浙江省档案馆数字化加工验收办法

第一篇：浙江省档案馆数字化加工验收办法

浙江省档案馆数字化加工验收办法

一、总则

档案扫描后形成影像数据及档案条目、全文数据的质量检查，采用人工校对的方式，对数据质量进行检查。核对图像是否按照《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行扫描，扫描页码是否完整、是否有漏扫；图像是否去污、纠偏；图像与目录的挂接是否准确；条目数据是否符合著录格式等，数据质量达不到标准要求的，应退回加工部门要求进行修改或重录。

二、条目数据

1、视档案及其条目数量的具体情况，以抽检的方式，以全宗内的目录为单元进行检查验收。

2、在一个单元内随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性对照档案实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、核对的文件目录主要有档号、题名、责任者、时间、文号。

4、根据上述标准进行严格检查，其中，档号（数据编号）、选择扫描的页码、与电子目录的张页号是否一致的准确率要求达到100%，如发现一条错误，全部数据退回重检。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

5、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有条目进行逐条对照核对，同时停止档案发放，我方不提供错误数据。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

6、对检查情况认真填写《档案数字化质量检验工作单》。

三、图像数据

1、视图像数量的具体情况，以抽检的方式，对该全宗内的图像进行检查验收。

2、在一个单元内视数量情况，随机抽查5%的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性对照档案（照片）实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、图像应按规定的分辨率进行扫描，并以TIFF格式保存。图像色彩应符合规定要求。

4、对图像偏斜度、去污、失真度、图像方向等进行检查。图像倾斜度小于3度；图像方向端正（A3图像应旋转后保存），以符合阅读习惯。

5、图像黑边裁剪内边，居中保存。图像拼接后，原分散图像不保存。

6、文件夹的命名必须与条目档号（数据编号）相一致，准确率100%；扫描图像完整性（具体参照第7条）要求100%正确。以上二项项目如发现一条错误，退回重检，我方不提供错误数据。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

7、图像完整性：不准缺页、漏页。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，要求重扫。大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。

8、图像排序要求：扫描图像的排列顺序与档案原件排序要求一致，对于原件排序错误,扫描中作出正确的调整,应在处理单上注明,否则作排序错误处理，退回调整。

9、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有图像进行逐条对照核对，同时停止图片档案发放。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。

四、全文数据

全文录入以扫描或直接录入为主。需要扫描后识别的全文，分辨率必须大于300dpi，扫描识别软件必须是“清华紫光”、“尚书等先进的文字识别软件。全文数据库的抽检率为5%，合格率为95%。如识别后文字用于后台检索用，合格率为90%。文字识别后以TXT格式保存，并进行粗校对。

五、档案整理

档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），按浙江省档案馆所提供的《纸质档案前处理工作流程单》的要求区分 扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等）；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。所有的档案卷内目录均进行打印，并装订到案卷最前面。卷皮破损严重的，需要调换卷皮，并按原卷皮上内容，抄写在新卷皮上。旧卷皮需全部交还档案馆。

档案验收：档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、掉页、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

六、光盘刻录

光盘刻录前，由信息科技处进行数据的技术检验，并出具检验报告。光盘必须确保在无病毒的条件下进行刻录。刻录前必须先对每盘光盘质量进行检验，光盘自检数据超过90%以上，此光盘才能刻录数据；数据刻录后必须封口，制作成只读光盘，不允许以后添加文件；光盘刻录后必须进行数据校验。光盘品牌应为优质产品，且在省档案馆认可之下才能刻录。

七、光盘移交与接收

检验合格后的光盘，按甲方提供的光盘号编号，同一案 卷和同一份文件，不得跨越二片DVD片号。光盘封面与封底需使用浙江省档案局提供的专用页面，并在相应的页面注明光盘内数据的信息。光盘交接时必须出具光盘流程单。

光盘移交档案馆后，接收人员必须对每盘光盘进行严格检查。检查内容包括：光盘病毒的检查；对光盘内的文件夹进行抽查，确保文件夹能打开；光盘刻录后必须封口，确定光盘不能再添加数据；最后检查光盘的外观，不能有划痕、磨损等现象。

