9.3.2行政执法案卷立卷归档规定

第一篇：9.3.2行政执法案卷立卷归档规定

XX局

行政执法案卷立卷归档规定

第一条 为加强行政执法案件立卷归档管理，进一步规范行政执法行为，有效的保护和利用案卷，根据《中华人民共和国档案法》，结合本XX局工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的立卷归档是指行政处罚和行政强制执行程序中产生的各类文字材料、视听资料、物证（含物证照片）等进行归档管理。

第三条 行政执法案件的立卷工作应当遵循统一领导、分级管理、各负其责、集中保管的原则，维护案件卷宗的完整性和准确性。

第四条 行政执法的立卷归档管理要实行专人负责、编号归档，备有索引，便于查阅。法制科予以监督、检查。

第五条 案卷要使用XX局统一的卷封、目录。书写工具一律采用钢笔或签字笔，字迹工整、清晰。卷内不得有金属物，对破损的材料要托裱。案卷应采用三孔一线方法装订，文字材料不得倒装、反装。

第六条 适用简易程序的案件，由案卷专管人员统一装订，可以同一案由多案一卷、每月装订，每卷不得超2个案件。

第七条 适用一般程序、听证程序、行政强制执行程序的案件，在案件办结后五日内将案卷初步整理后交XX局办公室案卷专管人员进行整理和立卷。一案一卷。

第八条 涉及不宜公开的案件讨论记录、行政处分建议书、证明材料的等，应另行装订成副卷。

第九条 案卷保管期限一般为五年，重大案件长期或永久保存。

第十条 案卷立卷归档后，任何人不得私自增加或者抽取案件材料，禁止涂改、伪造、销毁案卷。擅自涂改、伪造案卷或丢失案卷的，由XX局根据情节轻重给予行政处分。

第十一条 未经XX局主要领导批准，任何单位和个人不得借阅案卷。

第十二条 适用简易程序的行政处罚案件装订顺序：

1、卷宗封面；

2、卷宗目录；

3、行政执法委托书复印件：

4、执法人员所持行政执法证复印件；

5、当场行政处罚决定书及送达回证；

6、当事人缴纳罚款的单据；

7、卷内备考表。

第十三条 适用一般程序的行政处罚案件装订顺序：

1、卷宗封面;

2、卷宗目录；

3、行政执法委托书复印件；

4、执法人员所持行政执法证复印件；

5、当事人身份证明、四邻协议；

6、法人身份证明或委托办理的证明及相关证照；

7、出示相关审批手续的通知书；

8、责令停止违法行为通知书及送达回证；

9、案件立案审批表；

10、调查询问笔录；

11、现场勘验笔录；

12、行政处罚事先告知书及及送达回证；

13、行政处罚听证权利告知书及送达回证；

14、案件调查终结报告；

15、案件处理审批表、撤销案件审批表；

16、行政处罚决定书及送达回证；

17、当事人申请复议、提起诉讼的相关材料及最终裁决文书；

18、强制执行申请书；

19、当事人缴纳罚款单据； 20、案件结案审批表；

21、结案报告；

22、当事人所提供的平面图、土地证等材料。第十四条 适用行政强制执行程序的案件装订顺序：

1、卷宗封面；

2、卷宗目录；

3、违章告知限期改正通知书及送达回证；

4、案件立案审批表；

5、现场勘验笔录；

6、强制执行现场视听资料或物证照片；

7、结案审批表；

第十六条 本办法由XX局法制科负责解释，自发布之日起执行。

主题词：行政执法

立卷

归档规定

XX局 2011年4月15日

（共印20份）

第二篇：河南省行政执法案卷立卷规范

河南省行政执法案卷立卷规范

第一条 为规范行政执法案卷立卷工作，加强行政执法案卷管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国行政强制法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合本省实际，制定本规范。

第二条 本规范所称行政执法案卷，是指行政执法机关在行政许可、行政处罚、行政强制等行政执法活动中形成或收集的行政执法文书、证据等，经整理归档形成的卷宗材料。

行政执法案卷介质形式可采用纸质介质或电子介质。国家和省有关规定对介质形式有明确要求的，从其规定。

第三条 各级行政执法机关应当按照本规范要求，及时对行政执法案卷进行整理、立卷，并定期归档。法律、法规、规章或国务院有关部门对行政执法案卷管理另有规定的，从其规定。

行政执法信息系统形成的电子行政执法材料，包括行政执法文书的电子文本、电子证据、视听资料，以及执法过程中同步数字化产生的纸质行政执法文书材料的电子版本等，应当即时归档或与纸质行政执法文书材料同步归档。

