【人事档案】邮政员工人事档案管理办法（模版）

第一篇：【人事档案】邮政员工人事档案管理办法（模版）

银行员工人事档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条

为进一步加强

银行（以下简称“

银行”）员工人事档案管理，促进员工人事档案管理的规范化和信息化，有效地保护和利用档案，更好地为企业改革发展及管理工作服务，依据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案目标管理暂行办法》等文件规定，结合邮储银行实际，特制定本办法。

第二条

本办法适用于邮储银行及各分支机构合同制员工人事档案管理，劳务派遣、离退休返聘等人事档案管理均不执行本办法。

第三条

邮储银行员工人事档案管理不再沿用原先按照身份管理档案的做法，人事档案不再区分干部档案和工人档案，统称员工人事档案，均由人力资源部门统一管理。员工的原有身份仅做为一种历史的记载，在调出系统或调入政府机关、事业单位时，以原有身份介绍。

第二章 档案管理体制和机构

第四条

邮储银行员工人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制，原则上按人事管理权限，由各级人力资源部门集中统一管理，同时接受上级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。第五条 人事档案管理是总行全辖人力资源管理信息系统建设的重要基础，是人力资源信息系统建设的信息支撑和保障。信息采集录入人力资源系统前必须要与人事档案进行核对。

第六条

各级分行应健全档案管理制度，按要求配齐配好专职档案管理人员，负责人事档案的日常管理和人力资源管理系统综合信息的采集录入、核对与维护。总行人力资源部负责对一级分行，一级分行人力资源部负责对二级分行的人事档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第三章 人事档案内容和分类

第七条

各级分行人力资源部对所管理的员工都要建立人事档案。总行及各级分行领导班子成员、总审计师、行长助理建立正、副本两套档案，其他员工只建立原始档案。

第八条

人事档案正本的材料应历史地、全面地、客观真实地反映员工情况。其内容及分类如下：

第一类

履历材料。包括：干部履历表、职工履历表、登记表、简历表，职工、学生、职员、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，更改姓名的材料及批件，履历变化情况等，以履历为主的综合性材料不要拆开，归到本类。

第二类

自传材料。包括：自传，属于自传性质的材料，入党、入团形成的自传材料等，入党、入团申请书和自传连

在一起的可归入第六类。

第三类

鉴定、考核、考察材料。包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定（有组织意见的），学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，挂职交流鉴定表，实习和见习生鉴定表（有转正定级内容的可放在第九类），转业干部鉴定，以鉴定为主的各类人员登记表和其它鉴定性材料，员工考核、考察登记表，作为员工任免调动依据的正式考察材料，离任审计考核材料（审计考核发现问题而受处分的，连同处分材料一起归入第八类）。

第四类

学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料。包括：初中、高中、中专、高等院校毕业生登记表，招生报考登记表，推荐、选拔学生登记表，员工进修登记表，学习成绩表，论文成绩及评语，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，专业技术任职资格申报表、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表，专业技术考试成绩合格登记表，享受专家待遇津贴登记表，考试录用和聘用管理报考登记表及考试成绩，职业技能鉴定证明材料。

第五类

政审材料。包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料；审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告，审查、甄别、复查结论，上级批复及有

关依据、本人对结论的意见、检查交待或说明情况材料，主要证明材料；家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关系调查证明材料；“文革”中冤假错案的平反材料（包括直系亲属主要社会关系的平反材料），“文革”中的表现证明材料，爱人情况登记表及调查证明材料；更改民族、年龄、国籍、出生年月、参加工作时间的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料；军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表，上级批复以及所依据的证明材料。

第六类

参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料；入党申请书（1-2份全面系统的）、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，缓期登记、不予登记决定，组织审批意见及所依据的材料；对不合格党员劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见材料；延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。

第七类

奖励材料（县、处级及以上的）。包括：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类

处分材料。包括：处分决定、免予处分的处理意见、通报批评材料、违犯党纪、政纪、财经纪律和工作过失材料，甄别复查报告、结论，查证核实报告、上级批复、4 本人对处分的意见和检查交待材料；历次运动中所犯错误受处分材料；刑事犯罪、法院判决书、劳动教养审批材料。

