执法案卷文书管理规定

第一篇：执法案卷文书管理规定

（五）执法案卷文书管理规定

一、路政执法人员必须使用统一印制的案卷文书。

二、法律文书实行专人领管，不得任意借用，不得遗失，作废文书须保存完整，文书使用完后，将存根及作废文书交回内勤管理人员处，完善相关手续。

三、执法案卷文书应按规定的格式制作。

1、用墨水笔或签字笔填写，书写工整、清晰。

2、各项内容填写完整、准确;存根与送达联应一致。

3、案卷文书装订整齐。

四、执法案卷文书实行集中管理，分别立卷，一案一卷的原则，任何人不得私存案卷，结案前，案卷可由承办人保管，结案后，承办人应在规定的时间内将案卷整理完备，移交专人保管，归档时，保管人要逐卷认真检查，严格验收，进行交接，不得接受制作不符合规定的案卷文书。

五、执法案卷文书非经批准不得调阅、借阅，对确需调阅的，应按规定办理手续。

1、调阅、借阅一般不得少于二人，并持有单位介绍信和身份证明。

2、调阅仅限于司法机关，其他单位不得调阅。

3、借阅指当场阅读，阅后一律不准私自复印。

六、执法案卷文书归档后要及时存入档案柜有序地保存，不得随意乱放，保管人员要定期检查档案，对保管期限已满的案卷太 湖及时鉴定，造册登记，报请批准后现再行销毁。

第二篇：执法案卷管理

执法案卷管理

加强案卷管理，首先要规范案卷的制作；而案卷制作的主要方面，就是各类行政文书的制作。

行政文书是案件内容的书面反映，是案卷的构成基础。如果行政文书不合法，那么这个案件办理的合法性也必然会受到质疑，例如行政处罚告知书未载明行政相对人依法享有的陈述、申辩的权利则可能导致办案程序不合法、违反《中华人民共和国行政处罚法》第三十条的规定；如果行政文书不规范，例如在打印完毕、已盖章的行政处罚决定书上手写改正错别字（数字），那么不仅会直接影响整个案件办理的严肃性、影响质量技术监督系统的形象，还可能引起案件的合法性纠纷，例如上述有瑕疵的行政处罚决定书成为行政相对人诉请撤销行政处罚决定的证据。因此，制作行政文书时要严格遵守合法性和规范性要求。

从案卷和案件的对应情况来看，案卷可以从大致的使用行政文书的具体种类的多少以及自身的繁简厚薄程度方面加以区分：一种是已经分局内部登记但不需立案也未实施任何行政处罚案件的案卷，这类案卷往往都只有寥寥的几份证据材料证明其经查明不需立案的事实和理由，整个案卷中不只没有案件办理审批表、行政处罚决定书等等，就连封面和目录也都不需制作，是使用行政文书具体种类最少的案卷，自然也几乎是最简最薄的；另一种是立案案件的案卷，由于立案案件基本上都是采用一般程序进行查处的案件、案情相对较为复杂，这些直接导致这类案卷中的行政文书的具体种类及数量相对最多（只有现场处罚决定书这一种文书不会被用到），案卷大都既繁且厚；还有一种是给予现场处罚的案件的案卷，由于是采用了简易程序来办理案件，而且案件本身的违法事实清楚、情节轻微，这类案卷使用的行政文书 的具体种类以及繁简厚薄程度介于以上两类案卷之间。这样对案卷进行区分，是为了更加突出案卷制作的重点，以便在办理不同类别案件的过程中，从宏观上明确把握住该案卷的类别特点后，再进一步从微观上规范案卷中各类具体的行政文书的采用组织以及书写细节，这样，就不会出现诸如现场处罚的案卷中会有没收涉案物品等等这样的记录。

具体的说来，在质量技术监督案卷中，需要制作的行政文书有：案件登记表、现场检查笔录、登记保存决定书、涉案物品清单、送达回证、立案审批表、法定代表人证明书、授权委托书、调查笔录、案件调查终结报告、案件办理审批表、案件讨论记录、案件审理决定、行政处罚告知书、行政处罚决定书、没收物品清单、解除登记保存决定书、解除登记保存物品清单、结案审批表、封面、卷内目录、现场处罚决定书、责令改正（更正）通知书等等。虽然这些文书的种类庞杂，但是，它们经过在长期的执法实践中的反复修改、完善，都已经有相对的稳定的格式、内容，在制作的时候，基本上是以“填空”的方式就能完成。因此，制作文书的要义更多的是在于工作人员细心和严谨的工作态度，在于执法人员的办案水平。当然，就制作文书本身来说，还是有些地方必须注意和完善：

1、容易忽视的主体表述问题。立案审批表、行政处罚决定书等文书要求简单介绍行政相对人的身份，现在的文书模板中基本是“法定代表人”、“个人”这样的表述，在遇到是其他组织等非公民、非法人的主体要相应的改动。

2、长期遗留的证据表述问题。虽然案件调查终结报告中已有案卷所列证据的介绍和简单的认定，但是还应当对案卷中所附的证据分别证明了什么情况予以说明。行政处罚告知书和行政处罚决定书中应当添加对证据认定情况的说明，尤其是行政处罚决定书：依据《中华人民共和国行政处罚法》第三十九条第一款第二项的规定，违反法律、法规或者规章的证据必须在行政处罚决定书中载明。

3、非常重要的一致性问题。行政处罚告知书、行政处罚决定书、结案审批表、封面这些文书中对行政相对人违法事实的认定、处罚依据应当是一致的，这种一致不仅表现在内容上还包括表述上。没收物品清单或者是解除登记保存物品清单也需与涉案物品清单的记录相对 应。特别要注意涉案物品名称前后的一致性，如果出现有学名与俗称之分、现场判断的与通过鉴定的名称不符等的情况，一定要在调查笔录、案件调查终结报告中详细说明，最终以符合客观事实的学名为准。

4、不得不提的印刷文书的问题。随着无纸化办公的普及，在

办案过程中，大多数文书都已经是电脑打印了，但是仍有一部分文书由于需要提前为空白文书盖章而是统一批量印刷的文书。这些文书会出现因为格式设计上的问题影响到正常使用和行政文书的严肃性。例如：登记保存决定书中要求填写采取行政强制措施法律依据的地方必须要写明依据的法律条款，但是只预留了填写依据的法律名称、没有地方写几条几款；登记保存决定书中要求告知行政相对人起诉期限，这个期限大多是法定的三个月，但是该空格要求填写多少日；行政处罚告 知书预留的记载认定的违法事实的空格非常少，几乎所有的违法事实的表述都会写在空格之外；行政处罚告知书只预留了两条行政处罚的内容，可是半数以上立案案件的行政处罚都是三条，第三条就没地方写了；部分现场处罚决定书中有一段文字是这样表述的“给予下我处 罚”，应该是“给予下列处罚”，存在错别字；质量技术监督行政执法中并没有责令更正的行政处罚，只有责令改正，所以责令改正（更正）通知书可以直接改成责令改正通知书。

