吉林市城市建设档案管理实施办法

第一篇：吉林市城市建设档案管理实施办法

【发布单位】80708

【发布文号】吉市政发[1985]182号 【发布日期】1985-07-20 【生效日期】1985-07-20 【失效日期】 【所属类别】地方法规 【文件来源】中国法院网

吉林市城市建设档案管理实施办法

（1985年7月20日吉市政发〔1985〕182号）

第一条 第一条 市集中统一管理的城建档案范围：

一、城市基础档案：城市历史沿革、城市地形地貌，城市经济、技术、人口、文教、卫生、科研、气象、水文、地质、地震、勘测、测绘等图纸、图表、图片、照片、影片、统计资料、文字材料、录音带、录象带等。

二、城市规划档案：总体规划、小区规划、分期规划、国土规划、各专业规划方面的图纸和文字材料。

三、城市管理档案：征用土地执照、建筑执照、建筑用地现状、抗震加固方面的图纸和文字材料。

四、市政工程档案：主干道、干道、大中型桥梁、立交桥、重要的涵洞、隧道、暗渠工程、雨水管道、污水管道、雨污合流管道、污水处理工程、江堤、护岸、江河治理设施方面的竣工材料或现状图、文字材料。

五、公用设施档案：

1、引水工程、净化工程、水厂以及管径七十五毫米以上的供水管线、消防设施的竣工材料或现状图、文字材料；

2、跨越市区的特高、超高、普高线路，地下电缆、市区架空线、调度楼和一、二次变电所工程的竣工材料或现状图、文字材料；

3、城市照明的地下电缆、架空线路（主要街、路）工程的竣工材料或现状图、文字材料；

4、通讯电缆、架空线路（干、支线）、机房、微波、广播、电视工程的竣工材料或现状图、文字材料；

5、供热管线、加压站、集中供热的锅炉房及管线工程的竣工材料或现状图、文字材料；

6、供气管道及设施方面的竣工材料或现状图、文字材料；

7、电、汽车线路及沿线工程方面的图纸和文字材料；

8、公共厕所及垃圾场（站）的设置图。

六、园林及古建筑档案；古建筑、古遗址、革命遗址、革命纪念性建筑、城市雕塑、名人故居、公园、绿地、苗圃、名花古树等方面的图纸和文字材料。

七、交通运输档案：穿越市区的铁路、铁路区域的总平面图及地下管网、车站、货场、桥涵、隧道和公路、公共交通、客运站的竣工材料或现状图、文字材料。

八、工业建筑档案：电厂（站）工程，在城市规划区域内的国、省营厂、矿的全厂总平面图、地下管网、市属较大的厂矿总平面图及地下管网的竣工材料或现状图、文字材料。

九、民用建筑档案：

1、住宅小区建筑，市直管六层以上住宅楼、公寓楼、企事业单位八层以上住宅楼、公寓楼的竣工材料；

2、各级机关的办公楼、科研楼、试验楼、会议室、俱乐部工程的竣工材料；

3、大中专院校，普通中学、重点小学的办公楼、教学楼工程竣工材料；

4、文化馆、体育馆、游泳池、博物馆、图书馆、档案馆、影剧院等工程的竣工材料；

5、商店、商场、旅店、饭店、冷库、服务楼、浴池、宾馆、粮油库等工程的竣工材料；

6、医院、血库、药库等工程的竣工材料。

十、人防工程档案：地道、坑道、地下室及穿越市区的地下军事工程的竣工材料。

十一、环境保护档案：环境监测、环境治理工程的竣工材料，环境治理统计材料，环保科研成果材料。

十二、建筑设计、施工档案：标准设计，先进性、典型性设计全套材料；施工中采用的新材料、新工艺、新技术的全套材料。

十三、城建科研方面的成果、统计材料和城建法规文件。

十四、各县及郊区总体规划全套材料。

十五、全市各单位的城建档案目录。

第二条 第二条 各产生城建档案的单位都应当建立健全城建科技档案的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项工程竣工后，将城建科技有关材料收集齐全，核对准确，系统整理出三套，组成保管单位（卷、册、袋、盒），填写保管期限和注明密级，由工程技术负责人审查后，由施工单位向建设单位移交两套，然后由建设单位向市城建档案馆移交一套。

第三条 第三条 凡在吉林地区内建设的所有地上、地下工程，均须按原国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》，及时编好竣工档案。不能编制竣工档案的施工单位，不准招标和投标，不准进行建筑施工；对能编制竣工档案而不编制或不认真编制竣工档案的单位，城建档案管理部门要给予罚款。

第四条 第四条 城市规划、建设、管理部门在审批用地和签发施工执照时，应在批件和施工执照中写明编制、报送竣工档案材料的要求；建设单位在办理征用土地和领取施工执照前，要向市城建档案馆预交竣工图保证金，否则不得开工；工程验收时，建设单位要通知本单位城建档案管理人员参加验收，交接竣工档案；对国家、省、市重点工程，建设单位要通知市城建档案馆派人参加验收，审核竣工档案。没有竣工档案或没有城建档案管理部门在验收书上签字的工程，不算竣工，建设银行不予结算拨款。

第五条 第五条 驻市各单位的城建档案，都要向市城建档案馆报送一套。在工程竣工后三个月内将竣工档案报送市城建档案馆。移交时要编制案卷目录一式二份，办理好交接手续。原有档案仅有一套的，要由产生或使用单位负责复制一套，原件交给市城建档案馆保存，复制件由本单位保存，所需费用由复制单位承担。对不按规定向市城建档案馆报送档案和目录的单位，城建档案馆有权按工程造价的百分之一以内给予罚款。

第六条 第六条 新建、扩建、改建地下管网在覆盖前，要按城市统一座标、高程进行实测，绘制整理出准确位置的竣工档案材料，在交付使用时报送城建档案馆一套。

第七条 第七条 凡是地下管网没有绘制出准确的竣工图或现状图的单位（包括以前工程及厂区内的管线），都要按城市统一座标和高程绘制出现状图，于一九八六年报送城建档案馆一套。

第八条 第八条 建筑物和各种管线发生变化时，有关单位必须及时对档案作相应的修改、补充，在半年之内向城建档案馆补报有关材料。

第九条 第九条 在建筑物、构筑物转移使用管理关系时，其档案亦要随之移交，并要办好交接手续，同时报送城建档案馆备案；凡停建、缓建、合建、转为他用的建设项目的档案，各有关单位要妥善保存，不得散失，重点工程项目要报送城建档案馆备案。

第十条 第十条 凡若干个单位协作共同完成的工程，其图纸和文字材料由主办单位负责整理移交。

第十一条 第十一条 城建档案馆对接收进馆的档案，要以专业、工程项目结合地域、时间进行分类编号，代字一律使用汉语拼音，代号一律使用阿拉伯数字，做到分类科学、排列系统、查找方便。同时，按国家有关规定，定期做好档案价值的鉴定和统计工作。

第十二条 第十二条 归档的城建科技档案材料，要完整、准确、系统，字迹工整，图样清晰，有利于长久保存和利用。

第十三条 第十三条 城建档案馆库房应保持适宜的温度、湿度，备有防火、防盗、防光、防虫、防鼠等安全设施，定期检查档案保管状况，发现变质和破损的档案，要及时修补和复制。要积极采用新技术、新设备，逐步实现档案管理技术现代化。

第十四条 第十四条 城建档案馆和产生城建档案的单位，要根据城市规划、建设、管理工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料，办好阅览室，为各单位查阅使用档案提供方便。查阅和复制绝密档案要经市有关领导审批。查阅和复制城建档案时，按上级有关规定收取一定的费用（移交单位除外）对利用情况要建立登记、统计、分析制度。

第十五条 第十五条 吉林市城市建设档案馆是市科技事业单位，同时兼有行政部门的职能，负责管理全市的城建档案，日常工作由市城乡建委直接领导，业务受市档案局指导、监督和检查。

