烟台南山学院文书档案管理办法[5篇范例]

第一篇：烟台南山学院文书档案管理办法

文书档案管理办法(试行)

第一条 为了加强我校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布实施的《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 档案工作是学校管理工作的重要组成部分。学校档案是在办学过程中形成、经过实践验证作为历史记录、并按一定规律保存起来以备查考的资料，它起着凭证、依据、咨询、史料等重要作用。学校各职能部门及档案室必须加强文书的立卷、归档工作，并力求使档案内容齐全、完整、准确，能真实、全面地反映学校历史面貌，更好地为学校各项工作服务，为领导决策服务，同时也为党和国家积累档案史料。

第三条 我校实行文书处理部门和文件材料形成部门立卷制度。各处、室、馆、中心和学院均为立卷单位，各部门兼职档案员负责做好本部门的文书材料的收集、整理、立卷归档工作。综合档案室人员应深入各立卷单位，做好业务辅导和督促检查工作，以提高立卷工作的质量。

第四条 学校各级领导要重视档案工作，把档案工作列入学校和各部门的职责范围。关心和支持兼职档案员的工作，为档案工作顺利进行创造良好的条件。

第五条 学校各职能部门在工作中形成的已办理完毕的具有保存价值的各种文件、资料（包括文字、声像等）均应归档。归档时要进行分类、排序、编写页码、装订成册、填写移交清单。每年四月底以前必须一次性向综合档案室移交，任何部门和个人不得据为己有。

第六条 各部门立卷归档后，综合档案室要立即编制档案号和案卷目录，编目工作必须认真细致，做到不重复不遗漏，书写清晰。

第七条 归档立卷材料的收集范围

一、上级下发的各类文件材料。

二、学校下发的各种文件材料。

三、学校制定的各种规章制度、条例、规定、办法和各种统计材料。

四、人事、组织宣传、团委学生处、纪检监察等党群部门在工作中形成的各种文字、声像等材料。

五、行管类材料

1、学校向上级部门的请示报告和批复；

2、学校召开的各种会议的记录、纪要，校领导在会议上的重要讲话和参加校外会议的发言稿；

3、学校综合评估材料；

4、年终报表及综合统计材料；

5、校庆综合材料；

6、学校与有关单位签订的各种合同、协议；

7、学校发展规划、工作计划、总结材料；

8、学校职称评聘材料；

9、学校关于伤残、死亡、抚恤金等方面的材料；

10、学校奖惩材料；

11、其他具有保存价值的材料。

六、教学类材料

1、教学检查、教学评估中形成的文字、图表、声像等材料；

2、学科、专业、实验室建设的论证、申报、评估、审批等材料；

3、重点学科、重点专业、精品课程、重点实验室建设的论证、申报、评估、审批等材料；

4、各专业教学计划、教学大纲、教学改革方案、总结等材料；

5、师资培训计划、考核、总结等材料；

6、招生计划、招生简章、新生录取名册、招生工作总结；

7、学生学籍变更（留级、休学、复学、转学、退学）及奖惩材料；

8、毕业生工作计划、总结，毕业生供需情况统计资料；

9、毕业生名册及相关材料；

10、毕业生学习成绩档案表、本科生优秀毕业论文；

11、学校学位评定条例、办法及计划、总结；

12、学校学位委员会授予学位清册；

13、毕业证、学位证、结业证领取签收册；

14、其他有保存价值的文件材料。

七、外事类材料

1、学校有关人员出国考察、讲学、留学、进修等有关材料，学校与国外联合办学材料；

2、学校聘请的外籍教师在教学、科研及其他相关活动中形成的文件材料；

3、其他外事活动资料（照片、录音、录像等）。

八、学校编辑出版的学报及其他学术性出版物。

九、上级下达或委托研究及我校安排的科研、教研项目并已通过鉴定的全部材料。

第八条 对所有的归档材料要认真鉴别，要求文件材料质地优良，书绘工整。禁止使用复写纸、圆珠笔和纯蓝墨水。归档材料底稿必须有领导签字、成文的时间和印章。各种统计报表要有填表人、单位负责人签字和盖章。声像资料要清晰并附有时间和内容说明。