制作行政文书完毕后，最后再将这些文书及其他材料有序组织、装订成册，案卷就完成了。对案卷材料排序的问题上，一般不容易出现失误，因为除了将行政处罚决定书（或者是现场处罚决定书）提前到第一页以外，其余材料都是按时间顺序排列，实践中很容易操作。唯一要注意的，就是在案卷装订过程中，因为档案管理的要求，要除去案卷中所有的金属物品，例如回形针、订书钉等，然后对案卷进行线装，封皮、封底则要采用坚固耐磨的牛皮纸。虽然说，还有要求要尽量避免在案卷中使用胶水、浆糊一类的粘合剂，但对于需要将证据粘贴到证据卷页上的实际情况来说，要满足这一要求实在有些为难。

这些案卷制作方方面面的问题，很多看似细节琐碎、无伤大雅，但是对于具有履行质量技术监督执政执法权的各单位和每位工作人员都有举足轻重的意义，正如前所述，案卷是检验案 件办理情况的客观反映，是检验执法人员办案水平的重要依据、也是对工作人员给予奖励表彰或者追究行政责任的重要依据，更与我质量技术监督系统的形象生息相关，所以案卷上再小的错误也要尽力避免。所谓“细节决定成败”，这是每一位制作案卷的工作人员都应当警醒自己的。

但是，案卷管理远不止案卷制作这一个方面。对案卷流通过程的管理，是案卷管理的另一大重点。只有把握住对案卷流程的管理，才能做好对个案执法情况的把关与监督，才能提高案卷管理的科学化水平。

案卷的流程并不复杂，就是从案卷登记到案卷归档的过程，与案件办理的流程互相呼应。以流程最为复杂、最具有代表性的立案案件为例来看，一般是：经过单位登记的案件首先交由特定的科室承办，承办科室负责人再指定科内专门的执法人员负责，接着经由承办科室上一级领导立案审批后，交由承办科室合力进行查处，对需要作出行政处罚决定的案件由承办科室将查明的事实以及拟定的行政处罚意见呈报单位相关各级领导逐级审批，由专门的案审委员会决定最终的处理意见后再返回到承办科室执行处罚决定，最后由承办科室将执行完毕的案卷整理成册报单位各级领导逐级审批后结案，并由单位统一归档。

然而这并不复杂的案卷流程中，却比单纯的案卷制作更容易出现问题。例如，在已归档的案卷中会发现应该报领导逐级审批的文书上缺少部分领导的签字等极个别的情况。导致问题出现的原因并不复杂，究其根本，是案卷流程中各个环节的责任主体不明确所致。

结合我分局的实际情况，从登记环节开始说起，就案件登记本身而言，目前我分局的管理模式非常有效，所有的案件登记都是电脑备案，随时可供核实。但是，当登记案件流入办案科室开始，极少量的案件会不能及时签发到办案人员手中，案卷登记表副本也就不能及时回馈到登记部门，时效性就会出现问题。其实，处理这个问题，只要详尽的规定具体期限，采用“三次到期提醒、四次逾期上报”之类的方式即可解决。把握了这一点，不仅能保证案件及时承办到特定科室、具体承办到专门的执法人员，登记部门的登记工作也能全部圆满结束。这样，案卷的责任主体就转移到了承办科室。

承办科室对检查后认为确需立案的案件报上一级领导审批后，就开始进一步的调查取证。在这期间由于案件查处的责任主体明确，由承办科室的专门人员负责，案卷一般不会出现流通上的问题。

然后，经过承办科室对案件情况的查处核实，对需要作出行政处罚的案件就要进入下一个环节――审批了。实践中，审批是案卷流程中最为混乱的环节。承办科室把案卷交给案件审理部门开始审批。客观的说，这个过程是非常规范的，在案卷转接程序中会经过签字确认。但是，随后案件审理部门负责人会将其初审通过的案卷再交回承办科室，由承办科室转交上一级领导审批。在此过程中，没有任何转接手续。接着，上一级领导审批后，不管是要求修改或是决定审批通过的，都会直接交给承办科室，由承办科室经过修改后重新送案审部门开始新一轮审批或者送案件审理委员会审理决定或者送本单位负责人阅签。需要上一级机关审理批准的，案卷再由承办科室直接送至本单位的案件审理部门，然后由案件审理部门送上一级机关的审理部门处理。这个过程中，由于案卷不在任何一个部门的掌控之中，不仅时间上容易出现拖延，案卷出现问题需要修改但是不同部门之间意见有所分歧又各自都确有理论依据的，还会直接影响到案件质量，更不提影响执法水平、追究行政责任了。要解决这个问题，可以参考市局机关的案卷审理办法：案卷到了上一级机关（市局机关）审批后，无论是要回承办科室修改还是审批通过交回承办科室，都会向原单位案件审理部门、承办科室逐级办理，并经过转接的签字手续，而且在这一阶段审理过程中，不管是由行政长官直接签字批准的案件还是需要由案件审理委员会集体审议批准的案件，都由其案件审理部门负责保管案卷，非常规范。因此，相比较而言，我分局在进行内部管理时，交由案件审理部门开始初审的案件，由负责安排组织案件审理会议、具有案件审理职责的案件审理部门，对经其初审通过的案卷负责最为合适。在由其上一级领导审批或者案件审理会议审批时出现争议时，案件审理部门可以及时直接提出或者汇报其审批意见，有利于统一各审批方的意见、形成最终的审批决定。另外，作为直接负责案件办理的承办科室要在案件审批过程中，尤其是在案件审理会议上和案件需要修改的时候向案审委员会或者提出修改要求的各级领导介绍详细案情，避免出现在文书制作存在过失的情况下，使办案脱离实际情况、沦为纸上谈兵。

在案卷随着案件审理决定回到承办科室进入执行的环节后，案卷的责任主体再次转移到承办科室，这时案卷的流程就不会再出现什么问题，包括最后的结案归档环节也一样。只是注意在案卷归档时，承办科室最好能指定专人办理向归档部门办理案卷的签字转接手续。当案卷进入档案室，整个案卷流程就告一段落了。

只有这样明确了案卷的责任主体，案卷制作的质量、案件办理的质量才会得到保证，才可能有后来执法水平的提高。但是，案卷从登记到形成的这一流通过程并不是案卷流通的全部。要提高执法水平，更重要的是建立一套案卷评价体系，来总结办案过程中的经验和不足。

因此，可以定期组织不同规模的案卷评查活动，在存档部门制定出科学的提档制度的前提下，将案卷有计划、有秩序的以完备的手续提档查阅，或以案件主题分类讨论如果办理某一特定类型案件的办理方法、或以案卷制作主题讨论如何完善案卷制作等等活动。

只有在充满严肃、民主的氛围里，以法律规定为出发点，通过开展实事求是的大讨论，集思广益，才能钻研出更加科学、高效的执法工作的方法。也只有通过这样的活动，将案卷如活水般引为活用，来指导办案实践，才能发挥出案卷的最大效用。而且将这种活动形成制度延续下来，才能在不断发展的新形势、不断提高的新要求中，不断提高我们每位工作人员的业务素质、工作能力，不断提升我们质量技术监督部门整体的执法水平。

