档案馆数字化管理解决方案（定稿）

第一篇：档案馆数字化管理解决方案（定稿）

中晶档案馆电子化管理解决方案

档案馆是收集、保管档案的机构，负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。档案馆的资料可分为纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物等。由于档案馆是存放重要信息和有历史或存储价值信息的机构，且其保管的资料量十分庞大，故将其保管的档案资料安全电子化就显得尤为重要。而档案电子化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

传统人工管理流程存在的弊端：

档案馆档案扫描除了对高品质、高效率的需求外，信息管理也非常重要。由于资料扫描量巨大，传统方案在扫描后需要人工进行管理，所以经常会出现信息错乱的现象，需要花费大量的时间在整个档案库中寻找遗漏的信息，费时费力。

档案馆日常业务需求： ● 纸质档案录入：

√ 高速扫描，将各种纸质档案等转换成电子档案

√ 高精度的彩色图片档案扫描

√ 可承受批量性连续扫描

√ 操作便捷，稳定耐用

√ 重张检测，不能漏扫 ● 电子档案预处理：

√ 影像清晰，便于识别

√ 识别条码对文件进行自动分类

√ 纸质档案和电子录像档案关联，比对审阅

√ 不同资料按需分类，归整管理 ● 档案管理：

√ 资料在线审核 √ 分权限进行档案管理 √ 多平台档案查阅 √ 档案安全管理 √ 档案备份

中晶档案馆电子化管理解决方案

● 档案馆电子化管理系统，对于已有的各种载体形式的档案采用数字化处理技术进行加工处理，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。● 由于实施了电子化管理，电子档案存放占用的空间比纸质档案存放占用的空间大幅地减少，并能有效避免资料重复提交。同时，在网络环境下，档案馆电子化管理系统将纸质档案和电子录像档案紧密关联起来。通过扫描方式生成电子档案，经过分级授权，不同部门的档案馆人员可在线查阅相关等级的档案信息，缩短档案信息传递时间，提高工作效率。● 利用档案编号对每份档案进行唯一标识，让每个档案都拥有一个属于自己的文档，实现快速编辑、管理、索引的功能。通过扫描端进行自动识别分类，自动完成同个档案编号下全部档案资料分类的绑定，减少了人工干预。并强化其他上传通道，保证档案资源的电子数据与录音档案、录像档案等的结合，有效地确保档案原件和数字化档案信息的一致性。● 采用软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

● 同时，档案馆电子化管理系统也同步加强了纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，有效地确保档案原件和数字化档案信息的安全性。本系统针对纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录索引。

中晶档案馆电子化管理解决方案优势

标准的扫描设备,高效快捷、耐用稳定、精准呈现：

√ 快速连续扫描：可将纸质较好的A4纸质档案资料通过批量性快速扫描转化成电子化档案资料，既节省扫描等待时间，又便于已扫档案的整理归档，彻底提高工作效率。

√ 完美精确扫描：可将画册、照片等纸质较厚的档案资料通过平板扫描的方式转化成电子化档案资料，有效地保证原档案资料的高精度信息。

√ 一次采购，多年使用：维护保养操作简单，维护成本低，坚固耐用，达成长时间的日常使用需求。

完美的影像采集及识别技术，让影像更清晰、美观

√ 支援自动节选纠偏、背景平滑、黑边补白、二值化、去污渍、去装订孔、亮度对比度等影像调整功能，确保扫描影像接近原稿甚至优于原稿。

√ 支持删除空白页、智能拆页、空白页分割、指定扫描页数、折叠扫描、插入扫描、导入页面等更多人性化功能，让扫描不再是枯燥的作业。

√ 支持重张检测功能可有效减少档案信息遗漏，有助于提升档案信息的完整性。

√ 支持PDF文档加密，把自动归档后的档案进行加密，可有效的防止信息的泄漏。

智能人性化档案归整功能，为管理服务

对于已扫描的影像，可以做当前扫描批次的排序、替换、追加、删减、二值化、裁剪影像、亮度对比度的调整，确认调整完毕后再行上传。

第二篇：档案馆解决方案

一.档案管理系统（网络版）解决方案项目建设技术方案 产品简介

ES-OAIS4.0数字档案馆系统是参照开放档案信息系统（OAIS）参考模型设计、基于J2EE平台开发的全B/S结构的数字档案馆系统。系统通过强大的自定义表单及工作流引擎、即时消息服务,实现档案收集、利用的在线审批业务流程，对档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理。系统采用B/S结构和分级授权管理，可以满足不同地域档案的集中式或分布式规范化管理，并且通过系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略，可确保电子文件的长期保存与利用。通过系统提供的多种检索途径，用户可快捷地进行档案信息查询。2 产品设计目标

 参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多馆协同的数据集中或分布式数字档案馆系统；

 具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；

 向档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；  所有的档案用户界面都是基于WEB的，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。系统允许用户通过浏览器访问系统；

 采用强大的自定义工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。3 产品设计原则

标准性 3.1.ES-OAIS4.0数字档案馆系统的功能模型及底层信息包模型是完全参照开放档案信息系统（OAIS）参考模型设计的，OAIS参考模型为构建数字档案馆系统及档案的长期保存与利用提供框架性模型。另外，因为数字档案馆系统建设不仅仅局限于机构内部，应充分考虑各下属单位之间的信息互连，实现信息互联必需遵守一定的规范、标准，所以数字档案馆系统设计采用了开放的数据标准及技术，如都柏林核心元数据(DC)、XML、SOAP等。3.2.可扩展性

可扩展性原则不仅体现在系统底层架构的可扩展，还体现在上层功能应用的可扩展及用户数据集业务对象的可扩展。ES-OAIS数字档案馆系统设计采用灵活的模板技术，不管用户的所要管理的档案数据对象及相关的业务对象如何扩充或者变化，均可以在不需要任何二次开发的基础上，经过配置或设置后即可适应。3.3.先进性

在系统的研发过程中所采用的国际先进的技术路线和体系结构。必须采用是在国内处于领先水平，并且也是目前国际上所广泛采用的各种技术。数字档案馆系统采用了先进的web富客户端技术、全文检索技术、工作流引擎技术、Flex技术等，并且把各种技术融合在整个系统中。3.4.安全性

数字档案馆系统所处理的信息一般涉及企业的机密，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密等。4 产品特点

全新的突破性用户体验 4.1.ES-OAIS 采用客户最熟悉的Windows资源管理器界面风格，可以轻松查找和组织被关注的文档信息。系统采用最新的AJAX技术的界面框架，支持在页面上动态拖拽、列表状态录入等操作，操作简捷，让您获得突破性的用户体验，大幅提升工作效率。4.2.可扩展的档案信息应用模式