第十六条 第十六条 凡产生城建档案的单位，都要按照集中统一管理的原则，配备专职人员，明确领导责任，建立规章制度。切实加强对本单位城建档案的管理。

第十七条 第十七条 各县（区）城建档案工作，由城建部门管理，并要确定专人和领导负责。

第十八条 第十八条 本办法自公布之日起执行。如与国家、省规定抵触时，以国家和省规定为准。

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第二篇：城市建设档案管理规章制度

第一条　为了加强城市建设档案管理，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国务院《建设工程质量管理条例》，结合本市实际，制定本规定。

第二条　本规定所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、图片、声像等各种载体的文件材料。

第三条　本规定适用于本市行政区域内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四条　市、县（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业的建设纳入城市建设发展规划。

第五条　市建设行政主管部门负责本市城建档案的统一管理工作；县（市）建设行政管理部门负责本辖区内城建档案的管理工作。

市、县（市）建设行政管理部门所属的城建档案馆对城建档案实行集中管理。市城建档案馆负责本市市区城建档案以及市区以外市级以上重点建设工程档案的接收、收集、保管和利用，县（市）城建档案馆负责本辖区城建档案的接收、收集、保管和利用。

市、县（市）档案行政管理部门应当对本辖区内城建档案管理工作加强监督和指导。

第六条　市、县（市）城建档案馆负责接收下列城建档案：

（一）各类城市建设工程档案：

1．工业、民用建筑工程档案，包括工矿企业，办公、商业用房，学校、医院、文化体育场所，住宅小区及市区七层以上、其他区域五层以上住宅楼等建筑工程档案；

2．市政基础设施工程档案，包括道路、排水、桥涵、隧道、水质净化厂、城市照明、泵站、大型停车场等工程档案；

3．公用基础设施工程档案，包括供水、供气、供热、供电、通讯、广播电视等工程档案；

4．交通基础设施工程档案，包括铁路客运站、铁路运输编组站、铁路货运场站、长途汽车客运站、机场、码头等工程档案；

5．园林绿化、风景名胜建设工程档案，包括名泉、公园、绿地、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、有代表性的城市雕塑等档案；

6．市容环境卫生设施建设工程档案，包括垃圾粪便处理场、大型垃圾转运站、公共厕所等工程档案；

7．城市防洪、抗震和环境保护、人防工程档案；

8．建制镇公用设施、公共建筑工程档案；

9．军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）城市规划、勘测、城管、公用、建管、园林、环卫等城市建设备专业管理部门形成的业务管理和技术档案。

（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第七条　本规定第六条第一项规定的建设工程档案，由建设单位会同勘察、设计、施工、监理单位负责编制，并于工程竣工后三个月内按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆报送。

本规定第六条第二项规定的业务管理和技术档案，在本单位保管、使用一至五年后按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆移交。

本规定第六条第三项规定的基础资料，由市、县（市）城建档案馆负责收集。

第八条　向市、县（市）城建档案馆报送和移交的城建档案应当是原件或者原件的缩微胶片，并符合国家档案案卷质量标准。

第九条　编制和报道建设工程档案，应当遵守下列规定：

（一）建设工程档案资料齐全，包括规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料。

（二）建设工程档案必须在施工过程中按照落成实体同步编制，不得在工程竣工后补绘。

（三）隐蔽工程档案应当附有重要部位状况的图片或录像。管线工程覆土前，建设单位应当委托具有测绘资质的单位进行竣工测量。

（四）绘制工程竣工图，须采用统一座标系、高程系实测数据。工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章。

（五）建设工程档案应当完整、准确、系统，字迹清楚，图面整洁，纸质优良，规格统一，并有编制单位技术负责人签章。

第十条　新建、扩建、改建地下管线工程的单位，应当对本单位的地下管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后三个月内将修改补充后的地下管线图按本规定第五条第二款规定报送有关城建档案馆，由市、县（市）城建档案馆对地下管线总图进行综合、修改和补充。

第十一条　凡在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到市、县（市）城建档案馆查询利用该施工地段的地下管线档案，凭市、县（市）城建档案馆出具的地下管线技术数据证明书到规划行政管理部门办理规划定点手续。

第十二条　对列入城建档案馆档案接收范围的建设工程，建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向市、县（市）城建档案管理部门申请对该工程档案进行预验收。属于市级以上重点建设工程的，应当通知市档案行政管理部门参加预验收。预验收合格的，由城建档案管理部门出具建设工程档案认可文件，作为工程竣工验收的必要条件。

管线工程的竣工验收，须有城建档案管理部门参加。对重要的管线工程，城建档案管理部门要进行现场核验，建设单位及有关部门应当给予配合。

第十三条　停建、缓建的建设工程，建设单位应当妥善保管工程档案，不得遗失，待工程竣工后按本规定向市、县（市）城建档案馆报送。撤销单位的建设工程档案应当向其上级主管部门或者市、县（市）城建档案馆报送。

第十四条　市、县（市）城建档案馆应当建立健全城建档案保管制度。保管城建档案应当具有专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，对损坏和变质的及时修复，确保城建档案的安全完好。

第十五条　市、县（市）城建档案馆对馆藏的城建档案，应当依照有关规定向社会提供利用。

第十六条　公民和组织持有合法证件可以利用城建档案。在查阅利用城建档案时可进行复制，不得损坏城建档案，不得将档案带出档案馆。城建档案馆及其工作人员，应当为城建档案的利用简化手续，提供方便。

第十七条　提供社会利用的城建档案可按国家有关规定收取费用。

利用本单位或者本人形成、报送、捐赠、寄存的城建档案，城建档案馆不得收取费用。

第十八条　城建档案管理工作人员在提供利用档案时，应当严格遵守法律、法规有关保密规定。

第十九条　损毁、丢失、涂改、伪造、销毁、擅自提供城建档案的，依照《中华人民共和国档案法》的规定处罚。

第二十条　违反本规定第七条第一款规定的，由建设行政主管部门责令限期改正，逾期不改正的，处以一万元以上十万元以下罚款。

第二十一条　城建档案管理部门的工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，由其所在单位或者上级主管机关给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三篇：《档案管理实施办法》

档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为了加强学院的档案工作，更好地为教学、科研、管理服务，根据《中华人民共和国档案法》制定本细则。

第二条 本细则所称的学院档案，是指我院从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章 档案室的基本任务

第三条 档案室的基本任务如下：

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律和法规，负责学院院档案室的建设与管理；

二、制定学院档案工作规章制度，并严格执行；

三、负责接收（征集）、整理、分类鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关材料；

四、开展档案利用工作；

五、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

六、组织全院档案工作人员进行业务学习和培训；

七、开展档案宣传工作和利用教育活动；

八、开展档案学术研究和交流活动。

第四条 学院各处室、系：必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配备一名（兼）职人员，负责本部门档案的收集，整理和移交工作。

第三章 经费、库房和设备

第五条 档案工作所需经费列入学院预算，统筹解决，用于文件归档和档案装具等设备。

第六条 学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第七条 学院有计划地为档案室配置复印、录音、录像等设备，逐步实现微机管理。

第四章

各类档案归档制度

第八条 文书档案归档制度

为了完整系统的保存本院在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案，提 高归档文件材料的质量，逐步实现档案工作规范化，有效的为领导科学决策和学院各项工作服务，根据学院工作实际，特制定本制度。

一、归案范围

1、上级机关的文件材料：

(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

(2)上级机关颁发的属于学院主管业务并要贯彻执行的文件以及非学院主管业务但需贯彻执行的法规性文件。

(3)上级领导视察、检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有关特殊保存价值的录音、录像等材料。

(4)代表上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。(5)上级机关转发的本校的文件（包括报纸刊物转载）。

2、本院文件材料

（1）本院党、政、工、团召开的代表大会、工作会议及专业会议的全部文件材料。

（2）本院印发的（包括转发的）各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（3）本院的请示及上级机关的批复文件。

（4）本院及内部职能部门形成的工作计划、总结、请示、报告、决议、决定。（5）本院党委会议、院长办公会记录、纪要。

（6）反映本院业务活动和科学技术管理的专业文件材料。（7）德育工作计划、总结。

（8）本院检查个部门工作，调查形成文件的重要材料。（9）本院的统计报表和统计分析资料（包括计算机软盘等）。（10）本院历年教职工、党员花名册。

（11）内容重要的群众来信来访材料、领导的指示和本院处理来信；来访形成的记录、摘要、调查处理报告、统计分析材料等。

（12）本院领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本院有关的文件材料。

（13）本院成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、内部组织机构设置，人员编制的文件材料。

（14）本院专业设置、学制、教学改革等形成的文件材料。（15）本院制定的工作条例规章制度等材料。

（16）本院的历史沿革、大事记、年鉴及反映本校重要活动事件的简报、荣誉、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物照片等。