第三篇：行政执法大队执法文书、案卷管理等制度

宜宾县城镇管理办公室

行政执法大队执法文书、案卷管理制度

一、城市管理行政处罚过程中执法文书、案卷的管理均适用本制度。

二、本制度中的执法文书指盖有“宜宾县城镇管理办公室”印章的各类文书；本制度中的案卷是指将简易程序案件及一般程序案件按规定制作而成的卷宗。

三、执法文书、案卷实行专人管理，统一存放。

四、执法文书领用与注销均需登记，做到有据可查，领用的队员应有效使用，妥善保管，不得将执法文书挪作他用，禁止擅自作废。对于作废的执法文书应在背面注明原因，并完整保存，以备查验。

五、各类案卷定期进行整理、归档。一般程序案件一案一卷，简易程序案件可多案一卷，但每卷不超过50个案。档案材料的种类、份数、页数均应齐全完整。

六、执法案卷应按照正件在前，附件在后，打印件在前，手写件在后的顺序，将同一案件相关材料按类组合在一起立卷。

七、执法案卷用统一的卷皮、卷目组卷，书写工具一律采用钢笔、签字笔，字迹工整、清晰。卷内不得有金属物，对破损的材料要托裱，卷内材料应依次用阿拉伯数字在每页

下角编写页号。

八、执法案卷应按照案卷排列顺序制卷号，以固定案卷位臵。

九、案件办理终结，应将案件材料装订成卷，附以相对应的电子文档资料，经审查后存档。

十、适用简易程序实施行政处罚所形成的案卷，保存5年；适用一般程序实施行政处罚所形成的案卷，保存10年；重大复杂的行政执法案卷，保存20年。

十一、对超过保存期限的资料，由资料保管部门申请销毁，经批准后按规定进行销毁。

宜宾县城镇管理办公室 行政案件处罚程序规定

依据《中华人民共和国行政处罚法》，结合我县城市管理实际情况，制定本规定。

简易程序

一、违法事实确凿并有法定依据，对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的，可以当场作出行政处罚决定。

二、执法人员当场作出行政处罚决定的，应当向当事人出示执法身份证件，并告知当事人依法享有的权利，听取当事人的陈诉和申辩，填写预定格式、编有号码的行政处罚决定书并当场交付当事人。

三、执法人员当场作出行政处罚决定的，必须将材料归档保存并交中队备案。

一般程序

除《中华人民共和国行政处罚法》规定可以适用简易程序以外的行政处罚，适用于一般程序。

一、执法检查

（一）执法队员上岗执法检查时，应当二人以上，主动出示执法证件，表明身份，告知检查项目，就检查情况制作《现场检查笔录》并进行拍照等收集证据的活动。《现场检

查笔录》应当由执法人员和当事人签名，当事人拒绝的，执法人员要注明情况，有见证人的情况下可请见证人签名。

（二）执法人员在收集证据时，对于证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准后，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定。

（三）执法人员与当事人有直接利害关系的，应当回避。

六、立案

（一）下列情形之一的，应当立案处理：

1、巡视检查中发现当事人有违法行为，属于城管办管辖范围，认为应当给予行政处罚的；

2、被检举、投诉的违法行为，属于城管办管辖范围，经查明情况属实，认为应当给予行政处罚的；

3、有关行政机关书面提请处理的，属于城管办管辖范围，经审查认为应当给予行政处罚的；

违法行为轻微，经教育当场改正，可以不予立案，给予教育处理。

（二）各执法中队负责本管辖区域内的立案工作。

（三）执法人员认为违法行为应当给予行政处罚的，应当填写《立案审批表》，附上相关材料，报各中队长批准立案，各中队长必须在收到《立案审批表》之日起两日内决定是否立案。批准立案的，中队法制员应当对审批材料进行登记。

中队长认为应不予立案的，报大队部领导审核。

七、调查取证

（一）执法人员必须及时、全面、客观、公正地调查，收集涉案的所有证据。

（二）收集的证据种类包括：书证、物证、证人证言、视听材料、当事人陈述、鉴定经论、现场勘验笔录等。

（三）调查取证时，执法人员不得少于两人，调查时应当向当事人出示执法证件，表明身份，说明调查事项，并制作相关笔录。

（四）执法人员勘验现场，应当拍摄现场照片，制作《现场检查笔录》，并绘制现场图。《现场检查笔录》应由勘验人员和当事人签名，有见证人的情况下可请见证人签名。拍摄的照片要注明时间、地点、所拍摄的事实及拍摄人。

（五）关于收集证据的要求，必须严格按照《最高人民法院关于行政诉讼证据的若干问题的规定》所规定的要求来收集证据。

八、告知义务

予以立案的案件，应当向当事人开具《行政处罚告知书》，告知其享有的权利与义务。

九、审核

（一）案件调查终结后，各中队法制员应协助中队长对涉案所有文书、材料初审后提出处罚意见，填制《案件处罚

审批表》报审核人进行初步法制审核后，报领导审批；各级领导的审批权限另行规定。

（二）审批领导在各自的审批权限内作出处罚意见。

十、决定

（一）审批领导对各自审批权限内的案件应当对调查结果和处罚意见进行审查，根据不同情况，分别作出如下决定：

1、确有应受行政处罚的违法行为的，根据情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定；

2、违法行为轻微，依法可以不予行政处罚的，不予行政处罚；

3、违法事实不能成立的，不得给予行政处罚；

4、违法行为已构成犯罪的，移送司法机关；

（二）对情节复杂或者重大违法行为给予较重的行政处罚，应当集体讨论决定。

十一、执行

（一）除依法可以当场收缴的罚款、及当事人委托代缴外，作出行政处罚决定的行政机关及其执法人员不得自行收缴罚款。

当场作出行政处罚决定，有下列情形的，执法人员可以当场收缴罚款；

1、依法给予二十元以下的罚款的；

2、不当场收缴事后难以执行的。

（二）执法人员当场收缴罚款的，必须向当事人出具财政部门统一制发的罚款收据。

（三）执法人员当场收缴的罚款，应当自收缴罚款之日起二日内交至行政机关；行政机关应当在二日内将罚款缴付指定的银行。

（四）必须严格执行罚、缴相分离的原则，因银行暂停营业或当事人有其他不方便缴款的情况，必须填写《代缴罚没款委托书》后，执法人员才可以代收、缴罚款，应当自收缴罚款之日起二日内，交至行政机关；行政机关应当在二日内将罚款缴付指定的银行。

（五）当事人对行政处罚决定不服申请行政复议或者提起行政诉论的，行政处罚不停止执行，法律另有规定的除外。

（六）当事人逾期不履行行政处罚决定的，作出行政处罚决定的行政机关可以采取下列措施；

1、到期不缴纳罚款的，每日按罚款数额的百分之三加处罚款；

2、申请人民法院强制执行。

十二、结案、备案

行政处罚案件执行完毕后，执法人员应当填制《案件结案审批表》报经审批领导同意后结案。

简易程序和一般程序中处罚审批后由中队归档，中队定期移交办法制科备案。归档样式、方法按法制科的统一要求执行。

信访案件办理规定

为及时、客观、公正、有效地处理信访案件，切实为群众解决实际困难，保障公民的合法权益，不断提高行政执法管理水平和服务质量，遵循“分级负责，归口管理”的原则，制定本规定。

