文书档案实务操作

第一篇：文书档案实务操作

文书档案实务操作

一、档案工作

基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。

1、档案的收集：是文件从分散到集中的过程。各个单位在各项活动中办理完毕的文件，往往是分散的，为了方便今后的利用，需要对文件进行一定的挑选和集中，从而形成了档案的收集工作。它是整个档案工作的起点。

2、档案的整理：是指档案从零乱到系统的过程，是档案工作中最重要而且基础的工作。收集起来的档案还是相对零乱的，对今后有效利用是需要相对系统化的，因而，必须对数量众多、成分复杂的档案材料分门别类，解决档案零乱状态与保管、利用档案要求系统的化的矛盾，从而形成了档案的整理工作。

3、档案的鉴定：是为了解决档案量大质杂、保管、利用档案要求优质化的矛盾。随着时间的推移，库存档案的数量会越来越多，其保存的价值也会发生变化，为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对档案区分不同的保存价值，从而形成了档案的鉴定工作。

4、档案的保管：由于自然界的各种原因，档案总是处于渐进的自毁状态过程，甚至可能遭到突变性的破坏，因为有利用的需要，则档案要求长久地保证档案的完整与安全，为了解决档案的易损性与保管的长远和利用档案的矛盾，从而形成了档案的保管工作。

5、档案的统计：为了全面及时了解档案盒档案工作发展的情况及其规律，需要对档案及档案管理的状况进行数量的统计、整理和分析，从而形成了档案统计工作。

6、档案的检索：为了解决档案数量庞大、形式多样、内容复杂和利用者特定需 求之间的矛盾，档案部门按照档案的自然形成规律和存放规律，编制的一些查找工具，提供快速查找档案材料的手段，从而形成了档案的检索工作。

7、档案的利用：为了充分发挥档案信息资源的作用，满足利用者的需求，形成档案的利用工作。

8、档案的编研：档案是原始的记录，大多为孤本，价值珍贵，一般只允许在馆内查阅。为了更加广泛而主动地为更多的利用者提供最有价值的档案，通过对档案史料进行研究，汇编、公布并出版，在更大范围内发挥档案的作用，从而形成了档案的编研工作。

档案工作的各个环节不是孤立的，每个环节有自己特定的工作对象和专门的任务，各个环节之间既有区别又是相互联系的。比如：档案的价值鉴定是与档案的收集、整理工作结合进行的；对文件的分类又是结合档案价值的初步鉴定。档案得而检索工具必须是在整理工作结束后才能进行的。

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节都是为利用、编研创造条件的。

二、档案的收集

1、档案收集 档案收集工作为档案工作开展提供了实际的物质对象，档案工作的对象是档案，而档案是通过收集工作逐步积累起来的，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。所以，档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节。

做好收集工作：

把好四个关、应用好三种方法

四个关：收文关、发文关、会议材料关、内部文件材料关

三种方法：平时收集、主动收集、重点收集

① 对零散文件的收集是对收集工作的补充措施，是对单位内部散存文件的随时收集；

② 对“账外”文件的收集，未经文书部门收发登记入账的文件或资料。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；

各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；

年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；

各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

③专门文件的收集，专门文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体得而文件材料。一般重视对文书档案、科技档案的收集，忽略了业务文件的收集，重视对纸质文件的收集，忽略了音、影像资料等其他载体文件的收集，进而直接影响到档案收藏结构。

③及时了解，掌握本单位工作动向，及时收集重要活动文件。对本单位召开的大型会议，档案管理部门要主动联系承办部门，请他们协助做好会议资料的收集，特别是领导讲话材料，以及会议有关的各种材料；对外出开会的同志要及时提醒并督促他们将带回的资料及时交到档案管理部门保存。甚至单位可以规定：只有将带回的文件向档案部门移交后，才可到财务部门办理报销手续；离职人员只有将手中保管的文件材料办理完移交手续后方可办理离职手续。等等。

归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

2、归档制度

1）确定本单位的归档范围

各立档单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 》（2006年12月18日 国家档案局8号令）及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围、归档内容和保管期限

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2013年2月22日公布的《档案管理违法违纪行为处分规定》

第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。

2）编制本单位归档文件的保管期限

①条款设置与排列。在条款设置上，根据自己单位的工作和文件的实际情况出发，例如：一般单位不可能召开人民代表大会，政治协商会议，因而不可能有此类文件，在本单位的归档范围和保管期限表中不必设置这些条款。

