关于规范公司印章、证照使用的通知

第一篇：关于规范公司印章、证照使用的通知

关于规范公司印章、证照使用的通知

公司各项目、各职能部室：

为了进一步规范公司印章、证照的使用程序，加强印章、证照管理，提高工作效率，现将有关注意事项通知如下：

（一）公司印章使用

1、公章使用：所有用章文件必须由经办人填写《公司公章使用登记表》，详细填写用章时间、文件名称、份数、事由，并由经办人签字、办公室审核、总经理审批签字后方可盖章。

2、合同章使用：以公司名义签订的合同、协议等，按照合同、协议流程签核完毕后由该部门负责人填写《公司合同章使用登记表》、详细填写章时间、文件名称、份数、事由并由经办人签字、办公室审核、总经理审批签字后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）

3、所有用章文件均需相关部门详细审核无误后，方可办理用章手续，原则上一份材料不重复用章，重复盖章或盖错章的文件一律当面作废并进行碎纸处理。

4、公司印章原则上不得带离公司使用，如因特殊情况需要，必须由经办人请示总经理批准后并办理印章使用手续方可带出。印章带出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

5、需加盖印章的文件资料，用章后，办公室留存一份，以备后查。

（二）公司证照使用

1、证照复印件使用：如因公事需要使用公司证照复印件，必须由经办人填写《公司证照复印件使用登记表》，详细填写使用部门、证件类型、事由、数量，并由办公室、总经理审核通过后方可使用。办公室提供相关证照复印件后方可用印并加盖“再次复印无效”和“本复印件只用于XX事项办理”字样。

2、证照原件使用：如因公事需要借用公司证照原件，必须由经办人经办公室审核、请示总经理批准后并办理证照使用登记手续方可借用。

3、严禁非公司业务、工作事由使用公司证照，除经总经理特别批准除外。

特此通知！

办公室 2016年7月1日

公司印章、证照使用登记表.xlsx

第二篇：公司印章、证照管理制度

印信、证照管理制度（暂行）

一、目的：印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。

二、适用范围：本制度适用于公司各部门所有的印章和证照

三、管理部门：综合管理部

四、职责范围：

（一）综合管理部负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。

（二）负责本制度的实施与监督。

五、内容：

（一）印章、证照分类：公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章等。证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本、IC卡）、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。

（二）印章的刻制与注销：凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向综合管理部提出申请，综合管理部经理确认同意并批准后方可刻制或更换。印章刻制或新证照办理或更换由综合管理部统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。

（三）申请新办的印章或证照须在综合管理部进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由综合管理部进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由综合管理部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。

（四）印章、证照的管理：

1、公司的所有印章、证照，均由综合管理部负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。

2、由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由综合管理部登记、留样或办理年检年审手续。综合管理部应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。

3、所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向综合管理部报告。

4、公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本、IC卡）由综合管理部负责管理及使用。

5、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。

6、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。

7、综合管理部专人保管《印章规范使用表》，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务专管。

8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向综合管理部书面报告，并与综合管理部商量补救措施。

9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。

10、印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报综合管理部备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向综合管理部出具书面申请。

（五）印章、证照的使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。

（六）介绍信管理：

1、介绍信种类：存根介绍（法人授权书、法人证明书等）、信笺介绍、证明信。

2、介绍信一般由综合管理部负责归档保存。

3、开具介绍信要按照印章使用程序严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后综合管理部审核；重要事宜需由各级主管签署意见后，由综合管理部报总经理审批；使用存根介绍必须经总经理审批，如使用已由法人代表签字的空白授权书，须报总经理或法人代表本人同意。

4、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应及时退还。

5、如若发现介绍信丢失，领用人应及时向综合管理部反映，及时采取相应措施。公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因（用途），并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，公司综合管理部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来，向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。

六、本制度自总经理批准之日起执行。

七、本制度由综合管理部负责解释。

第三篇：公司印章证照管理规定

公司印章、证照管理规定

1.目的

为规范公司证照、各类印章管理工作，保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，特制定本管理制度。2.定义

2.1印章包括公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力的印章；

2.2 证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保

险登记证等合法证照。3.管理职责

3.1公司的公章、合同章由人力行政部门专人管理；财务专用章、公司法人章由财务部门分别两人管理（以下简称为印章专管员）。

3.2公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证及其它证照由人力行政部门专人管理（以下简称为证照专管员）。

3.3印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

3.4交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章管理交接单》，登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，批准人(监交人)签字认可后备存。4.印章、证照借用

4.1印章、证照原则上不得带出去使用，因公特殊情况须带出使用时，用印部门须填报《公司证件借用单》，经本部门负责人或主管领导审核，分公司总经理审批，印章证照管理部门负责人确认后方可带出（因工程项目借用需立项管理部门负责人审核），必要时印章监管员同行监章；借用人员应对印章、证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。

4.2印章、证照使用完后，需到印章、证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章、证照专管员应对归还的印章、证照进行检查，确认无损后再行签字。

5.印章使用

5.1公司各部门因公务需加盖公司印章的，或公司员工因私事需出具证明而加盖公司公章的，使用人应需填写《请印登记表》（合同请印需有《合同审核记录单》），经部门负责人审核，主管领导审批，印章管理部门负责人确认后，印章专管员登记加盖印章。

