通知的格式与

第一篇：通知的格式与

通知的介绍、写作格式与范文

一 通知的适用范围及特点

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布文件；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。

通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中最常用的一种公文，使用范围相当广泛。

通知具有三个特点：

1．使用范围具有广泛性。通知不受发文机关级别高低的限制；对通知的行文路线限制不严，主要作上级机关对下级机关、组织对所属成员的下行文，但平行机关之间、不相隶属的机关之间，有时也可使用通知知照有关事项；通知写作灵活自由，使用比较方便。

2．文种功用多具有指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署和布置工作、批转和转发文件等，都需明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么，怎样做，达到什么要求等。一部分通知对下级或有关人员有约束力,起指挥、指导作用;另一部分通知则主要起知照作用。

3．有明显的时效性。通知事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。有的通知如会议通知，只在指定 的一段时间内有效。

二 通知的主要类型

根据内容与作用，通知可分为以下几种类型：

1．指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施，不宜用命令(令)发布的，可使用这种通知行文。指示性通知往往带有强制性、指挥性和决策性的特点。

2．批示性通知(批转、转发性通知)。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。这类通知包括批转性和转发性两种。批转性通知，适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发，需在标题中加“批转”两字；转发性通知是“转发”有关文件的通知，同样需在标题中注明“转发”字样。

3．事项性通知(工作通知)。要求下级机关办理某些事项，除交待任务外，通常还提出工作原则和要求，让受文单位贯彻执行，具有强制性和行政约束力，这种通知，便属事项性通知。有些工作任务，不宜采用命令和意见行文的，可使用这种通知。

4．知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章，更改电话，更正文件差错等，都可用这种通知行文。

5会议通知。即告诉有关单位或个人参加会议的通知。

三 通知的结构和写法

各种类型的通知各有不同的写法。以下介绍各类通知标题和正文的一般写法：

1．标题。写在第一行正中。通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：

(1)省略发文机关。如果标题太长，可省略发文机关。如“关于县级市经济管理权限的通知”，这个标题便省略了发文机关。省略发文机关的标题很常见。如果是两个单位以上联合发文，不能省略发文机关。

(2)省略多余的“关于”和“通知”字样。发布性和批转性通知的标题由“发文机关＋发布(批转、转发)＋被发布文件标题＋通知”构成。被发布、批转、转发公文为法规、规章时，一般应加上书名号，有时由于被批转、转发公文标题中已有“关于”和“通知”字样，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可保留末次发布(批转、转发)文件机关和始发文件机关，省略去多余的“关于”和“通知”字样。否则，就会出现一个标题中有多个“关于”和“通知”的现象，显得很长，读起来也拗口。如：“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知〉的通知》”。这个标题有四个层

次，用了三个“关于转发”，两个“的通知”，很不顺口。可把这个标题简化为“××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知”。至于被省、地区等转发过的内容，可在转发意见中交待清楚。

(3)省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只写文种“通知”二字。

2.称呼。写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)

3．正文。另起一行，空两格写正文。通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法：

(1)指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。

指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。

(2)批示性通知(批转、转发性通知)的写法。批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为“批语”，把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语的内容主

要有如下三个方面：

1)说明批转的目的或陈述转发的理由；

2)对受文单位提出贯彻执行的具体要求；

3)根据具体情况做出补充性的规定。

用通知批转或转发下级机关、不相隶属机关和上级机关的公文时，对被批转和转发的文件已起到了一种公布、认可或推荐的作用。从构成上看，这种通知由批语部分和批转或转发文件组成，批语和被批转或转发文件都不能单独作为一份文件。如果批语脱离被批转或转发文件，没有实际依托内容，不能单独行文；如被批转或转发文件离开批语则不能纳入通知的内容，不能体现发文单位的意图，没有批语予以的权威性和合法地位。

(3)事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。

第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。

第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此也有人称之为“工作通知”。

第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。

写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。

(4)知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。

(5)会议通知的写法。会议通知依据其不同类型，有不同的写法。通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等,通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。

供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，正文开头可不写受文对象，应在通知事项中说明会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。语言力求简短、明白。