（17）本院关于职工调动、招工、转正、定级、调资、退休、离休等文件材料。

（18）本院评残、抚恤、人员死亡处理等工作形成的文件材料。（19）本院关于职工奖励、处分决定等文件材料。

（20）本院干部任免、专业技术职务评定聘任形成的文件材料。（21）本院纪检、保卫、保管、保密工作形成的文件材料。

（22）本院职工调动工作的工资、行政、党、团、工会组织介绍信存根。（23）本院与有关单位和人员签定的各种合同、协议书等材料。（24）本院基本建设管理形成的文件材料。（25）本院房地产证件等材料。

（26）本院财产、物资、档案等交接凭证。

（27）本院编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本。（28）本院普查、评估工作形成的文件材料。

2、同级机关和非属机关的文件材料。

（1）同级机关和非属机关颁发的，非本校主管业务但需要执行的法规性文件。（2）有关业务机关对本校检查形成的重要文件。

（3）同级机关和非隶属机关与本校联系协商工作的重要信件和协作会议文件材料等。

二、不归档的文件材料

1、上级机关的文件材料：

（1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅不办的文件材料。

（2）上级机关征求意见未定稿的文件。

2、本院的文件材料：（1）重份文件。

（2）无参考利用价值的事务性、临时性文件。

（3）未经讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件材料。（4）从正式文件摘录供参考的非证明材料。（5）无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问、一般性问题，提出一般性建议或意见的群众来信。

（6）为参考目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关和非隶属机关的文件材料

（1）参加非主管机关召开的会议，又不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。

（2）非隶属机关抄送的，不需要办理的文件材料。

三、归档要求

1、归档文件齐全、完整。

2、分类标准、科学系统，在结合六个特征组卷时，照顾文件的不同价值，保持文件之间的密切联系。

3、卷内文件排列要有条理，按照文件的自然规律和保持文件之间的联系的原则进行组卷，以达到便于保存和查找的目的。

4、归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与要求，各种文字形成的同一文件，分别列在一起，不得分开。

5、不同的文件一般不放在一起立卷，跨的立卷放在头一立卷，跨的总结放在针对的最后一年立卷。

6、卷内文件排列要有条理，按照文件的自然规律和保持件之间联系的原则进行组卷。密不可分的 文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

7、保管期限划分清楚。根据保管期限表认真考虑每一份文件的价值，准确划分保管期限。

8、折除金属物，编写张号，卷内文件按排列顺序号依次编写页号，图表和声像材料也应在装具上或声橡材料背面逐件编号。

9、有关卷内文件材料说明，逐项填写在备考表内。将立卷人、检查人的姓名，立卷时间填写清楚。

10、拟写标题简明确切，案卷标题要正确揭示出文件的作者、时间、内容和名称。文字简练通顺，合乎文法。政治观点正确。

11、装订结实，整齐美观。破损文件及时补修。

12、归档文件材料要纸张完整，字迹清楚，如有圆珠笔或书写不清要在归档前复制。

13、归档的文件材料，一般图纸文件1份，重要的2份。

14、索引和总目录各一式1份。

四、归档时间

各处（室）系应归档材料，收集、整理后应于第二年四月底以前向档案室移交。

第九条 教学档案归档制度

教学档案是学校档案室的主体档案，为了逐步健全教学档案的管理，改进教学环节，提高教学质量，制定本制度。

一、归档范围

1、教学大纲、训练大纲。

2、授课计划、训练大纲。

3、教学进程表。

4、教师任课表。（老师配备和课时安排）。

5、教师完成课时任务表。（工作量统计表）。

6、总课程表。

7、校历。

8、教学日志。

9、为改进教学所提出的设想建议等材料。

10、教学质量讲评等材料。

11、教学评估材料（评教、评学）。

12、教学经验总结材料。

13、学期教学工作及各教学部门的教学工作计划总结等材料。

14、学生实习计划、总结提纲、论文等材料。

15、题库试卷、答案、试卷分析等。

16、有关教学的其它材料。

17、典型的教案、教学方法。

18、记分册。

19、期末考试安排。20、调课规定和记录。

21、教学秩序检查记录。

22、教材征订单、审定表。

23、图书馆采购书目清单。

24、图书馆报损书目清单及修补清单。

25、图书馆资料编号、宣传、介绍及登记清单。

26、学生模拟实习、毕业实习计划、总结、实习成绩、毕业实习报告、论文等。

27、实习基地建设规划。

28、专业课程改革方案。

29、教育研究及信息交流工作计划、总结、活动记录。

30、招生简章、专业设置、学籍、授课计划、教师考核等系列材料。

31、参加各类比赛的秩序册、成绩册等。

32、运动员备案、注册有关手续、等级运动员及裁判员名单。

二、归档时间

每学年的每一学期初（十月二十日之前）移交上学年的档案。第十条 学籍档案的归档制度

为了建立完整、准确、系统的学籍档案，适应培养学生能力反馈信息的研究，更好地为社会服务，特制定本制度。

一、归档范围

1、学生的学籍材料。

2、各类函授、培训班招生表。（招生计划、合同、协议书、招生简章、专业介绍等）。

3、毕业生毕业鉴定表。

4、毕业生各科成绩单。

5、各类毕业生花名册。（毕业生就业方案、计划）

6、学生转学、休学、退学、留级及复学的申请批复等文件材料。

7、学生奖惩材料。（评三好学生、优秀班干部和先进集体等）

8、录取新生通知书存根。

9、毕业证存根。

10、历届毕业生合影。

11、有关学生工作的其它文件材料。（团委、学生会计划、总结以及学生会活动所形成的各类文件，班主任总结及其它活动和学生思想工作等材料

12、毕业生思想政治表现（毕业生调查表）包括工作、业务。

13、后进生转化工作计划、总结。

14、团委、学生会工作计划、总结、活动记录。

15、班主任工作计划、总结、会议记录等材料。

16、招生就业指导形成的有关材料。第十一条 电教档案归档制度

为了加强电教档案科学管理工作，建立完整、准确、系统的电教设备仪器档案，使其管理科学化，更好地为社会主义现代化建设服务，制定本制度。

一、归档范围

（一）电教设备归档范围

1、电教设备随机带来的技术材料（设备图纸使用说明书，线路图、合格证等）。

2、设备开箱验收证明书。

3、保修单。

4、设备安装任务、安装规程、安装验收单。

5、设备保养记录及技术调查情况。

6、设备事故及修理报告、记录材料。

7、设备使用登记卡。

8、设备报废申请、批示材料。

9、设备清点单。

10、设备改进、改装、申请审批文件等。

11、有关电教的其它材料。

12、设备移交书。

（二）电教材料归档范围

1、电视教学的录音带、录像等。

2、电视教学各项记录。

3、电教计划、总结。

4、学生学期成绩表。

5、学分登记表。

6、有关电教其它文件。第十二条 声像档案归档制度

凡本单位工作活动中形成，并办理完毕的具有保存价值的录音、照片均由档案室单独设类，实行集中统一管理。

一、归档范围

1、上级领导视察、检查本院工作的声像材料。

2、反映本院教学科研活动形式的声像材料。

3、学院各类荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等实物照片。

4、历任院级领导、名人录音及照片。

5、历届毕业生照片。

6、各种大型文体活动、比赛形成的声像材料。

7、学院的重要设备照片。

8、各级各类模范人物、先进工作者照片。

9、党政工团召开的重要会议、活动形成的声像材料。

10、校容校貌及改造拆旧建新形成的声像。

11、学院安全保卫工作形成的声像材料。

12、其它活动形成的有保存价值的声像材料。第十三条 财会档案制度

会计档案是记录和反映经济业务重要史料和证据，是学院档案室重要档案之一。为了建立完整、系统、准确的财会档案，充分发挥其经济作用。根据国家档案局、财政部《会计档案管理办法》特制定归档制度。

