物业公司档案管理实施办法

第一篇：物业公司档案管理实施办法

光大物业公司档案管理实施办法

（试 行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，从而更好地为员工各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据《光大集团档案管理制度》的规定，结合公司实际，特制订本实施办法。

第二条 本制度适用于公司各部门及各管理处的档案管理工作。第三条 根据业务档案特点，管理范围暂时不包括会计档案、人事档案，其管理工作暂由相关部门负责。

第二章 档案体制及职责

第四条 组织机构及岗位设置

1、公司行政人事部下设档案室，并设两名兼职档案管理员；各部门分别设一名兼职档案资料员；各管理处设立资料室，并设一名兼职档案资料员。

2、档案室负责公司档案工作的全面领导，并设置专门档案库房对公司档案实行集中统一管理。

3、财务、人事等业务性、保密性较强的部门，须设置一名兼职档案员对会计档案和人事档案进行专门管理。

第五条 档案室主要职责

1、贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件 材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。

2、负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。

3、监督落实同步归档制度，指导各部门做好文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。

5、负责公司档案的编研工作。

6、协助推行集团档案管理信息化建设工作。

第三章 归 档

第六条 本办法中的归档是指文书部门或业务部门将办理完毕且有保存价值的文件材料，经系统整理交本公司档案室保存的过程。

第七条 归档范围

1、公司文件材料的归档范围、保管期限和归档责任部门（见附件一）

2、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片及底片、实物等载体形式。

3、对于规定的应当归档的文件材料，必须按照规定，向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有或拒绝移交。

4、日常工作中，各部门兼职档案资料员应按照归档范围要求做好本部门形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遗失。

第八条 归档时间

（一）各类文件材料归档时间要求：

1、管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

2、外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

3、员工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。

4、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，移交公司会计档案室保管。

5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

6、光盘、照片及底片、实物等形式的文件材料在工作结束后及时归档。

7、下列文件材料应随时归档：

（1）变更、修改、补充的相关文件材料；

（2）公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（3）其他临时重要活动中形成的文件材料。

（二）各部门形成的文件材料具体归档时间（见附件一）

（三）各部门必须严格按照归档时间进行归档，不得推迟和延误。否则，将追究有关人员的责任。

（四）如确因工作需要不能按时归档的部门，应主动向公司档案室报备，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。

第九条 归档文件质量要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，齐全完整。

2、归档的文件材料应为原件。如确实无法保存原件的，可以保存复印 件，但必须说明原因并注明其原件存放处，必要时须加盖印章。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的，利用频繁的和有专门需要的可为一式二份或以上。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、声像类、实物类档案画面要求清晰完整，符合有关规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。

第十条 归档手续

1、各部门兼职档案人员先检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，然后填写档案移交（接收）登记表（见附件二），打印一式两份随文件材料一起向档案室移交。

2、档案室接收档案时，应根据档案移交登记表，与移交人共同逐页清点，并要求双方在档案移交登记表上签名确认，各自保留一份以备查。对重要、机密类的案卷，需要认真仔细核对，经查验确信无误后方可办理签收手续。

第四章 档案分类

第十一条 档案分类及其内容

根据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，将公司档案分成以下七大类：

1、文书档案：主要包括公司文件、往来函件、上级来文、经营管理等管理性文件材料。

2、设备仪器档案：主要包括办公设备、机械设备等跟设备有关的文件材料。

3、合同档案：主要包括行政、后勤、工程、租赁等合同方面的文件材料。

4、声像档案：主要包括照片（附底片）、光盘等声像方面的文件材料。

5、实物档案：主要包括奖旗、奖牌、奖杯、赠品等。

6、会计档案：主要包括凭证、账簿、报表、银行对账单等。

7、人事档案：主要包括在职员工的录用、转正、考核、奖惩等员工个人形成的文件材料。

第五章 档案利用及保密

第十二条 档案借阅的办理

（一）借阅手续

1、公司员工借阅本部门或本管理处档案，由所属部门或管理处负责人审批后，档案管理员可办理借阅手续；借阅其他部门档案，须先由所在部 门或管理处负责人审批，再提交公司行政人事部负责人批准后方可借阅。（借阅档案审批单见附件三）

2、借阅非本部门的有密级档案，须先经原形成档案的部门的负责人批准，再提交行政人事部负责人批准后方可借阅。

3、光大集团范围内其它单位员工借阅本公司档案，须提出借阅申请，并详细注明借阅原由、利用范围及内容，经所在公司负责人同意后，提交至档案室，由档案室报公司总经理审批。

4、公司档案主要供本公司及集团范围内员工工作利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员应持盖有该单位公章的介绍信，并注明利用者的身份、利用目的、范围及内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅。

5、借阅、查阅档案，须填写档案借阅登记表，对借阅档案相关情况进行登记；凡已解决重大问题或取得较大效益的事项，应及时反馈给公司档案室，并及时填写档案利用效果登记表。

（二）借阅要求

1、借阅者须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，更不得将借阅的档案资料丢失或失窃。

2、复印档案须在复印件上注明用途及时间，并在其上注明“再复印无效”字样；复印完毕须将其原件当场归还，并由档案管理员核实后办理相关手续。

3、查阅档案应在档案室进行，不得私自抄录或复制查阅的档案。利用 完后应及时归还档案室，由档案管理员核对清点无误后，方能签收。

（三）借阅规定

1、借阅档案最长应在14个工作日内归还，如需继续使用，须办理续借手续，但只可续借一次，如过了续借期限还需使用，须重新办理借阅手续；对于逾期不还且未办理续借者，档案室将发档案借阅催还单或电话通知其归还，若逾期一个月仍不归还者，对于一般档案将按每月100元予以罚款处理，有密级档案按每月500元予以罚款，直至其归还为止。

2、若集团总部监察部门根据集团领导指示对本公司及其部门开展具有查处办案性质的工作，档案借阅无须上报相关领导审批。

3、在职工作人员调动岗位或离职时，须退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离，否则，人事部门不得办理相关手续；档案管理员调离，应由相关领导监督办理，档案交接之后，方能调离。

4、借阅的档案须妥善保管，一旦发生损坏、丢失等，应立即向档案室报告，档案室将根据档案的价值和数量报公司总经理批准后，责令其赔偿一切损失。

第十三条 档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

3、档案室在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中都应注意保密。

4、档案分为一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级，各类档案密级暂由档案原形成部门确定。各部门在确定密级时，应同时确定保密期限，一般情况下绝密事项不超过三十年，机密事项不超过二十年，秘密事项不超过十年。保密期限自标明的制发日期起算。

5、查阅有密级的档案，只能在档案室内或指定区域查阅，不得私自抄录或复制。

6、对已到保密期限的档案要请相关部门鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7、各部门应做好有密级档案归档前的保密工作，属于公司秘密的文件、资料和其它物品的办理必须由专人负责执行，采用电脑传送的公司秘密性文件材料由相关责任部门负责保密。