第九条 文书立卷工作是文件材料转化为档案的关键工作。立卷时应遵循以下规定：

1、立卷的文件材料必须齐全、完整。

2、立卷时必须按照文件材料的自然形成规律，保持材料的连贯性。按照一项工作、一次会议、一个问题，连同其相关文件，分别组卷。文件材料多的一项工作可分数卷，文件材料少的可将几个相近的内容或类似问题的材料合并组卷。

3、归档的文件材料，应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，如正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件。要批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

4、不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结，放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

5、立卷时必须按规定格式填写案卷文件目录。对文件材料的题名不要随意变更或简化。没有题名的材料应拟定题名，自立题名两端要加方括号以示区别。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

6、卷内文件材料应依次编写页号，页号在每份材料正面的右上角。卷内文件材料要去掉金属物。对破损的和无装订线的文件材料，应进行托裱。案卷采用三孔一线的装订方法。

7、案卷封皮应逐项填写清楚。案卷题名要简明，能确切地反映卷内文件材料的内容。题名一般包括责任者（文件作者）、名称和内容等，体式要一致，文字要简练，使用简称应通俗易懂，用中性笔或碳素墨水书写，字迹要工整、清晰。

8、各部门要坚持做好平时的预立卷工作，将大量工作放在平时，到年终时，适当进行调整即可组卷归档。有些单项工作，在工作结束时即可立卷归档。

第十条 每年立卷结束后，在校办主任的主持下，综合档案室应在五月中、下旬组织各部门对立卷工作进行检查评比，交流立卷经验，表彰先进，找出存在问题，不断提高立卷工作水平。

第十一条 综合档案室要建立统计制度，对文书档案的收进、移出、保管、借阅、利用、销毁情况进行统计。做到家底清楚，帐目与实物相符。

第十二条 做好档案的保管工作，维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，延长档案的寿命。综合档案室要积极做好防盗、防强光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作。同时要定期检查档案的保管情况，如发现破损和变质的档案应及时采取措施，进行修复和抢救。

第十三条 档案的利用是档案保管工作的出发点和最终目的。

1、档案管理人员必须具有良好的职业道德和熟练的业务能力，要接待热情，耐心细致，服务周到，同时还应钻研业务，熟悉室藏、当好利用者的助手和参谋。

2、凡查、借阅档案者，必须根据查、借阅制度，办理有关手续。

3、阅档室要保持良好的环境条件，室内要明亮、安静、清洁，应设置阅档桌，为利用者提供方便。

4、建立简便、实用的检索工具，提高检索速度和服务质量。

第十四条 失去保存价值的档案材料，要进行销毁处理。销毁前必须造出销毁目录清册，报请分管校长批准后，由两人以上负责监销。

第十五条 本方案与上级颁发的条例、规定不符时，按上级规定执行。

第二篇：烟台南山学院校训和校风

南山学院卓然的校训和开放的校风

来源：烟台南山学院发布日期：2008-11-26共有 13483 人阅读过此文章

我们对学校办学历程和办学特色进行了深入思考和理性概括，确立了“以真理为伍、与时代同步”的校训和“自主、自由、自律、自强”的校风。

一、卓然的校训：以真理为伍、与时代同步

（一）校训含义

“以真理为伍”，蕴含着追求真理、探求真知的科学精神，传授知识，掌握科学，是高等教育的基本功能。体现了我们“为追求真理走进来，为服务社会走出去”的办学理想。要求我们按照教育发展规律、人才成长规律和市场规律办学治学。寄托了学校对师生要学习真知识，探索真学问、提高真本领的殷切希望。“与时代同步”，凝聚着与时俱进、勇于创新的精神。要求我们解放思想、改革创新，体现了强烈的进取性；要求我们继承“追求卓越、崇尚奉献”南山精神，有一种时不我待、不进则退的紧迫感；警示我们要有忧患意识，树立昂扬向上、奋发有为的精神状态，努力学习工作，创造伟大业绩。