八、检验人员职责

1、质检人员必须由省馆在职干部或聘任人员担任。

2、质检人员必须做到坚持原则、认真负责、秉公办事、耐心细致。

3、质检时要严格按照前处理工作单和质量标准进行检查。认真详细地填写质检记录，并签名负责。

4、验收必须严格登记，验收人员签名确认。所有验收单都需归档，同时作为省馆发放档案、接收数据和经费结算的凭证。

质量检查工作程序

一、目录数据质检

1、目录排序：根据档号（数据编号）进行排序，确定档号100%正确。

2、核对页数：扫描页数是否符合《纸质档前处理工作流程单》注明的页数。

3、目录补录：对照档案实体与《档案前处理目录补录单》，核查题名、责任者、时间、文号、张页号等的正确性。

4、核查是否根据《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行全文OCR识别。

二、图像数据质检

1、数据编号排序：根据数据编号进行排序，确定数据编号100%正确。

2、图像的完整性：包括缺页、漏页、不完整等，确定图像100%完整。

3、根据《档案数字化质量检验工作单》对图像的检验项目，逐项填写。

三、缩微

1、数据编号排序：根据数据编号进行排序，确定档号100%正确。

2、图像的完整性：包括缺页、漏页、不完整等，确定 图像100%完整。

3、对照《缩微档案前处理工作流程单》的要求，核查缩微号的正确性。

4、扫描页数是否与《缩微档案前处理工作流程单》相符，不需要扫描的页数是否删除。

5、补拍内容是否插入正文；OCR有无识别。

6、其它项目按《缩微胶片扫描质检单》逐条填写。

四、纸质档案验收

1、以案卷为单位进行清点，案卷应如数收回，不许缺卷。

2、检查案卷装订整齐，案卷内文件是否完整、准确；核查文件是否漏页、倒装、破损、顺序错误、脱页等情况。

3、双方签字确认。

附:《档案数字化质量检验工作单》

《目 录 补 录 检 验 单》

2006年5月25日

第二篇：档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。

第三篇：档案馆数字化管理解决方案（定稿）

中晶档案馆电子化管理解决方案

档案馆是收集、保管档案的机构，负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。档案馆的资料可分为纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物等。由于档案馆是存放重要信息和有历史或存储价值信息的机构，且其保管的资料量十分庞大，故将其保管的档案资料安全电子化就显得尤为重要。而档案电子化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

传统人工管理流程存在的弊端：

档案馆档案扫描除了对高品质、高效率的需求外，信息管理也非常重要。由于资料扫描量巨大，传统方案在扫描后需要人工进行管理，所以经常会出现信息错乱的现象，需要花费大量的时间在整个档案库中寻找遗漏的信息，费时费力。

档案馆日常业务需求： ● 纸质档案录入：

√ 高速扫描，将各种纸质档案等转换成电子档案

√ 高精度的彩色图片档案扫描

√ 可承受批量性连续扫描

√ 操作便捷，稳定耐用

√ 重张检测，不能漏扫 ● 电子档案预处理：

√ 影像清晰，便于识别

√ 识别条码对文件进行自动分类

√ 纸质档案和电子录像档案关联，比对审阅

√ 不同资料按需分类，归整管理 ● 档案管理：

√ 资料在线审核 √ 分权限进行档案管理 √ 多平台档案查阅 √ 档案安全管理 √ 档案备份

中晶档案馆电子化管理解决方案

● 档案馆电子化管理系统，对于已有的各种载体形式的档案采用数字化处理技术进行加工处理，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。● 由于实施了电子化管理，电子档案存放占用的空间比纸质档案存放占用的空间大幅地减少，并能有效避免资料重复提交。同时，在网络环境下，档案馆电子化管理系统将纸质档案和电子录像档案紧密关联起来。通过扫描方式生成电子档案，经过分级授权，不同部门的档案馆人员可在线查阅相关等级的档案信息，缩短档案信息传递时间，提高工作效率。● 利用档案编号对每份档案进行唯一标识，让每个档案都拥有一个属于自己的文档，实现快速编辑、管理、索引的功能。通过扫描端进行自动识别分类，自动完成同个档案编号下全部档案资料分类的绑定，减少了人工干预。并强化其他上传通道，保证档案资源的电子数据与录音档案、录像档案等的结合，有效地确保档案原件和数字化档案信息的一致性。● 采用软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

● 同时，档案馆电子化管理系统也同步加强了纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，有效地确保档案原件和数字化档案信息的安全性。本系统针对纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录索引。

