文件材料分类、组卷方法[五篇范文]

第一篇：文件材料分类、组卷方法

一般建设工程文件材料分类、组卷方法 查阅数：29

一般建设工程文件材料分类、组卷方法

第一卷：（永久）

建设计划(立项)、初设、规划、征地、拆迁安置的报告、批复、通知、意见书、协议书、许可证、使用证、红线图

（编制单位：建设单位）

第二卷：（永久）

建设招投标、施工图设计审查、质量监督、绿化、环保、防震、防雷、消防审核、施工的报告、通知书、合同、委托书、意见书、许可证（编制单位：建设单位）

第三卷：（永久）

地质勘察、图纸会审、设计变更的报告、通知书、记录、合同书、勘测图

（编制单位：勘察设计单位）

第四卷：（长期）

钢材、钢筋焊接、水泥、砖、砂、石强度试验的报审表、报告、汇总表

（编制单位：施工单位）

第五卷：（长期）

混凝土、砂浆、构件强度试验的报审表、报告、汇总表（编制单位：施工单位）

第六卷:（长期）

桩基检测、地基钎探及验槽的报验单、报告、记录

（编制单位：施工单位）

第七卷:（长期）

基础质量竣工验收、隐蔽检验的报验单、记录

（编制单位：施工单位）

第八卷：（长期）

主体质量竣工验收、结构吊装、隐蔽检验、抄测、沉降监测的记录（编制单位：施工单位）

第九卷：（长期）

装饰（包括楼地面、门窗）、屋面、给排水、电气质量竣工验收的记录

（编制单位：施工单位）

第十卷:（长期）

监理的合同、规划细则、报审表、通知书、报告、总结、意见

（编制单位：监理单位）

第十一卷：（永久）

竣工验收（包括各专项验收）的报告、总结、通知书、备案书、说明书

（编制单位：建设单位）

第十二卷：（永久）

竣工决算验证审计的报告、决算书

（编制单位：施工单位）

第十三卷：（永久）

竣工图签证表、竣工图（竣工图按建筑、结构、给排水、电气、竣工总平面图、地下管线图、电梯安装等部分按图号依序排列，图纸数量较少时合为一卷，若图纸数量较多时，可酌情分卷）

（编制单位：施工单位）

说明：

1、在分类组卷过程中，若某一卷文件材料数量较少时，可与保管期限相同的相邻卷合并组卷；若文件材料数量较多时，可酌情分卷。

2、第十、十一卷卷内主要文件排列顺序

第十卷:（1）监理合同（2）监理规划（3）单位工程质量评估报告（4）基础工程质量评估报告（5）主体工程质量评估报告(6)质量事故处理报告、意见、记录（7）监理总结

第十一卷:（1）竣工验收备案书（2）工程质量监督报告（3）绿化验收意见（4）勘察文件质量检查报告（5）设计文件质量检查报告（6）消防验收意见（7）环境监测报告（8）防雷检测报告（9）竣工验收报告（10）地基与基础分部工程质量验收报告（11）主体结构分部工程质量验收报告

（12）工程竣工报验单（13）工程竣工验收告知单（14）工程质量竣工验收记录（SG-T001）（15）单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（SG-T002）

（16）单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（SG-T003）（17）单位（子单位）工程观感质量核查记录（SG-T004）（18）施工总结（19）工程质量保证书、使用说明书。

第二篇：交工技术文件的组卷与组册方法

交工技术文件的组卷与组册方法

1.1 交工技术文件的组卷与组册。

1.1.1 交工技术文件应分别依次组成综合卷；

土建工程卷；设备安装工程卷；管道安装工程卷；电气安装工程卷；仪表安装工程卷；材料、设备质量证明卷；竣工图卷；监理文件卷；消防专业工程卷；防雷防静电工程卷；其他卷；其中土建、设备、管道、电气、仪表卷又称为专业工程卷（工程施工卷）。

1.1.2 各卷又可分为综合册、专业内容册，特殊情况经公司档案部门协商同意后可将专业内容册并入综合册。各卷分为多册时，第一册应为综合册，其次为若干专业册。

1.1.3 土建工程宜按施工记录、试验记录、工程质量验收记录的顺序汇编组册。

1.1.4 设备安装工程宜按设备位号顺序、安装工序顺序，以“一台一档”的原则进行组册，同一设备的附属设备、附属设施及保温、保冷、脱脂、防腐及隔热、耐磨衬里等应一并编入。