5.2 不得在空白纸张或未填写完整的合同、协议、声明、承诺、证明等文件上盖

章。

5.3 印章专管员对所使用公司印章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报

表、公文材料等须统一编号，分类登记。

5.4 各部门严格按照本规定使用印章，违者公司将追究当事人及有关人员的责

任，并给予相应处分，造成严重后果的公司将追究法律责任。6.印章刻制

6.1 公司项目或其他专用印章的刻制，须填报《印章刻制审批表》，经本部门负责人同意，印章管理部门负责人同意，总经理审批后，由印章专管员负责联系印章刻制工作。涉及经济往来的其它专用印章刻制须总公司领导审批。6.2 任何部门、部门和个人不得擅自刻制印章，如擅自私刻、启用造成严重后果，相关责任人予以解除劳动合同，直至追究法律责任。

6.3 对字迹已经模糊或缺损的印章要及时向印章管理部门申请更换，更换的印章

不再发启用通知。7.印章废止

7.1 公司机构更名、撤销的；变更印章图样的；印章遗失或被盗的；上述情况须声明印章作废。

7.2 声明作废的印章，除遗失被盗情况外，须及时交回印章管理部门封存。7.3 印章管理部门应建立废止印章登记册，注明废止印章名称等具体内容，并妥善保管已废止印章，直至按印章保存年限最终销毁。8.程序文件记录表

8.1印章管理交接单 8.2请印登记表 8.3公司证件借用单 8.4印章刻制审批表

第四篇：印章、印鉴证照管理使用规程（推荐）

1.0 目的根据公司各类公章、印鉴、证照的作用和使用范围，规范公章管理，确保印鉴、各类证照的妥善保管及合理使用。2.0适用范围

适用于公司及各下属企业。3.0 职责

3.1 公司公章、管理处部门章、合同专用章由专人负责管理。3.2 财务部负责财务专用章的保管与使用。

3.3 各部门主管负责本部门章和证照的保管及使用。4.0 过程和方法控制 4.1 公章保管、使用与审批 4.1.1公章由公司指定由专人保管。

4.1.2公司公章使用须申请人填写《印章使用申请表》，经部门负责人签字，报公司领导批

示后盖章；

4.1.3各部门对政府及有关部门上报文件材料及有关申报表格资料等需加盖公章的，须经所

在部门经理审核后，加盖公章。

4.1.4因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人，必

须报部门经理批准后加盖管理处公章。

4.1.5 因工作需要开具单位《介绍信》的部门或个人，需说明用途、范围，须经部门经理

审批后加盖公章。

4.1.6 以单位名义对外发文由经理审核文件后，加盖公章。4.2合同章保管、使用与审批

4.2.1公司及下属企业合同章由公司指定专人保管；

4.2.2各部门在以公司名义对外签订合同或协议时，签字代表必须为公司授权签字人，如对方要求，非法人签字人须开具法人委托书，对无相应授权或无法人委托书的合同签字，将不予使用合同专用章。

4.2.3行政部负责对合同复印件（1份）进行存档；财务管理部保存合同原件（1份）、合同呈报表（1份）；各部门负责对合同签订方（法人委托书原件）、申请用章的《合同呈报表》复印件、合同复印件（合同多于1份则为原件）、对方相关资质证书和技术许可证书复印件进行存档。4.3证照保管、使用与审批

4.3.1必须指定专人负责，填写《印章使用申请表》，不得随意存放、任意使用。4.3.2各类证照包括各类营业执照、企业资质证书、各类税务登记证（包括国税、地税）、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明等。

4.3.3行政部指定专人对各类证照进行管理，并登记在《印章使用申请表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。4.3.4各类证照的年检由行政部办理。

4.3.5各部门在取得各类证照时，须报送复印件一份至经理，原件存放资料室，由资料室进

行登记备案。

4.4 财务专用章保管、使用与审批

4.4.1根据实际情况，财务专用章使用只限于下列情况：

1、公司收到现金需开具发票、收据时；

2、办理银行结算，按银行要求必须加盖财务专用章的结算票据及有关单据；

3、新开银行帐户时；

4、购买发票、支票、办理银行委托书时。

4.4.2签发支票加盖财务专用章，公司付款申请单上要求签字的领导及

会计必须已签字，且支票已按要求填写完整。

4.4.3购买支票、发票、办理银行委托书时，内容填写完整且填写申请单经领导审批后，再

加盖财务专用章。

4.5 其他印章、印鉴的使用与审批

需加盖印章或使用证照的部门或个人须向有关领导请示，说明盖章的目的、用途、范围等，填写《印章使用申请表》经领导批准后方可盖章。

4.6各部门新刻或改制印章，须报行政部、公司领导批准后方可办理，并由行政部登记备案。4.7印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向行政部及公司领导汇报并予以备案，并及时办