在条款设置上，原则上应做到能涵盖本单位所有归档文件，使单位的归档文件的保管期限简洁明了，便于比照执行。条款的排列应体系完整，合乎逻辑，便于查找。

例如，第一层次中，可以上级文件、本单位制发文件、平行单位与下级单位来文排列；第二层次中，在本单位制发的文件之下，可按本单位的会议文件、外发文件（包括本单位制发的以及与其他有关单位联合制发的文件）、内部文件排列；在第三层次中，例如在外发文件之下又可按方针政策、法规性文件、重要业务问题的文件、一般业务问题的文件、事务性有参考价值的文件、本单位的请示（应与上级单位的批复文件一起保存）、与本单位的批复文件（应与下级单位的请示文件一起保存），等等。

②保管期限的设定。保管期限的划定应本着文件本身的价值及其在本单位职能活动中的作用。考虑文件在本单位职能活动中的作用时，要注意文件的查证作用和史存作用。即根据文件的价值大小来确定，文件价值越大，保管期限越长；反之，则相应较短。

3、归档时间

⑴ 管理性文件一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； ⑵ 外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；

⑶ 磁带、照片及底片、胶片等介质形式的以及实物等文件材料应在工作结束后及时归档。

4、归档手续

移交清单，履行签字手续，各留一份以备查考。

三、档案的整理

1、整理：就是建立有保存价值的文件材料进行有序化、条理化、系统化的过程。将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目、以及纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；

2、整理原则

应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。应区分不同价值，便于保管和利用。

符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。组件 1）件的构成

文件是在实践工作中一份一份形成的，每份文件又是独立的，它有自己特定的使命和作用，在同一项工作、同一个问题的处理过程中，形成的许多文件，它们之间又有密切联系的。如：围绕一项建设工程，会形成许多文件；召开一次会议所形成的一系列文件等，都是各自紧密相连的。

归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改 稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2）件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

4、分类

1）单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2）文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

A）按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。

如2015年形成的《2014年单位工作总结》应归入2015年； 2013年形成的《2013-2015年工作规划》应归入2013年；

跨年度的文件放入办结的年度。如某单位2012年立案、2013年结案的某信访案件，其文件材料统一归档在结案的2013年。

几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。7 具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

因文件没有标注日期，形成年度无法考证时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类，并在附注项加以说明。

B）按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

C）按保管期限分类

文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的确定：《8号令》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料； 8 人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《8号令》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年；

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

3）规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

年度----机构分类法的优点： 1）符合档案形成的特点。立档单位在一个年度内形成的文件之间有着密切的联系，通过年度分类，将全宗内的档案按期形成的自然年度区分，使每一年都的档案相对集中，可以反映出一个单位每年的工作特点和逐年发展变化的情况； 2）与现行单位文书处理制度相吻合。文书处理制度要求以年度为单位对文件进行整理，从而使文件一年一归档，一年一个类，类目设置标准清楚、明确； 3）便于按时间查找利用档案。

4）便于库房排架，每年形成的文件按机构排序依次上架，不必预留空位，也避免了倒架，库房管理非常方便。

5、排列

1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

6、编号

文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。

编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。

文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章中：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。年度：为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

页数：用阿拉伯数字标识

7、编目

1）归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

2）归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来 11 文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：填写归档文件顺序号。

b）档号：档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。i）备注：注释文件需说明的情况。

3）归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

4）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

8、纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架 8.1修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。（上海市档案局 沪档（2014）48号）

归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8.2 装订

归档文件以件为单位装订。

归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，文件装订时应以左、上侧对齐，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订；

文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

8.3 编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。一份为一个编号；

页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。单面 13 印刷的为一页，双面印刷的为2页；不重号、漏页编号。

