关于企业秘书资料整理工作的调查（精选）

第一篇：关于企业秘书资料整理工作的调查（精选）

文秘的基本工作情况了解一些文秘人员的情况和对办公室文秘工作的认识，了解秘书人员的主要工作以及其中存在的问题。时间：2010.3.8~2010.5.1 地点：创新电子有限公司

一、调查的基本情况

秘书是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。其职能有：调研、咨询、沟通和处理。秘书的日常工作都是围绕办公室来做的。秘书就职的办公室是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。

该公司的文秘人员工作比较繁琐，所做的工作也比较多。日常工作中该单位文秘工作人员所要做下面几项主要工作：

1、接打电话

一般分为两种情况一是各个公司的商品报价还让合作意向，有用的向领导汇报，无用的记在记事本上即可，作为备用，以防万一。二是客户打电话询问一些合作细节问题，然后记下报给领导，再给客户回电话。接听电话要做好做留言记录、讯息处理。例如：处理客户投诉

2、收发邮件

收发的也就是各个公司的商品报价主要通过传真或邮箱收发。收发内容;商品报价以及商品信息资料。

3、月底盘点

月底盘点秘书要做的就是把店内的所有机型和报价登记下来，核对每个月的销售业绩。核对正确无误之后，再输入电脑里留作备份，以供日后便于查找。盘点内容：各个机型报价以及商品信息。

4、做标书

平时也就是做一些简单的文件整理，日常的文件不是特别的多，但是在接到标书之后就会比较忙，需要整理的很多，要给客户做标书，商品名称及价格，以及竞标资料的准备，做完之后要检查格式错别字，要注意文书的细节问题，价格是最主要的不能出错。

5、资料整理

该公司秘书人员主要整理的文件主要有进销存货单据的登记、客户档案、促销员销售报表、会议资料、员工人事档案材料、各类培训资料、考勤资料、奖惩资料、统计每月考勤、人事异动资料等。日常工作就是对这些文件标明日期，按月份分类。整理完之后必须再把文件做成电子档案，备份在电脑里保存起来。整理好的文件放到文件夹里保存在档案柜里。

还有就是电子档案整理：主要是每个月的月底盘点，客户资料和商品信息等。然后对整理好的文件进行信息备份的。

通过调查，我发现在上述诸项工作中，该公司的秘书人员大部分做的还是不错的，最主要的问题是在资料管理工作中。

既然资料管理工作对企业的意义如此巨大，那么企业的秘书人员一定得认真做好资料管理工作。

我所调查的公司秘书人员虽然也在尽力做好资料整理工作，但还存在很多问题。

二、该公司在资料整理这方面做的很不到位，主要表现在下面几个方面

1、资料分类不科学，排列混乱

公司文件和资料也只是简单的按照日期来分类，标记其时间日期来整理，这样太不系统，查找起来不方便。例如：公司的资料特别多，所有的资料都是混在一起按日期来分类的，在找销售报表时，就会浪费很多时间和精力。

2、保密性做的不到位

在公司的文件资料中，公司内部信息、客户资料、文件、人事、档案、客户资料、商品信息这些都是很重要的资料，应该是严格保管的。而目前公司的秘书人员在处理这些资料时，根本就不注意保密，而且大部分都堆放在桌子上，并没有锁在抽屉或柜子里，电子档案里面的重要文件没有做备份，而且也没有设置密码，随便什么人都可以打开查阅。

3、不按照要求进行归档

秘书人员在资料整理之后，只是简单的放到了文件夹里，然后随意放进档案柜，没有进行科学的编目、排列，没有及时将处理完毕的文件归档，纠正文件归错类别的现象，导致有重份文件以及没有保存价值文件材料也进行了归档。更没有按照档案管理的要求对进行处理。这样做就使文件还是和没有整理是一样的。

三、对策及建议

针对该公司资料管理工作中的问题，我认为应该下面几个方面着手解决。

（一）进行科学的分类：

针对该公司资料类型多样，内容涉及广泛的特点，我认为要做好资料的整理工作，可以采用年度——部门——问题分类法进行分类。例如： 2005年 人事部 员工人事档案材料、人事异动资料

财务部 财务报表

秘书部 会议资料、各类培训资料、考勤资料、奖惩资料

销售部 进销存货单据、销售员销售报表

这种方法是指先保管期限分类，然后在每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按问题分类。因为该公司资料比较多，采用这种能够很好地把该公司的文件分类分好。

（二）、做好资料的保密

1.做好书面信息的安全保密工作

接收任何保密文件、资料对我那个都要签收并登记；机密信息和文件应锁入抽屉或柜子；不再需要保密的文件要粉碎或用其他方法销毁，所有的保密信息资料应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的柜子里。2.做好电子信息的安全保密工作

计算机必须经常查毒、杀毒，为了安全，不要安装借来的程序；重要的文件要做备份，并储存在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方；应设定密码来保护计算机，并定期更换。

（三）、按照要求及时归档

要注意平时的归档整理，及时的收集已经处理完毕的文书材料，平时归档积累是文件归档整理的前期工作之一。做好文件材料的平时归档积累工作，对保证归档文件的完事齐全、平时查阅利用和年终整理归档工作顺利进行，都具有重要的意义。

（四）、合理地整理资料

将资料先按外来资料和内部资料分好，再按部门，内容，时间分别进行分类，同时做好档案目录归档，要查看时既方便又快捷，便于公司领导查看。公司文件、文档材料众多，一时不能看完理清，首先划分出文档类型，同一类别规放一起，（如公司内部信息外部信息、人事、客户资料、商品信息、档案、财务等等）还要掌握时间规属，长期的还是短期的；其次是填写好各项档案记录（如归档时间，归档人，归档部门，查阅人，归还时间及领导签字）；最后如想加强管理的话，最好是采用电子管理，将所有的文档信息通过输入计算机里，可自编简易程序管理，以方便公司查找。

