做好凯迈物业公司的档案管理

第一篇：做好凯迈物业公司的档案管理

做好凯迈物业公司的档案管理

一、凯迈物业公司档案管理现状及存在问题分析

1、档案管理意思薄弱。不重视档案管理工作，也不熟悉档案工作的内涵。没有意识到档案资料是物业公司各种信息原始记录，是凯迈物业公司在经济交往、为业主服务过程中的原始凭证。没认识不到档案作为原始凭证在复杂的经济服务活动中所起的特殊作用，缺乏利用档案促进企业健康发展的概念。档案基础工作薄弱。凯迈物业公司没有专门的档案机构，没有明确的分管领导，缺乏专人管理。再加上档案基础建设及管理方面投入微乎甚少，使建档工作未能与公司发展同步。档案管理计划和规章制度过于宽泛，企业各种原始资料未进行统一管理，致使档案材料分散在各下属部门，文件材料收集不齐全.保存不完整，一些公司原始档案材料流失严重。缺乏专门的档案库房，档案设施设备几乎没有，档案资料大都与办公用品等存放在一起。不利于档案的安全保管和寿命延长。对已收集的档案也不能按要求进行分类整理。

档案人员为兼职。由于公司人员流动性大，档案管理人员不断更换，档案工作人员大部分为兼职，加之没有接受过档案及有关法律法规专业的学习培训，缺乏档案管理的专业学习。根据走访，很多物业管理企业基本没有设专职档案管理人员。由于档案管理人员队伍不够稳定和业务素质不高，常常不能按照?范进行档案的收集和整理，普遍存在有挡不归，归而不全的现象，使大部分重要的档案处于分散管理，甚至无人管理的状态，认为地造成了档案资源的匮乏和遗失。

二、如何做好凯迈物业公司档案管理的思考

1、加强领导，提高认识。加强领导，提高认识，是做好凯迈物业公司档案工作的关键。（1）加大档案法律法规的宣传学习力度，提高各级领导法治意识和依法治档的自觉性。（2）加强对档案工作的领导。要将公司档案工作纳入公司发展规划，列入领导议事日程，纳入公司管理程序，加大经费投入，确保满足管理工作需要的人力、物力、资源的配备。（3）结合本单位实际对员工进行教育，引导员工正确认识公司档案的重要作用，加强员工对文件材料及时进行归档重要性的认识，养成对文件材料及时进行归档的自觉性，增强员工的档案意识。凯迈物业公司应设有专人负责监督档案工作的正常开展和实施，确保档案工作顺利开展。

2、建立健全档案管理规套制度，搭建档案管理规范化平台。按照《中华人民共和国档案法》、《河南省物业管理条例》等法律法规的规定，制定适用于本公司的档案管理办法，明确各部门人员对文件材料管理归档工作的责任，建立健全档案管理制度，从组织领导、职责分工、整理要求、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料形成，收集、归档范围、分类、整理、立卷归档等提出具体要求，使档案管理工作有童可循，用规范的档案管理行为来推动各单位档案规范化管理。从而有效的控制档案的形成、整理、归档的质量。

3、提高员工素质，提升档案管理水平。档案管理的关键在于人。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性的工作。这就要求档案工作的专职人员，既要有扎实地业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。所以，要提供条件让档案管理人员定期参加档案管理专业培训以及企业内部各种技术培训和讲座，不断提高档案管理人员的业务技术，拓宽档案管理人员的工作思路和知识面，使其成为知晓公司历史、现状，熟悉公司各项服务流程，掌握档案管理专业知识的技能的复合型人才。

凯迈物业公司档案管理工作任重道远。做好档案管理工作，就是在提供物业的保值增值服务，为企业的发展打下坚实的基础。

第二篇：物业公司档案管理实施办法

光大物业公司档案管理实施办法

（试 行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，从而更好地为员工各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据《光大集团档案管理制度》的规定，结合公司实际，特制订本实施办法。

