扫除垃圾邮件 办公效率更上层楼

第一篇：扫除垃圾邮件 办公效率更上层楼

扫除垃圾邮件 办公效率更上层楼

随着科技的进步，社会的信息化程度也越来越高。电子邮箱，因为它廉价、快捷、易用等优势在人们的日常生活中正扮演着越来越重要的角色，已经成为人们日常沟通的重要渠道之

一。然而，正所谓树大招风，正是因为电子邮箱的普及度高，一些不法分子与商家也盯上了这块肥肉，促销广告、诈骗邮件、电脑病毒等大量的垃圾邮件如洪水般涌来，让用户防不胜防。据媒体报道，英国著名网络安全公司Sophos于4月23日发布的报告称，印度在2012年第一季度超越美国，成为全球最大的垃圾邮件发源地。而中国台湾位居第10，中国大陆则未出现在榜单前十中。

垃圾邮件带来的危害是多方面的。它们挤占邮箱空间，浪费用户时间，浪费带宽资源，引发电脑中毒。此外，对于企业，垃圾邮件在降低了员工的办公效率的同时，也容易为黑客留下后门。通过后门黑客可已轻而易举的侵入到企业计算机中，直接对企业的信息资源造成巨大威胁，甚至给企业带来巨大的经济与名誉损失。此前，在韩国，政府为了防范垃圾邮件的侵扰，甚至提议封堵电子邮件常用的25号端口，将电子邮件限制于官方的计算机网关，借此打击垃圾邮件的传播。然而从技术角度来看，韩国的封堵提议不仅会打击到那些合理使用25号端口的人，而且不法分子完全可以通过别的端口来避免封堵。与其封堵25号端口，不如加强反垃圾邮件技术，从而将垃圾邮件的侵袭降到最低。

垃圾邮件的特点

垃圾邮件一般具有批量发送的特征。其内容包括赚钱信息、成人广告、商业或个人网站广告、电子杂志、连环信等。垃圾邮件可以分为良性和恶性的，良性垃圾邮件是各种宣传广告等对收件人影响不大的信息邮件，恶性垃圾邮件是指具有破坏性的电子邮件。垃圾邮件的特征主要包含以下几点：密集发送，大批量向同一域名不同用户发送垃圾邮件，这样会节省发送时间；伪装来源，往往很多垃圾邮件会对邮件进行伪装，从主题、发信人各个方面；内容大部分涉及非正常渠道销售的产品，如：假发票，不良网站，各类培训课程等；邮件内容采用混淆技术，以躲过反垃圾系统。

一些有心人会从网上多个BBS论坛、新闻组等收集网民的电子邮件地址，再售予广告商，从而发送垃圾邮件到这些地址。在这些邮件，往往可找到「从收信人的清单移除」的连结。当使用者依照连结指示去做时，广告商便知道这地址有效，使用者便会收到更多垃圾邮件。

我们的应对之策

要提高垃圾邮件拦截率，降低误判率，就必须对症下药，仔细分析垃圾邮件特征和垃圾邮件技术，从而使用相对应的反垃圾技术，为企业铸造一扇防垃圾邮件墙，从而保护企业邮件系统的安全。针对国内垃圾邮件的特征，国内完全自主研发的本土产品U-Mail邮件系统研发出自己的基于行为识别的反垃圾引擎，在此基础上搭建了四层反垃圾过滤系统，根据不同垃圾邮件特点采用不同技术，综合分析垃圾邮件。同时U-Mail邮件系统还具有综合评分技术，根据综合评分判断是否为垃圾邮件，真正做到准确率高，误杀率低。

基于行为识别的反垃圾引擎。该技术对大量的垃圾邮件样本进行了统计、分析和计算，并根据RFC.822标准，建立了垃圾邮件发送的行为识别模型。这一模型能够在MTA通信阶段就判断出所接收的邮件是否为垃圾邮件，不需要接收全部的邮件内容进行相应的内容匹配，从而提高了邮件过滤速度，减少了网络延迟，同时还避免了内容过滤技术不可避免的高误报率问题，也提高了对垃圾邮件的识别精度。

四层反垃圾过滤系统。第一层：网络层运用IP阻断和动态黑名单。在网络层，U-Mail可以

设置屏蔽任何一个IP、一个网段，也可以屏蔽任何一个发信人，一个域。动态黑名单采用黑洞技术，可以实时获取反垃圾邮件列表。U-Mail由国际反垃圾邮件组织实时提供黑名单RBL，系统预设bl.spamcop.net、sbl-xbl.spamhaus.org等五个黑名单列表。