四、总结

此次调查主要是调查文秘工作的情况，在调查中我发现该单位的秘书工作的还是比较到位的，唯一不足的也就是资料整理方面有所缺陷，需要在这方面加强，同时也让我对文秘工作及其工作性质有了更为明确的认识。通过调查让我更看到了文秘工作地重要性，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。所以说我们必须要多多学习科学文化知识，全面提高个人素质。

第二篇：关于企业秘书资料整理工作的调查

摘要：资料管理是信息工作的一个环节，做好资料管理工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，加强企业资料管理工作，是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。从企业工作和长远发展的客观需要出发，要把资料管理作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理，资料管理不是包袱，是财富，是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。它在企业中发挥了举足轻重的作用，直接影响了企业的经营和发展。

目的：调查文秘的基本工作情况了解一些文秘人员的情况和对办公室文秘工作的认识，了解秘书人员的主要工作以及其中存在的问题。

时间：2010.3.8~2010.5.1

地点：创新电子有限公司

一、调查的基本情况

秘书是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。其职能有：调研、咨询、沟通和处理。秘书的日常工作都是围绕办公室来做的。秘书就职的办公室是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。

该公司的文秘人员工作比较繁琐，所做的工作也比较多。日常工作中该单位文秘工作人员所要做下面几项主要工作：

1、接打电话

一般分为两种情况一是各个公司的商品报价还让合作意向，有用的向领导汇报，无用的记在记事本上即可，作为备用，以防万一。二是客户打电话询问一些合作细节问题，然后记下报给领导，再给客户回电话。接听电话要做好做留言记录、讯息处理。例如：处理客户投诉

2、收发邮件

收发的也就是各个公司的商品报价主要通过传真或邮箱收发。收发内容;商品报价以及商品信息资料。

3、月底盘点

月底盘点秘书要做的就是把店内的所有机型和报价登记下来，核对每个月的销售业绩。核对正确无误之后，再输入电脑里留作备份，以供日后便于查找。盘点内容：各个机型报价以及商品信息。

4、做标书

平时也就是做一些简单的文件整理，日常的文件不是特别的多，但是在接到标书之后就会比较忙，需要整理的很多，要给客户做标书，商品名称及价格，以及竞标资料的准备，做完之后要检查格式错别字，要注意文书的细节问题，价格是最主要的不能出错。

5、资料整理

该公司秘书人员主要整理的文件主要有进销存货单据的登记、客户档案、促销员销售报表、会议资料、员工人事档案材料、各类培训资料、考勤资料、奖惩资料、统计每月考勤、人事异动资料等。日常工作就是对这些文件标明日期，按月份分类。整理完之后必须再把文件做成电子档案，备份在电脑里保存起来。整理好的文件放到文件夹里保存在档案柜里。

还有就是电子档案整理：主要是每个月的月底盘点，客户资料和商品信息等。然后对整理好的文件进行信息备份的。

通过调查，我发现在上述诸项工作中，该公司的秘书人员大部分做的还是不错的，最主要的问题是在资料管理工作中。

我们知道，资料管理是信息工作的一个环节，做好资料管理工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，加强企业资料管理工作，是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。从企业工作和长远发展的客观需要出发，要把资料管理作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理，资料管理不是包袱，是财富，是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。资料管理在企业中发挥了举足轻重的作用，它直接影响了企业的经营和发展。

既然资料管理工作对企业的意义如此巨大，那么企业的秘书人员一定得认真做好资料管理工作。

我所调查的公司秘书人员虽然也在尽力做好资料整理工作，但还存在很多问题。

二、该公司在资料整理这方面做的很不到位，主要表现在下面几个方面

1、资料分类不科学，排列混乱

公司文件和资料也只是简单的按照日期来分类，标记其时间日期来整理，这样太不系统，查找起来不方便。例如：公司的资料特别多，所有的资料都是混在一起按日期来分类的，在找销售报表时，就会浪费很多时间和精力。

2、保密性做的不到位

在公司的文件资料中，公司内部信息、客户资料、文件、人事、档案、客户资料、商品信息这些都是很重要的资料，应该是严格保管的。而目前公司的秘书人员在处理这些资料时，根本就不注意保密，而且大部分都堆放在桌子上，并没有锁在抽屉或柜子里，电子档案里面的重要文件没有做备份，而且也没有设置密码，随便什么人都可以打开查阅。

3、不按照要求进行归档

秘书人员在资料整理之后，只是简单的放到了文件夹里，然后随意放进档案柜，没有进行科学的编目、排列，没有及时将处理完毕的文件归档，纠正文件归错类别的现象，导致有重份文件以及没有保存价值文件材料也进行了归档。更没有按照档案管理的要求对进行处理。这样做就使文件还是和没有整理是一样的。

三、对策及建议

针对该公司资料管理工作中的问题，我认为应该下面几个方面着手解决。

（一）进行科学的分类：

针对该公司资料类型多样，内容涉及广泛的特点，我认为要做好资料的整理工作，可以采用——部门——问题分类法进行分类。例如：

2005年 人事部 员工人事档案材料、人事异动资料

财务部 财务报表

秘书部 会议资料、各类培训资料、考勤资料、奖惩资料

销售部 进销存货单据、销售员销售报表

这种方法是指先保管期限分类，然后在每个保管期限下面按分类，再在下面按问题分类。因为该公司资料比较多，采用这种能够很好地把该公司的文件分类分好。

（二）、做好资料的保密

1.做好书面信息的安全保密工作

接收任何保密文件、资料对我那个都要签收并登记；机密信息和文件应锁入抽屉或柜子；不再需要保密的文件要粉碎或用其他方法销毁，所有的保密信息资料应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的柜子里。