一、对群众来信、来访、来电以及城管网站投诉栏反映问题的处理，均应遵守本规定。

二、城管执法大队信访办理工作由办分管领导主管，副大队长负责协调，执法值班室和执法中队具体实施。

三、按照热情服务，及时办理的原则，执法室信访工作人员要文明接访，做好宣传解释工作。对反映城市管理职能范围内的问题，须认真填写信访登记表，做到件件有登记，不得遗漏和丢失。

四、对上级交办的信访件，经局分管领导阅批后，执法室按归口办理原则，分别转给执法中队负责人。一般信件，须在7个工作日内办结；复杂信件15个工作日内办结。遇有特殊情况，报领导批准，可酌情延期。

五、对于来信、来访、来电反映的问题，执法中队必须严肃认真，及时承办，正确处理，不得推诿、敷衍，拖延和积压。

六、对上级交办的信访件，执法中队按时办结后，书面 回复，交执法室报办分管领导审查。其他投诉案件处理结果交执法室备案。

七、信访工作人员严格执行登记、催办、上报、归档等工作制度，做到事事有结果，件件有回复。

罚没票据、罚没款管理制度

一、罚没票据的管理

（一）罚没票据的领用。

1、罚没票据设专人负责管理。

2、领用罚没票据必须建立严格的领用手续，包括领用的执法部门、票据的种类、领用时间、领用人签名等。

（二）罚没票据的使用。

1、执法部门必须使用江苏省统一制发的罚款收据，填写收据内容必须齐全。

2、执法部门使用的罚没票据必须加盖行政执法机关公章方可生效。

3、执罚人员必须按照《行政处罚法》的规定，严格界定当场处罚的范围并正确使用行政处罚定额收据。

4、对相对人的处罚不能实行当场收缴罚款的，必须实行“罚缴分离”，相对人到指定的代收机构缴纳罚款后，执法部门必须出具一张“罚没款收据”给相对人。

二、罚没款的管理

（一）执法人员当场收缴的罚款，应当自收缴罚款之日起二日内交至执法单位财务部门，财务部门在二日内将所收罚款缴入指定的代收机构。

（二）实行罚缴分离的罚款，应由相对人直接到指定的 代收机构缴纳。

（三）执法部门处理和变卖罚没财物的的变价收入一律缴入指定的代收机构实行“罚缴分离”，任何单位和个人都不得截留、支出、挪用，否则按《国务院关于反财政法处罚的暂行规定》对单位的有关责任人员进行处罚。

行政执法大队内务管理制度

一、切实加强内务管理值班制度，明确管理人员、管理内容、管理要求，确保内务管理规范有序，责任到位。

二、坚持班前、班后打扫，经常拖地，确保地面无垃圾、积尘、墙角、天花板等处无蛛网。

三、办公桌每天擦拭，无杂物、纸张堆放，无乱涂、乱写；窗户干净明亮，玻璃完好无损。

四、电脑、电话等办公用品和热水瓶、茶杯、凳子、烟灰缸等日常用品统一放臵；鞋子、雨具等个人物品有序摆放；扫帚、畚箕等清洁工具统一放至门后或角落处。

五、队员制服统一挂至衣橱中，头盔和帽子统一挂至墙上挂钩处，不得随处乱放。

六、禁止在空调下吸烟，保持室内通风，避免空气混浊，损害健康。

七、爱护公物，节约能源，空调、电台、饮水机等电器注意使用寿命，勿超负荷使用。队员外出要随手关灯、关门。

八、内务管理情况由大队部委派专人检查，作为中队月度百分考核内容之一。

行政执法公示制度

为进一步贯彻执行城市管理行政执法制度和执法程序，充分体现相对集中行政处罚工作的公开、公平、公正及合法、合情、合理，确保宜宾县城镇管理办公室行政执法大队依法行政、高效廉洁，特制定本制度。

一、公开明示本部门行政执法的依据、职责和范围。

二、公开执法人员的岗位、职责。

三、公开行政处罚程序、执法结果。

四、公开行政管理相对人应履行的义务和依法享有的权利。

五、公开处理违法案件的廉洁监督机制。

六、公开群众来信、来访接待和答复工作的监督制度。

七、行政执法公示可采取制度上墙、印发宣传小册子等方式。

八、自本制度公布之日起，执法大队及其下属各中队（部门）按照以上规定的内容，结合自身的执法要求进行行政执法公示。

行政执法责任人制度

为促使执法人员严格履行职责，提高行政执法的效能，保证法律、法规、规章的正确实施，依据有关法规、规章的规定，结合本单位的实际情况和工作特点，制定本制度。

一、执法责任人指城市管理行政执法组织在执法活动中负责执法的人员。

二、在城市管理行政执法工作中，实行地段分片责任制，由执法责任人负责辖区内的行政执法工作；在案件处理的过程中，案件调查人员、案件审查人员、案件审批人员均为该案件的执法责任人。

三、案件的执法责任人有如下责任：

（一）调查人员：

1、全面详细勘查现场和询问案件有关人员，并如实客观地制作笔录；

2、向案件当事人宣传有关法律法规，告知当事人享有的权利和应履行的义务。

3、对适用简易程序的案件，直接进行行政处罚，并在规定时限内报所在机关备案；对应现场收缴的罚款进行收缴，并按规定及时上缴；

4、对适用一般程序的案件提出初步处理意见，并在规定期限内呈报审查和审批。

（二）审查人员。

1、审查案件是否超越权限范围；

2、审查案件适用法律法规和程序是否正确；

3、审查案件证据是否齐全、事实认定是否清楚，必要时应进行复核；

4、审查案件处理过程中，执法工作是否符合县执法科有关规定要求；

5、提出案件审查意见，并在规定期限内上报审批。

（三）审批人员：

1、严格按审批权限进行审批；

2、对情节复杂或重大违法案件进行处罚时，应提交集体讨论决定；执法责任人与案件当事人有利害关系时，应主动申请回避。

四、区域执法责任人有如下责任：

（一）每天坚持对辖区进行巡查，及时发现各种违法行为，并责令立即改正、限期改正或停止违法行为；

（二）对适用简易程序的案件，直接进行行政处罚，并在规定时限内报所在机关备案，对应现场收缴的罚款进行收缴，并按规定及时上缴；

（三）对一般程序的案件，及时进行现场勘查并制作笔录，将调查情况及时上报立案调查处理；

（四）按规定使用统一执法文书。

宜宾县城镇管理行政执法人员守则

一、尊敬领导、服从指挥，统一行动，顾全大局。

二、团结协作、紧密配合，同心同德，群策群力。

三、队容严整，风纪严明，雷厉风行，令行禁止。

四、重在教育，先礼后罚，文明执法，礼貌待人。

五、依法行政，按章办事，以法执罚，铁面无私。

六、勤奋学习，钻研业务，掌握政策，提高素质。

七、爱岗敬业，忠于职守，任劳任怨，尽职尽责。

八、清正廉洁，勤政为民，办事公开，接受监督。

行政执法大队请示报告制度

为加强宜宾县城镇管理办公室行政执法大队（以下简称“执法大队”）各项工作的集中统一领导和全面有效管理，使行政执法能取得良好的社会效果，结合执法大队的工作实际，制定本制度。

