物业公司常用物品采购实施办法（5篇范文）

第一篇：物业公司常用物品采购实施办法

盛虹物业公司常用物品采购实施办法

为规范我公司物品采购、入库、领用管理流程，减少消耗品的流失、浪费，特制定本实施办法，要求各部门严格实行。

一、物品采购

1、办公用品、保洁用品、保安用品、服装等常用物品的采购由办公室安排专人负责；

2、工程配件等物品的采购由工程部安排专人负责；

3、各部门采购物品前须填写采购计划表，由部门主管审批后经总经理审批方可外出采购（如遇紧急或特殊情况可经总经理口头同意后先行采购，待事件处理完成后补填采购计划表）。

二、登记入库

1、所有采购的物品必须登记入库；

2、保洁用品由保洁部专人负责登记入口；

3、办公用品、保安用品服装等由办公室专人负责登记入库；

4、工程用品由工程部专人负责登记入库，并备案一份在办公室存档。

三、物品领用

1、办公用品、保安用品服装等物品领用由办公室负责登记、发放、开取领料单；

2、保洁用品领用由保洁部负责登记、发放、开取领料单；

3、工程用品领用由工程部负责登记、发放、开取领料单。

四、其他规定

1、办公室对所有采购物品的采购清单、入库记录、发放记录和库存情况等每个季度核查一次，并做相关记录和核查意见报总经理处；

2、物品采购报销单须由各部门采购员提报，经部门主管和总经理审批后方可送至财务办理报销手续；

3、违反本规定的个人或部门按公司相关规定给与一定处罚；

4、物品采购应本着节约、规范的原则。

吴江市盛虹物业管理有限公司 2010年2月26日

第二篇：物业公司档案管理实施办法

光大物业公司档案管理实施办法

（试 行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，从而更好地为员工各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据《光大集团档案管理制度》的规定，结合公司实际，特制订本实施办法。

第二条 本制度适用于公司各部门及各管理处的档案管理工作。第三条 根据业务档案特点，管理范围暂时不包括会计档案、人事档案，其管理工作暂由相关部门负责。

第二章 档案体制及职责

第四条 组织机构及岗位设置

1、公司行政人事部下设档案室，并设两名兼职档案管理员；各部门分别设一名兼职档案资料员；各管理处设立资料室，并设一名兼职档案资料员。

2、档案室负责公司档案工作的全面领导，并设置专门档案库房对公司档案实行集中统一管理。

3、财务、人事等业务性、保密性较强的部门，须设置一名兼职档案员对会计档案和人事档案进行专门管理。

第五条 档案室主要职责

1、贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件 材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。

2、负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。

3、监督落实同步归档制度，指导各部门做好文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。

5、负责公司档案的编研工作。

6、协助推行集团档案管理信息化建设工作。

第三章 归 档

第六条 本办法中的归档是指文书部门或业务部门将办理完毕且有保存价值的文件材料，经系统整理交本公司档案室保存的过程。

第七条 归档范围

1、公司文件材料的归档范围、保管期限和归档责任部门（见附件一）

2、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片及底片、实物等载体形式。

3、对于规定的应当归档的文件材料，必须按照规定，向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有或拒绝移交。

4、日常工作中，各部门兼职档案资料员应按照归档范围要求做好本部门形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遗失。

第八条 归档时间

（一）各类文件材料归档时间要求：

1、管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

2、外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

3、员工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。

4、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，移交公司会计档案室保管。

5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

6、光盘、照片及底片、实物等形式的文件材料在工作结束后及时归档。

7、下列文件材料应随时归档：

（1）变更、修改、补充的相关文件材料；

（2）公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（3）其他临时重要活动中形成的文件材料。

（二）各部门形成的文件材料具体归档时间（见附件一）

（三）各部门必须严格按照归档时间进行归档，不得推迟和延误。否则，将追究有关人员的责任。

（四）如确因工作需要不能按时归档的部门，应主动向公司档案室报备，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。

第九条 归档文件质量要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，齐全完整。

2、归档的文件材料应为原件。如确实无法保存原件的，可以保存复印 件，但必须说明原因并注明其原件存放处，必要时须加盖印章。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的，利用频繁的和有专门需要的可为一式二份或以上。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、声像类、实物类档案画面要求清晰完整，符合有关规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。

第十条 归档手续

1、各部门兼职档案人员先检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，然后填写档案移交（接收）登记表（见附件二），打印一式两份随文件材料一起向档案室移交。

2、档案室接收档案时，应根据档案移交登记表，与移交人共同逐页清点，并要求双方在档案移交登记表上签名确认，各自保留一份以备查。对重要、机密类的案卷，需要认真仔细核对，经查验确信无误后方可办理签收手续。