2.做好电子信息的安全保密工作

计算机必须经常查毒、杀毒，为了安全，不要安装借来的程序；重要的文件要做备份，并储存在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方；应设定密码来保护计算机，并定期更换。

（三）、按照要求及时归档

要注意平时的归档整理，及时的收集已经处理完毕的文书材料，平时归档积累是文件归档整理的前期工作之一。做好文件材料的平时归档积累工作，对保证归档文件的完事齐全、平时查阅利用和年终整理归档工作顺利进行，都具有重要的意义。

（四）、合理地整理资料

将资料先按外来资料和内部资料分好，再按部门，内容，时间分别进行分类，同时做好档案目录归档，要查看时既方便又快捷，便于公司领导查看。公司文件、文档材料众多，一时不能看完理清，首先划分出文档类型，同一类别规放一起，（如公司内部信息外部信息、人事、客户资料、商品信息、档案、财务等等）还要掌握时间规属，长期的还是短期的；其次是填写好各项档案记录（如归档时间，归档人，归档部门，查阅人，归还时间及领导签字）；最后如想加强管理的话，最好是采用电子管理，将所有的文档信息通过输入计算机里，可自编简易程序管理，以方便公司查找。

四、总结

此次调查主要是调查文秘工作的情况，在调查中我发现该单位的秘书工作的还是比较到位的，唯一不足的也就是资料整理方面有所缺陷，需要在这方面加强，同时也让我对文秘工作及其工作性质有了更为明确的认识。通过调查让我更看到了文秘工作地重要性，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。所以说我们必须要多多学习科学文化知识，全面提高个人素质。

参考文献： 赵映诚.《文书工作于档案管理》.北京：高等教育出版社，2006

张丽琍.《商务秘书实务》.北京：中国劳动社会保障出版社，2006

调查人员：栗伟娟

第三篇：秘书资料

征地拆迁档案管理模式的报告

征地拆迁档案是征地拆迁部门直接记述和反映拆迁工作，保存备查和各种拆迁文件材料的总称。先将塔城市城市用地管理办公室档案管理模式报告如下：

一、基本情况

塔城市城市用地管理办公室于1999年成立，二、领导重视，加强管理，提高档案工作重要性的认识

三、落实经费，改善档案硬件设施

四、落实人员，责任到人，健全档案管理网络

五、健全制度，规范档案管理

六、编制检索工作和编写年鉴资料

根据档案综合管理的有关要求，编制案卷目录、全引目录、人事任免专题目录、专业职称评聘专题目录，表彰先进专题目录、声像目录、实物目录等检索工作。拆迁档案室有《全宗介绍》、《大事记》等多种参考资料。

七、重视档案的开发利用

学院自ＸＸＸ年复建就设立了档案室，1990年10月正式任命档案室为科级单位。目前我院档案室保存了复建以来党群、行政、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备仪器、声像十大门类的档案，共计6103卷，照片3500余张。有专职档案员4人，兼职档案员25人。先后编制了4种检索目录，编印了7种材料，制定了《档案管理办法》等7个文件和有关的9项规章制度，以及档案室主任、工作人员岗位职责，档案工作基本实现了科学化、规范化、制度化和现代化。1998年11月，经省档案局、省教育厅的专家组考核、评审，学院的档案工作达到了高校系统省一级水平；2003年11月经省档案局档案工作考核组考核，学院的档案工作达到了省优秀标准。2004年11月经省档案局专家组考核、评审，学院的档案工作达到了省一级水平。2005年学院申请保持省一级水平。2006年学院正准备接受国家教育部对本院本科教学水平的评估，因此继续申请保持省一级水平。档案方面的主要工作和体会是：

（一）领导重视，加强管理，形成档案工作网络体系

通过学习《中华人民共和国档案法》、《__省档案条例》、《普通高校档案管理办法》，学院党政领导深刻认识到，档案是重要的信息资源，是学校的宝贵财富；档案工作是反映学校管理水平、关系到学校发展的一项重要工作；只有把它纳入到目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，才能促进学校整体工作水平的进一步提高。基于这一认识，学院于1998年成立了由院长任组长、分管院领导和办公室主任为副组长、有关部门领导为成员的院档案工作领导小组，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。2000年4月，学院与原__省体育运动技术学院、原__省体育科学研究中心三家合并为新的__体育学院。根据这一新情况，学院又及时对院档案工作领导小组成员做了调整。2006年6月针对今年学院有关部门处科干部大范围调整的情况，学院再次进行了一次调整，进一步加强了组织领导，理顺了关系。

为了把档案工作的各项任务落到实处，把档案工作的目标责任下达到基层，提高部门领导和兼职档案员的工作责任感，学院要求各部门的主要负责同志分管本部门的档案工作，兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作，档案室具体指导基层的业务工作。目前学院已建立了有29人组成的专兼职档案员队伍，形成了完善的院级档案综合管理体系，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。

为了加强档案工作，充分发挥档案在学院建设和发展中的重要作用，学院拟定了《__体育学院2005?2010年档案工作发展规划（草案）》，并将其纳入学院的“十一五”建设与发展规划，认真组织落实。院长办公室作为院档案室的直接管理部门，每年的工作计划和总结中，都把档案工作单列一项，认真部署，并在日常工作中抓好任务落实。

