试论如何做好档案管理的保密工作

第一篇：试论如何做好档案管理的保密工作

试论如何做好档案管理的保密工作

四平市政府办 郭丽

随着社会的发展进步，档案资源巨大的社会价值逐渐为公众所认知，这就涉及档案的保密和利用工作。这项工作做得好坏，会直接影响到党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，不但要重视其载体的保管和保护，更要重视其所含信息的开发利用，来实现信息资源共享。保守国家机密是我们每个公民应尽的义务，也是档案管理工作人员的神圣职责。在严格做好保密工作的同时，更要切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。

一、做好档案库房管理中的保密工作

库房管理是档案保密工作的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定来单独兴建，但也有一些不具备条件的单位，往往将库房设置在机关办公楼内。应当注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。这是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二、绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。首先绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设置保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。二是提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特点，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。三是加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四、档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

档案保密工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，根据本机关特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施，完善档案管理工作

第二篇：关于做好档案管理保密工作的几点思考

关于做好档案管理保密工作的几点思考

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响国家及单位的安全和利益。本文就档案在保管和利用时如何做好保密工作浅谈几点看法。

档案 保管利用 保密

保密工作是档案管理工作的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系，正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。怎么做好档案的保密与管理工作，很多学者与专家也从不同的角度给出了不同的观点。多年的实践证明，历史发展到今天，没有那一种观念可以长期的适用于不同时期，只有不断的创新与改变才能顺应发展的步伐。当今社会，档案资源被广泛认知与挖掘，做好档案保密工作，才能凸显这个行业的重要价值，从而更好的利用它转变为有意义的社会价值。以下结合自身的工作体会，对档案管理的保密工作进行分析。

一、档案在保管时如何做好保密工作

在做好档案保管的同时做好保密工作，就需要我们在平时的工作中有严格的管理制度，这也大大的提高了我们档案工作人员的自身责任。

（一）加强档案的日常管理

档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

（二）做好档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（三）提高档案管理人员的素质

档案管理人员具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

（四）做好档案密级的调整工作

1、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：一要建立划定密期制度，以便届满自行解密；二要建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆（室），以便衔接工作，及时掌握，适时变动；三要建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

2、要贯彻落实《保密法》以及《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠；二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

二、档案在利用时如何做好保密工作

如何使档案技能合理利用，又能保证档案的安全和完整，我们就要在档案利用时做到合理的监督，在做好档案利用工作的同时，更要确保档案的安全和秘密性。

（一）正确处理好档案保密与利用的关系

要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密和开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的平安和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都十分重要，决不可偏颇。

（二）做好档案利用中的监督工作

1、建立健全各项制度。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、进一步完善监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

三、做好电子档案文件管理中的保密工作

随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手工管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段。管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革。

（一）构建档案管理网络安全体系。保障企业网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁来实现。目前流行的隔离方式主要有两种：（1）企业设置防火墙安全系统，企业内网与外网之间通过中间服务器进行物理隔离。（2）档案数据存储服务器与外网之间纯粹的物理隔离。第一种物理隔离方式，即是采用防火墙安全系统，为档案数据服务器和关联计算机配置防病毒软件，设置人侵检测系统，对外网进行逻辑隔离，以阻断外网的人侵行为。同时在外网与企业内网之间设置中间服务器，进行物理隔离。第二种物理隔离方式，即纯粹的物理隔离，外网与企业内网没有使用任何实现连接的软硬件设备，数据交换全部通过移动介质在内、外网之间进行数据交换，如使用移动硬盘。

（二）系统用户查阅电子文件管理。访问本企业档案系统的用户只能是本单位的职工。在档案系统正式启用前，系统管理员应根据本单位职下的职责范围和职级设置其相应的访问权限。档案系统应能记录并能提供访间用户的信息，包括用户身份、职属信息、授权信息、用户请求信息、用户操作信息等，从访问权限方面做好电子档案保密工作。企业信息部门还应配合好档案部门做好系统用户的正确使用档案系统的工作，以防止系统用户的不当操作造成不必要的损失。

（三）保证电子档案存储系统运行环境的安全。与纸质档案管理制度一样，健全电子档案管理制度，包括档案机房管理制度等。

结语：随着时间的推移，档案的保管和利用工作日益重要和明显，大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用。因此档案工作人员要做好档案保管和利用工作，为构建和谐的社会主义事业服务。这是对历史负责，为现实服务，替未来着想。

参考文献：

[1]尹敬波.浅谈档案管理中的保密工作.才智，2011（17）.[2]毕丽萍.档案资料的复制与保密.中国管理信息化，2011（16）.

