环境保护局档案管理制度

第一篇：环境保护局档案管理制度

静宁县环境保护局档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强我局的档案管理工作，开发利用环境保护档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》以及国家环保局、国家档案局联合颁发的《环境保护档案管理办法，结合本局实际，制定本办法。

第二条 环境保护档案是指环保部门在环境保护活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 本局环保档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，并将档案工作纳入部门发展规划和年度计划之中。第四条 本局环保档案实行集中统一管理，建立健全各项管理制度，并实现现代化管理。

第二章 档案管理机构及其职责

第五条 本局设立综合档案室(以下简称“档案室”)，归属局办公室，设立专职档案员，业务上受市环保局和市档案局的监督、指导和检查。

第六条 档案室的主要职责是：(一)贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法规，结合本局实际，制定本局档案工作的各项管理制度；

(二)对局机关各内设股室的文件材料的形成、积累、整理工作进行业务指导，并负责立卷归档以及集中管理局机关的全部档案；

(三)对直属单位档案工作进行业务指导；

(四)组织档案信息资源的开发，做好档案利用的服务工作；(五)按规定向区档案馆移交档案。

第七条 建立局档案综合管理网络，各股室指定一名同志为档案联络员。

第三章 档案工作人员及其职责

第八条 档案工作人员应当取得岗位资格证书后上岗，并忠于职守，档案工作人员应保持相对稳定。第九条 档案工作人员的主要职责：

(一)贯彻执行档案工作的方针、政策、法规及有关制度；(二)监督、指导和协助各股室兼职档案员做好文件材料的形成、积累和整理,并负责立卷归档工作；(三)负责本局档案的收集、整理、保管、鉴定销毁和统计工作，熟悉所保管的档案情况；

(四)开展档案的开发利用工作，迅速准确地查调档案；(五)遵守保密制度,不得造成档案的损毁、丢失、泄密；不得擅自提供、复制档案，确保环保档案的机密与安全。第十条 各股室档案联络员主要职责：

(一)主要负责对本股(室)业务工作中所形成的各类文件材料及时进行收集、整理，完成初步立卷，要根据其相互联系、特征和保存价值保证文件材料的完整、准确和系统；(二)负责按规定将本股室材料向局档案室移交;(三)负责撰写本股室的大事记。

第四章 文件材料的形成与归档

第十一条 本局环保文件材料的形成、积累、整理工作，由文件材料的主办科室负责；会计档案由财务室负责立卷归档；企业档案由有关股室负责立卷归档。

第十二条 各股室工作人员在职务活动中形成的文件材料，必须定期或不定期由所在股室负责进行整理，并作初步立卷，按规定的时间移交档案室立卷归档并集中保管，任何个人不得据为已有或者拒绝归档，经办个人可以复印留底备查，原始材料及数据必须移交档案室。第十三条 文件材料的归档时间

(一)文书档案：由经办科室档案联络员在次年的第一季度移交档案室；上级召开的重要会议以及本局召开的会议材料，由参加会议人员或组织会议科室，在会议结束一个月内整理立卷，并移交档案室。

(二)会计档案：按照财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。

(三)基建档案:由基建管理人员在工程竣工后3个月内,向区城建档案馆报送符合要求的建设工程档案，其余不属接收范围的工程档案材料则同时移交档案室。

(四)声像档案:由制作人负责整理,原则上在每项工作任务完成后一个月内,移交档案室并附加说明;也可根据实际在使用完胶卷或录像后，再整理移交。

（五）专业档案：常规性的，由经办科室档案联络员在次年的第二季度内移交档案室，非常规性的，在工作完成后两个月内，由经办人移交档案室，周期过长的(如规划项目)可按形成阶段分期归档。(六)企业档案：建设项目环境保护管理档案，在项目审批手续完成后即进行立卷归档，形成“一企一档”。其环保设施竣工验收、排污申报登记和排放污染许可证审批等后续材料，每阶段完成后2个月内向局档案室移交材料档案。(七)带有密级的环保文件材料，由经办科室兼职档案员随时形成随时移交档案室。第十四条 文件材料的归档要求

(一)归档的文件材料必须符合规定的格式及书写标准，字迹工整，打印清楚，使用碳素墨水笔书写，不能用圆珠笔、铅笔或复写纸书写；必须注有日期、盖有公章或签字；(二)向档案室移交档案时，均应履行移交手续，填写移交清单一式两份，交接双方在移交清单上签字，各留一份。(三)归档份数。本局各类发文均归档一式两份，其它文件材料均一式一份。

