一般来说，公文写作需要把握的重点是：立意、主题、结构、材料、语言。要增强写作能力、提高写作水平，需要在这几个方面下功夫。
立意
立意是文章的高度。公文作为一种特定的文章，特别讲究立意。不论是请示事项、报告情况，还是作出决定、部署工作，都要站在一定的高度。特别是省市党政机关的公文，要站在国家战略的高度，立足全国发展的大局。现在，改革开放不断扩大和深化，市场经济不断发展，经济社会发展不断加快，公文的作者一定要具有全局意识、大局观念和宽广视野，准确地把握党和国家的方针和政策、上级机关的思路和意图、群众的需求和愿望，使公文的内容切合实际，切实可行。
主题
主题是文章的“灵魂”。公文必须确立主题、突出主题，阐述的观点、引用的事例围绕主题。公文一开头，就要直奔主题。现实工作中，有的公文主题并不突出、鲜明，有的游离主题、背弃主题，洋洋洒洒一大段，使人如坠云里雾里，有丈二和尚摸不着头脑之感，正像有的领导同志批评的，“不着边际，不得要领，不知所云”，“面面俱到，样样不到”。还有的公文，一开头就兜圈子，如“在……领导下，在……关心下，在……支持下，在……帮助下，在……推动下，在……努力下，……”。那么多的“在……下”出来了，就是正式内容还没出来。公文需要“单刀直入”，一开头就能引起读者的注意，这样才能达到发文的目的。
结构
结构是文章的“骨架”。一篇文章要写得好，必须是结构严谨、层次分明、脉络清晰、眉目清秀，公文更应该是这样。总写什么，分写什么；先写什么，后写什么，详写什么，略写什么，都要事先谋划，合理布局。结构包括开头、结尾、层次、段落、过渡、照应，这几个都要把握好。公文的结构要严谨，段落与段落之间要紧密衔接。在阐述一个问题或者就某项工作提出要求时，如果分成几点，这几点可以是并列式，也可以是递进式，相互之间的关系要处理好，形成有机的整体、无缝的接合。有的公文，往往忽视了这个方面，使得结构松散，内容凌乱，“东一榔头西一棒”，读者难于理解其主旨，更不要说去贯彻执行了。这样的公文，也就失去了应有的效用。
材料
材料是文章的“血肉”。人们常说，文章要有血有肉。这里，就对材料的占有、运用提出了要求。“巧妇难为无米之炊”。没有材料，就难以写出公文。即使写出的公文，也是空洞无物，显得干巴巴的，缺乏生动性。因此，平时收集、积蓄材料十分重要。中央的大政方针，领导同志的重要讲话，上级文件精神，国内外相关信息，本部门、本单位工作进展情况、典型案例、内部简报，兄弟单位的经验、做法，社会各界和群众的反映，各类媒体上的报道、文章，等等，都可以列入材料的范围。在公文写作中，要“按需获取”，善于运用，使公文“饱满”“立体”“增色”“生辉”。对有些材料，还要善于筛选、加工和提炼，使其更好地丰富文章的内容，支撑文章的观点。
材料安排，是公文写作的关键之一。这就提醒起草人员要养成良好的习惯，眼观六路，耳听八方，多读多看，多写多记，学会剪辑，学会综合，做到“思接千载，视通万里”。这样，写作的时候就能够信手拈来，游刃有余。
语言
语言是文章的“细胞”。公文的语言，讲求简洁、准确、庄重、得体、规范。
所谓简洁，就是言简意赅，英国剧作家莎士比亚说过：“简洁是才能的姐妹。”公文应该是，能说一句，不说两句；能说短句，不说长句；能说单句，不说复句。如有一公文，对领导配备秘书作出规定，其中有一句，“凡是男的领导不能配备女的秘书，凡是女的领导不能配备男的秘书”，这就显得啰唆。实际上，用“领导干部不得配备异性秘书”就可以了。
所谓准确，就是词语要达意，不能产生歧义，使人误解。如《××市人民政府关于禁止在本市加工、销售毛蚶的通告》（代拟稿）中，有这样一条，“禁止从水路、陆路将毛蚶运入本市”。这就容易使读者误认为，从空路将毛蚶运入本市是可以的。这就与发文机关的本意产生了偏差。正确的表达应该是，“禁止将毛蚶运入本市”。
所谓庄重，就是语言要平实，不要花里胡哨，不要乱用比喻、夸张、反复等修辞手法。比如说，反映北京下大雪，公文中就不宜出现“燕山雪花大如席”这样的句子，降雪量达到多少就写多少。
所谓得体，就是语言运用恰到好处，符合需要。如，词有褒义词、贬义词、中性词，要注意褒贬之分。像“扬长而去”一般是贬义词，“有口皆碑”则是褒义词，不能混淆。
所谓规范，就是语言要符合组词造句的规则。此外，一些土语、口语、方言、俚语、网络语言等，不宜为公文所用。至于有些看来不太规范，但已被人们认可、常用，报刊书籍也在使用的语言，则另当别论。如“正能量”“给力”等，公文中偶有出现也未尝不可。
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