关于做好病案档案管理利用工作的几点思考

第一篇：关于做好病案档案管理利用工作的几点思考

关于做好病案档案管理利用工作的几点思考

摘 要：档案工作的发展，在于不断的探索，不断研究，不断挖掘。在医院档案管理中，除文书档案、财务档案、科技档案、声像档案、基建档案、设备档案以外，病案档案既是特殊档案，又是重要的医学档案，它具有档案的性质和特殊的管理方式，同样具有广泛的应用价值和实践作用。

关键词：病案档案；管理利用；工作思考科学管理好病案档案是医疗管理的基础

首先，要管理好病案必须要有一套科学的、行之有效的病案组织管理程序和技术管理程序，只有用科学方法管理病案，才能充分发挥病案的功能作用，达到管好病案的目标。按照档案集中统一管理的原则，病案管理工作在主管院领导的直接管理领导下，由信息科长具体负责，医院病案管理委员会实施指导、监督和定期检查，由病案室集中统一管理。病案管理不是一个科室或一个部门的工作，它需要全院各个部门科室的通力配合，共同努力，履行职能，齐抓共管，协同完成。

其次，培养和配备各级高层次的人才是搞好病案管理的保障。病案管理人员通过在职教育，如岗位培训、脱产或半脱产培训、短期集中培训等方式继续教育，不断更新知识，熟练掌握专业技术技能，成为实用型的病案管理人才。培养良好的职业道德，自觉维护患者利益，严格执行病案管理规章制度，防止泄密及资料丢失。建立一个科学、精干、有效的病案管理机构，培养一支高素质的病案专业管理人才队伍是管好病案的关键，建立一整套与之相适应的病案管理规章制度，做到有章可循，是搞好病案管理的保证。

在次，病案的形成是一个复杂的过程，从病案的各种表格审校印刷，在到病案资料的收集整理，从病案的编号、排列到病案的归档、供应，无一不是建立在分级的病案技术管理系统上。1.病案收集。住院病案的收集，在患者治愈好转出院后，经主管医师整理，科室主任医师、护士长终末审核签字后装订送交病案室，门诊病案收集，自门诊病人诊断结束后，由门诊护士长将诊治医师检查记录收集后送病案室。2.病案整理。主要是住院病案的整理。我院出院病案首先由临床各科室完成首次整理，在病人出院后24小时内由住院医师将病历整理好，病历排列顺序为；住院病案首页、入院记录或再次入院病历、首次病程记录、病程及查房记录、住院期?g的各种检验、检查报告单、会诊单、医嘱单、其他。整理好的病历由科室主任、护士长审核检查。3.病案登记编目。我院对病案的编号，采用病案号和住院号相统一的大流水号编号方法，以便于管理、跟踪及查阅。病案交到病案室后，即进行分科登记，在登记中对病人入出院时间、病人简要情况、出入院诊断及治疗效果、手术日期及术后诊疗评价，以及是否按病历首页填写准确、完整等，进行逐一细致检查，无误后再编制录入计算机。病人姓名索引，按病人姓名索引卡要求内容填写。疾病分类编目，按ICD-10（国际疾病分类标准），对疾病进行分类编目，并按照疾病分类、手术分类、传染病分类编制疾病索引。4.病案归档存贮；依据方便医疗、教学、科研、医院管理工作需要，方便患者及社会需要，有利于病案系统管理和适应管理工作环节的愿则，按照病案号的大小顺序排列归档，并按永久性保存存贮要求，采取有效存贮措施。科学利用好病案档案是服务功能的拓展

一是最大限度地实现病案档案的有效利用是病案管理工作的最终目的。随着社会的进步、科技的发展、医疗健康知识的普及和人们法律意识的增强，病案资料从过去单纯的针对院内服务的同时，逐步面向社会开放利用，这就对病案管理工作部门和病案管理工作者提出了更高的要求。

