第四章 中国古代其他秘书工作

第一篇：第四章 中国古代其他秘书工作

第四章

中国古代其他秘书工作 第一节 中国古代历史上的社会调查 一西周的社会调查制度采风制度 一采风的缘由 1初建的周王朝鉴于商灭亡的教训摄于人们群众的巨大威力要维护统治必须了解民情 2周初统治者对新的统治区域缺乏了解 3西周统治者重人治轻鬼神 4社会调查是周的传统 第一节 中国古代历史上的社会调查 二采风制度的内容 1各类调查人员和采风方式 从民间选拔采诗的公职人员采诗之官 朝廷中指定的采风官员行人輶轩之使 孟春三月行人振木铎循于路以采诗 公卿列士这些职位较高的官员采集民情 周天子亲自定期下民间调查 第一节 中国古代历史上的社会调查 2调查情况的上报程序 一是逐级上报 二是献给太师 三是面献天子 3调查地域和延续时间 调查范围广调查范围几乎遍及周王朝的整个统治区域 采风不仅盛行于整个西周时期也为东周所延续 第一节 中国古代历史上的社会调查 4调查的具体内容 我国最早的诗歌总集《诗经》中国风反映周代各地社会生活的真实图景 反映劳动人民生计艰难贵族对他们的剥削压迫和他们的不平之声《七月》《伐檀》 反映人民对战争频繁的厌恶和战争造成的妻离子散田园荒芜的惨景《东山》《何草不黄》 反映统治阶级内部矛盾《小弁》《正月》 反映人民的家庭生活和对安定生活的向往《芣苢》《野有蔓草》 5采风制度的意义和影响 西周采风制度是我国古代国家行政管理工作中的一大创举也是我国古代秘书工作中的一大创举 西周采风制度影响深远不仅为东周继承而且对两汉时期也颇有影响 第一节 中国古代历史上的社会调查 二汉代的采风调查 1汉武帝继承西周的采风制度加强社会调查使他对民间疾苦有所了解从而采取了轻徭薄赋休养生息的政策 2采风的方式和内容 派员巡行和皇帝微服私访 设立乐府采集乐府诗 第二节

中国古代驿传制度和信息传递方法 一驿传制度和先秦公文传递概况 1 古代驿传制度源于军事信息情报需要 2 商周时期文书工作网已逐步建立起来负责传递公文的称行夫或僖 3 春秋战国时期公文传递制度建立起来 建立了公文传递网出现了驿邮来传递公文邮即路途间专供传递文书者食宿的传书舍也称传舍驿站邮亭设有传舍吏驿吏驿卒等专职人员 根据公文的缓急之别和传递目的地的远近分别以车马快传或徒步传送 第二节

中国古代驿传制度和信息传递方法 二秦汉全国邮驿组织的建立 1秦代在全国统一修建驰道设立邮亭汉代进一步规定五里设邮十里设亭三十里设驿 2驿分骑马传送的陆驿和以舟船递送的水驿各县衙所在地设传传筑有传舍即馆舍为传递公文的人员提供食宿快马 3邮驿组织的职能传递军令行政公文 第二节

中国古代驿传制度和信息传递方法 4为了保证公文传递无误制定了详细的规章制度 公文分急和不急两类 传递人员须谨慎挑选不可靠的奴隶和年老体弱者不得充任 传送路程近的文件由行走快捷的小吏步行递送路程远的或吏马驰行或以邮行特别重要或机密文书选派专门人员传送所经各县不得查问和阻拦违者受罚 严格防止公文在传递过程中的遗失如一旦遗失要立即向有关官府报告 定期检查公文传递情况专职收发文书的部门开辟有日报专栏凡遇有公文该到而未到的要派员追查 第二节

中国古代驿传制度和信息传递方法 三唐代驿传事业的发展 1唐代驿传事业十分发达驿站分陆驿水驿水陆兼 驿三种 2唐代的驿传制度 对公文传递速度有明文规定陆驿一般公文日行300里军务急件和皇帝敕书日行500里 公文发出和抵达的时间都有严格的要求违者以贻误公事罪论处 对驿传工作实行考绩制度工满一年成绩显著而无差错者为上考成绩一般且有差错者为下考 实行监察制度 驿传任务范围扩大除了传递公文信件还负责护送过路官员以及政府重要物品官署杂品 第二节

中国古代驿传制度和信息传递方法 四急递铺制度和驿传事业的发展和衰落 一急递铺制度 急递铺是快速传递军务文书的邮驿组织它肇始于宋迄元朝普遍推行 急递铺将公文划分为最快次速平常 三个等级 用不同颜色木牌作缓急标记有黄漆青字牌黑漆白字牌黑漆赤字牌之分 急递铺制度大大提高了公文传递速度是对文书工作的一大贡献 第二节

中国古代驿传制度和信息传递方法 二元明清驿传事业的发展与衰落 元代由兵部兼管全国公文传递工作在全国大规模设立各类驿站元代公文传递制度称为驿传制是历代最为发达的公文传递制度 明代设中央驿站会同馆京外设水马驿 鸦片战争后由于近代邮政和电报的出现驿传事业迅速衰落 第二节

中国古代驿传制度和信息传递方法 五古代的政务公报邸报 1邸报名称的由来 唐代地方官员在京师设办事处称邸设上都邸务留后使搜集朝廷各类公文和全国各地信息并将这些文件和信息汇编成册通过邮驿传递给各藩镇节度使这种公文和信息汇编称为邸报 2邸报的作用和性质 邸报成为历代地方官员了解朝廷政务和京师信息的重要方式清代新闻信息大增改邸报为京报刊登公文相应减少邸报逐渐完成了它作为古代公文传递工具的历史使命 从秘书工作发展史的角度看邸报具有政务公报的性质 从新闻学的角度看又具有报纸的性质 第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 一夏商周时期的史官言谏职能 1夏代的史官太史终古哭谏夏桀 2商代微子箕子与比干屡谏商纣王修善行仁 3我国历史上第一个以出谋献策而闻名于世的参谋秘书西周末年太史史伯 提出著名的和同论思想具有朴素唯物主义和朴素辩证法因素 第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 二春秋战国时期士的参谋作用

