第一篇：养殖档案管理制度
养殖档案管理制度
一、、养殖场必须建立健全统一的养殖档案,并按 档案要求对生产各环节及时、准确、如实记录。
二、设置养殖档案专柜,并由专人管理,养殖档案 管理人员要及时记录、搜集、汇总并对档案记录结果 负责。
三、养殖场应当建立健全养殖档案,包括:引种、转群、死淘、饲料、饲料添加剂、兽药等投入品采购 和使用、检疫、免疫、消毒、诊疗、检测、无害化处 理、繁殖、饲料消耗、畜禽产品销售等记录以及有关 工作计划、总结、报告等文件。
四、档案的保管期限分永久、长期、短期三种。技术资料档案一般设为长期保管,种畜禽场应有《种畜 禽生产经营许可证》、种畜禽合格证和系谱返,“三 证”齐全,归档长期保存。
五、档案管理应制度化和标志化,各项管理制度应 张贴或悬挂上墙,生产管理的各个环节布局应设有标 志牌,生产记录能正确反映企业的实际生产水平。
六、严格实行责任制管理,所有档案不得外借,单 位职工因工作需要借阅档案材料须填写借阅手续后, 方可查阅,并按期归还,借阅者不得擅自拆卷、复制 严禁在档案文件上随意涂划和丢失档案,对档案保密 负责。
畜禽标识制度
一、为了规范畜牧业生产经营行为,加强畜禽标识 和养殖档案管理,建立畜禽及畜禽产品可追溯制度,有 效防控重大动物疫病,保障畜禽产品质量安全,依据《畜禽标识和畜禽管理办法》制定本办法。
二、本办法所称畜禽标识是指农业部批准使用的耳标,产品标签、脚环以及其它承载畜禽信息的标识物。
三、畜禽标识实行一畜一标,编码具有唯一性
四、耳标领用由省级动物疫病预防控制机构组织供应,逐级发放,散养户由村级动物防疫员代领取耳标,规模饲养场由场方防疫员领取耳标。
耳标使用耳标由畜禽养殖者向当地县级动物疫病预防控制机构领取,并负责实施。新出生畜禽在出生后30天内加施畜禽标识,三十天内离开饲养地的,在离开饲养地前加施畜禽标识,从国外引进畜禽,在畜禽到达目地地10日内加施畜禽标识。猪、牛、羊在左耳中部加施畜禽标识,需要再次加施畜禽标识的,在右耳中部加施。
五、畜禽标识严重磨损、坏损、脱落后,应当及时加施新的标识,并在养殖档案中记录新标识编码。
六、动物卫生监督机构应当在畜禽屠宰前检验、登记畜禽标识。畜禽屠宰经营者应当在畜禽屠宰时回收畜禽标识。由动物卫生监督机构保存、销毁。
七、畜禽经营屠宰检疫合格后,动物卫生监督机构应当在畜禽产品检疫标志中注明畜禽标识编码。
八、畜禽标识不得重复使用。
检疫申报制度
第一-条为了加强动物检疫申报制度,进一步推进动物检疫工作 开展,根据《中华人民共和国动物检疫法》及有关规定,制定本申报制 度。
第二条对动物、动物产品的检疫、实行检疫申报制度、运输动物 产品前,货主应当按本办法规定向县动物卫生监督所申报检疫。
检疫申报内容包括:依法需要检疫的动物、动物产品名称、数量 及去向、申报人的地址及联系方式等信息。
第三条县动物卫生监督所按本办法的规定负责受理管辖范围内 动物的检疫申报,并对动物、动物产品实施检疫。
第四条县动物卫生监督所应当建立检疫申报受理管理制度,公布 检疫申报受理电话,明确检疫申报受理权限和范围,安排检疫申报值 班人员,做好检疫申报受理工作。
第五条县动物卫生监督所可以在基层(乡镇、街道、行政村、市 场或其它场所)合理布局,科学设置动物检疫报检点,负责受理检疫申 报工作。
第六条货主应当按下列时间规定申报检疫(一)种用、乳用和役用动物提前十五天;(-)动物产品和供屠宰或育肥的动物提前三天;(三)合法捕获的野生动物在捕获后三日内;四因生产、生活特殊需要出售,调动和携带动物,随时申报检疫。第七条货主可以采取下列方式申报检疫:(-)书面申报(-)电话申报。
第八条动物卫生监督所及其申报点,按下列规定受理检疫申报:(一)问明情况;(二)对于符合受理权限范围的,接受申报;对于不属于受理职权 范围的,告知申报人向有职权受理的单位申报;(三)告知申报人预期检疫时间及需要准备的事项
第九条动物卫生监督所在接到检疫申报后,应当及时派执法人员 到现场实施检疫,对经检疫合格的动物、动物产地出具检疫证明,对动 物产品加施检疫标志,经检疫不合格的,货主应当在动物卫生监督机 构的监督下按国务院兽医主管部门的规定处理,处理费用由货主承 担。
第十条对于不按规定申报检疫的货主,依据《动物防疫法》等有 关法律、法规和规章进行处罚。
第十一条本办法自公布之日起施行。
消 毒 制 度
一、消毒方法
(1)喷雾消毒用一定浓度的次氯酸钠、有机碘混合物、过氧乙酸、新洁尔灭、煤酚等对清洗完毕后的畜禽舍、带畜禽环境、道路和周围及进入场区的车辆用喷 雾方法进行的消毒。
(2)浸液消毒用规定浓度的有机碘混合物、新洁尔灭、煤酚的水溶液对常用的兽医器械、工作人员用具进行的消毒。
(3)紫外线消毒在畜禽场的入口处和更衣室设置紫外线照射消毒。(4)喷洒消毒在畜禽场周围、入口、产床、培育床、猪舍地面等撒生石灰或火碱以杀灭大量细菌和病毒的消毒方法。
(5)火焰消毒在畜禽经常进入的地方用喷灯火焰依次瞬间喷射消毒。(6)熏蒸消毒用甲酡对饲喂用具和器械在密闭的室内或容器内进行熏蒸。
二、消毒范围