（二）加强队伍建设，不断提高专兼职档案员的素质

加强队伍建设，不断提高档案员的素质是加强档案工作的必要条件。近年来，学院注意把工作认真扎实、责任心强、文化层次高、业务水平强的人员选拔到档案员队伍中来，使档案工作队伍的整体素质有了明显提高。目前，全院专兼职档案员中具有大专以上学历的有24人，占档案员总数的82.3%。为了提高档案员的业务水平，学院还突出抓了两方面的工作：一是加强专职档案员工作能力和业务素质的培养。专职档案员承担着组织、协调全院档案工作的职责，其业务水平和工作能力的高低直接影响着全院档案工作的水平。为此，学院除了为档案室订《__档案》、《学校档案》、《中国档案》、《中国档案报》、《学校档案管理基础》等业务书刊，组织他们进行业务学习以外，还积极支持他们参加国家和省档案局举办的业务学习培训班，到兄弟院校和档案工作先进单位学习取经，使专职档案人员的业务素质得到了明显提高。二是加强兼职档案员的培训工作。兼职档案员是档案形成过程中承上启下的“纽带”，既接受院档案室的业务指导，又承担着本单位日常档案的收集、整理、预立卷、移交归档工作。他们的工作态度和能力如何直接影响到档案的质量和完整。为此，学院编印了《档案工作文件汇编》，其中包括《__体育学院档案分类法》，发给兼职档案员人手一册，供学习、参考；定期举办档案员培训班，组织学习《档案法》、《__省档案条例》等上级有关的规章制度，邀请档案工作专家作了“立卷的基本程序和方法”的专题讲座等等。通过学习和培训，收到了显著成效，广大兼职档案员的工作能力和业务素质大大提高。

（三）规范档案管理，档案设施日益完善

近年来按照上级有关文件精神，学院制定了档案工作的一系列规章制度，并采取多种措施，把档案管理列入了各单位的正常工作，保障了档案的完整、准确、系统。归纳起来，主要有四点：一是实行了学院的各项工作与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。学院把档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入到单位职工的岗位责任制。每年学院和院长办公室的工作计划要点、总结中，都对档案工作进行专门部署和总结。二是建立和完善了文件材料的归档制度，并纳入教学、科研、财会和管理人员的职责范围内，要求在每个重要会议召开、每项科技成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收时，专职或兼职档案员都参与进去，保证所形成的档案完整、准确。三是形成了院档案室人员指导下的部门预立卷制度。按照上级文件和《__体育学院档案管理办法》中规定的各类档案归档时间，院档案室及时督促有关部门预立卷，使各类档案在每年的6月底前基本完成了立卷归档。四是加大了对档案工作的经费投入。学院领导对档案工作非常重视，1997、1998在学校经费紧张、各部门都需用钱的情况下拨出专款为档案室添置了有关设备，经费达7万元之多；2002年又投入5万多元购置了彩色激光打印机、扫描仪、刻录机、奔腾4系列台式计算机、惠普激光打印机以及档案管理软件和去湿机；2005年又投入4000多元购置一台彩色激光打印机。

（四）加强自身建设，不断提高业务水平

近年来，我们采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设进程，加强档案室自身建设，不断提高业务水平。一是建立健全了档案工作各项规章制度。1998年3月，根据上级精神和本院实际，我们制定完善了《档案管理办法》、《档案分类法》、《关于文书材料归档范围和保管期限的规定》、《科研档案管理条例》等7个文件和档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、利用、保密工作、档案库房管理等项规定，使档案从形成到销毁形成了一整套的制度，工作起来有章可循，有法可依。二是重视了档案的完整、准确、系统。学院在处级以上干部会上、在档案员培训班上以及在日常工作中，都提出了把好“三关”的问题，要求各部门负责人协助档案员把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。由于各级领导重视，档案员认真负责，制度保障有力，近年来学院较好地完成了以科技档案为主体的各门类档案的立卷归档任务。1998年以来各类档案归档率达到了100%，档案的移交建立了完备的交接手续，归档文件完整率、准确率达到98%以上。三是案卷质量严格按国家标准执行。1994年以来，学院档案从目录到封皮全部采用激光打印机打印，案卷格式达到了规范、统一，案卷的合格率接近100%。四是档案保管条件明显改善，1998年学院实行了档案库房、办公室两分开，2003年按照档案局的要求，我们实行了档案库房、阅文室、办公室三分开，库房面积达50m2，阅文室16m2，办公室32m2，库房面积能够满足档案的需要，还留有一定的余地，并采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，为库房配备了温、湿度测试仪、灭火器、空调机和去湿机等项设施设备。

（五）加强服务工作，提高档案咨询和信息开发利用率

学院档案室拥有二十多年的各门类档案。近年来，学院利用档案开展了多种形式的档案咨询服务和信息开发利用工作，取得了较好效果。档案室已成为学院档案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教学工作评价、1998年省级重点学科评估、2002年申请硕士授权单位、2003年高校毕业生就业工作评估、2004年高校德育评估、2005年成人教育评估、2006年本科教学水平评估等各项较大工作和重要活动中，学院档案室均提供了大宗档案材料及数据，并承担、参与编印了多种文件、材料汇编。在档案利用效果方面，学院比较突出的有以下几件：一是1997年省里分配教职工住房建设一次性补助经费时，因未将省体育场的45人列在我院教职工数额之内，所以少拨给我院12万元，经查1985年永久卷，找到了省政府1985年明确省体育场归我院管理的文件。由此，省有关部门将少拨的经费全部补发给了学院。二是1992年学院与柴油机厂、自来水公司发生土地确权争执时，三方各持己见，最后经查找档案找到了依据，使这一问题得到了较好的解决。三是1996年学院有几处地界确权不清（如综合楼以北、一号楼东北角等），与有关部门产生了争议，经查1985年有关档案，省政府会议纪要上写的很明确，这些地方归学院使用。由此，使又一起争执得到了满意的解决。近年来学院档案室编制了4种检索工具，建立了提供利用登记制度，按照档案借阅规定，向有关部门提供了大批档案材料，档案人员调卷迅速、准确。查全率、查准率达98%以上，使档案在为学校教学、科研、管理工作服务中发挥了积极作用。先后参与编撰出版了《岗位责任制汇编》、《__体育学院规章制度汇编》、《校庆30年纪念册》、《校庆35年纪念册》、《校庆35年画册》、《档案工作文件汇编》、《1958?2002年大事记汇编》、《1998?2002年科研成果目录汇编》、《德育工作评估资料目录》、《德育工作文件制度汇编》、《德育工作理论与实践研究成果丛书》、《__体育学院“一站五中心”工作制度汇编》、《__体育年鉴》和《__教育年鉴》__体育学院部分、建设和发展中的__体育学院（录相带）、2004年新的__体育学院（DVW）、__体育学院宣传片（VCD）、2006年__体院新画册等，受到了领导和师生员工的好评。