第三篇：如何做好保密工作

如何做好保密工作

保密工作历来是党和国家的一项重要工作，事关国家的安全和利益事关改革、发展、稳定的大局其责任重于泰山。做好新形势下的保密工作，关键在于领导，重点在于抓好领导干部保密工作责任制的落实。

党政机关领导要从讲政治、讲大局的高度重视保密工作，认真抓好保密工作。”特别是作为空军装备保障性企业的从业者，企业必须认清这一严峻形势，必须牢固树立起“保密就是保安全、保发展；就是保战斗力、保打赢”的思想。而保守秘密，重在防范。各级部门要注意加强技术防范，消除泄密隐患，防患于未然。

对于企业来说，计算机安全是保密管理的基础，那么，在当前保密安全工作中，如何符合国家保密安全的要求和军队保障系统的条例条令呢？笔者认为:

一、领导要重视

做好新形势下的保密工作，关键在领导，重点是领导。各部门主要领导是保密工作的第一责任人。领导干部和涉密人员知悉的秘密事项最多，是窃密的重点目标，是保密工作的首要责任人，也是保密管理的重点。各部门领导干部要认真履行保密工作责任制，管好所在单位的保密工作。

二、加强宣传教育。保密法制宣传教育是一项长期的基础性工作，必须常抓不懈。通过教育了解有关知识，明确义务和应承担的法律责任，加强防范，防患于未然。

三、强化保密管理。主要包括以下几个方面的内容：

1.准确界定国家秘密和密级。各单位都要建立健全保密制度，由专人负责按规定审定国家秘密和密级。

2.加强对涉密人员的管理。各单位要把好涉密人员选用关，把秘密交给政治上可靠的人来管。对涉密人员和相关技术人员要按照机要保密人员的条件选配，并报同级保密部门备案。

3.加强对各类涉密载体的管理。一是加强对涉密文件资料等纸介质秘密载体的管理，严格按照有关规定签收、传阅、保存、销毁密级文件资料。二是加强对涉密磁介质、光盘等各类涉密载体的管理，对存有秘密文件资料的磁盘、光盘等，要和同密级的纸介质的文件同样管理。

4.加强对计算机及其网络的安全保密管理。一是按照保密部门的要求，认真落实技术防范措施。计算机及其网络安全保密的根本措施是物理隔离。二是公共信息网不得存储、处理、传输和发布涉密信息或内部文件资料。三是认真落实计算机及其网络安全保密管理的审批、许可制度。

5.强化保密执法检查，严肃查处泄密事件。定期对保密执法情况进行检查，发现问题及时纠正。

第四篇：怎么做好档案管理

档案管理制度

一、档案管理员职位定义

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。

二、档案管理员工作职责

档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案管理员thldl.org.cn工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，济济做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

三、案资料管理员安全岗位职责，格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

四、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

五、校档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

六、库房是保管学校档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进人库房。

七、期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

八、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作

九、档案管理员岗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有档案管理基础知识和工作经验；

3．工作心细，品行端正，原则性强；.熟悉最新的档案管理相关法规，流程，认真负责，细致耐心，.熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。

第五篇：如何做好档案管理

搞好机关档案管理为建设和谐社会服务

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来，以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。而机关档案是各部门在建设和发展中直接形成并反映本单位真实历史面貌的记录，是一个单位的自己的“文脉”，更是一个地区自身的宝贵财富。每个机关职能部门在长期工作中都形成了丰富的档案资料。如何搞好机关档案管理，使机关档案更好地为建设和谐社会服务，是档案管理部门的课题，也是其他职能机关的重要任务。本文仅结合机关工作实际对加强档案管理工作进行初步探索。

一、机关档案工作的重要性

董必武同志在《题赠档案工作》的诗中写到：“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜。规圆矩方，依时顺序，创业扩基，前轨可迹．．．．．．，察往知来，视兹帮帙。”意思是说，宝贵的档案财富，对当前和今后的建设事业都有好处。国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》也指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”机关部门担负着一个地区、一个领域的管理工作，在工作中形成的大量档案资料对地区的建设发展，对深化社会管理、对落实科学发展观，建设和谐社会都起着重要作用，具体表现在：１、档案是搞好机关自身工作必须查考的材料。我们党和各级政府历来强调开展各项工作都要加强调查研究，充分占有材料。档案是

1机关过去工作活动的记录，机关工作人员要熟悉情况，总结经验、制定计划、处理问题，常需要从档案中查考过去的记载。如果有档案可查，许多问题就可以很方便地解决。否则就会给工作造成困难和损失，出现不必要的麻烦。

２、档案是和谐社会建设的重要基础。全部档案都是由各级政府机关记录形成的。档案记载了本地区的政治、经济、科学、文化等等活动的有关情况、成果、经验和教训。是过去开展工作的记录，又是社会继续发展的基础。我们当前进行和谐建设，各项工作都要利用档案，查阅参考过去的记载。因为有了完整准确的档案材料，才使我们的建设少走弯路；因为有了完整准确的档案材料，才使我们更好的落实科学发展观；因为有了完整准确的档案材料，才使我们的各方面建设保持平衡稳健发展。

３、档案是对群众进行宣传教育的生动教材。利用档案提供的材料写教育文章、著书、讲课、办展览、创作文艺作品、为群众解决困难，都能凝聚广大群众的思想，保持社会稳定，引导群众践行三个代表，不忘八荣八耻，极富说服力和感染力。

