监理档案管理制度

第一篇：监理档案管理制度

档案管理制度

档案管理制度

文件、资料使用完成之后，必须分门别类，进行有序保管，便于查找和利用。

施工作业期间质量检查记录、材料和设备的检查试验鉴定资料、质量检查签证资料、质量评定等级等资料，是工程验收重要的原始资料，是评价工程施工质量的依据。承建单位应注意做好工程资料的收集、整理和总结，建立健全档案管理制度，指定专人负责归档，工程完建后汇集整理移交业主。

监理档案管理办法

1）监理档案管理应执行有关档案工作管理的规定。

2）监理档案管理工作在总监或副总监领导下由监理办公室负责管理。

（3）归档范围工程档案是反应工程建设过程中的真实情况，因此，在监理过程中，形成的文字资料、图纸、声像、电话记录都属归档之例。具体归档范围为：

1）上级单位、有关领导、业主对监理工作的有关指标、规定、批复文件。

2）设计单位，承包商提供的设计图纸，修改通知，设计文件、施工技术要求、施工计划、措施等资料以及监理单位提出的方案、措施、意见和建议。

3）监理单位发出的文件及信函等。4）监理合同和工程施工合同。5）监理月报、季报、年报、工作总结、工程阶段验收和竣工验收报告。

6）监理部提出的各种有关进度、质量、投资、安全等方面的建议。

7）监理部发出的开工令、暂停、复工令、违规等通知书，通报、会议记录和备忘录。

8）监理部制定的各种规章制度、规定、办法等。9）其它重要材料和监理大事记，技术讨论会议纪要等。

归档要求

1）监理工作归档，应遵循档案管理办法规定的要求进行归档。监理档案应以日常归档为基础，列出目录、分别归入。

2）归档的材料力求内容完整、系统、准确、总监分管副总监应对归档材料作扼要的鉴定。对同一内容的来函复函请示及批复，正本与底稿，正文与附件，转发件和原件要全并一起归档。

3）必归档材料应根据档案制度要求，一律采用碳素笔或蓝黑墨水书写，字迹务必工整，图纸清晰。

4）当年不能完工的归楼材料、文件、可放在结束年立卷归档、计划、总结、概预算，一般应在当年度归档。

5）归档时间

6）要调阅已归档的材料，必须在监理部办理调阅手续。7）档案材料要严加保管，注意防潮、防盗和防火。（6）考勤办法

1）监理人员考勤由监理部负责，月末汇总统计。2）监理人员应坚守工作岗位，自觉遵守劳动纪律，凡迟到超过规定、按规定的办法处理。

3）监理人员不得擅自己离开工作岗位，有事请假必须经过总监或副总监批准，并办理有关手续，否则旷工处理（特殊情况例外）。

4）对现场监理人员的到岗情况及节假日加班情况，采用总监或副总监每周抽检制度。如未请假，每发现一次记两天旷工。

5）监理津贴按在地出勤天数计发、离开工地不发监理津贴。6）允许以同等天数的公休假充抵病、事假。

7）考勤表由监理部分管人员负责统计，经总监鉴发后报监理公司。

8）监理人员在现场期间，视驻地承包商的工作情况，可实行也可不实行公休制，如工地施工紧张，则不实行公休制。

第二篇：监理资料档案管理制度

常熟市创美建材1#厂房工程

监理资料档案管理制度

常熟创美建材有限公司1#厂房工程

项目监理部 2014年9月20日

目 录 第一节 总

则.............................................................................................10 第二节 资料管理的职责划分与要求.........................................................10

一、资料管理的职责划分：...........................................................10

二、资料管理要求：.......................................................................12 第三节 资料管理措施.................................................................................13 第四节 资料管理制度.................................................................................13

一、发文制度...................................................................................13

二、收文制度...................................................................................14

三、资料归档制度...........................................................................15

四、资料借阅制度...........................................................................16 第五节 项目监理资料的组成与移交.........................................................16

监 理 资 料 档 案 管 理 制 度 第一节 总

则

一、为规范创美建材1#厂房项目监理部工程资料管理工作，保证工程资料质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据《建设工程监理规范》、公司关于资料收集及整理归档相关操作手则等要求，结合本项目实际情况，特制定本管理制度。