一、财会档案归案范围

1、会计凭证。

2、会计账簿。

3、会计报表（月、季、年报表）。

4、其它会计资料。

二、归档要求

1、会计凭证组卷时，要按凭证产生的日期和记帐凭证的顺序排列，不得前后颠倒。

2、会计帐簿要按种类分别组卷。总帐、现金分帐、银行存款帐、各种明细帐、登记簿、登记卡都分别组卷，不得混淆。

3、会计报表要按月、旬、季、年分别组卷。

4、其它会计资料按经济事项的自然形成及其它完整性分别立卷归档。

5、严格执行会计档案保管期限（永久、长期、短期）分别立卷归档。

6、档案目录，凡是永入、定期保存的档案要分别逐卷填写目录索引，一式二份，一份留本处室使用，另一份随档案卷移交档案室。

7、会计档案必须按规定时间全部交给档案室，不得由本部门自己保存。

三、归档时间

当年会计档案，可由财务处保管二年。期满后，由财务部门编制清册在每二年五月一日前移交给档案室。

第十四条 基建档案归档制度

为了建立完整、系统、准确、精练的基本建设档案，更好地发挥其经济效益，特制定本制度。

一、归档范围

1、申请基建报告、批复。

2、有关基建项目的委托书或合同书。

3、工程概算、预算。

4、设计方案、重要协议、合同。

5、土建、水暖、电施工图纸以及通用定型设计标准图。

6、开工报告施工执照及批复文件材料。

7、单位工程评定记录、工程质量鉴定、交工验收证明书。

8、工程竣工决算及审批材料。

9、工程改建及加固图。

10、购买房基地的房契、地契及各种协议书。

11、有关基本建设的其它材料。

二、归档要求

1、凡需归档的基建文件材料，经项目负责人审查后，按完整、准确、精练的要求系统验收归档。

2、归档的基建材料，必须做到书写材料规范，字迹工整，图样清晰，格式统一。

3、凡归档的文件材料必须签字、盖章，各种手续完备，以便永久保存。

4、凡归档的文件材料均由总务处负责整理后，移交给档案室。

三、归档时间

1、全院性有关基建方面的科技文件材料每年末归档一次。

2、单项工程可根据实际情况，待工程完工后按归档范围整理归档及时移交档案室。

第十五条 教师业务档案归档制度 教师业务档案是每个教师在工作实践中的真实记录，也是对教师业务能力及工作水平考核的重要依据。为此特制定教师业务档案归档制度。

一、归档范围

1、教师业务档案表。

2、教师授课计划。

3、教师授课教案。

4、教师考核表。

5、自编教材、讲义及辅导材料，被院以上部门承认并采用了的。

6、在各级报刊、杂志上发表的论文、著作等。

7、专业基础课教师实践年限。

8、职称评定表及有关材料。

9、教学经验总结。

10、有关教学工作的其他材料。

二、归档要求

1、归档的文件材料必须做到书写规范，字迹工整。

2、凡归档的文字材料一律用钢笔或毛笔书写。

3、归档的业务教材必须做到齐全完整。

4、每人一盒，统一标写大流水号。

5、教师业务档案登记簿一式二册，一册教务处留用，另一册随档一起移交档案室。

6、凡归档的教师业务档案材料均由教务处收集、整理、装订归档。第十六条 人事档案的归档制度

人事档案是个人经历和社会实践的记录，是德、能、勤、绩的具体反映。为更好地、历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供依据，根据中央组织部《关于干部档案材料收集整理的暂行规定》特制定本制度。

一、归档范围

1、本院职工调配、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表、履历表、任免呈报表、民主评议和组织、考核形成的综合材料，及离退休审批表。

2、录用和聘用干部工人中形成的审批表、合同书、政审材料等。

3、参加县级以上各类代表会议形成的登记表、简历、政绩材料。

4、办理出国、出境人员审批表、登记表及在国外、境外表现情况鉴定表。

5、工资、各种待遇审批表及有关解决工资待遇的报批材料。

6、国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生登记表、成绩表、毕业登记表，授予学位的材料、学历证明及鉴定材料等。

7、评聘专业技术职务工作中形成的专业技术职务审批表及考核材料。

8、更改姓名、民族、年龄、国籍、入党时间、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审批报告，上级批复以及所依据的证明材料。

9、党团组织建设中形成的材料，已批准的入党志愿书、申请书和转正申请书、自传、政审材料。党员登记过程中形成的材料、团员入团及退团有关材料，加入民主党派的有关材料。

10、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论意见、检查交待或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料；甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