一、凡超出执法人员职权范围的事项，需要请示、报告的，如处理或答复一些重要问题时，均适用本制度。

二、请示报告实行逐级负责制，即：队员向副中队长（分队长），副中队长（分队长）向大队长，大队长向办分管领导请示或报告。如无特殊情况，不得越权请示和报告工作。

三、请示报告必须一事一报，一般应采用书面形式，特殊情况下可用口头或电话形式；请示报告可采用综合或专题，定期或不定期的方式进行。

四、请示报告要及时、准确、实事求是、简明扼要，遵循有关规定，按照组织程序办理。

五、行政执法人员和行政执法部门在执法中遇到或发现下列情况之一，应及时向上级部门请示或报告：

（一）在查处、纠正违法违章行为时，遇到当事人的强烈反抗，使执法工作无法继续进行或危及执法人员人身安全的；

（二）执法时受到群众起哄、围攻，使执法工作无法继

续进行或危及执法人员人身安全的；

（三）查扣当事人违章物品时遭到暴力反抗的；

（四）在查处、纠正违法违章行为时，发现当事人的行为违反《治安管理处罚条例》或触犯刑律的；

（五）当事人不按期履行行政处罚决定的；

（六）需按照听证程序进行处理的案件；

（七）其他重大行政执法情况。

六、上级部门应认真听取执法人员和下级执法部门请示或报告的执法情况，并及时采取有效措施进行处理；对超出本部门处理权限的，应及时移送有管辖权的部门处理。

七、对特别重大、紧急的执法情况，各执法人员和执法部门在发现时应立即请示或报告，不得拖延，避免事态的扩大。

八、因主观原因对应请示或报告的执法情况，未请示或隐瞒不报，导致事态进一步恶化，造成不良影响的，由宜宾县城镇管理办公室行政执法大队依照有关规定处理。

行政执法大队过错责任追究办法

为促进城市管理行政执法人员恪尽职守，公开、公正、公平地行使职权，保证具体行政行为合法、规范、适当，防止和减少违法行政案件的发生，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国行政监察法》等相关法律、法规，结合宜宾县城镇管理办公室行政执法大队（以下简称“执 法大队”）工作实际，制定本办法。

一、本办法所称行政执法过错责任是指城市管理行政执法人员在行政执法过程中，有超越法定职权、滥施行政处罚或违反程序，故意或有重大过失侵犯了国家、集体利益或行政相对人合法权益的行为，依法应承担的责任。

二、执法过错责任追究应当坚持实事求是，有错必纠，教育与惩戒相结合，自律与严格管理相结合的原则。

三、执法过错责任追究机关是县城镇管理行政执法办公室。办法制科具体负责过错责任的相关认定、追究工作。

四、城市管理行政执法人员有下列行为之一的，应追究其责任：

（一）违反法定的行政处罚程序，超越法定职权，擅自改变行政处罚种类、幅度的；

（二）违法实施检查或执行措施，经司法部门确认属实，给行政相对人人身或财产造成损害的；

（三）不依法告知当事人享有陈述、申辩等法定权利，非法剥夺当事人的合法权益，或者应当事人申辩而加重处罚的；

（四）违反法律、法规罚款、扣留作业工具的；

（五）截留和私分罚款、扣留物品的；

（六）有贪污受贿及以权谋私、徇私、舞弊、玩忽职守等渎职行为的；

（七）有应当作为而不履行法定义务、职责行为的；

（八）其他应予追究执法过错责任的行为。

五、执法过错责任一般由直接责任人承担责任，但有下列情况的，应视具体情况追究有关过错责任人的责任：

（一）案件审批人员未认真核实情况，审批、指示、许可发生错误的，应追究审批人员责任；

（二）因案件事实、证据认定错误而造成执法过错的，同时追究案件承办人员和案件审核人员的责任；

（三）下级提供案件不真实、证据不清或者隐瞒事实、证据造成执法过错的，由下级呈报人员承担责任。

六、有以下情形之一的，城市管理行政执法人员可以从轻追究责任，但应作出书面检查：

（一）过错行为情节轻微，经过批评教育后立即改正，未造成严重后果的；

（二）及时发现其执法过错，并能主动纠正，采取切实有效的补救措施，及时消除或减轻危害结果的。

七、属于下列情形之一的，城市管理行政执法人员可免于追究责任：

（一）依法定案后，出现新的证据，使原认定事实的性质发生变化而导致执法过错的；

（二）因不可抗力造成事实认定出现偏差而致使执法过错的；

（三）行政相对人做伪证或虚假陈述，导致执法发生过错的；

（四）其他不应追究的行为。

八、执法过错责任追究程序：

（一）受理。执法过错案件由法制科受理，任何人（公民、法人或其他组织）均有权向其举报或投诉，法制科均应予以受理，并为投诉举报人保密。

（二）调查。对于反映的执法过错案件，追究机关应及时予以调查：

1、对属于执法过错范围的案件应在三个工作日内予以立案并展开调查。

2、立案后，应告知具体执法责任人，并详细听取具体执法责任人的陈述和申辩。

被调查人员、单位应积极配合，支持调查工作，如实提供有关情况，不得提供虚假证据或阻挠调查工作。

（三）认定与追究。受理机关根据调查结果和产生过错责任的主客观因素，对案件的性质予以认定并提出处理意见。

九、追究责任最终确定前，应认真听取过错人的陈述、申辩，在充分听取意见和调查核实的基础上，报局分管领导审批后，可作出如下处理决定：

1、执法行为确实无过错的或属于免于追究责任的，不

予追究，并详细回复举报人或投诉人；

2、执法过错经查属实的，应当依法追究相关责任人相应行政责任；因执法过错给行政相对人造成损害赔偿的，由执法大队依法向相关责任人追偿全部或部分赔偿费用；

3、执法过错严重，违反相关法律、法规，应予追究刑事责任的，应当及时移交司法机关依法追究。

十、被追究人对处理决定不服的，可以在法定期限内（自接到处理决定后15日内）向法制科提出书面申诉，法制科受理申请后，应认真审查，报上级批准后，在15日内作出维持、变更或撤销原处理决定的决定。

十一、追究过错责任的方式有：通报、警告、严重警告、调离岗位、记过、记大过、降级、撤职、开除；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