二是要熟悉并掌握所保管病案的情况，建立多项病案检索途径和编写参考资料，按照不同用户的需求及时主动地提供病案。1.用于医疗。病案是医务人员对疾病做出诊断和拟定方案所必不可少的依据。它既可成为抢救某些危重病症的重要参考资料，又是临床实践经验总结的最好档案，记录了临床医师诊治病人过程中的全部思维和行动，是衡量医疗质量和学术水平高低的主要依据，对提高医疗技术水平、评价医疗业务能力、发展卫生事业具有重要的作用。在卫生部开展对各级各类医院等级评审中，对专科技术水平的认定，开展的新技术、引进的新项目，常见病、多发病的诊治中，应开展的医疗工作，首诊负责制、规章制度落实等，都是依据病案记载所表现了解的。省级卫生行政部门对医院重点专科的评审，也是随机抽样、检查原始上架的病案，各级医院要重视病案管理工作，抽调专门人员检查病案质量，确保病案质量达标。2.用于科研及教学。病案档案的开发利用是医院发展史上的宝贵财富，也是医院建设的真实史料，抓好病案档案的编研尤为重要，一份科学的病案，对医院科研和教学来说就是一本活的教材。3.用于医院管理。病案管理是医院管理中的重要组成部分，因此病案成为监督和检查医院工作，促进科学管理的可靠依据，通过病案反映整个医院的工作效率和医疗效率，反映医护人员的业务素质，因此病案成为加强医院管理和改进医院工作的重要资料，又是医院领导考核医务人员技术水平的有力参考。4.用于医疗统计和疾病预防。病案是医疗统计的原始资料，是医疗业务工作数量和质量统计分析的依据，通过疾病的分类和病案资料的统计，可以找出疾病发生、发展的规律。5.用于提供证据。病案既是医疗技术的档案，又具有权威性记载。医疗纠纷、伤残鉴定处理、刑事诉讼案件、医疗保险和某些侦破调查，通过病案记录，作为评议、处理或判明责任的根据都很可靠，具有较高的法律作用。总之，科学管理利用好病案，不断提高医疗技术质量，保障人民身体健康，对于加快基层医院的发展具有重要意义。科学做好病案档案电子信息化工作是管理保障

随着科学技术的发展，计算机的应用越来越广泛。电子病案档案管理系统伴随计算机行业的发展而出现，给病案档案的管理和利用带来了便利。病案档案管理无论是在理论上还是在实践中都存在着较大差距。如有些基层单位，虽然计算机很早就被引入到档案管理工作中来，但在实际应用过程中仍然存在着一定的问题。随着时间的积累，纸质病案档案所需要存储的档案数量也与日俱增，而纸质病案档案库房容量有限。并且，纸质病案档案的传统保存方法也存在着如档案受虫、霉危害，档案制成材料的老化、字迹的褪变、存储密度低下等问题。因此，在现代化医疗中，病案档案管理的信息化工作尤为重要。信息化工作就是将计算机技术、信息技术、通信技术等充分运用于病案档案的整理、保存、管理和提供利用等诸环节中，实现病案档案管理的标准化、数字化、系统化和网络化。计算机的网络发展，为在医院内部局域网站上建立虚拟的电子病案档案室奠定了基础。档案信息内部局域网络的利用，使档案利用率大大提高，实现了资源共享。通过为单位内部管理人员制定用户名和口令来设定其相应的阅读档案权限，同时还可以对每个科室人员所查阅病案档案的内容做出电子即时记录，方便以后的统计，有利于远程讨论病人病情，传送电子病案。并且，利用扫描仪，电子病案资料得到快速处理，处理完毕的病案通过计算机归档保存，方便地完成了纸质病案向电子病案档案的转换存储，形成永久性的数字化档案，节省了时间，提高了工作效率。当然，病案档案信息的管理及其安全性等问题，如何保证病人的隐私，也是限制其向互联网发展的最大障碍，这些问题有待在今年的科学发展中加以解决。就目前来说我单位病案档案管理还在采用双轨制，病案档案双轨制管理，是把病案档案纸质资料和电子病案同时进行保存的一种方式，有利于保持病案档案的原始性记录，利于双向验证和维护病案档案的安全，因此，在电子病案档案的网络使用局限性未得到根本克服之前，实行病案档案双轨制过渡管理非常必要。

参考文献

[1]章兰云.浅谈医院病案档案的管理[J].兰台世界，2008（1）

[2]张莉佳.浅谈加强医院病历档案管理的措施[J].办公室业务，2014（11）

第二篇：怎么做好档案管理

档案管理制度

一、档案管理员职位定义

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。

二、档案管理员工作职责

档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案管理员thldl.org.cn工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，济济做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

