技术文件管理办法

第一篇：技术文件管理办法

技术文件管理办法

一、目的

规定本公司技术文件的编制、审核、批准、更改、发放、借阅、复制、使用和保管要求，确保相关部门使用的技术文件有效性和完整性。二、适用范围

适用于本公司工艺文件(工艺图纸和作业指导书)、设计文件(设计图纸)、外来技术标准(公司企业标准、国家和行业标准)和本公司自行编制的检验规范/规程等技术文件的管理。

三、职责 3.1 文控中心

a)负责内部技术文件的编号、发放、归档、使用和借阅的管理； b)负责外来技术文件的识别、发放和归档。3.2 各相关部门负责技术文件的编制、审核、批准。四、工作程序

4.1 技术文件编制、审核、批准的管理

4.1.1 各部门针对产品的要求，根据行业标准，参考有关资料，制定规程、工艺、标准等技术文件，必要时组织公司有关人员参与制定。4.1.2 各部门编制的技术文件由各部门领导审核，由总经理批准。4.1.3 本公司编制的技术文件批准后，由文控中心登记发放，对失效或作废的技术文件应由其一并收回，并予以集中归档。

4.1.4 任何部门及其个人对收集到的如国家标准、行业标准等外来文件，均应移交到文控中心归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由文控中心负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止

文件误用。

4.2 技术文件的更改

4.2.1 在使用中发现技术文件有差错或需进行更改，由原编制部门进行更改，若指定其它人员更改，更改实施者应取得相应的背景资料。4.2.2 技术文件更改后，应执行本文件4.2.2条款的要求。

4.2.3 使用技术文件部门的任何人员均不得擅自更改文件，若有更改需求，应向质量部提出更改申请，由质量部确认后方可按本文件规定的要求实施更改。

4.2.4 当发现擅自更改或不执行情况，质量部开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反公司规章进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。4.3 技术文件使用的管理

4.3.1 文控中心接收技术文件时应仔细检查文件的完整性，如是否有漏页等，确认无误给予接收，并对技术文件进行登记造册，原件存放档案室保管，将其复件存放档案柜中以供各部门借阅使用。

4.3.1 文控中心应妥善保管各种技术文件，并经常检查有关人员对技术文件的使用情况，避免其出现遗失、损坏等现象。如发现技术文件遗失、损坏，应及时报告质量部，由其根据需要，联系相关部门予以补发并重新登记。4.3.2 作废技术文件按照《文件控制程序》关于作废文件的管理要求实施。4.4 技术文件的归档、保存和借阅

4.4.1 文控中心对公司所有技术文件进行收集、整理、登记、保管及办理借阅记录。

4.4.2 工艺文件、技术标准(国标、行标、企标或内控标准)、试验方法标准(国标、行标、内控标准)、设计文件通常情况下保存10年，若因特殊需要

可适当延长2-3年。

4.4.3 技术文件原则上仅供本公司人员借阅使用，确因工作需要或向外部提供时，总经理报告并办理借阅的相关手续，并在规定的期限内予以归还。4.4.4 借阅的技术文件必须保证完整与安全、不得私自拆散、涂改、换页。用毕后立即归还。

4.4.5不得私自转借、复制或供外单位使用技术文件，一旦发现，报请公司领导处理。

4.6 本办法由质量部结合平时执行情况一同监督实施。

五、相关文件

《文件控制程序》

第二篇：技术文件更改管理办法

技术文件更改管理办法

版 本 号：

编 制：审 核：

标 准 化: 批 准：

1.0

范围

本文件规定了XXXXXXXXXXXX公司技术部门（包括产品开发部和产品技术部）下发的技术文件更改原则、程序及方法。

本文件适用于XXXXXXXXXXXX公司签署完整、设有更改栏、并归档的纸质技术文件的更改管理。术语和定义

无 职责

3.1 技术部门负责《技术文件更改通知单》的填写、审批、编号、归档、复制、盖章和发放。3.2 技术文件各使用部门指定的专（兼）职更改员负责按《技术文件更改通知单》实施更改。3.3 采购部负责将更改要求传递给供应商。3.4 技术部门负责技术文件更改情况的检查考核。管理程序

