出生证档案管理制度

第一篇：出生证档案管理制度

《出生医学证明》档案管理制度

1、目的：

为了做好出生医学证明相关资料管理和归档，根据省、市、区对出生医学证明管理有关文件规定及按照档案管理的要求，现制定我院出生医学证明档案管理制度。

2、标准：

2.1范围：适用于《出生医学证明》管理和业务人员。2.2内容：

2.2.1《出生医学证明》管理和业务人员负责对本机构的出生医学证明相关资料进行管理和归档。

2.2.2出生医学证明档案的归档范围主要包括以下内容：（1）出生医学证明存根；

（2）出生医学证明首次签发登记表、换发申请表、补发申请表；

（3）其他文件材料：亲子鉴定证明、公安机关出具的证明材料、出生医学证明签发登记本，其他应当保存的相关材料。

2.2.3出生医学证明档案的保管期限为永久保存。

2.2.4积极推进使用计算机管理出生医学证明档案，可用符合档案管理规定的信息化手段对纸质出生医学证明档案进行处理后永久保存。

2.2.5应当依法提供档案信息查询服务，依据档案出具相关证明材料。2.2.6出生医学证明档案不得外借，仅限于当场查阅、摘抄和复印，复印的出生医学证明档案需加盖档案保管部门的印章方为有效，单位查阅个人出生医学证明档案需出具有关协查函；严禁涂改、圈划、批注、污损、伪造、抽换及损毁出生医学证明档案。

第二篇：出生证管理制度

《出生医学证明》管理制度

一、将领取的《出生医学证明》编号记录存档，还要将签发出去的医学证明按规定统一登记，并有新生儿父母的领证签名。

二、报废的《出生医学证明》不能自行销毁，应定期交 回发证单位，做到证孩相符。

三、应将颁发时间、数量、证件编号等逐一登记，颁发 人应签名，做到手续清楚。

四、领证、打证、使用专用章三项工作，不得集中在一 个科室或个人。产科负责打证，领取证件及专用章管理均由法人指定的院办主管业务工作专人负责。如因《出生医学证明》管理不善而导致严重后果，将根据情节轻重，追究其单位法人及当事人的行政或刑事责任。

五、《出生医学证明》应坚持实事求是的原则，根据住院 记录及产妇的签字打印。《出生医学证明》一经发出，一律不得重打或更改。

《出生医学证明》档案管理

产房为《出生医学证明》相关资料管理和归档的责任主体，应按照档案管理的要求进行分类、整理、组卷、归档，编写案卷目录，库存配备，必要的设备做到防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防高温等。

产房应当按照档案管理的要求，将《出生医学证明》及其相关资料按首次签发、换发、补发分类进行存档，永久保存。

《出生医学证明》签发制度

1.《出生医学证明》由正、副和存档三部分组成，所有项目要写齐全，字迹清楚、内容准确。

2.《出生医学证明》应当使用规范汉字和符合国家标准的数字符号打印或用碳素笔一次填写，外籍人士的部分信息可用英文。

3.审验新生儿父母有效身份证原件，根据《出生医学证明》首次签发登记表签发。

4.若领证人不是新生儿母亲，还需提供新生儿母亲签字的委托书以及领证人有效身份证原件。

《出生医学证明》废证管理

加强废证的管理，严格控制废证率，要建立废证登记本，认真登记废证编号、作废原因、登记日期、相关信息，并在三联上分辨标识作废，上报上级部门。

《出生医学证明》信息管理

产房信息统计、汇总、审核并逐级上报。按照上级的要求填写《出生医学证明》当年申领数、首次签发数、废证数等信息，要正确理解各指标的含义及指标间的关系并认真填写，各指标不得出现空项，没有收据的填“0”，认真审核后汇总上报上一级管理机构。

《出生医学证明》印章管理

产房必须落实专人管理《出生医学证明》印章，严格实行证章分别管理。

《出生医学证明》正页、副页和存档分别加盖出生医学专用章，要使用红色印泥，清晰端正，不得涂改，不得盖其它印章，签发机构加盖印章前必须认真核实《出生医学证明》的信息，严禁在空白《出生医学证明》上盖章。

《出生医学证明》出入库管理制度

医院出生证明管理部门落实专人保管空白《出生医学证明》，存放环境整洁，相对湿度不超过30%，温度-5℃～40℃，无腐蚀性气体，通风良好，防潮、防虫、防火、防盗等措施齐全。

接收证件入库时至少有2个管理人员在场验收，确认无损坏，按清单核实数量、编号，填写入库登记本，无误后入库。

落实专人负责出库工作，规范发放程序，完善领取手续，核实领取人员提供的单位介绍信、有效身份证件，证件发放人员和领取人员分别在领证出库登记本上签字确认。

第三篇：出生证管理制度

出生证管理制度

新洲区卫生局委托区妇幼保健院负责全区《出生医学证明》管理的具体事务。

一、出生证的签发、换发、补发

1、对于在我区范围内出生，出生日期为1996年1月1日至2005年3月1日未办理《出生医学证明》的，由区妇幼保健院负责办理《出生医学证明》。办证时需审核以下证件：（1）新生儿出生医学记录或由出生机构医务处签章的出生时相关信息记录；（2）父母有效身份证件。