(6)任免通知的写法。任免通知的写法比会议通知更为简单，一般的固定格式是：按任免决定写上任免人员即可

转发的是通知的话，省略第一个“关于”和最后的“的通知”

转发的是非通知的话，在“转发”前加“关于”，在后面加“的通知”就可以了。

4.落款。分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。要写明发文单位、联系人、发文日期并加盖公章。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

四、通知范文

通知范文一

关于加强机关值班、加强机关安全

保卫工作的通知

各乡镇党委、政府，县直各部、委、局、办、中心：

时至年底，全县各种不稳定因素增加，治安形势比较严峻。加强值班工作，加强安全保卫工作显得尤为重要。然而，近一段时间以来，我县一些单位和乡镇在机关值班和安全保卫方面存在一些问题。有的单位平时不安排值班，公休日、节假日期间更是无人在岗，值班制度形同虚设；有的单位领导不带班，只有一般工作人员守摊子；还有的单位连值班室、值班电话都没有设立，有些单位和乡镇安全保卫工作制度不落实，管理松懈，导致发生入室盗窃等问题。针对这些情况，现就进一步加强值班、做好机关安全保卫工作提出如下要求：

一、提高思想认识，加强组织领导。机关值班和安全保卫工作是各级机关搞好自身管理的重要组成部分，是维护机

关工作秩序、保持上下联系畅通的必要保证，也关系到整体工作的大局。各级各部门一定要站在讲政治、讲大局、讲稳定的高度，充分认识加强机关值班和安全保卫工作的重要性，真正摆上重要位置，认真研究和及时解决工作中存在的问题。各级党政主要领导要高度重视，加强领导，督促检查。该投资的要舍得投资，经费缺乏的要增加经费，人员不足的要配齐配强。特别是对全体机关干部，要切实加强机关安全教育，牢固树立维护稳定意识和安全防范意识，坚决克服各种麻痹松懈倾向，坚定维护机关良好秩序和稳定局面。

二、采取有效措施，落实完善制度。做好机关值班和安全保卫工作，必须配备好值班和安全保卫人员，认真完善和落实各项规章制度，加强管理和检查，形成制度化、经常化的防范机制。结合当前实际，全县各级机关必须做到以下两点：一是认真落实机关值班制度。县直机关和各乡镇机关要坚持实行常年值班制度，确保每天24小时不间断有人值班，并要由一名班子成员带班。没有值班室、值班电话的要抓紧设立。对值班期间发生的重要情况和重大事件，要按照有关规定迅速上报，及时采取应对措施。二是加强安全保卫工作。各乡镇和县直各部门要建立健全机关安全保卫工作制度。凡是有机关大院的单位，都要确定专门的安全保卫人员，配齐配好必需的工作生活设施，加强巡逻，严明责任。特别是重点部门、要害部位要严防死守，确保万无一失。

三、强化监督检查，严肃追究责任。从现在起，无论是上班期间，还是公休日、节假日，县委、县政府将对值班和安全保卫工作采取电话检查、现场检查等方式进行定期不定期地督查。电话查岗时无人接听，一律视为无人值班；现场检查时要求值班人员在岗，各项制度健全。对措施落实不到位、不按时值班的单位要进行通报批评。对因误岗、漏岗、工作失误导致出现失盗失火、财物损坏、人身伤害事件的，将按照规定严肃追究有关人员与主要领导的责任。

某某县人民政府办公室

2010年10月7日

通知范文二

通知

原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期，具体比赛日期经两校协商后，另行通知。

另，午后的体育活动改为文艺活动，由各班按预案组织实施。

教务处

2010年10月9日

通知范文三

通知

各分公司各厂：

为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总公司决定召开1999年度 安全生产工作会议，现将有关事项通知如下：

1．参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。 2．会议时间：5月3日，会期1天。

3．报到时间：5月2日至5月3日上午8时前。 4．报到地点：第二招待所301号房间，联系人：赵爱国。5．各单位报送的经验材料，请打印30份，于4月20日前报公司技安科。