11、表彰奖励活动中形成的各级先进人物登记表，先进模范事迹、奖励通报材料。

12、组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料。

13、纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处分材料撤销处分材料。

14、干部创造发明、科研成果、著作、译著有重大影响的论文。

15、体检及公伤致残确定等级的材料。

16、办理干部丧事活动中形成的悼词（生平）、讣告及非正常死亡的调查报告等。

17、其他可提供组织参考有保存价值的材料。

二、归档要求

1、必须是办理完毕的正式文件材料。

2、必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确、写明承办单位及时间。

3、必须手续完备，准确无误。

4、档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水及复写纸书写。

三、归档时间

1、产生的文件材料及时装袋。

2、每年初（3—4月份）整理归档一次。

第五章 各类档案保管期限

第十七条 文书档案保管期限

一、上级机关颁发的文件材料

1、上级机关颁发的属于本院主管的业务并需要贯彻执行的重要文件材料。

永久

2、一般文件材料。

长期

二、上级机关领导视察、检查工作形成的文件材料

1、方针政策及重要的业务问题

2、一般性业务问题。

长期

三、本院党团、工会会议产生的文件材料

1、院党委重要会议通知、议程、名单、决议、决定、永久

2、工会、团委会议材料。

长期

四、本院召开的工作会议、业务会议及表奖会议文件材料

1、重要的会议通知、日程、报告、决议、总结、领导讲话。

2、一般会议材料、典型发言摘要。

长期

五、本院颁发的文件材料

1、方针政策法规性材料，重要业务问题的材料。永久

2、各种制度条例及一般业务问题的材料。

长期

3、事务性有参考价值的材料。

短期

六、本院请示与上级机关的批复

1、方针政策性重要问题。

永久

2、一般事物性问题。

短期

七、本院制定有关反映主要职能活动的计划、总结。

1、重要的、专题的和以上的材料。

永久

2、学期有关材料。

长期

3、月份的及周安排。

短期

八、本院调查研究形成的文件材料

九、本院统计报表资料

1、和以上。

永久

2、季节、月份。

短期

十、本院与外单位签订的各种合同

1、有历史意义和长远价值。

永久

领导讲话。永久

2、一般性。

短期

十一、本院内签订的合同协议书

1、正式职工承包合同协议书。

长期

2、临时合同。

短期

十二、本院成立撤销更改校名启用的印章等文件。永久

十三、本院干部任免文件材料

1、院级领导人。

永久

2、本院内部机构负责人。

长期

十四、本院劳模、先进工作者、优秀党员等文件材料

1、省级以上。

永久

2、地县级以下。

长期

十五、本院对有关人员的处分材料

1、影响大，问题严重。

永久

2、一般处分材料。

长期

十六、本院职工录用、调资、离退体、职务聘任，死亡文件材料。

永久

十七、本院党委行政会议记录、纪要

1、院级记录、纪要。

永久

2、各处室职能部门。长期

十八、本院职工转移工资、行政党团介绍信及存根 长期

十九、本院的沿革、大事纪、职工党员花名册 永久

二十、本院财产、物资、档案交接凭证 永久 二

十一、本院编辑出版物

1、样本和重要的原稿清样。

永久

2、一般性。

长期 二

十二、本院处理人民来信来访的文件材料

1、有上级机关和本院领导重要指示并处理结果。长期

2、没有处理结果。

短期 二

十三、校际之间协作会议产生的文件材料。

长期 二

十四、评估材料。

永久 第十八条 教学档案保管期限

一、教学大纲。

永久

二、教学计划总结。

1、及以上。

永久

2、学期及各处室。

短期

三、教学授课计划。

长期

四、教师完成任务表。

永久

五、总课程表。

永久

六、课时安排。

短期

七、校历。

永久

八、教学质量检查、评估材料

1、有认定结果。

永久

2、一般材料。

长期

九、为改进教学提出的设想，建议文件材料

1、有价值被采用材料。

长期

2、未被录用。

短期

十、经验总结材料。

长期

十一、学生实习计划。

长期

十二、题库试题答案。

短期 第十九条 学籍档案保管期限

一、招生登记表。

长期

二、学籍档案。

永久

三、学生转学、休学、退学、留级生等文件材料。永久

四、学生奖惩材料。

长期

五、毕业生鉴定。

永久

六、毕业生各处室成绩单。

短期

七、各类毕业生花名册。

永久

八、录取通知书存根。

短期

九、毕业证存根。

永久

十、历届毕业生合影。

永久

十一、计划总结。

长期

十二、开学典礼、毕业典礼领导讲话等材料。长期 第二十条 科技档案保管期限

一、电教设备

1、设备仪器说明书、装箱单、安装图。

长期

2、设备作用维修记录。

长期

3、重大设备事故的调查报告、事故分析等材料。永久

4、进出设备登记表。

永久

二、基建

1、本院编制的基建、扩建、维修计划报告等。

2、施工报告、批复图纸等。

3、施工过程中签定的各种合同、协议书。

4、施工预决算和验收总结报告等材料。

三、科研

1、科研远景规划、试验研究大纲。

2、研究中各种实验记录、照片及计算机分析资料。

3、对本院科研成果的鉴定和评价材料。

4、科研中产生其它材料。

第二十一条 会计档案管理期限

一、会计凭证

1、原始凭证、记帐凭证和汇总凭证。

152、银行存款余额调节表。

3二、会计帐簿

1、日记帐。

152、明细帐。

253、总帐。

154、固定资产卡片。

55、辅助帐簿。

三、会计报表。

1、主要财务指标快报。

32、会计报表。

四、其它

1、会计移交清册。

永久 长期 永久 永久 永久

永久 永久 长期 年 年 年 年 年 年 15年 3年 年

永久 15年

2、会计档案保管清册。

25年

3、会计档案销毁清册。

25年 第二十二条 声像档案保管期限

一、上级机关领导视察、检查工作形成的声像材料。永久

永久

二、本院党政机构组建、党代会等重要会议形成的声像材料。

三、本院召开的职代会、团代会及各种专业会议形成的声像材料。

长期

四、反映本单位重要职能活动的声像材料。

永久

五、反映校容校貌的照片。

永久

六、本院各种荣誉照片、底片。

永久

七、历届院级领导人照片。

永久

八、优秀党员、先进工作者照片、底片。长久

九、职工文体活动形成音像材料。

永久

十、学生毕业生照片、底片。

永久

十一、本院安全保卫形成的照片、底片。长期

十二、其它活动中形成的具有保存价值的声像材料。长期

第六章 档案管理制度

一、安全保护制度

1、档案必须单独设立库房，严禁在档案室内办公。

2、档案库房门窗要牢固，装报警设备，上保险销。

3、库房内严禁吸烟，库内必须设有灭火装置（灭火器）。

4、非档案人员严禁进入库内，查找档案一律由档案人员进行。

二、库房管理制度

1、档案库房是存放档案的要地，非档案工作人员不得随意进入库房，库房及档案橱、柜的钥匙要专人集中管理，不得随意转让他人，每天下班前要检查门窗。

2、档案库房严禁吸烟，严禁存放食品和易燃易爆品。

3、库房卷橱排列整齐，美观以供方便查找，提取案卷。

4、定期对档案保管情况进行检查以保证档案的完整与安全。

5、库房必须清洁卫生经常打扫吸尘，做好八防。

6、库房必须设有温湿度计，温度必须控制在14—18℃之间，相对湿度50%—65%之间，要经常观察填好温度记录。

7、及时修补或更换复制损坏的案卷，保证保存期限。

三、档案借阅利用制度

档案工作最根本目的是利用，为了便于充分利用档案，使其更好地为社会服务，特制定档案利用制度。

1、凡本院职工借阅利用档案均应到档案室办理借阅手续。

2、借阅档案一般在阅览室阅览，如确因工作需要借出，需经院办主任同意方可借出，并填写档案借阅登记簿。

3、借阅档案需精心爱护和妥善保管。不得擅自撕页、拆卷、沾污划线或作其它标记，未经批准严禁复制或带出校外，发现上述情况除负责经济上的损失并追究政治上的责任。

4、凡查阅重要档案（含会议记录、财会档案）必须由主管院长批准；只能在档案室查阅，不准将档案带出。查阅财会档案需两人以上（一般需有财会室负责人参加）方可查阅。

5、因工作需要摘要档案机密材料要经主管院长批准，并对所摘录的一切材料进行校对、审核后才能带出。被带出的材料，利用者负责保守机密。

6、凡是外单位来查阅档案，必须持单位介绍信，经院办主任批准后方可接待。机密以上的由主管院长批准。

7、经批准借出的档案最长不超过十天，不按期归还者，下次可拒绝借阅。

8、对所借出的档案交还时，档案员必须进行详细查对清点验收，发现有污损有权拒收。

9、凡查阅档案者，应在利用档案之后，将利用情况及效益反馈档案室，填写在档案利用情况登记簿上。

四、档案统计制度

为了更好地学习掌握档案的利用，准确地提示档案工作基本情况，为教学研究、科研提供可靠的依据，特制定本制度。

1、统计内容

（1）上级下发的各种统计报表（2）库存档案门类、数量及保管期限（3）档案收进移出情况（4）档案提供利用情况（5）档案销毁鉴定情况

2、统计要求

（1）及时填报各种登记表做到帐物相符，帐表相符。

（2）按时准确地统计上报各类档案情况及报表，不得虚报、瞒报、拒报和仿报。

（3）各种统计簿要字迹工整，一律用钢笔填写，不得涂改。

五、档案鉴定销毁制度

1、档案销毁，经档案室负责人会同鉴定委员会一起审查鉴定，报院长办公会批准，财会档案室需经财政部门同意才能销毁。

2、对销毁的档案，要认真做好登记审批工作，销毁档案手续要健全，有监销人参加，并在销毁清册上签字，存留备查。

3、根据档案保存期限表，结合学院实际，定期对档案进行鉴定。

4、销毁财会档案内的工资表，单独抽出，另行立卷做永久保存。

5、对未了结的债务的原始凭证应单独抽出，另外立卷。待债务子结时为止。

6、做好鉴定、销毁档案的原始记录和统计。

六、保密制度

保守党和国家机密是每个档案工作人员的职责，必须严格执行。

1、档案人员要认真学习并严格遵守《保密法》，时刻提高警惕，同一切破坏、盗窃档案的行为作斗争，确保档案的安全。

2、档案人员要做到不该说的绝对不说，不该做的绝对不做。

3、利用机密以上的档案，必须由主管领导批准，办理借阅手续，方可借阅并由档案工作人员指定阅读地点。查阅人员不得将档案带出或放置他处，不得向无关人员谈论，泄漏内容。

4、复制机密档案，必须经主管领导批准，严格控制份数，对所余部分要妥善处理，不得私自存留。

5、发现档案丢失，应立即报告，及时采取措施。

6、严禁无关人员进入档案室。

第七章 岗位责任制

一、分管院长责任制

1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，负责对全院档案工作的统 一领导。

2、负责把档案工作纳入学院管理和学院发展规划。

3、负责本院档案工作的检查、总结、评比和升级的领导工作，定期召开会议，解决存在的问题。

4、负责本院档案机构的设置和人员配备工作，并对校内库房建设、设备购置等项开支计划进行审核。

5、负责在全院召开的有关布置检查、总结工作会议上，同时布置检查总结档案工作。

6、负责历年各有关处室档案移交工作的督促检查工作。

二、综合档案室主任岗位责任制（院办主任兼）

1、在分管院长领导下负责制定档案的工作计划、主持处理档案日常工作。

2、组织各处室、系专职兼档案员坚持业务学习。学习《档案法》和国家有关方针政策，不断提高全体档案人员的思想觉悟和业务素质，并针对存在问题提出要求。

3、负责组织制定档案工作管制度。在执行过程中不断补充和完善。

4、针对全院档案工作进行经常性的检查、指导，不断总结经验，加强信息反馈，有计划有步骤地安排档案人员培训并按岗责任制进行考核。

5、负责检查督促科技、文书、财务、声像档案等收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、清理、销毁工作。