1士的特点

2士的参谋职能的表现 第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 三秘书参谋言谏制度的形成与发展 一秦汉时期我国参谋言谏制度正式确立 1 秦汉先后设置以参谋言谏为主要职责的秘书职务博士给事中谏议大夫光禄大夫 2秦始皇首创监察言谏体制 设御史纠弹百官违败而肃纲纪 设有议事制度 置言官谏正君主而防专断 3秦汉时谏官的制度化不高没有规定固定的官署和常务行政上不能独立随意性很强 第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 二魏晋南北朝是言谏制度的发展时期 魏晋南北朝的谏官制度与秦汉制度一脉相承的 三国魏蜀时期设谏议大夫太中大夫中散大夫散骑侍郎散骑常侍给事中等谏官 两晋南北朝时谏诤之职顾问谏臣由侍中散骑常侍担任给事中散骑侍郎负责顾问应对给事中品位增高并设为常员是南北朝最主要的谏官 自东晋始不再设谏议大夫谏议大夫主要向皇帝谏诤纠错东晋皇权衰落客观上延缓谏官制度的发展 第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 四隋唐时期的参谋言谏制度 一 隋代由门下省统辖谏言之机关一改之前历代言官分属若干机构管辖 二唐代参谋言谏制度的昌盛 唐代设置众多以进谏为主要职责的官职 散骑常侍谏议大夫给事中拾遗补阙起居舍人起居郎 这些官员分隶于机要之司的中书门下两省一般无具体职掌以规劝为

业

起

着

参

谋

顾

问的作

用

第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 进谏制度规定言谏官员的具体职责 1随宰相入阁议事唐太宗诏令自中书门下及三品以上入阁议事皆命谏官随之有失则谏 2给事中有权驳正违失凡发现皇帝有失宜之处的制诏书敕给事中可以涂窜封还令中书令重议 3起居郎起居舍人等经常随侍皇帝的官员可以当面向皇帝进谏皇帝亲信的谏官可随时面见皇帝如魏徵 4谏官上谏的内容几乎不所不包对内的各项政策如征收赋役任免官员施行刑法对外的和战怀柔靖边直至皇帝个人生活 第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 唐太宗作为有为之君虚心求谏诚意纳谏涌现不少敢于犯言极谏的谏官最著名的有魏徵王珪褚遂良地方百官和秘书官员也纷纷上谏 太宗的虚心纳谏和秘书官员的积极进谏对防止王朝内外政策的失误约束皇帝的行为起了重要的作用使政治较为清明上下政令畅通君臣关系协调是贞观之治出现的重要原因之一 第三节

中国古代秘书参谋言谏职能考辨 五参谋言谏制度的衰退与消亡 两宋时言官实权大为削弱主要职责是分治六房和五案而非谏正君主和封驳诏书 封建社会后期参谋言谏制度名存实亡 1元明清三代君主专制愈加严重 2名义上设有监管机构人员但不以谏诤为根本之任而以言官充任记录传达朝奏稽考注销等事致使谏官变为监官和事务官 3清代言官制度彻底裁废致使君主及其朝廷无度奢侈政治更加黑暗政府极端腐败从而加速了封建社会制度的最后灭亡 第四节 中国古代的信访工作 一中国古代信访工作的起源 尧舜时期为防止政令失误相继设置了进善之旌敢谏之鼓诽谤之木广泛听取臣民意见批评和建议首开我国古代信访工作之先河 尧设置进善之旌 舜设置诽谤之木敢谏之鼓 第四节 中国古代的信访工作 二西周的信访工作 路鼓肺石的设置 路鼓在内朝门外设置路鼓并派专人看守接待听取他们对政事的意见和伸冤由御仆将他们的意见报告太仆太仆再报告天子和六卿路鼓乃敢谏之鼓的沿用 肺石西周初年周公下令在外朝门置肺石让京畿内外之老幼穷苦百姓伸冤因其色赤如肺形而得名管理肺石得到官员为士 出现专掌信访的官员 太仆和朝士 第四节 中国古代的信访工作 三唐宋时期的信访机构 一最早的信访机构唐朝的匦使院 武则天为巩固皇权打击政敌而设立 匦使院的设立武则天命人置铜匦于宫门其形如小舍四面均开有可进不可出的投书口用于投书告密成立我国最早的信访机构匦使院主管官员称知匦使由谏议大夫及补阙拾遗组成 匦使院的信访职能 匦使院的影响和作用 导致大量的冤假错案 客观上开辟了一条最高统治者了解下情的渠道是我国最早的中央政权的信访机构 第四节 中国古代的信访工作 二宋代的鼓院和检院 鼓院初级信访机构宋初称鼓司后改称登闻鼓院 鼓院的职能 检院高级信访机构最初称匦院后改称登闻院又改称登闻检院以朝臣主管隶谏议大夫 检院的职能 匦函处理屡经申诉而未得到明辨或事关机密的投书命御史中丞为理检院使 第四节 中国古代的信访工作 三唐宋信访机构之比较 第一宋代设两个不同层次的信访机构给上诉者多了一个申诉的机会 第二设置信访机构的目的不同武则天鼓励投书的目的是打击政敌宋代设两院是为了让皇帝直接了解下情扩大了信访工作的范围增加了它的作用 第三唐代匦使院隶属中书省宋代两院隶属门下省门下省为皇帝的近臣组成更亲近于皇帝两院地位大大提高 第四宋代两院制定了规章使处理上书的手续有了条理有利于提高效率 第四节 中国古代的信访工作 四明清时期的信访工作及特点 通政使司与登闻鼓院厅的设立 通政使司的职能 清朝晚期对信访严格限制无疑是剥夺了臣民上访的权力阻碍了信访工作的发展 五古代信访制度的社会意义 对统治阶级了解民情治理国家巩固统治具有重要作用 第五节 中国古代的会务工作 一原始社会部落联盟会议 一原始社会末期出现了规模较大的部落和部落联盟部落和部落联盟实行原始民主制重要问题集体议决因此产生了频繁的原始会议 二会议的种类 1部落联盟首长召开的由部落联盟管理者和各部落酋长参加的议事会类似于今天的办公会议 2战争动员大会 3庆祝大会 4礼仪性质的朝见大会 三会务工作的产生 由纳言等秘书官负责实施的关于会议的准备通知仪式的确定指挥等会务工作 第五节 中国古代的会务工作 二西汉的盐铁之议和唐代的政事堂会议 一西汉的盐铁之议 历史背景汉武帝在元狩年间起用桑弘羊等人制定和推行一系列的新经济政策这些政策虽然充裕了封建国家的财政为汉武帝的文治武功奠定了经济基础但是伴随农业生产的发展土地兼并的现象日益尖锐广大农民的负担愈来愈重盐铁官营等政策的弊端直接贻害农民加剧了农民与封建国家之间的矛盾致使农民的反抗斗争日益频繁汉武帝的食盐官营一是经济上增加了国家财政收入二是政治上贯彻了重本抑末的统治方针对于稳定汉王朝的统治是必要的但是在统治集团内部意见并不一致 第五节 中国古代的会务工作 盐铁之议 汉昭帝时为了保证与民休息政策的实行中央政府召开的一次由盐铁官营问题所引起的有关国家政策的辩论贤良文学与桑弘羊意见不一他们就汉王朝的内外政策进行了几十天的辩论 在盐铁会议上双方辩论的主要内容有1民间疾苦的原因 2对匈奴的政策 3关于施政方针和治国的理论思想 第五节 中国古代的会务工作 盐铁之议的影响 贤良文学是来自社会下层的地主阶级知识分子比较体察社会实况他们在霍光的支持下与桑弘羊展开的辩论反映了统治阶级内部对汉武帝晚年以后经济和政治形势的不同认识以及由此而提出的不同的治国政策经过这次辩论尽管没有废止盐铁官营和平准均输法但桑弘羊在政治上受到一定的挫折贤良文学活跃一时根据贤良文学的意见停止了酒类专卖与民休息的政策进一步得到肯定对昭帝宣帝时期社会经济的恢复和发展起了重要的作用 第五节 中国古代的会务工作 《盐铁论》 是西汉的桓宽根据著名的盐铁会议记录撰写的重要史书成为研究西汉中期历史和桑弘羊的重要史料也是中国古代一部比较完整的会议纪要和会议文件汇编 第五节 中国古代的会务工作 二唐代的政事堂会议 背景中央政府机构的三省制中书出令门下审议尚书执行中书省是起草政令的机关中书舍人拟稿后由中书令或中书侍郎选定并补充修改再呈送皇帝画一敕字然后送达门下省经过门下省审议后再由皇帝亲自批准才能成为国家的正式法令交尚书省执行 第五节 中国古代的会务工作 政事堂会议 中书省拟好的政令送达门下省时如遇门下省反对就会将它封还命令即算作废皇帝的画敕也等于无效所以唐代皇帝欲下诏敕一般先由门下省和中书省举行联席会议会议场所称为政事堂政事堂会议的出席人包括中书门下两省长官及副官多时有十几人最少时只有两人讨论结果由执笔综合记录执笔等于现在的书记由众人轮流充任皇帝的命令必须在政事堂会议正式通过然后才能送尚书省执行若未加盖中书门下之印而由皇帝直接发出的命令在当时被认为是违法的不能为下面各级机关所承认 第五节 中国古代的会务工作 政事堂会议的作用 中央政令须由政事堂会议通过才有效皇帝一人说话不算数这在封建社会中算是最民主的决策制度了由于政事堂会议制度的存在中央政令在下发前经过充分的论证避免了中央政府决策失误由是鲜有败事 《资治通鉴》 它对贞观之治的出现起了重要作用这一制度的合理性对于我们今天起草重要文件出台重要政策或形成重要决定仍然有很高的借鉴价值 第五节 中国古代的会务工作 三清代的会议概况 1清代会议种类 第一常朝会这是皇帝例行的办公会 第二大朝会有定期和不定期两种 第三军礼大典会这是不定期的会议 第四皇帝会见被引见官员的会议是临时性的 会议 第五探讨统治方略的会议由皇帝随时召集身边重 臣或参谋顾问咨询官员座谈讨论

