

6.主要材料、地方材料，须实行收料与结算分设制，以防产生漏洞。

五、物资采购、租赁合同签订注意事项

1.签订合同时，参与人员应具有法律观念、利益观念、我保护观念，同时，合同文本须经专业律师从严把关。

2.签订合同应避免下列情形： ⑴急于求成，盲目签订合同。⑵不了解当地情况，草率签订合同。

⑶因资金问题，材料供应不及时、周转材料、设备租赁问题或人为原因等诸多因素而接受苛刻条件的合同。

⑷因各种原因，签订合同条款中出现违约金、滞纳金。3.签订合同应做到

⑴必须确保经济利益最大化，不得有损公肥私行为。

⑵争取合同的主动权，文字严谨，依据法律条款，保护自身利益不受损害。⑶对存在有异议的条款，要针锋相对，不可放弃自身的权利及义务。⑷针对合同条款各项必须以文字形式描述清楚。

⑸签订地址和发生争议解决地应尽量在我方所辖地，以利于自我保护和减少损失。

⑹分公司相关部门及人员、主管领导必须参与对合同的评审，要逐条评审合同内容的正确保无误，会签盖章后生效，杜绝项目经理直接对外签订合同。

⑺违约项是《合同法》中规定条款，应考虑如何把握好违约的内容，必须有上封顶的数字，不可无限额。

⑻分公司或项目部在资金支付方面，应严格按照合同条款约定，如期拨付。⑼必须满足《合同法》的相关条款。

六、采购质量控制

1.物资采购人员可在物资进货前对产品质量进行检验，观察物资外观质量，检测外观尺寸，采取抽样检验或试验的方式，审核质量证明文件的符合性 和有效性，验证其质量后决定采购行为。

2.一般情况，采购员可从合格供方中选择报价。否则，必须执行先评审后采购的质量控制原则，经项目经理或主管领导同意后方准采购。

七、采购成本管理 1.基本要求

⑴分公司每月应以多种形式向各项目提供主要材料市场价格信息；有条件的项目部也可直接登陆相关网站查询价格。

⑵分公司应每月召开一次材料工作例会，通过会议形式，了解和掌握各项目材料动态，发现问题，及时解决。

⑶材料采购价格高于同期市场平均价格或信息指导价格的分公司应制订处罚办法或措施。分公司经理、分管经理、材料负责人、项目经理等部门相关人员应召开专题会议，确定价格幅度，做到事前控制。对已形成事实亏损的，要分析原因，追究有关人员的责任。