(1)环境消毒畜禽舍周围环境每2-3周用2%火碱溶液或生石灰消毒1次,畜禽场周围及场内污染池、排粪坑、下水道出口每月用漂白粉消毒1次,畜禽场、生产区、畜禽舍入口设消毒池,使用2%火碱溶汽或煤酚溶液,定期更换消毒液。
(2)人员消毒包括工作人员和外来人员,进入畜禽舍生产区必须消毒。(3)畜禽舍消毒每批畜禽调出后,都必须彻底清扫,高压水枪清洗,0.1%新洁尔灭或4%来苏儿等消毒液喷洒,福尔马林熏蒸消毒。(4)用具消毒定期对饲喂用工具、食槽、饮水器及兽医用具0.1%新洁尔灭等消毒液进行消毒。
(5)带畜禽消毒根据需要,每1-2周进行带畜禽消毒,以减少环境中的病原微生物。
(6)有效杀灭鼠、蚊虫等选择的药物应符合有关规定并对杀灭物应做无害化处理。
疫情报告制度
1、养殖单位(个人)负有动物疫情报告的法定义务。
2、当动物发生疑似传染病时养殖场负责或兽医人员应立即向当地兽医站或
动物疫控中心及动监所报告。
3、报告内容:(1)动物发病时间和地点:(2)发病动物种类数量,同群动物数量、免疫情况、死亡数量、临床症状、病理变化、诊断情况:(3)已采取的控制措施;(4)疫情报告的单位、负责人、报告人及联系方式；
4、报告方式:书面报告或电话报告,紧急情况时应电话报告。
5、采取的措施:(1)将可疑传染病病畜禽隔离;(2)对病畜停留过的地方和染污的环境,用具进行消毒;(3)病死畜禽不得销售和食用;(4)禁止畜禽进出养殖场；(5)限制人员流动。
6、任何单位和个人不得瞒报、谎报、迟报、漏报动物疫情,不得授意他人瞒报、谎报、迟报动物疫情,不得阻碍他人报告动物疫情。
用 药 制 度
一、用药原则
1、尽量减少用药,确需用药,兽医指导。
2、建立进货台帐记录,确保采购品质质量合格。
3、所用兽药全部来自具有《兽药生产许可证E》和产品批准文号的生产企业,或者具有《进口兽药许可证》的供应商。
4、必须符合《中华人民共和国兽药典》《中华人民共和国兽药规范》、《兽药质量标准》、《兽用生物制品质量标准》、《进口兽药质量标准》和《饲料药物添加剂使用规定》及相关规定。
5、所用兽药标签必须符合《兽药管理条例》的规定。
二、兽药使用应符合规定
1、按规定使用允许使用的药物。
A、遵守规定的用法用途,使用剂量、疗程、注意事项。B、按农业部兽药公告“193号”“278号”,遵守休药期、弃蛋期、奶废弃期的规定,严格遵守休药期的规定。C、注意配伍禁忌
2、禁止使用违禁药物,禁止使用致崎、致癌、致突变作用的兽药。
A、禁止使用《食品动物禁用的兽药及化合物清单》。B、禁止使用未经国家畜牧兽医行政管理部门批准兽药(包括基因工程方法生
产的)或已被淘汰的兽药。
C、禁止使用标准、法规中禁用的药物
3、允许使用消毒防腐剂对饲养环境、畜舍和器具进行消毒,但不能使用酚类消毒剂。
4、不使用违禁兽药、饲料}、添加剂及违禁农业投入品(“瘦肉精”,苏丹红聚氰氨),不使用含有三聚氰胺的问题乳品。
无害化处理制度
一、本场生产所产生的病死畜(禽)类粪便污水和 其它废弃物严格按照动物无害化处理规程进行无害化 处理。
二、病死或死因不明的畜(禽)的无害化处理在动 物防疫监督机构的监督下进行
三、无害化措施以尽量减少损失,保护环境,不污 染空气、土壤和水源为原则
四、无害化处理的方式一般为高温、深埋和销毁。
五、本场选择的无害化处理场所在饲养场附近, 远离居民区、水源、泄洪区和交通变道。
六、对污染的饲料、排泄物和杂物等物品,也喷洒 清毒剂后与尸体共同深埋。
七、无法采取深埋方法处理时,采用焚烧处理,焚 烧时应符合环境保护相关要求。
第二篇：养殖档案管理制度
养殖档案管理制度
1.养殖场应当依法向县畜牧兽医局备案，取得畜禽养殖代码，作为养殖档案编号。
2.养殖场养殖免疫档案，需完善以下内容：免疫记录、诊疗记录、生产流水日报表、病死畜禽无害化处理表、饲料添加剂使用记录、兽药使用记录、兽药疫苗采购记录、药物添加剂及限用添加剂使用记录、生产销售记录、饲料采购记录、标识使用记录等。
3.养殖场需妥善保管养殖免疫档案，每年一月底前将上动物防疫条件情况和防疫制度执行情况向发证机关报告，养殖档案保存时间不得低于2年。
4.养殖场所停业后，于停业后30日内将《动物防疫条件》交回发证机关注销。
5.《动物防疫条件合格证》丢失的，于15日内向发证机关申请补发。
第三篇：畜禽养殖档案填写
家畜标识编码由15位数字及专用条码组成，包括： A家畜种类代码
B县级行政区域代码
C标识顺序号
D特定畜禽标识代码
畜禽养殖场养殖档案
单位名称：
畜禽养殖代码：
动物防疫合格证编号：
畜禽种类：
动物卫生监督所印制
（一）畜禽养殖场平面图
（由畜禽养殖场自行绘制）
（二）畜禽养殖场免疫程序
（由畜禽养殖场填写）
（三）生产记录（按日或变动记录）
圈舍号 时间 变动情况（数量）存栏数 备注出生 调入 调出 死淘
注：
1、圈舍号：填写畜禽饲养的圈、舍、栏的编号或名称。不分圈、舍、栏的此栏不填。
2、时间：填写出生、调入、调出和死淘的时间