第二层：smtp协议会话格式检查和DNS反向解析。在这一层，U-Mail系统对TP协议的每个阶段进行判断：MAIL/FROM/RCPT/DATA,对于不符合RFC规范的邮件，都作为垃圾邮件处理。对于不能正确反向解析的，也作为垃圾邮件处理。

第三层：动态白名单。如果某个发信人发送的邮件均为正常邮件，那么累积到一定的数量后，系统会自动将发信人加入白名单列表。

第四层：基于贝叶斯算法的内容过滤。通过内置的贝叶斯库对进入邮件系统的每封邮件的头部和正文进行分析，得出阀值，阀值低于5，则为正常邮件；如果阀值超过5，U-Mail会怀疑其为垃圾邮件，此时在主题增加“SPAM”字样，如果阀值超过7，则系统判定其为垃圾邮件；阀值超过9，系统就会自动删除此邮件。对于主题带有SPAM标记的邮件，用户可以通过客户端软件或者webmail设置过滤规则转存。

综合评分技术。U-Mail邮件服务器对入站的邮件进行评分，如果分值超过了在启发式中设置的分值，则判定为垃圾邮件。对于分数过高的垃圾邮件，U-Mail会将其隔离。网络管理员可以查询到被隔离的邮件，以免正常邮件被隔离这一极低概论事件。

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第二篇：提升办公效率的信息化策略

提升办公效率的信息化策略

口王鸣

合理运用信息化工具能使秘书的办公效率明显提高，有时甚至会产生事半功倍的效果。这就要求秘书除了熟练基本操作外，还能充分运用办公软件的某些高级功能，同时综合利用各种自动化办公工具以提升工作效率。本文围绕秘书主要的办公事务，对这些工具逐一加以阐述。

一、文本编辑

Word、WpS是秘书最常用的文档编辑软件，基本功能已为秘书所熟知，现介绍一些简单却易被忽视的策略以提升工作效率。

1．尽量用“文档结构图”而不是“滚动条”来查阅文档提纲。这适用于页码较多的文档，需要将各级标题的“样式”设置为“标题1”、“标题2”等。好处在于一目了然、脉络清晰，能自动生成目录、页眉和图表编号等。

2．尽量用“修订”功能而不是“改写”来修改多人编辑的文档。这样每一修改处都有标注，审阅人可以“接受修订”也可“拒绝修订”，既方便重点审阅标记部分，又便于恢复文档原始内容。

3．尽量用“压缩图片”而不是“原始图片”插入文档或网页通讯。这可大幅度减小文档，有利于附件发送、保存及打开等。方法是选择图片“打开方式”一“MicrosoftOfficepictureManager”，将图片压缩，使之分别用于文档、网页或电子邮件。

4．尽量学习和运用版面设计知识。不同版面给阅读者带来的是不同的体验。以字体为例，“宋体”显得规范，“隶书”显得沉稳，“黑体”常被用作文档标题，“仿宋”常被用作公文正文字体，“TimesNewRoman”则比“宋体”更适合数字。此外，文档的配色、行距、字号等也有讲究。比如为方便领导批阅草稿，一般应将字体放大，行距加宽。

5．尽量用“.pdf´’而不是“.doc”准备打印文档。将打印稿转换成“.pdf’格式，可防止操作中版面发生变化。当然，如果在打印前要做修改，则可以同时保存两种格式的打印稿。

二、报表统计

除了excel常用的基本操作外，注意以下细节有助于提升统计报表的质量。

1．尽量用“数据有效性”而不是“填表说明”来提示填表人。如果填表模板有标准化要求，与其用描述性的“填表说明”，不如在发布前就对单元格格式或数据有效性作设置，尤其可对“日期”、“数值”列加以设置。

2．尽量不加空格来编辑人名，以防止查找人名时缺漏。如输入“张三”而不是“张三”，虽然后者版面美观，但如果用于数据统计，则需避免因空格而影响日后的查找。

3．尽量用“冻结窗格”而不是手动缩小“列宽”来编辑跨度大的页面。如果表格栏目较多，纵横跨度较大，要善于运用“冻结窗格”，使表头部分在拖动过程中始终可见，方便编写和核对。

4．尽量用“页眉／页脚”而不是“合并单元格”来编辑表格标题。慎用“合并单元格”，可防止排序、复制粘贴时出错。改用“页眉”设置报表标题能使各页自动显示。另外，善用“页脚”的“第&页码页，总&总页数页”设置页码，可生成专业的页码标记，方便装订阅读。