（二）校训特点

“以真理为伍”体现了科学精神，“与时代同步”体现了创新精神。创新的目的是为了把握规律，达到认识世界和改造世界的目的。要把握真理必须与时代同步，不断来创新，破除不和时宜的观念和教条主义束缚，创新是达到真理的重要途径。

1、融汇中西文化特点。东方和西方思想和思维有较大差异，由此导致东西方大学办学理念的不同，西方大学传统办学理念：合理求是、使命引导、大学自治，科学取向（体现真理性）。东方大学传统办学理念：和而不同、与时俱进、止于至善，伦理（人文）取向。如国外的校训：哈佛大学：“TRUTH”(人真理与你为友)。耶鲁大学：“LIGHT ANG TRUTH”(“光明和真理”)。华盛顿大学：“通过真理取得力量”，都离不开“真理”两个字。南开大学校训：允公允能 日新月异，吉林大学：求实创新，立志图强，北京航空航天大学：艰苦朴素、勤奋好学、全面发展、勇于创新。可见我们的校训具有很大的包容性，展示了广阔的视野，体现了借鉴中外民办教育的先进经验，来发展自己的价值诉求。

2、体现大学自身价值。大学不是单纯适应社会的产物，而是开启智慧、追求真理、传播知识、弘扬文化的重要场所，担当起引领社会发展方向的神圣使命。此则校训较好体现了大学自身使命，能够引领大学前进的方向标，鲜明的体现出院长的办学理念和治学特点。

3、蕴含丰富的大学精神。校训，是学校学术和文化的结晶，是大学精神的象征。广义大学精神文化的特点：（1）以人为本的人文精神（2）追求真理的科学精神（3）面向未来的超越精神（4）自强不息的奋斗精神。通过“以真理为伍、时代同步”含义的解析，很明显它蕴含了丰富的大学精神。

二、开放的校风：自主、自由、自律、自强

“自主”凸显了人的主体性，重视主体潜能的发挥，强调自我选择性、自主性、能动性和创造性。我校作为体制外的民办院校，要按照法律和政策赋予的权利，自主办学。办学要发挥教师主导的地位，发挥教师的主导作用。要树立生本理念和服务理念，引领学生自我成长。学生自主选课，自选主修专业，自主择友，自主选择生活态度。体现了我们“教育是服务不是管束”的教育观。

“自由”，蕴含解脱、解放之意。它容纳着生命活动主体的自觉性、自愿性、和超越性等诸多意蕴，注重人的自我发展、自我创造、自我解放，是大学精神的本质要求。倡导学术自由的氛围，有宽松的治学环境。提倡教育自由，就是倡导个性，标立特色，张扬创造。教育不是束缚、不是服从，而是宽容、是发展。教师要有自己的独立思想，思想自由，实现兼容并包。学生个性化成长，根据个人兴趣、特点设计自己的成长道路。体现了我们“教育是解放不是控制”的教育观。

“自律”，即自我约束和自我控制，强调主体“自己为自己立法”, 重视发挥人自主性、自教性、内控性，依靠理性、信念和伦理良心，靠内心的自省、自觉和自为，来调节自己。体现了对人的生存状态和价值尊重。作为民办学校，既有自主办学，又要高度自律，按照教育规律办学；教师在教育教学中，加强自律，注意修身养德，保持健康心态；学生在学习生活中要自我规划与监督，道德言行要自我控制，校规校纪要自觉遵守，日常生活要自我管理。体现了“教育是引导不是支配”的教育观。