三、案资料管理员安全岗位职责，格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

四、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

五、校档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

六、库房是保管学校档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进人库房。

七、期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

八、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作

九、档案管理员岗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有档案管理基础知识和工作经验；

3．工作心细，品行端正，原则性强；.熟悉最新的档案管理相关法规，流程，认真负责，细致耐心，.熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。

第三篇：如何做好档案管理

搞好机关档案管理为建设和谐社会服务

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来，以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。而机关档案是各部门在建设和发展中直接形成并反映本单位真实历史面貌的记录，是一个单位的自己的“文脉”，更是一个地区自身的宝贵财富。每个机关职能部门在长期工作中都形成了丰富的档案资料。如何搞好机关档案管理，使机关档案更好地为建设和谐社会服务，是档案管理部门的课题，也是其他职能机关的重要任务。本文仅结合机关工作实际对加强档案管理工作进行初步探索。

一、机关档案工作的重要性

董必武同志在《题赠档案工作》的诗中写到：“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜。规圆矩方，依时顺序，创业扩基，前轨可迹．．．．．．，察往知来，视兹帮帙。”意思是说，宝贵的档案财富，对当前和今后的建设事业都有好处。国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》也指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”机关部门担负着一个地区、一个领域的管理工作，在工作中形成的大量档案资料对地区的建设发展，对深化社会管理、对落实科学发展观，建设和谐社会都起着重要作用，具体表现在：１、档案是搞好机关自身工作必须查考的材料。我们党和各级政府历来强调开展各项工作都要加强调查研究，充分占有材料。档案是

1机关过去工作活动的记录，机关工作人员要熟悉情况，总结经验、制定计划、处理问题，常需要从档案中查考过去的记载。如果有档案可查，许多问题就可以很方便地解决。否则就会给工作造成困难和损失，出现不必要的麻烦。

２、档案是和谐社会建设的重要基础。全部档案都是由各级政府机关记录形成的。档案记载了本地区的政治、经济、科学、文化等等活动的有关情况、成果、经验和教训。是过去开展工作的记录，又是社会继续发展的基础。我们当前进行和谐建设，各项工作都要利用档案，查阅参考过去的记载。因为有了完整准确的档案材料，才使我们的建设少走弯路；因为有了完整准确的档案材料，才使我们更好的落实科学发展观；因为有了完整准确的档案材料，才使我们的各方面建设保持平衡稳健发展。

３、档案是对群众进行宣传教育的生动教材。利用档案提供的材料写教育文章、著书、讲课、办展览、创作文艺作品、为群众解决困难，都能凝聚广大群众的思想，保持社会稳定，引导群众践行三个代表，不忘八荣八耻，极富说服力和感染力。

二、当前机关档案管理中存在的问题

当前基层机关档案工作情况总体是好的，但由于各单位档案管理参差不齐，有的单位还存在一些问题，影响了档案规范化管理，如：

１、材料管理不集中。机关工作事务烦杂，工作人员大都分管几块工作，已形成的档案材料往往分散存放在项目负责者手中，有时工作一忙，时有材料丢失。

２、材料处理不规范。有些工作人员在平时形成档案材料时不符合存档要求，如有的纸张大小不一，有的用圆珠笔、铅笔，有的字迹潦草，有的材料无落款单位和时间，还有的单位没有建立工作《大事记》。

３、材料收集不完整。每个机关都有长期都要做的工作，也有临时增加的阶段性重要工作；有纸张性文字材料，也有录音、软盘、光盘、照片等非文字材料；有工作计划总结，也有奖牌、荣誉证书；有固定资产资料，也有产品说明书、保修卡等必存本册。以前在收集材料时往往重视了“主件”，而忽视了“附件”。有的部门《大事记》、人员变动、单位基础数据变化等登记不及时，造成材料不完整。４、材料保管不严格。少数工作人员材料放置较乱，有的随便散放在办公桌上，有的把材料装在纸袋里丢在柜子一角，还有的散放在工作人员抽屉里。归档时很容易遗漏。