三、存在的主要问题和今后打算

近年来学院档案工作虽然取得了一定的成绩，但也存在着不少问题，主要表现在两个方面：一是东校区的档案目前只收集、保存了文书档案，而大量的基建档案和具有我院特色的运动竞赛档案均散落在各部门。二是我院档案信息的开发利用比较薄弱，目前2001年之前的档案信息因各种原因还未全部录入，阻碍了档案工作上层次。三是档案网络利用工作尚待进一步努力。

为了进一步做好今后的档案工作，学院拟采取以下措施：首先，进一步强化档案意识。积极组织有关人员学习国家和省关于档案工作的一系列法规、文件，深入贯彻落实《档案法》和国家教委6号令精神，不断加深对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。其次，加大档案信息开发利用的力度，争取院领导的支持，购置网络版档案管理软件，短时间内把档案信息全部录入，进入学校的局域网，以方便全院的档案查询、利用，争取每年编研出版一本年鉴或档案汇编材料。第三，进一步加强对档案工作的领导和目标管理。完善档案工作目标责任制，加强对档案收集、整理、分类、归档、销毁等各环节的督促、检查和指导，努力实现档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化，把我院的档案工作提高到新的层次和水平，使档案工作在为教学、训练、科研、管理等各项工作服务中发挥更大、更好的作用。

档案集中统一管理是指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。其标志：一是对全部档案实行集中或相对集中管理，二是建立统一的档案管理制度。从理论上讲，该管理模式适合一切类型的企业，但从具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约，集中统一管理的程度会有所差异。其优点是：便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。

1、统一领导，分级管理。《档案法》第五条规定：“档案工作实现统一领导、分级管理的原则，维护档案完整安全，便于社会各方面的利用”。浙江省实施《中华人民共和国档案法》第五条规定：“省档案行政管理部门主管本省档案事业，对本行政区域的档案工作实现统筹规划、统一制度、组织协调、监督和指导”，“市（地）、县（市、区）档案行政管理部门主管本行政区域的档案事业，对本行政区域内的档案工作实现监督和指导”。国家有关档案工作的法律法规明确了档案机构及其职责。各级档案局是本行政区域的档案行政管理部门，档案馆是档案事业的主体，档案室是档案事业的基础

3、定向收集，定期移交。《档案法》第十一条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定“属于中央和省级、设区的国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级档案馆移交”。据此可以看出，各综合档案馆所保存的档案为10至20年前形成的，即馆藏信息揭示的是10至20年前本地区的社会发展状况。根据《中华人民共和国档案法》及有关部门规范性文件规定，按照专业需要设置各专业档案馆，负责收集和保管本专业的档案。

4、期满开放，有限利用。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法规定，各级各类档案馆保管的档案，应当分期分批地向社会开放：建国前形成的档案，自《档案法》实施之日起向社会开放；建国后形成的档案，一般自形成之日起满30年向社会开放；经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。上述所列的档案中涉及到国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的，以及其它到期不能开放的档案，其开放时间可以延长至50年；满50年开放仍有可能对国家重大利益造成损失的，可以继续延期开放。中国公民和组织利用档案，分为三个层次：一是持有介绍信、身份证、工作证等合法证明，可以利用已开放的档案；二是利用档案馆保存的尚未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意；三是利用尚未向档案馆移交的档案，须经档案保存单位的同意。

构建全方位的档案资源收集体系。一是依法进行收集。二是积极向社会征集档案。如西湖丛书的编纂，就将目光投向社会和民间，这也是一种有益的尝试。三是建立电子文件归档制度。结合电子公文的推行和政府OA系统的运行，将电子文件的归档纳入机关档案管理的基本内容。四是开拓网上档案收集途径。目前各部门很多文件都上网，这为网上收集档案提供了条件，档案部门应有专门人员浏览各部门的网页，择取有关的文件资料、档案信息，转录到自己的数据库中，以便存储和提供利用。五是试行现场收集档案方法。在特定的情况下，到事件发生的现场，把事物的形态，事情发生、发展的过程及其人物的主要活动等记录下来，真正掌握第一手的资料。六是构建档案资源收集保障体系。建议财政设立档案征集专项资金，用于征集事关我市经济、社会发展的重要文献、档案；同时设立专门的档案征集或捐赠渠道，便于社会档案的有效收集。