二、本制度中所称“资料”是指工程监理过程中涉及的设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理工程师日志、记录及国家标准、规范和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。

三、本管理制度适用于本项目监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位和常熟市档案馆的相关要求进行归档和移交。

第二节 资料管理的职责划分与要求

项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司总部、上级主管部门及常熟市档案主管部门的指导与监督。

一、资料管理的职责划分：

1、专业监理工程师（资料主管陈艾书）的职责：

在总监理工程师黄兆银的领导下，负责本工程图纸资料保管及技术档案的管理，制订收发文件编号及存档办法。

1.1、负责各专业的设计图纸、材质保证书、试验报告、技术核定单、隐蔽工程验收单等有关资料的编号整理及登记工作。

1.2、负责所有监理文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理及归档管理。

1.3、负责项目监理部与业主、各承包人往来文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅管理及归档管理。

1.4、负责整理汇总监理信息并收发相关的监理文件。

1.5、参加工作例会和工程质量评定会，参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收，负责对本项目监理部所辖承包人的资料编制和整理进行监督检查。

1.6、完成总监理工程师交办的其它工作。

2、各专业监理工程师（陈艾书、韩业海）的职责：

2.1、审查承包人的施工计划、施工组织、施工方案，提出审查意见，供驻地总监理工程师审批时参考，并对计划的执行情况进行检查与监督。

2.2、审查承包人提出的各项资料，检查施工质量及施工进度，督促并审查承包人上报各类报表，并将有关质量控制的文件及表格归档。

2.3、分项、分部、单位工程完工后及时整理监理抽检资料，并指导、检查、督促各标承包人的资料整理工作。

2.4、组织领导现场监理人员的工作，填写监理日记并检查现场监理人员的监理日志。

3、办公室文员（马文娣）的职责：

3.1、来往文件的收发，来文的分理、登记、编号、送阅。3.2、负责项目监理部的会议筹备及通知。

3.3、负责项目监理部会议纪要、重要文件的起草、打印和送发。

3.4、负责项目监理部文件处理情况的监控和督办。3.5、负责项目监理部的公章管理。

3.6、完成总监理工程师交办的其他工作。

4、现场监理员（孟天祥）的职责：

4.1、参与审查承包人的施工进度计划和施工方案，并督促检查其执行情况。4.2、执行监理细则，作好监理日志和填好各种监理图表。

4.3、严格施工现场监理，检查每道工序的施工质量，特别是隐蔽工程和关键部位的施工质量，及时做好监理抽检资料和填写旁站记录。

二、资料管理要求：

1、资料内容必须依照实际情况和有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。

2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。各道工序完成后，即时报现场监理员和专业监理工程师请求质量检验，监理工程师在收到质量检验申请后,最迟不超过24小时应给予现场检查和书面签复。监理工程师签字后，承包人文档管理人员及时存档。

3、过程资料保存要求：

3.1、自检资料由施工单位保存；共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件；监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。

3.2、施工单位材料的检测报告，分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工证书资料，现场项目部只保存复印件；项目监理部在报告上必须要有见证取样章含人员及证号，试验报告原件保存在施工单位分项工程资料中，项目部只保存复印件。

3.3、各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。

3.4、相关过程资料的编码程序按实际施工的时间或排列序号进行安排登记。

4、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据。对于承包人上报的分项工程完工证书资料，项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。签署合格意见后，项目监理部应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。与此同时，项目监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。对于审查不合格的资料，项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。

5、项目监理部是竣工文件编制工作的监督者，也是竣工文件编制的直接参加者，不但要完成责任范围内的监理文件材料编制工作，而且要监督和指导监理所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。