特此通知

××总公司

二〇一〇年四月十五日

第二篇：通知格式与

一、通知的格式

通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。

1、标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上 通知的主要内容。

2、称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)

3、正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。

开会的通知要写清以下几点：

① 开会的时间

② 开会的地点

③ 参加会议的对象

④ 开什么会

⑤ 还要写清相关的要求

布置工作的通知要写清以下几点：

① 要写清所通知事件的目的② 要写清所通知事件的意义

③ 要写明具体工作要求

④ 要写明具体的做法

指示性通知要写清以下几点：

①工作来由，即引言。

②工作内容

③工作要求

④小结:对受文单位提出总的要求和希望。

4、落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

5、写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

二、通知范文

通知范文一

通知

各分公司各厂：

为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总公司决定召开1999 安全生产工作会议，现将有关事项通知如下：1参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。

2会议时间：5月3日，会期1天。

3报到时间：5月2日至5月3日上午8时前。

4报到地点：第二招待所301号房间，联系人：赵爱国。

5各单位报送的经验材料，请打印30份，于4月20日前报公司技安科。

特此通知××总公司

××××年4月15日

第三篇：通知与启示

通知与启示

１．通知

通知是上级对下级、组织对成员部署工作、传达事情或召开会议所使用的一种文体。同级单位有什么事情要互相讨论或协商，也可以互发通知。另外，凡婚丧喜庆及某一特殊事务发生，对至亲好友或有关人士都应该及时发出通知。通知有两种：一种是以布告的形式，把事情通知有关人员，如学生、教师、会员、读者、听众、观众等；另一种是以书信的形式，把事情传达给有关人员。通知有一定的格式和要求，要言简意赅，要热情，更要及时。一般来说要注意以下几点： 1）通知正文上方的正中间往往写有“Notice”的字样。2）发布通知的单位名称写在正文右下角或正文前面。3）发布通知的日期写在左下角。

4）发布通知的单位和被通知的对象一般都用第三人称。

5）如果正文前使用了人称谓语，对被通知的对象则应用第二人

称。6）为文娱或体育节目等而出的通知就是海报(Poster)。

例如以下是外语系办公室通知全体师生开会的通知，通知是这样写的：

Announcement

All teachers and students in our department are requested to meet in the meeting room on Wednesday, Sept.18, at 2: p.m.for a report about new tendency of foreign language study.The Office of the Foreign Language Department

Sept.13, 2004 范例１

有时，为了引起大家的注意，通知也可全部用大写字母，书写格式也可随意。例如：

NOTICE

A LECTURE WILL BE GIVEN

ON

CONTEMPORARY AMERICAN LITERATURE

BY VISITING PROF.CORNELL IN CLASSROOM BUILDING NO.102

ON SAT.APRIL18.AT 3:00 P.M.ALL ARE WARMLY WELCOME APRIL 15, 1992

译文：

讲座通知

主讲人：访问学者康奈尔教授

题目：当代美国文学 地点：教学楼102教室 时间：4月18日下午3:00

欢迎各位出席 1992年4月15日

２．启示

机关、团体、个人在有什么需要公开向大家说明或者希望大家合作办理事情时，把它简明扼要地写出来，张贴在公共场所或登在报刊、杂志上的短文，就是启示。启示不具备法令性、政策性，因而也没有强制性和约束性。启示的对象可参与启示中所要求的事，也可以不参与。英语启示的写法，一般是：

1）在正上方写启示的名称，如Found, Contributions Wanted, Correction等;2）在低于启示名称的右上方写启示的日期，如February 2nd, 2004或 2 February，2004

3）在正中写启示的内容，一般应包括目的、意义、内容、形式、要求等； 4）末尾右下方写启示者的单位姓名。

启示的种类繁多，分为以下几种：遗失启示、招领启事、征稿启事、迁移启示、更正启事、订婚启示、出生启示等等。

范例：

Lost

Sept．4，2004

I was so careless that I lost my school bag when I was studying in the library yesterday.As you know, schoolbag is very important for me as a student because several necessities were in it, including my English-Chinese Dictionary of Contemporary English, my three textbooks and a notebook.As our final examination is coming and time is flying, I am too anxious to get them back so that I can prepare for the exam.Will the finder please ring me up to fetch it back? I will sing a sweet song for you as a reward, my dear friend.Loser