6、负责档案的安全、保密工作。

三、综合档案员岗位责任制

1、认真贯彻执行《档案法》和各项规章制度。在院办主任领导下会同有关业务处室负责本院各类档案材料收集、整理、编研、鉴定、保管、统计、利用等项工作。使各项工作均达到标准规定。

2、负责文件、档案的质量检查和各处室的业务指导工作。

3、为了做好档案的利用工作，要有计划地编制专题目录索引，文件汇集及案卷的双套索引查找工具。

4、及时修补，更换损坏的案卷，保证档案保存期限。

5、做好档案保管的安全、卫生及八防工作。

6、积极向借阅者提供利用档案并及时做好信息反馈利用情况的统效益实例选编工作。

7、接待查档者要热情、周到。

8、每学期结束清点一次库房档案，做到存储档案清楚，帐件相符。

9、要经常保持库房清洁卫生定期除尘，经常查看温湿度计，保持库房正常温湿度。

10、严格遵守《保密法》，严守档案机密。做到不该说的绝对不说，不该做的绝对不做。确保档案安全。11、12、13、14、平。

15、严格遵守学院的各项规章制度。

四、教学档案员岗位责任制

1、明确归档范围，及时收集整理本处室的文件材料，确保档案材料齐全、完整。

2、认真分类、编目，做到清楚、准确。

3、教师业务档案及时分类、装袋，每年到档案室整理移交一次。

4、定期对档案保管情况进行检查，保证档案的完整与安全。

5、及时修补或更换复制损坏案卷。

6、严格借阅手续，档案一般不外借，确因工作需要，需经教务处长批准方可借出。

7、查找档案一律由档案工作人员，不许他人介入。

8、认真执行《保密法》，严守档案机密，确保档案安全。

9、严格遵守归档制度，及时向档案室移交档案。

10、忠于档案事业，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和管理水平。

11、在档案工作归档业务上接受院专职档案员的监督指导。

五、学籍档案员岗位责任制

1、及时收集、整理在本处室形成的具有保存价值的档案材料，确保本处室档案材料齐全完整。

2、对档案材料要进行认真的鉴定，科学地确定档案保管期限。主动参加学校的教学、科研活动以及基建工程竣工验收活动以保证注意积累各种资料以供利用。

及时接受各处室移交上来的档案，进行系统编目、排列。热爱档案事业，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和现代化管理水档案材料的齐全完整。

3、按规定认真编写案卷目录、索引，使之科学化、系统化、条理化，以便利用查找。

4、做好“八防”工作，对残破的档案及时修补。杜绝圆珠笔迹进入档案。

5、认真执行保密制度，妥善保管好本处室的文件材料。严格按规定取放档案。

6、及时向档案室汇报档案管理情况和存在问题，提出自己的合理化建议，改进和提高档案管理水平。

7、热情接待查档人员，做好档案的提供利用工作。

8、按学院归档要求，及时向档案室移交档案。做到手续清楚、责任明确。

9、在档案归档业务上接受专职档案人员监督指导。

六、财会档案员岗位责任制

1、应归档的会计档案必须齐全完整。

2、认真整理组卷。划定保管期限准确，封面书写要工整，装订牢固。

3、定期检查档案，对破损的档案，要及时修补复制。

4、严格执行保密制度，不得随意将档案外借，销毁和损坏。

5、按规定及时向档案室移交档案并填写好移交清单。

七、电教室、实验室档案员岗位责任制

1、对本处室在工作中形成的具有保存价值的文字、技术科研材料、电教材料和声像资料等进行搜集、整理、核实，做到归档齐全完整。

2、对本处室的生产技术档案及图纸，基建、设备维修档案材料负责填写整理保管。

3、根据我院归档要求，对本处室的材料要进行认真细致的分类、整理、立卷、编造清册，并填写移交目录后向档案室移交。

4、严格执行保密制度，不得随意将档案外借，如确因工作需要外借时需经处室负责人批准，必要时需经主管院长批准方可借出。

5、保证对本部门保管的档案保持完整，对不完整的资料进行搜集、补充，对破损资料及时修补粘裱。

第八章 奖励与惩罚

一、凡为我院档案工作做出贡献并有突出业绩者，将根据贡献大小给予表彰和授于荣誉称号。

二、凡丢失、失密、损坏学院档案者，按照情节轻重，分别给予经济制 裁或行政处分，严重违法者，依法惩处。

第九章 附 则

一、本细则是我院管理的重要组成部分，也是全院档案工作的指导性文件，各部门处室必须认真执行。

二、本细则自颁发之日起试行，本细则与上级文件有低触的以上级文件为准。

二00四年十二月二十三日

第四篇：镇江市城市建设档案管理实施细则

镇江市城市建设档案管理实施细则

发文单位：镇江市人民政府文号：镇政发[2003]113号

发布日期：2003-5-12执行日期：2003-7-1

第一章 总则

第一条 为了加强本市城市建设档案（以下称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理工作中的作用，根据《江苏省城建档案管理办法》，结合本市实际，制定本细则。

第二条 凡在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人，必须遵守本细则。

第三条 本细则所称城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录以及相关的文件材料。

第四条 城建档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保城建档案的完整、准确、安全和有效利用。

第五条 辖市、区人民政府应当把城建档案事业列入城乡建设发展规划。城建档案馆（室）的馆房建设、设备购置等所需经费应列入地方固定资产投资计划，日常经费由财政部门统筹安排，保障城建档案管理工作与城乡建设事业协调发展。

第六条 镇江市规划局是市人民政府城建档案行政主管部门，业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。

镇江市城建档案管理处是城建档案管理的专门机构，具体负责全市城建档案管理工作，与市城建档案馆合署办公。其主要职责是：

（一）负责组织贯彻实施城建档案管理的法律、法规和规章；

（二）负责编制并组织实施全市城建档案事业发展规划和工作计划；

（三）负责依法制定、实施城建档案工作的业务规范和技术标准；

（四）负责城建档案工作的业务监督和指导；

（五）负责组织并指导城建档案的理论与科学技术的研究、宣传以及城建档案管理人员的培训工作；

（六）受相关部门委托，依法查处城建档案违法行为。

辖市、区建设（规划）部门负责本行政区域内城建档案管理工作，业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。

各乡、镇人民政府应当配备专（兼）职人员负责本乡镇的城建档案管理工作。

第七条 镇江市城建档案馆负责全市城建档案的接收、整理、保管和利用等工作。其主要职责是：

（一）接收和保管本市具有永久和长期保存价值的城建档案与相关资料；

（二）对接收进馆的档案资料进行科学的系统管理，为城市规划、建设、管理和科研等工作提供服务；

（三）广泛征集、收集各门类城建档案资料，利用声像、影视等手段，加强历史文化名城有关档案资料的积累和收集，不断丰富馆藏；

（四）开发城建档案信息资源，开展编研工作，使城建档案馆成为储存、利用、咨询和交流城市建设信息的中心。

各辖市、区城建档案馆（室）负责本行政区域内城建档案的接收、整理、保管和利用等工作，并对城建档案的形成、管理等工作进行业务指导。

第八条 城建档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当具备相关专业知

识，接受继续教育和专业培训。城建档案工作人员必须取得《岗位合格证书》后方可上岗。

第二章 城市建设档案的接收范围

第九条 凡具有永久和长期保存价值的下列城市规划、建设及其管理档案材料，有关单位和个人必须按规定向城建档案馆（室）无偿报送原件一套（含电子文件），并要求达到完整、系统、准确，案卷质量必须符合《江苏省城建档案案卷质量标准》规定的要求：