５、档案全宗分类不科学。有的单位虽然重视了档案材料收集整理，但分类不清，材料交叉，界限不明，卷内目录登记不规范，资料查找起来非常困难。

出现以上问题的根本原因是工作人员缺乏档案管理知识，档案的形成和保管意识淡漠。因此，亟待加强机关档案工作。

三、以建设和谐社会为目标改进机关档案管理

党的十六届四中全会提出了建设社会主义和谐社会的要求。我们的档案工作要充分发挥在建设和谐社会中记录历史、服务社会、传承文明、造福群众的特殊作用，紧密围绕和谐社会建设，大力加强档案

业务建设，筑牢档案管理基础，强化档案服务功能，增强档案活力，当好建设和谐社会的“后勤”。根据基层单位档案管理的现状，当前上级档案管理部门和机关领导要切实抓好机关档案管理的组织、培训、指导等系统性工作，应着重从以下几方面入手：

１、开展机关档案工作的调查研究。深入了解下属单位档案管理情况，找出存在问题和产生问题的原因，结合实际，制定和完善《机关档案管理办法》。对档案材料的形成、收集、整理、鉴定、保管期限、检索、利用、保密、移交等做出规范，以便各机关部门落实执行。２、加强培训。采取上级档案管理部门集中辅导，组织机关工作人员走出去参观学习，请专业人员来本单位具体指导，组织观看档案知识光盘，进行岗上档案知识考核等方法，重点提高基层档案工作人员档案管理水平和部门领导的档案管理意识，带动其他工作人员掌握档案业务一般知识。对用纸、用笔、字迹及行文格式、资料保管等相关要求都要熟悉，同时加强工作人员对搞好档案工作重要性的教育，增强机关工作人员的档案意识。

３、指导机关各部门注意保存有价值的资料。档案管理部门要在掌握各机关主要职能的基础上，明确各部门档案材料的收集范围，收集范围相对要宽些，以利于鉴定整理。要求机关工作人员在平时注意保存和收集一切与地区建设相关，有档案价值的资料，如业务资料、文件资料、经验资料、政策资料、专题资料、剪报资料、照片资料、光（软）盘资料、综合资料、会议记录等等，力求归档材料的全面、准确、有价值、可利用。

４、结合机关职能实际进行全宗档案科学分类，以方便管理检索使用。根据档案管理理论和机关工作实际，机关全宗档案应按和按问题相结合的方法来制定分类方案，如下图：

机关档案分类大纲

这种分类方法的好处，一是克服了按组织机构分类时，由于内部机构时而增减、时而合并带来的分类难题；二是克服了按组织机构分类常出现的有部门档案材料过多，有部门档案材料过少问题；三是克服了按组织机构分类时的几个部门联合办公务、联合发文件带来的归档材料的重复和混乱；四是机关部门每年工作增减有变化，按问题分类可随实际工作增减而增减类别。这样分类就保证了档案管理的隐定性、统一性、内容排斥性和类别伸缩性，既有连续性、便于检索，又能适应事物客观发展变化的需要。

５、鉴于机关工作事务烦杂，为防止平时档案材料的遗失，保证归档的全面，应该采取部门对档案材料日常积累与定期收集相结合方法，在日常注意保存基础上，应每季或半年集中收集一次，按照档案分类大纲分类存放，集中保存，年底全面鉴别、整理、立卷、归档。

６、上级档案管理机关要加强对基层档案工作的检查，深化和完善档案管理评级标准，并将档案管理水平作为对部门领导和部门的整体工作考核之中。

档案工作开展的好，收集的齐全，科学分类整理，又有好的检索方法，档案作用就能很好发挥。如果说机关工作是“前锋”的话，那么我们的档案就是“后卫”。档案“后卫”将强力保证前锋向前推进。在当前经济快速发展下，我们的档案工作要落实科学发展观，与时俱进，紧跟形势，创新机制，更好地为建设和谐社会服务。

第四篇：关于做好档案管理保密工作的几点思考

关于做好档案管理保密工作的几点思考

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响国家及单位的安全和利益。本文就档案在保管和利用时如何做好保密工作浅谈几点看法。

档案 保管利用 保密

保密工作是档案管理工作的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系，正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。怎么做好档案的保密与管理工作，很多学者与专家也从不同的角度给出了不同的观点。多年的实践证明，历史发展到今天，没有那一种观念可以长期的适用于不同时期，只有不断的创新与改变才能顺应发展的步伐。当今社会，档案资源被广泛认知与挖掘，做好档案保密工作，才能凸显这个行业的重要价值，从而更好的利用它转变为有意义的社会价值。以下结合自身的工作体会，对档案管理的保密工作进行分析。