文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

8.4装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒 档案盒应采用无酸纸制作。

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。8.5备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。

d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

8.6 排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

四、档案安全管理

档案安全是档案工作的第一要务。要注重强化档案安全的监管。 档案实体安全管理；  档案信息安全管理；  档案库房安全管理；

 收集和归档  及时移交  规范制度  定期核查

 档案修复完善  档案的存放  珍贵档案的保管

 建立档案信息系统安全保密防护体系 

完善技术、管理措施，堵塞安全漏洞； 

涉密的档案信息系统符合分级保护要求； 

健全档案信息审查制度；



档案外包服务中的安全防护：涉密不外包、外包不涉密，防止 涉密档案信息泄露。

 档案信息化建设

 推进各类电子文件归档；探索无纸化办公条件下的电子文件和档案管理新机制；

 推进数字档案室（馆）的建设；开展传统载体档案数字化工作，不断提高室（馆）档案数字化。

 档案库房安全管理

 要加强档案基础设施建设，有效改善档案安全和保护条件，杜绝安全隐患。

 要为档案工作提供必要的库房和设备设施；

 严格按照档案库房的安全防灾标准，改建、扩建（新建）档案库房；  进一步提高档案库房的安全防灾标准，改善档案的保管保密条件。

中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2013年2月22日公布的《档案管理违法违纪行为处分规定》

第十二条 有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分;情节较重的，给予降级或者撤职处分;情节严重的，给予开除处分: 17(一)未配备安全保管档案的必要设施、设备的;(二)未建立档案安全管理规章制度的;(三)明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。

科学合理地保护档案安全，最大限度延长档案寿命是档案保护工作的重要任务。

科学配置档案安全管理及保护所需要的档案装具、安全防范系统、消防报警灭火系统、库房温湿度监测和恒温恒湿空调系统、空气净化系统等，建立集中控制的智能化管理中心，以满足档案部门“防火、防盗、防高温、防水、防潮、防光、防尘、防有害气体、防有害生物”的要求。

总结：

 要讲政治，进一步把牢档案工作正确的政治方向。 要强根基，进一步夯实档案工作发展的基础  要上等级，进一步推动档案工作创新发展

强化红线意识、树立底线思维，坚持“以防为主、防治结合”的基本原则。要从人防、物防、技防各个方面落实档案安全防范工作，对档案实体和信息安全给予高度重视，确保档案安全万无一失。

第二篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第三篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

第四篇：教学辅导文章六文书与档案实务

文档的处理

文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则、体式。从使用范围来看，文书可划分为私人文书和公务文书两大类。私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等；公务文书即公文，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书。

公文是公务文书的总称。文件则有两种含义：一是指政府机关、社会团体和企事业单位的正式发文；另一是指反映职能、政策、技术、活动等具有保存、查考价值的文字或声像材料，如工作总结、会议记录、重要活动的录音、录像、照片等。

档案是指使用过的、已经办理完毕、具有保存价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。

文书与档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务。每一个文员必须能够掌握并熟练操作。

1．公务文书的特点和作用

公务文书的作者是党政机关、社会团体和企事业单位及其负责人。公务文书的这些特定的作者必须依据党和国家的方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。

公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映各项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。

公务文书在制作上应该按常规的格式和各种类的结构写作，在处理上有一定的程序和制度。包括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等环节。撰制和处理公务文书的全过程，就是文书工作。