第三节 资料管理措施

一、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。

三、项目监理部应对承包人资料的编制和整理工作进行经常性监督检查，对检查中发现的不足项应要求其限期改正；整改不符合要求的，对应的分部分项工程不得进行中间计量。

第四节 资料管理制度

一、发文制度

项目监理部对外发文主要分两种形式：一是以公司总部名义对外的行政公文，二是以项目监理部名义的一般业务函件或会议纪要（记录）。本制度主要适用后者。

发文是指制发文件的过程，包括交拟、拟制、审核、签发、用印、登记、分发等过程。

1、交拟：指总监理工程师将撰写文稿的任务交给有关部门或撰稿人员，这是文件撰制的起点。一般情况下文稿遵照主管（主办）者草拟原则。

2、拟制：指承办人根据领导意图撰写公文的内容。其基本要求是：符合国家方针、政策、法律、法令和有关规定；符合客观实际；主旨鲜明准确；词章准确、严密、简练、生动；书写清楚整洁；讲究实效；符合保密制度要求。

拟制公文，对涉及其他部门或人员职权范围内的事项，主办部门或人员应当主动与有关部门或人员协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门或人员的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门或人员可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门或人员会签后报请总监理工程师协调或裁定。

3、审核：指总监理工程师或其授权人对拟制好的公文稿的审查。审核的重点是：是否确需行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

4、签发：指项目监理部总监理工程师对已审核的文稿进行最后审定，由总监理工程师签发。

5、用印：指在需要用印章的公文上加盖项目监理部或总监理工程师的印章。用印时首先检查是否确系有效签发公文，其次用印端正清楚并压盖发文单位名称和时间。

6、登记和分发：是文件的登记和发送，所有文件按规定份数正式成文后统一交办公室文员负责送发，无特殊情况任何人不得私自送发。

7、项目监理部向公司总部领导请示工作均要求采用签报形式。签报的程序和要求按公司总部要求执行。

另外，发文涉及抄报、抄送机关的，对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。

二、收文制度

收文指对收到文件的办理过程，包括文件签收、登记、审核、分理、批办、催办、办复和传阅等程序。项目监理部文件传递在遵循公司总部有关规定的基础上，具体处理过程如下：

1、签收和登记：是指收发人员收入外单位发来文件的工作，由办公室文员负责办理。其他人员无特殊情况不得不直接收受、批转文件。如因特殊情况收受文件后应立即交送文员，进入正常的收办文程序。收文基本程序是：将来件逐件清点，核对；对收进文件进行编号、登记，收文登记包括收文时间、收文编号、来文单位、来文文号、文件标题或摘要、份数、密级、紧急程度和有无附件等项目。

2、审核：收到承包人上报的需要办理的文件，首先由办公室文员进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定的文件，经总监理工程师批准后，应退回呈报单位并说明理由。

3、分理：经审核，对符合规定的文件，文员应贴附“文件处理表”进行处理。首先，文员应对处理文件提出分理意见并于当日分送拟办部门或拟办人员，需要两个以上部门或人员处理的文件应当明确主办部门。一般情况下，所有上报文件应报请总监理工程师批示。

4、批办：是指总监理工程师批示将文件交批办部门或批办人员办理。批办部门或人员收到交办的公文后应当及时处理，提出批办意见，不得延误、推诿。凡涉及其它部门业务和职能的事项，由主办部门主动与其他部门协商处理；明确处理意见后，报总监理工程师批示后执行。

5、催办：指对公文承办的检查和督促。送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室文员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。这一工作是为避免出现公文积压、办事拖拉的现象。催办的方式灵活多样，可通过面询、电询、便函催询等形式。

6、办复：办复是对公文承办完毕后，将公文处理结果及时报告总监理工程师。

7、传阅：是指对有关来文，按总监理工程师批示意见需经多个部门和监理人员阅读时组织的传递阅读工作。传阅要分清主次和先后次序，传阅过程中既要防止漏阅现象，也不可出现公文旅行、停滞积压的行为，另外，还要注意保密，防止公文遗失。

三、资料归档制度

1、文件全部处理完毕后，已处理文件及“文件处理表”均应返还给办公室文员。办公室文员应做好以下两方面的工作：

1.1、对文件处理表进行收集、整理，作为各监理人员处理文件的原始凭证。1.2将文件处理表原件及来文原件一份交资料主管工程师及时归档。

2、资料主管工程师应及时对来往文件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档。任何个人均不得保存应当归档的公文。

3、归档范围内的文件要根据其相互联系（如监理工程师通知单和回复单）、特征和保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理，保证归档文件齐全、完整，能正确反映项目的主要工作情况，便于保管和利用。