第九类

工资、任免材料。包括：工资变动登记表，员工岗位变动审批表、员工任免通知、任免审批表，军警衔评定、晋升审批表，调资通知和审批表，定职定级审批表，解决待遇审批表，专业技术职务评定、套改、续聘、解聘通知、命令，享受专家特殊津贴的通知，录用和聘用员工审批表及通知，解聘、辞退材料，劳动合同及其变更、解除、终止材料，延长试用期及暂不解聘材料，招工、调动工作材料，保险福利待遇、知识青年上山下乡登记表、以工代干登记表、应征入伍、退伍军人登记表、预备役登记表、国家公务员登记表、军队转业干部审批表，离休、退休、退职通知、命令，离、退休后提高工资待遇审批材料，因公出国（境）人员审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，停薪留职审批材料，党代会、人代会、政协会议、青工妇等群众团体代表会登记表，民主党派代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第十类

其他可供组织参考有保存价值的材料。包括：新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，随军家属审批表，处理工伤事故中形成的有关材料，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定致残等级材料，医疗期审核材料，干部逝世后讣告、悼词（生平）及有关材料，非正常死

亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。

第九条

员工年度业绩考核和岗位变动等相关材料对于充实人事档案内容，提高人事档案的使用价值，准确反映员工工作情况十分重要。除第七条中相关内容外，在第三类中要将年度考核表，在第九类中要将《员工岗位变动审批表》（附件1）作为重要内容重点收集。人事档案管理人员在做好员工职务、工资变动登记的同时，要做好岗位变动的记录，为人力资源管理系统的维护提供可靠依据。

第十条

人事档案副本。副本的内容由人事档案正本主要材料的复制件（或重复材料）构成。内容及其分类：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、员工考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务材料； 第五类的政治历史情况的审查结论材料； 第七类的奖励材料； 第八类的处分决定材料；

第九类的工资、任免、待遇、通知、出国审批材料。其他类别有重复的材料也可归入副本。

第四章 管理范围

第十一条

人力资源部管理人事档案的范围，原则上与其人事管理权限相一致，其分工如下：

（一）总行人力资源部保管：

1、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、总行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本（正本由集团公司人力资源部负责保管）；

3、总行本部全体员工人事档案正本。

（二）一级分行人力资源部保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

3、一级分行本部员工人事档案正本，其中：直辖市、计划单列市分行管理所辖 一、二级支行全部员工档案正本。

（三）二级分行人力资源部门保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

2、二级分行本部员工档案正本；

3、所辖一、二级支行全部员工档案正本。

第十二条一、二级支行不保留员工人事档案。根据自身管理需要省(区)分行可以保管所辖各分支机构全部员工人事档案正本。

第五章 各类人事档案管理规定

第十三条

档案管理人员及其管辖范围内直系亲属的人事档案，由所在单位指定专人负责保管。

第十四条

员工退职、退（离）休后，其档案仍由原保管单位人力资源部保管。

第十五条

员工死亡以后，其档案由原保管单位人力资源部保存五年后，移交本单位的综合档案部门保存。

第十六条

员工辞职、自动离职、被辞退（解聘）等终止或解除劳动合同后，未就业的，其档案转交本地人才交流中心或者当地劳动部门保管。

第十七条 在办理档案转移手续过程中，应由接收单位以公函的形式发到其档案所在的原单位，原单位接到对方的公函后，依照调动的程序办理调转或档案转移手续；除此以外，原单位不得办理档案转移手续。三年以上不办理人事档案转移手续的，原单位不能为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（国家安全、公安、监察等部门因工作需要可按规定办理查阅手续进行查阅）。

第十八条

员工在受刑事处分和劳动教养期间，员工出国（境）不归或失踪、逃亡以后，其档案仍由原管理单位保管。

第十九条

对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。经多方查找仍无下落的，须在2个月之内，与查找的综合情