2．公务文书的种类与格式

2．1 公文性文书的种类

按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：

①命令（令）；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。

2．2 公文的格式

（有文件样式）

公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。

（1）版头。将发文机关的全称或规范化简称加上“文件”（也可省去）二字，用红色大字居中套印在公文首页上端。

（2）发文字号。由机关代字、发文、发文顺序号组成，发文加括号。下方用红线与标题隔开。

（3）印刷顺序号。即公文份数的顺序号，标注在公文首页左上角。

（4）密级。分绝密、机密、秘密三级，标注在公文首页左上角、印刷顺序号下方。

（5）紧急程度。“急”或“特急”，标注在公文左上角，密级下方。

（6）签发人姓名。标注在发文字号右侧。此项只在报告和请示中出现。

（7）公文标题。一般由发文机关、事由和公文种类组成。

（8）主送机关。指收受、办理公文的单位，写在正文之前，标题之下，顶格。

（9）正文。公文的主体部分，写文章的具体内容。

（10）附件。正文内容的辅助部分。其标题置于正文之后、发文机关名称之前。

（11）发文机关。指制作公文的单位，使用机关的全称或规范性简称。

（12）成文日期。成文日期以公文签发或会议通过日期为准，写于公文末尾，发文机关右下方。

（13）机关印章。用印位置在发文日期上面，上不压正文，下要骑年盖月。除有特定版头的普发性文件外，正式行文都应加盖机关印章。

（14）注释。校注于成文日期之下，主题词之上的偏左位置。它是对正文中有关名词术语的注解，用以说明正文中不便于说明的事项。

（15）阅读（发送）范围。加括号标注在成文日期的左下方。

（16）主题词。概括地表述公文内容和归档的规范词，标引在公文最后一页的下端，抄报、抄送单位上端。

（17）抄送单位。包含抄报、抄送、抄发单位。

（18）印发说明。内容包括公文制发部门、印发日期、印发份数。

3.文书处理的内容和方法

文书处理的内容和基本任务包括：

（1）发文：从文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列处理环节。

（2）收文：从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。

（3）管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。

（4）立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。

3．1 收文处理

文秘人员收到文书以后，必须按照一定的程序对所收文书进行处理，这些程序包括：

（1）签收和拆封。文秘人员在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点，做到四个“查清”：

查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收； 查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致； 查清文件封口是否破损，包装是否牢固； 查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

文书人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导 人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的亲笔信封，应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不详的，应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以注明。

（2）登记。对文书进行登记，便于进行收文数量统计及以后的查考利用。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式三种。登记项目主要有：顺序号、收到日期时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。

（3）分送。分送的原则是： 属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理； 属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； 便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； 在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。在进行文件传阅时，应以文秘人员为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给文秘人员，注销后再由文秘人员送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。

（4）拟办。文件的拟办是指文秘人员对来文的处理提出初步意见或建议，供领导人批办时参考。为方便领导人查阅有关政策性文件，文秘人员可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。

（6）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。签署在《公文处理单》的“领导批示”一栏中。批明传达的范围、方法和时间；或批明承办部门、人员和期限、要求；或提出具体措施和步骤。批办应写明姓名和日期。文秘人员根据批示内容，拟定办文程序。

（6）承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求，或领导批办意见进行具体工作或办理复文。对公文的办理，可以由受文单位或个人承担，也可以由其他单位或个人承担。方式有：传达承办、专案专办、答复承办等，承办应该注重时效，分清主办与协办，分清复文与不复文。

（7）催办。指文秘人员对必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。要明确责任，谁负责谁催办，可采用递交催办单、电话催办或派人催办的办法，并作好催办记录。

（8）注办。文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果，内容有承办单位、时间、结果、承办人、回复的方法、日期等项。

3．2 发文处理

文秘人员人员根据单位需要向外或向内发文，包括两种情况：向外单位或者本单位的各部门发出文件，称为制发；将收到的文件转送至有关部门，称为转发。其一系列程序即为发文处理过程。

（1）拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。要做到“六查”： 查是否需要行文，以什么名义行文。查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。

查要求和措施是否明确具体，切实可行。

查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。查公文格式是否符合规定。

核稿一般先对文稿进行通读，看出其主要意图和存在问题，然后对文稿逐字逐句细审。如果发现问题，则可退回，或协商，或修改。

（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由文秘人员长、办公厅（室）或部门负责人签发。联合发文或内容涉及到其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，亲署姓名、日期。

（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。发文字号的机关代字是统一编制，且长期稳定。由领导人签署的公布性公文可按领导人的任职期限连续编号，其他公文一般按编排序号。

（5）缮印，指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。急件要先打印，保密件应指定专门的印刷单位打印，并派人监印和履行签字手续。

（6）校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。校对有单人校、双人校、多人校、通校。普通文件应两校一读，重要文件三校一读，校对符号及其用法应该按照《中华人民共和国专业标准》执行。公文印好后还应认真校对，以保万无一失。

（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。要注意： 文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。

文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。

文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。要核实份数，超过份数的不能盖印。

（8）登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。发文登记用簿式登记，项目为：顺序号、发出日期、发文字号、文件标题、附件、成文日期、密级、缓急时限、份数、主送机关、抄送机关、签收人、归卷日期、归入卷号。

（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。应注意：

分装之前先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度。

邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。机关的名称要写全称或者通用的简称。

发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用浆糊或胶水封实，不要用书钉封口，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签。文件装封后，应及时发送。收文处理程序

4.文书管理的内容和要求

文秘人员在做好收文和发文的基础上，要进行文书管理，内容包括对文书的数量管理、质量管理、时效管理、保密管理，以及文书的立卷与归档管理等，使得各种文书既方便查找、调阅，又妥善归类，不遗失，不泄密。