4、来文应根据来文单位或文件类别进行归档编号和组卷，发文应根据发文路径的不同分别来组卷归档。

四、资料借阅制度

项目监理部除应不断熟悉并建立健全资料管理的有关规定外，还应建立完善的文件查阅登记制度。对于一般性文件，查阅时实行登记；对于有密级规定的重要文件，查阅时必须征得项目监理部领导的同意。具体如下：

1、项目监理部设资料主管工程师、办公室文员，负责对项目监理部的资料进行管理。

2、所有资料均入柜、上锁，钥匙由资料主管工程师保管，需要借阅资料的人员，应先向资料主管工程师申请，资料主管工程师查证所借资料在柜后，借阅人登记签字后方能借出资料。

3、借阅人的借阅时限到期却未归还图书的，资料主管工程师应向其催要所借资料，借阅人因故不能按时归还的，应向资料主管工程师解释原因，资料主管工程师作以记录。

4、借阅人具有保管好所借资料的义务，发生所借资料丢失或资料严重破损的情况，借阅人应按新资料照价赔偿或新购资料归还，资料主管工程师负责监督、检查。

5、本项目所发资料（无需归还），原则上仅发放一次，员工丢失所发资料的，应自行购买并不能因此影响工作和学习。

第五节 项目监理资料的组成与移交

1、项目部形成的资料文件最后监理资料移交公司统一管理。

第三篇：监理档案总结

**工程

档案工作总结

**监理公司 二〇一四年七月

**工程档案工作总结

**公司于2011年1月中标，组建了**监理部，承担了**工程的施工监理任务。下面将我部档案工作情况总结如下：

一、监理工作概况

**工程的主要技术指标：......我监理部承担了**工程的施工监理任务。在施工监理的过程中，各级监理人员始终牢记“百年大计、质量为本”的理念，检查、督促施工单位建立健全了质量、安全保证体系，深入贯彻“预防为主、防检结合”的控制手段，全面推进各合同段的工程质量和安全管理工作。各监理组坚持“开工报告、工序自检、工序验收、中间交工、中间计量”的质量程序，严把质量关，每道工序必须经施工单位自检合格，并报监理检验合格后，才允许进行下道工序的施工。在现场监理过程中，监理工程师及时发现问题，及时纠正了不合格工程，做到了防患于未然，减少损失，不留隐患。在监理工作中采用各种试验和测量手段,采集真实数据，凭客观真实的数据说话，做到了科学公正。根据本工程特点，监理单位制定了明确的旁站、巡视和抽检制度，对工程关键部位、关键工序、重要工程进行全方位、全环节、全过程的旁站；总监坚持每日工地巡视，专业监理工程师坚持每日巡视工地，对关键部位、隐蔽工程实行两人以上定点联合检查，使工程质量得到了有效的控制。为加强 监理队伍的管理，在监理人员中实行了绩效考核和岗位责任制，明确和细化了各级监理人员的责任，每月进行跟踪考核，根据考核结果奖优罚劣。根据工程建设管理需要，每个监理部均配备有专职的档案管理人员，监理组和试验室配备兼职档案员，以便及时地将施工建立过程中形成的文件材料进行收集、整理；同时我们也对施工单位文件材料的形成、收集和整理归档工作进行了监督、检查，基本保证了文件材料立卷归档与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。

二、案卷编制执行的标准

在对监理人员所形成的各类文件材料整理的过程中，我们主要依据了以下内容：

1）业主下发的《项目文件归档细则》 2）《科技档案案卷构成的一般要求》......三、项目档案整理情况及案卷数量

首先根据规定，我们将监理文件分为*大类，即......；随后我们结合各合同段单位、分部、分项工程的划分和质量检验资料的目录，各驻地监理组均建立了预立卷的分类目录；在监理实施过程中，监理人员根据施工单位的检验申请，及时进行现场检验、填写各种报告和记录，将所形成的各类文件材料分门别类地进行系统整理、归档，既保证了对工程质量的实时控制，也使得质量抽检资料基本保持了与工程建 设同步进行。在交工验收阶段，监理部根据指挥部下发的“竣工文件编制办法”，组织富有经验的监理人员，在预立卷的基础上，利用一个月的时间基本完成了监理文件材料的组卷编目工作。最终形成案卷1436卷，其中影像资料12卷。