5．尽量用“顶端标题行”而不是每页添加“标题行”。如果统计报表有多页，加标题行对阅稿人会显得十分“友好”，同时又美观、整齐、有序。而“顶端标题行”又比每页添加标题行高级，它自动生成，且省去了文档稍作改动后“牵一发而动全身”的顾虑。

6．尽量用“网格线”而不是给表格加“边框”。网格线能自动识别，美观适眼。“边框”则需手工添加，且在删除修改过程中易使边框缺失，影响美观。

三、沟通传达

除了常用的电话、邮件联系，秘书还需掌握各类沟通传达的方法和技巧。

1．尽量分开工作邮箱和私人邮箱。一可区分轻重缓急，二可多人共用工作邮箱。对于具体业务也可启用专用邮箱，比如科研成果统计，由于每年报送成果的时间集中，报送邮件密集，因此可设置专门邮箱，业务单一，便于管理。

2．尽量将若干个邮箱关联，通过同一平台登录操作。可通过操作系统自带的“outlook”或“foxmail”和“网易闪电邮”等类似功能软件，实时收发若干邮箱的邮件，不至于遗漏重要事务。

3．尽量升级并尝试使用邮箱新功能。比如可使用电子邮箱自带的网盘，而不需别的存储介质，这样就不存在携带不便、介质损坏、感染病毒等情况。及时对邮件归类整理，分别放入“个人重要邮件”和“工作重要邮件”等文件夹。

4．尽量利用网站、短信平台、邮件、电话确认等各类手段相结合的方式来发布通知。网站适合大范围的消息发布，范围广、内容丰富且开放。短信平台可通过pC客户端、手机等方式登录，实现即时互通。付费的短信群发服务适合重要通知的提醒；免费的即时通讯软件如飞信等，则适合个别人员之间的即时联系。

5．善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”来代替邮件的大规模群发。这种方法尤其适合将超大附件传送给多人的任务，可以此弥补邮箱附件太小和单次发送人数有限制的劣势。秘书建立群交流平台，有助于成员之间观点、资讯和情感的交流。

四、信息搜索

除了常见的百度、谷歌、图书馆等信息搜索方式外，以下几种方法有助于完成更高级的搜索。

1．善于使用“filetype（文件类型）”来提升搜索质量。一般的搜索结果多为网页式消息，如果在搜索内容后加上英文输入法状态下的“filetype:doc”，则搜索结果为所有符合条件的word文档。同理，如果需要工作表或幻灯片，则在冒号后加入“xls”或“ppt´’。

2．善于使用各类“百科全书”来了解各领域的新知识。网络上已公开和比较好的免费百科有“维基百科”、“互动百科”、“百度百科”等。由于这类基于互联网的百科全书内容开放且更新速度相当快，通过此途径获取资料可拓展秘书的知识面，了解最新的资讯和动态。

3．善于使用“在线文档”来获取实用文书。比如百度文库、豆丁文档等，这些在线文档分享平台涵盖各行各业各类文档，当然也包括办公文档、应用文书。这些文档有特定的体例、格式，完整且专业，针对性较强。

4．善于使用“google学术搜索”或免费的“电子期刊”数据库来获取专业文献。“google学术搜索”还提供文献的引用次数以及搜索结果的排名等。这类搜索有助于秘书了解某个领域最重要的学术文献和研究动态。

五、移动办公

这是一种全新的办公模式，秘书可在任何时间、任何地点处理与业务相关的任何事情，由此摆脱时间和空间的束缚。

1．使用笔记本电脑和无线网卡。由于秘书经常要跟随领导开会、出差等，因此有必要随行携带笔记本电脑，以备开会演示、查阅数据和处理相关业务。这种模式适合外出开会、长短途公差，长时间使用需有电源接口。

2．使用手机智能客户端程序和移动通讯网络。随着IT技术的发展和成熟，智能手机已逐渐普及，基本能实现办公邮件、公文办理、通知通告、信息查询等功能，且由于便携、速度快、功能强大、界面美观友好而成为秘书的好助手。