4．1 文书数量、质量、时效管理

文书数量管理的要求是精简文件，可发可不发的文件坚决不发，可以面谈、电话的书面记录代替行文，或在报刊杂志上公布，以代替层层行文。

文书的质量管理要求保证文书在内容上正确、可靠，符合政策和事实；在文字上、格式上准确、规范，不出差错。

文书的时效管理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期，不延误、不推诿，及时反馈和办理。

4．2 文书的保密管理

文书保密管理的内容包括：

确定密级和保密期限。应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密等，列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。由于客观形势变化，或从全局衡量公开后更有利于工作的，应及时变更密级、期限和解密。

还包括密级和保密期限的标注、密件的缮印和校对，密件的传递，密件的签收、登记和传阅，密件的保管和复制、密件的清退，密件的销毁等环节。

4．3 文书立卷与归档

文秘人员对已经办理完毕的文书，挑选具有保存价值的，按照某种规律组成案卷即为文书立卷。立卷有利于文书的完整与安全，是进行档案管理的基础，也便于日后对文书的查考和利用。

5.档案收集的对象和制度

文秘人员及档案部门人员通过一定的途径，将分散在单位各处的已经办理完毕的，但有保存、查考价值的文书、声像等资料集中起来即为档案收集。应该收集的文书资料大致有以下几类：

重要的会议资料，如会议通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、会议记录、领导人讲话、重要发言、录音带、照片等；

上级下发的与本单位业务有关的决议、决定、命令、条例、规定、计划等； 代上级单位撰写的已被采用的重要文件的定稿；

本单位的与上、下级单位的请示、批复、报告等公文性文书；

反映主要业务活动的报告、总结、工作计划、统计报表、信访工作材料； 与有关单位签订的合同、协议书及其他来往文书；

干部任免、职工奖励、处分以及职工劳动、工资、福利等方面的文件材料； 本单位及下属单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信的文件材料；

反映历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、录音带、录像带以及编辑的出版物等；

财产、物资、档案等的交接凭证；

不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条例、规定、通知等； 下级单位报送的报告、统计报表等。

不需要收集和归档的材料有以下几类：

重份文件（特别重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；

无查考价值的事务性、临时性文件（如一般会议的临时通知、洽谈工作的介绍信、节假日的放假通知等）； 未经签发的文电草稿、一般文件的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿之外的各次核对稿；

无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问、建议的群众来信； 单位内部互相抄送的文件材料；

本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料； 不需贯彻执行和无查考价值的会议文件材料； 下级单位任免、奖惩非本单位员工的材料； 越级和非隶属单位抄送的不需办理的文件材料； 外单位征求意见的文件未定稿。

文秘及档案人员在收集档案时，应该做到：

（1）严格执行收发登记制度和立卷归档制度。认真做好文书的登记、清退和归档工作，仔细核对、检查各种细节。

（2）注意收集零散文书。除了规范的归档制度以外，文秘人员和档案人员要留心收集散落在外、在个人手中的文书，并配合一定的控制、奖惩措施，以补充归档制度的不足。

（3）落实归档工作的岗位责任制。文秘人员和档案人员要掌握好收文过程中的阅办环节，及时收回文件；在发文过程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；专人负责收集外出带回的文书；仔细收集本单位的各种行政和业务文书。

6.立卷归档的标准和做法

6．1立卷归档要求

文书部门和或其他业务部门把已经处理完毕的文书整理立卷，定期移交给单位档案室或档案人员集中保存，并应该形成一定的制度。包括三方面：

（1）归档范围。凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档；

（2）归档时间。办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。特殊文件可根据具体情况适当延长时间；

（3）归档要求。凡是应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。

6．2 文书立卷标准

文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷：

（1）按问题特征立卷。将反映同一问题的文书组成案卷。这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。如“关于某型号产品”可以将开发设计、工艺安排、加工制造、商标包装、产品销售、附加情况等方面资料组合在一起立卷。

（2）按作者特征立卷。以同一作者为标准将有关材料组合成卷的方法。，这些作者可以是法定组织或某一机构，可用于上级来文和本单位文书的立卷工作，反映同一作者的活动和文书来源、行文关系以及文书的重要程度。

（3）按文种特征立卷。按照同一文种名称为标准将文书组合成卷。不同的文种具有不同的适用范围和作用，立卷可反映单位的不同活动方式，但有时单独以这种标准分成“会议纪要卷”、“通知卷”等无实际意义，应与其他形式的立卷标准组合使用，如“某某公司的经济合同卷”、“某某公司的销售网点报告卷”等等，才会具有实际使用价值和便于查找。