1.1.5管道安装工程（包括室外给排水工程）按系统（介质）、管道编号顺序、安装工序顺序组册，不能按表格种类组册，管道的阀门检验、保温、保冷、脱脂、防腐等应一并编入，册名应反映管线所属系统。当工艺管线的管架、阀门试压、防腐、保温交工技术文件表式所含内容超出系统范围，可单独组册，排序在管道安装工程最后。

1.1.6 电气工程宜按供配电系统设备和系统位号顺序组册。

1.1.7 仪表工程宜按控制、检测系统位号顺序组册。

1.1.8 设备和管道焊接接头的无损检测报告，应符合下列规定，并由被检测工程的施工单位汇入相关工程卷册中。

设备无损检测报告应按设备位号编制，且应有检测位置示意图，检测报告和检测示意图上应有焊缝编号、焊工代号、检测位置编号、返修及扩探等可追溯性标识； 管道无损检测报告应按管道编号编制，且应有单线图或焊缝布置图，检测报告和单线图或焊缝布置图上应有检测焊缝编号、固定口标记、焊工代号、返修及扩探

等可追溯性标识。

施工单位应按管道编号确认管道焊接接头实际无损检测比例，并在单线图或焊缝布置图上标识焊缝编号、固定口位置、施焊焊工代号及检测焊缝位置等可追溯性标识。

1.1.9 材料、设备质量证明卷可按设计文件规定的单元工程或按建设工程项目划分的单位工程组册；材料质量证明文件也可按品种、规格、材质类别顺序组册；设备质量证明文件与产品质量文件也可按设备位号顺序组册。

1.1.10 竣工图按专业进行分类组册，同专业图纸按图号顺序排列。

1.1.11 所有与施工有关的设计变更、现场洽商、材料变更等文件按专业放在相应专业卷的综合册中。工程变更一览表、工程联络单一览表后附相关文件。

1.1.12 消防、防雷防静电工程应单独组卷，可分综合册、材料证明册、专业册。

1.2 监理文件组卷与组册

监理文件应按照监理管理过程中形成的资料、结合石化监理规范、茂名石化委托监理管理的内容确定组卷、组册（见附表10），监理日志单独组册。

1.3声像文件组卷与组册

1.3.1 建设项目声像档案归档主要内容包括：

开工前的原址、原貌的照片、录像；

地基及基础工程、隐蔽工程、重要设备安装的照片、录像；主体工程施工的照片、录像；工程施工组织、工程质量检查及质量事故处理情况的照片、录像；工程建设过程中的重要会议、主要领导讲话及其它重要活动的照片、录像。

1.3.2 照片资料按照时间先后顺序排列组册。

1.3.3 声像材料的整理应符合《茂名石化声像档案管理规定》的要求

1.3.4 各编制单位的照片、录像与纸质载体分开单独成册。

1.4 电子文件组织

电子文件以纸质档案的册为单位建立一一对应关系，每一册建立一个文件夹，每个文件夹内包含一个卷内目录及其对应的电子文件，卷内目录以Excel表格式制作，光盘制作按档案部门提供的模版执行。

第三篇：工程资料组卷方法

施工文件材料的组卷

第一条 工程管理文件

1.施工组织机构有关管理规定，岗位责任划分，主要技术及管理人员、主要机械设备在场情况表，施工组织设计等；施工组织设计、岗位责任划分放为一盒，其他项可放为一盒。2.红头文件

红头文件只收集上级下发文件及上报文件，上级下发的红头文件只收集针对本单位下发的文件。相同下发单位的文件可放为一盒，上报文件可放为一盒，按时间顺序排列。（针对自己单位的上报及下发的）

3.会议纪要：工地例会会议纪要，按时间顺序排列。

第二条 工程质量控制文件

一、施工准备

1.总体开工报告及批准文件、技术交底、图纸会审纪要等： 总体开工报告及开工报告可放为一盒，技术交底、图纸会审可视情况放为一盒。

2.测试检验设备检验证书及试验室备案登记表：按照设备类别及1

检定时间进行排列放为一盒。

3.开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录等：按照时间顺序进行排列可放为一盒。

5.各单位分部工程的分项工程开工申请报告： 首件开工申请报告及总结

路基分项工程开工报告结合单位、分部工程划分段落进行立卷归档组卷，路面分项工程开工报告结合单位、分部工程划分段落进行立卷归档组卷，桥梁分项工程开工报告按照各桥分别立卷归档，同一桥梁按照分项工程的开工顺序进行排列组卷。