4.1 技术文件更改的一般原则

4.1.1 技术文件的更改必须填写《技术文件更改通知单》。

4.1.2《技术文件更改通知单》由主管技术员填写，并进行统一编号。

4.1.3《技术文件更改通知单》的填写应用词准确，简明扼要，突出重点，只说明更改的内容就行，与更改内容无关的文字、尺寸和图形都可不注出，不能含糊不清、模棱两可或有两种(含 两种)以上的解释，各栏目的填写的具体要求如下：

a)“产品型号”栏：应填写此次更改车型的型号；

b)“更改图样或文件名称”栏：应填写此次更改图样名称或文件名称； c)“产品代号”栏：应填写此次更改车型的开发令号；

d)“更改图样或文件代号”栏：应填写此次更改图样代号或文件代号； e)“所属总成图样名称”栏：应填写此次更改零部件图样所属总成图样名称； f)“实施日期”栏：应填写此次更改的实施日期； g)“更改原因”栏：应选择此次更改的原因；

h)“需作相应更改的零部件”栏：应填写此次更改所涉及的所有相关图样和技术文件的编号或名称；

i)“库存品或在制品的处理”栏：应选择此次更改库存品及在制品的处理方法； j)“发往单位”栏：应选择此次更改发送的单位或部门； k)“签收”栏：此次更改发往单位或部门接收人员签字；

l)“更改内容”栏：应填写此次更改前和更改后的顺序号、具体情况或具体尺寸、处数以及具体更改原因； m)“更改确认”栏：应填写已经更改的图样或文件代号，并签上更改人的姓名及日期。4.1.4《技术文件更改通知单》的编号为ZSJ10·××××-☆☆☆☆，其中××××为顺序号，☆☆☆☆为年份。

4.1.5《技术文件更改通知单》的审批应符合相关规定并签署完整。

4.1.6 技术文件的更改不得降低产品质量,亦不得违反有关标准的规定,更改后的图样及技术文件应正确、统一、完整和清晰。

4.1.7 一个更改项目所涉及到的全部图样及技术文件应成套更改完整。

4.1.8 一个更改项目不得涉及到几个车型，如几个车型都需同时更改时，应分别填写《技术文件更改通知单》。

4.1.9 当更改较大（如零部件设计结构发生变化）或经多次更改的图样或技术文件应换新图或换新文件。更换新图时，应改变图样编号中的设计变更代号，同时应将原图样或技术文件收回。4.1.10 图样或技术文件脏烂、看不清楚、缺损、丢失，责任部门或个人应写出书面申请，经技术部门负责人批准后才能补发（补发时，受控文件应盖受控印章），同时应将原图样或技术文件收回。

4.1.11 收回的图样或技术文件经技术部门负责人批准后统一销毁；收回作废的图样或技术文件，如为法律或积累知识的目的所保留的，均应盖红色“作废”章。4.2 技术文件的更改程序

4.2.1当发现图纸或技术文件与实物不一致时，经论证确需更改的由技术部门负责进行更改，主管技术员填写《技术文件更改通知单》，部门负责人审核，公司主管领导批准。技术文件更改前应注意：

4.2.1.1对装配、互换、可维修性、可检验性等应进行充分论证，必要时，应进行样件检验、试验、试装和道路试验等。

4.2.1.2涉及库存品或在制品处理的，还应经采购部、物管部会签。库存品或在制品的处理应在数量上或时间上给予明确，便于操作。

4.2.2 生效的《技术文件更改通知单》由各部门专（兼）职更改员根据更改内容和要求，对本部门技术文件进行更改，并作好更改确认记录。

4.2.3对于发往供方的《技术文件更改通知单》，由采购部负责及时发到持有相应技术文件的供方，并且各种签收手续应齐全。4.2.4图样或技术文件更改方法

4.2.4.1 更改应使用黑色签字笔，对需要更改的内容用两平行细实线划掉，不允许刮改或涂改（被划掉部分应能清楚地看出更改前的内容），然后填写新的内容。更改后的新内容应正确、完整，字迹应清晰、端正、整洁、大小和位置恰当，不得覆盖更改前的内容。