(四)文书、专业、声像等各类档案的文件材料归档范围、保管期限等具体要求，在各项立卷归档制度中另行规定。

第五章 档案的管理

第十五条 本局环保档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的，为永久保存；凡在较长时间内具有利用价值的，为长期(16至50年)保存；凡在一定时期内具有利用价值的，为短期(15年以内)保存。

第十六条 制定《档案鉴定销毁制度》，局成立档案鉴定小组，由办公室负责人、保密员、档案员、各档案员联络组成，负责定期对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案进行鉴定，并报分管局领导批准。

第十七条 档案的销毁由档案室负责执行，销毁档案时，由局办公室指派两人监督并在销毁清册上签字，档案销毁后要及时调整柜架，并在目录及检索工具中做出注明。第十八条 做好档案的统计工作，档案资料有收入、移出登记，及时按要求将年度档案工作基本情况统计表等报送县档案局和市环保局。

第十九条 制定《档案保管制度》，档案库房配备防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等安全措施,并保持适当的温度、湿度，以保证现存档案无霉变、褪色、破损等现象。第二十条 档案室应定期检查档案的保管状态，对破损或变质的档案应及时修复。

第六章 档案的利用

第二十一条 积极开发环保信息资源，档案室应编制各种符合要求的检索工具以及箱柜指引卡、库房档案资料存放示意图，编有五种以上的专题目录以及符合要求的资料目录。第二十二条 制定《档案借阅制度》，做好档案借阅登记和档案利用效果登记工作。

第二十三条 档案室保存的档案主要供局机关、直属单位使用，外单位人员查阅本局档案时，需持单位介绍信，说明利用目的和范围后方可查阅。摘录和复印档案，必须经局办公室负责人批准，查阅企业档案必须经分管局领导批准。第二十四条 借阅档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借、折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其它方式损害档案的原有状态。借阅的档案一般不得带出档案室。

第七章 违法行为处罚

第二十五条 违反本办法有下列行为之一的，根据《甘肃省档案法行为处罚办法》，对直接责任人给予行政处分。(一)损毁、丢失具有保存价值的或者应当保密的档案；(二)擅自提供、抄录、公布或者销毁有密级档案；(三)涂改、伪造档案；

(四)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失。

第二十六条

有以上行为之一的，对直接责任人可并处罚款。根据档案损毁程度、违法行为性质和情节轻重，按以下规定罚款:(一)所涉及的档案属于短期保存的，并处 元以上 元以下的罚款；

(二)所涉及的档案属于长期保存的并处 元以上 元以下的罚款；

(三)所涉及的档案属于永久保存的，并处 元以上 元以下的罚款。

第八章 附则

第二十七条 本办法自印发之日起施行。

第二篇：广东省环境保护局财务管理制度

广东省环境保护局财务管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强局系统财务管理，规范财务行为，提高资金使用效益，促进环保事业健康发展，根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国采购法》、《行政单位财务规则》、《事业单位财务规则》等法规，以及《广东省省级部门预算试行办法》、《广东省省级部门项目支出预算管理试行办法》、《广东省省级单位财政国库管理制度改革实施办法》、《省直行政事业单位资产处置管理暂行办法》等有关财务管理规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于局机关和各直属单位的财务管理。各单位应根据本制度制定

相应的财务管理制度。

第三条 局财务管理的主要任务是根据任务的需要，合理编制局系统的部门预算，并对预算执行进行控制、管理和监督检查；加强资产管理，防止国有资产流失；严格收支管理，提高资金使用效益；根据各单位上报财务报告，审核汇总编制局系统的财务报告；完成上级主管部门和局领导交办的其他各项工作。

第二章 财务管理职责和权限

第四条 财务管理按照统一领导、归口管理的原则，在局党组的领导下，规划财务处具体负责局系统财务管理和监督工作。主要职责：

（一）负责对局系统各项资金的计划和预算进行审核汇总，会同有关部门管理省级环境保护有关资金，并负责对项目的跟踪问效和检查监督。

（二）组织局系统财务人员的业务学习，并指导和监督其财务工作；每年组织对局系统各单位的预算执行和资金管理等情况进行财务检查，对检查中发现的问题，提出整改意见和建议；及时向局领导报告，并会同监察室督促相关单位进行整改。对违法