“自强”，意出《周易》“天行健，君子以自强不息”。就是奋发图强，直面未来，积极进取的一种人生态度；是努力向上，奋发有为，对美好未来不懈追求的精神状态。作为民办学校，要勇于解放思想，求实创新，真抓实干，为创建人民满意教育、一流民办大学而努力。作为教师，要有忧患意识，要追求真理，勇攀知识的顶峰。作为学生要奋发有为，为成功成才、为中华振兴而奋斗。体现了“崇尚奉献、追求卓越”“不干则已、干则一流”的南山精神。

自主是前提，自由是环境，自律是规范，自强是目标。四句话是一个有机整体，其核心是“以人为本”，既体现“与真理为伍”的科学精神，又反映了“与时代同步”的创新精神。既体现了大学精神一般要求，又反映了我校的办学方向、办学思想、办学特色。

第三篇：文书档案管理办法

文书档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《河南省档案管理规定》、《河南省交通档案管理细则》及河南省档案局《归档文件整理规则》，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条 公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。

由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。

公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。

第二章 归档范围

第三条 凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。

第四条 文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。

—1—

（一）上级机关的下列文件应予归档：

1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

2、上级机关颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件；

3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等；

4、上级机关印发或转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）；

5、上级机关颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。

（二）公司下列文件应予归档：

1、重要的会议材料（党政联席会、经理办公会、党委会），包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相关单位来往文书；

3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件；

4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件；

5、公司领导因公务活动形成的重要文件、传真，及从其它上级部门带回与公司有关的文件；

6、公司党委、纪委、工会、团组织等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件；

8、公司的营运信息统计报表和统计信息分析资料；

—2—

9、各项规章制度；

10、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

11、公司与有关单位签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、工作往来文件等；

12、公司在法律事务中形成的文件材料；

13、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

14、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

16、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

17、公司机构演变、人事任免、调配、调资、评先、处分、出国、退休、培训等文件材料；

18、公司的人事档案，职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

19、公司财务凭证、预算表、决算表、会计报表等财政部要求归档的；

20、公司的路产管理档案；

21、公司的科研项目报告和学术报告；

22、公司处理群众来信来访有领导批示并有处理结果的；

23、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

—3—

24、批准的公司经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

25、公司领导值班记录。

（三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料：

1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件；

2、代表公司对外进行的各项工作材料；

3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料；

4、监控中心监控记录、值班日记、电话记录等重要资料；

5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料；

6、其他需要长期保存的文书资料。

（四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。

1、与相关单位之间往来的通知、信函；

2、与相关单位形成的会议纪要、备忘录等；

3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。第五条 音像档案包括：

（一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。

（二）反映公司概貌的音像资料；

（三）公司召开重要会议形成的音像资料；

（四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料；

（五）公司各部门、各单位在日常工作（比如招投标、养护大中修等）中形成的音像资料；

（六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料；

（七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料；

（八）公司学术报告会、科研会形成的音像资料；

—4—

（九）上级领导授予公司的奖状、奖旗、证书等。第六条 电子文档。公司网上办公后形成的收发文处理、会议纪要审阅、签报审批等重要资料电子文档要存入移动硬盘存档。

第三章 归档要求

第七条 立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。

第八条 立卷归档的文件一律要求原件，部门、各单位需要者可存复印件、影印件。

第九条 立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。

第十条 归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和原珠笔，一律用钢笔或签字笔。

第十一条

文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。

第十二条

跨的请示与批复归档于复文；跨的总结归档于针对的最后；没有复文的归档于请示；跨的规划、计划归档于针对的第一；跨会议文件归档于会议召开。

第十三条 音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。

第十四条 音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、—5— 地点、内容、人物、背景、摄影者等。

第十五条 案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。

第十六条

案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。

第十七条

文件装订时应拆除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。

第十八条

档案的分类编号按《许平南公司档案分类规则（试行）》相关规定执行。

第四章 档案的管理

第十九条

档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分门别类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。