（一）城市规划基础材料：包括城市历史、经济、人口、科技、文教、卫生、资源、地名、地形、地貌、地震、水文、气象、灾害等方面的材料；

（二）勘察测绘：包括控制测量、地形测量、摄影测量、水文地质、工程地质、地下管线等图纸和技术成果等方面的材料；

（三）城市规划：包括国土规划、总体规划、分区规划、详细规划、专业规划、工程规划以及县（市）、乡（镇）规划、各专业规划等方面的材料；

（四）建设管理：包括土地管理、建设用地管理、规划管理、建筑管理、房产管理、地名管理、市政公用工程管理、园林绿化管理、建设工程管理等方面的材料；

（五）市政、公用设施：包括道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、给水、排水、供气、供热、公共交通、城镇照明、供电、电信、广播、电视、环境卫生等工程方面的材料；

（六）交通运输：包括铁路、公路、水运（港口、码头）、航空等工程方面的材料；

（七）工业建筑：包括工厂、矿山、电站、工业仓储、仓库等工程方面的材料；

（八）民用建筑：包括住宅、办公、科研、旅游、外事、文化、教育、宣传、出版、医疗、卫生、体育、商业服务、金融、保险以及物资、粮食、食品仓库和加油站等工程方面的材料；

（九）园林绿化、名胜古迹：包括风景区、公园、绿地、苗圃、古树名木、纪念性建筑、名人故居、古建筑、城市雕塑等工程方面的材料；

（十）环境保护：包括环境管理、环境监测、环境治理、自然保护等工程方面的材料；

（十一）建设工程设计：能反映各设计单位在不同历史时期具有较高设计水平和代表性的项目设计材料；

（十二）人防、水利、防洪、抗震防灾及军事工程（军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图）方面的材料。

城建档案馆（室）应当收集、征集有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件，收集建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案以及志书、年鉴、大事记、科研成果、专题调研报告、论著等具有保存价值的城建档案材料。

第十条 凡产生城建档案的单位必须根据国家和省、市有关城建档案管理的规定，做好城建档案材料的收集、管理和利用工作，配备专人负责。要把城建文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入相关规章制度和有关人员的职责范围。

第十一条 凡列入本办法第九条规定的城建档案材料，除建设工程档案依照本办法第十七条有关规定报送外，其他具有永久或长期保存价值的城建档案材料由形成单位在二至三年内向城建档案馆（室）报送，并在每年三月底之前向城建档案馆（室）报送一套上一城建档案目录。

第三章 建设工程竣工档案的编制与报送

第十二条 凡新建、改建、扩建、复建的建设工程，均应按照有关规定编制建设工程竣工档案，并向城建档案馆（室）报送。建设工程竣工档案的归档文件内容包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个部分。

第十三条 凡新建、扩建、改建的各类工程，需要进行开挖、爆破、钻探等施工活动的，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到城建档案馆（室）查清工程所在位置的地下管网分布情况，然后到有关部门办理工程审批手续。

第十四条 建设单位或个人在领取建设工程规划许可证前，必须向城建档案馆（室）登记，并签订《建设工程档案报送责任书》。

第十五条 建设、勘察、设计、施工、监理等单位必须将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。各单位应严格按照《建设工程文件归档整理规范》中的基本规定履行相关职责。

建设单位负责建设工程档案的汇总和报送。建设单位与施工单位在签订工程承发包合同时，应当明确编制、移交竣工图等工程档案材料的责任、要求等内容。

施工单位应当按照国家、省、市有关城建档案管理的规定以及合同的约定，及时编制、移交竣工图以及其它工程档案材料，并对其准确性负责。

监理单位应当建立健全监理档案制度，督促施工单位及时收集、整理工程文件材料，并对其完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，协助建设单位做好工程档案材料的汇总。第十六条 对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前十五日，应当提请城建档案馆（室）对工程档案进行专项验收。专项验收合格后，由城建档案馆（室）出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。建设单位在取得《江苏省建设工程档案专项验收意见书》后，方可组织工程竣工验收。国家和省级重点建设工程的竣工验收应当同时通知省、市城建档案馆参加。

建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。

第十七条 在建设工程项目竣工验收通过之日起三个月内，建设单位应当向城建档案馆（室）无偿报送一套符合规定要求的建设工程竣工档案材料。否则，规划部门不予审批新的建设工程项目。

第十八条 城建档案馆（室）对报送的建设工程档案材料应当及时审查。对符合要求的，应出具《建设工程档案接收证明书》并加盖城建档案接收专用章；对不符合要求的，城建档案馆（室）应当提出处理意见，报送单位应当按城建档案馆（室）要求的期限和内容进行补测、补绘后报送城建档案馆（室）。

房产权属登记管理机构在审查核发房产权属证书时，应当核验《建设工程档案接收证明书》。凡没有《建设工程档案接收证明书》的，不予办理房屋产权证。《建设工程档案接收证明书》列入房屋产权产籍档案。

第十九条 凡对建筑物、构筑物和各种管线进行维修、加固、改造或扩建后，有关单位应将其更改部分的文件材料在三个月内报送城建档案馆（室），并对原工程档案进行修改、补充。

利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图。

第二十条 地下管线建设工程必须按有关专业技术规范进行竣工测绘。竣工验收档案须在竣工验收通过之日起三个月内报送城建档案馆（室）。

城市地下管线普查和补测、补绘形成的地下管线档案，必须在普查、补测、补绘结束之日起三个月内报送城建档案馆（室）。

第二十一条 对公用基础设施的道路管线工程进行改造、变更的，建设单位应当据实及时修改、补充和完善原工程档案，并在工程竣工之日起三个月内报送城建档案馆（室）。第二十二条 各单位自行保管的工程档案，在建筑物、构筑物产权转让时必须同时移交；工程停、缓建的由建设单位负责保管；单位撤销的应当移交上级主管部门或城建档案馆（室）。

第四章 城建档案的管理和利用

第二十三条 城建档案馆（室）接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具，做好档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作，对破损或变质的档案应当及时抢救。特

别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。

第二十四条 城建档案馆（室）以及形成城建档案的单位，必须建立健全档案管理制度，严格执行国家保密制度，严防档案散失和泄密。任何单位和个人不得擅自销毁城建档案。第二十五条 城建档案馆（室）应当根据城市规划、建设和管理工作的需要，对城建档案实行标准化管理，并编制有关文献参考资料向社会提供服务，其收费办法依照国家和省有关规定执行。

第二十六条 城建档案必须有专用库房保存。库房内应保持适当的温度、湿度，应当配置防盗、防火、防光、防潮、防尘、防磁、防污染、防有害气体和有害生物的防护设施，并具有相应的抗震和抵御其他自然灾害的能力。

新建或改建档案库房，应严格执行国家《档案馆建筑设计规范》。

第二十七条 城建档案馆（室）应当使用符合国家标准的档案用品和装具；城建档案的管理设施和手段要逐步采用新技术、新设备。实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。

第五章 奖励与处罚

第二十八条 有下列情形之一的单位和个人，应当予以表彰和奖励：

（一）在城建档案的收集、整理、保护、管理和提供利用等方面做出突出贡献的；

（二）在城建档案理论研究和科学研究方面成绩显著的；

（三）将重要或珍贵的城建档案资料捐赠给国家的；

（四）在非常条件下，为抢救、保护城建档案做出特殊贡献的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第二十九条 有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

（一）违反本细则第十三条规定，造成损失的；

（二）违反本细则第十四条规定，不办理建设工程档案登记手续的。

第三十条 违反本细则第十七、十九、二十条、二十一规定的，由建设行政主管部门或者其他有关部门责令改正，并按照下列规定予以罚款：

（一）逾期3个月以下的，处10000元以上30000元以下罚款；

（二）逾期3个月以上6个月以下的，处30000元以上50000元以下罚款；

（三）逾期6个月以上9个月以下的，处50000元以上80000元以下罚款；

（四）逾期9个月以上的，处80000元以上100000元以下罚款；

凡给予单位罚款处罚的，同时对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款。

罚款必须使用财政部门印制的专用罚款票据，罚款收入上缴同级国库。

第三十一条 当事人对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

第三十二条 城建档案管理人员在城建档案管理工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第六章 附则