一、档案在保管时如何做好保密工作

在做好档案保管的同时做好保密工作，就需要我们在平时的工作中有严格的管理制度，这也大大的提高了我们档案工作人员的自身责任。

（一）加强档案的日常管理

档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

（二）做好档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（三）提高档案管理人员的素质

档案管理人员具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

（四）做好档案密级的调整工作

1、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：一要建立划定密期制度，以便届满自行解密；二要建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆（室），以便衔接工作，及时掌握，适时变动；三要建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

2、要贯彻落实《保密法》以及《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠；二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

二、档案在利用时如何做好保密工作

如何使档案技能合理利用，又能保证档案的安全和完整，我们就要在档案利用时做到合理的监督，在做好档案利用工作的同时，更要确保档案的安全和秘密性。

（一）正确处理好档案保密与利用的关系

要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密和开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的平安和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都十分重要，决不可偏颇。

（二）做好档案利用中的监督工作

1、建立健全各项制度。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、进一步完善监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

三、做好电子档案文件管理中的保密工作

随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手工管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段。管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革。

（一）构建档案管理网络安全体系。保障企业网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁来实现。目前流行的隔离方式主要有两种：（1）企业设置防火墙安全系统，企业内网与外网之间通过中间服务器进行物理隔离。（2）档案数据存储服务器与外网之间纯粹的物理隔离。第一种物理隔离方式，即是采用防火墙安全系统，为档案数据服务器和关联计算机配置防病毒软件，设置人侵检测系统，对外网进行逻辑隔离，以阻断外网的人侵行为。同时在外网与企业内网之间设置中间服务器，进行物理隔离。第二种物理隔离方式，即纯粹的物理隔离，外网与企业内网没有使用任何实现连接的软硬件设备，数据交换全部通过移动介质在内、外网之间进行数据交换，如使用移动硬盘。

（二）系统用户查阅电子文件管理。访问本企业档案系统的用户只能是本单位的职工。在档案系统正式启用前，系统管理员应根据本单位职下的职责范围和职级设置其相应的访问权限。档案系统应能记录并能提供访间用户的信息，包括用户身份、职属信息、授权信息、用户请求信息、用户操作信息等，从访问权限方面做好电子档案保密工作。企业信息部门还应配合好档案部门做好系统用户的正确使用档案系统的工作，以防止系统用户的不当操作造成不必要的损失。

（三）保证电子档案存储系统运行环境的安全。与纸质档案管理制度一样，健全电子档案管理制度，包括档案机房管理制度等。

结语：随着时间的推移，档案的保管和利用工作日益重要和明显，大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用。因此档案工作人员要做好档案保管和利用工作，为构建和谐的社会主义事业服务。这是对历史负责，为现实服务，替未来着想。

参考文献：

[1]尹敬波.浅谈档案管理中的保密工作.才智，2011（17）.[2]毕丽萍.档案资料的复制与保密.中国管理信息化，2011（16）.

第五篇：新形势下做好油田档案管理的几点思考

新形势下做好油田档案管理的几点思考

油田企业档案包括党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、油气勘探开发档案、特种载体档案等十一类，是油田开发建设工作的重要组成部分。管好、用好档案是油田每个单位必须履行的重要职责，在油田企业的经济发展、原油生产、地质堪探、矿区建设等工作中发挥着重大作用。现就重组改制以来油田在档案管理工作中存在的不足，提出一些建议。1 目前油田档案管理工作中存在的问题

1.1对档案管理不重视

个别单位没有把档案管理工作放到夯实原油生产的战略高度上来，认为生产是生产，档案是档案，主管领导及有关部门对档案的工作检查指导的少；有关领导并没有认识到档案在油田生产建设中的价值，而且认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。

1.2档案管理人员素质有待提高

档案管理人员的素质影响档案管理水平。油田企业档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平等方面良莠不齐，与油田发展的要求悬殊较大。突出表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历层次偏低，现代档案管理知识贫乏，高层次的档案专业人才稀缺。这些情况已不适应新形势下油田发展形势。公司合并重组后，一些新进入档案系统的人员，业务不熟悉，基本技能差，造成档案管理不规范；一些“员老级”的管理人员，不思进取，存在混日子、等退休这些老旧的思想，故步自封、停滞不前，严重影响档案事业的创新发展。