8、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。

9、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，或者依法追究刑事责任。

10、档案有下列情况之一者，不予开放利用：（1）涉及企业商业机密的；（2）涉及企业专利或技术秘密的；（3）涉及企业员工个人隐私的；（4）档案形成部门有特别规定的。

第六章 档案鉴定、统计和保管

第十四条 档案鉴定与销毁

（一）鉴定工作内容

1、初始鉴定：各部门在文件归档时，剔除没有保存价值的文件材料，对需要归档的文件材料进行初步鉴定以确定其保管期限。

2、归档鉴定：档案室对各部门的鉴定情况进行检查，将不需要保存的档案加以剔除，将原保管期限划定不当的档案，重新进行价值鉴定，调整保管期限。

3、定期复查鉴定：主要是鉴定库存档案的完整、损坏等状态。

4、到期后鉴定：主要是对超过保管期限的档案重新进行价值审查，将失去保存价值的档案剔除销毁。

（二）档案鉴定与销毁工作流程

1、建立档案鉴定工作小组。鉴定工作小组由档案管理人员组织，相关部门负责人与有关专业技术人员共同组成。

2、档案鉴定时，须逐件、逐卷审查并判定其价值，鉴定后须写出鉴定报告，并由鉴定小组人员签名；如果一个案卷中部分文件已失去保存价值，需抽出并在备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组人员签名，并注明日期。

3、对经鉴定确无保存价值的档案材料，进行登记造册，并写出销毁报告，经公司总经理批准后方可销毁。（不属于归档范围的文件材料的销毁流程和已归档档案的鉴定销毁流程见附件四）。

（三）档案销毁规定

1、档案立卷、归档后，未经公司档案鉴定小组鉴定且报公司总经理批准，任何部门或个人不得擅自销毁。

2、经批准销毁的档案由档案室组织统一送造纸厂销毁，严禁将要销毁 的档案作为它用，或作废纸出售。

3、为防止档案的遗失和泄密，销毁档案必须有至少两名监销人，销毁完毕后，监销人要在销毁清册上签字。

第十五条 档案统计

1、档案室应做好平时的档案统计台帐和基础原始登记工作，并在每年年中或年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。

2、统计工作必须做到实事求是，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。

第十六条 档案库房的管理

1、档案库房由专人进行管理，任何人员不许随意进入库房。

2、档案室应按照“八防”要求对库房进行管理，尽可能全面妥善保管好各类档案。

3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁烟火。

4、库房应进行定期检查，每年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

第七章 附 则

第十七条 本制度由公司行政人事部档案室负责解释。第十八条 本制度自下发之日起施行。

第二篇：《档案管理实施办法》

档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为了加强学院的档案工作，更好地为教学、科研、管理服务，根据《中华人民共和国档案法》制定本细则。

第二条 本细则所称的学院档案，是指我院从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章 档案室的基本任务

第三条 档案室的基本任务如下：

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律和法规，负责学院院档案室的建设与管理；

二、制定学院档案工作规章制度，并严格执行；

三、负责接收（征集）、整理、分类鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关材料；

四、开展档案利用工作；

五、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

六、组织全院档案工作人员进行业务学习和培训；

七、开展档案宣传工作和利用教育活动；

八、开展档案学术研究和交流活动。

第四条 学院各处室、系：必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配备一名（兼）职人员，负责本部门档案的收集，整理和移交工作。

第三章 经费、库房和设备

第五条 档案工作所需经费列入学院预算，统筹解决，用于文件归档和档案装具等设备。

第六条 学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第七条 学院有计划地为档案室配置复印、录音、录像等设备，逐步实现微机管理。

第四章

各类档案归档制度

第八条 文书档案归档制度

为了完整系统的保存本院在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案，提 高归档文件材料的质量，逐步实现档案工作规范化，有效的为领导科学决策和学院各项工作服务，根据学院工作实际，特制定本制度。

一、归案范围

1、上级机关的文件材料：

(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

(2)上级机关颁发的属于学院主管业务并要贯彻执行的文件以及非学院主管业务但需贯彻执行的法规性文件。

(3)上级领导视察、检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有关特殊保存价值的录音、录像等材料。

(4)代表上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。(5)上级机关转发的本校的文件（包括报纸刊物转载）。

2、本院文件材料

（1）本院党、政、工、团召开的代表大会、工作会议及专业会议的全部文件材料。

（2）本院印发的（包括转发的）各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（3）本院的请示及上级机关的批复文件。

（4）本院及内部职能部门形成的工作计划、总结、请示、报告、决议、决定。（5）本院党委会议、院长办公会记录、纪要。

（6）反映本院业务活动和科学技术管理的专业文件材料。（7）德育工作计划、总结。

（8）本院检查个部门工作，调查形成文件的重要材料。（9）本院的统计报表和统计分析资料（包括计算机软盘等）。（10）本院历年教职工、党员花名册。

（11）内容重要的群众来信来访材料、领导的指示和本院处理来信；来访形成的记录、摘要、调查处理报告、统计分析材料等。

（12）本院领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本院有关的文件材料。

（13）本院成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、内部组织机构设置，人员编制的文件材料。

（14）本院专业设置、学制、教学改革等形成的文件材料。（15）本院制定的工作条例规章制度等材料。

（16）本院的历史沿革、大事记、年鉴及反映本校重要活动事件的简报、荣誉、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物照片等。

（17）本院关于职工调动、招工、转正、定级、调资、退休、离休等文件材料。

（18）本院评残、抚恤、人员死亡处理等工作形成的文件材料。（19）本院关于职工奖励、处分决定等文件材料。

（20）本院干部任免、专业技术职务评定聘任形成的文件材料。（21）本院纪检、保卫、保管、保密工作形成的文件材料。

（22）本院职工调动工作的工资、行政、党、团、工会组织介绍信存根。（23）本院与有关单位和人员签定的各种合同、协议书等材料。（24）本院基本建设管理形成的文件材料。（25）本院房地产证件等材料。

（26）本院财产、物资、档案等交接凭证。

（27）本院编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本。（28）本院普查、评估工作形成的文件材料。

2、同级机关和非属机关的文件材料。

（1）同级机关和非属机关颁发的，非本校主管业务但需要执行的法规性文件。（2）有关业务机关对本校检查形成的重要文件。

（3）同级机关和非隶属机关与本校联系协商工作的重要信件和协作会议文件材料等。

二、不归档的文件材料

1、上级机关的文件材料：

（1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅不办的文件材料。

（2）上级机关征求意见未定稿的文件。

2、本院的文件材料：（1）重份文件。

（2）无参考利用价值的事务性、临时性文件。

（3）未经讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件材料。（4）从正式文件摘录供参考的非证明材料。（5）无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问、一般性问题，提出一般性建议或意见的群众来信。