六、其他

1．实时升级软件版本而不是固守旧版本。因为前者功能更强大且操作界面友好，重要的是它也能与后者兼容。

2．定时备份重要的、经常编辑的电子文档。备份周期根据业务性质可分为月、半等，也可为休假或法定节假日前。

3．适时启用更友好的输入法。谷歌拼音、搜狗拼音等基于词组或句子的输入法就优于“智能ABC”、“全拼”等基于字或词的输入法，前者还有输入记忆功能。

4．偶尔借助一些便捷的软件工具处理突发或阶段性事务。比如利用“FinalData”软件恢复损坏的U盘等存储介质，利用“BatchRename”软件批量修改文件名，利用扫描识别(OCR)软件完成纸质文件的数字化工作等。

5．日常使用“日程管理”、“事务提醒”软件进行时间管理。目前手机、计算机、邮箱等均有类似功能可供使用。

最后，做一份主要业务的OS（操作标准）或基本业务的流程表，将办公事务的信息化经验总结并实时更新，可提升秘书办公的整体水平。

参考文献：

[1]娄策群，朱虹，吴扬．论政府机关的信息化管理体制[J]．情报科学，2006(4)．

[2]刘家真，孙刚．我国基层政府部门办公信息化问题研究[J]．图书情报工作，2010(23)．

（作者单位：华南师范大学经济与管理学院

第三篇：融合通信,助推企业办公效率

融合通信，助推企业办公效率

随着科技的飞速发展，互联网的广泛应用，传统的通讯工具“企业邮箱”迎来了巨大的考验与激烈的竞争。曾有人戏言“邮件已死”，可是随着企业邮箱的告诉发展，邮箱并未因为社交媒体、智能手机、网络软件等强势崛起而穷途陌路；相反，在当今的日常工作和生活中，邮箱依旧发挥着不可替代的作用。

十年前企业邮箱的发展属于还PC互联网时代的产物，但随着当前云计算、大数据、移动互联网的风起云涌，企业邮箱行业正在面临着产业巨变的新时代。一个正常的在职人员，一天至少有8小时身在职场。在商务领域中，电子邮件是比社交网络更正式、更安全、更规范的沟通工具。但随着企业对于协同办公需求的日益递增，单独的电子邮件已经不能够满足这种需求。企业需要一款能够同时发邮件、内部IM沟通、电话会议、视频会议、资料存储、内部信息通知的通信工具。

为满足客户需求、提升产品竞争力，2013年末，纵横随心邮就已推出集成企业邮箱、即时通信、手机邮箱、电话会议、企业网盘、网络视频会议等企业使用频率较高的通信模式于一身的全球商务邮企业邮箱。在云计算技术的支持下，真正实现了融合通信的产品落地。同时，纵横随心邮利用移动互联网技术，成功打通了PC端到移动端的通信渠道，实现了移动端和PC端的信息互联互通，避免了查询信息时移动端和PC端反复的情况发生。

当前，国内企业已经突破千万家，但使用企业邮箱的仅仅百万家。随着各种通信软件的融合，各种客户端的应用，企业邮箱将大大提升企业日常办公的效率。我们深信，只要我们敢想、敢干，努力满足客户的需求，多达千万家的企业仍是纵横随心邮成长的动力与前进的方向。

第四篇：企业即时通讯带领企业办公效率化

企业即时通讯带领企业办公效率化

im作为企业即时通讯软件那么可以说这个企业没有严谨的管理意识，im作为私人的聊天工具将其当做企业即时通讯软件显然是不恰当的。腾讯企业即时通讯软件是专门为提高企业办公的高效率，高质量而研发的，其强大的功能让都市白领爱不释手。

无论你在何时何地，只要有电脑或手机中有腾讯客户端，就可以找到企业内部任何想要联系到的人，语音或视频，亦或是传送文件，只要你轻轻的一点就可实现，腾讯真正的将即时通讯软件打造成了“随时随地，移动办公”。腾讯即时通讯软件的操作界面十分简单、便捷，在处理工作的时候，操作性强，自由度高，速度快，效率高。腾讯并不单单是一款即时通讯软件，也是提升企业自身价值的利器。

对于工作时间、地点、工作方式比较灵活的行业而言，其工作中的沟通和任务安排还是靠原始的方式进行，这样不仅费时而且费力，效率非常的低，腾讯对于提升他们的工作效率有很大的帮助。工欲善其事必先利其器，只有拥有了好的办公软件，才能让你的工作“飞起来”。腾讯即时通讯软件具备清晰明朗的组织架构，随时沟通，即时消息、文件群发、发布通知公告、群组对话等功能，这无疑大大的提高工作效率。

qq即时通讯涉及的领域有集团、电商、金融、教育、物流、教育和连锁行业，都遍布腾讯的身影，相信在不久的将来腾讯的队伍会越来越大。腾讯期待着您的加入，让我们一起携手创造美好的明天。