第四章 档案分类

第十一条 档案分类及其内容

根据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，将公司档案分成以下七大类：

1、文书档案：主要包括公司文件、往来函件、上级来文、经营管理等管理性文件材料。

2、设备仪器档案：主要包括办公设备、机械设备等跟设备有关的文件材料。

3、合同档案：主要包括行政、后勤、工程、租赁等合同方面的文件材料。

4、声像档案：主要包括照片（附底片）、光盘等声像方面的文件材料。

5、实物档案：主要包括奖旗、奖牌、奖杯、赠品等。

6、会计档案：主要包括凭证、账簿、报表、银行对账单等。

7、人事档案：主要包括在职员工的录用、转正、考核、奖惩等员工个人形成的文件材料。

第五章 档案利用及保密

第十二条 档案借阅的办理

（一）借阅手续

1、公司员工借阅本部门或本管理处档案，由所属部门或管理处负责人审批后，档案管理员可办理借阅手续；借阅其他部门档案，须先由所在部 门或管理处负责人审批，再提交公司行政人事部负责人批准后方可借阅。（借阅档案审批单见附件三）

2、借阅非本部门的有密级档案，须先经原形成档案的部门的负责人批准，再提交行政人事部负责人批准后方可借阅。

3、光大集团范围内其它单位员工借阅本公司档案，须提出借阅申请，并详细注明借阅原由、利用范围及内容，经所在公司负责人同意后，提交至档案室，由档案室报公司总经理审批。

4、公司档案主要供本公司及集团范围内员工工作利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员应持盖有该单位公章的介绍信，并注明利用者的身份、利用目的、范围及内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅。

5、借阅、查阅档案，须填写档案借阅登记表，对借阅档案相关情况进行登记；凡已解决重大问题或取得较大效益的事项，应及时反馈给公司档案室，并及时填写档案利用效果登记表。

（二）借阅要求

1、借阅者须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，更不得将借阅的档案资料丢失或失窃。

2、复印档案须在复印件上注明用途及时间，并在其上注明“再复印无效”字样；复印完毕须将其原件当场归还，并由档案管理员核实后办理相关手续。

3、查阅档案应在档案室进行，不得私自抄录或复制查阅的档案。利用 完后应及时归还档案室，由档案管理员核对清点无误后，方能签收。

（三）借阅规定

1、借阅档案最长应在14个工作日内归还，如需继续使用，须办理续借手续，但只可续借一次，如过了续借期限还需使用，须重新办理借阅手续；对于逾期不还且未办理续借者，档案室将发档案借阅催还单或电话通知其归还，若逾期一个月仍不归还者，对于一般档案将按每月100元予以罚款处理，有密级档案按每月500元予以罚款，直至其归还为止。

2、若集团总部监察部门根据集团领导指示对本公司及其部门开展具有查处办案性质的工作，档案借阅无须上报相关领导审批。

3、在职工作人员调动岗位或离职时，须退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离，否则，人事部门不得办理相关手续；档案管理员调离，应由相关领导监督办理，档案交接之后，方能调离。

4、借阅的档案须妥善保管，一旦发生损坏、丢失等，应立即向档案室报告，档案室将根据档案的价值和数量报公司总经理批准后，责令其赔偿一切损失。

第十三条 档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

3、档案室在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中都应注意保密。

4、档案分为一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级，各类档案密级暂由档案原形成部门确定。各部门在确定密级时，应同时确定保密期限，一般情况下绝密事项不超过三十年，机密事项不超过二十年，秘密事项不超过十年。保密期限自标明的制发日期起算。

5、查阅有密级的档案，只能在档案室内或指定区域查阅，不得私自抄录或复制。

6、对已到保密期限的档案要请相关部门鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7、各部门应做好有密级档案归档前的保密工作，属于公司秘密的文件、资料和其它物品的办理必须由专人负责执行，采用电脑传送的公司秘密性文件材料由相关责任部门负责保密。

8、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。

9、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，或者依法追究刑事责任。

10、档案有下列情况之一者，不予开放利用：（1）涉及企业商业机密的；（2）涉及企业专利或技术秘密的；（3）涉及企业员工个人隐私的；（4）档案形成部门有特别规定的。

第六章 档案鉴定、统计和保管

第十四条 档案鉴定与销毁

（一）鉴定工作内容

1、初始鉴定：各部门在文件归档时，剔除没有保存价值的文件材料，对需要归档的文件材料进行初步鉴定以确定其保管期限。

2、归档鉴定：档案室对各部门的鉴定情况进行检查，将不需要保存的档案加以剔除，将原保管期限划定不当的档案，重新进行价值鉴定，调整保管期限。

3、定期复查鉴定：主要是鉴定库存档案的完整、损坏等状态。

4、到期后鉴定：主要是对超过保管期限的档案重新进行价值审查，将失去保存价值的档案剔除销毁。

（二）档案鉴定与销毁工作流程

1、建立档案鉴定工作小组。鉴定工作小组由档案管理人员组织，相关部门负责人与有关专业技术人员共同组成。

2、档案鉴定时，须逐件、逐卷审查并判定其价值，鉴定后须写出鉴定报告，并由鉴定小组人员签名；如果一个案卷中部分文件已失去保存价值，需抽出并在备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组人员签名，并注明日期。