（6）为参考目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关和非隶属机关的文件材料

（1）参加非主管机关召开的会议，又不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。

（2）非隶属机关抄送的，不需要办理的文件材料。

三、归档要求

1、归档文件齐全、完整。

2、分类标准、科学系统，在结合六个特征组卷时，照顾文件的不同价值，保持文件之间的密切联系。

3、卷内文件排列要有条理，按照文件的自然规律和保持文件之间的联系的原则进行组卷，以达到便于保存和查找的目的。

4、归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与要求，各种文字形成的同一文件，分别列在一起，不得分开。

5、不同的文件一般不放在一起立卷，跨的立卷放在头一立卷，跨的总结放在针对的最后一年立卷。

6、卷内文件排列要有条理，按照文件的自然规律和保持件之间联系的原则进行组卷。密不可分的 文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

7、保管期限划分清楚。根据保管期限表认真考虑每一份文件的价值，准确划分保管期限。

8、折除金属物，编写张号，卷内文件按排列顺序号依次编写页号，图表和声像材料也应在装具上或声橡材料背面逐件编号。

9、有关卷内文件材料说明，逐项填写在备考表内。将立卷人、检查人的姓名，立卷时间填写清楚。

10、拟写标题简明确切，案卷标题要正确揭示出文件的作者、时间、内容和名称。文字简练通顺，合乎文法。政治观点正确。

11、装订结实，整齐美观。破损文件及时补修。

12、归档文件材料要纸张完整，字迹清楚，如有圆珠笔或书写不清要在归档前复制。

13、归档的文件材料，一般图纸文件1份，重要的2份。

14、索引和总目录各一式1份。

四、归档时间

各处（室）系应归档材料，收集、整理后应于第二年四月底以前向档案室移交。

第九条 教学档案归档制度

教学档案是学校档案室的主体档案，为了逐步健全教学档案的管理，改进教学环节，提高教学质量，制定本制度。

一、归档范围

1、教学大纲、训练大纲。

2、授课计划、训练大纲。

3、教学进程表。

4、教师任课表。（老师配备和课时安排）。

5、教师完成课时任务表。（工作量统计表）。

6、总课程表。

7、校历。

8、教学日志。

9、为改进教学所提出的设想建议等材料。

10、教学质量讲评等材料。

11、教学评估材料（评教、评学）。

12、教学经验总结材料。

13、学期教学工作及各教学部门的教学工作计划总结等材料。

14、学生实习计划、总结提纲、论文等材料。

15、题库试卷、答案、试卷分析等。

16、有关教学的其它材料。

17、典型的教案、教学方法。

18、记分册。

19、期末考试安排。20、调课规定和记录。

21、教学秩序检查记录。

22、教材征订单、审定表。

23、图书馆采购书目清单。

24、图书馆报损书目清单及修补清单。

25、图书馆资料编号、宣传、介绍及登记清单。

26、学生模拟实习、毕业实习计划、总结、实习成绩、毕业实习报告、论文等。

27、实习基地建设规划。

28、专业课程改革方案。

29、教育研究及信息交流工作计划、总结、活动记录。

30、招生简章、专业设置、学籍、授课计划、教师考核等系列材料。

31、参加各类比赛的秩序册、成绩册等。

32、运动员备案、注册有关手续、等级运动员及裁判员名单。

二、归档时间

每学年的每一学期初（十月二十日之前）移交上学年的档案。第十条 学籍档案的归档制度

为了建立完整、准确、系统的学籍档案，适应培养学生能力反馈信息的研究，更好地为社会服务，特制定本制度。

一、归档范围

1、学生的学籍材料。

2、各类函授、培训班招生表。（招生计划、合同、协议书、招生简章、专业介绍等）。

3、毕业生毕业鉴定表。

4、毕业生各科成绩单。

5、各类毕业生花名册。（毕业生就业方案、计划）

6、学生转学、休学、退学、留级及复学的申请批复等文件材料。

7、学生奖惩材料。（评三好学生、优秀班干部和先进集体等）

8、录取新生通知书存根。

9、毕业证存根。

10、历届毕业生合影。

11、有关学生工作的其它文件材料。（团委、学生会计划、总结以及学生会活动所形成的各类文件，班主任总结及其它活动和学生思想工作等材料

12、毕业生思想政治表现（毕业生调查表）包括工作、业务。

13、后进生转化工作计划、总结。

14、团委、学生会工作计划、总结、活动记录。

15、班主任工作计划、总结、会议记录等材料。

16、招生就业指导形成的有关材料。第十一条 电教档案归档制度

为了加强电教档案科学管理工作，建立完整、准确、系统的电教设备仪器档案，使其管理科学化，更好地为社会主义现代化建设服务，制定本制度。

一、归档范围

（一）电教设备归档范围

1、电教设备随机带来的技术材料（设备图纸使用说明书，线路图、合格证等）。

2、设备开箱验收证明书。

3、保修单。

4、设备安装任务、安装规程、安装验收单。

5、设备保养记录及技术调查情况。

6、设备事故及修理报告、记录材料。

7、设备使用登记卡。

8、设备报废申请、批示材料。

9、设备清点单。

10、设备改进、改装、申请审批文件等。

11、有关电教的其它材料。

12、设备移交书。

（二）电教材料归档范围

1、电视教学的录音带、录像等。

2、电视教学各项记录。

3、电教计划、总结。

4、学生学期成绩表。

5、学分登记表。

6、有关电教其它文件。第十二条 声像档案归档制度

凡本单位工作活动中形成，并办理完毕的具有保存价值的录音、照片均由档案室单独设类，实行集中统一管理。

一、归档范围

1、上级领导视察、检查本院工作的声像材料。

2、反映本院教学科研活动形式的声像材料。

3、学院各类荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等实物照片。

4、历任院级领导、名人录音及照片。

5、历届毕业生照片。

6、各种大型文体活动、比赛形成的声像材料。

7、学院的重要设备照片。

8、各级各类模范人物、先进工作者照片。

9、党政工团召开的重要会议、活动形成的声像材料。

10、校容校貌及改造拆旧建新形成的声像。

11、学院安全保卫工作形成的声像材料。

12、其它活动形成的有保存价值的声像材料。第十三条 财会档案制度

会计档案是记录和反映经济业务重要史料和证据，是学院档案室重要档案之一。为了建立完整、系统、准确的财会档案，充分发挥其经济作用。根据国家档案局、财政部《会计档案管理办法》特制定归档制度。