二、过程控制

1.工程质量自检报告单独组卷；

2.单位、分部、分项工程划分表单独组卷；

3.单位、分部（分项工程）质量评定资料：包括合同段质量检验评定表、单位工程质量评定表、分部工程质量评定表、分项工程汇总表，按照单元划分表进行组卷。分项工程质量评定资料放入施工工序自检资料中。

4.安全质量事故处理文件：安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件，单独组卷； 5.桥梁竣工验收荷载试验报告单独组卷；

6.钻孔灌注桩、水泥搅拌桩、碎石桩、灰土桩等桩基完整性及荷载检测报告及梁板荷载试验报告等，在检测单位出具的正式报告基础上进行整理，同一类别可组为一卷；

7.施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析，单独组卷； 8.机电、监控设备安装调试及性能考核记录，单独组卷； 9.其它文件材料。

三、材料及标准试验资料

1.各种原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料：按照原材料种类分别归档，每批材料的合格证(出厂质量证明)附相应批次试验报告之后。各种原材先分类，按照试验编号的先后进行排列，再进行组卷。

2.外购材料（成品）出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告，机电设备、监控设备出厂合格证、试验、调试记录等，单独组卷；

3.各种标准试验、配合比设计、混合料组成设计报告，标准试验按试验类别不同单独组卷，配合比单独组卷； 4.各种试验台账，按照类别的不同单独组卷。

四、施工工序资料

依据开工之初总监办下发的工序排列进行整理。第三条 安全生产和环境保护文件 1.安全生产施工组织设计； 2.专项安全施工方案； 3.安全技术交底；

4.安全事故的调查处理文件； 安全类文件可单独组卷。

5.文明施工的有关文件(文明施工方案等)，单独组卷； 6.环境保护有关文件(环境保护措施等)，单独组卷； 第四条

进度计划控制文件

1.进度计划（文件、图表）、批准文件，单独组卷； 2.进度执行情况（文件、图表），单独组卷； 3.有关进度往来文件，单独组卷。

第五条 施工原始记录

1.施工日志:按照工程师及记录时间顺序整理组卷；

2.天气、温度及自然灾害记录，单独组卷；（类似于晴雨表及相关的记录）

3.测量原始记录(未汇入施工质量控制文件的部分)，分出类别，相同类别再按时间先后进行组卷；

4.各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分），分出类别，相同类别再按时间先后进行组卷； 5.会议记录、纪要，按时间顺序组卷。6.其它原始记录。第六条

竣工图表 1.工程及设计变更

（1）工程变更文件及各期计量文件；（2）变更设计一览表：需涵盖所有的变更设计（3）变更图纸：按照时间顺序结合相应专业进行排列 2.竣工图(整理时详解)

监理文件

第一条

监理管理文件

1.监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度等,可组为一卷； 2.监理日志、备忘录：

监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行组卷，备忘录单独组卷。

第二条 工程质量控制文件

1.质量控制措施，下发的普通性的监理通知、指令，上报筹建处的有关文件，按照类别及形成时间排列，仿照施工单位红头文件的组卷方法；

2.旁站监理，巡视记录：按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列组卷；（按单个工程师分）

3.各分项工程工序平行检测及独立抽检文件材料详见总监办排序表格，（监理资料中《工程检验申请批复单》可用复印件，不需要《中间交工证书》）, 4.交工验收工程质量评定资料：包括合同段质量检验评定表、单6