第二十条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，公司档案室专职档案员负责组卷、编目。每次存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交。

第二十一条 文书档案一般应在次年三月底以前向公司档案室归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向公司档案室归档；声像档案一般在年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。各部门移交的档案清单一式两份，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。

第二十二条 档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期

—6— 为15-30年、短期为1-15年。保管期限由有关部门负责人确定，行业有专业规定的依照行业规定执行。

一般应遵循以下划分原则：

（一）反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

2、公司制定的属于制度性文件；

3、党政联席会、经理办公会、党委会会议记录、纪要等；

4、以上的计划、规划，召开重要会议的文件；

5、重要的请示报告及批复、总结、综合统计报表、生产经营管理情况分析；

6、机构改革、公司领导任免和干部任免的文件；

7、直属上级机关印发的属于公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件和批复；

8、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

10、公司在法律事务中形成的文件材料；

11、公司路产管理档案；

12、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

13、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

—7—

15、公司的人事档案等；

16、公司财务凭证、预算表、决算表、会计报表等；

17、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

18、批准的公司经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

19、非直属单位针对公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，列为长期保管，主要包括：

1、公司日常事务性文件；一般会议的主要文件；

2、直属上级机关印发的属于公司主管业务并需要贯彻执行的一般文件。

（三）凡是较短时间内对公司有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上级机关和相关单位发来的非公司主管业务，但要求贯彻执行的文件；

3、下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件；

4、未经上级批复的请示文件。

第五章 档案的利用

第二十三条 积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为行政管理、运营管理和科研

—8— 研发等提供档案服务。

第二十四条 档案原则上不外借。本公司工作人员，因工作需要借用档案时，应填写借用档案证明单，复印档案需填写复印档案报批表、案卷复制目录，经各部室主任、办公室主任、分管领导签批后借用。借阅声像档案须经档案室批准并征得声像档案形成部门同意，方可借阅。声像档案原声带、母片严禁外借。档案室出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。

（一）本公司工作人员，调阅本部门的一般档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门负责人签字。

（二）借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。借用党组、党委文件和党政班子会议记录、纪要等或涉密案卷时，应经党委书记批准，并一律不准借走，只限在档案阅览室查阅。

（三）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），一般档案资料经行政办公室主任签字后，方可借阅；重要的档案资料需经行政办公室主任、分管领导及总经理批准，并一律不能借出档案室。特殊情况需借走档案，须经总经理签字后方可办理借阅手续。借阅时间一般不超过一天，用后要及时归还。

（四）借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应将所借档案及时归还档案室。如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由其原所在部门负责人负责追收归还。

—9—

（五）公司工作人员借用本单位档案的期限：文书档案一般为七天，科技档案一般为十五天，声像档案借阅期一般为三天。若因特殊情况需延长借期，应到档案室办理续借手续并经分管领导批准，但每次延期时间最长不超过10天。

第二十五条

声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。

第二十六条

档案从库房调出时，档案人员要及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置。档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。

凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案室核对无误后，可加盖档案部门“档案材料证明专用章”证明。

因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

第二十七条 遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

档案室应当加强对档案的研究整理，经上级主管部门和保密机构批准，有计划地出版档案材料，在指定范围内发行。

汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报主管部门备案。

第二十八条 借阅的档案必须要爱护，对所借档案要负安全、保密之责，并妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准在档案文件上批注、抽换、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆散案卷和作任何文字标记。

—10— 第二十九条 严格遵守保密制度，严格控制借阅范围，借阅档案要妥善保管，不得将借阅档案带出公司，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。

第三十条 查阅、借阅、复印档案如发生丢失现象，要追究当事人责任，造成经济损失的给予行政处分。

第六章 档案质量

第三十一条 公司各部门、各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第三十二条 公司各部门、各单位应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十三条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第三十四条

专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第三十五条 案卷质量的基本要求是遵循文件的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值、便于保管和利用。