理作废声明和补刻手续。5.0质量记录与表单《印章、证照登记表》 《印章使用申请表》 《合同呈报表》

第五篇：证照印章管理制度

证照印章管理制度

为进一步加强证照印章的使用和管理，保障公司的合法权益，确保各项工作有利进行，特制定本制度。

一、证照管理

（一）职责与范围

1、行政部是公司证照的管理部门和责任部门，负责对公司所有证照统一管理。

2、行政部指派专人负责公司所有证照的申办、登记、变更、年审年检、注销。

（二）证照管理

1、证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由行政部保管，证照的移交由行政部负责人监督并填写移交记录，证照交接完成后，行政部证照使用专管员及时建档登记。

2、建档登记项目包括证照名称、编号、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。

3、建立证照目录表备案，并对公司证照实行动态信息进行更新管理。

（三）证照使用

1、行政部负责将各类证照录入《证照登记表》并进行统一管理。

2、行政部必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，应立即向总经办报告，并及时办理证照的挂失和补办手续。

3、各部门如需使用公司证照，以邮件形式说明使用范围和使用时间，填写《证照使用登记表》，经部门负责人、行政部负责人、总经办批准，方可携带外出，使用完毕后，应于1个工作日内交回，证照专管员应在登记表上注明交回时间并签字。

4、各类证照未经行政部负责人、财务部负责人、分管领导或总经理批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。

二、印章管理

（一）印章的分类、刻制和启用

1、印章的分类：

（1）公司公章（包括项目公司）；

（2）各类专用章：合同专用章、财务专用章、发票专用章；（3）专用私章：法定代表人专用私章；（4）部门印章；

2、印章的刻制要遵守国家的有关政策，并遵循先进、适用的原则。印章的刻制由申请部门根据工作需要填写《印章刻制申请表》，（刻制新印章，更换旧印章须凭旧印章原样），经总经理批准后，由行政部负责刻制。

3、刻制好的印章在启用前，由行政部做好戳记，并留样保存，以便备查，然后由行政部发启用通知，通知中注明启用日期、发放公司、使用范围和启用印模。

（二）印章保管

1、公司印章、专用章、专用私章由行政部责保管，各部门印章应由各部门负责人保管。

2、公司印章保管人不得将印章交由他人代管，若因事请假，应由保管人向行政部负责人请示指定专人代管。

（三）印章的审批和核对

1、印章的使用要十分审慎，必须每次使用都履行审批手续，并进行登记。所有涉及公司信息发布、对外政策，权利义务的文件需总经理签字确认后方可盖章。

2、特殊情况不能及时办理审批手续的，应由办事人与行政部负责人沟通并说明情况，在征得同意后，办理用印手续，但须在事后2日内补办审批手续。

3、印章保管人应对文件内容进行审阅、了解用印内容，经核对无误办理用印登记手续后方可用印，同时应将加盖公章的文件资料留档备案，确实没有留存资料的，要详细登记用印情况。

4、原则上，不允许出现盖有印章的空白凭证。但因业务要求，需要盖有印章的空白凭证带出公司的，必须有总经理的特别批准；此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证；此类凭证要逐页编号，装订成册，并须有存根。

（四）印章使用规范

1、用印时，用印位置准确、恰当，印迹端正清晰，印章名称与用印落款一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。

2、介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

3、对外签署的合同、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用印章的文本等，须在合缝处加盖印章。

4、未经批准的文件不得使用印章

5、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料不得使用印章。

6、非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料不得使用印章。

三、证照印章外带规定

证照印章原则上不允许带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，应填写《证照印章使用登记表》并说明外带事项，经行政部负责人批准后由行政部与用印部门各派至少一名人员共同外出使用。

四、证照印章归档管理

（一）证照、公章、法定代表人印章、财务专用印、合同专用印等相关文件、资料、附件资料及证照印章审批单作为使用凭据由行政部留存，每年1月15日前将上一年相关档案整理后交公司档案室归档。

（二）《证照/印章使用登记表》及各证照印章的启用及停用文件，由行政部进行编号归档并保存，以备公司查阅。

五、证照印章的遗失和报废

（一）保管人必须妥善保管证照印章，如有遗失，保管人应及时将遗失情况说明资料以书面形式向公司领导报告。

（二）公司证照印章发生遗失时，应在报刊上刊登挂失声明（注明起止日期和作废日期），同时进行证照、印章的补办。

（三）公司部门证照印章发生遗失时，应正式发文告知合作单位（注明起止日期和作废日期）。

（四）有下列情况时，印章须停用并报废：机构名称、图样改变； 印章使用损坏。

（五）印章永久停用需报废时，由印章保管人填写《印章报废审批表》，呈行政部负责人和总经理签核后，由行政部负责人和两名以上员工共同在场的情况下，对印章进行销毁。

六、法律责任

（一）在证照、印章管理中存在以下行为之一的，公司将处以500-2000元经济处罚。情节严重导致公司重大损失的，公司将追究法律责任并移交司法机关处理。

（二）任何单位及个人不得擅自刻制及更换印章，未经批准、未经公司行政部负责刻制及更换的印章，不发生效力。

（三）印章的责任人及保管人应当按本制度要求规范使用印章。对未能严格、规范使用印章以及滥用、误用印章的，由印章管理人及保管人承担直接责任。