⑷分公司应根据各自确定的核算周期，明确抽账、报销、挂账的手续办理及截止时间。

⑸公司每月发布信息，刊登各分公司或项目部的采购成本情况。⑹分公司材机科每月向各项目提供主要材料价格信息。主要材料和大宗物资的采购价格不得高于市场价格。

⑺公司通过对各项目的日常检查，针对发现的较大问题，不定期召开专题会，分析原因，作出处理。

2.物资采购时应遵循 ⑴在合格供方中选择。

⑵ “货比三家，三比一算，成本效益”的原则。⑶采购的物资和服务质量要好，符合项目工程要求。

⑷采购的物资要按时到达，采购时间要与整个项目实际进度相适应。⑸在条件允许情况下，通过阳光采购降低成本。

八、业主提供物资的管理 1.业主提供的物资，由业主选择供方，确保物资符合标准要求。在验收时，把好物资质量关。

2.对于口头协议业主提供物资，在开工前应将承诺情况如实报回分公司，分公司主管领导及经理同意后，方可实施。

3.凡业主提供物资在现场物资标识牌的左上角应注明“业供”字样。当顾客提供的物资单独存放发生丢失、损坏或不适用时，应向项目经理、业主及时报告，并做好记录。

4.过程中要将资料收集齐全，相关人员签字认可，以便于结算。严格按照当地政府规定或工程合同执行，并努力争取对己有利的方面，并要注意物资价差、业供物资剩余解决方式。

第五章 附 则

本办法由山西四建集团有限公司生产监控部负责修订和解释。执行中有何问题，请及时反馈生产监控部。

本办法自颁发之日起执行。与国家政策、法律、法规有抵触之处，执行国家有关规定。

二〇一一年十二月十九日

第二篇：物资采购管理办法

第一条 为了加强内部管理和控制，规范采购行为，保障生产经营活动的正常进行，以最大限度地降低采购成本，特制定本办法。

第二条 本办法对本公司所有材料物资的采购均适用，公司控股子公司参照执行。

第三条 采购流程及职责分工

一、采购流程：

1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、生产计划包括主要材料（玻璃、铝框、接线盒、背板等）月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量，经分管副总经理、总经理批准后实施。

2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划，经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价；办公用品由需求部门申请，综合管理部门负责统一采购，其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请，采购部门负责采购。

3、采购审批权限：公司原辅材料采购计划，由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准；其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请，经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行；大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。

4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审，原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。

5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责：参与公司供应商的选择；负责公司采购物资价格的审定等，监查组由董事长任组长，总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合，但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复；供应商评审采用比较记名投票方式，董事长一人两票制，其余人员一人一票制，全数为五票，少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。

6、定期或即时签订购销合同，日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。

7、仓库收货、品管人员现场验货。

二、职责分工：

1、销售部门负责公司月度、季度、销售计划的制定和修正；

2、生产部门负责公司月度、季度、生产计划的制定和修正；

3、采购部门负责公司所有材料物资的采购，同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请；

4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验；

5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核，同时负责相关资金的落实安排；

6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等；

7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批，包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽；

8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。

第四条 一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。

第五条 供应商评定控制程序

1、主要材料的含义

主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料，主要包括玻

璃、铝框、接线盒、EVA等，辅助材料就是主要材料以外的材料；

2、对供应商的评价

2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求，结合物资的质量、价格、供货期等比较，选择合格的供应商，填写《供应商选择评定记录表》。在无差异或差异可控的基础上，对同类材料供应，应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后，录入《合格供应商名单》中。

2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素：

a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等；

b、质量保证能力，即质量控制体系；

c、业内评价、第三方认证等； d、满足法规的要求，采购产品涉及强制性认证的，应具有相关认证的证书和质量证明等

2.3、对第一次供应材料的供应商，除提供充分的背景证明材料外，还需经样品测试及小

批量试用，经测试合格后才能供货：

a、新供应商根据相关要求提供少量材料；

b、交生产车间试用，并填写《供应商评定记录表》中相关栏目，结果反馈给采购部；

c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的，必要时再经试用，均合格的，经总经理批准后，列入《合格供应商名录》。

3、供应商的日常管理

3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪，及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题，采购部应及时向供应商发出《限期整改通知单》限期整改，如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的，应取消其供货资格。

3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评，填写《供应商业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占50％，交货期评分占10％，价格及售后服务占40％。评定标准为：一年中平均质量合格率达到98％以上的给予满分，每降一个百分点扣5分，但质量评分不能低于35分；交货期都准时交货的给满分，经常送货不及时的，给5分以下；在同等质量的基础上价格在业内最低的，给35分以上。总评分不能低于80分，若低于80分或质量评分低于35分，应取消其合格供应商资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其的检验或验证工作。

3.3、采购人员保持与供应商及时沟通，当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时，采购部应采取相关措施，以确保该变化符合认证规定的要求。

第六条 供应商的选择 所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库，同类

物品采购至少准备两家或以上数量供应商，以确保供应渠道的顺畅，供应商的选择从《合格供应商名录》中择优录用；

第七条 价格确认

1、已经核定的物料，采购人员应注重分析，收集信息资料以尽可能降低采购成本，其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员，以供参考；

2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议，经审议通过后方可执行，已经核定物料采购价格通知上调时，须附价格上调原因，采购部报请物资采购监查组进行审议，审议通过后方可执行；