第六外交活动举行的各种会议诸如朝觐迎送外 国使者等 第五节 中国古代的会务工作 2清代会议的内容 吉礼性的会议 嘉礼宾礼会议 军礼会 凶礼会 皇帝处理政务的会议 第五节 中国古代的会务工作 3清代会议的会务工作 由内阁军机处等秘书部门负责安排统筹具体工作则由礼部太常寺鸿胪寺光禄寺等有关机构负责落实清末光绪帝时光禄寺太常寺和鸿胪寺并入礼部宣统三年又改礼部为典礼院故具体工作先后由礼部典礼院安排礼部分置了许多部门分管会务礼仪如仪制清吏司掌嘉礼军礼事务祠祭清吏司掌吉礼凶礼事务主客清吏司掌典礼和接待外宾事务等等 第五节 中国古代的会务工作 总结 从清代会务的数量会务组织机构和事务看封建朝廷的会务工作是极其繁琐的且所承办的会议大多是维护封建帝王威严的礼仪性会议所以除了上面介绍的汉代盐铁之议和唐代的政事堂会议外中国古代在会议组织方面没有多少值得今天借鉴的有益经验反倒有许多做法是今天应该努力避免的 第六节

中国古代的保密工作和印玺管理 一历代保密工作概况 原始社会末期有了保密工作的萌芽阶级出现国家形成之后严格意义上的保密工作也随之产生了 1先秦时代的保密工作 夏代史官将图法等档案秘藏于王室宗庙 春秋战国时期各诸侯国之间窃密和保密斗争激烈 2秦汉魏晋南北朝时期的保密工作 秦汉时期统治者已经从理论上认识到保密工作的重 要性 魏晋南北朝时期民族矛盾和统治阶级内部矛盾异常 尖锐窃密与反盗密的斗争也非常激烈 第六节 中国古代的保密工作和印玺管理 3唐宋保密工作 唐代保密工作的一个显著特点是制订了一套比较完整的保密工作法律制度 《唐律》对泄密失密的处刑是十分严厉的它使官吏民众有法可依对窃密泄密者起到震慑作用这是唐代对保密工作的一大贡献 宋政权参照《唐律》制订了严格的对失密泄密行为的处罚规定与唐代不同的是宋律除规定了对泄密者的惩罚外还制定了对告发违反保密规定行为的奖励办法如告发藏匿弃毁拆换机密档案者可以获得五十贯至一百贯的奖赏

第六节

中国古代的保密工作和印玺管理 4元明清保密工作 元代仿照唐宋制定了保密刑法条文对泄密罪的处罚极为严厉轻则出军 充军 重则处死 明律对违反保密制度造成的泄密行为不但处罚当事者还处罚其上司也就是要追究领导责任对泄密罪的处罚也重于唐宋 清代雍正乾隆时基本形成了适应封建制度需要的系统而详备的保密规章制度 第六节

中国古代的保密工作和印玺管理 二古代公文保密制度 一是公文传递中采取必要的保密措施 公文 封泥制度用于简牍文书 封泥是一种官印的印迹为古代缄封简牍钤有印章以防私拆的信验物主要流行于秦汉时期 二是制定专门的文书保密规定 三是对泄露窃取文书机密者处以很重的刑罚 第六节

中国古代的保密工作和印玺管理 三古代印玺的管理和公文用印制度 1先秦印玺的适用范围和方法 先秦时印一般都称玺 玺公私通用君臣均用 先秦的简牍文书玺印是加盖在封泥上的这种文书叫作玺书若果没有这种封泥印章公文就不能生效 第六节