Li Ming Address: Room 409, Student Dorm.2 Tel: 7765432

练习：

1．写一张关于沈阳对上海队的足球比赛的海报。

时间: 10月4日下午三点。

地点: 虹口体育场。

并通知票数量有限，欲购从速。

体育组 2．你的儿子丢失。请写寻人启事，启示包含以下内容： 1）孩子出生年月 2）孩子特征的描绘 3）联系方式

3．请写一个海报，通知英语系的学生和教师有关英语竞赛的事宜，包括： 时间、报名的最后期限以及奖励办法。

第四篇：通知的格式与

通知的格式与范文

根据性质和使用范围，又可分为规章、法规性通知(如《国务院

关于发布〈工商企业登记管理条例〉的通知》);批转、转发性通知(如《国务院批转民政部等部门关于扶持农村贫困户发展生产治穷致富的 请示的通知》);贯彻、周知性通知(如《劳动人事部关于设立“劳动保护科学技术进步奖” 的通知》)。

公文类通知在写作时要按公文要求进行，此处不作详细介绍。

事务类通知日常应用较多，多用于系统内或单位内布置工作、传达事情、召集会议等。

事务类通知有时也以书面形式发出，但并非正式公文(明显标志是无公文号)。有时直接在单 位内部告示栏写出(或张贴)而不另行文。

事务类通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。

①标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上 通知的主要内容。

②称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)

③正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。

④落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

例文：形成文书的事务性通知：

通知

各分公司各厂：

为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总公司决定召开1999 安全生产工作会议，现将有关事项通知如下：

1.参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。

2.会议时间：5月3日，会期1天。

3.报到时间：5月2日至5月3日上午8时前。

4.报到地点：第二招待所301号房间，联系人：赵爱国。

5.各单位报送的经验材料，请打印30份，于4月20日前报公司技安科。

特此通知。

××总公司

××××年4月15日

第五篇：通知与会议纪要

公文的基本常识

（整理：谷士禄）

第三课 通知与会议纪要

第一节 通知

一、文本特征

通知是发布行政、党委规章制度，传达上级指示，批转下级文件，转发上级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和需要周知和共同执行的事项时使用的文种。通知是党委行政公文下行文中适应性最广，使用频率最高的一个文种。

二、文种类型

（一）它可以象命令去发布规章制度，这种通知叫“发布性通知”。当然，这只局限于内部行文发布本单位规章制度，不能象命令那样在社会上公开发布。

（二）它可以象指示那样向下级机关传达内容，这种通知叫“指示性通知”。当然，它与指示并不完全一样。区别在于：通知一般是以机关办公部门名义行文，而指示则必须是以领导机关名义行文；通知是指示的原则性与告知的规定性相结合，而指示则偏重于阐明工作上的原则。

（三）它具有中转的功能。如上级、同级、不相隶属的单位的来文需要用它转发给所属下级，这种通知叫“转发性通知”；下级来文需要批转给所属下级单位时，这种通知叫“批转性通知”；通知用来告知上级规定应办之事，称作“规定性通知”；用来任免职务的通知称作“任免性通知”；用来通知会议的，叫做会议通知；用来告知一般应办事务，叫做事务性通知。

三、通知的写作方法

（一）发布性通知的写作方法：

标题，由发布机关、发布法规名称及文种三部分组成。正文：一般包括两点：开头讲明发布的是什么法规，然后提出贯彻执行的希望与要求。

（二）指示性通知的写作方法： 标题：发布机关、要发布的内容和文种。

内容：可以开门见山先点出问题；然后叙述所面临的形势任务；最后提出解决问题的对策、具体要求和原则号召。

推荐文章：《中共中央关于同国民党进行和平谈判的通知》（《毛泽东选集》第4卷，1945年8月26日）

（三）批转、转发性通知的写作方法：

标题：批转文件机关、事由和文种。注意：在标题里除批转的文件是法规性质的文件外，一般不要加《》书名号。

正文内容：通常包括三层意思。一层是表明态度，即对批转、转发的文件表明肯定的态度。二层是强调意义，即对批转、转发的文件中的事项予以强调，以引起读者的注意。三层是提出要求。