十二、本办法自公布之日起施行。

行政执法大队培训制度

一、为进一步提高城市管理行政执法人员（以下简称执法人员）的行政执法水平、政治思想觉悟和个人身体素质，特制定本制度。

二、城市管理行政执法人员包括所有持我办行政执法证件进行城市管理行政执法工作的人员。宜宾县城镇管理办公室行政执法人员的政治思想和法制业务培训，适用本制度。

三、培训的主要内容包括三方面：法制培训、政治思想学习、体能培训。

（一）法制培训包括以下方面：

1、民法学、刑法学、行政法学等基本法律知识；

2、行政处罚法、行政诉讼法、国家赔偿法、行政复议法等行政法律法规；

3、城市管理方面的专业法律、法规、规章；

4、其他与城市管理工作相关的业务知识；

5、新颁布或者修改的法律、法规、规章，应及时组织学习、培训。

（二）政治思想学习包括以下方面：

1、先进思想、先进理论等。

2、纪律作风类；

3、职业道德类；

（三）体能培训包括以下方面：

1、队列队形；

2、各类基本步伐；

3、项目测试（1000米，立定跳远、仰卧起坐、俯卧撑等）。

四、培训工作应针对市城办管理工作的特点和执法人员的现状，按照长抓不懈、讲究实效、统一安排、分级管理的原则，切实提高执法人员的整体素质、职业道德和依法行政水平。

（一）新队员上岗前培训

1、培训内容主要包括三方面：法制培训、政治思想学习、体能培训。其中法制培训除学习有关法律法规（国家行政处罚法、赔偿法、行政诉讼、复议法、市容环境、园林等法律法规）外，还应对城管执法过程中执法程序、执法文书、专业知识等进行学习；政治思想学习主要对政治思想工作理论、反腐倡廉、职业道德方面进行学习；体能培训主要从学习军事基础科目中得以体现。

2、培训要求：充分认识城市管理综合执法的重要性、必要性及其地位、作用；热爱城市管理工作，明确职责、任务；熟悉掌握相关法律、法规、规定的内容；学会执法基本程序，做到依法行政、规范执法、文明执勤，提高专业水平及实际操作能力；熟悉掌握和正确运用所学的业务知识，促 进执法工作的开展；同时增强体质，促进队员综合素质的提高。

3、培训形式：军事化封闭培训。

4、培训时间：十五天。

5、考核类别：考试。

（二）在岗执法人员培训与复训

1、培训、复训内容主要包括三方面：法制培训、政治思想学习、体能培训。法制培训包括对新出台的法律、法规、规定的学习，案例分析、工作交流，以及对已学的法律、法规、规章、执法程序、文书的强化。政治思想学习包括新思想、新方法、先进事迹的交流；体能培训包括队列队形、基础步伐、测试项目的训练。

2、培训要求：吸取新的知识，提高业务能力，熟悉掌握新法律、法规、规章的内容，提高实际操作和处事应变能力，并通过体能培训进一步增强自身身体素质以适应综合执法要求。

3、培训时间：每月2个学时。

4、考核类别：考查、考试。

五、各执法中队应加强对执法人员的培训，根据工作需要制定工作计划并贯彻实施，在人员、时间、经费上统筹安排。

六、执法人员每年须进行以法制教育、政治学习、体能

训练等为主要内容的培训，经考核合格后，方可上岗。

七、执法人员应加强自学、注重自身素质的培养，按规定参加各类培训学习，在行政执法工作中，不断总结经验，逐步提高行政执法水平。

八、法制培训以面授为主，采取集中授课与自学相结合的方法；政治思想学习以各队内部学习、交流为主；体能培训采取大队集中培训、中队内部培训等方式。参加培训的人员应按规定学时、课程和教材学习。

九、县城市管理行政执法大队组织管理执法人员学习法律、法规知识。新队员上岗前不少于半个月教育培训。执法大队、中队负责人的岗位培训每年不少于30学时。执法队员的培训，每年不少于48学时。培训期满，由大队组织考试，考试不合格的，进行补考，并参照《宜宾县城镇管理办公室考核制度》的有关规定执行。

第四篇：城管行政执法文书、案卷管理制度

城管行政执法文书、案卷管理制度

一、城市管理行政处罚过程中执法文书、案卷的管理均适用本制度。

二、本制度中的执法文书指盖有“格尔木市城市管理局”印章的各类文书；本制度中的案卷是指将简易程序案件及一般程序案件按规定制作而成的卷宗。

三、执法文书、案卷实行专人管理，统一存放。

四、执法文书领用与注销均需登记，做到有据可查，领用的队员应有效使用，妥善保管，不得将执法文书挪作他用，禁止擅自作废。对于作废的执法文书应在背面注明原因，并完整保存，以备查验。

五、各类案卷定期进行整理、归档。一般程序案件原则上一案一卷，也可一卷多案，但每卷不得超过8个案件；简易程序案件可多案一卷，但每卷不超过50个案件。档案材料的种类、份数、页数均应齐全完整。

六、执法案卷应按照执法程序的顺序将同一案件相关材料按类组合在一起立卷。

七、执法案卷用统一的卷皮、卷目组卷，书写工具一律采用钢笔、签字笔，字迹工整、清晰。卷内不得有金属物，对破损的材料要托裱，卷内材料应依次用阿拉伯数字在每页右上角编写页号。

八、执法案卷应按照案卷排列顺序制卷号，以固定案卷位置。

九、案件办理终结，应将案件材料装订成卷，经审查后存档。

十、适用简易程序实施行政处罚所形成的案卷，保存5年；适用一般程序实施行政处罚所形成的案卷，保存10年；重大复杂的行政执法案卷，保存20年。

十一、对超过保存期限的资料，由资料保管部门申请销毁，经批准后按规定进行销毁。

第五篇：行政执法文书与案卷综述

行政执法文书与案卷综述

一、绪论

某法院对行政诉讼中行政机关败诉的原因进行分析:  行政机关败诉的主要有两方面的原因： 一是忽视行政执法程序。

二是消极应诉，不履行举证责任。

忽视行政执法程序



1、主体违法。法律规定适用一般程序调查检查时不得少于两个人进行，而败诉行政个案中调查检查时行政机关往往系独人实施调查取证。如某县公安局在调查处罚莫某、余某案件中，案件记录中现场收集证据仅有一个工作人员参加。



2、相关程序环节缺失。如在行政文书中应告知而未告知当事人有提起诉讼的权利；或是行政文书作出后，长期未送达当事人；或是行政文书虽有送达，但在送达回执上签名的人未注明与受送达人的关系，受送达人不予认可的，很难证明行政机关已经送达。



3、对重大的行政决定，没有组织听证。有的行政机关在作出责令停产停业、吊销许可证或执照、较大数额等行政处罚决定时没有告知行政相对人听证的权利。

二、行政执法文书



（一）执法文书的概念及其含义

执法文书，是指国家行政机关、法律法规授权的组织或者委托行使行政执法职能的组织，依法制作的处理各类行政管理事务，具有法律效力或法律意义的一系列文书总称。主要包含以下四层含义：

一是执法文书制作主体是拥有法定执法权的执法部门。

二是执法文书适用范围是具体行政执法活动。它和执法活动是同步进行的。

三是执法文书制作必须遵守法律法规规定，不能脱离法律法规的规定自己创设文书种类、形式和内容。

•四是执法文书必须具有法律效力和法律意义。执法文书一旦制作完成，行政机关必须遵守，不能朝令夕改；对于当事人而言，一旦当事人签收后，执法文书对其就有拘束力，当事人必须履行执法文书规定的法律义务。