第二条 本制度适用于公司各部门及各管理处的档案管理工作。第三条 根据业务档案特点，管理范围暂时不包括会计档案、人事档案，其管理工作暂由相关部门负责。

第二章 档案体制及职责

第四条 组织机构及岗位设置

1、公司行政人事部下设档案室，并设两名兼职档案管理员；各部门分别设一名兼职档案资料员；各管理处设立资料室，并设一名兼职档案资料员。

2、档案室负责公司档案工作的全面领导，并设置专门档案库房对公司档案实行集中统一管理。

3、财务、人事等业务性、保密性较强的部门，须设置一名兼职档案员对会计档案和人事档案进行专门管理。

第五条 档案室主要职责

1、贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件 材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。

2、负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。

3、监督落实同步归档制度，指导各部门做好文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。

5、负责公司档案的编研工作。

6、协助推行集团档案管理信息化建设工作。

第三章 归 档

第六条 本办法中的归档是指文书部门或业务部门将办理完毕且有保存价值的文件材料，经系统整理交本公司档案室保存的过程。

第七条 归档范围

1、公司文件材料的归档范围、保管期限和归档责任部门（见附件一）

2、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片及底片、实物等载体形式。

3、对于规定的应当归档的文件材料，必须按照规定，向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有或拒绝移交。

4、日常工作中，各部门兼职档案资料员应按照归档范围要求做好本部门形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遗失。

第八条 归档时间

（一）各类文件材料归档时间要求：

1、管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

2、外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

3、员工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。

4、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，移交公司会计档案室保管。

5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

6、光盘、照片及底片、实物等形式的文件材料在工作结束后及时归档。

7、下列文件材料应随时归档：

（1）变更、修改、补充的相关文件材料；

（2）公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（3）其他临时重要活动中形成的文件材料。

（二）各部门形成的文件材料具体归档时间（见附件一）

（三）各部门必须严格按照归档时间进行归档，不得推迟和延误。否则，将追究有关人员的责任。

（四）如确因工作需要不能按时归档的部门，应主动向公司档案室报备，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。

第九条 归档文件质量要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，齐全完整。

2、归档的文件材料应为原件。如确实无法保存原件的，可以保存复印 件，但必须说明原因并注明其原件存放处，必要时须加盖印章。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的，利用频繁的和有专门需要的可为一式二份或以上。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、声像类、实物类档案画面要求清晰完整，符合有关规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。

第十条 归档手续

1、各部门兼职档案人员先检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，然后填写档案移交（接收）登记表（见附件二），打印一式两份随文件材料一起向档案室移交。

2、档案室接收档案时，应根据档案移交登记表，与移交人共同逐页清点，并要求双方在档案移交登记表上签名确认，各自保留一份以备查。对重要、机密类的案卷，需要认真仔细核对，经查验确信无误后方可办理签收手续。

第四章 档案分类

第十一条 档案分类及其内容

根据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，将公司档案分成以下七大类：

1、文书档案：主要包括公司文件、往来函件、上级来文、经营管理等管理性文件材料。

2、设备仪器档案：主要包括办公设备、机械设备等跟设备有关的文件材料。

3、合同档案：主要包括行政、后勤、工程、租赁等合同方面的文件材料。

4、声像档案：主要包括照片（附底片）、光盘等声像方面的文件材料。

5、实物档案：主要包括奖旗、奖牌、奖杯、赠品等。

6、会计档案：主要包括凭证、账簿、报表、银行对账单等。

7、人事档案：主要包括在职员工的录用、转正、考核、奖惩等员工个人形成的文件材料。

第五章 档案利用及保密

第十二条 档案借阅的办理

（一）借阅手续

1、公司员工借阅本部门或本管理处档案，由所属部门或管理处负责人审批后，档案管理员可办理借阅手续；借阅其他部门档案，须先由所在部 门或管理处负责人审批，再提交公司行政人事部负责人批准后方可借阅。（借阅档案审批单见附件三）

2、借阅非本部门的有密级档案，须先经原形成档案的部门的负责人批准，再提交行政人事部负责人批准后方可借阅。

3、光大集团范围内其它单位员工借阅本公司档案，须提出借阅申请，并详细注明借阅原由、利用范围及内容，经所在公司负责人同意后，提交至档案室，由档案室报公司总经理审批。

4、公司档案主要供本公司及集团范围内员工工作利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员应持盖有该单位公章的介绍信，并注明利用者的身份、利用目的、范围及内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅。