违规行为的同监察室依法进行查处。第五条 局办公室负责局机关财务管理，包括机关本部部门预算管理、机关资金运

作、政府采购、国有资产的管理。局各直属单位的财务工作分别独立运作。

第六条 各单位法定代表人是财务管理工作的第一责任人，要对向外提供的财务会

计报告和会计信息资料负责。

各单位必须配备专职财务会计人员，保持财会人员的相对稳定，保证财务工作顺利进行；应配备专职或兼职的政府采购员和固定资产管理员，并建立健全岗位责任制，加

强国有资产管理。

第三章 预算管理

第七条 预算是指各单位根据职责和工作任务，编制的财务收支计划，由收入

预算和支出预算组成。

按照省部门预算管理规定，局机关和与财政有经常性领拨关系的直属事业单位都应

编制部门预算。

第八条 局系统预算为一级预算单位，由规划财务处负责管理。局机关和与财政有经常性领拨关系的直属事业单位为二级预算单位，自收自支的直属事业单位为非预算二

级单位。

第九条 部门预算编制的原则

（一）按照省级部门预算编制原则的要求编制预算，对单位的所有收入和支出全部

纳入各预算单位的部门预算管理。

（二）要根据工作计划和任务，保证局机关和各直属预算单位正常运转的基本需要，按收支平衡、统筹兼顾、保证重点，综合预算原则编制部门预算。

第十条 部门预算的编制

（一）预算编制的时间、内容

1、部门预算编制时间按照本局转发省财政厅关于编制部门预算通知的要求编

制上报。

2、部门预算编制内容按省财政厅部门预算编制的统一口径编制。

（二）编制程序

部门预算编制程序按照“二上二下”的程序编制：

1、一上。各二级预算单位根据省财政厅的要求，按照初步确定的定员定额标准和下各自的工作计划和需求项目，提出本单位下的预算建议计划，经分管局领导同意后，报送规划财务处汇总综合平衡，然后经局长办公会议讨论审定；各二级预算单位根据局长办公会议意见编制本单位部门预算建议，送规划财务处汇总，报局长或授权分管财务的副局长批准后上报省财政厅。

2、一下。规划财务处根据省财政厅下达的局系统预算控制数，结合“一上”的预算计划，提出局系统预算控制数的分配指标方案，报局长办公会议讨论核定，转下达给

各二级预算单位。

3、二上。各二级预算单位根据分配预算控制数，编制本单位部门预算报分管局领导审查后，送规划财务处审核汇总，形成局系统预算建议草案，报局长或他授权的分管

财务的副局长审批后上报省财政厅。

4、二下。规划财务处根据省财政厅批复的本局系统部门预算计划，转下达各二级预算单位，各二级预算单位根据批复的部门预算计划执行。

第十一条 直属非预算二级单位的预算编制

（一）根据省局工作安排，按照工作任务结合上收支状况和本收支增减因素，在每年3月份前提出本收支预算，送规划财务处审核；规划财务处提出核定各单位经营指标方案报局长或授权分管财务的副局长审批后下达，各直属非预算

二级单位根据核定经费预算执行。

（二）根据上收支状况和本收入增减因素测算，提出本个人年收入（工资和各种津贴或补贴）预算计划，在每年2月份前送人事处审核，报分管局领导审批后，送局监察室备案。第十二条 预算的执行

（一）预算执行的原则：按照批复的预算执行，加强预算收支管理，依法组织收入，不得超预算或无预算安排支出，不得擅自改变预算支出用途。

1、二级预算单位按照批复的预算计划，征收，严格按收支两条线的有关管理规定执行。要按时在“广东省财政厅国库支付系统”网上申报各月份用款计划，经规划财务处审核后，上报省财政厅；各单位再根据省财政厅批准后的用款计划，执行预算。

2、直属非预算二级单位按照核定经费预算，依法完成经营收入指标，按章纳税，按照收支平衡、略有结余的原则，合理安排支出；专项经费的支出，应严格按批准用途和数额安排使用，不得随意改变其用途。

（二）各单位应加强预算管理，严格执行预算和财务制度，按照预算规定的支出用途使用资金，不得擅自扩大支出范围和提高支出标准。

第十三条 预算的调整

各部门预算（含政府采购预算）原则上不予调整，不得随意改变资金用途。中确需调整和追加预算经费的，由各二级预算单位提出预算调整和追加预算经费申请，说明其原因、依据、内容等，在的5月20日或9月20日前送规划财务处审核汇总，报局领导审批后上报省财政厅。