位工程质量评定表、分部工程质量评定表、分项工程汇总表，按照单元划分表进行组卷。分项工程质量评定资料放入平行检测及独立抽检文件材料中。

5.原材料试验检验报告单，按照抽检种类不同单独组卷，按时间顺序排列；

6.混合料组成设计、配合比设计、标准试验审批资料，可单独组卷。

第三条

工程进度计划管理文件

1.业主对进度要求的有关文件（指明单独给本单位的）2.对进度计划的有关安排要求文件 3.关于进度计划的有关指令

以上文件都按时间形成顺序排列，单独组卷。第四条 工程合同管理文件

1.计量支付文件，按期数顺序单独组卷；（本单位的）2.工程变更申请的批复、初步审查意见等，单独组卷； 3.签发的工程变更令，单独组卷；

第五条 安全监理细则和安全检查记录等文件，单独组卷；

第六条 环境保护文件，单独组卷；

第四篇：工程项目档案整理组卷方法

工程项目档案整理组卷方法

一般一个独立的工程项目的档案的整理和组卷，可以按照该项目工程的各个进程阶段档案形成的原始过程来进行整理组卷，尽量保持档案的完整性和档案形成的本来面貌。一个工程项目从前期的立项申请到后期的竣工验收到办理完相关手续，交付使用，粗略可分为四个阶段，即：