5、借阅、查阅档案，须填写档案借阅登记表，对借阅档案相关情况进行登记；凡已解决重大问题或取得较大效益的事项，应及时反馈给公司档案室，并及时填写档案利用效果登记表。

（二）借阅要求

1、借阅者须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，更不得将借阅的档案资料丢失或失窃。

2、复印档案须在复印件上注明用途及时间，并在其上注明“再复印无效”字样；复印完毕须将其原件当场归还，并由档案管理员核实后办理相关手续。

3、查阅档案应在档案室进行，不得私自抄录或复制查阅的档案。利用 完后应及时归还档案室，由档案管理员核对清点无误后，方能签收。

（三）借阅规定

1、借阅档案最长应在14个工作日内归还，如需继续使用，须办理续借手续，但只可续借一次，如过了续借期限还需使用，须重新办理借阅手续；对于逾期不还且未办理续借者，档案室将发档案借阅催还单或电话通知其归还，若逾期一个月仍不归还者，对于一般档案将按每月100元予以罚款处理，有密级档案按每月500元予以罚款，直至其归还为止。

2、若集团总部监察部门根据集团领导指示对本公司及其部门开展具有查处办案性质的工作，档案借阅无须上报相关领导审批。

3、在职工作人员调动岗位或离职时，须退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离，否则，人事部门不得办理相关手续；档案管理员调离，应由相关领导监督办理，档案交接之后，方能调离。

4、借阅的档案须妥善保管，一旦发生损坏、丢失等，应立即向档案室报告，档案室将根据档案的价值和数量报公司总经理批准后，责令其赔偿一切损失。

第十三条 档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

3、档案室在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中都应注意保密。

4、档案分为一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级，各类档案密级暂由档案原形成部门确定。各部门在确定密级时，应同时确定保密期限，一般情况下绝密事项不超过三十年，机密事项不超过二十年，秘密事项不超过十年。保密期限自标明的制发日期起算。

5、查阅有密级的档案，只能在档案室内或指定区域查阅，不得私自抄录或复制。

6、对已到保密期限的档案要请相关部门鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7、各部门应做好有密级档案归档前的保密工作，属于公司秘密的文件、资料和其它物品的办理必须由专人负责执行，采用电脑传送的公司秘密性文件材料由相关责任部门负责保密。

8、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。

9、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，或者依法追究刑事责任。

10、档案有下列情况之一者，不予开放利用：（1）涉及企业商业机密的；（2）涉及企业专利或技术秘密的；（3）涉及企业员工个人隐私的；（4）档案形成部门有特别规定的。

第六章 档案鉴定、统计和保管

第十四条 档案鉴定与销毁

（一）鉴定工作内容

1、初始鉴定：各部门在文件归档时，剔除没有保存价值的文件材料，对需要归档的文件材料进行初步鉴定以确定其保管期限。

2、归档鉴定：档案室对各部门的鉴定情况进行检查，将不需要保存的档案加以剔除，将原保管期限划定不当的档案，重新进行价值鉴定，调整保管期限。

3、定期复查鉴定：主要是鉴定库存档案的完整、损坏等状态。

4、到期后鉴定：主要是对超过保管期限的档案重新进行价值审查，将失去保存价值的档案剔除销毁。

（二）档案鉴定与销毁工作流程

1、建立档案鉴定工作小组。鉴定工作小组由档案管理人员组织，相关部门负责人与有关专业技术人员共同组成。

2、档案鉴定时，须逐件、逐卷审查并判定其价值，鉴定后须写出鉴定报告，并由鉴定小组人员签名；如果一个案卷中部分文件已失去保存价值，需抽出并在备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组人员签名，并注明日期。

3、对经鉴定确无保存价值的档案材料，进行登记造册，并写出销毁报告，经公司总经理批准后方可销毁。（不属于归档范围的文件材料的销毁流程和已归档档案的鉴定销毁流程见附件四）。

（三）档案销毁规定

1、档案立卷、归档后，未经公司档案鉴定小组鉴定且报公司总经理批准，任何部门或个人不得擅自销毁。

2、经批准销毁的档案由档案室组织统一送造纸厂销毁，严禁将要销毁 的档案作为它用，或作废纸出售。

3、为防止档案的遗失和泄密，销毁档案必须有至少两名监销人，销毁完毕后，监销人要在销毁清册上签字。

第十五条 档案统计

1、档案室应做好平时的档案统计台帐和基础原始登记工作，并在每年年中或年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。