二、当前机关档案管理中存在的问题

当前基层机关档案工作情况总体是好的，但由于各单位档案管理参差不齐，有的单位还存在一些问题，影响了档案规范化管理，如：

１、材料管理不集中。机关工作事务烦杂，工作人员大都分管几块工作，已形成的档案材料往往分散存放在项目负责者手中，有时工作一忙，时有材料丢失。

２、材料处理不规范。有些工作人员在平时形成档案材料时不符合存档要求，如有的纸张大小不一，有的用圆珠笔、铅笔，有的字迹潦草，有的材料无落款单位和时间，还有的单位没有建立工作《大事记》。

３、材料收集不完整。每个机关都有长期都要做的工作，也有临时增加的阶段性重要工作；有纸张性文字材料，也有录音、软盘、光盘、照片等非文字材料；有工作计划总结，也有奖牌、荣誉证书；有固定资产资料，也有产品说明书、保修卡等必存本册。以前在收集材料时往往重视了“主件”，而忽视了“附件”。有的部门《大事记》、人员变动、单位基础数据变化等登记不及时，造成材料不完整。４、材料保管不严格。少数工作人员材料放置较乱，有的随便散放在办公桌上，有的把材料装在纸袋里丢在柜子一角，还有的散放在工作人员抽屉里。归档时很容易遗漏。

５、档案全宗分类不科学。有的单位虽然重视了档案材料收集整理，但分类不清，材料交叉，界限不明，卷内目录登记不规范，资料查找起来非常困难。

出现以上问题的根本原因是工作人员缺乏档案管理知识，档案的形成和保管意识淡漠。因此，亟待加强机关档案工作。

三、以建设和谐社会为目标改进机关档案管理

党的十六届四中全会提出了建设社会主义和谐社会的要求。我们的档案工作要充分发挥在建设和谐社会中记录历史、服务社会、传承文明、造福群众的特殊作用，紧密围绕和谐社会建设，大力加强档案

业务建设，筑牢档案管理基础，强化档案服务功能，增强档案活力，当好建设和谐社会的“后勤”。根据基层单位档案管理的现状，当前上级档案管理部门和机关领导要切实抓好机关档案管理的组织、培训、指导等系统性工作，应着重从以下几方面入手：

１、开展机关档案工作的调查研究。深入了解下属单位档案管理情况，找出存在问题和产生问题的原因，结合实际，制定和完善《机关档案管理办法》。对档案材料的形成、收集、整理、鉴定、保管期限、检索、利用、保密、移交等做出规范，以便各机关部门落实执行。２、加强培训。采取上级档案管理部门集中辅导，组织机关工作人员走出去参观学习，请专业人员来本单位具体指导，组织观看档案知识光盘，进行岗上档案知识考核等方法，重点提高基层档案工作人员档案管理水平和部门领导的档案管理意识，带动其他工作人员掌握档案业务一般知识。对用纸、用笔、字迹及行文格式、资料保管等相关要求都要熟悉，同时加强工作人员对搞好档案工作重要性的教育，增强机关工作人员的档案意识。

３、指导机关各部门注意保存有价值的资料。档案管理部门要在掌握各机关主要职能的基础上，明确各部门档案材料的收集范围，收集范围相对要宽些，以利于鉴定整理。要求机关工作人员在平时注意保存和收集一切与地区建设相关，有档案价值的资料，如业务资料、文件资料、经验资料、政策资料、专题资料、剪报资料、照片资料、光（软）盘资料、综合资料、会议记录等等，力求归档材料的全面、准确、有价值、可利用。

４、结合机关职能实际进行全宗档案科学分类，以方便管理检索使用。根据档案管理理论和机关工作实际，机关全宗档案应按和按问题相结合的方法来制定分类方案，如下图：

机关档案分类大纲

这种分类方法的好处，一是克服了按组织机构分类时，由于内部机构时而增减、时而合并带来的分类难题；二是克服了按组织机构分类常出现的有部门档案材料过多，有部门档案材料过少问题；三是克服了按组织机构分类时的几个部门联合办公务、联合发文件带来的归档材料的重复和混乱；四是机关部门每年工作增减有变化，按问题分类可随实际工作增减而增减类别。这样分类就保证了档案管理的隐定性、统一性、内容排斥性和类别伸缩性，既有连续性、便于检索，又能适应事物客观发展变化的需要。

５、鉴于机关工作事务烦杂，为防止平时档案材料的遗失，保证归档的全面，应该采取部门对档案材料日常积累与定期收集相结合方法，在日常注意保存基础上，应每季或半年集中收集一次，按照档案分类大纲分类存放，集中保存，年底全面鉴别、整理、立卷、归档。

６、上级档案管理机关要加强对基层档案工作的检查，深化和完善档案管理评级标准，并将档案管理水平作为对部门领导和部门的整体工作考核之中。

档案工作开展的好，收集的齐全，科学分类整理，又有好的检索方法，档案作用就能很好发挥。如果说机关工作是“前锋”的话，那么我们的档案就是“后卫”。档案“后卫”将强力保证前锋向前推进。在当前经济快速发展下，我们的档案工作要落实科学发展观，与时俱进，紧跟形势，创新机制，更好地为建设和谐社会服务。