（二）执法文书的特点与分类

1.执法文书的特点。

一是制作的合法性。体现在两个方面，即制作主体的合法性和制作文种、要求、时限的合法性。二是体裁格式的规范性。三是适用法律的严肃性。

四是语言表述的准确性。

五是生效执行的权威性。执法文书一旦制作完毕并送达到当事人，非经法定程序不得变更或撤销；如需改变或撤销，必须由执法机关依照法定程序进行。

2.执法文书的分类。

（1）按执法文书用途，以分为内部文书和外部文书。内部文书，指在执法活动过程中执法机关为行政管理活动需要而制作的在行政机关内部运转的书面文件，如立案审批表、案件审批表、案件调查终结报告、结案报告等。外部文书，指执法机关在具体执法活动中制作的涉及到当事人权利、义务关系或调查取证过程中有行政机关以外的人员、组织参与的文书，如调查笔录、勘验笔录、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书、责令停止违法行为通知书等。相对而言，执法机关对外部文书的重视程度要高于内部文书。

（2）按执法文书制作主体，可分为以个人名义制作的文书和以执法机关名义制作的文书。所谓以个人名义制作，指以执法人员个人的名义制作，由执法人员对文书的真实性、准确性负责，如询问笔录、现场检查记录等。所谓以执法机关的名义制作，指执法人员以所在执法机关的名义制作的文书，由该执法机关对文书的真实性、准确性负责，如行政处罚决定书、查封扣押通知书等。在执法实践中，大多数执法文书都是属于以执法机关名义制作的文书。

（3）按执法文书作用，可分为执行类、证据类和工作类文书。所谓执行类文书，指执法机关在执法过程中，依照法律规定办理行政案件时操作的法律文书，如决定书、许可证等。所谓证据类文书，指执法机关在执法过程中，依法调查取证时形成的法律文书，如现场检查笔录、调查询问笔录等。所谓工作类文书，指执法机关在执法过程中，为决定适用某种程序、内部请示报告、研究讨论等所形成的执法文书，如行政处罚审批表、重大案件集体讨论记录等。

（4）按执法文书形式，可分为填写式、书写式和笔录式文书。填写式执法文书的格式相对固定，如当场处罚决定书等。书写式文书是根据需要来制作的法律文书，如调查终结报告、行政处罚决定书等。笔录式文书主要是详细记录当事人违法的客观事实及执法人员的调查结果，如现场调查笔录、询问笔录等。

（三）执法文书制作应注意的问题

（1）违法事实描述不清。主要有以下表现： 一是描述太简单。对违法事实的描述缺少内容，或者不能全面反映内容。二是使用结论性语言。三是违法事实记载不全面。

（2）证据反映不充分。主要有以下表现： 一是收集证据的过程是否合法没有反映清楚。二是对所收集到的证据本身的特性没有反映清楚。（3）处罚失当。

（4）表述不规范。具体有以下表现：

一是语言使用不规范。有的文书在描述时词不达意，甚至引起歧义，有些文书中使用方言。二是出现错别字。

三是不签名、代签名或少签名。四是漏填或少填项目。五是字迹潦草。

六是日期填写混乱。如立案日期在调查取证之后，处罚决定书时间与处罚事先告知书时间同一天，送达文书回证时间在文书制作时间之前等。（5）随意简化或者不按规定使用文书。

2.几种重要执法文书常见问题。

（1）证据先行登记保存文书。错误主要表现在: 一是超过法定期限实施证据登记保存。《行政处罚法》明确规定，实施证据先行登记保存，应当在七日内及时作出处理决定。也就是说，如果行政机关在七日内不能做出处理决定的，就应该将登记保存的证据发还给所有人。

二是任意扩大证据登记保存范围。实行证据先行登记保存，必须是在特殊、紧急情况下，如证据有可能灭失、时过境迁后将难以取得等，行政执法机关才能实施。如果对没有必要进行证据登记保存，或通过询问笔录、证人证言、现场笔录等其他证据就能够确定行政相对人违法事实的，就不能采取这项措施。三是需要保存的证据不登记或登记不规范。

四是实施先行登记保存的物品与被处罚行为没有关联性。先行登记保存的物品作为证明案件真实情况的证据，必须具有客观性、关联性和合法性三个基本特征，它必须与违法行为有直接必然联系的。

五是未经行政机关负责人的批准实施登记保存。

（2）重大案件集体讨论文书。错误主要表现在： 一是讨论无记录。二是记录无实质内容。

（3）案件调查终结报告。错误主要表现在: 一是无制作案件调查终结报告。

二是内容过于简单，未对案情进行叙述、未列举证据，填写随意。

三是不写处罚建议。

（4）行政处罚事先告知文书错误主要表现

•一是违法事实叙述不清楚，相关证据不列举。•二是拟处罚的种类和幅度告知不具体。应告知当事人拟处罚的具体种类和幅度，因为:①处罚种类、罚款数额不确定，将无法确定听证程序是否适用。②处罚种类、罚款数额不确定，将对当事人会产生截然不同的反应。③处罚种类、罚款数额不确定，将很容易孽生执法腐败的现象。

•三是处罚事先告知书当事人陈述申辩权利时间与处

罚决定时间有冲突。

（5）处罚决定审批文书。错误主要表现在： 一是未制作报批审查文书。二是未经法制审查。

（6）行政处罚决定文书。错误主要表现： 一是文号编写不规范。二是证据列举不详细。三是政处种类填写错误。

四是救济途径、期限交待不全或错误。

（7）送达文书。错误主要表现在： 一是送达时间不合规定。

二是送达回执签收不合规定。

3.执法文书制作过程中应注意的问题。（1）制作笔录式执法文书应注意的问题。①制作《调查笔录》应注意的问题。《调查笔录》一般由首部、正文、尾部三部分组成。

首部，应包括：文书标题、页数、案由、调查地点、被调查人姓名、性别、职务、被调查人工作单位、联系方式、地址、调查人、记录人、调查时间等内容。正文，是调查活动的实质性内容。应注意，一是调查询问时，要出示行政执法证，并记录执法证号。二是对当事人的询问每次要制作文书；更不能同时对多个当事人进行询问。三是对有关违法行为的时间、地点、人员、手段、过程、结果、目的以及所涉及的违法物品的名称、数量、来源、进销价格等重要情节要问清楚。

尾部，主要是调查活动参加人员对本文书的认可表示。包括被调查人员意见和有关人员签字等内容。

②制作《检查笔录》应注意的问题。要注意四个方面的问题，即时间、地点、当事人、检查的过程。一是时间记录要准确。起止时间的填写要详实，具体、准确，要具体到年、月、日、时、分。二是地点记录要准确。三是当事人记录要准确。四是检查过程记录要明确。

（2）制作填写式执法文书应注意的问题。一是案由要具体明了。

二是“当事人”栏目要填写当事人全称。三是“违法行为”部分要填写明确。违法行为部分包括时间、地点、违法行为这三个要素，缺一不可。四是“法律依据”栏要填写所适用法律的全称，不能随意缩写。



三、行政执法案卷 

（一）行政执法案卷的概念及特点

1.行政执法案卷的概念。是指行政执法主体在行政执法过程中，按照法律规定所形成的与案件有关的法律文书和证据材料的总和。2.行政执法案卷的特点。一是真实性。二是完整性。三是规范性。四是存储性。