2、统计工作必须做到实事求是，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。

第十六条 档案库房的管理

1、档案库房由专人进行管理，任何人员不许随意进入库房。

2、档案室应按照“八防”要求对库房进行管理，尽可能全面妥善保管好各类档案。

3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁烟火。

4、库房应进行定期检查，每年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

第七章 附 则

第十七条 本制度由公司行政人事部档案室负责解释。第十八条 本制度自下发之日起施行。

第三篇：怎么做好档案管理

档案管理制度

一、档案管理员职位定义

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。

二、档案管理员工作职责

档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案管理员thldl.org.cn工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，济济做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

三、案资料管理员安全岗位职责，格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

四、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

五、校档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

六、库房是保管学校档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进人库房。

七、期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

八、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作

九、档案管理员岗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有档案管理基础知识和工作经验；

3．工作心细，品行端正，原则性强；.熟悉最新的档案管理相关法规，流程，认真负责，细致耐心，.熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。

第四篇：如何做好档案管理

搞好机关档案管理为建设和谐社会服务

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来，以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。而机关档案是各部门在建设和发展中直接形成并反映本单位真实历史面貌的记录，是一个单位的自己的“文脉”，更是一个地区自身的宝贵财富。每个机关职能部门在长期工作中都形成了丰富的档案资料。如何搞好机关档案管理，使机关档案更好地为建设和谐社会服务，是档案管理部门的课题，也是其他职能机关的重要任务。本文仅结合机关工作实际对加强档案管理工作进行初步探索。

一、机关档案工作的重要性

董必武同志在《题赠档案工作》的诗中写到：“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜。规圆矩方，依时顺序，创业扩基，前轨可迹．．．．．．，察往知来，视兹帮帙。”意思是说，宝贵的档案财富，对当前和今后的建设事业都有好处。国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》也指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”机关部门担负着一个地区、一个领域的管理工作，在工作中形成的大量档案资料对地区的建设发展，对深化社会管理、对落实科学发展观，建设和谐社会都起着重要作用，具体表现在：１、档案是搞好机关自身工作必须查考的材料。我们党和各级政府历来强调开展各项工作都要加强调查研究，充分占有材料。档案是

1机关过去工作活动的记录，机关工作人员要熟悉情况，总结经验、制定计划、处理问题，常需要从档案中查考过去的记载。如果有档案可查，许多问题就可以很方便地解决。否则就会给工作造成困难和损失，出现不必要的麻烦。

２、档案是和谐社会建设的重要基础。全部档案都是由各级政府机关记录形成的。档案记载了本地区的政治、经济、科学、文化等等活动的有关情况、成果、经验和教训。是过去开展工作的记录，又是社会继续发展的基础。我们当前进行和谐建设，各项工作都要利用档案，查阅参考过去的记载。因为有了完整准确的档案材料，才使我们的建设少走弯路；因为有了完整准确的档案材料，才使我们更好的落实科学发展观；因为有了完整准确的档案材料，才使我们的各方面建设保持平衡稳健发展。

３、档案是对群众进行宣传教育的生动教材。利用档案提供的材料写教育文章、著书、讲课、办展览、创作文艺作品、为群众解决困难，都能凝聚广大群众的思想，保持社会稳定，引导群众践行三个代表，不忘八荣八耻，极富说服力和感染力。

二、当前机关档案管理中存在的问题

当前基层机关档案工作情况总体是好的，但由于各单位档案管理参差不齐，有的单位还存在一些问题，影响了档案规范化管理，如：

１、材料管理不集中。机关工作事务烦杂，工作人员大都分管几块工作，已形成的档案材料往往分散存放在项目负责者手中，有时工作一忙，时有材料丢失。

２、材料处理不规范。有些工作人员在平时形成档案材料时不符合存档要求，如有的纸张大小不一，有的用圆珠笔、铅笔，有的字迹潦草，有的材料无落款单位和时间，还有的单位没有建立工作《大事记》。