4.2.4.2 同一次更改时，不论更改几处，都用相同带圈的小写拉丁字母在更改部位附近表示，如第一次更改用ⓐ，第二次更改用ⓑ，第三次更改用ⓒ，依次类推，必要时画一细实线，引向被更改部位。4.2.5 更改应在图样的标题栏或技术文件的更改栏内注明：标记、处数、更改文件号、签名、年.月.日。4.3 考核

4.3.1 技术部门负责不定期地对技术文件更改的执行情况进行监督检查。4.3.2 对未改、错改和漏改的情况，处以有关责任者20元/次的罚款。

4.3.3 对未按相关规定完成审签便擅自进行更改者，处以有关责任人20元/次罚款。相关记录

《技术文件更改通知单》 《文件发放记录表》 《文件回收记录表》

第三篇：电力行业标准化指导性技术文件管理办法

电力行业标准化指导性技术文件管理办法

第一条

为了使电力行业标准化工作适应社会主义市场经济发展的需要,有利于电力行业的生产实际和国际交流,规范电力行业标准化指导性技术文件(以下简称“指导性技术文件“)的管理工作,参照国家质量技术监督局《国家标准化指导性技术文件管理规定》,制定本办法。

第二条

指导性技术文件是为仍处于技术发展过程中的标准化工作提供指南或信息,供科研、设计、生产、试验、使用和运行管理部门等有关人员参考使用而制定的标准文件。

第三条

符合下列情况之一的项目,可制定指导性技术文件:

一、技术尚在发展中,需要有相应的标准文件引导其发展,且不具备制定为行业标准条件的项目;

二、采用国际标准化组织、国际电工委员会及其他国际组织(包括区域性国际组织)的技术报告的项目。

第四条

指导性技术文件不宜由标准引用使其具有强制性或行政约束力。

第五条

中国电力企业联合会负责电力行业标准化指导性技术文件的具体管理工作。

电力行业标准化指导性技术文件由中国电力企业联合会组织草拟、编号,报国家经济贸易委员会统一审批、发布。第六条

电力行业标准化指导,性技术文件的代号由大写汉语拼音字母“DL/Z”构成。

电力行业标准化指导,性技术文件的编号,由代号、顺序号和年号(即发布年份的四位数字)构成: DL/Z xxxx---xxxx DL/Z

代号

Xxxx

顺序号

Xxxx

发布年号

第七条

电力行业标准化指导性技术文件项目列入每年的《电力行业标准制修订计划》,并在《电力行业标准制修订计划》及其他有关文件中,用”DL/Z”注明。

第八条

电力行业标准化指导性技术文件的编写,参照GB/T l 《标准化工作导则》系列国家标准和DL/T600《电力标准编写的基本规定

》。

其中

:

一、指导性技术文件中,凡提及“指导,性技术文件”自身时, 采用“本指导性技术文件“的方式叙述。

二、指导性技术文件的前言中, 还应当说明需要制定本指导性技术文件的理由,采用国际标准化组织、国际电工委员会或其他国际组织的技术报告的编号和名称及其采用程度。同时注明:

“本指导性技术文件仅供参考。有关对本指导性技术文件的建议和意见,向中国电力企业联合会标准化中心反映。”

第九条

指导性技术文件的印刷格式,比照GB/T1.2《标准化工作导则 第一单元：标准的起草与表述规则

第2部分：

标准出版印刷的规定》,将封面和首页上的“中华人民共和国电力行业标准"改为“中华人民共和国电力行业标准化指导性技术文件”，将电力行业标准的编号改为指导性技术文件的编号,取消实施日期,其他各处作相应改动。

电力行业标准化指导,性技术文件由电力行业标准出版单位出版。

第十条

指导性技术文件的复审程序,按照《国家标准管理办法》和《行业标准管理办法》的规定执行。电力行业标准化指导性技术文件发布后三年内必须复审,以决定是否继续有效或转化 为电力行业标准或撤销。