况书面材料一并移交本单位综合档案部门保存。

第六章 人事档案材料的收集、鉴别与归档 第二十条

档案材料的收集归档，必须严格按照中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》认真执行。

第二十一条

人力资源部门要与形成人事档案材料有关部门建立联系制度，做到定时、定向、定内容收集档案材料。人力资源部可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写员工履历表和自传等材料充实档案内容。形成人事档案材料的部门，要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，应在形成正式档案材料的一个月内，及时地将形成的档案材料送交人事档案管理部门归档。

第二十二条

收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的正式材料，必须完整齐全、真实有效，文字清楚，对象明确，手续完备。属于组织形成的材料要有组织盖章，属于个人形成的材料要有本人签字。凡组织鉴定、审查结论、处分决定、组织考核等形成的综合材料，须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）；任免通知、呈报表、考察材料、录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号，出国（境）审批表，要注明出去和返回时间及出去的目的，然后方能归入档案。要认真做好归档材料登记，由归档人与接收人双方签字，明确界定归档责任。

第二十三条

归档范围之外的材料不得擅自归档。经过

鉴别不应归档的材料，应按中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行处理，详细登记并报请主管负责人审查批准。任何人不得自行销毁档案材料，不符合归档要求的材料不得归入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第二十四条

档案材料一律使用16开办公纸，使用碳素、蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色墨水和复写纸书写。

第七章 人事档案材料的整理

第二十五条

人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行，特别是对新分配来的大专院校毕业生和新录用、聘用人员的档案，要做到随时立卷、整理、装订成册。收集归档的档案材料要在一个月内装入散装材料袋（夹），散装材料每两年装订入卷归档一次。

第二十六条

各类人事档案材料都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编上页码。

第二十七条

档案材料排序的基本方式：

（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。

（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、10 第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

（三）第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：

1、工资情况材料；

2、任免材料；

3、出国（境）材料；

4、招录、聘用、调动、解聘、辞退、退（离）休，劳动合同、岗位协议，入伍、退伍、转业等其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排序。

（四）凡外系统新调入（包括录用、聘用）人员均应填写《职工履历表》（附件2，《职工履历表》填表说明2-1）。

（五）不应归入第十类的材料有：入党积极分子登记表、预备党员考察表，党员发展计划登记表，谈话记录，党小组意见、党员重新登记申请、学习心得体会，思想、工作汇报等材料，在详细登记后退回员工所在党支部保存，工会会员登记表，入会申请书，独生子女证，结婚、离婚证书，学习总结、实习总结、思想汇报等材料，以前已存入的，应清理出来，进行登记销毁或移交有关部门和个人。

第二十八条

每卷人事档案，必须有详细的档案材料目录。编写具体要求是：

（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。

（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。

（三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。

（五）书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。可以使用打印目录。

（六）书写或打印目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

（七）聘请外单位协助整理人事档案时必须聘请当地组织部许可的档案整理单位。

第八章 人事档案安全、保护、保密工作 第二十九条

为保证人事档案的安全，档案管理部门必

须做到：

（一）档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。凡保存500卷以上人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。

（二）档案库房必须达到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。要配置铁质档案柜、防盗门窗及空调、去湿（或加湿）机、灭火器、温湿度计等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度（要求：温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-65%）。

第三十条

保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决，保证人档相符，目录与档案一致。

第三十一条

档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁携带档案材料进入公共娱乐场所。对违反档案工作法律和纪律，丢失档案、泄漏秘密者，要视情节轻重，给予严肃处理。

第九章 人事档案的查阅、借阅

第三十二条

人事档案的查阅、借阅事由：

（一）在办理人事任免、考察、调动、工资、福利、社

会保险待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、出国、组织处理、退（离）休、治丧等事项时，可以查阅、借阅档案。

（二）国家安全、公安、监察等部门因工作需要了解情况，可提供档案查阅，并只能查阅有关部分。

（三）编写党史、撰写人物传记、地方志，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅人事档案。

第三十三条

因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）邮储银行内部因工作需要，查阅人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由具有中共党员身份的2名工作人员持《查阅人事档案审批表》（附件3）到人事档案管理部门办理查阅事宜。“审批表”由查阅部门领导签字、加盖公章，并经人力资源部批准后方可办理。