ES-OAIS提供数据结构、档号组合、信息展示、报表、统计方案等一系列信息平台定制特性,无需开发即可快速探索实现新的档案信息应用模式，保护您的投资价值。4.3.基于元数据的档案信息包引擎技术

可建立SIP（提交信息包）、AIP（存档信息包）、DIP（分发信息包），将元数据、数据结构、内容、规则信息组合形成档案信息包，帮助您实现数据交换、统一检索与长期保存。4.4.基于Web Service的档案前端控制技术

将归档的范围、元数据、格式标准前置于前端信息生成系统，形成完整、符合标准的SIP（提交信息包），调用Web Service服务，启动归档信息合法性校验、电子文件格式转换及归档审批流程,确保归档信息符合档案标准，实现真正意义的前端控制与文档一体化管理。4.5.可自定义的工作流引擎技术

ES-OAIS提供串行、并行、分支、合流的自定义工作流引擎，实现档案信息的接收、移交、利用、销毁等环节的工作流程审批，辅以多种方式的信息提醒，提高您的协同办公效率。4.6.全文检索技术

ES-OAIS提供类似Google、百度的检索模式，可对各种格式的文档、数据库等异质海量信息实现统一检索，提供关联检索、容错检索、信息摘要、逐层检索功能，百万数据亚秒级返回。4.7.在线编研

ES-OAIS提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，在线编研发布，发布后自动转换成FLASH电子书格式，减少专题信息整合的时间和难度，提高主动、定向服务的能力。4.8.Flash 3D富客户端虚拟现实技术

ES-OAIS可以帮助建立虚拟库房，采用3D技术远程动态展示库房、档案位置、排架空间、批量上架、数量统计、立体浏览，带给您全新的应用体验并提高工作效率。4.9.即时通讯技术

即时通讯功能实现类似QQ、MSN等即时通讯软件的功能，在用户单位局域网内部，用户登录数字档案馆系统后即可与在线用户进行实时文字交互、发送附件、发送档案条目数据等。此功能方便系统用户之间的实时交互，可以满足档案管理员与档案利用者之间的实时帮助与数据交互。4.10.电子阅览室

采用Flex富客户端技术实现的电子阅览室是数字档案馆系统的一个档案利用子系统。档案利用者可以通过电子阅览室查询数字档案馆系统中的授权信息，并且可以通过互交互功能，实现档案利用工作人员为利用者查询档案的功能。4.11.全新的电子文件在线阅读器

采用Flex技术实现的电子文件在线阅读器，使用户不必另行安装额外的电子文件阅读器插件，使用adobe Flash Player播放器即可在线浏览多种格式的电子文件。5 ES-OAIS体系结构

5.1.技术架构

ES-OAIS数字化档案馆管理系统基于J2EE平台的数字档案馆系统，系统的所有代码均使用JAVA语言开发。系统的后台数据库系统采用关系型数据库系统，支持ORACLE数据库系统。系统中的所有配置采用XML技术。技术架构如下图（5.1-1）所示：

（图5.1-1）

整个系统被划分成五个相对分开的逻辑层面：

 展现层：采用Struts框架实现MVC模式的展现层。是展现给系统所有用户的图形界面，它包括Ajax、HTML、JSP、Servlet、Java Applet。采用MVC模式的优势在于：代码重用性，MVC可以使用多种用户图形界面而系统核心处理功能无需改变；开发工作的协同性，Java开发人员与页面的美工人员的工作可同时独立的进行，并且图形界面的变更不会导致核心处理功能的变化；可靠性，因为显示功能与处理功能的分开，所以在不需要重新编译核心处理功能的情况下可以修改系统的图形界面。

 应用层：实现所有的档案管理业务逻辑。包括所有的档案管理功能，如档案的摄取、管理、保存、利用、访问等。工作流引擎贯穿整个系统的功能及业务流程，使各个相对独立或有先后次序的功能可以有机的结合起来，功能之间有相互调用的接口。

 服务层：作为整个系统的服务总线，为整体系统提供面向服务架构的开发工具包。其原理是将基础功能合并到开发工具包中，统一提供API接口供“应用层”调用，例如JavaMail为所有的模块提供邮件服务。这些开发工具包有：邮件服务类、消息服务类、文件处理类、FTP处理类、XML处理类、字符集转换类、唯一主键生成器、分页处理类、数据类型转换类、树型结构处理类、报表处理类、文件加/解密类等。

 信息包引擎：信息包引擎层是进行逻辑包与物理存贮包之间的转换层。它完成从信息包数据到数据库、文件系统、外部各种数据源之间的交互与存取功能，并提供统一的访问接口。本层向上提供访问接口，包括定义、查询和更新三方面的功能接口，向上层提供以DOM形式的信息数据包,将经过服务接口从各类数据源中获取到的数据转换为信息包、将数据修改命令转换为标准格式提交给服务接口执行。数据库接口使用hibernate 数据对象持久层技术实现。Xml文件访问使用w3c标准格式定义的xml文件系统作为数据源访问。

 数据层：存放系统的应用数据，是上层的数据源。数据源可以是关系型的数据库系统，如Oracle等；也可以是XML文档集(按照XML规范存放的数据)。5.2.系统架构

ES-OAIS系统的系统架构，如下图（5.2-1）所示：

(图5.2-1)

5.3.应用架构

ES-OAIS系统的应用架构，即功能模型如下图（5.3-1）所示：

(图5.3-1) SIP ：提交信息包；  AIP ：档案信息包；  DIP ：分发信息包；

 信息生产者：立档单位或个人；

 立档单位提交：立档单位在线将SIP批量远程传输至INGEST功能，由INGEST功能产生适合标准及保存的AIP。SIP在传输过程中处于加密、压缩状态。从SIP到AIP过程可采用工作流管理；

 个人提交：属于个人捐献档案。可在线著录档案元数据；  元数据：采用并扩展都柏林核心元数据标准(DC)描述档案信息；

 工作流管理：通过用户自定义的工作流引擎，完成信息提交、摄取、归档、利用审批等业务流程，管理员可实时监控流程进度；

 在线预订：利用者在线向ACCESS功能提交超过权限范围的数字档案利用请求，经管理员审核后，由ACCESS功能产生分发信息包(DIP)通过电子邮件服务发送至利用者；  安全防护层：包括数字传输加密、电子文件加密。5.4.系统总体数据流图