电力行业标准化指导性技术文件转化为行业标准,应当在该行业标准的前言中予以说明。

第十一条

指导性技术文件属科技成果,按《标准化科学技术进步奖励办法》的规定,参与科技成果奖的评定。

第十二条

本办法由中国电力企业联合会负责解释。

第十三条

本办法自公布之日起实施。

第四篇：技术文件

技 术 文 件

1、设备名称：井式气体氮化炉

2、设备型号：RN-80-6

3、设备用途：用于碳钢、合金钢、铸铁、粉末冶金等材料的气体氮化与软氮化处理用。

4、总体设备制造目标：井式电阻炉在设计制造方面总体达到JB/T8195.10-2007间接电阻炉等10部分《RF系列强迫对流井式炉》第5条的基本技术要求，即炉体、炉盖结构牢固可靠，各部位选材经济合理，控制柜美观实用。

5、技术要求： 额定功率：80KW 额定温度：650℃ 额定电压：380V 相数：3相 元件接法：Y Y 空升时间：≤2h 空耗功率：≤12KW 装载量：250kg 控温精度：±1℃ 炉温稳定度：±5℃ 工作尺寸：Φ800×1000 炉壳表面温升：≤40 炉盖表面温升：≤90

6、基本结构：

本电阻炉为周期式电阻炉，由炉体、炉衬、炉罐、水冷密封电机总成、炉盖升降系统、加热元件、氮势控制及温度控制系统等部件组成。

炉体外壳采用优质A3钢板及型钢卷制焊接而成；炉衬彩用节能、环保型全纤维模块组装而成，共具有耐高温、导热率低，在1000℃时为轻质砖的38%，密度小，质量轻，为一般耐火材料的1/10-1/20。蓄热量少，基蓄热量仅为一般炉子的1/4左右，因而炉体的升温时间短，抗震能力强，绝缘性能好，化学稳定性能好，在热处理设备中不受一般酸碱的侵蚀。维修简单方便，使用寿命长等特点。加热元件采用高温合金电阻带绕成U型状，用高铝耐火自攻螺钉旋进炉衬中，有效防止短路、导热，维修更换方便，牢固可靠。炉膛中央安置不锈钢炉罐（采用1Cr18Ni9Ti;δ=10m板焊接制成）。炉罐上方有炉盖，盖内安装全纤模块，从而提交它的保温性能，有效防止散热，减轻重量，减少提升机构的运行负载，炉盖的升降方式为机械式，并设有电源行程限位开关，以便炉盖打开时切断炉内电源，确保安全。炉盖与炉罐之间采用硅橡胶密封，并设有水冷装置；炉盖上方装有新型水冷抗腐蚀密封电机（其型号：YLMF-215-4），连接风扇转轴直接压紧在炉盖上，实现完全密封。设在炉盖下端的风扇，借风扇的离心力驱动炉气流向四周，把滴入的渗剂搅动均匀带入气流，气流在炉罐壁上受阻后沿着炉罐内壁与导流罐的通道向下流动到炉罐底部再在风扇中心负压的作用下，气流经底部的孔洞向上流入导流罐，把新鲜的渗剂提供给工件；同时破除停滞在工件表面上的非活性气体层，随之被吸入风扇心部分压区，重新循环；在风扇下常吊挂一个挡风板，以防止气流直接从导流罐上方返回风扇。炉盖上方设有气氛供应、测量、控制装置，配有进水、出水管、排气管、测量炉温用热电偶引入管，氮热传感器插入孔等。

炉罐内设有进气盘管，由上至下盘旋而上，以保证罐内的气体均匀滴入，并设有主控热电偶以便准确地控制罐内温度，为氮势的控制提供精确的温度计算参数。炉体外壳底部设有快速冷却用风机，上部留有冷却排气口，以便工艺需要时实现快速降温。