（4）按时间特征立卷。以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。工作性计划的形成时间要早于内容时间，而工作总结的内容时间又早于形成时间。类别较广的材料不适合用形成时间立卷，适合用于内容针对的时间性强，针对的时间比较明确的文书。一般公文以成文日期为标准；计划、总结等以内容针对的时间为标准；跨办理完毕的公文，以办结时间为标准；跨的往来文书，以本单位发文或复文时间为标准；涉及到专业性的文书以专门为标准，如教学等。

（5）按地区特征立卷。以文书的地区、地点和部位因素为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以反映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。其作者往往是领导一个区域的单位，对下属机构来文的组卷。如“某公司广东地区销售情况表”。

（6）按通讯者特征立卷。以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函，请示与批复等用通讯者特征立卷。如“某合资企业与某国某企业就开展商务活动的往来函件”。按通讯者特征组卷与作者不同，只有两个作者就某共同问题进行工作联系、磋商所形成的往来文件才可以列入，而不包括两个作者各自的其他发文。

立卷的六个特征的运用，是文件之间联系的具体体现，文件之间的联系是多 方面的，不可能只采用一种固定的模式组卷。因此在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

6．3 立卷类目的编制

立卷类目也叫案卷类目，是指在一年的实际文书尚未形成以前，根据单位各项活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文书按照立卷要求和方法事先编制成的一个立卷规划，事先拟制出来的归卷条目。

立卷类目主要由类名和条款两部分组成：

（1）类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称，如工交类、城建类、财贸类、生产类、技术类、销售类、广告类等等。

（2）条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。

条款顺序排定以后，依次编上顺序号。如第一类第一条为“1—1”、第二类第二条为“2—2”等等。

立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，是平时文件归卷的“索引表”，指导文件“对号入座”、“定点归宿”。

6.4平时归卷工作

文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归入卷内，即为平时归卷工作。要做到：

（1）注意做好文件材料的收集工作；

（2）对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整；

（3）事先预编的立卷类目，要注意调整修改；

（4）可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订；

（5）一些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件”。

6.5 年终组卷

简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。平时归卷只是粗略地将文件材料按条款归类，不等于立卷，在组合案卷前要作细致的调整。

（1）调整立卷。是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

（2）卷内文件排列和编号

卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序。

（3）拟写案卷标题。案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。案卷标题的结构及标法。通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分，中间用“关于”、“的”来连接，例如“某某省府关于农村工作的决定、通知”。

标明卷内文件的作者，可用通用的简称，如“本局”、“本公司”、“本厂”等。

标明卷内文件的问题是案卷标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。

标明卷内文件时间。一般的案卷标题不需标明时间，只有计划、报告、总结、预决算和重要文件以及跨文件组成的案卷才需要标明时间，针对的时间要准确，不可随意简化。

标明卷内文件通讯者。可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性质的机关概括为总称，例如“某某市航运公司就制止货轮搭客问题与某某线各航运公司的往来文书。”

标明卷内文件涉及的地区。对于同属较大地区范围的若干作者，可以用大的地区概念加以概括，如“某某地区各县关于减轻农民负担情况的报告”；可以列举一二个后加“等”字，如“某某地区行署关于某某、某某等五个县（市）防汛救灾情况的调查报告。”

案卷标题的拟写要注意：

政治上的正确性；

文字表达要精练通顺，概括准确；

案卷标题的基本结构要力求完整，合乎语法，标点符号要正确。

6.6 案卷的编目与装订

编目成卷指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。

（1）案卷的编目。指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。

（2）案卷的装订与装盒。一般来说，案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸在不便于进行装订时，也可以采用卷盒、卷袋进行保管。

案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要有倒置、脱漏的页张。凡书写未留装订线的要补贴加边，残破的文件要修补裱糊，大张的文件要折叠以后才能装订。

（3）案卷排列与编号。指案卷经过编目装订以后，将一个、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序。

案卷的排列。案卷先按保管期限分开，即按永久、长期、短期分别排列。也可按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。

案卷的编号。编号的顺序如：永久卷1—50、长期卷51—100、短期卷101—150、副卷151—200。

6.7 案卷归档

（1）案卷目录的编制。案卷目录的项目有“案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注”等等。

编制案卷目录一般两种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室通盘组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