一、财会档案归案范围

1、会计凭证。

2、会计账簿。

3、会计报表（月、季、年报表）。

4、其它会计资料。

二、归档要求

1、会计凭证组卷时，要按凭证产生的日期和记帐凭证的顺序排列，不得前后颠倒。

2、会计帐簿要按种类分别组卷。总帐、现金分帐、银行存款帐、各种明细帐、登记簿、登记卡都分别组卷，不得混淆。

3、会计报表要按月、旬、季、年分别组卷。

4、其它会计资料按经济事项的自然形成及其它完整性分别立卷归档。

5、严格执行会计档案保管期限（永久、长期、短期）分别立卷归档。

6、档案目录，凡是永入、定期保存的档案要分别逐卷填写目录索引，一式二份，一份留本处室使用，另一份随档案卷移交档案室。

7、会计档案必须按规定时间全部交给档案室，不得由本部门自己保存。

三、归档时间

当年会计档案，可由财务处保管二年。期满后，由财务部门编制清册在每二年五月一日前移交给档案室。

第十四条 基建档案归档制度

为了建立完整、系统、准确、精练的基本建设档案，更好地发挥其经济效益，特制定本制度。

一、归档范围

1、申请基建报告、批复。

2、有关基建项目的委托书或合同书。

3、工程概算、预算。

4、设计方案、重要协议、合同。

5、土建、水暖、电施工图纸以及通用定型设计标准图。

6、开工报告施工执照及批复文件材料。

7、单位工程评定记录、工程质量鉴定、交工验收证明书。

8、工程竣工决算及审批材料。

9、工程改建及加固图。

10、购买房基地的房契、地契及各种协议书。

11、有关基本建设的其它材料。

二、归档要求

1、凡需归档的基建文件材料，经项目负责人审查后，按完整、准确、精练的要求系统验收归档。

2、归档的基建材料，必须做到书写材料规范，字迹工整，图样清晰，格式统一。

3、凡归档的文件材料必须签字、盖章，各种手续完备，以便永久保存。

4、凡归档的文件材料均由总务处负责整理后，移交给档案室。

三、归档时间

1、全院性有关基建方面的科技文件材料每年末归档一次。

2、单项工程可根据实际情况，待工程完工后按归档范围整理归档及时移交档案室。

第十五条 教师业务档案归档制度 教师业务档案是每个教师在工作实践中的真实记录，也是对教师业务能力及工作水平考核的重要依据。为此特制定教师业务档案归档制度。

一、归档范围

1、教师业务档案表。

2、教师授课计划。

3、教师授课教案。

4、教师考核表。

5、自编教材、讲义及辅导材料，被院以上部门承认并采用了的。

6、在各级报刊、杂志上发表的论文、著作等。

7、专业基础课教师实践年限。

8、职称评定表及有关材料。

9、教学经验总结。

10、有关教学工作的其他材料。

二、归档要求

1、归档的文件材料必须做到书写规范，字迹工整。

2、凡归档的文字材料一律用钢笔或毛笔书写。

3、归档的业务教材必须做到齐全完整。

4、每人一盒，统一标写大流水号。

5、教师业务档案登记簿一式二册，一册教务处留用，另一册随档一起移交档案室。

6、凡归档的教师业务档案材料均由教务处收集、整理、装订归档。第十六条 人事档案的归档制度

人事档案是个人经历和社会实践的记录，是德、能、勤、绩的具体反映。为更好地、历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供依据，根据中央组织部《关于干部档案材料收集整理的暂行规定》特制定本制度。

一、归档范围

1、本院职工调配、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表、履历表、任免呈报表、民主评议和组织、考核形成的综合材料，及离退休审批表。

2、录用和聘用干部工人中形成的审批表、合同书、政审材料等。

3、参加县级以上各类代表会议形成的登记表、简历、政绩材料。

4、办理出国、出境人员审批表、登记表及在国外、境外表现情况鉴定表。

5、工资、各种待遇审批表及有关解决工资待遇的报批材料。

6、国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生登记表、成绩表、毕业登记表，授予学位的材料、学历证明及鉴定材料等。

7、评聘专业技术职务工作中形成的专业技术职务审批表及考核材料。

8、更改姓名、民族、年龄、国籍、入党时间、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审批报告，上级批复以及所依据的证明材料。

9、党团组织建设中形成的材料，已批准的入党志愿书、申请书和转正申请书、自传、政审材料。党员登记过程中形成的材料、团员入团及退团有关材料，加入民主党派的有关材料。

10、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论意见、检查交待或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料；甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