第十四条 决算

年终，各单位应按照有关财务会计制度规定及预算批复文件，及时清理收支账目和往来款项，核对预算收支数字和各项缴拨款项。凡属本年的收入要及时入帐，各项应缴款要及时上缴，各项支出按规定的渠道如实列报，进行年终决算，并在规定的期限内将有关报表及文字说明和财务分析送规划财务处审核汇总，形成局系统的部门决算报告，报局领导审查后，上报省财政厅。

第十五条 绩效评价

（一）财政支出绩效评价是指对由财政预算安排的专项资金项目的实施过程及其完成结果进行科学、客观、公正的衡量比较和综合评判。按照省财政专项资金管理的有关规定，局系统二级单位有财政专项资金安排项目的，必须进行绩效评价。

（二）按省对财政支出项目进行绩效评价的有关要求，局系统二级单位应成立财政支出项目绩效评价工作小组，负责本单位的财政支出项目绩效评价的自评工作。

（三）局系统二级单位有财政安排专项资金项目的，在预算终了后2个月内，必须向局财政支出项目绩效评价工作办公室报送财政支出项目绩效评价自评报告表和自评报告；局财政支出项目绩效评价评价工作办公室对其进行审核，组织评价，形成局系统财政支出项目绩效评价自评报告表和自评报告，送局领导审批后报省财政厅。

第四章 国有资产管理

第十六条 单位国有资产，是指单位占有、使用的依法确认国家所有，能以货币计量的各种经济资源的总称。其表现形式为固定资产、流动资产和无形资产等。第十七条 行政单位不得以国有资产对外投资，不得用国有资产对外担保，法律另

有规定的除外。

行政单位拟利用国有资产对外出租、出借的，必须由局办公室提出书面申请，送局规划财务处初审，报局长办公会议讨论审核同意后，上报省财政厅审批。第十八条 事业单位拟利用国有资产对外投资、出租、出借和担保等，应由单位进行可行性论证，并提出书面申请，送局规划财务处初审，报局务会议讨论审核同意后，报省财政厅审批。

第五章 资金管理 第十九条 货币资金的管理

货币资金是指单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。

（一）现金管理

1、单位由配备的专职出纳人员负责办理现金的收、付及保管，不得以白条抵库和保留帐外现金，日库存现金不能超过银行规定的限额，超出部分应及时存入银行。现金收付必须日清月结，账款相符，会计人员要定期或不定期进行检查。

2、出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

（二）银行存款管理

1、各单位的银行账户必须严格按照国家和省的有关规定管理执行，不准私自开设

账户，不准出租、出借银行账户。

2、各单位应加强银行预留印鉴的管理。银行预留印鉴由会计和出纳或财务主管授权人员分别保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

3、各单位应严格遵守银行的各项结算制度，超过银行规定结算起点限额的各项资金往来，都必须通过银行办理转账结算。

实行国库集中支付的预算单位，使用财政性资金超出规定授权支付方式范围，都必

须办理财政直接支付。

（三）对货币资金的支付，必须由各单位所规定管理权限负责人签字或盖章，经会计人员复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。

第二十条 借款条件和手续 因工作需要借款，应根据经费预算计划，经所在单位规定管理权限负责人批准，由在职人员（含合同工）办理借款申请。申请要注明款项的项目名称、用途、金额、支

付方式等内容。

（一）各单位承办会议，应根据经费预算计划，凭会议通知或批准的会议费用预算，注明会议支出的资金渠道，办理借款。

（二）借款金额的额度审批由各单位根据国家和省有关财务管理制度确定。

（三）凡已办理了借款的人员，应在业务完成5天内办理核销手续，不得长期挂帐；各项借款必须在每年的12月31日前办理核销手续；凡是实行国库集中支付预算单位，12月29～31日不办理财政资金借款。

第二十一条 支出管理

各单位的各项费用支出必须在下达的预算计划内，应按规定有相关合同或辅助资料的，要提供相关合同或辅助资料，凭合法的票据，需要填制相关凭证的，按相关凭证内容填写，由经办人签名，购物品的并有验收人签名，经单位规定支出管理权限负责