7、电控工作程序：

（1）主供电回路采用三相四线制，380V50HZ三相交流电，电压波动范围≤10%。主要供电回路设计有电压指示，电流指示仪表，指示线路电压及设备工作时主控回路供电情况，加热元件供电通过快速熔断器保护由固态继电器直接供电，实现了无触点控制，调整细微可靠。电机等电器经自动空气开关保护接入主供电线保护，使得电机等电器用电更加安全可靠，控制回路电压220V，经熔断器加到各控制元件上。线路送电后，电源指示灯亮，控制线路进入准工作状态。按上按钮开关设备启动回路接通通电，经自保触点及控制触点便控制线路进入工作状态设备启动。设备启动指示灯亮。控温仪表指示当前温度，记录仪表开始进入记录状态。设定控温仪表温度，控制输出至按设定温度与当前温度之差进行PID运算，按结果输出控制信号，当加热回路接通时，控制信号加到固态继电器控制端，实现加热控制。加热控制回路由控制冷却风扇的自动空气开关引入，以保证只有在冷却风扇工作时才可加热，保证固态继电器可靠散热。打开加热控制旋钮，通电，加热控制指示灯亮，固态继电器控制回路接通。当温度超过设定报警温度时，报警继电器接通，加热控制回路断电，同时设备报警回路各装置接通，灯光、声音报警。电机等电器控制由独立的控制回路控制。

（2）电炉温控采用日本进PID智能数显调节仪并配备记录仪，执行元件采用北京汇捷能三相电力调整器，低压电器采有国内知名专业厂家的优质产品，确保元器件质量的稳定可靠，使控制柜系统能长期稳定运行，并采用串级控制方式，罐内主控、罐外辅控的方式。按照欧洲标准采用双温双控即两套独立的从热电偶控制仪，执行元件形了闭环路控制系统，当主控出出故障时，经操作者进行简单的调整，由辅助系统继续控温，温度控制系统设有超温报警，一旦出现故障自动切断加热电源，并立即发出声光报警，所有电机均设有连锁保护，执行元件具有移相调压、过零调功两种方式。带有手动自动转移，最大功率限制可预设输出限辐，适合低、中、高温区的三组不同PID参数，15秒上电缓输出特性，可预留RS/232、485通讯接口（客户选配），以便实现生产过程中智能网溶化管理，此系统具有性能稳定、控温准确、精密高、噪音小、节能、使用寿命长、运行成本低等特点。

（3）控制系统能保证在额定条件下正常工作，每天24小时连续运行各部位的温升值不超过JB2851-92《工业电阻炉温度控制柜》的规定值。

（4）每个加热区均设有短路，断偶超温保护及声光报警，并具有报警后实时切断定回路功能。

（5）控制柜包括总电源开关、电度表、电流、电压表、空开、接触器、互感器、加热元件逼断等的逻辑互锁关系，以确保设备安全。（6）电控系统及控制柜执行标准包括： IEC92-201 系统设计通则

IEC92-302 设备、开关设备和控制设备 IEC92-504 控制和仪表 GB4720-84 低压电器电控设备 JB2851-92 工业电阻炉温度控制柜

8、智能可编程氮势/温度控制仪

HT3000NH氮控仪是一种高性能、低价格的通用性智能氮控仪表，超强功能，轻巧结构。具有大屏幕液晶显示，全中文界面，实时显示工艺曲线，支持打印功能，实时打印工艺记录，可在线记录氢传感器使用时间。

多种控制输出方式，具有PID控制功能，4路天关量输出，2路0-20mA或4-20mA摸拟量输出，可驱动伺服机构，连接记录设备。

氮势控制精度：±%氨分解率，自动/手动工作模式，可在线任意切换。编程功能 ：温度和氮势都可以在仪表上进行程序控制，60组6段可编程功能（包括温度曲线和氮势曲线），也可根据用户的要求增加减少，段与段之间可任意链接，最多可组成360段程序，各段的温度、氮势由氮控仪统一管理，统一指挥，确保温度氮势同步控制。工艺程序可由用户编制修改并由仪表自动记忆保存，以便以后调用。

断电及安全保护功能 ：断电后来电自动接续运行，低温自动切断气氛供应，确保安全操作。

报警功能：仪表可带2个报警点，报警方式可在菜单上自由组合，具有氮势异常、程序段结束及工艺结束报警功能。通讯功能：具有双路RS485通信接口。打印记录功能：支持外接记录仪和打印机。下接温控仪：8台，温度氮势统一管理。