第三十六条 公司档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

第七章 附 则

第三十七条 本制度由公司行政办公室负责解释。

—11— 第三十八条 本制度自发布之日起试行。

—12—

第四篇：文书档案管理办法

文书档案管理办法

文书档案管理办法

一、管理职责

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。

（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。

（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。

（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。

（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。

二、立卷归档

（一）归档范围

凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

（二）归档要求

1．各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

（三）归档时间

1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

四、档案保管

（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。

（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。

（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%的范围内。

（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。

（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

五、档案统计

（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。

（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。

（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。

（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。

六、档案鉴定和销毁

（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。

（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

七、保管期限

（一）办公室文书保管期限

1．上级机关下发的由办公室承办的文件材料

永久

2．党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料

永久

3．人事厅工作总结报告及计划、规划

长期

4．人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料

永久

5．由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料

永久

6．人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复

永久

7．办公室工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

8．办公室编写的《河北人事信息》

长期

（二）机关党委、人事处文书保管期限

1．党组会议记录、纪要

永久

2．人事处工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

3．本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料

永久

4．厅机关干部任免和工作人员考核奖惩的文件材料

永久

5．干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料

长期

6．本厅职工调动工作行政工资介绍信存根

长期

7．本厅职工花名册及党员统计表

永久

8．省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料

长期

9．厅考核目标工作报告等有关材料

长期

（三）纪检、监察室文书保管期限

1．上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料

永久

2．本厅制定的有关廉政建设的文件材料

永久

3．清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料

长期

4．对本厅干部党纪、政纪处分材料

永久

（四）综合规划处文书保管期限

1．机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件

长期

2．全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

3．全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件

长期

4．省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

5．干部统计资料、报表

永久

6．机关事业单位职工人数、工资总额统计报表

永久

（五）政策法规处文书保管期限

1．贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等

永久

2．全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件

永久

3．公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见

永久

4．公务员制度实施工作批复及其他重要文件

永久

5．企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等

永久

6．有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话

永久

7．人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见

永久

8．重要调研资料和报告

长期

9．省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等

永久

（六）录用聘用管理处文书保管期限

1．有关录用工作的政策性文件

永久

2．重要工作向上级的请示及领导批示

永久

3．本处工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料

长期

4．审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料

长期

（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限

1．省直单位非领导职务评定情况

永久

2．有关省政府行政机关非领导职务评定文件

永久

3．行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知

永久

4．系统表彰奖励的文件材料

永久

5．有关全省奖励升级的文件材料

永久

6．有关全省政务公开的文件

永久

（八）人才流动开发处文书保管期限

1．本处干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料

永久

2．有关干部调配、毕业生分配的政策规定

永久

