秘书工作职责

第一篇：秘书工作职责

秘书的工作职责及分工

秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。

一、商务沟通

（一）接待工作

1.全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4.了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5.送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

(二)沟通与协作工作

1.运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

2.组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

3.及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

（三）商务谈判

1.掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2.布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

3.做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一)会议筹备

1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

第二篇：秘书工作职责

一、协助老总完成公司相关工作

总经办秘书职责及细则

1、通知阿姨清洁谢生办公室的卫生(经谢生允许)。

2、客人来访时沏茶（冬天沏茶；或个别外国客人需求咖啡）客人走后台面的清理。

3、根据需求，预订房间、备车及购买机票。

4、谢生办公室杂志、彩页的更新、添加及新增等，每日更换报纸夹上面的报纸。

5、维持室内的正常照明，传真纸的添加以及办公室内各项设备的正常运作。

6、维持冰箱内（谢生办公室及总经办内两个冰箱）有足够的必备饮料。

7、有客人来访谢生，门卫室会先通知，并及时转告谢生。

8、收发传真、复印、分发相关的文件。

9、收取信件，寄送信件并作相关的记录或签收等。

10客户资料的管理（展会搜集的名片输入，营业一部已有客户资料的输入）并归类整理等。11协助DAVID处理各部门的日常工作（特殊设备/材料的报价、TP经销、直销、文件/合同上呈下传等）。

12协助DAVID处理并追踪各分厂事务（机械厂、印塑厂、香港及上海）。

13拟订各类《内部签条》至相关部门以及部分对外文件的拟订等。

14日常文件的存档整理。

15接听电话，并传达相关的咨讯予相关人员。

16办公用品、谢生办公室和总经办饮品及日常物品申购及领用等。

17每日下午13:30前到前台搜集报纸并入夹。

18其它日常工作等。

19、三打扫谢小姐、沈生办公室。

20、每周谢生办公室外内白板笔检查是否有水。

21、谢小姐办公室内白玉山水的库存。

22、夏季谢生办公室内空调排水清倒。

23、售服部打办结果跟进。

24、送机、调机人员对外工作服务态度考核。

25、每月售服部打办人员绩效考核及奖励（注：主管的奖金按考核人员平均数的1.3倍计算，跟单员的奖金按考核人员平均数的1倍计算）。

26、每周二内务会议议前准备工作。

27、会议记录、下发。

28、Made-in-china网站、Marketing及Info邮箱国外查询盘转发、统计。

29、国外查询盘每月统计、汇报一次。

30、礼品包装。

31、春节、圣诞节贺卡寄送。

32、报价单制作。

第三篇：项目秘书工作职责

项目秘书工作职责（新）

岗位名称：项目秘书 直接上级：部门总经理 直接下级：无

岗位编制：建筑部门每部可一名，结构机电部门各一名

项目类管理

1、项目进度跟踪：跟进项目进度，每月度协助项目经理更新项目进度计划表； 2、项目辅助管理：协助项目经理和专业负责人进行项目的辅助管理，包括日程安排、会议组织、文件整理和传递、信息数据收集和传递及其他项目配合工作；

3、项目成果跟进：协助项目经理项目出图核查、安排会签、晒图跟踪、文件刻录、图纸存档、图纸递送；、部门项目综合进度管理：跟进各项目阶段的人员配置；每月对本部门项目进度进行综合统计，协助制定项目进度表；