11、表彰奖励活动中形成的各级先进人物登记表，先进模范事迹、奖励通报材料。

12、组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料。

13、纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处分材料撤销处分材料。

14、干部创造发明、科研成果、著作、译著有重大影响的论文。

15、体检及公伤致残确定等级的材料。

16、办理干部丧事活动中形成的悼词（生平）、讣告及非正常死亡的调查报告等。

17、其他可提供组织参考有保存价值的材料。

二、归档要求

1、必须是办理完毕的正式文件材料。

2、必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确、写明承办单位及时间。

3、必须手续完备，准确无误。

4、档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水及复写纸书写。

三、归档时间

1、产生的文件材料及时装袋。

2、每年初（3—4月份）整理归档一次。

第五章 各类档案保管期限

第十七条 文书档案保管期限

一、上级机关颁发的文件材料

1、上级机关颁发的属于本院主管的业务并需要贯彻执行的重要文件材料。

永久

2、一般文件材料。

长期

二、上级机关领导视察、检查工作形成的文件材料

1、方针政策及重要的业务问题

2、一般性业务问题。

长期

三、本院党团、工会会议产生的文件材料

1、院党委重要会议通知、议程、名单、决议、决定、永久

2、工会、团委会议材料。

长期

四、本院召开的工作会议、业务会议及表奖会议文件材料

1、重要的会议通知、日程、报告、决议、总结、领导讲话。

2、一般会议材料、典型发言摘要。

长期

五、本院颁发的文件材料

1、方针政策法规性材料，重要业务问题的材料。永久

2、各种制度条例及一般业务问题的材料。

长期

3、事务性有参考价值的材料。

短期

六、本院请示与上级机关的批复

1、方针政策性重要问题。

永久

2、一般事物性问题。

短期

七、本院制定有关反映主要职能活动的计划、总结。

1、重要的、专题的和以上的材料。

永久

2、学期有关材料。

长期

3、月份的及周安排。

短期

八、本院调查研究形成的文件材料

九、本院统计报表资料

1、和以上。

永久

2、季节、月份。

短期

十、本院与外单位签订的各种合同

1、有历史意义和长远价值。

永久

领导讲话。永久

2、一般性。

短期

十一、本院内签订的合同协议书

1、正式职工承包合同协议书。

长期

2、临时合同。

短期

十二、本院成立撤销更改校名启用的印章等文件。永久

十三、本院干部任免文件材料

1、院级领导人。

永久

2、本院内部机构负责人。

长期

十四、本院劳模、先进工作者、优秀党员等文件材料

1、省级以上。

永久

2、地县级以下。

长期

十五、本院对有关人员的处分材料

1、影响大，问题严重。

永久

2、一般处分材料。

长期

十六、本院职工录用、调资、离退体、职务聘任，死亡文件材料。

永久

十七、本院党委行政会议记录、纪要

1、院级记录、纪要。

永久

2、各处室职能部门。长期

十八、本院职工转移工资、行政党团介绍信及存根 长期

十九、本院的沿革、大事纪、职工党员花名册 永久

二十、本院财产、物资、档案交接凭证 永久 二

十一、本院编辑出版物

1、样本和重要的原稿清样。

永久

2、一般性。

长期 二

十二、本院处理人民来信来访的文件材料

1、有上级机关和本院领导重要指示并处理结果。长期

2、没有处理结果。

短期 二

十三、校际之间协作会议产生的文件材料。

长期 二

十四、评估材料。

永久 第十八条 教学档案保管期限

一、教学大纲。

永久

二、教学计划总结。

1、及以上。

永久

2、学期及各处室。

短期

三、教学授课计划。

长期

四、教师完成任务表。

永久

五、总课程表。

永久

六、课时安排。

短期

七、校历。

永久

八、教学质量检查、评估材料

1、有认定结果。

永久

2、一般材料。

长期

九、为改进教学提出的设想，建议文件材料

1、有价值被采用材料。

长期

2、未被录用。

短期

十、经验总结材料。

长期

十一、学生实习计划。

长期

十二、题库试题答案。

短期 第十九条 学籍档案保管期限

一、招生登记表。

长期

二、学籍档案。

永久

三、学生转学、休学、退学、留级生等文件材料。永久

四、学生奖惩材料。

长期

五、毕业生鉴定。

永久

六、毕业生各处室成绩单。

短期

七、各类毕业生花名册。

永久

八、录取通知书存根。

短期

九、毕业证存根。

永久

十、历届毕业生合影。

永久

十一、计划总结。

长期

十二、开学典礼、毕业典礼领导讲话等材料。长期 第二十条 科技档案保管期限

一、电教设备

1、设备仪器说明书、装箱单、安装图。

长期

2、设备作用维修记录。

长期

3、重大设备事故的调查报告、事故分析等材料。永久

4、进出设备登记表。

永久

二、基建

1、本院编制的基建、扩建、维修计划报告等。

2、施工报告、批复图纸等。

3、施工过程中签定的各种合同、协议书。

4、施工预决算和验收总结报告等材料。

三、科研

1、科研远景规划、试验研究大纲。

2、研究中各种实验记录、照片及计算机分析资料。

3、对本院科研成果的鉴定和评价材料。

4、科研中产生其它材料。

第二十一条 会计档案管理期限

一、会计凭证

1、原始凭证、记帐凭证和汇总凭证。

152、银行存款余额调节表。

3二、会计帐簿

1、日记帐。

152、明细帐。

253、总帐。

154、固定资产卡片。

55、辅助帐簿。

三、会计报表。

1、主要财务指标快报。

32、会计报表。

四、其它

1、会计移交清册。

永久 长期 永久 永久 永久

永久 永久 长期 年 年 年 年 年 年 15年 3年 年

永久 15年

2、会计档案保管清册。

25年

3、会计档案销毁清册。

25年 第二十二条 声像档案保管期限

一、上级机关领导视察、检查工作形成的声像材料。永久

永久

二、本院党政机构组建、党代会等重要会议形成的声像材料。

三、本院召开的职代会、团代会及各种专业会议形成的声像材料。

长期

四、反映本单位重要职能活动的声像材料。

永久

五、反映校容校貌的照片。

永久

六、本院各种荣誉照片、底片。

永久

七、历届院级领导人照片。

永久

八、优秀党员、先进工作者照片、底片。长久

九、职工文体活动形成音像材料。

永久

十、学生毕业生照片、底片。

永久

十一、本院安全保卫形成的照片、底片。长期

十二、其它活动中形成的具有保存价值的声像材料。长期

第六章 档案管理制度

一、安全保护制度

1、档案必须单独设立库房，严禁在档案室内办公。

2、档案库房门窗要牢固，装报警设备，上保险销。

3、库房内严禁吸烟，库内必须设有灭火装置（灭火器）。

4、非档案人员严禁进入库内，查找档案一律由档案人员进行。

二、库房管理制度

1、档案库房是存放档案的要地，非档案工作人员不得随意进入库房，库房及档案橱、柜的钥匙要专人集中管理，不得随意转让他人，每天下班前要检查门窗。

2、档案库房严禁吸烟，严禁存放食品和易燃易爆品。

3、库房卷橱排列整齐，美观以供方便查找，提取案卷。

4、定期对档案保管情况进行检查以保证档案的完整与安全。

5、库房必须清洁卫生经常打扫吸尘，做好八防。

6、库房必须设有温湿度计，温度必须控制在14—18℃之间，相对湿度50%—65%之间，要经常观察填好温度记录。

7、及时修补或更换复制损坏的案卷，保证保存期限。

三、档案借阅利用制度

档案工作最根本目的是利用，为了便于充分利用档案，使其更好地为社会服务，特制定档案利用制度。

1、凡本院职工借阅利用档案均应到档案室办理借阅手续。

2、借阅档案一般在阅览室阅览，如确因工作需要借出，需经院办主任同意方可借出，并填写档案借阅登记簿。

3、借阅档案需精心爱护和妥善保管。不得擅自撕页、拆卷、沾污划线或作其它标记，未经批准严禁复制或带出校外，发现上述情况除负责经济上的损失并追究政治上的责任。

4、凡查阅重要档案（含会议记录、财会档案）必须由主管院长批准；只能在档案室查阅，不准将档案带出。查阅财会档案需两人以上（一般需有财会室负责人参加）方可查阅。