３、材料收集不完整。每个机关都有长期都要做的工作，也有临时增加的阶段性重要工作；有纸张性文字材料，也有录音、软盘、光盘、照片等非文字材料；有工作计划总结，也有奖牌、荣誉证书；有固定资产资料，也有产品说明书、保修卡等必存本册。以前在收集材料时往往重视了“主件”，而忽视了“附件”。有的部门《大事记》、人员变动、单位基础数据变化等登记不及时，造成材料不完整。４、材料保管不严格。少数工作人员材料放置较乱，有的随便散放在办公桌上，有的把材料装在纸袋里丢在柜子一角，还有的散放在工作人员抽屉里。归档时很容易遗漏。

５、档案全宗分类不科学。有的单位虽然重视了档案材料收集整理，但分类不清，材料交叉，界限不明，卷内目录登记不规范，资料查找起来非常困难。

出现以上问题的根本原因是工作人员缺乏档案管理知识，档案的形成和保管意识淡漠。因此，亟待加强机关档案工作。

三、以建设和谐社会为目标改进机关档案管理

党的十六届四中全会提出了建设社会主义和谐社会的要求。我们的档案工作要充分发挥在建设和谐社会中记录历史、服务社会、传承文明、造福群众的特殊作用，紧密围绕和谐社会建设，大力加强档案

业务建设，筑牢档案管理基础，强化档案服务功能，增强档案活力，当好建设和谐社会的“后勤”。根据基层单位档案管理的现状，当前上级档案管理部门和机关领导要切实抓好机关档案管理的组织、培训、指导等系统性工作，应着重从以下几方面入手：

１、开展机关档案工作的调查研究。深入了解下属单位档案管理情况，找出存在问题和产生问题的原因，结合实际，制定和完善《机关档案管理办法》。对档案材料的形成、收集、整理、鉴定、保管期限、检索、利用、保密、移交等做出规范，以便各机关部门落实执行。２、加强培训。采取上级档案管理部门集中辅导，组织机关工作人员走出去参观学习，请专业人员来本单位具体指导，组织观看档案知识光盘，进行岗上档案知识考核等方法，重点提高基层档案工作人员档案管理水平和部门领导的档案管理意识，带动其他工作人员掌握档案业务一般知识。对用纸、用笔、字迹及行文格式、资料保管等相关要求都要熟悉，同时加强工作人员对搞好档案工作重要性的教育，增强机关工作人员的档案意识。

３、指导机关各部门注意保存有价值的资料。档案管理部门要在掌握各机关主要职能的基础上，明确各部门档案材料的收集范围，收集范围相对要宽些，以利于鉴定整理。要求机关工作人员在平时注意保存和收集一切与地区建设相关，有档案价值的资料，如业务资料、文件资料、经验资料、政策资料、专题资料、剪报资料、照片资料、光（软）盘资料、综合资料、会议记录等等，力求归档材料的全面、准确、有价值、可利用。

４、结合机关职能实际进行全宗档案科学分类，以方便管理检索使用。根据档案管理理论和机关工作实际，机关全宗档案应按和按问题相结合的方法来制定分类方案，如下图：

机关档案分类大纲

这种分类方法的好处，一是克服了按组织机构分类时，由于内部机构时而增减、时而合并带来的分类难题；二是克服了按组织机构分类常出现的有部门档案材料过多，有部门档案材料过少问题；三是克服了按组织机构分类时的几个部门联合办公务、联合发文件带来的归档材料的重复和混乱；四是机关部门每年工作增减有变化，按问题分类可随实际工作增减而增减类别。这样分类就保证了档案管理的隐定性、统一性、内容排斥性和类别伸缩性，既有连续性、便于检索，又能适应事物客观发展变化的需要。

５、鉴于机关工作事务烦杂，为防止平时档案材料的遗失，保证归档的全面，应该采取部门对档案材料日常积累与定期收集相结合方法，在日常注意保存基础上，应每季或半年集中收集一次，按照档案分类大纲分类存放，集中保存，年底全面鉴别、整理、立卷、归档。