第三十三条 本细则由市规划局负责应用解释。

第三十四条 本细则自2003年7月1日起施行，1999年12月27日市人民政府印发的《镇江市城市建设档案管理办法》（镇政发〔1999〕273号）同时废止。

镇江市人民政府

第五篇：上海市城市建设档案管理暂行办法

上海市城市建设档案管理暂行办法

（1987年5月5日上海市人民政府发布，根据1997年12月14日上海市人民政府令第53号修正，根据2010年12月20日上海市人民政府令第52号公布的《上海市人民政府关于修改〈上海市农机事故处理暂行规定〉等148件市政府规章的决定》修正并重新发布）

第一章 总则

第一条 为了加强城市建设档案的管理，为城市的规划、建设和管理服务，现根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》（国发〔1980〕第302号文）等有关规定，结合本市实际情况，制订本办法。

第二条 城市建设档案（以下简称城建档案），系指在城市的规划、建设及其管理活动中形成的记述城市自然面貌，城市建筑物、构筑物、地上地下管线等建设情况的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像带、录音带等文件材料的总称。

第三条 城建档案应当根据集中统一管理和分级保管的原则，做到完整地保存，科学地整理，有效地利用。

第四条 本办法由上海市规划和国土资源管理局（以下简称市规划国土资源局）会同上海市档案局组织实施，具体工作由上海市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）办理。

第五条 凡在本市范围内进行建设的机关、团体、部队、企业事业单位（包括中央各部门和外省市在本市的单位、中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业）必须遵守本办法。

第二章 机构和职责

第六条 市城建档案馆是本市城建档案的存储中心，兼有职能部门性质，由市规划国土资源局领导，业务上受市档案局指导、监督和检查。市城建档案馆的基本任务是：

（一）收集和保管本市重要的城建档案，并参加重要项目的竣工验收；

（二）对收集和保管的城建档案进行整理、鉴定、修复和汇编；

（三）面向社会，开展城建档案的利用和技术咨询服务工作；

（四）配合市档案局对区、县城建档案部门和其它有关单位的城建档案工作进行指导、监督和检查。

第七条 各区、县人民政府应当加强对本地区城建档案工作的领导，应当指定有关机构负责本地区城建档案的收集和管理。

市人民政府各委、办、局应当加强对本系统城建档案工作的领导，并应当指定有关机构负责本系统城建档案的收集和保管。

第八条 本市各类建筑物、构筑物、地下地上管线的建设、使用或者维护单位应当指定专职人员负责本单位城建档案的收集和保管。

第三章 城建档案管理和分级保管范围

第九条 城建档案的保管期限分为以下三种：

（一）凡记述本市重要的建设项目或者具有科学、历史研究价值，需永久利用的城建档案为永久保存档案；

（二）凡作为建设项目鉴定、维护、改建、扩建、管理等依据，需与实物共存的城建档案为长期保存档案；

（三）凡需在一定时间内查考的一般城建档案为定期保存档案。

第十条 需集中保管的城建档案的范围如下：

（一）反映市或者区、县的经济、人口、水文、地质、地名、测绘、资源、气象、地震等状况，可供城市建设利用的城市基础档案资料；

（二）城市现状图，已批准的城市总体规划、分区规划、详细规划、专业规划，以及与城市有关的国土规划、区域规划、土地使用现状图等反映城市规划和土地利用情况的有关档案资料；

（三）工厂、仓库、住宅、办公楼和各类公共建筑物、构筑物以及地上地下管线的现状图，新建、改建、扩建的单项工程的竣工图和有关档案资料；

（四）城市的道路、桥梁、涵闸、防洪、公共交通、给水、排水、供电、供气、供热、电讯（包括电话、电台、电视台、卫星地面接收站、海底电缆、无线电接收站）等市政公用设施的竣工图和有关档案资料；

（五）车站、港口、铁路、机场、地铁、隧道、停车场等交通运输设施的竣工图和有关档案资料；

（六）具有历史、艺术、科学价值的古墓葬、古建筑和具有重要意义、教育意义和史料价值的建筑物、构筑物（包括城市雕塑）的竣工图或者现状图、有关资料,以及古树名木、古园林等的历史档案资料；

（七）污染治理、环境卫生、控制地面沉降设施的竣工图和有关档案资料以及环境污染普查、污染监测、地面沉降状况等有关档案资料；

（八）城市人防设施、与城市规划建设有关的军事设施的竣工图和有关档案资料；

（九）城市建设方面的科研成果和创造发明的档案资料；

（十）城市规划、建设、管理方面的法律、法规、规章和有关文件。

前款规定中重要的城建档案，根据分级保管的要求，分别由市城建档案馆或者区、县保管城建档案的单位保管。具体办法由市规划国土资源局会同市档案局另行制订。

第十一条 各建设单位必须在建设项目竣工验收后6个月内，将该项目的主要的城建档案无偿报送市城建档案馆或者区、县保管城建档案的单位。

各建设项目的建设单位必须自行保管一套完整的该项目的城建档案；使用或者维护单位应当自行保管一套有关的城建档案。

第十二条 凡向市城建档案馆或者区、县保管城建档案的单位报送的城建档案，由建设单位系统整理，编制目录，详细核对，装订成卷，标明密级和保管期限，并由主管技术的负责人审核签字。

报送的城建档案应当做到图物相符，图形清晰，字迹工整。

第十三条 属于保密性的城建档案，应当划定密级。各有关单位必须严格执行国家有关保密规定，加强管理，并定期对城建档案的保存价值和密级进行鉴定和调整。

销毁档案必须造具清册，经单位领导审定，报上级主管部门批准后方得销毁。

第十四条 凡停建、缓建项目的城建档案，由建设单位保管；关停单位的城建档案由上级主管部门保管。

建筑物、构筑物、地上地下管网的使用权或者管理权转移时，有关的城建档案由原单位整理后向接受单位办理严格的移交手续。

第十五条 各保管城建档案的单位应当确保城建档案的完整和安全。保管城建档案的库房应当有防火、防潮、防虫、防光、防尘、防盗等安全设施。对重要的城建档案应当复制副本，分别保管；对缺损的城建档案应当及时修复补全。

第十六条 市城建档案馆和区、县保管城建档案的单位有权征集本办法实施前已建成的建设项目的城建档案和有关资料，各有关单位有责任收集、整理并根据本办法的有关规定进行报送。

第四章 竣工图的编制和报送

第十七条 一切建设项目必须编制竣工图。竣工图由施工单位编制。建设单位与施工单位签订的建筑安装工程承包合同必须包括编制竣工图的内容。

编制竣工图的费用专项列入项目概算。除采用标准设计、复用设计的项目外，编制费用按设计费的3%至5%计算。

第十八条 施工过程中，施工单位应当指定专人编制竣工图。项目竣工后，竣工图必须经施工项目负责人审核签字后移交建设单位。

由一个施工单位总包的建设项目，各分包的施工单位负责编制分包范围内的竣工图。总包的施工单位除负责编制自身范围内的竣工图外，还应当负责竣工图的汇总整理。

建设单位自行分包给几个施工单位的建设项目，各施工单位编制分包范围内的竣工图后，交由建设单位汇总整理。

第十九条 项目竣工验收时，应当把竣工图作为验收的条件之一，并根据项目的重要性和规模分别由有关的各级档案部门派员参加验收。大、中型项目的竣工验收，市档案局必须派员参加。凡竣工图资料不完整的项目，不能进行竣工验收，更不能评为优质工程。第二十条 建设单位在向规划管理部门申领建设工程规划许可证时，由市城建档案馆或者区、县城建档案管理部门同时确定必须报送竣工图的项目。

第二十一条 建设单位未在建设工程竣工验收后6个月内报送有关竣工图的，由市或者区县规划管理部门责令限期补报；逾期不补报的，处10000元以上50000元以下的罚款。第二十二条 凡因施工单位违反本办法规定，不编制竣工图或者编制的竣工图与实物不符，而导致使用维修单位在使用维修中损坏建筑物、构筑物、地上地下管网或者造成其他事故的，由施工单位赔偿经济损失，并可追究直接责任者的法律责任。

第五章 附则

第二十三条 查阅和利用城建档案按市城建档案馆的有关规定办理。

第二十四条 本办法自1987年6月1日起施行。过去有关规定与本办法相抵触的，按本办法执行。