公文写作格式规范及公文收文发文处理流程

公文写作格式规范及公文收文发文处理流程

公文写作

一、公文基础知识概述

（一）公文的含义：公文是公务文书的总称，是国家机关和企事业单位实行管理、处理政务、事务和社会团体办理公务的工具。

（二）公文的作用：1.规范与约束；

2.领导与指导；3.宣传与教育；4.协调；5.交流；6.组织；7.凭证与记载。

（三）公文写作的特点：1.真实性；

2.规范性；3.特定的作者与阅者；4.政策性；5.权威性；6.实用性；7.规范的体式；8.特定的处理程序。

二、公文写作程序

（一）公文写作前的准备：1.明确意图；

2.确定主题；3.选择文种；4.收集材料。

（二）拟制文稿：首先要拟写提纲；

其次是安排结构。

三、公文要素划分

公文一般由发文字号、标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、页码等组成。

（一）版头

1.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

2.版头中的分隔线。发文字号之下居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关2个或2个以上，则套用同一个文号打印文件，内容可保持不变。

3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行项格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件及附件说明。公文正文的说明、补充或者参考资料。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX“）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。成文日期中的数字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

8.特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（三）页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文－起装订时，页码应当连续编排。

（四）用纸、印装格式等事项

1.公文用纸幅面规格，一般采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。张贴的公文，如通知、通告、公告等，其用纸大小根据实际情况而定。

2.公文的书写、排版，文字一律从左至右横写、横排。

3.如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

4.一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

6.版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

7.双面印刷；页码套正；印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

8.装订要求，公文应当左侧装订，不掉页。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

公文处理

一、公文发文处理

1.概念：是指以本机关名义制发公文的各项工作过程。包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。程序之间环环相扣，彼此相连，以不可逆的顺序来完成公文的制发工作。

2.流程：

拟稿。就是草拟公文的初稿。各部门拟稿人要按公文的基本格式拟定初稿，要求认真细致把好公文质量关。

核稿。即对公文草稿进行审核。按照“谁起草谁负责”的原则，由拟稿人员依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容、文字等进行全面的初审，然后交由部门负责人审核，严把政策法律关、文字逻辑关和公文格式关，核稿人要在发文稿审批单“核稿”栏签名。

会签。各职能部门的公文草稿经拟稿人、部门负责人审核后，由拟稿人送分管领导审核，并在发文稿审批单“会签”栏签署分管领导意见；公文内容涉及到其他有关部门事宜的，要事先送有关部门分管领导审核。党政联合行文的需要分别由党委和政府的分管领导审核并签署意见。

签发。签发是领导对文稿的最后审批，公文草稿经分管领导审核、会签后，由镇长或书记签发（党委文件由镇党委书记签发，政府文件由镇长签发，党政联合发文的由党委书记签发），签发后的文稿即成为最后定稿。

校对。拟稿人负责校对工作，在印制前要以公文定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。

编号。拟稿部门将签发的最终定稿及电子版递交至党政办，领取文号。

缮印。拟稿人负责对经领导签发后的文稿进行印制，在缮印过程中，必须做到：

（1）必须以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发领导批准。

（2）严格按公文格式进行排版，做到版面清晰、美观。

（3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底稿、废页也要管理好，防止泄密。

盖查。

分发和归档。由拟稿部门分发，党政办保存电子版及纸质版。

二、公文收文办理

1.概念：是收受公文并从中提取有关信息、处理各种公务的活动。是收发机关履行其法定职能使公文产生实际效用的过程。范围指机关自收到公文直至阅办完毕的全部过程。具体环节如签收、登记、审核、拟办等。

2.流程：

签收、登记。各站所室收到公文后，登记填写《文处理笺》，送至相关领导审签。

传阅。审签后由承办站所室分发至相关领导传阅，并作好记载。

存档。传阅后的文件由承办室交到党政办统一存档。