（二）本单位各部门查阅其本部门员工档案，由是中共党员的管理人员持《查阅人事档案审批表》办理。审批表应经本部门领导签字，并加盖本部门印章，由人力资源部负责人审批后方可查阅。人力资源部内部亦按查阅档案的规定办理查阅事宜，原则上只能查阅所管范围内的人事档案。

（三）外单位因工作需要，查阅人事档案，必须持所在单位组织人事部门（县、团以上）出具的查阅档案介绍信，经人力资源部负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。

（四）档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经人力资源部门负责人批准，并严格履行登记手续，限其一周内归还，不得擅自转借他人。归还时，由档案管理人员检查无误后，借档人方可离开。

（五）任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级干部的档案。不能因私事要求查阅或让他人代查档案。

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。

（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门批准后才能复制（拍摄）。

（八）不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了解的情况由员工所在单位党组织负责提供。

（九）查阅档案人员应在档案管理人员指定地点查阅档案。不得将档案带出查阅办公地点，一旦出现问题，由查阅者承担一切后果。

（十）查阅离退休人员档案有关规定，如：办理离退休人员其子女的政审；其供养直系亲属死亡后出具的离退休人员与死者的供养关系证明；办理退休时需将其档案借送到省

15（市、区）社保中心审核等事宜，均由单位社保管理人员与人事档案管理人员联系办理，一律不对个人。

第十章 人事档案的转递

第三十四条

转递档案应遵守下列规定：

（一）人力资源部相关岗位人员应及时将员工调动通知、职务任免通知抄送人事档案管理人员。

（二）人事档案管理人员接到调动通知、职务任免通知后，经主管领导同意，应在30天内办理转递手续，将调出员工的档案转给新的主管单位。

（三）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄和本人自带。对个人自带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换材料等问题的，要追究档案管理人员责任。

（四）转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真地检查核对、整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（五）转递档案必须详细填写《档案转递通知单》（附件4），与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章。

（六）收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订质量，经核对无误后，应在回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。

（七）接受档案的单位，经检查没有按总行规定整理的或缺材料较多的档案，有权将其退回原寄出单位，要求其116 天内收集齐全、整理装订合格后再接收。

（八）建立人事档案台账，对转出、转入时间、单位等做详细登记，以便备查。

第三十五条

严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。

第十一章 附 则

第三十六条

人事档案管理是人力资源工作的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。各单位要充分重视，加强领导，定期听取情况汇报，进行检查监督，保证必要的物质条件和经费。要加强人事档案管理人员队伍的建设，选调政治素质好，讲原则、责任心强，具有大学专科以上学历的共产党员从事档案管理工作，并按规定要求进行政治、业务培训，做到持证上岗。在政治上关怀、工作上支持、生活上关心，充分发挥他们的积极性、创造性。要注意保持档案管理人员队伍相对稳定和档案工作的连续性。

第三十七条

人事档案管理人员在人事档案建设和管理中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下点：

（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，不断提高政治思想水平。

（二）遵守党的纪律，严守党的秘密，保证人事档案安

全。坚持原则，严格按照档案工作的法规和制度办事。

（三）热爱本职工作，树立爱岗敬业的精神。努力学习业务及相关知识，不断提高业务水平和工作能力，热心为部门和基层服务。

（四）建立健全规章制度，在日常工作中认真贯彻执行中组部及有关部门的规定。坚持每年定期检查统计核对人事档案，发现问题及时解决；定期对下属单位的档案工作进行检查指导，推广应用档案现代化管理技术。

（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。

第三十九条 本办法由总行人力资源部负责解释。

第二篇：员工人事档案管理办法

员工人事档案管理办法

目的

为规范公司的人事档案管理，根据《北京市流动人员人事档案管理暂行办法》并结合公司实际，制定本办法。

适用范围

本办法适用于已与公司签订《劳动合同》的市场系列、技术系列的客户经理级以上员工，职能系列重要岗位的员工，有特殊规定的除外。

档案调入程序

员工本人持公司开据的档案关系《介绍信》到公司委托的人才服务中心开据档案调转《商调函》，持《商调函》到本人档案所在地办理档案转移手续，办理完手续之后，将档案材料及时交人力资源部，由人力资源部统一办理档案存入手续。