5、因工作需要摘要档案机密材料要经主管院长批准，并对所摘录的一切材料进行校对、审核后才能带出。被带出的材料，利用者负责保守机密。

6、凡是外单位来查阅档案，必须持单位介绍信，经院办主任批准后方可接待。机密以上的由主管院长批准。

7、经批准借出的档案最长不超过十天，不按期归还者，下次可拒绝借阅。

8、对所借出的档案交还时，档案员必须进行详细查对清点验收，发现有污损有权拒收。

9、凡查阅档案者，应在利用档案之后，将利用情况及效益反馈档案室，填写在档案利用情况登记簿上。

四、档案统计制度

为了更好地学习掌握档案的利用，准确地提示档案工作基本情况，为教学研究、科研提供可靠的依据，特制定本制度。

1、统计内容

（1）上级下发的各种统计报表（2）库存档案门类、数量及保管期限（3）档案收进移出情况（4）档案提供利用情况（5）档案销毁鉴定情况

2、统计要求

（1）及时填报各种登记表做到帐物相符，帐表相符。

（2）按时准确地统计上报各类档案情况及报表，不得虚报、瞒报、拒报和仿报。

（3）各种统计簿要字迹工整，一律用钢笔填写，不得涂改。

五、档案鉴定销毁制度

1、档案销毁，经档案室负责人会同鉴定委员会一起审查鉴定，报院长办公会批准，财会档案室需经财政部门同意才能销毁。

2、对销毁的档案，要认真做好登记审批工作，销毁档案手续要健全，有监销人参加，并在销毁清册上签字，存留备查。

3、根据档案保存期限表，结合学院实际，定期对档案进行鉴定。

4、销毁财会档案内的工资表，单独抽出，另行立卷做永久保存。

5、对未了结的债务的原始凭证应单独抽出，另外立卷。待债务子结时为止。

6、做好鉴定、销毁档案的原始记录和统计。

六、保密制度

保守党和国家机密是每个档案工作人员的职责，必须严格执行。

1、档案人员要认真学习并严格遵守《保密法》，时刻提高警惕，同一切破坏、盗窃档案的行为作斗争，确保档案的安全。

2、档案人员要做到不该说的绝对不说，不该做的绝对不做。

3、利用机密以上的档案，必须由主管领导批准，办理借阅手续，方可借阅并由档案工作人员指定阅读地点。查阅人员不得将档案带出或放置他处，不得向无关人员谈论，泄漏内容。

4、复制机密档案，必须经主管领导批准，严格控制份数，对所余部分要妥善处理，不得私自存留。

5、发现档案丢失，应立即报告，及时采取措施。

6、严禁无关人员进入档案室。

第七章 岗位责任制

一、分管院长责任制

1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，负责对全院档案工作的统 一领导。

2、负责把档案工作纳入学院管理和学院发展规划。

3、负责本院档案工作的检查、总结、评比和升级的领导工作，定期召开会议，解决存在的问题。

4、负责本院档案机构的设置和人员配备工作，并对校内库房建设、设备购置等项开支计划进行审核。

5、负责在全院召开的有关布置检查、总结工作会议上，同时布置检查总结档案工作。

6、负责历年各有关处室档案移交工作的督促检查工作。

二、综合档案室主任岗位责任制（院办主任兼）

1、在分管院长领导下负责制定档案的工作计划、主持处理档案日常工作。

2、组织各处室、系专职兼档案员坚持业务学习。学习《档案法》和国家有关方针政策，不断提高全体档案人员的思想觉悟和业务素质，并针对存在问题提出要求。

3、负责组织制定档案工作管制度。在执行过程中不断补充和完善。

4、针对全院档案工作进行经常性的检查、指导，不断总结经验，加强信息反馈，有计划有步骤地安排档案人员培训并按岗责任制进行考核。

5、负责检查督促科技、文书、财务、声像档案等收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、清理、销毁工作。

6、负责档案的安全、保密工作。

三、综合档案员岗位责任制

1、认真贯彻执行《档案法》和各项规章制度。在院办主任领导下会同有关业务处室负责本院各类档案材料收集、整理、编研、鉴定、保管、统计、利用等项工作。使各项工作均达到标准规定。

2、负责文件、档案的质量检查和各处室的业务指导工作。

3、为了做好档案的利用工作，要有计划地编制专题目录索引，文件汇集及案卷的双套索引查找工具。

4、及时修补，更换损坏的案卷，保证档案保存期限。

5、做好档案保管的安全、卫生及八防工作。

6、积极向借阅者提供利用档案并及时做好信息反馈利用情况的统效益实例选编工作。

7、接待查档者要热情、周到。

8、每学期结束清点一次库房档案，做到存储档案清楚，帐件相符。

9、要经常保持库房清洁卫生定期除尘，经常查看温湿度计，保持库房正常温湿度。

10、严格遵守《保密法》，严守档案机密。做到不该说的绝对不说，不该做的绝对不做。确保档案安全。11、12、13、14、平。

15、严格遵守学院的各项规章制度。

四、教学档案员岗位责任制

1、明确归档范围，及时收集整理本处室的文件材料，确保档案材料齐全、完整。

2、认真分类、编目，做到清楚、准确。

3、教师业务档案及时分类、装袋，每年到档案室整理移交一次。

4、定期对档案保管情况进行检查，保证档案的完整与安全。

5、及时修补或更换复制损坏案卷。

6、严格借阅手续，档案一般不外借，确因工作需要，需经教务处长批准方可借出。

7、查找档案一律由档案工作人员，不许他人介入。

8、认真执行《保密法》，严守档案机密，确保档案安全。

9、严格遵守归档制度，及时向档案室移交档案。

10、忠于档案事业，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和管理水平。

11、在档案工作归档业务上接受院专职档案员的监督指导。

五、学籍档案员岗位责任制

1、及时收集、整理在本处室形成的具有保存价值的档案材料，确保本处室档案材料齐全完整。

2、对档案材料要进行认真的鉴定，科学地确定档案保管期限。主动参加学校的教学、科研活动以及基建工程竣工验收活动以保证注意积累各种资料以供利用。

及时接受各处室移交上来的档案，进行系统编目、排列。热爱档案事业，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和现代化管理水档案材料的齐全完整。

3、按规定认真编写案卷目录、索引，使之科学化、系统化、条理化，以便利用查找。

4、做好“八防”工作，对残破的档案及时修补。杜绝圆珠笔迹进入档案。

5、认真执行保密制度，妥善保管好本处室的文件材料。严格按规定取放档案。

6、及时向档案室汇报档案管理情况和存在问题，提出自己的合理化建议，改进和提高档案管理水平。

7、热情接待查档人员，做好档案的提供利用工作。

8、按学院归档要求，及时向档案室移交档案。做到手续清楚、责任明确。

9、在档案归档业务上接受专职档案人员监督指导。

六、财会档案员岗位责任制

1、应归档的会计档案必须齐全完整。

2、认真整理组卷。划定保管期限准确，封面书写要工整，装订牢固。

3、定期检查档案，对破损的档案，要及时修补复制。

4、严格执行保密制度，不得随意将档案外借，销毁和损坏。

5、按规定及时向档案室移交档案并填写好移交清单。

七、电教室、实验室档案员岗位责任制

1、对本处室在工作中形成的具有保存价值的文字、技术科研材料、电教材料和声像资料等进行搜集、整理、核实，做到归档齐全完整。

2、对本处室的生产技术档案及图纸，基建、设备维修档案材料负责填写整理保管。

3、根据我院归档要求，对本处室的材料要进行认真细致的分类、整理、立卷、编造清册，并填写移交目录后向档案室移交。

4、严格执行保密制度，不得随意将档案外借，如确因工作需要外借时需经处室负责人批准，必要时需经主管院长批准方可借出。

5、保证对本部门保管的档案保持完整，对不完整的资料进行搜集、补充，对破损资料及时修补粘裱。

第八章 奖励与惩罚

一、凡为我院档案工作做出贡献并有突出业绩者，将根据贡献大小给予表彰和授于荣誉称号。

二、凡丢失、失密、损坏学院档案者，按照情节轻重，分别给予经济制 裁或行政处分，严重违法者，依法惩处。

第九章 附 则

一、本细则是我院管理的重要组成部分，也是全院档案工作的指导性文件，各部门处室必须认真执行。

二、本细则自颁发之日起试行，本细则与上级文件有低触的以上级文件为准。

二00四年十二月二十三日

第三篇：吉林市城市建设档案管理实施办法

【发布单位】80708

【发布文号】吉市政发[1985]182号 【发布日期】1985-07-20 【生效日期】1985-07-20 【失效日期】 【所属类别】地方法规 【文件来源】中国法院网