中晶档案馆电子化管理解决方案优势

标准的扫描设备,高效快捷、耐用稳定、精准呈现：

√ 快速连续扫描：可将纸质较好的A4纸质档案资料通过批量性快速扫描转化成电子化档案资料，既节省扫描等待时间，又便于已扫档案的整理归档，彻底提高工作效率。

√ 完美精确扫描：可将画册、照片等纸质较厚的档案资料通过平板扫描的方式转化成电子化档案资料，有效地保证原档案资料的高精度信息。

√ 一次采购，多年使用：维护保养操作简单，维护成本低，坚固耐用，达成长时间的日常使用需求。

完美的影像采集及识别技术，让影像更清晰、美观

√ 支援自动节选纠偏、背景平滑、黑边补白、二值化、去污渍、去装订孔、亮度对比度等影像调整功能，确保扫描影像接近原稿甚至优于原稿。

√ 支持删除空白页、智能拆页、空白页分割、指定扫描页数、折叠扫描、插入扫描、导入页面等更多人性化功能，让扫描不再是枯燥的作业。

√ 支持重张检测功能可有效减少档案信息遗漏，有助于提升档案信息的完整性。

√ 支持PDF文档加密，把自动归档后的档案进行加密，可有效的防止信息的泄漏。

智能人性化档案归整功能，为管理服务

对于已扫描的影像，可以做当前扫描批次的排序、替换、追加、删减、二值化、裁剪影像、亮度对比度的调整，确认调整完毕后再行上传。

第四篇：衢州市城建档案馆档案数字化加工项目初步方案

衢州市城建档案馆档案数字化加工项目初步方案

衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。

档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略；二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务；三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限；四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作；五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑；六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享；七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。

我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定；破损档案修裱；6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。

一、档案数字化加工内容

项目加工内容主要包括：档案登记和前整理；拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录建库；档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印；修补破损档案；档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录)；印刷体文字OCR识别；光盘、磁带和硬盘的成品数据制作；纸质目录册制作；数据备份、导库、成果管理；档案还原装订、入库；档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：

（一）档案整理

在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一；档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象；是否已按规定进行划控；卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。

3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。

4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。

5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物（档案内的成册资料不拆卷）。

6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。

（二）档案解密、划控和开放鉴定

1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。

2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。

（三）档案扫描：

1、扫描设备要根据档案幅面的大小（A4、A3等）和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。

2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。

（四）图像处理

1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度；数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。

2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件（正式发文）电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。

（五）图像存储

1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览）。

2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。

（六）目录建库

1、根据《档案著录规则》（DA/T18）的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。

2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。

3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。

4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。

5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套（含案卷级目录和文件级目录）和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括（用120克铜版纸打印），排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。

(七)后期整理装订

1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。

2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

(八)数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。

外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。

(九)数据备份

加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。

1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。

2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。

3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。

4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。

5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据（目录、图像、路径、磁带、硬盘）进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。

（十）档案归还

在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日

志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。

二、验收要求

（一）档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

（二）图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上（含95%）,如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。

(三)档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上（含99%），如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（四）档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上；抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。

（五）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。

三、质量保障要求

（一）成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。

（二）建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。

（三）外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。

（四）建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。

四、安全保密要求

（一）档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。

（二）档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。

（三）进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。

（四）参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。

五、售后服务

（一）售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。

（二）售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，外包服务公司24小时热线响应。接到电话要求后,必须在6小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。

第五篇：2018年黄山城建档案馆馆藏档案数字化加工

2018年黄山市城建档案馆馆藏档案数字化加工

项目要求

一、具体内容：

1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A4、A3)，约3.6万张图纸(A2、A1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理（组卷）。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级；并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装（换）盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。

二、基本要求

1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月（从进场之日起）；

2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备（特别是大图扫描仪）外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。

3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。

4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。

5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。

6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料（A3及以下）和图纸（A2及以上）两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

三、项目工作地点：

项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。

四、数字化加工要求：

基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。（1）档案整理：按照《建设工程文件归档规范》（ＧＢ／Ｔ５０３２８－２０１４）并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。

（2）档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A1、A2、A3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据（案卷目录及卷内目录）与扫描图像要形成100％正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

（3）图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。

（4）档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。（注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样）

（5）数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。

（6）打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。

（7）保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份（移动硬盘由我馆提供）。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。

（8）档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。（9）档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。

（10）以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。

五、项目技术要求： 严格遵守并达到国家标准：

《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-201４）《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）《城市建设档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）《城建电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《磁体载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）

《电子政务业务流程设计方法通用规范》（GB/T19487-2004）《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》（GB/T7408-1994）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1～2-1999）《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（GB/T17679-1999）《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T-31-2005）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《安徽省城建档案信息化建设标准》（DB34/T1014-2009）

六、质量与验收要求

1、按单体工程（每栋楼）为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。

2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程（每栋楼）为单位及时对扫描数据进行备份。

4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。

七、安全及管理要求

1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。

2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。

4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。

5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。

6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。

7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

八、其它

1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。

2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。

3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。

二〇一八年六月十二日