６、上级档案管理机关要加强对基层档案工作的检查，深化和完善档案管理评级标准，并将档案管理水平作为对部门领导和部门的整体工作考核之中。

档案工作开展的好，收集的齐全，科学分类整理，又有好的检索方法，档案作用就能很好发挥。如果说机关工作是“前锋”的话，那么我们的档案就是“后卫”。档案“后卫”将强力保证前锋向前推进。在当前经济快速发展下，我们的档案工作要落实科学发展观，与时俱进，紧跟形势，创新机制，更好地为建设和谐社会服务。

第五篇：力求做好档案管理

力求做好档案管理，优化幼儿园管理

石有岐

内蒙古自治区鄂尔多斯市东胜第一幼儿园

力求做好档案管理，优化幼儿园管理

[内容提要]：档案管理是幼儿园科学管理的重要组成部分，幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展。档案作为一种重要的信息资源，对幼儿园的前进与发展起着不可替代的作用，因此幼儿园的档案工作是众多工作中不可忽视的一项重要工作。本文主要从以下几方面进行了阐述：

[关键词]：幼儿园 档案管理 规范 整理

档案管理是幼儿园科学管理的重要组成部分，幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展。档案作为一种重要的信息资源，对幼儿园的前进与发展起着不可替代的作用，因此幼儿园的档案工作是众多工作中不可忽视的一项重要工作。随着幼儿园教育改革的不断深入，需要我们进一步强化档案管理意识，充分发挥档案在幼儿园教学、科研、管理和其他各项工作中的作用，同时更需要档案管理人员要具备过硬的、扎实的专业知识，广采博览其他学科，提高档案管理的能力，掌握现代化管理工具，熟练掌握电脑操作，使幼儿园的档案工作更加科学化、规范化、标准化，使其能以最快捷的方式，最佳的质量，更好地为幼儿园的教育教学及各项工作服务。

幼儿园应高度重视档案工作的建设，要注重收集、整理和充分利用幼儿园的档案资料，并使它更好地为幼儿园的教育及发展服务。

一、幼儿园档案的含义与作用 幼儿园档案是指幼儿园全部工作活动形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、音像等不同载体的历史记录。它是实施素质教育，提高保教质量，推动各项工作的重要依据和必要条件。

幼儿园在各项工作活动中形成的、具有保存、查考、利用价值的文件材料均应归档。各幼儿园应建立健全文件材料的形成、积累和立卷归档制度，并将文件材料的立卷归档列入各部门和有关人员的岗位责任制；应把档案管理列入本园工作计划，建立档案室或档案专柜，确定一名园长分管，指定归口部门，落实专人管理，解决所需经费，确保档案工作的开展。

二、幼儿园档案管理的内容

1、上级文件类；

2、各项工作计划；

3、各项规章制度（岗位责任制度、学习会议制度、卫生保健制度、教研制度、安全保卫制度、作息制度、伙食管理制度、财务保管制度、考勤制度、奖惩制度、交接班制度、家长联系制度等）；

4、各项工作检查记录；

5、各种会议记录；

6、园内大事记；

7、各种学习材料；

8、上报的各种文字材料底稿及各种统计报表；

9、保教人员业务档案；

10、各班工作总结及园务总结；

11、工作人员花名册、幼儿花名册；

12、教师幼儿作品精选。

三、我园进行档案管理具体措施

1、建立制度，规范建档。

我园配备了工作责任心强，工作认真细致，而且在幼儿园各部门都工作过的一名教师做兼职的资料员，并设立了档案资料室。先后制定了《档案资料管理制度》、《资料借阅登记制度》、《资料员工作职责》、《资料定期检查制度》、《交存资料注意事项》等一系列规章制度。并把相关人员派出去专门进行了专业培训：从档案资料的目录建立，到资料的分类整理，从案卷的建立，到资料的规范装订等，全部都力求达到规范化，标准化的要求。

目前，我园已先后建立了《幼儿园行政档案》、《绿色幼儿园档案》、《科研档案》、《幼儿卫生保健档案》、《教师教育教学档案》、《图书音像照片资料档案》、《教具、学具、教学仪器等实物档案资料》、《财会档案》等。

除了这些，我们还建立了电子文件声像照片资料档案，因声像照片档案以它特有的记录方式及其形象性、直观性的特点，有着文书档案难以替代的作用，它可以真实地反映历史，再现许多活动的场面和细节，是目前档案资料中及其珍贵的资料。