中国古代的保密工作和印玺管理 2秦汉时期印玺分家和文书用印制度 秦代玺成了帝王的专用之宝称为玉玺皇帝的玉玺有六种 秦代百官的印章统称为印不同官职印材的质地印钮的样式印文的名称印绶的色彩等等均森然有序以此标示官阶区别尊卑 汉代的官署之印 犹今之单位公章 和长官之印 犹今之领导人公务章 功能不分

实行一官一印罢官时其印或上交或带走新官需刻新印 第六节

中国古代的保密工作和印玺管理 3魏晋南北朝的印玺管理制度 官印移交制度 官府主官任免交接时不再新刻官印而由离 任官员向接任官员移交 骑缝押缝制度 骑缝在两张相连的公文纸的粘贴之处加盖 印章押缝在两张公文纸的粘连处或公文末尾署名

这一制度起到了防止公文伪造保证其真实性的作用 第六节

中国古代的保密工作和印玺管理 4唐宋公文改动盖印制度 5元代的印玺制作保管制度 设有专门的印玺管理机构 铸印局掌管刻制 和销毁各级官衙的印章符宝局掌管皇帝宝 玺等 设有专掌官印的秘书职务知印官多由长官的亲信属吏担任在掌有重权的官衙中还设有监印官 第六节 中国古代的保密工作和印玺管理 6明代的行文半印勘合制 勘合即校对 由内府制作专用的空白公文纸加盖印章统一编号装订成册各官府若需行文一律到内府领取此公文纸公文纸的半边作为存根留在内府上面登记有领用的衙门和公文所涉事项并留有半边印章凡是不用这种专用公文纸制作的文件一律无效 违反规定处罚甚严诸司不凭勘合擅接无勘合行移及私与行移者正官首领官各凌迟处死吏处斩 第一节 中国古代历史上的社会调查

第二篇：中国古代秘书工作的继承及对现代秘书工作的思考

中国古代秘书工作的继承及对现代秘书工作的思考 山东科技大学 资源与环境工程学院 采矿工程11-4 殷泽远 摘要：秘书工作拥有着悠久的历史，分析中国古代秘书工作特点，从中汲取养分指导现代秘书工；分析当代社会环境，并且古今对比，反思现代秘书工作的现状。并三者相结合，探寻现代秘书工作人员应当具备的职业素质。使得秘书工作在新的时期发挥更大的作用。

关键字：古代秘书工作特点、现代秘书工作、继承与发展

1936年三月十二日，河南安阳殷墟127坑中出土了一万七千多片刻有文字的甲骨，同时在甲骨堆的旁边发掘出一具人骨。甲骨是用来记录商王占卜内容的，而数量如此惊人的甲骨同时出现在同一个甲骨坑中，很显然，是由专门的机关、人员收集整理保存的。现在学术界公认为挖掘出的尸骨的职位是“贞人”，即负责保存管理卜辞的人员，那么讲来，“贞人”很有可能就是我们至今为止发现的最早的“秘书”遗骸。

当然，秘书的历史并不是仅仅只有从商朝开始这么短的历史。从理论上讲，早在远古时期部落联盟氏族社会刚形成的时候，出现领导人员的同时，秘书这一职位就已经诞生了，最起码，秘书这一职位的工作方式已经诞生了。也就是“秘书和秘书工作是随着文字产生、阶级与国家的出现而出现的。”[1]传说，黄帝史官仓颉始作书契，由此可以印证秘书的工作有着更为悠久的历史，[1] 梁成林.《秘书工作必须与时俱进》.广西民族大学.2006 可以追溯到史前文明。

中国历朝历代都会专门设立掌握秘书工作的官员，有史可辑的从黄帝时期的的史官仓颉开始，上古三代的太史令、左右史、秩宗，到后来的尚书令、明代的阁老，六科，通政司，六书房，明代后期的司礼监，清代的军机处、以及清代地方的师爷等。脉络清晰，秘书的工作也具体化，立体化，形成了一套严密的体系。

秘书的工作和中华悠久的文明紧紧联系起来，深受中华文化的影响，同时也影响着中华文化。养成了中国秘书工作独有的特点。

一，凛然正气，君举必书。

西周初年开始，秘书官吏在记录君王命令、大臣言行、朝廷

[2]记载，大事时就形成了“书法不隐”的规则。《史记·晋世家》成王桐叶戏封叔虞于唐的故事，“史佚因请择日立叔虞。成王曰‘吾与之戏耳。’史佚曰：‘天子无戏言。言则史书之，礼成之，乐歌之。’于是遂封叔虞于唐。”同样的，《史记·齐太公世家》记载，公元前548年，崔杼弑庄公而立景公，“齐太史书曰‘崔杼弑庄公’。崔杼杀之。其弟复书，崔杼复杀之。少弟复书，崔杼乃舍之。”太史们不畏强暴，执笔直书，前赴后继，视死如归的精神令人敬佩。

当代秘书工作中仍然存在类似的事情，秘书本身所处的位置决定了他需要和领导层面的人们打交道，要处理好“政治上的同志关系，人格上的平等关系，组织上的上下级关系，角色地位上 [2] 司马迁（西汉）.《史记》.新疆人民出版社.2003 的从属关系及工作上的主辅关系”从根本上讲二者的利益是一致的，但是在某些方面会出现不同意见，作为秘书的我们，不应盲目跟从，不讲原则，而是要坚持一定的立场，鲜明地指出领导人的错误决定，坚持正义。

二，博闻强识，业务熟练。

三国时期，袁绍的主簿陈琳代主公袁绍写下了气势恢宏的讨曹氏文，后来袁绍败北之后，曹操问陈琳，为何要写的这么狠，可敌此文百万军。陈琳回答，箭在弦上，不得不发。这个故事也成为了文学史上的笑谈。太史公司马迁“年十岁则诵古文。二十则南游江淮，上会稽，探禹穴，窥九疑，浮于沅湘；北涉汶泗，讲业齐鲁之都，观孔子之遗风，乡射邹峄……”（《史记·太史公自序》）由于中国古代秘书工作往往需要综合帮助领导人作出决策，所以往往都具有很高的素质，博览群书，拥有很高的知识水平。明代就有“非翰林不得入内阁”的成例。