1.3 档案管理不规范

高质量的档案管理是高效利用档案的基础。但通过调查发现，部分档案的管理没有严格按照中国石油天然气总公司的《档案管理规定》及《企业档案分类试行规则》进行有效管理，在管理质量和利用效率上存在差距。一是档案分类不够合理。个别档案保管期限划分不准确；有的注重文件的归档，对材料的归档重视不够；有的单位存在有应归档的材料未归档的现象；个别单位存在同一门类档案由不同的人进行管理的不合理现象。二是普遍存在档案的整理不规范的问题。如机构划分不准、分类不对、档号不规范；案卷标题不规范、组卷混乱现象等。三是档案硬件设施跟不上。如有的档案室没有干湿温度计、防盗门窗、除湿器等。档案室的“七防”（防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有

1害物质和生物）达不到标准要求。四是管理方式陈旧。目前档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、查阅大多沿袭传统的手工模式，查找速度慢，利用效率低。

2.加强油田企业档案管理的对策

2.1 做好档案重要性的宣传教育，增强领导职工的档案管理意识

一要提高从事档案工作的重要性和必要性的认识。档案工作是企业精神文明建设的重要内容，是物质文明建设的重要条件，是油田的一项重要基础工作。把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。三要广泛宣传。要善于抓住利用档案产生较好社会效益和经济效益的典型事例，大力开展宣传工作。要通过对档案利用效益的宣传，拉近档案工作与各单位各部门的距离，让职工群众都了解和认识档案工作，支持档案工作，优化档案事业健康发展的社会环境。

2.2拓宽档案管理领域，加强档案信息资源建设

没有档案信息资源，档案工作就成了无源之水。一要健全收集制度、创新收集手段。严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；运用事前监控收发文件、登门收集等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；二是不断拓宽、拓深档案工作领域。在现有档案的基础上，要广泛征集一切对油田有保存和利用价值的档案资料，不断丰富馆藏，丰富收集范围。加强对各研究所、院，及采油大队等单位的地质堪探、科学研究等各种科研技术总结，技术分析等材料的收集整理，为油田科学开发和建设保存珍贵的资料。同时既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的如奖杯、奖牌能反映油田发展历程的各种实物，使档案室（馆）真正成为保存档案资料的基地和利用档案信息的中心。

2.3强化档案的科学管理，提高档案现代化管理水平

首先要规范档案整理工作。严格执行相关档案工作管理标准、技术标准，按照新的档案分类和管理标准进行分类、编目。做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。其次是要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案

库房、办公用房和阅档室“三分开”，全面配置“七防”安全保管和保护设备；定期检查和经常性检查相结合。三是提高档案的信息化水平。目前油田档案95%以上的档案还仅限于档案电子目录，大部分还是纸质档案。为更好地为油田的生产建设提供方便、快捷的服务，提高工作效率，档案部门要坚持电子文件归档和馆藏档案数字化相结合的工作思路，尽快实现档案信息化存储和处理的数字化，收集与传递的网络化，不断提高档案管理的现代化、信息化水平。2.4注重档案的技术培训，提高档案管理人员综合素质

面对新形势，档案管理人员既要有高度的工作责任感，又要具备运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。一是建立激励机制，充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性。上级部门要从生活上、政治上爱护、关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。二是加强针对性，做好业务培训。因人而异，因材施教，因岗培训。要根据油田企业档案工作发展的需要，适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。对“新人”除进行档案管理基本知识的培训外，还要有针对性地根据其岗位的特殊性进行专门培训。对档案管理人员的“老人”，要拓宽知识面，加强新知识新技术的培训。特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，培养具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。三是采取形式多样的培训方式。集中培训和专项培训相结合、业务培训和作风培训相结合、定期培训和不定期培训相结合，充分利用媒体、网络等介质，做好管理人员的培训工作。在此基础上采取“请进来、走出去”的办法，一方面请业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到先进单位学习档案管理先进经验和操作技能，以促进档案工作健康、有序发展。