（二）行政执法案卷的组成和结构 •1.案卷的组成。

•从案卷的实质性内容来看，案卷主要由以下几个方面的材料组成：

•（1）行政机关做出具体行政行为所依据的事实性证据材料，如调查笔录、询问笔录、现场照片、鉴定文书等。

•（2）行政机关做出具体行政行为所依据的程序性材料，比如处罚事先告知书、听证告知书、听证笔录等等。

•（3）行政机关做出具体行政行为的决定性材料，比如处罚决定、许可决定、扣押通知书等。

•（4）反映行政机关具体行政行为决定的执行情况的有关材料，比如罚没票据。

从案卷的外在形式来看，案卷主要由以下几个部分组成：

（1）案卷的封面，主要显示案件的基本信息，比如案由、处罚结果、执行情况等；

（2）案卷目录，反映了所有案卷材料的名称、排列顺序；

（3）案卷的核心部分的材料，这也是案卷的实质性内容，包括证据材料、程序性材料、决定性材料等； （4）案卷的归档方面的材料。

2.案卷的结构。是指案卷核心材料的不同组成部分之间的布局和关联关系。案卷核心材料的各个组成部分可以以具体行政行为的决定书为界分成前后三个部分：

一是案卷的基础材料部分。这个部分包含了搜集证据材料、查清案件事实和履行办案程序三个方面的内容，也是这三个方面相互渗透、共同发挥作用的过程。从案件办理过程上看，这一部分主要包括案件立案、搜集证据、调查终结三个阶段。

二是案件的决定材料部分。这是一个案件处理过程中的核心阶段，也是案卷材料的核心部分。它是对案件的事实证据、适用法律、履行程序的高度概括。这一部分材料主要包括决定意见审批、处罚案件的先行告知、形成正式处理决定三个阶段。

三是案件的决定执行部分。这是显示案件处理决定最终执行情况的材料。

（三）行政执法案卷的整理与入档

1.案卷整理的步骤。第一步，清理资料。首先要查看办案资料是否齐全，执法文书填写制作规范与否，是否按行政案件办理程序、现场处罚规定、行政案件审理规则和听证工作规则的规定处理案件。其次按时间顺序清理排列，对每份执法文书进行系统排列，固定每份执法文书的位置，排列时要注意保持文书之间的联系，并使这种联系条理化，便于查阅。最后整理成册、检查资料是否有遗漏，确认无误后才能进入下一道程序。

•第二步，制作卷内目录。卷内目录制作要注意以下事项：

•（1）顺序号。应将整理后已按时间顺序排列的文书

按1、2、3……的顺序填写，一份文书只填一个顺序号，如调查笔录，虽是找几个人调查几次形成的文书，但属同类文书，也只填一个顺序号。

•（2）文件上原有字号。凡有文件编号的，一定要写

明字号。

•（3）文件日期。写明原文书的制作时期。

•（4）标题。写明卷内文书的名称，如“行政处罚决

定书”，“结案审查表”等。

•（5）文件所在页号。写明每个文书在案卷中的起止

页码，页码应按文书的前后顺序统一编写，并标注在有字页的正面右上角、背面左上角。

•（6）备考。有需要说明的事项，应该在备考栏填写。

备考表放在全卷文书的最后，用来说明卷内文书的状况。备考表应写明卷内文书的实有页数，以及必要说明的情况，并填写登记日期和立卷人姓名。

第三步，制作案卷。应包括以下内容：

（1）案由。案由要简要写明违法主体和违法行为，合符语法，标点符号正确，书写字体可稍大些，笔画工整，排列美观，用简练通顺的文字、准确的一句话概括。

（2）处理结果。要按处罚决定书或复议决定、行政诉讼确认的处罚内容，分项写明行政处罚的方式。（3）办案日期。即办理案件的起止日期。（4）保存年限。

（5）件、页数。写明本卷文书的件数和页数，一个顺序号的文书为一件。

（6）归档号。写明本卷文书归档时的编号。（7）收案日期。写明该案卷归档存查的日期。（8）装订。

第四步，归档保存。装订成册的案卷要移送档案室，交档案保管人员归档存查，不能由执法人员自己保存。归档时间要按照规定执行，一般第一年的文件材料第二年上半年进行归档较为合适。已归档的案卷，任何人不得从由抽取、涂改、增删卷内材料。确需增添文书材料的，应当经负责人批准后方可增添。

2.执法案卷入档的要求。一是文书排列的规则。案卷内文书材料一般只保存案卷评查制度缺失。

一份，重复的文书材料或者与案件无关的文书材料要剔除。案卷内的每份或者每组文书材料之间的排列规则一般是：①决定文书在前，依据材料在后；②正件在前，附件在后；③批复在前，请示在后；④原件在前，更正、补充在后；⑤印件在前，定稿在后。签发稿和送达回证应当作为该文书材料的附件随卷装订。

二是页码编写的规则。案件的文书材料经过系统排列后，应当逐页编号。文书材料的页码应当使用阿拉伯数字，在有文字的每页正面右上角、背面左上角编写。卷宗封皮、卷内目录、卷内备考表都不要编写页码。

三是书写的要求。书写的工具要用钢笔或签字笔，字迹要工整、清晰，如果有些证据用铅笔书写的，要将其复印后与原件一起入档。

•四是入档纸张要求。纸张要求用

A4纸，材料上不能有订书针等金属物。要达到这一基本要求，应该根据不同情况进行处理：（1）对破损或者褪色的材料，要进行修补或复制；（2）装订部位过窄或者有文字的材料，要用纸加衬边；（3）纸面过小的材料，要加贴衬纸；（4）纸张大于卷面的材料，要按照卷宗大小折叠整齐；（5）需要附卷的信封，要打开放平并保留邮票（戳）。

五是声像材料的归档要求。随卷归档的声像材料等证据要放入证据袋中，并在证据袋上用文字说明证据名称、数量、摄像或者录音的对象、时间、地点和责任者等。随卷归档的声像材料要用文字说明主要内容。

六是装订的要求。案卷装订一般采用“三孔一线”的装订方法，一三孔之间的距离为160MM，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。一宗案件的文书材料，每卷不超过2公分或者200页，过多时应当按形成的顺序分册订卷。案卷装订后要在卷底装订线上加贴贴封纸，并加盖骑缝章。

（四）目前执法案卷管理中存在的 主要问题

•一是案卷归档不够及时。

•二是案卷装订不规范。主要表现在：用金属钉、抽杆夹；无格式化的封皮。

•三是归档顺序颠倒。有的按照正卷、副卷装订，有的按照案件发展时间顺序装订，有的按照效力等级装订。

•三是内容材料缺失。有的无封面、封底、目录、备考表，有的未将现场照片、缴款票据等装订入卷。

（五）行政执法案卷评查



1、行政执法案卷评查活动中存在的突出问题。（1）执法主体  案卷意识淡薄，•（2）案卷评查规范性不足。•（3）责任追究机制缺省。



2、执法案卷评查制度化的几点建议。（1）科学拟定案卷评查规划。（2）统一、完善评查标准。

（3）建立健全纠错机制、责任追究机制和培训机

制。

（4）提高行政执法案卷的制作质量，严格行政执法案卷管理。

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