数字档案馆系统的基本功能之一就是管理归档数据，归档数据的主体是电子文件以及电子文件的描述信息（条目数据）。数字档案馆系统始终是为数据服务的，数据是数字档案馆的核心要素。下图(5.4-1)描述的是数据在数字档案馆系统中的总体的数据流。

（图5.4-1）ES-OAIS系统功能介绍

ES-OAIS系统功能结构图 6.1.ES-OAIS数字档案管系统的总体结构如下（图5.1-1）所示。6.2.ES-OAIS系统首页

ES-OAIS数字档案馆系统的首页可以根据用户单位的实际情况选择设置两种不同风格的首页，第一种风格：用户单位如有统一的信息发布平台或门户系统，并严格要求各个信息系统的需要发布的信息均提交给信息发布平台或门户系统进行统一的发布，这样就可以将我们的数字档案馆系统的首页设置为“操作系统模式”（如下图6.2-1所示），此模式类似于微软的windows操作系统的用户界面，也可以称为“桌面模式”，用户可以将一些常用的功能菜单的快捷方式放到桌面上，从而减少的用户的菜单导航工作。

（图6.2-1）

在“桌面模式”下系统具有如下特殊功能：

 用户可以点击左下角的“开始”按钮，进入数字档案馆的主菜单（如上图6.2-1所示）；

 用户可以主菜单的功能导航，将鼠标放置在某个功能菜单上并点击右键后，出现“发送到桌面快捷”按钮即可将该功能菜单发送到桌面上，形成桌面快捷方式；  用户可以在桌面上找到想要删除的快捷图标，将鼠标移至图标上面，然后点击鼠标右键后，出现“删除桌面快捷”右键菜单后，点击后即可删除桌面上的快捷图标（如下图6.2-2所示）；

（图6.2-2）

 用户可以设置自己的桌面背景图，即根据用户自己的喜好选择桌面背景图片，并可以设置桌面背景图片的显示方式：平铺、居中，还可以设置桌面的字体颜色等，如下图（图6.2-3）所示：

（图6.2-3）

 用户可以设置属于自己的系统主题风格，系统主题风格主要是指系统弹出窗口的边框的颜色、透明度等，如下图（图6.2-4）所示：

（图6.2-4）

第二种风格：如果用户单位的档案馆日常需要发布的信息较多，则我们的数字档案馆系统的首页可以设置为“窗体模式”（如下图6.2-5所示），“窗体模式”也可以称为portal模式（门户模式），用户可以自行设置信息发布的一级栏目、二级栏目、栏目中的具体内容（上传doc、pdf、html等格式的电子文件或在线编辑HTML网页）、栏目的布局（通过拖、拉、拽实现栏目的摆放）等。用户可以自行设置不同的栏目，如馆藏指南、档案利用指南、档案标准规范、工具下载等一级栏目。

（图6.2-5）

6.3.ES-OAIS系统标准功能

ES-OAIS数字档案馆系统一级功能图如下所示：

6.3.1.我的个人空间

我的个人空间，或者可以称为“我的工具”，是ES-OAIS数字档案馆系统用户的个人工作空间，充分体现ES-OAIS数字档案馆系统对个性化需求的实现。功能包括编辑用户信息、我的收藏、档案信息订阅、订阅信息查看、即时通讯、我的下载、环境变量配置功能。

我的个人空间中包括的功能模块如下所示：

6.3.1.1.编辑用户信息

编辑用户信息功能，用于数字档案馆用户在首次登陆系统后修改自己的登录密码及其他相关信息，如E-Mail、联系电话等信息，并且可以显示当前用户所拥有的角色。

6.3.1.2.我的收藏

我的收藏功能类似主流web浏览器中的收藏夹功能，档案查询用户在检索到感兴趣的档案条目信息后，可以在查询结果中选择并收藏到自己个人的收藏夹中，方便日后在我的收藏夹中再次查看档案信息。如果用户的权限不足以查看或下载收藏夹中档案条目信息关联的电子文件，则在我的收藏夹中也可以发起电子文件浏览或下载的审批流程。

6.3.1.3.档案信息订阅

档案信息订阅功能实现档案查询用户对现有档案门类中的新增档案信息的订阅功能，即用户针对现有的某一个档案门类设置数据的过滤条件，然后数字档案馆系统会自动将该门类下新增数据中符合已经订阅的过滤条件的数据分发给该用户。例如，档案查询用户订阅了2009文书档案卷内目录中题名包含“任免”的档案信息，则2009文书档案卷内目录中一旦存在新增的关于“任免”的档案数据时，该档案查询用户就可以在信息订阅查看中看到系统自动分发的关于“任免”主题的档案信息。如果用户的权限不足以查看或下载订阅信息中档案条目信息关联的电子文件，则在信息订阅查看中也可以发起电子文件浏览或下载的审批流程。

6.3.1.4.订阅信息查看

档案信息订阅查看是档案利用者查看自己所订阅的信息的功能页面。

6.3.1.5.即时通讯

即时通讯功能实现类似QQ、MSN等即时通讯软件的功能，在用户单位局域网内部，用户登录数字档案馆系统后即可与在线用户进行实时文字交互、发送附件、发送档案条目数据等。此功能方便系统用户之间的实时交互，可以满足档案管理员与档案利用者之间的实时帮助与数据交互。

6.3.1.6.我的下载

我的下载是提供用户查看自己下载的数据记录，管理员可以查看所有用户的下载记录。

6.3.1.7.环境变量配置

在“环境变量配置”模块中可以根据不同用户，定义“模糊查询字符连接关系”、“系统自启动”、“文件归档处默认显示数据日期范围”这些配置项。

通过“模糊查询字符连接关系”可以设置模糊检索时以空格隔开的关键词是并且还是或者关系。

“系统自启动功”能实现了将常用功能模块设置为自启动项的功能，当用户登录后会自动打开这个模块，从而方便了用户操作，（注：只可设置一个功能模块为系统自启动模块）

“文件归档处默认显示数据日期范围”可以设置归档目录窗口中显示数据的范围（注：日期范围以数据的系统字段“创建日期”为准），该配置项只在当前用户有“文件归档”模块的权限时才出现。

6.3.2.馆务(协同)工作平台

馆务（协同）工作平台适用于档案局、档案馆用户，实现档案局(馆)内部的管理及档案业务流程的运作，馆务工作平台可以根据用户的实际业务流程，在不需要任何开发的情况下，用户可以自定义工作流程图及审批表单，如可以定义与档案业务类流程：档案利用审批流程、档案移交接收流程、档案销毁鉴定流程等；可以定义档案馆内部的内控类流程：月工作计划流程、请假申请流程等。馆务（协同）工作平台不仅可以实现与档案业务密切相关的工作流程，还可以实现档案馆内部管理相关的管理流程。