3．本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料

永久

4．本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料

永久

（九）培训教育处文书保管期限

1．全省公务员培训工作规划、计划、总结、报告

永久

2．全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料

长期

3．本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料

永久

4．工作总结和工作安排

长期

（十）工资福利处文书保管期限

1．全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规

永久

2．全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定

长期

3．关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复

长期

4．机关事业单位工作人员福利政策

长期

5．机关事业单位工人考核政策

永久

6．全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见

长期

7．离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见

长期

（十一）职称管理处文书保管期限

1．专业技术职务评审的有关政策法规

永久

2．组建（调整）中、高级评审委员会的批复

永久

3．破格晋升高级职务审批表及有关证明材料

永久

4．向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整

永久

5．省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见

永久

6．省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见

永久

7．职改工作计划、总结、汇报、意见

永久

8．省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料

永久

9．省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复

长期

10．全国专业技术资格考试合格名单及软盘

永久

11．各种数字统计表（汇总表）

永久

12．职改信息

长期

（十二）专家管理处文书保管期限

1．国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件

永久

2．享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料

永久

3．科技人员家属“农转非”方面的政策法规

长期

4．跨世纪人才选拔的有关文件材料

永久

5．非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料

长期

6．河北省留学人员联谊会的有关文件材料

长期

（十三）军官转业安置培训处文书保管期限

1．军官转业安置工作的有关政策法规

永久

2．省军转工作小组、军转办文件、简报

永久

3．军转办向上级的请示、报告

永久

4．省军转转业干部花名册定向名单、领导批示

短期

（十四）职称考试中心文书保管期限

专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘

长期

（十五）录用考试中心文书保管期限

1．全省招录公务员考试考务的规定和办法

长期

2．具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表

短期

3．笔试试卷、面试题本、题库

长期

4．全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料

长期

（十六）人才交流中心文书保管期限

1．人才流动宏观管理政策性文件

永久

2．人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、计划、总结、报告

永久

3．人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规

永久

4．组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料

长期

5．向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文书保管期限

1．事企业单位干部统计报表

永久

2．国家公务员统计报表

永久

3．退休干部统计报表

永久

4．参照公务员管理的国家机关干部统计报表

永久

5．机关事业单位工作人员工资统计报表

永久

6．推广GPMS有关文件

长期

（十八）工考中心文书保管期限

1．工人技术等级（职务）培训考核的政策法规

永久

2．工人晋升技术等级（职务）审批人员名单

长期

（十九）省编制委员会办公室文书保管期限

1．全省机构编制工作计划，总计报告

永久

2．省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文

永久

3．有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料

永久

4．省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要

永久

5．机构编制工作会议及联席会议材料

长期

6．本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料

长期

7．本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件 永久

8．本单位印发的《机构编制简讯》 长期

第五篇：烟台南山学院社团办公室管理制度

南山学院社团办公室管理制度

南山学院校社团管理委员会，为加强社团办公室管理，促进社团工作积极有效开展，提高社团整体工作效率，特制定本制度。

一．办公室工作要求

1．社团办公室工作人员应穿戴整洁、严令禁止穿拖鞋、背心入内。

2． 办公室值班人员接待外来咨询、访问或工作人员时必须待人热情，诚恳，使用礼貌语言。

3．在办公室内任何人员不得吸烟、赌博或参与学习、工作无关的聚会。

4．办公室必须保持干净、整洁，各部门值班人员必须每天把办公室内外打扫干净，积极参加学校、二级学院卫生大扫除。活动中心办公室禁止随意张贴。

5．办公室内工作用品、资料、财物应摆放整齐，不准堆放私人物品。

6．各社团所出的通知、海报不得在校园内随意张贴，应经校社团管理委员会办公室同意后方可到指定位置张贴。

二．办公室具体工作管理

1．社团会长负责本社团办公室的日常事务，督查各部门的值班情况以及资料的收集、整理与保存。

2．社团办公室周一至周五下午7、8节课必须安排两个或两个以上值班人员值勤，要有值班记录。

3．社团各部门每个星期必须开一次例会。校社团管理委员会每个月开一次社团会议，社团负责人如有特殊情况应上报校社管批准，否则，不得无故缺席。

4．各社团办公室应有社团规章制度、社团资料、会员名单表、会议记录档案。

三．办公室成员管理

1．社团办公室执勤成员应严格遵守本制度的规定，社团办公室的工作。

2．校级社团办公室物品如需外借，应经校社管主任处同意之后办理相关手续，方可借出。系级社团办公室，须经本系干事同意后，方可外借。

四．办公室监督管理

1．校社团管理委员会办公室每个星期对社团办公室进行不定时检查。

2．本制度任何一项规定检查结果都纳入社团总评。

3．社团办公室人员如有经常不值班、无人管理，社团管理委员会将做收回办公室处理。

4．各社团须将本制度在办公室内张贴，不得随意损坏。

注：本制度自颁发之日生效实行，最终解释权和修订权归校社团管理委员会所有。如有更改由校社团管理委员会通知，各社团不得随意更改。

校社团管理委员会