三、对施工单位的监督、检查工作

监理部在施工准备阶段即组织了各监理组长和各项目部的技术负责人、质检负责人，就各合同段的工程划分和质检资料填写、整理的要求进行了统一和明确。在施工过程中，监理工程师严格按照既定程序，对每道工序进行认真的检验、检测和旁站、巡视，对工序的质量保证资料均进行了认真的审查、把关，及时纠正填报过程中发现的问题，要求所有的记录和报告必须如实地反映施工实际过程，不得弄虚作假；对于质保资料滞后或对存在问题整改不及时的单位，监理部及时向建设单位进行了反馈并建议档案整理工作与计量挂钩。由于在施工过程中的从严控制，避免了以往竣工资料整理时进行大面积资料返工而造成的浪费，使得施工单位也顺利地完成了竣工资料编制工作。

四、档案管理工作体会

结合在本项目建设过程中的档案管理工作，下面谈几点体会：

1、强化源头管理

为了确保建设项目档案的系统与完整，保证档案质量，档案行政主管部门和重点建设项目主管部门对档案管理工作越来越重视。本项目建设过程中，也多次得到了......的适时指导。但是，由于建设周期长、参建单位多、各方的认识不一，致使一些建设过程中形成的文件材料得不到妥善的保管，并导致最终形成的档案质量得不到保障。另外，现阶段各单位的档案管理水平总体较差，还远远达不到标准化、制度化、规范化的管理。这就需要各级、各部门、各单位进一步统一思想，提高认识，无论是制度的制定者还是执行者，无论是单位领导还是具体的技术人员都要充分认识到档案管理的重要性，从项目准备阶段就把档案管理工作统一、规范起来，严格依规建档、依法治档。档案的行政主管部门和项目建设的主管部门需加强沟通，密切联系，统一行业项目档案管理标准，建立一个切实可行的重点建设项目档案工作监督体系，明确项目参与方各自职责，齐抓共管，搞好重点建设项目的档案管理工作。

2、坚持建厂与建档同步进行

天然气液化建设项目具有投资大、建设周期长、科技含量高、参建单位多、所形成的文件材料繁杂且多等特点，因此，必须坚持项目档案工作与项目建设工作同步进行的原则，把文件材料的收集整理贯彻于建设全过程、全环节。在工程准备阶段，应结合工程特点和档案管理规定，建立质量保证资料填报目录，规范施工用表，对项目档案的立卷方法、文件编目、案卷排列都要进行详细地规定，并认真抓好落实工作，从而保证项目档案的完整、系统与安全。施工过程中要健全档案管理体系，划清职责，明确范围；建立健全项目资料流向网络，避免由于人员的更迭而丢失档案的现象的发生；在建设过程中，时刻有专人负责工程建设资料的收集和整理工作，对项目内容发生的变化要及时反馈和记录清楚、准确，以真实地反映工程实际情况。

3、坚持跟踪咨询服务

众所周知，在诸多的建设工程中，建设、设计、监理、施工、安装等参建单位的档案管理人员水平参差不齐，而且普遍性地缺少既懂工程技术又懂档案管理的专业人才；此外，建设过程中形成的文件材料并不是全部形成科技档案，还需要一个鉴别、鉴定的过程，需要按照相关法律法规及省档案局“归档文件整理细则”等的规定，认真做好分类、剔除、组卷、编目、装订、编号、排序等各个环节的工作。这就需要各级主管部门或专业的技术咨询机构进行跟踪指导，强化过程控制，把监督检查工作真正贯穿于建设全过程，才能有效提高建档归档质量。

总之，要进一步提高公路建设项目档案质量，必须提高认识，强化横向的沟通联系和纵向的集中管理；坚持建路与建档的同步进行；更加深入地进行档案技术咨询服务；从档案的利用价值角度考虑进一步简化资料数量，避免浪费，也 更加地切合低碳环保的要求。

二O一四年七月二十八日

第四篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。

第五篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第1条 目的

为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门

行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 企业档案管理体制

第3条 归档范围

（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门

（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷

第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理

（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案

资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围