6.3.2.1.工作流管理

工作流管理，即工作流自定义功能。可以根据用户实际的业务工作流程，在线定义流程图。流程图定义过程简单、易操作，在很短的时间内即可定义完业务审批流程。可以为流程中的节点定义相关的审批角色或用户、可以为流程中的路径定义相关的操作，如导入数据文件、修改档案条目数据状态值等操作；可以定义流程中的回退、分支、聚合等过程；可以复制已存在的流程。

系统预置了档案移交与接收流程，档案移交与接收模块主要适用于离线数据包的移交与接收，即用户使用微软公司的Excel软件进行离线的数据录入工作，在系统提供的档案移交申请单中填写相关的移交信息并将Excel文件作为附件一起移交，并启动系统的移交接收工作流，档案数据接收人员可以对接收的内容进行查看、检查，检查无误后即可以将数据接收进档案的收集整理库（预归档库）。

系统预置了档案利用审批流程，档案利用审批流程应用于电子文件的浏览及下载权限的申请。档案利用者通过在线档案查询（关键词检索、综合业务查询、全文检索），查询到感兴趣的档案后，如果当前用户无权浏览或下载电子原文，则可以发起权限申请流程，通过档案管理人员审批通过后，即可进行电子原文的浏览或下载操作。

流程定义页面如下图所示：

6.3.2.2.表单管理

表单管理功能，即工作流审批表单的自定义功能。实现与工作流相关联的审批单的自定义。如定义档案利用审批单、档案移交审批单，类似OA系统的审签单、收文处理单、发文处理单。表单自定义过程中可以实现为表单添加文本字段、日期字段、下拉列表、表格布局、数值字段、字段分组等组件；可以为表单中的字段定义计数方法，自动生成字段值等；可以复制已存在的表单。

表单自定义页面如下图所示：

6.3.2.3.流程监控

流程监控功能可以让系统管理员方便的查看当前系统中正在运行的流程实例、已经完成的流程等，可以终止正在流转的流程；可以查看某个正在运行流程的流程图，直观的看出已经进展到哪一个审批环节。

6.3.2.4.新建协同 新建协同功能，即系统用户通过此功能，在系统中发起业务流程审批流程，如发起档案利用审批流程，用户填写档案利用审批单中要求填写的利用者信息及其它相关信息后，即可发起利用审批流程。并且，利用审批单中可以添加附件及用户通过查询获取到的档案条目数据信息；用户可以临时保存未填写完毕的利用审批单，即可以将利用审批单保存到“待发协同”中。

新建协同的页面如下图所示：

6.3.2.5.协同管理

待发协同功能管理用户保存的未填写完毕的业务工作审批单，用户可以打开待发协同，继续填写或直接发起协同。

6.3.2.6.馆务(协同)授权

馆务（协同）授权是用来实现对角色授予新建协同、协同管理中工作流的发起权限的，只有系统超级用户（具有admin角色的用户）、部门管理员用户有这个模块的权限（在“机构和用户管理”模块中指派用户为某个机构的管理员）。

6.3.2.7.表单授权

表单授权功能，实现为不同的角色，设置不同的工作流表单权限。即系统可以为不同的角色设置不同的可申请流程。

6.3.3.接收中心

接收中心是信息生产者提交的待归档电子文件的集中处理平台，是待归档电子文件的集结地，主要实现立档单位向档案馆提交档案数据、档案馆接收及档案系统与其它应用系统之间的数据转换。接收中心完成了整个系统的前期文件、资料的收集和整理。主要包括与现有OA系统、ERP系统的数据交换，前期文件资料的收集。对于整理者而言需要完成文件资料信息补充、校对、提出移交申请移交，对于档案馆接收人员而言需要完成移交数据的审核、数据接收。各类文件信息经过接收中心的加工后分别形成不同类别的档案信息进入档案库。

接收中心包括的功能模块如下所示：

6.3.3.1.档案收集整理

档案收集整理模块是预归档数据的统一处理平台，是预归档数据的集结地、临时存放库。预归档数据包括：从各个信息生产者系统提交到数字档案馆系统的电子文件及关联的描述信息或者是由档案管理员手工著录的公文数据（收文、发文等）、组织或个人提交的文件材料等。

档案收集管理主要管理立档单位本身的公文(收发文)、科技文件及在立卷归档前的文件数据。根据本单位文件管理的实际情况定义其收集库结构，及相关的报表、排序规则等。基础操作包括接收外界数据（数据交换接口转换过来的数据），整理人员直接对文件（预归档）数据的增加、删除、修改、报表打印、查询、批量修改、批量删除、批量挂接电子文件等功能。

6.3.3.2.文件归档

在文件归档过程中，用户可以按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库，在临时库中可以进行人工干预，将不需要归档的信息移除，并可进行手工的调整，如案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等信息。经用户调整后可以将临时库正式移到档案正式库里，在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过文件归档，档案的绝大部分信息都已自动生成，包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。

文件归档过程中支持在web页面上进行条目拖动，实现调件的功能。

6.3.3.3.批量上传文件

档案管理员传输电子文件的方式，采用ftp。管理员可以使用此功能将存放在本地的电子文件批量上传至档案系统的ftp服务器。FTP文件传输功能采用java Applet技术。Java Applet 是用Java 语言编写的一些小应用程序，这些程序是直接嵌入到页面中，由支持Java的浏览器(IE 或 Fireforx)解释执行能够产生特殊功能的程序。它可以大大提高Web页面的交互能力和动态执行能力。当用户访问包含applet的网页时，Applet被下载到用户的计算机上执行，但前提是用户使用的是支持Java的网络浏览器。由于Applet是在用户的计算机上执行的，所以它的执行速度不受网络带宽的限制。

6.3.3.4.通用数据文件转换

通用数据文件转换解决，用户历史数据文件的转入数字档案馆系统的问题。用户在数字档案馆系统建设之前，可能有大量的档案条目数据文件存在，比如档案条目数据保存在excel、dbf格式的文件之中。通用数据文件转换功能即可将这些临时性的数据文件无缝的转入到数字档案馆系统之中。系统提供数据文件与数字档案馆系统数据表的字段对应关系设置，所以不管这些数据文件的字段名称是否与系统的字段名称是否一致，均可以将数据转入到数字档案馆系统之中。