相比之下清代县官的“师爷”往往也拥有比较高的知识水平和综合素质，一般代表着本县或本地区最高的文化水平。正因为如此，才保障了领导机构的高效率的决策。

拥有较高的文化水平和综合素质使得中国古代秘书业务更加熟练，才能保证有更高的效率。当代秘书同样需要这种素质。因为秘书需要帮助领导人面对来自各个方面的问题，博闻强识的学习能力，高效正确的业务技能显得更加重要。在日常工作中，我们只能无止境的学习，充实自己在文、史、哲、理、化、生、工、乃至天文、地理各个方面的理论知识。在信息爆炸的今天，如何更好地学习成为我们面临的重大的问题。

三，严守制度，一丝不苟。

汉光武帝刘秀征河北时，军市令祭遵处死了一个违反军令的士兵，而这士兵是刘秀行营中的亲兵。刘秀大怒，要处死祭遵，主簿陈副劝谏说“贤明的君主都希望军纪严明，祭遵处死了违反的军士正是为了严明军纪的啊，祭遵秉公执法不因犯罪的人是主上的亲兵而徇私，这是对的啊。”刘秀醒悟，立即下令敕免祭遵。《史记·晋世家》记载的成王桐叶封叔虞于唐的故事也可以看出来史佚为代表的中国古代秘书工作人员的一丝不苟的严谨态度。

严格的依照制度办事，不因决策者的一时愤怒或一时高兴而赏罚不公。诸葛亮告诫后主“赀罚臧否，不宜异同”，正是作为决策者的辅助人员应当做的。

四，彬彬有礼，中和自律。

由于儒学是中国传统文化的主流学说，自然而然的儒家的思想深深影响着中国人的思维方式，也就同样的影响着传统中国的秘书工作。其中，儒家的中和、自律、文质彬彬的学说，由于更为符合秘书工作的工作特性尤为影响的明显。

儒家强调“三省吾身”的自省方法，讲求“君子慎独”。而秘书工作虽不直接承担机关、事业单位的职能活动，没有直接的决定权，但是因为其本身所处的位置决定了他能或多或少的影响领导决策，并且掌握大量的政治、经济、人事等方面的机密和信息。这就更加要求秘书工作人员要有一定的自律精神和“慎独”思想。对内，如果没有自律的精神，就会很容易因为一己私利而出卖重要机密；对外，如果没有“慎独”的约束，就很容易产生一种“钦差大臣”的姿态去狐假虎威，颐指气使。[3]

中国古代士大夫有一种天生的气质。“臣心一片磁针石，不指南方誓不休。”大多数士大夫在亡国或者被俘的时候宁死不屈，不会向敌人泄露一丝一毫的国家机密。这就是儒家思想对中国古代秘书工作深刻影响的直接体现。

另外，儒家学说的“仁”、“礼”等思想也对中国古代秘书工作产生了重要的影响。“仁者爱人”强调秘书工作要更多地为他人考虑。“彬彬有礼”强调秘书工作要采用一种礼貌和谐的方式。“中庸之道”强调秘书工作要踏踏实实，以一种合理的方式表达自己的想法，等等。儒家的学说影响着中国古代秘书工作的每一个方面，为我们当代秘书工作留下了宝贵的遗产。

五，直言不讳，宁死不屈。

太史公因为上书劝谏汉武帝关于李陵案的问题，而受到宫刑的耻辱；韩愈因上书劝谏宪宗迎佛骨事而远谪蛮夷之地……我们不是去强调秘书工作必须要忍辱负重，以出卖自己的人格为代价。而是要强调在决策者的决策出现一定的问题的时候，要敢于指出不足，为决策者提供正确的决策参考。

中华文化漫长的历史孕育出繁华灿烂的历史，而秘书工作作 [3] 黄若茜.《试论儒家思想对秘书工作的影响》.温州职业技术学院.2006 为氏族社会早期就产生的社会必须的工作项目，经过漫长的积累有了丰富的内涵和鲜明的特点。除了上述优良的特点之外，不可避免的也有一些负面的特点，当代秘书在继承和发扬优良传统的同时也应摒弃其中的糟粕。比如在漫长的历史发展中形成的相互推诿、搪塞，甚至是潜规则等弊病，我们应坚决抵制、抛弃。

“以史为鉴，可以知得失。”历史给我们留下了宝贵的遗产，我们应当继承。但是秘书工作的和时代密切联系的特点要求秘书工作人员必须清晰的知道当代社会环境，以及当代决策者需要的、迫切需要的帮助和支持。所以，在分析了中国古代秘书工作的特点之后，我们应该分析一下秘书工作深深扎根的这片土壤——当代我们所处的社会环境。

一，当代社会处在科技大发展、信息大爆炸的时期。随着网络技术的应用和推广，越来越多的新兴产业和技术出现在生活中。与秘书行业息息相关的就应当数越来越宽广的工作对象和交际人群。当网络的大门面向全体人群打开，就为所有人提供了一个共同的宽广的平台。而秘书工作的本质——辅助性，要求着从事秘书行业的人们更加要开阔视野，掌握更多的知识。

同时，电子信息工具的广泛使用使得秘书工作的劳动强度大大减小，工作效率和质量大大提高。如何更好地利用这些新兴的方便快捷的工具以使得秘书工作的效率更大的提高是当代秘书工作需要面对的一大挑战。可选择的途径更加的广泛，可参考的文献、信息更加宽阔，如何在大浪中淘出真金，更高效的服务于决策者，这也是当代秘书工作所面临的又一大问题。

二，当代社会处在文化多元化的时期。

自改革开放以来，西方的思维方式、生活习惯等如潮水涌入中国。二十一世纪以来网络媒介的广泛应用，使得我们当下的社会的文化以更为快的方式传播并不断创新。我们这个社会的文化正以一种爆炸的方式不断地进入人们的生活。而秘书工作作为服务于人群以及决策者的特性，要求者从事秘书工作的人员必须具有面对着多元文化的水平和适应这多元文化的能力。如何以一种适当的态度去面对越来越多元的文化和越来越宽广的信奉不同文化的人脉圈，是摆在秘书工作人员面前的有一大难题。

三，当代的社会处在不断的变革之中。

我国正处于社会主义初级阶段，在摸索中前行，所以社会是在不断地调整变革中曲折前进的。社会的不断变革产生了许多新的事物、新的政策。如何在这不断的变革中找寻到坚持的东西，如何在这不断的社会变革之中牢牢地把握时代的脉搏成为当代人，尤其是从事秘书工作行业的人群所应密切关注的。

四，当代中国秘书工作的工作舞台在不断地扩大，并且已经面向世界。

2001年中国加入世贸组织，为中国的经济发展带来了更广阔的平台和机遇，同时也带来了更为严峻的挑战。同样的情形也同时体现在秘书行业。传统中国的秘书工作体制已经不能适应世界化的舞台，也就要求着我们的秘书工作体制需要改革，同时也改变了对秘书工作人员的工作要求。更高的素质、更全面的能力、更高的效率已成为对我国当代秘书的普遍要求。