2、2005年3月1日以后在我区医疗机构内出生的，因各种原因未领证的，由出生医疗机构负责出生医学证明的首次签发。

3、1996年1月1日以后在医疗保健机构外分娩的（无论户口区内区外），应由区妇幼保健院办理《出生医学证明》。办证时需审核以下证件：（1）接生人员证明；（2）出生地村或街居委会提供盖章的证明；（3）父母的亲子声明；（4）父母有效身份证件。

4、因抱养关系提出签发出生医学证明，必须提供亲生父母的信息材料，如无亲生父母信息材料，不能办理出生医学证明。

5、《出生医学证明》一旦签发原则上不得重复换发，当出现以下三种情况时，区妇幼保健院依照程序可以办理换发：（1）因签发机构或当事人的责任导致证件无效的；（2）由户籍登记机关提供相关证明不能进行初审登记需要变更新生儿姓名的；（3）要求变更父母信息的，由当事人提供法定鉴定机构有关亲子鉴定证明，换发时要按照要求保存原证件，并做好登记；（4）在作废证件的三联上均打上作废标识。

6、因为证件遗失、损毁等原因可申请补发，补发应提交申请，由区妇幼保健院负责审核，补发证件信息应与原签发证件一致，并加

盖出生医学证明补发专用章。审核资料包括：（1）由申请人提供在哪里签发的证据，如原出生医学证明复印件；（2）申请书并有单位或居住地居委会盖章；（3）审核时网上无法查对信息时应由申请人提供出生医院证明材料。

7、对于未提供新生儿父亲信息的，新生儿母亲需提供书面证明。格式为“ 我是新生XXX的母亲，声明将XXX出生医学证明父亲信息为空白，出现任何纠纷和问题，由本人负责，母亲XXX，年 月 日。” 在出生证无信息处如姓名、身份证号、国籍处打“/”年龄处填08、领证人必须是孩子的母亲或父亲，其他人不得代理办证。

二、出生证入库、出库登记及费证管理

1、出生证应有专人管理，做好入库、出库登记，要注明出入库时间，领证人姓名、单位及出生证数量。严禁跨地区、机构流通、借用空白《出生医学证明》。

2、不断改正办证条件，减少废证得发生，对于已经作废的证件，要认真做好登记，并注明其作废原因。

三、出生医学证明自1996年1月1日开始执行签发。

新洲区妇幼保健院

第四篇：出生证专用章使用管理制度

《出生医学证明》专用印章管理制度

1、目的

为进一步加强《出生医学证明》发放的管理，规范和明确出生医学证明专用章使用和管理要求，特制定出生医学证明专用章管理制度。

2、标准

2.1范围：适用于医院《出生医学证明》管理与业务人员 2.2 内容：

2.2.1专用印章的分类：《出生医学证明》专用章和出生医学证明补发专用章。2.2.2印章的式样和内容：圆形、直径为32mm，印章所刊汉字应当使用国务院公布的简化字，字体应与印模式样的字体一致。

（1）专用章：上弧文字为“广东省+出生医学证明”，自左而右环行；中心部位刊“专用章”字样，自左而右横排；“专用章”字样下方有横线；横线下方为“广州市”，左而右下横排；下弧文字为“*****院”，自左而右环行。

（2）补发专用印章：上弧文字为“广东省+出生医生证明”，自左而右环行；中心部位刊“补发专用章”字样，自左而右横排；下弧文字为“**市**区卫生和计划生育局，自左而右环行。（3）专用印章的刻制：

①.我院严格按照卫生部规定的标准和式样统一刻制出生医学证明专用章及补发专用章，并将印章式样抄送区卫计局备案。

②.严格按照卫计部、公安部的印章规格及式样刻制印章，在变更名称或印章发生损毁、被盗等情况应及时向区卫生行政部门报告，申请刻制新印章。2.2.4专用印章的使用与管理：

（1）设专职人负责我院《出生医学证明》专用章的保管和盖章工作。（2）《出生医学证明》专用章用于《出生医学证明》的首次签发、换发；出生医学证明补发专用章用于《出生医学证明》的补发。

（3）《出生医学证明》正页、副页和存根上分别加盖出生医学证明专用章或出生医学证明补发专用章，要使用红色印泥，清晰端正，不得涂抹，不得盖其他印章或骑缝章。加盖印章前须认真核实《出生医学证明》上的信息，严禁在空白《出生医学证明》上盖章。如有违反者一律按照医院相关管理制度处罚。

第五篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。