6.3.3.5.离线数据著录工具制作

离线数据著录工具制作的应用场景是，对于一些无法在线使用系统进行数据著录的用户，他们可以此功能导出一个数据著录工具包，使用此工具包进行数据的著录，并且可以将著录完毕的数据通过数据著录工具包中的数据提交功能转入到数字档案馆系统。比如一些工程档案，工程档案一般是由一些工程承包单位进行整理归档，而工程参建单位的档案员可能无法登录数字档案馆系统进行数据著录，此时就需要使用数据著录工具包进行数据著录。

用户可以从系统中导出“离线录入编辑工具”和用户需要进行离线录入编辑的档案结构信息数据包，用户可选择导出“档案著录”或是“收集整编”中的某些或全部档案结构树，并有选择的设置“离线录入编辑工具”需要的文件服务器相关信息。离线数据著录工具包是采用RAD开发工具PowerBuilder技术实现的，界面友好、美观。

6.3.3.6.批量加解密工具下载

批量加解密工具可对本地文件进行加解密，包含单个文件的加解密、多个文件批量加解密，该工具需在档案管理系统中下载。

6.3.4.管理中心

管理中心主要是完成对已收集的数据进行各种管理操作，如生成存储信息包，进行信息的整理归类、进行档案数据的长期保存、包括与接收中心、利用中心通过工作流管理进行信息的审批交互等工作。

6.3.4.1.元数据管理

为规范电子文件的归档、移交、接收、管理、利用等工作，统一电子文件的档案特征信息，充分发挥档案资料在企业管理中的作用；为实现不同机构、不同系统之间文件及信息的相互操作；为实现归档电子文件的长期保存与利用；为保证归档电子文件的真实性与完整性，需要在企业内部形成一套规范统一的电子文件元数据标准。

什么是电子文件元数据？元数据最本质、最抽象的定义是：关于数据的数据（data about data）。它是一种广泛存在的现象，在许多领域有其具体的定义和应用。在图书馆与档案馆界，元数据被定义为：提供关于信息资源或数据的一种结构化的数据,是对信息资源的结构化的描述。其作用为：描述信息资源或数据本身的特征和属性,规定数字化信息的组织,具有定位、发现、证明、评估、选择等功能。电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。

元数据应用于电子文件的目的是什么？

 确认和检索，主要致力于如何帮助人们检索和确认所需要的信息资源（电子文件），数据元素往往限于作者、标题、主题、位置等简单信息，都柏林核心元数据Dublin Core是其典型代表。

 著录描述，用于对数据单元进行详细、全面的著录描述，数据元素囊括内容、载体、位置与获取方式、制作与利用方法、甚至相关数据单元方面等，数据元素数量往往较多，MARC、GILS是这类元数据的典型代表。

 资源管理，支持信息资源的存储和使用管理，数据元素除比较全面的著录描述信息外，还往往包括权限管理、电子签名、资源鉴定、访问管理等方面的信息。 电子文件的保护与长期保存，支持对电子文件进行长期保存，数据元素除对资源进行描述和确认外，往往包括详细的格式信息、制作信息、保护条件、转换方式、保存责任等内容。保证电子文件在未来的一个不确定的时间段之后，在不需要任何帮助或培训的前提下，仍然可以被利用者搜索、发现并理解其内容。

 有利于电子文件在不同信息系统之间的交换，电子文件从产生、归档、利用等环节，可能分别处于不同的信息系统中，对电子文件的描述性元数据可能不一致，导致电子文件在不同信息系统中交换非常困难，如果统一电子文件元数据的定义，则可以解决这个问题。

6.3.4.2.命名空间管理

因目前描述文档资源的元数据标准较多，如果固化一种元数据标准在系统中，则会失去系统的灵活及可扩展性，所以系统中可以定义不同种类的元数据标准，即不同的命名空间，如国家档案局电子文件元数标准、都柏林核心元数据（DC）等。不同的命名空间就是不同的元数据标准。不同的命名空间关联若干的元数据元素，一个命名空间管理一套元数据集。

主要功能包括命名空间的增加、删除、修改、保存，元数据的增加、删除、修改、保存等功能。

6.3.4.3.业务管理

业务管理，“业务”在系统中包括档案管理业务、收集整理业务、档案编研业务等。业务是根据档案管理工作中的一些列管理功能抽象出来的一套通用信息资源管理模式，一整套信息资源管理体系，包括数据结构维护、数据的组织分类、数据的增加/删除/修改、报表打印、数据统计、数据查询等一系列的功能。业务管理是作为平台化数字档案馆系统的核心特征。

除了系统预置的档案管理、收集整理、档案保管、档案销毁、档案库房、文件管理等基本业务之外，用户还可以在业务管理模块中新增自己的业务，以适应信息资源多样化的管理需求。如用户可以定义“资料管理业务”，经过简单的设置后，即可进行组织内部资料的管理，包括资料的分类组织、资料的录入、查询、统计、数据授权等管理功能。

6.3.4.4.模板定义

模板管理是ES-OAIS数字档案馆系统的平台化、可扩展、灵活性的核心体现。数字档案馆是为数据服务的，数字档案馆所管理的数据的特征信息是多种多样的，如文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等，如果没有一个灵活的、可扩展的平台化系统支撑，就很难构建一个强大数字档案馆系统的基础架构及设施。

模板管理模块包括档案模板定义、收集整理模板定义、档案编研模板定义、库房模板定义、信息发布模板定义等，实现根据用户的实际业务情况定义档案各个业务所管理数据的门类（结构）及相关的著录项，并且可以定义与结构相关的各种业务规则，如排序规则、报表规则等。

系统对档案信息包(pkg)的结构做统一的处理，即对不同业务的数据结构组织均采用统一的信息包结构来处理，将档案模版定义(archive)、档案收集模版定义(prearchive)、档案编研模版定义(compile)等多个业务抽象成为一个相同的信息包结构，信息包结构相当于一个数据组织结构的模型，信息包模型可以应用到大部分的档案管理业务。这样对结构的修改、数据增加、修改、删除都可以采用同样的代码来处理，有利于提高档案管理系统的可靠性、健壮性。

模板定义主要包括如下功能：

1)结构定义：设置档案门类的数据库表结构，包括增加表结构、删除表结构、字段的增加、删除、修改、保存，通过已有的表结构模版创建档案门类的表结构； 2)字段选择设置：设置数据展现列表状态时的字段及表单状态下的字段；表单状态下的字段通常是用户在录入数据时所能看见的字段。还可以定义不同的档案管理业务具有不同的字段显示规则，如定义关键词检索时展现给用户的列表字段及表单字段、定义综合查询字段的选择、定义追加携带字段的选择。包括选择字段、保存等功能；