那么，在这变幻的时代中，秘书工作人员该如何应对这诸多压力呢？应该采取怎样的态度和动作来解决这些问题呢？

一，继承传统，不断创新。

悠久的历史为我们提供了丰富的可利用资源。秘书工作历经几千年留下了许多宝贵的遗产，有很多东西值得我们去借鉴，高效的工作模式、严谨的工作态度、合理的表达方式、不屈的人格魅力等等。但继承传统并不是意味着全盘接受的“拿来主义”，每一种高效的方法必有一定的生存环境，不能机械的生拉硬拽，盲目嫁接，而是应当仔细分析，在恰当的土壤里种下合适的种子。并且“取其精华，去其糟粕。”

同时，秘书工作的环境决定着秘书工作必须要有一定的创新性，不断调整、发展、创新，是秘书工作的根本需求。坚持解放思想实事求是，以新的思维和创造性的工作跟上时代的步伐。秘书工作的创新性不仅表现在工作方法的创新性，还要表现在工作方式的创新性。不断地探索、寻找高效率的工具，推行“无纸化办公”等新形式、新方法是未来秘书办公的趋势。

二，明确性质，坚定原则。

“名不正则言不顺”，作为一个秘书工作人员，必须先明确自己工作的意义何在，性质怎样，工作目标为什么。而当代的秘书工作性质呈现多元化、复杂化，这就使得“正名”显得尤为重要。秘书工作不仅仅包含“秘书”这个简单层面的性质，而是更为广阔。主要包括以下几种性质：

1，传统意义上的秘书工作性质。包括秘书的根本性质——辅助性；秘书与其他辅助型职业的区别性质——中介性、直接性、全面性、服务性、被动性、潜隐性和机密性。这些都是传统意义上来讲的秘书工作的性质，是秘书工作性质的根本。

2，当代社会需要的秘书工作的性质。复合性，即要求从事秘书工作的人员要具有全面复合的工作能力。灵活性，即秘书工作人员的工作范围现在变得越来越宽阔，另外，随着新技术的发展，工作场所也越来越灵活。政治性成为秘书工作的社会属性，这是由我国的社会主义制度和市场经济体制所决定的，是我国秘书工作特有的属性。从属性是秘书工作的本质要求，当代人们权利意识的觉醒开始重新审视秘书工作所处的位置，秘书工作只能是作为从属于决策者的地位，为决策者提供意见和建议，而上下级机关的秘书工作只能是指导关系，而没有从属关系。服务性是秘书工作的基本特征，也就是服务于决策者各个方面有利于正确决策的工作，更加强调秘书工作人员需要更全面的素质。

“正名”之后，便需要明确秘书工作的几点原则，是秘书工作人员必须恪守的职业道德。

1，严守秘密。由于秘书工作人员往往掌握着一个国家、组织、企业的核心的机密，而随着市场竞争的日益激烈，严守秘密这条最基本的职业道德变得更加迫切。这是作为秘书工作人员最起码应当具有的职业道德。

2，自尊自爱。秘书工作人员虽然是作为一个辅助人员存在，服务性、从属性使其根本属性，但这并不代表秘书工作人员本人就没有独立的人格。“君让臣死，臣不得不死”的传统封建秘书工作知道思想并不能作为当代秘书工作的信条。秘书工作人员不能一味的听服于领导者的支配，当自己的人格受到侮辱的时候，要坚决地说“不！。”3，知无不言，言之必尽。作为为决策者提供建议的职位，秘书工作本身性质决定了秘书工作人员必须将自己的想法深思熟虑，使其更加科学有效，并且诚恳地提供给决策者。当决策者的决策出现问题的时候，秘书工作人员也必须及时的指出，并提醒决策者。所谓“知无不言，言之必尽”，就是要求秘书工作人员恪尽职守，忠诚的服务。

三，与时俱进，适应变化。

每个时代对于秘书工作的要求是不一样的，而当代社会要求的秘书的工作必须以构建社会主义和谐社会和环境友好型社会为目标的，要站在时代发展的高度来思考和处理问题。秘书工作涉及到上上下下各个方面的问题，既要为领导献策，又要与相关部门交流沟通，还要为人民办实事。这是秘书工作与时俱进的出发点与基础。

秘书工作与时俱进，必先掌握科学技术。只有熟练掌握新科技工具，并正确的运用，才能不断提高办公效率和办公质质量。所谓“工欲善其事，必先利其器”，新兴的网络科技、电子科技等工具正是当代秘书工作的“利器”。

秘书工作的与时俱进，需要在心态上有一种不断发展的观念。保守的、落后的思想会阻碍与他人的交流，并且有可能为领导者提供一些不切当前实际的建议。坚持用马克思主义思想作为指导思想，不断用发展的眼光看待自己，看待事物，对待工作，是当代每一个秘书工作人员所必须具备的思想和坚定不移的态度。

秘书工作的与时俱进，需要政府加快行政管理体制的改革。而政府改革的主要原因是因为庞大的秘书工作人群。这无疑为即将踏入工作岗位的学生们带来更大的就业压力。不断地充实、提高自己的综合能力，提高适应社会的能力，坚持原则和马克思主义，就是当代社会秘书工作与时俱进的具体体现。

四，博闻强识，厚积薄发。

当代各个行业所需要的是复合型、全能型的秘书人才。秘书知识的广度=基础科学文化知识+本行业管理知识+电脑应用等技能+社会交际技能；秘书知识的深度=秘书专业知识技能+辅助对象相匹配的技能。[4]这两个算术式就代表着当代社会所需求的秘书工作人员所应具备的能力，也就是作为一个秘书工作人员所应努力的目标。并且，当代社会对于秘书工作人员的要求“应是开放型、智慧型、专家型、多元型、科技型、公关型等等”。这就 [4] 梁成林.《秘书工作必须与时俱进》.广西民族大学.2006 要求着秘书工作人员必须全方面的掌握、了解各学科知识。

同时，秘书工作也呈现专业化的趋势，这并不意味着秘书工作人员所需要掌握的知识减少，而是在广撒网的基础上要有重点所长。所谓“世事洞明皆学问”，不断发展的网络等科技工具所带来的大量的信息为秘书工作人员提供了更为便利的方式。树立终身学习的观念、自我学习的能力和在平时生活中学习的习惯，是当代秘书工作人员所应当具备的素质。