吉林市城市建设档案管理实施办法

（1985年7月20日吉市政发〔1985〕182号）

第一条 第一条 市集中统一管理的城建档案范围：

一、城市基础档案：城市历史沿革、城市地形地貌，城市经济、技术、人口、文教、卫生、科研、气象、水文、地质、地震、勘测、测绘等图纸、图表、图片、照片、影片、统计资料、文字材料、录音带、录象带等。

二、城市规划档案：总体规划、小区规划、分期规划、国土规划、各专业规划方面的图纸和文字材料。

三、城市管理档案：征用土地执照、建筑执照、建筑用地现状、抗震加固方面的图纸和文字材料。

四、市政工程档案：主干道、干道、大中型桥梁、立交桥、重要的涵洞、隧道、暗渠工程、雨水管道、污水管道、雨污合流管道、污水处理工程、江堤、护岸、江河治理设施方面的竣工材料或现状图、文字材料。

五、公用设施档案：

1、引水工程、净化工程、水厂以及管径七十五毫米以上的供水管线、消防设施的竣工材料或现状图、文字材料；

2、跨越市区的特高、超高、普高线路，地下电缆、市区架空线、调度楼和一、二次变电所工程的竣工材料或现状图、文字材料；

3、城市照明的地下电缆、架空线路（主要街、路）工程的竣工材料或现状图、文字材料；

4、通讯电缆、架空线路（干、支线）、机房、微波、广播、电视工程的竣工材料或现状图、文字材料；

5、供热管线、加压站、集中供热的锅炉房及管线工程的竣工材料或现状图、文字材料；

6、供气管道及设施方面的竣工材料或现状图、文字材料；

7、电、汽车线路及沿线工程方面的图纸和文字材料；

8、公共厕所及垃圾场（站）的设置图。

六、园林及古建筑档案；古建筑、古遗址、革命遗址、革命纪念性建筑、城市雕塑、名人故居、公园、绿地、苗圃、名花古树等方面的图纸和文字材料。

七、交通运输档案：穿越市区的铁路、铁路区域的总平面图及地下管网、车站、货场、桥涵、隧道和公路、公共交通、客运站的竣工材料或现状图、文字材料。

八、工业建筑档案：电厂（站）工程，在城市规划区域内的国、省营厂、矿的全厂总平面图、地下管网、市属较大的厂矿总平面图及地下管网的竣工材料或现状图、文字材料。

九、民用建筑档案：

1、住宅小区建筑，市直管六层以上住宅楼、公寓楼、企事业单位八层以上住宅楼、公寓楼的竣工材料；

2、各级机关的办公楼、科研楼、试验楼、会议室、俱乐部工程的竣工材料；

3、大中专院校，普通中学、重点小学的办公楼、教学楼工程竣工材料；

4、文化馆、体育馆、游泳池、博物馆、图书馆、档案馆、影剧院等工程的竣工材料；

5、商店、商场、旅店、饭店、冷库、服务楼、浴池、宾馆、粮油库等工程的竣工材料；

6、医院、血库、药库等工程的竣工材料。

十、人防工程档案：地道、坑道、地下室及穿越市区的地下军事工程的竣工材料。

十一、环境保护档案：环境监测、环境治理工程的竣工材料，环境治理统计材料，环保科研成果材料。

十二、建筑设计、施工档案：标准设计，先进性、典型性设计全套材料；施工中采用的新材料、新工艺、新技术的全套材料。

十三、城建科研方面的成果、统计材料和城建法规文件。

十四、各县及郊区总体规划全套材料。

十五、全市各单位的城建档案目录。

第二条 第二条 各产生城建档案的单位都应当建立健全城建科技档案的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项工程竣工后，将城建科技有关材料收集齐全，核对准确，系统整理出三套，组成保管单位（卷、册、袋、盒），填写保管期限和注明密级，由工程技术负责人审查后，由施工单位向建设单位移交两套，然后由建设单位向市城建档案馆移交一套。

第三条 第三条 凡在吉林地区内建设的所有地上、地下工程，均须按原国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》，及时编好竣工档案。不能编制竣工档案的施工单位，不准招标和投标，不准进行建筑施工；对能编制竣工档案而不编制或不认真编制竣工档案的单位，城建档案管理部门要给予罚款。

第四条 第四条 城市规划、建设、管理部门在审批用地和签发施工执照时，应在批件和施工执照中写明编制、报送竣工档案材料的要求；建设单位在办理征用土地和领取施工执照前，要向市城建档案馆预交竣工图保证金，否则不得开工；工程验收时，建设单位要通知本单位城建档案管理人员参加验收，交接竣工档案；对国家、省、市重点工程，建设单位要通知市城建档案馆派人参加验收，审核竣工档案。没有竣工档案或没有城建档案管理部门在验收书上签字的工程，不算竣工，建设银行不予结算拨款。

第五条 第五条 驻市各单位的城建档案，都要向市城建档案馆报送一套。在工程竣工后三个月内将竣工档案报送市城建档案馆。移交时要编制案卷目录一式二份，办理好交接手续。原有档案仅有一套的，要由产生或使用单位负责复制一套，原件交给市城建档案馆保存，复制件由本单位保存，所需费用由复制单位承担。对不按规定向市城建档案馆报送档案和目录的单位，城建档案馆有权按工程造价的百分之一以内给予罚款。

第六条 第六条 新建、扩建、改建地下管网在覆盖前，要按城市统一座标、高程进行实测，绘制整理出准确位置的竣工档案材料，在交付使用时报送城建档案馆一套。

第七条 第七条 凡是地下管网没有绘制出准确的竣工图或现状图的单位（包括以前工程及厂区内的管线），都要按城市统一座标和高程绘制出现状图，于一九八六年报送城建档案馆一套。

第八条 第八条 建筑物和各种管线发生变化时，有关单位必须及时对档案作相应的修改、补充，在半年之内向城建档案馆补报有关材料。

第九条 第九条 在建筑物、构筑物转移使用管理关系时，其档案亦要随之移交，并要办好交接手续，同时报送城建档案馆备案；凡停建、缓建、合建、转为他用的建设项目的档案，各有关单位要妥善保存，不得散失，重点工程项目要报送城建档案馆备案。

第十条 第十条 凡若干个单位协作共同完成的工程，其图纸和文字材料由主办单位负责整理移交。

第十一条 第十一条 城建档案馆对接收进馆的档案，要以专业、工程项目结合地域、时间进行分类编号，代字一律使用汉语拼音，代号一律使用阿拉伯数字，做到分类科学、排列系统、查找方便。同时，按国家有关规定，定期做好档案价值的鉴定和统计工作。

第十二条 第十二条 归档的城建科技档案材料，要完整、准确、系统，字迹工整，图样清晰，有利于长久保存和利用。

第十三条 第十三条 城建档案馆库房应保持适宜的温度、湿度，备有防火、防盗、防光、防虫、防鼠等安全设施，定期检查档案保管状况，发现变质和破损的档案，要及时修补和复制。要积极采用新技术、新设备，逐步实现档案管理技术现代化。