一.前期的立项文件、建设项目前期管理性文件等

（1）.立项文件：

1.项目建议书、申请报告及批复

2.可行性研究报告、方案论证、技术评估及有关会议纪要、批复

3.立项有关文件

4.计划任务书

（2）.建设项目前期管理性文件：

1..建设用地选址申请及选址规划意见通知书

2.建设用地规划许可证及其附件

3.划拨建设用地文件、土地转让（拍卖）协议

4.国有土地使用证

5.工程放线、验线图

6.有关行政主管部门（人防、环保、消防、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得有关协议

7.开工前审计批复

8.规划审批申报表及规划批准文件和图纸

10.建设工程施工许可证

9.建设工程规划许可证及其附件

11.预售许可证

（3）.招投标文件、中标通知书、各单位的资责证书等

二.勘察、测绘、设计文件等

1.工程地质勘察报告、勘察记录、试验报告、重要土、岩棉及说明、地震调查

2.地形图

3.规划设计、方案设计、施工图设计（概念方案、景观概念设计、单体方案设计）审批意见

4.初步设计、扩初设计、图纸、说明及批复（包括图纸的电子文本）

5.技术设计文件、技术标准

6.设计计算书

7.有关行政主管部门（人防、环保、消防、白蚁防治、卫生、水、电、燃气等）审核批准文件或取得的有关协议

三.施工技术文件

1..土建（建筑与结构）

a.施工技术准备

◆ 施工组织设计（总监批准方案）

◆ 图纸会审记录、技术交底文件

◆ 施工预算编制和审查

◆ 施工日志

b.施工现场准备

◆ 工程定位测量记录、规划部门放样验线单

◆ 基槽开挖线测量资料

◆ 施工安全、环保措施

c.地基处理记录

◆ 验槽记录和地基处理记录

◆ 试桩及桩基施工记录（桩位测试、偏差实测）

d.工程图纸变更记录

◆ 设计会议会审记录

◆ 设计变更记录

◆ 工程洽商记录

e.施工试验记录

◆ 混凝土施工记录

f.隐蔽工程检查记录

◆ 隐蔽工程验收记录（桩基、土建、钢结构、幕墙）

g.施工记录

◆ 施工日志、大事记

◆ 图纸会审与设计变更、技术联系单及各种技术文件（工程量签证、材料限价单、造价文件等）

◆ 施工总结、技术总结

◆ 工程测试、材料试验、混凝土、砂浆试验及配比单

◆ 原材料、构件、半成品出厂证明、质保及复验报告

h.工程质量事故处理记录

i.施工验收记录

◆ 单位（子单位）工程质量竣工验收记录（桩基、地基与基础、主体、装饰、屋面、钢结构、幕墙）

◆ 分项工程检验批质量验收记录（桩基、地基与基础、主体、装饰、屋面、钢结构、幕墙）

2.水、电、暖通设备、网络、电梯等

a.◆ 开工、竣工报告

b.◆ 图纸会审、技术交底

c.◆ 室外管线测量记录

d.◆ 隐蔽工程验收记录

e.◆ 分部工程质量验收记录

f.◆ 测试、调试记录

g.◆ 材料设备供货合同及生产许可证、出厂合格证、使用说明及复验报告

3.项目监理文件：

◆ 工程监理（管理）文件

◆ 监理月报及监理会议纪要中的有关质量问题

◆ 工程开工、复工审批表及工程暂停令

◆ 工程监理（管理）文件

◆ 质量事故调查及处理报告

◆ 工程监理总结

◆ 工程质量评价意见报告

四.竣工验收文件

1.文字材料

◆ 工程竣工总结、设计总结、施工总结、质量评价文件

◆ 工程竣工验收报告

◆ 单位工程竣工验收鉴定书

◆ 工程竣工决算及审核材料

◆ 竣工验收意见书（规划、环保、消防、档案等专项验收文件和证书）◆ 其它有关部门竣工验收意见书

◆.项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

2.项目竣工图（长期）：

◆ 设计变更通知单

◆ 总平面、竖向布置图

◆ 室外管网综合图

◆ 室外专业管线（供排水、电、电信、燃气、照明等）竣工图

◆ 室外道路、绿化竣工图

◆ 土建竣工图（建筑、结构、装修）

◆ 水电竣工图（给排水、电气、电讯、智能化等）

◆ 暖通、空调竣工图

◆ 机电设备竣工图

3.声像及电子文件

◆ 工程照片

◆ 录音、录象材料

◆ 光盘、磁盘

◆ 竣工图CAD文件等

以上内容是一般工程项目所要经历的工程进程的大致过程和内容，具体到某个项目工程时，可能会有所不同，请结合档案管理的原则具体情况具体分析，进行整理、组卷工作。

档案管理员：张兰琴2009.11.11

第五篇：文书档案的收集整理分类组卷鉴定统计方法

文书档案的收集、整理、分类、组卷、鉴定统计方法

第一节 文书档案的收集工作

一、文书档案收集工作的内容，重要性(一)内容

广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围，归档时间和归档要求。

1.归档范围

(1)确定归档范围需考虑三个因素 a本机关的职能活动 b公文办理完毕 c具有查考利用价值(2)内容

a上级针对本机关的指导性公文

b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文

d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文(3)注意问题： a 联合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时 C 本机关内部的公文如计划，总结，会议记录

2.归档时间 一般在第二年6月底之前

3.归档要求

a 种类，份数以及每份文件的页数

b 案卷封面填写，卷内文件排列，编页，目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文

(二)收集工作的重要性

1.收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2.收集质量决定文书档案管理的质量 3.充分发挥档案作用的保证

二、文书档案收集工作的要求

(一)归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 1.齐全完整是指归档文件材料在种类，份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整

2.质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观，真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。

(二)归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导

三、文书档案收集工作的方法(一)严格按归档制度规定进行接收(二)建立相关制度加强零散文件的收集

1.将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制.2.建立外出开会人员带回材料归档制度.3.保证工作变动人员手中材料归档制度

(三)明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1.通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集.2.对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交.3.本单位的综合性文件，如规章制度，计划，总结，报表等应由文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件.4，对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交.第二节 文书档案的整理工作

一、文书档案整理工作的内容和原则

(一)整理工作的内容

通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类，案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录

(二)整理工作的原则 1，充分利用原有的整理基础.2，保持文件之间的历史联系.3，便于保管和利用.二、文书档案整理工作的方法和步骤

文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法.(一)组卷整理法.1.鉴定

此时的鉴定工作包括两方面的内容：

一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件.鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限.这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种：永久，长期，短期，学校有永久，50年，30年，15年，5年5种期限，社区有永久，30年，15年，5年4种期限 2.分类(1)分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动

其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法.最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉(2)分类方法

文书档案常用的分类方法有三种：分类法，组织机构分类法和问题分类法.A，分类法 B，组织机构分类法 C，问题分类法

(3)文书档案的复式结构分类法

A，——组织机构分类法 即将全宗内的档案按不同分开，在每一内再按立档单位内部的组织机构分类.这种方法只适用于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的单位.B，——问题分类法 即将文书档案先按分开，在每个内再按问题分类.机关采用问题分类法时通常分为党群工作类，行政管理类，业务工作类；企业单位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类，行政管理类，经营管理类，生产技术管理类.C，——机构——保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位.D，保管期限————组织机构分类法 这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.以上类别(文件所属的机构和问题)，归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表.各单位在修订归档范围和保管期限表时，一定要报区档案局审批备案。3.组卷(1)方法

公文的主要特征：问题，时间，责任者，名称

公文类型：会议，案件，信访，简报

我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题组成一卷，但不同保管期限的文件不能组在一起。4.卷内文件排列