第四条 行政执法案件承办人应当收集、核查、整理案件的行政执法文书、证据等材料，对案卷制作的真实性、完整性、规范性负责。

第五条 行政执法案卷一般应当一案一卷。材料页码超过200页的，也可以一案数卷。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可分为正卷和副卷；依法不能公开的案件材料装入副卷。

适用简易程序或者文书材料较少的执法活动，可以按照类别、事由、时间等分类，分别合并立卷。

第六条 行政执法过程中采取书面形式实施行政指导的，可以根据不同情形或本地、本系统实际选择相应的立卷、归档方式。

行政指导方式单一的，可装入行政执法案卷正卷；实施多种方式进行综合指导的，可装入行政执法案卷副卷；对不特定行政相对人实施的行政指导或对特定行政相对人产生重大影响的行政指导可以单独立卷。

第七条 行政许可案卷。行政执法机关应当自行政许可事项办理完毕之日起20个工作日内，将下列行政许可文书、证据及其他相关材料立卷归档：

（一）准予（不予）行政许可决定书、行政许可不予受理（延续、不准予延续、变更、不准予变更、撤回、撤销、注销）决定书；

（二）行政许可送达（领取）回证；

（三）行政许可申请书；

（四）行政许可申请材料补正告知书；

（五）行政许可申请材料（含身份证明、授权委托书等）；

（六）行政许可受理（不予受理）审批表；

（七）行政许可受理通知书；

（八）行政许可权利告知书；

（九）陈述（申辩）笔录；

（十）行政许可听证公告；

（十一）行政许可听证申请书；

（十二）行政许可听证通知书；

（十三）行政许可听证笔录；

（十四）行政许可核查（勘验）笔录；

（十五）重大行政许可法制审核意见书；（十六）行政许可延期决定审批表；（十七）行政许可延期决定通知书；

（十八）行政许可决定（延续、变更、撤回/撤销/注销）审批表；

（十九）检验（检测、检疫、鉴定、评审等）委托书；（二十）检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见；

（二十一）行政许可收费凭据；

（二十二）行政许可办结报告；

（二十三）行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件；

（二十四）其他文书、证据等材料。

第八条 行政处罚案卷。行政执法机关按照一般程序实施行政处罚的，应当自案件办理完毕之日起20个工作日内，将下列行政处罚文书、证据及其他相关材料立卷归档:

（一）行政处罚决定书；

（二）行政处罚文书送达回证；

（三）举报（投诉）案件登记表；

（四）行政处罚案件立案审批表；

（五）询问笔录；

（六）现场检查（勘验）笔录；

（七）相关证据（书证、物证、视听资料、电子数据的文字说明或者截图、证人证言等）；

（八）责令（限期）改正通知书；

（九）整改情况材料；

（十）抽样取证审批表 ；

（十一）抽样取证通知书 ；

（十二）抽样取证物品处理通知书；

（十三）先行登记保存证据审批表；

（十四）先行登记保存证据通知书；

（十五）先行登记保存证据物品处理通知书；（十六）查封、扣押等行政强制措施材料；（十七）鉴定委托书；（十八）鉴定结论；

（十九）案件调查终结报告；

（二十）重大复杂案件集体讨论笔录；（二十一）行政处罚审批表；（二十二）行政处罚事先告知书；

（二十三）行政处罚文书（事先告知书）送达回证；（二十四）陈述（申辩）笔录；（二十五）行政处罚听证告知书；（二十六）行政处罚听证申请书；（二十七）行政处罚听证通知书；（二十八）行政处罚听证笔录；（二十九）行政处罚决定审批表；（三十）案件移送函；

（三十一）当事人延期、分期缴纳罚款申请；（三十二）行政处罚延期（分期）缴纳罚款审批表；（三十三）罚没物品处理记录；（三十四）执行情况相关凭证；（三十五）行政处罚案件结案审批表；

（三十六）行政执法人员所持《河南省行政执法证》复

印件；

（三十七）其他文书、证据等材料。

行政执法机关按照简易程序实施行政处罚的，应当自案件办理完毕之日起5个工作日内，将当场行政处罚决定书、执行情况相关凭证及其他相关材料立卷归档。

前两款所称行政处罚案件办理完毕，包括当事人已履行行政处罚决定、涉嫌犯罪案件已依法向公安机关移送、有行政强制执行权的行政执法机关已强制执行完毕、已依法申请人民法院强制执行等情形。

第九条 行政强制案卷。行政执法机关应当自行政强制事项办理完毕之日起20个工作日内，将下列行政强制文书、证据及其他相关材料立卷归档：

（一）查封（扣押）类：查封（扣押）决定书、送达回证、行政强制措施及相关事项内部审批表、行政强制措施现场笔录、重大行政强制决定法制审核意见书、延长查封（扣押）期限决定书、检测（检验、检疫、技术鉴定）期限告知书、查封（扣押）财物处理决定书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料；