第八条 询价、比价、竞价

1、根据物料采购的需求，采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价，询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式（长期合同或即时合同）等；

2、采购部在收到供应商反馈信息后，采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析，选择符合条件的供应商进行招投标，公开竞价；

3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真，审议的方法是评定计分制，审议的地点必须是公司注册地，审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。

第九条 执行采购

1、采购人员接到经核准的“请购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或批量采购，应到供方生产工厂进行实际考察，以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等，向对方明确订货意向。

2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员应准备相应买卖合同四份，经授权签字盖章后生效，供方留存两份，需方留存两份，其中一份采购部、一份财务部，合同需要列明至少下列条款：

2.1、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；

2.2、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；

2.3、订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；

2.4、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款

2.5、交货日期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

2.6、付款方式

2.7、所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。

2.8、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。2.9、运输方式和销售发票的要求。

3、属于分批交货的货物，采购人员根据实际需求，出具交货通知单经采购部门经理审核，加盖公章后由采购人员通知供方发货，采购人员应跟踪控制材料物料交货，及时向供应商跟催交货进度。

4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。

5、采购部门接到生产部门紧急采购案件，应立即进行询价、议价，按采购程序指明专人迅速办理。

6、阶段控制及沟通

6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段，采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。

6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时，应将异常情况反馈给主管上级，说明异常原因及预定完成日期，以便拟订对策处理。

7、采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

7.1、集中计划采购：凡具有共同性的材料物资，可以集中采购计划交货的，可核定材料项目，通知生产等部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

7.2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的大宗材料物资，应事先选定厂商，议定长期供货价格，报批准后通知各部门依需要提出请购计划。

8、退货

经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库，同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”，采购应及时同供应商沟通进行后续处理。

第十条 货物验收及付款

1、供应商交货时采购部应通知仓库，对实物清点件数或称重，随货同行的有关证件进行核对，实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单，库管员签字确认，如发现不符时，即通知采购部会同处理。

2、对有质量参数要求的材料物资，品管部派员验收，经验收合格后仓库出具入库单，同时品管人员和库管员必须签字确认。 第十一条 付款结算

1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。

2、付款申请由采购人员提交，提交的内容包括：送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等，申请付款应严格按照相关合同要求进行，分清轻重缓急。申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续。

3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：

3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续；

3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时；

3.3、现场调试期间临时急需材料采购；

3.4、1000元以下的零星采购。

第十二条 进度控制及异常反馈

1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求，掌握到货进度。

2、采购人员发现供货方交货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催货，对异常原因及处理对策，通知生产部协调处理。 第十三条 质量评价

就公司所耗用的材料物资质量予以关注，根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价，以利于供应商的优选。

第十四条 参与采购过程的各相关部门，明确分工、明确责任、互相配合，发挥互相督促的作用，确保公司利益不受损害。

第十五条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或佣金，虚心接受群众监督。

第二十六条 本办法自公布日起执行

第三篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司各部门对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性物品、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的建立和审批工作；

2、分管领导负责物资采购的工作的审核；

3、项目部各部室负责人负责采购的计划上报；

4、经营部负责物资采购实施工作。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购原则有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与(?)。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则

（1）自觉维护企业利益，努力(?确保)提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）严格遵守《中国石油天然气集团公司管理人员违纪违规行为处分规定》。

5、物资采购原则

⑴零星采购物品金额5000元以内物品，按物资采购流程报批后由相关采购人员直接采购。

⑵采购物品年累计金额5000元以上150000元以下，由项目部招议标小组共同参与，签订供货协议。

⑶采购物品年累计金额15万元以上100万元以下，由项目部招议标小组按照天成公司体系文件相关规定报批手续，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货合同。

⑷采购物品年累计金额100万元以上，参照天成体系文件规定报天成公司相关部室招标采购。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请：

经营性物品采购,（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要提出采购申请，填写《采购申请单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由相关部门审批，经总经理批准后交经营部门采购。