3)关键字规则设置：设置逻辑上的表关键字，用于数据唯一性校验。包括选择字段、保存等功能；

4)排序规则设置：设置数据展现时的排序规则，可以按照升序或降序排列，可以定义一个或多个排序字段。包括选择字段并保存功能；

5)组合字段规则设置（档号规则设置）：设置组合字段的组成规则，包括选择档号的组成字段、保存档号规则等功能。此规则主要应用于数据录入时根据组合字段的规则，自动生成组合字段的值，如自动生成档号。

6)结构关联规则设置：定义父结构与子结构的字段关联关系，包括选择字段对应关系设置、保存功能。字段的对应关系包括字段值之间的相等、求和、求起止值关系，此规则应用于数据著录时自动的将案卷的字段值携带到卷内的相应字段中、由卷内“页数”字段值可以自动的生成案件的“总页数”字段值、由卷内目录的“成文日期”生成案件目录的“起止日期”字段值等操作。

7)报表规则设置：设置与结构相关的各种报表格式，报表的样式及字段可以由用户自行定义，可以定义包括案卷目录、卷内目录、盒封面、盒脊背等样式的报表。功能包括：新建报表、删除报表、修改、保存报表；

8)字段值规则设置：设置数据录入或立卷操作时需要系统自动生成流水号的字段规则。如在档案录入时，“案卷号”一般是流水号，根据“保管期限”形成小流水号，则规则设定后，即可在录入时自动生成案件号。

9)字段代码规则设置（数据字典规则设置）：设置与结构相关的数据字典，即字段的值域列表，在数据录入或显示时生成下拉菜单。功能包括数据字典的增、删、修改、保存等。例如定义“保管期限”的值可能包括“永久”、“长期”、“短期”，“密级”的值包括“内部公开”、“秘密”、“绝密”等。

10)扫描规则设置（电子文件挂接规则）：设置电子文件的批量挂接规则，即批量加工数据成品导入系统后，须将电子文件按照文件名规则批量挂接到档案条目中； 11)统计规则设置：设置与数据节点相关的统计规则，如设置统计某个数据节点下包含盒的数量、件的数量及电子文件的数量。统计方式包括计数、求和、求最大值、最小值等；

12)字段分组规则设置：设置数据录入表单中的字段分组情况，如档案录入的表单中，如果字段太多，且字段的属性类型不同，例如一些字段是档案的背景信息、一些字段是档案的内容信息或描述信息，系统运行定义不同类型的字段分组，让用户一目了然的了解档案信息。

模板定义的界面如下图所示：

6.3.4.5.结构模板定义

结构模版定义是定义系统中需要使用的业务数据表结构属性信息。系统中可以定义多个结构模版，并且可以为指定的结构模版分配字段模版，这样在用户定义档案库表结构时就可以引用预先定义好的结构模版来创建业务数据表结构，如创建科技档案案卷级目录的表结构、科技档案卷内目录的表结构、文书档案件盒级目录的表结构（归档文件目录的表结构）等。通过结构模版定义可以简化用户的数据录入与维护操作，并且可以统一和规范业务数据表的结构。

主要功能包括结构模板的增加、删除、修改、保存，及为某个结构模板分配预先定义的字段模板等。

6.3.4.6.报表维护

系统内置了五十多种报表模板，完全符合国家档案局的要求，但用户也可根据自己行业的特点，对已有的报表进行修改，或增加自己需要的新的报表，以满足日常工作的需要。用户可以进行报表的格式修改，如修改字体、大小、线条的位置等。

6.3.5.档案业务管理

档案业务管理模块实现档案管理的核心业务，包括各个档案门类信息输入、维护、统计、库房、存储等业务。管理的档案门类包括：文书档案、科研档案、会计档案、声像档案、实物档案等。为统一管理的方便，系统将所有的档案门类按照树状的结构组织在一起，对各个门类的档案数据的录入、修改、维护作相同的处理。档案业务管理包括如下模块：档案著录、档案统计、库房管理（库房实体管理、库房实体图形化显示）等子模块。

6.3.5.1.档案著录

档案著录是档案信息的输入及维护模块，实现档案的登记、修改、查询、电子文件的挂接等功能。档案著录功能是根据“档案模版定义”中定义的档案门类结构输入档案数据。

档案著录模块的具体功能如下：

1)档案条目信息的增加、删除、修改、保存等功能：实现档案案卷、卷内文件条目信息的录入、维护操作；

2)条目信息的上下翻页功能：对于案卷库数据及卷内文件库数据的显示，采用分页方式。包括“上一页”、“下一页”、“首页”、“末页”等操作；

3)综合查询功能：通过操作组合查询条件进行查询，如通过提供的条件组合页面形成的查询条件“保管期限=‘长期’”检索档案库。操作方式：先组合检索条件，然后点击检索即可查询；

4)模糊查询功能：用户在查询输入框中输入关键词，即可查询出档案条目信息中的包含该关键词所有条目信息；

5)批量删除功能：系统根据用户输入的检索条件批量删除档案条目数据。功能包括组合检索条件、执行批量删除等；

6)批量修改功能：系统根据用户输入的检索条件，批量修改所选字段的值。功能包括替换、加前缀、加后缀等。功能包括组合检索条件、执行批量修改等；

7)批量挂接电子文件：系统根据已经设置的原文路径及电子文件命名规则，将文件的记录与保存在文件服务器的电子文件批量关联；

8)档案报表打印功能：可以打印输出各种档案报表：如案卷目录、总目录、卷内目录、全引目录、归档文件目录、案卷盒脊背、卷内备考表、案卷封面等； 9)批量生成组合字段值（档号）：根据预先定义档案档号规则自动生成档号； 10)追加携带功能：即在登记数据时，系统可以自动携带已经录入的内容。携带有两种方式：在添加记录时，可以将指定记录的内容复制到新记录中；将案卷级的记录内容复制到文件级的记录内容中；

11)数据导入功能：导入外部数据文件，数据文件格式包括：xml文件、excel文件； 12)数据导出功能：将系统数据导出到外部数据文件，格式包括xml文件、excel文件； 13)批量上架、批量下架：将数据进行批量上架、下架操作；

14)挂接检测：该功能主要实现对数据条目和文件服务器上电子文件之间的挂接情况整体了解行成报告，以便整体把握电子文件和数据条目之间的关联情况； 15)自动组卷、自动组项目：这两项功能分别用于“案卷-卷内结构”和“项目-案卷-卷内结构”建立上下级关系，如在“案卷-卷内结构”录入数据时，先录入了卷内数据，然后才录入了案卷数据，这时候可以通过“自动组卷”功能，建立“案卷数据和卷内数据”之间的相互关系，卷内数据会关联到相应的案卷数据之下。