（2）文件检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目 录、卡片等等。其编制内容主要有：

文号索引，又叫文件作者目录。目录设置的项目一般有：文件作者（加标题）、文号、文件日期、所在卷页号。

文件分类目录，又叫文件综合分类目录。设置的项目一般有：类别、顺序号、文件作者（加标题）、文号、文件日期、卷页号，并加封面和底页。一年编制一本，编制号后付印装订成册。案卷的归档

（3）文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”。归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录音带、录像带等）。归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。归档要求：

应归档的文件材料必须齐全、完整；

文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。

机关档案室在接收案卷时，应按照以上要求对案卷检查验收。

移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。

7.档案的保管和利用

文秘或档案人员通过收集，得到各种信息档案，为方便管理和检索，需要对其进行鉴定，主要有档案价值鉴定、文书立档单位鉴定、文书内容鉴定、文书完整程度鉴定、文书责任者鉴定、文书时间鉴定、文书题名鉴定、文书稿本鉴定、文书外在特征鉴定和记录性文书价值鉴定等。

为了完好、长久保存档案，需要采取一些保护措施，进行妥善管理。包括对档案保管期限的确定。文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。文书管理人员为了掌握档案的基本情况，还必须对档案进行数量的登记、统计和分析研究，以期更好地提供利用。

档案的利用途径和方式有以下几种：

（1）设置档案室，提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读。

（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。

（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。

（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。

（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。

举办档案展览，充分发挥档案的作用。

第五篇：律师实务文书格式

律师实务文书格式

一．民事起诉状

 民事起诉状

原告：姓名，性别，年龄，民族，地址

(诉讼代理人：)姓名，×××律师事务所律师，被告：姓名，性别，年龄，民族，地址

(诉讼代理人：)姓名，×××律师事务所律师，案由：

诉讼请求：

事实与理由：

证据和证据来源，证人姓名和住所

此致

×××人民法院

附：

一、本诉状副本份；

二、证据材料份。

二、刑事自诉状

 刑事自诉状 具状人：年月日

 自诉人：

被告人：

案由和诉讼请求：

事实与理由：

证据和证据来源，证人姓名和住所

此致

×××人民法院

自诉人：×××年月日

附：

一、本诉状副本份

二、证据材料份

三、行政起诉状

行政起诉状

原告：

被告：

诉讼请求：

事实与理由：

证据和证据来源，证人姓名和住址

此致

×××人民法院

起诉人：×××

年月日

附：

一、本诉状副本份；

二、证据材料份。

四．民事反诉状

 民事反诉状

 反诉人(本诉被告)：

被反诉人(本诉原告)：

反诉人就××一案，对被反诉人提起反诉。

反诉请求：

事实理由：

证据和证据来源，证人姓名和住所

此致

×××人民法院

反诉人：×××

年月日

附：

一、本反诉状副本份；

二、证据材料份。

五、刑事上诉状

 刑事上诉状

 上诉人：

上诉人因一案不服人民法院()法刑字第号判决，提出上诉。上诉请求：

上诉理由：

证据和证据来源，证人姓名和住所

此致

×××人民法院

上诉人：×××

年 月 日

六、民事上诉状

 上诉状

 上诉人(原审原告或被告)：

被上诉人(原审被告或原告)：

上诉人因××一案，不服××人民法院×年×月×日(××)××字××号民事判决(或判定)，现提出上诉。

上诉请求：

上诉理由：

此致

×××人民法院

上诉人：×××年月日

附：

本上诉状副本份。

七、民事再审申请书

 再审申请书

 申请人：

申请人因一案，对人民法院于年月日作出的()字第号一 审(或二审)民事判决书(或裁定书、调解书)不服，提出再审申请。申请事项：

事实与理由：

此致

×××人民法院

申请人：×××

年月日

附：

1、原审民事判决书(或裁定书、调解书)份；

2、证据材料份。

八、民事申诉状

 民事申诉状

 申诉人：

申诉人因××一案，对××人民法院×年×月×日(××)××字第××号民事判决(或裁定)，提出申诉。

请求事项：

事实与理由：

此致

×××人民法院

申诉人：×××

年月日

附：

一、原审民事判决书(或裁定书)份；

二、证据材料份。

九、刑事申诉状

 刑事申诉状

 申诉人：

申诉人因一案，对人民法院年月日()字第号刑事判 决(或裁定)，提出申诉。

请求事项：

事实与理由：

证据和证据来源，证人姓名和住址

此致

×××人民法院

申诉人：×××年月日

附：

一、原审判决(或裁定)份

二、证据材料份