2、勤于收集，注意资料的真实性

档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，而且最重要的是要注意保存原始的真实的第一手资料，所以一切档案资料的收集都要从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起。首先，我们在全园教职工中宣传档案的作用，使大家对保留档案有一定的了解和认识。并制定了各类档案交存的负责人制度，要求各部门平时的原始资料都要保存好，每学期结束时，需将资料送资料室存档，从而确保档案收集的完整性。

对幼儿园开展的各项活动，例如节日的联欢，亲子活动，家长开放日活动，毕业典礼等，以及平时各部门所做的一些日常工作只要有保留价值的均要求活动完后及时的填上表格，送资料室存档，而且及时的将影像资料也相应地保存在电脑里，并备份保存。具体的说：

（1）、设照片档案及录像档案

照片、录像档案特有的记录方式及其形象性和直观性的特点，有着文书档案难以替代的作用。它不仅可以真实地反映历史，更重要的是它可以再现人物的音容笑貌及各种活动的场面和细节，是进行各种教育的生动教材。我园照片、录像档案具有以下特点：①按专题收集。幼儿园每组织一项重要活动，均精选出有代表性的照片，拍摄出完整的全过程录像，按专题进行归档，这样可以完整地记录一次活动的全过程。②注意收集底片和加注文字说明。以照片档案为例，我园的照片档案由照片和说明两部分组成。照片由文字总说明、照片目录以及照片存放栏组成，每张照片要有文字介绍并标注清楚其底片所在的页、号。每个专题要有案卷总说明，以文字形式表述此次专题活动的整体面貌。③注重提高拍摄水平。我园在购置了摄像机之后，没有匆忙上阵开拍，而是派专人到县教师进修学校学习拍摄基本功。正式使用后，不仅要对每次拍摄的专题进行剪辑，还要分析成败，以求在实践中前进。

（2）、档案材料的借阅管理

我园各类档案均配备借阅登记本，对一些保密性档案（如会议记录）划定借阅人范围；对查阅、借用者照章办事，对借出的档案要填写借阅单（包括借阅人姓名、借阅时间、案卷名称），并规定归还日期，逾期不还的要及时催要。档案员在办理借阅手续时，应主动将借阅者所需文件材料找准，用一书签隔开直接提供，不要让借阅者自己寻找。这样既可节约借阅者时间，又可减少因借阅者来回翻阅卷内文件材料造成的磨损。

3、及时做好档案整理工作 档案资料在收集上来后，要及时的进行档案资料的整理分类，档案的整理就是对整理完毕的，具有保存价值的文件材料进行的系统化、条理化的过程。这是一个周而复始的工作，对已经失去保留价值且很少利用的资料应及时的清理，做到去粗取精。

整理时应将同专题的、同项目、同内容的文件资料编排在一起，并按时间顺序排列，要杜绝或避免卷内材料“插花团”的现象，以便于查阅。

对案卷的装订工作要注意安全、整齐、美观、方便管理，对影像照片资料档案要及时地加上文字说明,并备份保存。

4、充分利用档案，为幼儿园发展服务

档案工作的根本目的，就是充分发挥档案的价值作用。使大家能及时地获取信息，并从信息中获取、提炼、开发出有参考价值的东西，否则将成为死档。

我园十分重视档案工作的开发利用，让它能更好地为教学及各项活动服务。现在我园无论是领导决策之前，或是各项活动筹备开展之前，都要参考以前的资料。每学期教师的各项技能技巧活动，幼儿园的各项大型活动，都要参考档案资料，在原基础上取往年之长，改进不足，精心策划，精心设计。这样使每次活动都做到心中有数，达到良好的预期效果。音像档案资料在日常的教学活动中也发挥了巨大的作用,分类整齐的VCD带、录音磁带、照片及各种教具实物资料是每位教师每天必不可少的教学资料。

几年来，我园的档案管理工作，在不断学习探索中有了一定收获，并在规范、科学的管理过程中进行了创新。日后，我们还要在不断总结经验的基础上，提高档案管理水平，使幼儿园有关档案和教学资料得到充分利用，以促进我园整体管理水平再上一个新台阶。

[参考文献]：《中国民办教育》幼教版

《幼儿园档案管理制度》