2、询价比价议价：

（1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价，不足三家可二家。

（2）经营部物品采购人员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认：

（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认。

（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

4、供应商选择：

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

5、协议或合同签定：

（1)供应商经送样审查合格后，由经营部按照相关规定与选定的供应商签订协议或合同。

（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

6、采购物品验收：

采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经营部相关人员验收，验收合格方可入库。

六、考核

凡违反本管理办法的人员，依照项目部相关管理制度进行处罚。

七、本办法附件：

1、《采购申请单》

2、《采购询价记录表》

3、《采购物品验收单》

4、《采购流程图》

八、本办法解释权归经营财务部，自下发之日起执行。

第四篇：物资采购管理办法

物资采购管理办法

为了规范物资采购的管理，特制订本办法。物资采购遵循 “节约成本、价廉物美、计划采购、急需急办”的基本原则。

物业部维修维护、洗涤保洁用品等由物业部采购；其余物资由办公室统一进行采购。

一、采购流程

1、物业部每月月底前上报需求计划，填写标准采购申请单，提交公司领导审批；其他部门根据需要于每月月底前填写标准的采购申请单，提交行政办公室，办公室汇总后提交公司领导进行审批，采购部门根据审批后的采购单采购。审批后的计划复印一份送财务。

2、对于物业常用物料、常规办公用品等根据用量可进行批量采购。

3、对于单次采购金额在1000元以上的采购任务至少有2家以上的供应商报价比对，同时由2人以上执行，互为监督见证；对于采购金额在3000元以上的物料采购，必需签订采购合同。可考察择优确定相对长期的供应商进行供货，签订长期供应合同，定期进行清算。

4、特别规定：对于物业维修用紧急采购，单笔采购金额在200元以下，月度累计3000元以内，物业部经理有临时采购决定权。

5、物品采购后，除零星物料外，其他物料必须及时办理入库手续，保管人员对物品进行质量和数量的验收，实物跟采购数量不一致或出现质

量瑕疵的，及时向采购人员汇报，根据实际情况填写入库单。

6、采购人员凭采购申请单、发票、入库单在财务部办理报销手续。

7、对于临时紧急采购程序参照上述执行，由主管上级在权限范围内审批。

二、物品管理：

1、所有出入库商品必须根据验收情况填写出入库单据，及时登记台账。办公用物料进行领用登记薄进行登记。

2、必须清楚掌握物料库存情况，经常整理与清扫，注意防潮防蛀。

3、按月上报领用存报表，按季盘点，填写盘点表，注明盈亏，说明原因。

三、领用流程：

1、对常规物料根据历史使用情况核定标准，部门指定专人进行领取。

2、贵重办公用品（如计算器、维修工具等），需填写物品领用单，部门领导及办公室领导审批后方能领用。同时在物品领用表上签字确认。

3、物品报废时应由使用部门填写说明，交办公室、财务部审核注销；员工调离，需归还物品的应交回原物，否则按规定折价赔偿。

四、本办法自公司领导审批后执行。

大明宫五金机电市场物业管理有限公司

2012年4月23日

第五篇：物资采购管理办法

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工程物资采购管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步规范公司的工程物资管理行为，确保物资管理工作制度化、规范化、科学化。达到降低工程成本，提高企业经济效益，保障公司合法权益的目的，根据相关法律、法规和公司生产管理实际情况，特制定本办法。

第二条 工程物资管理工作归口物资商务部实行统一管理，其它职能部门履行控制过程中的相关职责。

第三条 工程物资管理过程控制包括： 工程材料计划管理； 采购方式确认； 工程物资采购； 材料出入库管理； 工程物资的财务核算； 工程物资的盘点清查； 废旧物资的报废处理等工作。