6、项目相关文件的收发、登记、过程保管、整理、传递、归档等，协助项目经理或专

业负责人做好质量管理流程控制； 5、项目人员的各种费用报销；、项目经理交办其它与项目相关事宜。

日常工作、部门内部团队活动组织协调；

2、部门邮件及快递的收发，及部门内部文件的打印、复印、传真及扫描工作； 3、协助人力资源（行政）中心进行相关数据的统计； 4、部门负责人交办的其它工作。

5、督促部门员工考勤，如有打卡异常，需落实具体原因、进行登记并告知前台。

6、与人力资源（行政）中心黄雅甜对接，统计部门员工年休假状况，以便部门员工安排休假，避免影响工作。

7、保持部门卡位及公共讨论桌干净整洁。

8、部门员工出差及部门合作单位来宾机票与酒店预订，如需接机，需将准确日期及航班通知后勤保障部曹元辉。

9、履行公司节约用电、安全用电通知，督促部门员工下班及长时间离开位置，关闭电脑、照明灯、空调及其他电器的电源。

10、部门所需盖公章的文件，应由部门秘书收集，统一到人力资源（行政）中心何菊丽处盖章。

11、每日统计部门用餐人数，上报前台。

12、新员工入职指引，如：领取文具、领取门禁卡等。

13、部门会议所需会议室的预订，会务安排等。

14、如部门项目紧张，需加班工作，需由部门秘书提前申请。

15、部门员工如需借用贵重物品由部门秘书负责，如：笔记本电脑、相机、DV机，需在OA上填写借用单，经相关人员签字后方可借用。

16、部门内部设备的管理由部门秘书负责，如：打印机、扫描仪、绘图板等。

第四篇：项目秘书工作职责

项目秘书工作职责

一、项目类管理

1、项目进度跟踪：跟进项目进度，每月度协助项目经理更新项目进度计划表；、项目辅助管理：协助项目经理和专业负责人进行项目的辅助管理，包括日程安排、会议组织、文件整理和传递、信息数据收集和传递及其他项目配合工作；

3、项目成果跟进：协助项目经理项目出图核查、安排会签、晒图跟踪、文件刻录、图纸存档、图纸递送；、部门项目综合进度管理：跟进各项目阶段的人员配置；每月对本部门项目进度进行综合统计，协助制定项目进度表；

5、项目相关文件的收发、登记、过程保管、整理、传递、归档等，协助项目经理或专业负责人做好质量管理流程控制；

6、项目人员的各种费用报销；、项目经理交办其它与项目相关事宜。

二、日常工作、部门内部团队活动组织协调；

2、部门邮件及快递的收发，及部门内部文件的打印、复印、传真及扫描工作；、协助人力资源（行政）中心进行相关数据的统计； 4、部门负责人交办的其它工作。

5、督促部门员工考勤，如有打卡异常，需落实具体原因、进行登记并告知前台。

第五篇：总经理秘书工作职责

青岛新时代物业服务有限公司

总经理秘书工作职责及工作流程

一、工作大纲：

协助总经理处理日常工作事物，协调各部门日常工作，负责物业管理各项目文件的存档及相关制度的建立，及时、准确地向各部门传达总经理的指示，及日常资料可追朔性资料管理

二、汇报上级：总经理

三、岗位职责

1.总经理日常行程的协调、安排；

2.协助起草总经理日常对外的公文、报告等相关文书资料； 3.接待总经办来访的客户；

4.负责总经理会务的组织安排，会议纪要的记录、整理和分发，并对决议事项进行催办、查办和落实；

5、根据总经理对各职能部门、分公司、子公司下达的工作指令，进行跟踪、协调、推进等

7.负责总经理办公室档案整理及相关部分的档案监督管理 6.承担翻译职责。

8.负责处理总经理临时交办的其他工作；

四、工作流程

青岛新时代物业服务有限公司

提前到达上班地点 ↓

负责本人及领导办公场所卫生清洁 ↓

领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放 ↓

分拆信件、分送报纸 ↓

领导到达时间确认 ↓

提示领导本日日程 汇报有关事项 询问领导本周日程进行统筹安排 ↓

督办重要事项，急事急办 ↓

进行正常事务工作 ↓

接听电话 接待来宾 资料整理 撰写文稿 打印复印 来往文件 领导随并记录 并校对 收发传真 处理催办叫服务 ↓

领导临时交办的其他任务 ↓

下班时间向领导征询需办事项

青岛新时代物业服务有限公司

↓

检查文件、锁具、电器、电源情况后下班