档案调出程序

员工与公司解除、终止劳动关系之后的10个工作日内，人力资源部开具《劳动关系解除通知书》及加盖公章的鉴定材料，交付给员工本人。员工本人在30日内持《劳动关系解除通知书》及鉴定材料到委托的人才服务中心办理档案转出手续。

人力资源部负责将该员工的劳动关系变更情况，以书面通知委托的人才服务中心。

员工办理有关人事证明的程序

员工需办理有关人事证明时，可向人力资源部申请，经审核后，人力资源部开据《介绍信》，员工本人持《介绍信》到公司委托的人才服务中心办理相关手续。

员工在职期间的存档费由公司支付。

本制度由公司人力资源部负责解释。

本制度经董事会审批后实施。

第三篇：人事档案管理办法

清徐县清水湖畔物业管理有限公司

人事档案管理办法

第一章 基本原则

第一条 为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。 第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

清徐县清水湖畔物业管理有限公司

2012年3月

第四篇：人事档案管理办法

人事档案管理办法

1.目的

为了规范公司人事档案的管理，形成人事档案管理制度，有效的保护和使用档案，为公司各级部门提供开展工作的基础依据，根据相关法律和法规，制定本办法。2.范围

3.总则

人事档案工作是人力资源部工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分，它是为了贯彻执行公司的人才战略、方针政策、为了选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用人才服务的，是公司人力资源部按照公司的政策，组织本部门及相关部门人员对公司员工在工作中和学习中形成的个人经历、学业情况、培训情况、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇、岗位变动等一系列内容及时进行记载，它是反映个人成长历史的重要凭证和依据，由人力资源部实行集中统一管理。4.职责

4.1人力资源部应为每位员工个人建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。

4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。

4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。4.4人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立档案交、接台帐（附件1人事档案资料交接清单）。

4.5人事档案必须由人力资源部档案负责人保管。5.管理制度 5.1案卷内容

5.1.1卷内目录

见附件2人事档案目录 5.1.2入职资料

人员应聘登记表

8张一寸红底免冠照片 身份证正反面复印件 户口本户主页及本人页复印件 毕业证、学位证（或学历证明）复印件

解除（终止）劳动合同证明原件（或离职证明、失业证复印件）无劣迹证明原件

特殊工种作业操作证原件/复印件（焊工、电工、天车工、起重工、司炉工、叉车司机、电瓶车司机）各种资格证和职称的复印件 参加过各种培训的证书复印件

应届大学毕业生还应包括：报到证、户籍迁移证明原件

5.1.3在职资料

员工本人签字确认后的劳动合同/劳动协议文本； 员工转正、转岗相关材料。

5.1.4调薪资料

工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批手续、个人申请类档案存于《薪资档案》，此类档案分门别类，建立检索目录。

5.1.5职务任免文件

审批及通知文件。

5.1.6异动文件、奖惩材料

各类申请书、职称职务评聘、考察、考核、奖惩材料、在职期间病假相关手续（诊断、病志等）等工作学习中形成的可以反映其德、能、勤、绩等文件材料，进入档案。

5.1.7考核、评定工作中形成的有关材料

与个人工资收入考核有关的资料存入《薪资档案》

5.1.8离职资料

①离职申请、离职交接、考勤表、解除劳动关系证明等材料。员工离职后档案仍旧保存。

②未领取完毕的解除劳动关系证明可单独存档保管，建立明细及领取签收记录。

5.1.9其他应归档的资料 5.2员工档案归档时间

5.2.1 例行常规资料归档时间定于每月30日交接完成上月产生的人事资料，对于特殊重要资料应在次日内归档。

5.2.2对于新入职员工的入职资料，人力资源部门应在员工入职当日，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。

5.2.3其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事档案。（应有纸板、电子版人事档案交接表格见附件1）

5.3归档材料的要求

5.3.1归档材料应做到完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，以项目为单位的归档材料要齐全。

人事档案管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。档案管理员应做好对人事档案的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。

5.3.2对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记、补充。5.3.3人事档案材料的载体和字迹要求。

5.3.3.1纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其与A4纸装订一起，档案装订工整，制作规范，分类有序，方便查找；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。