推荐文章：《国务院批转国家体改委关于在治理整顿中深化企业改革强化企业管理意见的通知》（国发【1990】33号，1990年5月23日）

注意：上级转发下级的文件叫批转。意思是批准批示并转发。如果转发的文件是上级的、同级的或不相隶属单位的来文，不能使用“批转”二字，应当用“转发”。

（四）规定性通知的写作方法：

标题：发布通知的机关、发布的事由和文种。

内容：开头，先交代制文的目的、依据。然后分条列项说明问题。特点：层次清晰，简明扼要。

推荐文章：《国务院办公厅关于特别重大事故报告工作有关问题的通知》（国办发【1990】30号，1990年6月5日）

四、写作要领

（一）要着眼于实

制发各类通知的目的都是为着解决实际问题，因此必须着眼于实。有的通知不仅要提出问题，而且要分析问题，拿出解决问题的办法，如指示性通知。也有的通知内容比较简单，如事务性通知。更简单的就是批转、转发、任免、会议等通知，不用提出问题，也不用分析问题。

（二）要防止滥用

因为通知具有多功能作用，这就要求我们严格对待，按照党和政府公文法规所明确通知涵义去办文，切不可滥用。比如，下行文不可千篇一律使用通知，电视、电台、报纸的广告宣传应该用“启示”、“声明”的事项，不可用“通知”。滥用通知有损于通知的严肃性。

（三）要一目了然

制发通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上主题明白显露，一般要开门见山，先用寥寥数语讲明制发通知的原委、依据及目的。就要在层次安排上坚持先总后分，先撮要（摘取要点）再分条，一条只讲一意，条条相对独立。

第二节 会议纪要

一、文本特征

《国家行政机关公文处理办法》规定：“传达会议议定事项和重要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用会议纪要。”

《中国共产党各级领导机关文件处理条例》中规定：“记载和表达会议主要精神和议定事项用会议纪要”

综合以上规定精神，我们可以这样下定义：会议纪要是对会议的目的、决定的事项、要求加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作的公文。

二、会议纪要形成的过程

第一、有重要事项需要开会研究、贯彻落实； 第二、有客观完整的会议记录；

第三、文秘人员对会议记录进行筛选、整理； 第四、由会议主持机关审定制发。

三、会议纪要的分类

第一类，通知型会议纪要。企业领导层集体开会决定工作中的一些具体事宜后所使用的一种文件。例如，集团领导班子开会研究解决某二级公司原职工上访问题、军转干部问题、稳定问题等，就可以使用通知型会议纪要。（以纪要形式通知给有关单位处理，也可以以纪要的形式送给国资委，以利于上级掌握我们的工作情况）

第二类，指示型会议纪要。企业对某一范围较大或重要方面的工作会议综合整理的纪要。例如集团领导班子集体开会研究生产经营方面的问题，需要下面抓好落实，可以用指示型会议纪要。第三类，讨论型会议纪要。主要是对一些重大理论、实践课题进行讨论后形成的会议纪要。这类纪要具有参考价值，不具有指挥性。例如，集团党委开会研讨“科学发展观”形成的认识，可以用讨论型会议纪要。

四、会议纪要的写做特点

第一，明确会议宗旨，中心一定要突出

一次会议涉及问题很多，在写纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，切不可面面俱到，否则就不叫纪要了，成会议记录了。

第二，讲究用语，注意条理

上报的会议纪要，应使用对上的语气，如“会议拟定”、“会议打算”等。下发的会议纪要则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。

要注意条理化、理论化。这是纪要与记录的主要区别。会议记录，要把每个人的发言尽量详细的记录下来，而会议纪要则需要对会议讨论的问题进行综合、分析、整理加工。所谓条理化，就是对讨论的问题分类归纳层次要清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力做理论上的概括，当然要使用正确的理论。注意：条理化、理论化不能脱离会议实际强拉应拽。