（二）冻结存款、汇款类：冻结存款（汇款）决定书、送达回证、行政强制措施及相关事项内部审批表、行政强制措施现场笔录、重大行政强制决定法制审核意见书、冻结存款（汇款）通知书、延长冻结存款（汇款）期限决定书、延

长冻结存款（汇款）期限通知书、解除冻结存款（汇款）决定书、解除冻结存款（汇款）通知书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料；

（三）其他行政强制措施类：其他行政强制措施决定书、送达回证、行政强制措施及相关事项内部审批表、行政强制措施现场笔录、重大行政强制决定法制审核意见书、解除行政强制措施决定书、行政强制措施物品移送告知书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料；

（四）行政强制执行（一般）类：行政强制执行决定书、送达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、陈述（申辩）笔录、行政强制拆除公告、行政强制执行现场笔录、中止强制执行决定书、终结强制执行决定书、恢复强制执行通知书、执行协议、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料；

（五）行政强制执行（金钱给付）类：划拨存款（汇款）决定书、送达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、陈述（申辩）笔录、划拨存款（汇款）通知书、行政强制执行现场笔录、中止强制执行决定书、终结强制执行决定书、恢复强制执行通知书、执行协议、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料；

（六）行政强制执行（代履行）类：代履行决定书、送

达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、陈述（申辩）笔录、立即代履行事后通知书、行政强制执行现场笔录、中止强制执行决定书、终结强制执行决定书、恢复强制执行通知书、执行协议、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料；

（七）行政强制执行（申请法院执行）类：强制执行申请书、送达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、当事人陈述（申辩）意见、法院裁定文书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料。

行政处罚过程中的行政强制措施或者行政强制执行文书等材料可以归入行政处罚案卷，不单独立卷。

第十条 行政执法案卷归档应当将行政执法决定书和送达回证排列在前，其他行政执法文书、证据等材料按照行政执法程序和形成时间，兼顾行政执法文书、证据等材料之间的有机联系进行排列。

行政执法案卷目录应当按照卷内行政执法文书、证据等材料排列顺序，标明序号和页码，逐份登记，编排于案卷封面之后。每份行政执法文书、证据等材料只能编排同一个顺序号。

第十一条 行政执法案卷宜采用软卷皮装订。入卷的行政执法文书、证据及其他相关材料应当保留原件；原件确实

无法入卷的，可以保存复印件，但应当与原件进行核对，标明“经核对与原件无误”，注明来源、日期，并由核对人签名或者盖章。

凡能附卷保存的证物均应当入卷。不能附卷保存的证物应当在案卷内注明名称、内容、数量、来源、特征、提取时间、存放地点等。不宜保存的证物，应当拍照附卷。

第十二条 行政执法案卷的卷内材料应当按照排列顺序，采用阿拉伯数字逐页编页码。凡有文字的页面都应当编页码，页码的位置正面在右上角，反面在左上角。一本案卷编一个流水页码。案卷封面、卷内文件目录、卷底不编页码。

第十三条 行政执法案卷的保管期限按照档案法和档案管理的有关规定执行。

第十四条 行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政裁决等案卷的立卷归档工作，可以参照本规范执行。

第十五条 本规范自2017年8月1日起施行。

第三篇：行政执法案卷管理归档制度

昌吉州质量技术监督局 行政执法案卷管理归档制度

第一条 为加强和规范昌吉州质量技术监督局行政执法案卷管理和归档工作，制定本制度。

第二条 本制度在昌吉州质量技术监督系统内适用。

第三条 行政执法案卷实行统一管理的原则，不得分散在执法机构和个人手中。

第四条 各执法单位要建立健全归档制度，实行一案一立的原则，结案的案件都应具备完整、准确、系统的档案。

第五条 立案案卷，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、案件讨论记录、通知、行政相对人陈述笔录、行政处罚决定书副本、送达回证、罚没款收据、结案审查表，需要有其它证据、文书等材料的，也要收入。卷内材料按时间顺序排放。

第六条 现场处罚案件，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、现场处罚决定书副本、罚没款收据、结案审查表。

第七条 案卷从立案到调查取证阶段由案件承办机构保管。

第八条 调查取证完毕后，由承办机构将案卷交案件审理办公室。

第九条 案件审理办公室自收到案卷起三日内对其进行审查，认为事实清楚、证据确凿的，交案件审理委员会审理；认为事实不清、证据不足、文书不全的，退回承办机构进一步补充调查。