3、变动情况（数量）：填写出生、调入、调出和死淘的数量。调入的需要在备注栏注明动物检疫合格证明编号，并将检疫证明原件粘贴在记录背面。调出的需要在备注栏注明详细的去向。死亡的需要在备注栏注明死亡和淘汰的原因。
4、存栏数：填写存栏总数，为上次存栏数和变动数量之和。
（四）饲料、饲料添加剂和兽药使用记录
开始使用
时间 投入品
名称 生产厂家 批号/加工日期 用量 停止使用
时间 备注
注：
1、养殖场外购的饲料应在备注栏注明原料组成。
2、养殖场自加工的饲料的生产厂家栏填写自加工，并在备注栏写明使用的饲料药物添加剂的详细成分。
（五）消毒记录
日期 消毒场所 消毒药名称 用药剂量 消毒方法 操作员签字
注：
1、时间：填写实施消毒的时间
2、消毒场所：填写圈舍、人员出入通道和附属设施等场所。
3、消毒药名称：填写消毒药的化学名称。
4、用药剂量：填写消毒药的使用量和使用浓度。
5、消毒方法：填写熏蒸、喷洒、浸泡、焚烧等。
（六）免疫记录
时间 圈舍号 存栏数量 免疫数量 疫苗名称 疫苗生产厂 批号（有效期）免疫方法 免疫剂量 免疫人员 备注
注：
1、时间：填写实施免疫的时间。
2、圈舍号：填写动物饲养的圈、舍、栏的编号或名称。不分圈、舍、栏的此栏不填。
3、批号：填写疫苗的批号。
4、数量：填写同批次免疫畜禽的数量，单位为头、只。
5、免疫方法：填写免疫的具体方法，如喷雾、饮水、滴鼻点眼、注射部位等方法。
6、备注：记录本次免疫中未免疫动物的耳标号。
（七）诊疗记录
时间 畜禽标识编码 圈舍号 日龄 发病数 病因 诊疗人员 用药名称 用药方法 诊疗结果
注：
1、畜禽标识编码：填写15位畜禽标识编码中的标识顺序号，按批次统一填写。猪、牛、羊以外的畜禽养殖场此栏不填。
2、圈舍号：填写动物饲养的圈、舍、栏的编号或名称。不分圈、舍、栏的的此栏不填。
3、诊疗人员：填写做出诊断结果的单位，如某某动物疫病预防控制中心。执业兽医填写执业兽医的姓名。
4、用药名称：填写使用药物的名称。
5、用药方法：填写药物使用的具体方法，如口服、肌肉注射、静脉注射等。
（八）防疫监测记录
采样日期 圈舍号 采样数量 监测项目 监测单位 监测结果 处理情况 备注
1、圈舍号：填写动物饲养的圈、舍、栏的编号或名称。不分圈、舍、栏的的此栏不填。
2、监测项目：填写具体的内容如布氏杆病监测、口蹄免疫抗体监测。
3、监测单位：填写实施监测的单位名称，如：某某动物疫病预防控制中心。企业自行监测的填写自检。企业委托社会检测机构监测的填写受委托机构的名称
4、监测结果：填写具体的监测结果，如阴性、阳性、抗体效价
第四篇：档案管理制度范本
档案管理制度
为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。
一、适用范围
适用公司所辖各部门。
二、档案分类
1、财务档案
财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。
2、办公类档案
⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；
⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；
⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；
⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；
⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；
⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；
⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。
3、技术设备类档案
⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；
⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；
⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；
⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；
⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；
⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。
三、职责
1、财务档案由财务部负责保管；
2、办公类档案由综合办负责保管；
3、技术设备档案由生产技术部保管。
四、保管原则
1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。
2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。
3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。
4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。
5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。
6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。
五、档案的借用和使用
1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。
2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。
3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。
4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。
5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。
六、归集
1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。
2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。
3、本制度自下发之日起执行。
第五篇：档案管理制度
档案管理制度
第一章 总则
第1条 目的
为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门
行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。
（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章 企业档案管理体制
第3条 归档范围
（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。
（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。
（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。
（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。
（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。
第三章平时归卷
第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第四章 立卷
第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理
（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章 档案销毁管理
第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第七章 附则
第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。
档案管理制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案
资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁
档案管理制度
一、总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）
5、政府、项目批文、合同；
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；
9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；
10、公司有效证照、证件、印章；
11、具有法律效力及保存价值的文件；
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；
15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理
1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则
1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。
十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围
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