第三，忠实于会议精神，做好记录

会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲的增减、更改内容，不能添枝加叶。在书写过程当中，感到有的地方必须有所增减时，要经有关主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员意见。会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性素材，只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，保证纪要的质量，做到准确无误。

会议记录要使用规范的封面纸、记录纸。

会议记录封面纸内容应包括：会议名称、会议时间、会议地点、参加人、列席人、会议主要内容。

会议记录纸：用横格纸。

注意：会议记录封面纸、会议记录纸各单位应统一印制，不能五花八门。一年要统一归一次档，否则就失去记录的意义了。

会议纪要的写法大同小异，都要做到开门见山，实事求是，对问题的处理恰当，表述准确，观点鲜明，语言生动，文字简练，格式规范。

五、会议纪要的发布形式

会议纪要的发布形式有三种:一是用专用版头印发；二是用通用版头印发；三是用其他形式印发。

（一）专用版头，根据会议纪要的分类确定版头形式。在党的机关，常用的会议纪要分类及版头有:“中共x x常委会议纪要“、“中共x xx委员会会议纪要”、“中共xx x委常委办公会议纪要”；在行政机关，常用的会议纪要分类及版头有:“xx x人民政府办公会议纪要”、“xx x人民政府市长会议纪要”等。其字体大小，与通用的版头(发文机关标识)制作标准相同。

（二）通用版头。普通文件所用的版头。如x x齿轮集团有限公司文件就是通用版头。

（三）其他形式。如用通知的形式转发。政府机关一般用专用版头印发会议纪要，企业一般用普通版头印发会议纪要。

（四）会议纪要的发文字号，标题，成文日期和正文

用专用版头或普通版头印发会议纪要，都要和正式文件一样有发文字号，比如经营会纪要[2008]01次。

标题包括单位名称、事由名称、文种。比如，××集团公司关于×××的会议纪要。

会议纪要成文日期，要居中标注在标题之下。

正文，一般有开头、主体两个部分，有的还有结尾部分。主题词，抄送机关与印制版记已讲过（略）

（五）正文三部分的基本写法：

开头部分。简明扼要地撰写会议的概况，主要包括会议的目的、主题、召集单位及主持人，会议时间、地点、参加单位及参加人员，会议就什么问题进行了讨论，哪些领导干部到会并在会议上讲了活、发了言或进行了总结，会议的效果等。然后以过渡语“会议议定了以下事项”承上启下。

主体部分。撰写会议研究的问题、讨论的意见、议定的事项或作出的决定等。议定的事项包括对会议研究问题的处理意见、今后的工作任务及实施措施和要求等。主体部分是会议纪要的核心，在撰写之前，要认真地做好会议记录，作为撰写会议纪要的依据。要根据会议的内容，认真进行综合分析、概括提炼和加工整理，把会议的主要精神和成果反映出来。其结构安排有四种方法：①按会议研究的内容(问题)的顺序撰写，逐个说明会议研究的问题及处理意见和作出的决定等。这种方法符合综合性会议的会议纪要，一个一个问题分开写明、写清为止。②把会议研究的内容(问题)归纳分类，然后分项撰写。这种方法符合重要的座谈会、学术会议、研讨会和会议内容比较复杂的工作会议的会议纪要。③按事物发展的规律来写。这种方法符合专题或专门性会议的会议纪要。一般包括对过去工作的评价、对当前形势的分析、对未来工作的总要求和总任务以及应采取的措施等。④按专题分项进行撰写。这种方法适用于研究具体工作的会议纪要，即会议研究的议题所涉及的事项要一一交待清楚，包括对研究事项的定性和处理意见等。每一个部分或每一个自然段的开头，可以用序数，也可以用冠以会议纪要的专用开头语，比如，“会议认为”、“会议强调”、“会议决定”、“会议指出”、“大家提出”等。

结尾部分。一般包括提出希望、号召和贯彻会议精神的要求。全局性、综合性的会议纪要可写结尾部分；一般的会议纪要，主体部分写完，正文自然结束，没有结尾部分。