第十条 案件经审理、相对人陈述申辩、听证、做出处罚决定后，案件审理办公室组织案件承办机构制作《行政处罚决定书》，与案卷一起交由案件承办部门执行。

第十一条 案件执行完毕后，由案件承办机构填写《结案报告》后，报主管行政执法工作的领导审批后予以结案。结案案卷由案卷承办机构整理装订，装订后的案卷暂由承办机构保管。

第十二条 案件承办机构每年年初将上一年承办的案卷，在经案件审理办公室审查后，交局档案室统一归档保管。

第十三条各部门在交接案卷时，应当严格履行交接手续。

第十四条 案卷要分类编号保管。类别和保管期限统一用汉字，年代号和序号使用阿拉伯数字。

第十五条 案卷的整理归档应做到以下几点：

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整；

2、案卷的排列顺序原则上以时间顺序为准，依次排列；

3、案卷内的文件材料应依次排列顺序，编写页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角用铅笔编写页号；

4、卷内文件材料要取掉金属物，对已破损和无装订线的文字材料，应按裱糊技术要求进行托裱（加边）；字迹已经扩散和字迹不清楚的，应复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；

5、案卷内的文件材料用纸和书写格式要规范统一，严禁用红蓝黑铅笔、圆珠笔书写文件，不能用热敏传真件；对文件中红蓝黑铅笔、圆珠笔书写起草的文件和热敏传真件，要进行复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；

6、案卷应采用三孔一线的方法装订；

7、案卷归档的存放条件应当符合档案管理的规定；

8、要有案卷登记本；

9、案卷保管期限分为长期、短期两种。长期为6至50年，短期为15年以下。大案（货值20万元以上）要按长期保管。其他案卷短期保管。现场处罚案卷保管3至4年，立案处罚案卷货值在5万元以下的保管5年，5万元以上10万元以下的保管6至10年，10万元以上20万元以下的保管11至15年（“以下”不包括本数，“以上”包括本数）。

第十六条 归档案卷如使用，应当履行报批手续。

第十六条 本制度自发布之日起执行。二00三年六月二日

第四篇：执法档案立卷归档制度（精选）

执法档案立卷归档制度

为了做好药品监督管理执法档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在药品监督管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、药品监督管理执法档案的立卷，以药品监督管理执法档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明执法档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本局档案管理部门移交。

第五篇：执法案卷归档装订顺序

餐饮服务食品安全监管执法案卷制作装订顺序(参考)

一、一般程序行政处罚文书材料的排列顺序

（1）卷宗封面（使用黄色牛皮纸）；

（2）卷内目录；

（3）处罚决定书；

（4）行政处罚审批表；

（5）案件受理记录或案件移送书；

（6）立案报告；

（7）现场检查笔录、询问笔录等（按时间顺序排列）；

（8）证据先行登记保存决定书；

（9）证据先行登记保存处理决定书；

（10）先行登记保存物品清单；

（11）查封（扣押）物品审批表；

（12）查封（扣押）物品决定书；

（13）查封（扣押）物品处理决定书；

（14）案件调查终结报告；

（15）案件合议记录；

（16）行政处罚事先告知书；

（17）陈述申辩笔录（或者陈述申辩材料）；

（18）听证告知书；听证材料；

（19）案件集体讨论记录；

（20）重大案件集体讨论记录；

（21）没收凭证；

（22）没收物品清单；

（23）送达回执；

（24）没收物品处理审批表；

（25）没收物品清单；

（26）证据(图片)

（27）检验报告书；

（28）技术鉴定委托书；

（29）检验结果告知书；

（30）其他立卷材料：餐饮服务许可证、工商营业执照、委托书、当事人身份证等材料。

（31）行政处罚强制执行申请书；

（32）罚没款上缴收据复印件；

（33）结案报告；

（34）卷底

二、简易程序行政处罚文书材料的排列顺序

（1）卷宗封面（使用黄色牛皮纸）；

（2）卷内目录；

（3）当场行政处罚决定书；

（4）现场检查笔录、检验报告书等证据材料（按时间顺序排列）；

（5）罚款上缴收据复印件；

（6）行政处罚结案报告。

三、行政处罚听证程序案件文书材料的排列顺序，按一般程序装订要求，在行政处罚决定书后和案件受理记录或案

件移送书之间，增加听证告知书、听证通知书、听证笔录、听证意见书。

四、案卷内文书材料按规定经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。

五、卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码。

六、卷宗封面所列的各个项目，用毛笔或钢笔逐项填写齐全，也可使用打印机打印。其中结案日期填写处罚决定履行完毕日期。

七、装订前要做好处罚文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，可加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。材料上的全部金属物都要剔除干净。

八、卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在十八公分左右。

九、卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并加盖单位印章（骑缝）。

十、已归档的案卷，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得档案管理人员同意，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。