5.5.3.2字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写。书写清楚统一编号，而且确保和电子版档案号一致。

5.5.4人事档案卷首页以《人事档案明细》为目录，应如实填写。

5.5.5人事档案卷编号规则，按照档案建立的顺序排列。电子档案中员工代码依据

入职年限、入职顺序编号同OA中编号一致。例如2011年10月15日入职，员工代码为：1110015。

5.5.6员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），应由所在部门统一时间集中上报到人力资源部，以便人力资源部调整花名册和档案记录。

5.4人事档案的借阅

5.4.1借阅制度

人力资源部门须建立人事档案借阅制度，借阅人必须填写人力资源借阅表格，经审批后方可借阅/领取档案资料。通常情况下，每周周一至周四可以提申请，周五统一领取/借阅档案。

5.4.2 借阅手续

5.4.2.1公司员工，确因工作或个人需要，可提出档案借阅申请，但须填写《借阅人力资源部相关资料申请表》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经借阅人部门经理审核，人力资源部经理批准后，在人力资源部门登记，档案管理人员方可办理借阅手续。

5.4.2.2人力资源部门依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。

5.4.2.3借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。（附件3：借阅/领取:人力资源资料申请单）

5.4.3借阅注意事项

5.4.3.1借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持档案的整洁。

5.4.3.2借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。5.4.3.3未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事档案材料。如确需要，必须经人力资源部经理批准后，方可进行。

6.电子档案编制原则

6.1电子版档案包括的内容按现有表格如实填写。

6.2员工编号：员工编号能直观体现员工入司时间与ERP项目接轨。它的编制原则和方

法是按照入职年份的末两位，入职月份和入职的先后顺序号，总共七位数字。员工档案编号入职即编号，不分在职和离职，每个人都对应一个唯一号码，不重复。6.3 档案号：指与纸板档案对应的四位编码，便于检索纸版档案。

6.4 电子档案保存与更新：以月为单位保存电子档案，每月底复制一份留存，命名为*年*月电子档案。7.注意事项

在归档的材料中，凡规定要同本人见面的材料（如考评结论、异动、工资定级、处分决定或意见等）应有本人的签字；出具意见方同样应有盖章或相关领导及授权领导签字。8.档案内审工作

8.1目的：以自我管理与提高为目的，规范完善现有工作，符合外部审计工作标准。

8.2安排：每年两次，安排在每年1月、7月，根据近半年人事的重点工作以及人事重要法律要件进行抽查，抽查范围制定方案，抽查过程进行记录，最终以结论报告形式向人资部内部告知。9.附件

附件1：人事档案资料交接清单 附件2：人事档案目录

附件3：借阅、领取人力资源相关资料申请表 附件4：档案明细表

第五篇：人事档案管理办法

人事档案管理规定

一、目的

为了更有效的将员工档案进行妥善管理，维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案类别

1、员工入职、合同档案：个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、身份证复印件、照片、毕业证复印件、职称证、执业资格证、劳动合同及协议、离职与公司解除（终止）劳动关系等。

三、档案的管理

1、基本管理

（1）分类存放、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。（2）员工入职前,管理部对人事档案的真实性、有效性进行核查。

（3）对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时录入在职人员《人事档案》、离职人员《人事档案》，并在档案袋填写各种人事资料的名称及对档案进行编号。

（4）当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、个人技术职称变动等），应及时将相关资料交管理部复印归档。

（5）对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。（7）员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存三年后方可销毁。（8）要保持档案管理环境的清洁、整洁。

（9）档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

（1）因工作需要查、借阅档案的经部门经理批准签字后方可，并遵循一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借的原则，须填写《档案借阅申请表》。（2）所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还管理部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

（3）管理部做好查、借阅登记，并在《档案借阅登记表》签字登记。

3、查、借阅档案注意事项

（1）不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

（2）不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经总经理同意。

（3）查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

（1）任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

（2）某些档案到了销毁期时，由管理部填写《员工人事档案销毁审批登记》，经总经理批准后销毁。

（3）经批准销毁的人事档案，管理部须认真核对，将批准的《员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

本管理办法经总经理批准后，由管理部实施。

管理部 2016.10.26