第四篇：企业尽职调查资料清单

企业尽职调查资料清单

序号 文件明细

有 无 备注

第一部分

公司文件

一、基本情况

1、公司最新的证照文件，包括：

（1）

营业执照（2）

组织机构代码证（3）

税务登记证（4）

银行开户许可证

（5）

银行信贷登记咨询系统贷款卡（6）

社会保险登记证/表

（7）

开展相关经营所需资质证书/暂定资质证书（8）

其他经营行政许可2、3、公司最新章程

公司股权架构图（包含公司控股及参股子公司、分公 司等）

4、5、公司现任董事、监事及高级管理人员名单（含简历）公司组织机构图

第1页

序号

6、文件明细

公司的验资报告（包括设立时的验资报告、历次资本 变更的验资报告）

有 无 备注

7、公司的资产评估报告（包括固定资产和无形资产的评 估报告，如有）

8、与公司股权质押相关的合同和/或批准文件、工商登记 备案文件（如有）

9、二、历史沿革

1、加盖工商查询专用章的公司全套工商登记资料，包括 公司设立、历次变更及年检

2、公司设立时的出资协议、股东协议（包括设立时的出 资协议、股东协议，现行有效的出资协议、股东协议，以及历次出资协议、股东协议的修改和补充文件等）；

3、除公司出资协议和章程外，请提供公司股东之间签订 的与公司或公司的经营有关的其他合同、协议、意向 书、备忘录（如有）；

三、经营情况1、2、公司关于总体业务经营情况的书面说明

公司历次股东会、董事会及管理层例会等会议形成的 决议

3、公司业务形态（包括公司原材料采购、产品生产及销

第2页

序号 文件明细

售、产品生产构成等各方面介绍）、模式及流程图

有 无 备注4、5、6、公司已生产及销售产品的清单及相关的目录或公告 公司主要的业务合同格式文本

已获得的各类经营许可证或资格证书或资质证书或相 关批文

7、公司近三年排行前十名的交易对象（包括经销商、原 材料供应及相关服务提供商等）清单及交易情况说明

8、销售代理商名单、委托协议、国家工商总局备案证明 等

9、列明尚未履行完毕或虽已履行完毕但存在争议的合同 清单

10、过去三年中与任何控股公司或董事、或与董事或控股 公司拥有的公司签订的任何协议或做出的任何安排，包括各种交易；

11、有关进出口业务的文件，进口代理商的名称及与该等 代理商签订的有关合同和有关产品的资料及年销额；

12、战略合作协议（投资协议、收购协议、合作协议或联 营协议）清单及所有合同

13、收购、合并或出售公司权益、业务或资产的合同或协 议

14、因公司重组、股东变更及将来准备开展的股票发售的

第3页

序号 文件明细

缘故而可能导致违反或终止任何协议的文件或可能导 致第三方有权行使优先购买权或期权的协议；

有 无 备注15、16、其他含有非正常条款的合同或协议；

对公司有重大影响的合同、协议或其他书面文件及公 司认为应提供的其他文件；

四、重大债权债务1、1.重大债权

（1）

2.公司作为债权人的借款合同及配套的担保合同（含

担保登记文件）

（2）

3.公司关于上述合同履行情况的说明2、4.重大债务

（1）

5.公司与银行之间的借款合同及配套的担保合同（含

担保登记文件）

（2）

6.公司与关联方或其他企业、个人之间的借款及担保

合同（含担保登记文件）

（3）

7.股东借款合同及担保合同（含担保登记文件）（4）

8.涉及外债的请提供外管局的相关批文和登记文件3、9.其他融资合同

（1）

10.与公司结构融资相关的信托或其他融资的相关合

同4、11.或有债务

第4页

序号 文件明细

有 无 备注

（1）

12.公司为关联方或其他方提供担保的相关合同及担

保登记文件

（2）

公司提供的任何形式之担保情况汇总表

13.委托理财、托管协议、资产出让或出售协议、资产

置换协议、对外投资或股权转让协议

五、重要合同（指合同金额超过该公司净资产5%且尚在履行期的合同或虽没达5%，但与 经营密切相关的合同）

1、14.项目超过5%主要合同

（1）

15.合同 1）2）3）4）5）6）7）8）16.重要销售合同（大额或前10名客户）17.重要采购合同（大额或前10名客户）18.房屋、设施、设备经营租赁协议 19.合同 20.合同 21.合同 22.合同

23.公司关于合同履行状况的书面说明及合同款支付

台账

（2）

24.采购合同 1）2）25.设备车辆采购合同

26.其他各项重大设施、设备及材料采购合同

第5页

序号 文件明细

有 无 备注

（3）

27.运输合同 1）2）3）28.合同 29.合同 30.合同

（4）

31.与项目相关的其他合同

（5）

32.以上合同根据法律法规规定需招投标的，提供招投

标相关文件2、33.不动产租赁合同

（1）

34.租赁合同/联营协议（2）

35.租赁备案证明3、36.其他重大合同

（1）

37.项目合作合同（2）

38.上下游客户合作协议

（3）

39.与公司日常运营相关的其他重大合同

40.六、财务资料1、2、41.公司近2-3年的审计报告

43.截至清单出具之日公司尚未履行完毕的借款合同

汇总表

42.44.近2-3年及最近一期的财务报表和附注（含基建）45.会计账簿及会计凭证、长期投资明细表（包括：被

第6页

序号 文件明细

投资企业名称、注册资本、股权占比；主要子公司 经营情况）

有 无 备注

46.银行开户基本信息查询及信用报告 47.银行对账单和余额调节表 48.票据备查薄（如有）49.存货收发存报表或台账 50.各项税费纳税申报表

51.上企业所得税汇算清缴纳税申报表 52.税收减免批准文件

53.汇总科目余额表（EXCEL电子版）54.各往来科目明细余额表（EXCEL电子版）55.固定资产明细表及盘点表（EXCEL电子版）56.未来三年的现金流及盈利预测表