第二章 机构及职责

第四条 职能部门的相关职责

（一）总经理根据所承接专项工程的需要，负责委派（任命）所承接专项工程的项目经理（主管）。

（二）技术经济部

会同工程项目经理（主管）共同负责拟采购工程物资的计划管理。计划管理具体包括： 编号:jhl-xz-2012-005 四川XX工程有限公司 页码: 2/6

项目所需物资的型号、技术参数、工期要求、数量、价格、概、预算及余料、废旧物资的数量审定工作。

协助物资商务部进行拟采购工程物资合同的起草拟定。

（三）物资商务部

根据项目经理（主管）及工程技术部提供的计划及工期要求，物资商务部负责上报拟采购工程物资的采购方式（招标、比选、议标、跟标、续标等）的确认工作，根据合同金额上报审批，批准后负责组织实施。

负责组织材料出入库的手续（含材料帐）、监督、盘点、审核以及工程余料、废料的处置等工作。

负责物资采购资金计划的编制，负责按采购合同提出付款申请。

（四）财务行政部

负责工程物资的财务核算及稽核，具体包括：工程物资的出入库帐务处理；物资款项的支付；负责定期将立卷档案入档案室；协助物资商务部及相关部门（工程管理部、项目主管等承办单位）负责库房材料稽核、盘点管理。

（五）工程管理部

会同技术经济部共同负责拟采购工程物资的计划管理、工程需用材料时点的确定、工程实际结算用料量的确定、余料、废旧物资数量的统计及报告等工作。

第三章 工程物资采购过程控制

第五条 工程物资的计划管理

（一）工程项目合同签订后，技术经济部、工程管理部等承办人员应根据要求进行现场察勘，按工程项目内容编制材料、设备需求完成采购计划清单，列明所需物资规格、型号、数量等内容，审核会签后，交物资商务部。编号:jhl-xz-2012-005 四川XX工程有限公司 页码: 3/6

（二）物资商务部根据物资采购计划清单，在充分考虑以往工程项目余料及减少资金占用等因素，及时协调工程造价部及工程管理部，提出实际采购数量计划及采购方式，报经公司相关领导批准后，准备采购。

（三）工程物资的计划资料应由采购商务部进行编号，实施归档管理，并留一份财务行政部备份。

第六条 工程物资的采购管理

在法律、法规许可的范围内，遵循“公开、公平、公正”和诚实信用的原则，通过“比质、比价、比服务、比交货期”来确定厂家。

（一）合格供方的确定

1、需要公开招标的物资，应按国家法律、法规规定及公司相关要求进行公开招标选择供应商。

2、对不具备招标条件或客户需要通过比选、议标、询价、续标等方式采购物资时，物资商务部应对供方企业的资质、信誉、服务质量、价格运杂费等各项目因素，运用市场竞争机制进行分析、比较。

3、总金额在50万元以下（含50万元）的采购计划，物资商务部组织技术经济部、工程管理部参加评审报总经理批准后实施采购。

4、总金额在50~500万元（含500万元）的采购计划，物资商务部组织财务行政部、工程造价部、工程管理部、市场营销部等相关职能部门参加评审报总经理审批后实施采购。

5、总金额在500万元（含500万元）以上的采购计划，物资商务部组织财务行政部、技术经济部、工程管理部、市场营销部等相关职能部门参加评审报总经理审核，并报总经理办公会通过后实施采购。

6、对于业主方有特殊要求、需要共同确定招标设备及厂家的，应与业主方进行沟通，商议确定采购方式及合格供方。编号:jhl-xz-2012-005 四川XX工程有限公司 页码: 4/6

第七条 采购合同的签订、审查及会签由公司物资商务部组织财务行政部、技术经济部、工程管理部、市场营销部、项目经理（主管）等相关职能部门共同商议，最终由物资商务部送公司领导审核，并报总经理批准后签订实施。归档管理由公司物资商务部负责。

第八条 工程物资的验收及入库管理

1、对工程物资所需物资原则上按项目按实际使用量采购，不作库存，的验收必须在具备相关资料的条件下进行，资料包括合同或采购协议、产品质量证明书或合格证、产品质量检验报告、装箱清单、磅码单、发货明细表等。