通常采用时间排列法.一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件在后.5.卷内文件编号

对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，有字的页就编，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角.6.抄写卷内目录

按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写.说明：正文与底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示算作两份文件，会议要抄到议题.7.填写卷内备考表 8.填写案卷封面 9.案卷装订 三孔一线法 10.案卷排列及编号(1)案卷排列方法

A 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列.即保管期限————问题排列法.B 按照文件的作者，收发文机关及文件内容所涉及的地区排列，即保管期限————组织机构排列法.C 按照案卷所属的时间顺序排列.(2)案卷编号

按排列好的顺序每个保管期限大流水编号，到1000卷左右断号，注意不能有重号.11.装入档案盒 12.编制档案检索工具

(1)案卷目录 著录案卷内容及成份的一览表，常采用保管期限——的编制方法，案卷号一般不突破四位数.(2)全引目录 又称案卷文件目录，是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具.(3)专题目录 是以专门问题为线索而编制的检索工具，与全引目录编制方法类似.(二)归档文件整理法 1.鉴定 同组卷整理法.2.分类 ——问题分类法和——保管期限分类法两种.3.装订 装订前要先检查文件的齐全完整，对不符合长期保管要求的要采取补救措施，如裱糊，复制等.4.文件排列 采用保管期限————问题(机构)法排列.具体要求同组卷整理法.5.加盖归档文件章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处，使用红印油.6.文件编号 包括件号和页号，件号按保管期限————类别的顺序大流水编号，填在归档文件章内.7.填写归档文件目录 按编好的文件顺序抄写，具体要求同卷内目录填写，时间项采用8位数字.8.文件装盒 按文件顺序装入，装满为止.9.填盒内备考表

(三)档号的编制原则与方法 1.档号的编制方法

档号通常包括全宗号，案卷目录号(文件目录号)，案卷号()，件号(页号)(1)全宗号 每个立档单位全部档案的代号

(2)案卷目录号(文件目录号)每本目录的排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列.(3)案卷号()组卷法每本目录内案卷的排列顺序号，每本目录均从“1”开始，并做到不重，不空，不漏.归档文件整理法因不用组卷，此项添文件所属.(4)件号(页号)件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号，页号是针对装订的案卷，一本案卷编一个流水号.2.档号的编制原则

(1)唯一性原则 即四不重原则

(2)合理性原则 即与文书档案的分类体系相适应(3)稳定性原则

(4)简明性原则 易记，易写，易识

第三节 文书档案的鉴定和统计工作

一、文书档案的鉴定工作

(一)文书档案鉴定工作的内容和标准 1.文书档案鉴定工作的内容

包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定.2.文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求出发，用全面的，历史的，发展的观点判定档案的价值.(二)文书档案的价值鉴定 1.文书档案价值鉴定的标准

主要有档案来源标准，内容标准，形式特征标准，相对价值标准，效益标准.2.文书档案保管期限的确定

档案的重要程度越高，发挥的作用越大，它的保管期限越长.根据国家档案局的规定，文书档案的保管期限分为永久和定期.有关永久和定期档案的保管范围

(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤

1.文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身，从文书档案的内容，作者，名称，可靠程度等方面审查.2.文书档案鉴定工作的步骤 文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行.具体分为三个步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门一，二年后销毁；第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施；

第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审.复审主要采取两种形式，即移交复审和到期复审.3.到期档案的复审工作(1)档案鉴定销毁原则

贯彻“审查从细，留存从宽”的原则.(2)档案鉴定销毁工作组织形式 档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导，档案员和相关职能部门的兼职档案员组成.(3)档案的鉴定方法

采取直接鉴定法，以案卷(件)为单位，根据文件内容逐卷，逐件，逐页的进行审查鉴定.(4)档案鉴定的标准，依据

文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行；(5)档案销毁工作

a，档案销毁手续：对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁.b，档案销毁方法：销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督核销，监销人在销毁清册审批表上签字.(6)文书档案鉴定销毁程序

a，组成鉴定小组对档案进行价值鉴定.b，对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表.c，鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见.d，将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销.e，监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导.f，将销毁清册归档保存.鉴定销毁指导手册

鉴定销毁表格

二、档案统计工作

主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理工作质量统计(归档率，完整率，准确率)，开发利用工作统计，档案工作条件统计。