57.长、短期借款及担保情况以及相关合同协议

58.详细的购销政策、税收筹划政策及股利政策（如有）59.成本核算程序（方法）、财务管理办法、其他内部

控制、内部管理制度文件

60.关联方名称清单

61.关联方交易统计表

62.重大关联方交易合同、协议等资料

七、主要资产

第7页

序号

1、文件明细

63.请公司提供持有土地情况汇总表，并区分以下情形

提供相关文件：

有 无 备注

（1）

国土资源部门对授权经营及土地处置方案的批准文

件；

（2）

划拨土地：国土资源管理部门的划拨文件；

（3）

土地管理部门出让土地：国有土地使用权出让合同，国有土地使用权证，土地出让金支付收据；

（4）

从第三方(第三方已经取得国有土地使用权证)通过转

让方式取得：第三方与国土局签订的国有土地出让合 同，国有土地使用权转让合同，国有土地使用权证，土地转让价款支付证明；

（5）

从土地管理部门通过租赁方式取得：国有土地租赁合

同，国有土地使用权证，租金支付凭证；

（6）

从第三方(第三方已经取得国有土地使用权证)通过租

赁方式取得：土地租赁合同，租金支付凭证；

（7）

以其他方式取得的土地的证明及其相关文件。（8）

盖有土地部门查询章的土地情况信息表。

2、请公司提供持有房产情况汇总表，并区分以下情形提 供相关文件：

（1）

已建设完成并取得产权证的物业：房产证；

（2）

从第三方受让的物业：房产证。如还未取得房产证的，第8页

序号 文件明细

请提供第三方房产证、购买合同、房价支付证明，未 办理产权证原因说明；

有 无 备注

（3）

从第三方租赁的房产：第三方的房产证，租赁合同，房屋租赁登记证，租赁许可证(如有)；

（4）

出租的房产：房产证、土地证、出租合同、出租许可

证(如有)、租赁登记证；

（5）

以其他方式取得的任何房产的产权证明及其相关文

件；

（6）

盖有房产部门查询章的房产信息表。

3、请提供公司的全部固定资产（包括公司的所有设施、设备、家具、固定装置、车辆等）的清单，并同时提 供与购置和证明权利/所有权有关的文件

4、请提供公司拥有的知识产权清单，并提供以下文件

（1）

公司持有或拥有的全部专利、商标、服务标识、商号、专有技术、标志、域名、著作权(包括对前述内容的申 请)的详情及有关注册证书

（2）

公司与他方订立的有关专利(专利申请权)、商标、专有

技术、域名的转让、许可协议(公司作为转让方或受让 方、许可方或被许可方)及有关登记注册证明

（3）

现存或潜在的有关公司所有或第三方所有的专利、商

标、商誉、专有技术、域名或其他知识产权的争议或

第9页

序号 文件明细 纠纷

有 无 备注

八、税务及财政补贴1、2.3、请公司说明公司目前适用的主要税种、税率 请公司提供近三年的纳税申报表

公司任何时期所接到的所有税务部门签发的涉及公司 欠税通知、欠税罚单

4、为贵公司提供有关税务咨询、税务安排或其它税务服 务的中介机构(包括会计师事务所、税务咨询公司等)的名称及地址

5、税务部门或审计师出具的贵公司自成立以来历年的完 税证明

6、公司享受税收优惠或财政补贴的任何政府批准文件，包括但不限于任何认定公司具备享受减免税资格的批 复和批准证书，任何政府部门同意对公司提供“先征 后返”、财政补贴等待遇的批准文件、通知等

7、有关公司及其主要子公司相互之间及其与关联公司有 关税务安排的任何协议、文件或证明，包括但不限于 提供税务担保或代为承担纳税义务等方面的任何文件

九、保险

第10页

序号

1、文件明细

公司财产保险的汇总表（包括但不限于一般责任保险、财产保险、火灾、失窃和意外损失保险等社会基本保 险以外的所有保险）

有 无 备注

2、一切保险索赔清单以及有关保险撤消或拒延的信函往 来

3、已按期缴清所有应缴保费的证明文件

十、诉讼、仲裁及行政复议及其他法律程序（以列表形式提供，然后我们再决定是否需要 提供文件）

1、任何涉及公司的已经发生的、正在进行的或已有明显 迹象表明可能要发生的诉讼、仲裁或者行政复议情况 和文件，包括但不限于该诉讼、仲裁和行政复议之有 关文件、判决书或仲裁裁决或行政复议裁定，其最新 进展

2、任何涉及到公司的财产存在任何行政机关、司法机关 的查封、冻结及其他强制执行的措施或程序

3、任何涉及公司股东的已经发生的、正在进行的或有明 显迹象表明可能要进行的诉讼或者仲裁情况和文件，包括但不限于该诉讼和仲裁之有关文件、判决书和仲 裁裁决，其最新进展

4、任何涉及公司股东之财产上(包括但不限于其在公司及

第11页

序号 文件明细

其主要子公司之股权上)存在的任何行政机关、司法机 关的查封、冻结及其他强制执行的措施或程序

有 无 备注

5、请说明公司的董事、监事、高级管理人员是否涉及重 大诉讼、仲裁或行政争议事项或存在尚未进入诉讼、仲裁程序的重大纠纷，并列明上述公司在争议中的地 位(原告、被告、第三人)、对方当事人、争议事由、管 辖机构(法院、仲裁机构、行政机关等)，以及对处置结 果和影响的预测，并提供有关法律文件

十一、员工、福利、社保及住房公积金

1、公司使用的标准劳动合同文本，并说明是否与所有员 工签署劳动合同，所签署劳动合同是否均使用标准合 同文本

2、与公司的员工激励机制(包括认股权等)、公积金、养老 金、失业保险金、医疗保险金、退休福利计划或退休 安排和其他雇员福利计划或相关的政策、说明、内部 规则、合同或计划，并且提供社会保险登记证及年检 情况 请公司提供盖有政府部门公章的近三年的社会保险与 住房公积金缴纳表

第12页

序号 文件明细

有 无 备注

十二、其他

公司股东及实际控制人

1、请提供各股东最新营业执照（或商业登记证、身份证 明等）

2、3.请提供股东现行有效的公司章程及/或其他组织性文件 请说明公司现有登记股东是否存在代持或其他利益安 排。如存在，请提供有关代持协议或书面文件。注：如公司股东已纳入本次尽调范围，则可以不用提 供。