采用氢传感器作为氮势控制传感器，利用本公司自行开发的氮势数学模型，可准确地测定炉气氨分解率。

氢检测器电源自动开关，自动记录氢检测器使用时间。氮势传感器氢分析仪： 输出信号0-100mV对应0-100%HZ。分解率模拟传送：1-5V对应0-100%的氨分解率。氮势控制精度： ≤+3%HZ

9、智能氨分解率测定仪/氢传感器HT3000H 氨分解率测定仪是热处理行业中测量氮化炉气氛中的氢气及氨分解率的专用仪表。它可以连续测量氮化气氛中的氢气百分含量，同时根据仪有内的数学模型连续计算炉气中的氨分解率，并由显示屏显示出来。

它可以代替目前使用的人工测量氨分解率的装置，实现氨分解率的自动连续测量；还可以作为渗氮或氮碳共渗热处理计算控制的传感器；连续测量炉气中的氢气含量，与氮势控制仪或计算机氮控系统配套，实现氮控制气氛的氨分解率、氮势及渗氮、氮碳共渗工艺过程的全自动化控制。

该仪表具有智能显示，数字调节零点及终点、上下限报警，测量值补偿等功能；同时具有体积小、重量轻、操作方便、抗干扰性能强、使用稳定可靠等特点。

10、技术资料：

供方向需方提供下列中文资料，设备平面布置图、地基图、电气原理图、设备总装图、使用说明书、质量保证书、主要外购件说明书。

11、技术培训及服务范围

甲方负责设备的安装就位以及所配套的全体管路、水路、电源和动力用电源线。供方派人协助需方安装，免费调试，免费对需方人员进行操作、维护方面的培训工作。

供方在现场施工调试工作时，需方派人全力配合，并给予生活交通方面的照顾。基础工程由需方负责，并提供水、电、气、焊等设备供供方现场施工时使用。安装调试、最终验收所用的工具、量具均由需方自备，测试仪器仪表除炉子配套所有外，其它均由需方计量中心负责。

由于该设备部分部件需现场施工调试，估计施工及调试所需时间约10天左右。

12、设备验收：

外观质量、附近件及工具、技术参数试验和检验、冷态运转试验、技术资料检验、热态（试炉）试验（表料运行由双方共同负责）

13、检验技术和依据：

（1）按双方签订的技术协议合同附件执行。（2）有关国家专业技术标准和技术规范

GB/T10067.4《电热装置基本技术条件 第四部分 间接电阻炉》 GB/10066.4《电热设备试验方法 第四部分 间接电阻炉》 JB/T7629-94《耐火纤维炉衬的设计和安装规范》 JB/T2851-92《工业电阻炉温度控制柜》 GB/T9452-2003《热处理有效加热区测定方法》 JJG3511-96《热电偶检定规程》 JB/DQ5071-92《筑炉守则》

14、终验收：

验收由双方共同负责。最终验收重复前12验收的全部内容，合格后双方签署最终验收报告，从即日起设备保修期为壹年。

15、设备包装标准：

本厂所有设备在运输、包装均依据GB/T13384机电产品包装通用技术条件，JB/ZQ4286包装通用技术条件及姜堰市华泰电热设备有限公司的企业标准。产品包装前按GB4879《防锈包装》的要求进行除锈、清洗、涂油。

16、售后服务：

从最终验收签字之日起，设备保修期为壹年。我方终身免费为需方提供技术服务，保证设备的正常运转。保修期满后，供方以最低出厂价提供需方所需的一切备品备件。要保修期内（无人为因素情况下），如设备发生故障，在接到需方通知后，立即有人应答，并在四十八小时内派人赶赴现场提供服务。

姜堰市华泰电热设备有限公司

第五篇：文件管理办法

文件管理办法

一、总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转发

和统一归档并负责组织、编制、更改和公司一般性文件。

二、体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一

归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文

三、采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。

四、文件的审批：公司管理性文件由总经理审批；公司技术

性文件由主管领导审批；采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批；新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。

五、文件发放：公司下发的文件，由文件管理部门与文件起 草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。

六、管理：文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从

本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录；文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。

五、文件的收、转、发

1、公司起草发布的文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。

2、当文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。

六、文件损坏/丢失：文件在有效期内丢失或损坏，应由丢

失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。

七、文件的领取及保存：领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。