第十四条 第十四条 城建档案馆和产生城建档案的单位，要根据城市规划、建设、管理工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料，办好阅览室，为各单位查阅使用档案提供方便。查阅和复制绝密档案要经市有关领导审批。查阅和复制城建档案时，按上级有关规定收取一定的费用（移交单位除外）对利用情况要建立登记、统计、分析制度。

第十五条 第十五条 吉林市城市建设档案馆是市科技事业单位，同时兼有行政部门的职能，负责管理全市的城建档案，日常工作由市城乡建委直接领导，业务受市档案局指导、监督和检查。

第十六条 第十六条 凡产生城建档案的单位，都要按照集中统一管理的原则，配备专职人员，明确领导责任，建立规章制度。切实加强对本单位城建档案的管理。

第十七条 第十七条 各县（区）城建档案工作，由城建部门管理，并要确定专人和领导负责。

第十八条 第十八条 本办法自公布之日起执行。如与国家、省规定抵触时，以国家和省规定为准。

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第四篇：困难职工档案管理实施办法

困难职工档案动态管理实施办法

一、总 则

第一条，根据《中华全国总工会办公厅建立困难职工档案制度暂行办法》（总工办法[2006]36号）文件，结合本县实际，特制订本办法。

第二条 建立困难职工档案是工会组织掌握困难职工群众状况，开展送温暧活动和帮扶工作，如实反映困难职工情况，推动解决相关问题的重要依据。

第三条 困难职工是指家庭人均收入低于当地城镇居民最低生活保障线的职工；家庭人均收入略高于当地城镇居民最低生活保障线，但因下岗失业、重大疾病、子女教育、意外灾难等原因造成家庭生活困难的职工；因遭受各类灾害、重大意外事故造成家庭生活困难的职工（以上职工含在当地就业已加入工会组织的农民工）。

第四条 困难职工档案管理工作实行统一领导、分级建立、动态管理。第五条 困难职工档案包括三大类。

1、原始档案：本人自然情况、家庭情况、困难程度、致困原因、技术特长、帮扶要求等；

2、综合统计资料档案；

3、工作资料档案：具有保存价值的文字，新闻报道资料，图表、照片、音像等。

二、档案建立

第六条 工会按隶属关系建立本级困难职工个人原始档案，综合统计资料档案和工作资料档案，并于每年6月底前向镇总工会上报档案情况以及统计资料。

第七条 与单位签订了劳动合同的困难职工，其原始档案由单位工会负责建立；困难职工档案应做到一户一档，不重复建档，不重复统计。

第八条 工会组织应通过职工个人申报、定期或不定期调查、上门核实等程序了解、填报困难职工情况，上门核实应由2名工作人员完成，并在档案上签署意见，由建档单位以民主集中会议的形式通过后报送镇总工会。

三、档案管理

第九条 各建档单位要对档案进行动态管理，做到随时发现随时录入，随时变化随时调整，随时脱困随时撤档。第十条 如出现单位撤拼或工作变动等情况，原建档单位应及时将档案移交到职工去向的新单位工会或社区工会。

第十一条 建档单位要指定专人管理，及时做好有关数据的输入、更新和报送工作，同时负责本级工会档案建立和对下属工会档案数据的存储、统计、汇总和审核上报工作。

第十二条 市、镇总工会应对建档单位进行指导、监管和检查，促进建档单位的困难职工档案管理标准化、规范化。

第十三条 困难职工档案应以纸质档案为基础，电子档案为补充进行填报，档案内容应以总工会制订的统一格式为准，认定困难职工的资料（如身份证、低保证、残废证、医疗诊断书等）要妥善保管，不得遗失、不得外传，严格保密。因工作失职丢失而造成的损失，应追究管理人员的责任。

四、附则

第十四条 本办法自公布之日起执行，并由工会负责解释。

第五篇：困难职工档案管理实施办法(全南)

困难职工档案管理实施办法

一、总 则

第一条，根据《中华全国总工会办公厅建立困难职工档案制度暂行办法》（总工办法[2006]36号）文件，结合本县实际，特制订本办法。

第二条 建立困难职工档案是工会组织掌握困难职工群众状况，开展送温暧活动和帮扶工作，如实反映困难职工情况，推动解决相关问题的重要依据。

第三条 困难职工是指家庭人均收入低于当地城镇居民最低生活保障线的职工；家庭人均收入略高于当地城镇居民最低生活保障线，但因下岗失业、重大疾病、子女教育、意外灾难等原因造成家庭生活困难的职工；因遭受各类灾害、重大意外事故造成家庭生活困难的职工（以上职工含在当地就业已加入工会组织的农民工）。

第四条 困难职工档案管理工作实行统一领导、分级建立、动态管理。第五条 困难职工档案包括三大类。

1、原始档案：本人自然情况、家庭情况、困难程度、致困原因、技术特长、帮扶要求等；

2、综合统计资料档案；

3、工作资料档案：具有保存价值的文字，新闻报道资料，图表、照片、音像等。

二、档案建立

第六条 基层工会按隶属关系建立本级困难职工个人原始档案，综合统计资料档案和工作资料档案，并于每年6月底前向县总工会上报档案情况以及统计资料。

第七条 与用人单位签订了劳动合同的困难职工，其原始档案由用人单位工会负责建立；失业、灵活就业和退休人员中的困难职工，其原始档案由社区工会负责建立；尚未建立工会的，由原单位的主管系统工会负责。困难职工档案应做到一户一档，不重复建档，不重复统计。

第八条 基层工会组织应通过职工个人申报、定期或不定期调查、上门核实等程序了解、填报困难职工情况，上门核实应由2名工作人员完成，并在档案上签署意见，由建档单位以民主集中会议的形式通过后报送县总工会。

三、档案管理

第九条 各建档单位要对档案进行动态管理，做到随时发现随时录入，随时变化随时调整，随时脱困随时撤档。

第十条 如出现单位撤拼或工作变动等情况，原建档单位应及时将档案移交到职工去向的新单位工会或社区工会。

第十一条 建档单位要指定专人管理，及时做好有关数据的输入、更新和报送工作，同时负责本级工会档案建立和对下属工会档案数据的存储、统计、汇总和审核上报工作。

第十二条 县总工会应对建档单位进行指导、监管和检查，促进建档单位的困难职工档案管理标准化、规范化。

第十三条 困难职工档案应以纸质档案为基础，电子档案为补充进行填报，档案内容应以县总工会制订的统一格式为准，认定困难职工的资料（如身份证、低保证、残废证、医疗诊断书等）要妥善保管，不得遗失、不得外传，严格保密。因工作失职丢失而造成的损失，应追究管理人员的责任。

四、附则

第十四条 本办法自公布之日起执行，并由县总工会负责解释。