补充其他

1、公司认为对该项目有重大关系或应予以考虑和审核的 任何其他文件或资料

2、公司是否存在关联关系和关联交易。

第13页

第五篇：秘书论文资料

秘书工作内容广、任务杂、服务性强等特点对从业人员的素质提出了很高要求。尤其是高校秘书更应注重个人素质的提升，因为大学校园思想活跃，多元文化交融，高校秘书作为领导的参谋和助手，在政治素质方面应具有高度的政治敏感性，较高的理论、政策水平，较强的法律意识和全心全意为人民服务的思想。除此之外，还应具有良好的职业道德素养和过硬的业务素质。摘要秘书因为工作性质、地位和职能的特殊性，在工作过程中会产生各种心理障碍和压力。探讨消解秘书人员的心理障碍和压力的办法，培养他们良好的心理素质，保持良好的心态，对秘书人员的工作和生活具有重要意义。

秘书的心理障碍会给秘书的行为带来消极影响。如何克服这些心理障碍，加强自我心理调节是做好秘书工作的基本前提。

一、由于缺泛交往的实践锻炼，另一方面既希望交往，又对进行交往缺泛信心和勇气，甚至存在着惧怕心理，这就产生了羞怯心理，它是交往过程中的一种正常的情绪情感反应。但是羞怯往往导致记忆衰退、思维混乱、语无伦次，在行为上则表现为退宿、回避、离群和依赖，从而影响秘书的正常交往和工作，并且反过来加剧心理上的矛盾状态，形成恶性循环。秘书羞怯心理的自我调节，一是要有正确的认识，要把交往作为完善自己人格和实现职业活动目标的重要手段，提高交往的自觉性和主动性；二是有意识地从每一次交往中培养自己的交往能力。在交往过程中注意镇定自若。

二、依赖心理调节由于秘书 对工作被动型和主动性的辩证关系缺乏认识，思想上存

在着惰性，另一方面领导者事必躬亲，包揽一切，这就产生了依赖心理；它是一种希望事事依赖他人的消极心理状态。例如：有的凡事不做独立思考、唯上是从，明智领导错了，也不提出异议；有的凡事都要领导者布置、交代，拨一拨，动一动，毫无主动性可言。秘书依赖心理的自我调节，一是要正确把握秘书工作被动型和主动性的辩证关系，提高主动的自觉性：二是要克服惰性，养成独立思考的习惯：三是工作态度认真负责，提高自己独立办事的能力，充分发挥主观能动性。

三、自负和自卑心理调节由于秘书人员直接辅助领导者，客观上容易以“二首长”

自居，自以为了不起，脱离群众；工作中常常自以为是，自行其事，听不进他人的批评和劝导。这是过高的评价自我而造成的一种心理失调。秘书人员尤其是一些学历层次较低、缺乏秘书工作经验的年轻秘书，在遇到困难和挫折时，如不能正确对待，往往容易丧失信心，甚至从此一蹶不振，看不到自己的潜能和优势，总觉得不如别人，内心变得过于敏感、紧张，遇到问题往往束手无策。一些原来自负的秘书，一旦面临重大挫折，也往往从一极端走向另一个极端，由自负变为自卑。它是过低的评价自我而造成的一种心理失调。秘书的自负和自卑心理的自我调节，一是要客观辩证的评价自己，既不能过高，也能过低，既要看到自己的长处，也要看到自己的短处；二是尊重他人，虚心诚恳地听取他人的批评和意见，努力克服自身的缺点；三是正确对待成功与挫折，做到胜不骄，败不馁；四是充分发挥自己的潜能，扎扎实实的提高自己的实际工作能力，以出色的工作表现证明自我的价值，重塑自己的形象。

四、压抑心理调节由于秘书自我是吸纳的期望过高，超越了秘书职业活动的许可范围，表现为不切实际的幻想，一旦目标受挫，就会感到压抑；另一方面由于组织

环境的因素，使秘书都才华得不到应有的施展，比如领导者作风专制，组织内部人际关

系紧张等等，就会产生压抑心理，它是人的心理需求受到环境限制而得不到满足时的一

种心理感受。这种心理一旦形成，轻则情绪低落，行动迟缓，工作缺乏主动和热情，重

则情绪沮丧，牢骚满腹，工作处处被动，甚至消极抵触。秘书压抑心理的自我调节，一

是丢掉好高骛远的幻想，端正对秘书职业活动性质和特点的认识，确定切合实际的期望

目标，规范自己的行为；二是要正确认识和把握周围的环境，提高适应和改造环境的能

力。要学会与领导者交往，争取领导者的理解和支持；要积极处理好人际关系，改善自

己的工作环境，为发挥自己的聪明才智创造条件；三是采取恰当的方式表现自己的才华

以便得到周围环境的认同。

五、过于焦虑心理调节由于秘书的工作负担过重，工作节奏紧张，竞争激烈，秘书难以适应；另一方面秘书缺乏自信，工作缺少计划性和条理性，或者虽有计划但缺

少弹性和余地，在计划执行中不善于灵活应变，当工作进展不大或目标受挫后，焦虑心

理表油然而生。它是一种紧张不安，急躁忧郁的表现状态。秘书过于焦虑心理的自我调

节，一是要增强自信心，树立坚定顽强的意志，正视困难，敢于竞争；二是安排工作要

科学合理，定计划要留有余地，工作时既要有条不紊，又要灵活应变，努力提高工作效

率；三是凡事一旦遭受挫折时，能够有足够的思想准备。

六、厌烦心理调节由于秘书事务活动的繁琐性、单调性和重复性；另一方面秘

书缺乏崇高的职业理想，把秘书工作当做权宜之计，或者从根本上轻视秘书工作，就会

产生厌烦心理。这是心理疲劳的一种情绪表现。它会使秘书的注意力分散，记忆力衰退，精神疲惫，工作频频出错。秘书厌烦心理的自我调节，一是要确立崇高的职业理想和正

确的职业态度，热爱秘书岗位，愿为秘书事业贡献自己的才智和年华；二是科学安排工

作时间，注意劳逸结合，努力减轻心理疲劳；三是善于总结工作经验，不断改进工作方

法，给枯燥泛味的事务性工作注入生机和活力。