第三篇：秘书工作（范文模版）

秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。

（一）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。

（二）做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。

（三）不要“贪污”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

（四）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然

第四篇：秘书工作

单元

一、秘书/助理的角色认知

秘书/助理职能

初级秘书/助理：事务性文员

中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理

高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书

优秀秘书与一般秘书的能力差异

秘书助理的职业形象——合宜的装扮及姿态举止

秘书/助理的职业生涯规划

关键的三个观念转变——销售意识、产品化、细节

单元

二、提升秘书/助理的沟通技巧

老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员 沟通的本质和过程是什么

为什么总是有沟通障碍——沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗

认识你的沟通对象——PDP技术和NLP技术

学会管理你的上司——四项限和5W1H工具的使用

小游戏：听懂经理的话了吗？

跟上级沟通的原则

如何在特殊情况下对上及对下沟通——冲突、小报告、越级指挥、谈判等 单元

三、办公室的5S管理

5S的涵义

怎样做好办公室的整理工作

怎样做好办公室的整顿工作

怎样做好办公室的清洁工作

怎样做好办公室的清扫工作

推动变革的注意事项和操作方法

单元

四、会议管理

成功会议的5个特点

会议管理的两个“三三三”法则

会议时间安排的技巧

会前准备——会议议题的收集和安排

会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对 会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

练习：如何组织一场讨论会议

单元

五、时间管理和计划管理

时间管理的五个原则和三个工具

PDCA工具在制定计划时的灵活使用

确定SMAC的目标，制定工作计划

怎样做/月度/周度工作计划，提供样表

出差日程的安排——案例分享：国内出差及国外出差的日程安排 单元

六、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会

用项目手册管理工作

事务性项目工作组织的12字口诀

制作项目手册的方法

案例分享

哪些现代化的办公软件你要熟练使用

单元

七、文档管理

文档管理标准规范

文档分类的工作规范

文档存储的工作规范

文档查阅的工作规范

文档分装的工作规范

文档销毁的工作规范

文档保密的工作规范

单元

九、企业秘书与助理礼仪常识

接待礼仪

办公室仪礼

电话礼仪与应对技巧

单元

八、商务公文写作

商务公文写作的概念及公文的要素

公文写作的步骤

确定目标

确定文章的正式程度

决定文章的风格

选择文章的层次结构

列大纲——案例分享及练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 撰写初稿

常用公文写作及公文格式要素范例

通知

报告

请示

批复

会议纪要

邀请信

总结

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第五篇：秘书工作

辅导四

第十五章领导者日常活动安排

一、基本概念解释

1.会谈，是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。

2.会见，领导人接见外宾或内宾，并作简短的交谈，一律称为会见。

3.商务旅行，指企业领导者为开展商品生产和经营业务而进行的旅行活动。

二、基本问题提示

1.领导者事务活动的特点：繁杂性；经常性；具体性；临时性。

*2.领导者事务活动安排的原则有：

（1）统筹兼顾，有急有缓；（2）围绕中心，突出重点；（3）力戒排场，求真务实。

3.如何办好请办事项

做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。

（一）精心准备，提出合理建议

（二）讲究方法，选择适当形式；

（三）注重程序，坚持逐级请办

（四）提高艺术，优化请办效果

（五）以缓应急，避免紧张出错。

第十六章党政秘书工作

一、基本概念

1.党政秘书工作（广义），指党的机关、政府机关、人大机关、政协机关的秘书工作，它是掌管党政机关公文并直接辅助党政领导者综合处理各项事务的活动。

2.狭义的党政秘书工作，特指中国共产党各级领导机关的秘书工作和各级人民政府机关的秘书工作。

二、基本问题提示

1.党政秘书工作的特点:政务性；综合性；从属性。

2.党政秘书工作的指导思想是：以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论、“三个代表”重要思想和党的基本路线为指针，当好参谋助手，搞好“三个服务”，即为本级党政领导工作服务，为机关工作服务，为人民群众服务。

3.党政秘书工作的一般原则：服从原则；参谋原则；求实原则；效率原则。

服从原则----秘书在工作中必须服从领导指挥，与领导高度一致；参谋原则--协助领导完善决策、为领导出注意、想办法提建议；求实原则---汇报情况、收集信息、提供建议、办理日常事务要求真务实；效率原则---树立高度的时效观念、做到及时、快速并力争超前。

4.对党政秘书人员的素质要求有：

（1）政治可靠；（2）作风优良；（3）纪律严明；（4）知识广博；（5）业务熟练。

5.党政秘书业务熟练的含义是：

所谓业务熟练，是指党政秘书人员必须具备顺利完成秘书工作任务的能力。党政秘书工作的特点和内容，要求党政秘书人员着重具备以下几种业务能力：调查研究能力、综合分析能力、文字水平、协调能力、办事能力。

第十七章企业秘书工作

一、基本概念解释

1.企业，是从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获取盈利，进行自主经营，自负盈亏，实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。

2企业秘书工作，是直接协助企业领导人履行领导职责，在进行企业经营决策和日常生产、经营、管理活动中，为领导节省时间，扩大空间，拾遗补缺，综合服务的活动。

3.企业公共关系，就是企业为了树立良好形象，通过传播沟通手段，协调与内外公共关系的一种管理职能。

二、基本问题提示

1.企业秘书现代管理的原理有：系统原理-----树立整体和全局观念，实现优化现代化管理；人本原理---以调动人的积极性、做好人的工作为根本；动态原理--运用动态原理，适应市场的动态变化开展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企业秘书现代管理应掌握的原则有：

整分合原则；能级和动力原则；反馈和弹性原则；效益原则。

3.企业秘书应该重点发现和处理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）经验性信息；（4）市场营销信息。

4..我国企业秘书工作的主要特点：经营性、专业性和时效性。

5.企业秘书人员素质的基本要求是：（1）企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑；（2）企业秘书必须适应社会主义市场经济；（3）企业秘书必须掌握现代管理原理和原则；（4）企业秘书必须具有信息处理能力；（5）企业秘书必须提高公关本领。

6企业秘书的公关素质主要体现在以下几个方面：

企业秘书必须学习现代公共关系理论，具备公共关系人员的素质，才能做好公关工作。企业秘书的公共关系素质，主要表现在两个方面：

（1）必须强化公共关系意识。公共关系意识是一个有机联系的观念系统，它由诸多观念构成。主要包括形象意识、公众意识、开放意识、交往意识、信息意识、沟通意识、协调意识、创新意识。企业秘书只有增强上述公共意识，才能自觉做好公关工作。

（2）要提高开展公关活动的能力。主要包括社会交往能力、组织协调能力、活动策划能力、宣传推广能力、应付突然事变的能力等。企业秘书只有具备上述公关活动能力，才能成功地策划和组织公共关系活动，成功地塑造企业形象，为企业赢得良好的经济效益。