3、对经鉴定确无保存价值的档案材料，进行登记造册，并写出销毁报告，经公司总经理批准后方可销毁。（不属于归档范围的文件材料的销毁流程和已归档档案的鉴定销毁流程见附件四）。

（三）档案销毁规定

1、档案立卷、归档后，未经公司档案鉴定小组鉴定且报公司总经理批准，任何部门或个人不得擅自销毁。

2、经批准销毁的档案由档案室组织统一送造纸厂销毁，严禁将要销毁 的档案作为它用，或作废纸出售。

3、为防止档案的遗失和泄密，销毁档案必须有至少两名监销人，销毁完毕后，监销人要在销毁清册上签字。

第十五条 档案统计

1、档案室应做好平时的档案统计台帐和基础原始登记工作，并在每年年中或年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。

2、统计工作必须做到实事求是，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。

第十六条 档案库房的管理

1、档案库房由专人进行管理，任何人员不许随意进入库房。

2、档案室应按照“八防”要求对库房进行管理，尽可能全面妥善保管好各类档案。

3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁烟火。

4、库房应进行定期检查，每年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

第七章 附 则

第十七条 本制度由公司行政人事部档案室负责解释。第十八条 本制度自下发之日起施行。

第三篇：迎新晚会物品采购

经济系2010级迎新晚会物品采购清单

一、舞台宣传物品清单：合计：562.4元

大头针：4元X2盒=8元白纸：8张X1元=8元 双面胶（3种）宽23.5元+窄11元+厚36.5元=71元胶带：4.5元X2卷=9元

荧光彩色纸：2.1元X40张=84元长尺：2把（60cm）X9元=18元细绳：5元X1卷=5元PC板：25.5元X10=255元强力胶+刷子+夜光粉=95.4元

二、其他宣传物品清单：合计：237.5元

横幅：11米X8元X1条=88元节目单：10张X3元=30元荧光棒：小15元X4盒=60元

三、场务物品清单：合计：143元 纸杯：5.3元X3包=15.9元

气球：大包5X15元+小包4X10.4元=116.6元

四、舞台物品清单：合计：1100元

彩灯两排，泡泡机，烟雾机、无线话筒1100元

五、节目服装、道具清单：合计：1300元 主持人服装男女各40元/件/天 民族舞服装：25元/件/天 现代舞服装：30元/件/天 晚宴礼服：40元/件/天

美工刀（含刀片）：4.5元X2把=9元 请柬（彩色）：20页X 2.1元=42元 海报：40cm X55cmX1张=17.5元彩带：3.5元X3卷=10.5元

合 计:3342.9元

第四篇：采购物品协议书

采购物品协议书

甲方：老君小学食堂代理人：郝永国

乙方：

我校与签订购买物品协议书。

乙方：

一、在供应各种物品（蔬菜、半成品、豆类、蛋类、鱼类等）时，必须确保数量足、新鲜、质量好：无毒、无烂、无霉、无脏、无杂。

二、提供的各种物品（蔬菜、半成品、豆类、蛋类、鱼类等）要有检验报告证件、合格证。提供的物品不符合要求，甲方可以拒绝采购。

三、采购的物品（蔬菜、半成品、豆类、蛋类、鱼类等）师生食用后，出现中毒事件，经有关部门检查。确属于采购物品中毒。由承担一切责任（包括法律责任）。

四、乙方对甲方负责提供各种物品的证件（营业执照、食品流通许可证、检验报告、从业人员健康证等）。对各种物品（蔬菜、半成品、豆类、蛋类、鱼类等）的加工、保管提供技术指导。

五、此协议一式两份，甲乙双方各持一份。共同遵守。甲方：郝永国乙方：2012年秋

第五篇：各类物品采购流程

一、各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。

经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品的采购工作流程：

若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）最近一次订货单价；（3）最近一次订货数量；（4）提供本次订货数量建议。采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程：

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程：

采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）库存数量；（3）最近一次订货单价；（4）最近一次订货数量；（5）提供本次订货数量建议。以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。

3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消（1）酒店取消订单：

如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。

（2）供应商取消订单：

如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3.违反合同：

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。4.档案储存：

所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同 采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.5.采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。

6.采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况