2、验收工作一般需采购人员、工程现场项目负责人或技术人员共同参加，并在验收清单上签字确认。

3、采购：物资商务部采购人员负责签字确认

4、验收：项目部制定技术人员签字确认

5、库房：项目负责人和合同部库管员共同审核确认签字

6、供应负责人：合同部负责人审核确认签字 第九条 工程物资的领料程序

1、领料员：项目部指定人员签字确认

2、技术部门：项目部指定技术人员签字确认

3、领料主管：项目负责人审核确认签字

4、发料员：合同部库管员审核并签字

5、供应负责人：合同部主任审核确认签字 第十条 工程物资的退料

因工程项目变化，设计变更，物资管理人员需要办理退料时，应统一使用公司发放的退料单，不得自制单据。应明确项目名称，退料单位，数量金额及退料原因。

第十一条 出入库单的传递 编号:jhl-xz-2012-005 四川XX工程有限公司 页码: 5/6

库房管理人员应及时将收领料单传递至财务部门，财务部门根据签字齐全的收领料单按工程项目进行会计核算，归集工程成本。原则上当月的收领料单不跨月传递。

第十二条 工程物资的财务核算

（一）工程物资的入账成本。

购入的设备及材料，按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的整理挑选费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用，作为实际入账成本。

（二）物资款项的支付

1、财务部门根据签字齐全的收料单，供应商提供的发票，签字齐全的物资款项支付审批表，依据合同约定的款项支付方式支付货款。

2、需要预先支付物资款项的情况，财务部门根据签字齐全的物资款项支付审批表及对方单位的收据，按照合同约定的预付款金额支付货款，当预付款支付达一定比例时，供应商应及时提供全部价款的发票。

第十三条 库房材料帐薄登记及财务稽核

（一）每年启用新的帐本，并将帐本启用表，目录，页码等基础内容填列编制完善。根据物资性质分设设备、电缆、材料三个大类。根据各大类分设明细账，如，设备帐下分设变压器、高低压柜等明细账。

（二）库房管理员及时将核对的出入库单按照对应的品名，规格型号及时上账、下账，做到日清月结，并按月进行汇总。

（三）对异地存放的物资，库房管理人员应建立辅助 明细账按照物资管理办法进行管理。

（四）月末应将库房联汇总装订并妥善保管。

（五）财务行政综合部对收领料单进行稽核，检查签字手续是否齐全，内容是否完整，编号:jhl-xz-2012-005 四川XX工程有限公司 页码: 6/6 品名、规格、型号、数量、金额是否正确，按照工程项目归集工程成本。

第十四条 定期盘库，达到三清、三相符

（一）定期盘库清点，达到数量清、质量清、帐表清，做到帐、卡、物三相符。

（二）月末库房根据上下帐登记结果编制库存材料汇总表并报送财务核对，如有不符之处，及时查找原因，做到帐帐相符。

（三）每季度或年末，财务人员与材料管理人员应进行实地盘点，将物资实物明细账与财务明细账进行核对，盘点结果如与账面记录不符，应查明原因，及时处理，做到帐实相符。

（四）对盘盈、盘亏的物资应查明原因，在减去相关过失人赔款和残料价值后，报经领导审批后及时进行帐务处理。

第十五条 材料的保管保养

（一）仓库应规范、整洁，做到库区货位合理布局、通道畅通；货架上的料卡应字迹工整，标志清晰，填写准确；

（二）物资的存放应“四号定位”（库、架、层、位或区、点、排、位），“五五码放”（五五成堆、五五成行），做到对放整齐；

（三）工作制度、图表等上墙资料应齐全；应健全仓库的安全制度和防范措施，保证设施齐备，做好防火、防盗工作。

第十六条 废旧物资的报废和处理

废旧物资的报废和处理应履行相关的签订和审批手续。

第四章 附 则

第十七条 本办法经公司总经理办公会议通过后颁布实施。第十八条 本办法由财务行政部负责解释。编号:jhl-xz-2012-005 四川XX工程有限公司 页码: 7/6

四川XX工程有限公司

二0一三年五月