6.3.5.2.档案统计  馆藏统计

档案统计模块实现对系统中的档案信息的数量统计，实现对已经著录进档案管理系统的档案馆藏资源统计，可以跨全宗、档案门类统计。馆藏统计用于管理档案馆各门类档案的信息统计方案，产生统计报表。馆藏统计的定位是为了全面体现馆藏信息，有条理的给管理者提供馆藏信息。

报表输出文件的类型包括PDF、DOC、EXCEL三种格式。

 年报管理

为了准确地撑握全国档案事业的基本情况，以便对全国档案事业实行科学的管理，国家档案局特建立了全国档案事业统计年报制度，该制度通过定期填报档案事业统计年报来实施。年报管理模块主要是对本单位及下属单位的年报进行管理，包含添加、编辑、删除年报，对本单位及下属单位的年报进行年报汇总，支持年报利用情况的自动统计以及馆藏数据的统计，支持接与上报功能。提供档基三与档基三附表模板。

6.3.5.3.库房管理

 库房实体3D显示

库房管理是管理档案实体的存放位置，采用树形结构与图形方式组织库房内部的档案实体的保存装备及档案实体。用户可以直观的查看以3D图形方式表示的档案装备或档案实体。库房实体3D显示采用富客户端技术实现库房场景的虚拟现实。可以根据预先定义的库房结构及库房装备的装载能力自动的生成档案实体的存放位置(库位号)。并且可以实时的查看库房的馆藏情况，如每个库房的案卷数量、每个排架的案卷数量等；可以实现档案盒的上架及下架操作。

 库房实体档案管理

库房实体档案管理是对库房实体数据进行系统初始化及管理维护工作。如地区、库房、排架、层、列等实体对象，即对库房实体对象进行增、删、改、查等操作。库房实体档案管理功能是库房实体3D展现的基础功能模块。

6.3.5.4.档案保管管理

档案保管管理实现对档案实体的保管情况进行管理的功能。如对档案的丢失、损坏进行登记、管理。

6.3.5.5.档案销毁管理

档案销毁管理模块实现档案的销毁情况的登记和管理。在档案著录模块中可以进行手动或自动的鉴定，对到期的档案进行销毁处理，将档案条目转入档案销毁库进行管理。

档案鉴定销毁过程，可以结合工作流引擎实现，档案鉴定销毁的流程控制。

6.3.5.6.移交管理

移交管理是用来统一管理每个用户自己发起的移交单信息：

6.3.5.7.接收管理

接收管理是接收人员统一处理所有移交人员发来的移交信息：

6.3.5.8.移交接收统计

移交接收统计模块是用来统计移交管理、接收管理的信息：

6.3.6.6.3.6.1.利用管理

档案借阅登记

档案的价值在于利用，档案人员不仅要管好档案，更要用好档案，为领导决策提供及时准确的依据，最大限度地发挥档案的作用，只有这样，档案工作才会受到足够的重视和支持。

档案借阅登记实现档案利用者对档案实体(纸质档案)的借阅登记功能。档案管理员根据利用者提出的档案实体外借申请，对借出的档案进行相关信息的登记，如借出档案的档号、题名、借阅人、借出时间等信息。

档案借阅登记模块实现了档案实体的查阅、借阅、预约、续借、归还等相关操作。

6.3.6.2.档案借阅归还

档案借阅归还功能实现已借出档案的管理。包括已借出档案的续借、归还等操作。

6.3.6.3.借阅模板设置

借阅模板设置功能是档案实体借阅相关借阅数据表的定义及维护。包括利用单、利用数据表的结构定义、报表、档案库字段与利用库字段的对应关系、续借相关设置等。

6.3.6.4.利用统计

利用统计模块实现档案实体查借阅的情况。可以统计档案利用的人次、件次等数据信息。

6.3.6.5.索引库管理 索引库检索管理主要是实现索引库的管理，为实现检索提供服务。创建索引库是将档案保存描述性PDI和关联电子文件原文组合成索引库。支持全文检索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。全文检索库的建立粒度需要根据用户常用检索模式、档案数据结构、系统性能问题、授权问题综合考虑。建立的原则是资料内容稳定，和档案库树型结构的叶子节点基本一致。索引库的管理主要包括索引的建立、增量、重构操作。这些工作可以定义任务，归属于系统调度，由计算机自动调度执行。

 全文索引外挂词库维护

全文索引外挂词库维护模块主要提供用户自定义新词汇功能。可以动态的接受用户在“全文检索”处输入的关键词，并使用户能增加自定义的或特殊的词汇到全文检索分词词库中，方便用户查找特定档案信息。

 全文索引扩展词库管理

为了增强全文检索系统的分词，提高检索命中率，增加了全文检索扩展词库管理的功能。当用户有新的专业词库时，可以将词库文件新增到扩展词库系统中，通过上传词库进行词库的更新、增量等操作。词库文件为*.dic格式文件。

添加词库、更新词库后，需要重建全文索引库，才能词库中的词加入到全文检索系统的分词中。

第三篇：档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。

第四篇：档案馆档案数字化和信息化工作制度

档案馆档案数字化和信息化工作制度

为确保国家秘密安全，促进档案信息化工作健康发展，杜绝档案数字化和档案信息化过程中的失泄密隐患，加强档案整理和数字化管理工作，现结合本馆实际特制定如下制度：

第一条

标有密级且未经解密的涉密档案，不得数字化和信息化。

第二条

对聘用工作人员的家庭背景情况进行审核，工作人员户籍必须为中国大陆公民。

第三条

与数字化和信息化工作人员签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

第四条

所有数字化和信息化工作必须在我馆自备档案数字化场地进行，所有数字化设备和软件须进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。对工作中使用到的计算机的输出接口采用物理和软件的方式进行屏蔽处理，防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，其他人员未经授权无权访问。

第五条

数字化场地必须安装视频监控设备，做到凡是有档案实体的地方都有视频监控。视频监控录像由专人保管，无关人员不得使用。

第六条

明确本馆负责档案数字化和信息化安全管理工作的分管领导，落实责任科室和人员，责任人员定期对所有数字化设备和软件进行保密技术检测。建立安全值班制度，每天定时由责任人员对工作现场进行监督，及时解决工作中出现的问题，消除安全隐患。