人批准签名后才能办理。

（一）凡不符合开支规定或审批手续不全的，一律不予办理报销手续。白头单和三

联单（收据）不得作为报账依据。

（二）具体支出管理办法由各单位根据国家和省的有关规定制定。

第二十二条 其他

（一）各单位的收入，必须纳入单位财务管理，不得私设“小钱柜”，否则按违纪

论处。

（二）各单位票据要有专人负责保管，实行领用回缴制度。

（三）对不符合财务管理规定的货币资金支付申请，出纳人员有权拒绝办理。

第六章 政府采购管理

第二十三条 各单位使用财政性资金（包括预算内和预算外资金）采购省级制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的项目，必须按照《政

府采购法》规定实行政府采购。

第二十四条 各单位凡需使用财政性资金采购省级集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、服务等项目，都应编制政府采购预算，并按规定时间申报；其中二级预算单位列入部门预算一并申报，非二级预算单位列入申请省级财政资金补助一并申

报。

第二十五条 各单位应按照省财政批复的政府采购预算，按时在“广东省政府采购管理系统”网上申报各季度政府采购计划和采购形式，经规划财务处审核后，汇总

上报省政府采购管理办公室审批。

第二十六条 各单位应依照省政府采购管理办公室批复的采购方式实施采购，其中：

（一）协议采购：必须在省政府采购管理办公室公开招标中标的协议供货商处实施采购，不得在协议供货商处采购其非中标品牌物品。

（二）公开招标、竞争性谈判、单一来源等采购：必须由单位依法委托省政府采购中心办理采购事宜和签订委托代理协议，明确双方的权利和义务，并报局监察室。

（三）依法选择采购方式：由单位依法选择公开招标、竞争性谈判、邀请招标或询价采购方式，编写“政府采购项目的工作方案”送局监察室审核，报局领导批准后实施。

（四）自行组织采购：由单位负责管理，并将采购情况报局监察室备案。第二十七条 各单位应在规定的期限内将政府采购信息统计有关报表及情况分析送规划财务处审核汇总，报局领导审查后，上报省政府采购管理办公室。第二十八条 凡涉及财政资金安排项目支出，单位需要委托外单位承办的编制费、研究费及协作费等，在10万元以上（含10万元）的，必须依照第二十六条第三款实施

（如省有新的规定，按新规定执行）。

第七章 固定资产管理

第二十九条 固定资产是指单位价值在规定标准以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中能基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未规定标准，但使用时间在一年以上的大批同类物质，应视作固定资产管理。各单位应建立固定资产购置、验收、保

管、使用等内部管理制度。

第三十条 各单位的固定资产，由财务部门统一建账、核算，由资产管理部门统一

登记、管理。

各单位应建立固定资产管理责任制，明确财务部门、资产管理部门以及使用部门的责任，对固定资产定期或者不定期进行清查盘点，做到家底清楚，账、卡、实相符。

第三十一条 各单位应根据职能需要，按照科学、合理、节约、有效原则，提出拟配置固定资产的品目、数量，测算经费额度列入单位预算一并报送，按批复预算和

政府采购有关规定执行。

第三十二条 局机关原则上不得占用直属单位的固定资产，确实需要的，必须由局机关资产管理部门办理借用手续，任何人不能私自办理。

第三十三条 各单位固定资产的无偿调出、出售、报废、报损等处置，固定资产单位价值（原价）在5万元（含5万元）以下，由单位审批；固定资产单位价值（原价）在5万元以上由单位提出书面申请和相关资料，送局固定资产管理办公室审核。其中固定资产单位价值（原价）在20万元以下的，由局固定资产管理领导小组审批；固定资产单位价值（原价）在20万元（含20万元）以上，由局固定资产管理领导小组审定后

报上级部门审批。第三十四条 批准报废后固定资产应统一由单位资产管理部门回收、处理，任何单

位和个人无权擅自处理。

第八章 附 则

第三十六条 本办法自颁发之日起实施，原《广东省环境保护局财务管理制度》（粤

环办〔2004〕32号）停止执行。

第三篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。

第四篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第1条 目的

为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门

行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 企业档案管理体制

第3条 归档范围

（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门

（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷

第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理

（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案

资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

第五篇：档案管理制度

农广校档案管理制度

为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

1．成立档案资料工作领导小组。有一名校长分管，一名档案资料员具体负责。

2．健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3．农广校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案、各种计划与安排，各种会议学习记录。各种有关资料交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

4．学校德育活动档案包括班主任档案，各项学生活动的方案、实施及班主任、学生奖惩记录档案，由教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5．学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、教师培训档案等由教务处、教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6．学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由总务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

7．学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。8．积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

9．档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

10．积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

11．按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。12．按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘，注意保存，防止丢失。