第十八章涉外秘书工作

一、基本概念解释

1.广义的涉外秘书工作，指我国的外事、外贸、海关等部门和“三资”企业以及其他涉外单位的秘书工作。简言之，凡是协助领导或上司处理涉外事务的工作，都可称为涉外秘书工作。

2.狭义的涉外秘书工作，是指在我国境内具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人员为服务对象的秘书工作。

二、基本问题提示

*1.涉外秘书工作的特点有：跨国性；商务性；单一性；双语性；女性化。跨国性是涉外秘书工作的根本特点，也是区别于其他秘书工作的根本标志。

2.女性化是涉外秘书工作的一个显著特点。究其原因，主要有两个方面：一是涉外秘书工作的模式基本上是从国外引进的。是涉外秘书工作的事务性、技能性较为突出：相对来说，女性的心理资质更符合服务性职业的要求；女性的特长更适合于秘书工作的技术要求；从审美需要来看，女性的魅力容易与以男性为主的领导群融洽共事，成为一种重要的人际互动引

力。

3.涉外秘书的忠诚主要表现在三个方面：

一是理解并接受上司的经营思想、价值观念，这是秘书忠诚的基础；二是严守企业机密，做到守口如瓶；三是廉洁奉公，不贪图小利。

*4.涉外秘书除掌握一般的知识外，还应掌握：经济学和法学方面的知识，主要有：

（1）对外贸易知识——代理、包销、寄售、拍卖、租赁等业务知识，以及与之相关的国际汇兑、各国关税制度、保险、仲裁、索赔、运输、广告等知识；

（2）涉外法规知识——国内法规和国际法规知识；

（3）财会知识——处理财务方面的知识、企业与银行间往来业务的程序、少量办公用资金的开销与保管、信用证、旅行支票、快汇等使用方法等。

5.涉外秘书应掌握的工作技能：

（1）熟练地掌握外语——准确的听力，流利地会话，快速地阅读，熟练地书写和翻译。这是涉外秘书最基本的技能；

（2）熟练地操作办公自动化设备——熟练地操作微电脑、传真机、电传机、多功能电话，以及复印机、微缩、摄影、多媒体、电脑记事簿等应用技术；

（3）熟练掌握打字技术——快速中、英文打字；

（4）掌握速记技能——中、英文速记；

（5）掌握涉外文书的写作技能——重大事项讨论和业务谈判的文字稿、各类中文和外文信函、电文、业务文书、经济合同、公关礼仪类公函等的起草。熟练掌握各类涉外文书的特点、写作格式和语言表达技巧。

6.涉外秘书必须熟悉中外文化的差异如了解外国文化、风俗；要沟通外方人员与中方员工的联系，她们又必须沟通中西文化的交流。其应具备的文化修养是：

（1）了解中外思维方式、价值观的差异——看能力、重实绩；外国企业首脑因民族不同而对下属有不同的标准和衡量尺度；

（2）了解中外风俗礼仪的不同——涉外秘书除了解国际上通行的礼节外，还必须了解外籍人员、外籍上司各自不同的民族生活习惯，这是与他们融洽相处，搞好服务的重要条件。

（3）掌握中外文化知识——涉外秘书多读书、多学习，掌握祖国的基本历史、文化、地理知识，既满足了外方人员的需要，也为传播中国文化做了贡献；多掌握外国文化、历史、地理知识，尤其是外方上司国家的这方面知识，以利于增进双方的交流。

第十九章私人秘书工作

一、基本概念解释

*1.私人秘书指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。

2.私人秘书工作是私人秘书为完成辅助其雇主的任务，而在一定范围内的劳动。

二、基本问题提示

1.私人秘书的特点：选择的双向性；工作的技能性；职能的综合性；关系的雇佣性。

2.私人秘书工作的范畴很广，内容繁多，差异较大，但仍可从中概括出一些共性的任务：一是文书性工作；二是信息性工作；三是内务性工作；四是门面性工作；五是临时性工作。

3.私人秘书素质的要求：

（1）道德方面——忠于职守，洁身自律，立心要正，为人要诚，尽心、尽言、尽力，成为雇主事业的有效辅佐者。

（2）作风方面——工作中既要沉稳，又不迟钝；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厉风行、干净利落，又要庄重稳妥、严谨细致，做到张弛有致，缓急适中。私人秘书还要具

有谦虚、豁达、宽容、合作的作风和修养。还必须磨练勤奋、坚韧和灵活应变的工作作风。

（3）知识方面——私人秘书工作范围广，内容多，因而要求私人秘书的知识面要宽，要有 “通才”的特质。私人秘书要特别重视自身知识结构的动态性，要针对客观环境的发展变化而不断调节、补充知识，以适应社会对私人秘书工作越来越高的要求。

（4）能力方面——私人秘书必须具备较强的运用知识、解决问题的能力。要有较强的适应能力，能在较短的时间内适应不同的雇主、不同的业务和不同的工作内容。其次，私人秘书要有较强的表达能力，再者，私人秘书要有较强的办事能力，还要有较强的交往能力，能有效地建立和处理各种人际关系与公共关系，树立良好的个人和组织形象。

（5）技能方面——私人秘书还要掌握操作各种办公设备的技能。越来越多的雇主还要求私人秘书掌握驾驶汽车的技能。

第二十章现代秘书职业

一、基本概念解释

*秘书职业，是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。

二、基本问题提示

1.秘书职业化的标志：（1）产生了与官职脱钩的趋势；（2）以从事秘书工作为谋生手段；

（3）出现专门的服务机构；（4）形成社会上专门的职业阶层。

2.现代秘书职业的主要特征：（1）秘书服务对象多元化；（2）秘书主体商务化；（3）秘书知识技能专业化；（4）秘书劳动价值商品化。

3.现代秘书职业的发展趋势：

（1）秘书主体商务化；（2）秘书功能综合化；（3）秘书办公自动化；

4.求职准备包括：（1）心理准备——树立求职意识，强化竞争意识；（2）实力准备——建立合理的知识结构，培养广泛的适应能力；（3）信息准备。

5.自荐求职信函所包括的内容和应注意的问题。

自荐求职信函所包括的内容：说明个人基本情况，着重介绍自己胜任秘书工作的有利条件及其与自己所学专业的联系，适当叙述自己的发展潜力；对所求工作的愿望；附上相关支持材料，如技能证书、毕业论文。写自荐求职信应注意的问题：注意格式和用词，不要太长，要具有可读性，态度要真诚、坦率。

△技能训练：1.写一份本人简历；2.写一份自我推荐材料。