第七条

禁止非本项目人员进入数字化场地，如因特殊情况需向局(馆)分管领导报告，获得批准后方能进入。

第八条

严禁在工作室进行任何形式的有线或无线互联网连接，严禁采取手抄、拍摄、复印、打印、发短信或电子邮件等手段复制或摘录档案内容外传。

第九条

不得在工作室私自使用计算机、打印机、扫描仪、复印机、通信工具、摄录器材等设备；禁止使用外来的磁盘、U盘、MP3或光盘等存储载体。

第十条

工作人员上班时按规定穿工作服，禁止携带任何食物、流质等进入工作间；禁止喧哗、聊天、随意走动等与工作无关的事情；禁止私自乱拆、乱放、乱换办公设备，禁止私自改变计算机的硬件、软件程序；禁止携带易燃、易爆、有毒、有害等物品进入工作间。

第十一条

工作人员下班后必须迅速离开，禁止将办公物品、纸张等带出工作间外。

第十二条

工作人员每天下班后做好数字化场地环境保洁，负责检查灯、电脑及空调的电源关闭情况，并将门窗关好，注意防火防盗，做好安全防范工作。

第十三条

数字化整理过程中所产生的废纸必须存放在指定地点，每星期集中清理一次。清理时需安排专人对废弃纸张进行检查，确保其中没有夹带任何档案文件方能清出工作场地。

第十四条

档案数字化任务完成后，必须清除设备中的所有信息并作安全技术处理。

第五篇：数字化智能小区解决方案

数字化智能小区解决方案

智能小区的概念是建筑智能化技术与现代居住小区相结合而衍生出来的。就住宅而言，先后出现了智能住宅、智能小区、智能社区的概念。我们可以这样认为：智能化住宅小区是指通过利用现代通信网络技术、计算机技术、自动控制技术、IC卡技术，通过有效的传输网络，建立一个由住宅小区综合物业管理中心与安防系统、信息服务系统、物业管理系统以及家居智能化组成的“三位一体”住宅小区服务和管理集成系统，使小区与每个家庭能达到安全、舒适、温馨和便利的生活环境，最终目的是使每个住户得到满足其需求的最佳方案。

波创企业集团致力于成为中国最大、国际知名的家居智能化、小区智能化产品制造商及方案提供商。为客户提供智能家居/网络家电/嵌入式系统/数字家庭/地产科技等领域的技术和产品。

“波创公司”自主研发的“波创EHOME智能家居”产品分为四大系统，即包括智能网关系统、信息家电与灯光控系统、智能照明控制系统、家居综合布线系统，具有系统兼容性、扩展性、可升级性。各系统即可独立使用，又可互相兼容，操作应用方便，是当前智能化小区产品的创新与升级产品。

波创数字化智能小区系统主要包括以下六大功能：

一、楼宇彩色数字可视对讲

1、组网方式简便、灵活，适合大型社区和复杂环境的联网。系统采用星型网络结构，通过TCP/IP网络传输实现点对点呼叫，通话不会占线；

2、室内机之间可以实现户户通话；

3、可留影留言，具有免打扰功能，可模糊房号输入。

二、安防报警

1、室内机提供3种定义好的布防模式：外出、在家、就寝；还可以根据实际需要自定义布防；

2、报警系统是建立在小区局域网网络平台上，一旦发生警情，报警信息就会及时上传至管理中心，保安人员会及时与业主联系并上门服务。同时报警信息也会发给设定好的相关固定电话和移动手机。室内机也会发出报警声音和闪烁图标；

3、联动抓拍功能：窃贼闯入时，触发探测器，启动摄像机及时抓拍窃贼图像（4幅）并保存在室内分机里。

三、信息发布

通过小区管理软件，物业管理者可以编辑如文字、图片、视频等各种信息，实时的将信息发送至业主家中的智能网关上，业主可以通过智能网关提示来浏览中心服务器上的各类信息。

四、小区商城管理 实现方式

1、通过波创小区管理软件，将各个商家如超市、酒楼、诊所等编辑好的信息放在小区中心服务器上，建立虚拟超市，小区业主通过智能网关就可以登录中心服务器实时浏览各类信息了；

实现方式

2、将购物平台建立在商家电脑上，并与小区进行联网，业主通过网关对商家购物平台进行访问并进行商品采购。

五、远程监控

业主可通过电脑登陆家庭网关，实现对家庭环境的实时监控，网关并可外接三个普通摄像头实现对不同区域的实时监控。

六、设备自检和远程维护

通过系统状态，可以实时查询网关本身信息和与各种外接设备的连接状态，并对各种状态做出判断，以确定网关是否处于正常工作状态；当网关出现故障时，工程技术人员可以通过电脑直接登陆网关进行故障判断和排除。

波创数字化智能小区系统系统特点：

1、组网方式简便、灵活

小区联网是叠加在已有的小区宽带数据传输网上的业务网络，向宽带数据传输网提出传输要求，而不单独建设承载网。

2、适合大型社区和复杂环境的联网

对于大型社区或环境复杂的大型别墅群，传统的总线对讲系统在联网时容易出现信号传输质量问题，特别是视频联网，总线对讲系统需要增加视频中继设备，容易造成信号衰减，影响视频质量，同时给施工和维护造成极大的困难；使用波创全数字网关则各种信号通过TCP/IP协议以数字方式传输，不需要增加中继器等设备，而且信号质量稳定可靠。

3、克服占线问题

克服总线对讲系统做出现的占线问题，波创全数字网关系统采用星型网络结构，通过TCP/IP网络传输实现点对点

4、采用标准接口

系统设备只需要门口机、室内分机和管理中心，不需要隔离器、联网切换器等层间设备，设备简单明了，安装简便，大大降低了施工难度和设备的故障率。采用网络布线，还可以与计算机共用网络，无须独立布线，比传统的系统的结构更加降低工程成本，将施工成本几乎降低到零。所有设备都使用国际标准接口，维护、保养及扩容都非常方便。

数字化智能小区联网图

独户功能列表

1、触摸式10寸/7寸高清数字屏；

2、全数字彩色可视对讲；

3、业主/访客影音存储；

4、14路有线安防报警；

5、无线网络浏览；

6、无线控制灯光/窗帘/家电；

7、电话/网络远程控制；

8、小区信息发布；

9、数码照片浏览；

10、远程视频监控；

数字化智能小区室内联网图

结束语

目前各地房地产开发商对智能小区建设的青睐是有其深刻的市场因素的，智能化住宅和智能小区建设市场的火爆是一种市场行为，必将进一步被市场所认同。政府的正确引导将有利于智能小区的建设规范化和科学化。市场是一把双刃剑，它会自动砍掉那些走火入魔的、不适合中国国情的智能化住宅。

随着信息技术的发展，智能住宅和智能小区的内涵也不断的变化、发展。因此，我们有理由相信智能住宅和智能小区将有非常广阔的发展前景。