第五篇：改进病毒防范措施提升网络办公效率

改进病毒防范措施提升网络办公效率

摘 要在计算机网络技术飞速发展和广泛应用的情况下，许多的企业组建了自己的办公局域网，实现了资源共享，并提高了办公效率。但与此同时，企业办公局域网也面临着病毒攻击的危害，因此，如何积极改进病毒防范措施，不断地促使企业办公效率的提高，是值得深入思考的问题。笔者就对目前企业办公计算机网络技术的应用进行了总体阐述，并对目前的企业办公网络病毒危害现状进行了分析，在此基础上，笔者从提高局域网网络管理人员安全管理水平及加强改进网络病毒防范技术措施两个方面提出了几点具体防范措施。

【关键词】计算机病毒 防范措施 网络办公 效率

目前，随着计算机技术和网络技术的飞速发展，计算机技术及网络技术在社会的各个领域中均得到了广泛的应用，特别是在企业办公中，计算机网络技术已经成为了现代办公不可或缺的关键所在。但是现代企业在引入和应用计算机网络技术进行办公的过程中，由于网络自身所具备的的开放性和自由行，导致其在增加应用自由度的同时，也带来了一定的安全隐患。因为，在企业办公过程中，其网络一旦受到病毒的侵袭，则会使整个企业的办公系统遭到破坏，届时将会给整个企业，甚至是国家带来巨大的损失。因此，在计算机网络技术普遍应用的情况下，如何积极改进病毒防范措施，有效提高网络办公效率，是当前亟待深入思考和解决的问题。企业办公计算机网络技术应用概况

目前，各企业、单位中使用最多的网络应用系统主要包括E-mail、WEB、OA、人事系统以及财务系统等，这些系统在现代化企业中的应用十分普遍，可以说是每个企业办公都离不开这些网络应用系统的支持。而针对每个企业来说，随着企业的日益发展，其内部的网络结构体系也会愈加复杂，其办公所需的网络应用系统也越来越多。而对于整个企业的网路系统来说，其中的用户，既包括了企业内部的用户，也包括了大量的外部用户，因此网络安全问题日益突出，受到了极大的关注。企业办公网络病毒危害的现状

目前，随着各项网络应用系统在现代化企业办公中的普遍应用，使得企业在实现信息资源共享的同时，也增加了病毒对企业网及其应用系统侵害所带来的极大威胁。从企业办公网络的应用现状来看，病毒感染是引发局域网安全事件的主要原因。并且研究调查表明，在企业办公网络病毒感染过程中，不正确的优盘使用时导致网络病毒传播的一个主要途径。除此之外，在企业办公网络病毒感染途径的相关调查中发现，除了不正确的使用优盘之外，导致计算机感染病毒另外两个主要途径分别是网络浏览和网络下载，这些因素都导致了计算机病毒感染的危险，给网络安全带来了极大的危害。网络病毒防范措施

目前来看，给企业办公网络造成危害的病毒绝大多数为蠕虫病毒，因此，在企业办公网络安全管理过程中，蠕虫病毒的防范是一个较大的内容。因此，笔者首先来介绍企业办公网络中蠕虫病毒的防范措施。我们都知道，企业局域网主要用于软件和打印服务共享、办公自动化系统、企业业务系统、Internet等应用等领域。蠕虫病毒在局域网中的传播，主要是借助了网络的信息交换的快速化特征进行的。对于蠕虫病毒的防范，主要从提高病毒查杀能力、提高病毒监控能力及清除病毒能力等几个方面入手。对于局域网病毒的防范除了要加强、改进以上几方面的技术，还需要加强、改进管理应对策略。并且不仅仅是针对蠕虫病毒，对于其他病毒的防范，也应该从这两方面入手进行加强、改进，以下就对企业局域网病毒防范的几点改进措施进行介绍：

3.1 提高局域网网络管理人员安全管理水平

在企业局域网中，很多的计算机病毒都是通过系统漏洞对计算机进行攻击的，因此，只有保证计算机系统的和应用程序的安全性才能够确保其不被病毒侵入。因此，不断地加强和提高企业网络管理人员的管理水平，实时保持各种操作系统和应用软件的更新，确保计算机整个系统的安全性，才能够最大程度上提高企业局域网络的安全。除此之外，企业局域网网络管理人员的网络安全意识也至关重要，因此，在加强管理人员的技术水平的同时，还要提高其网络安全意识，提高其对日常运行中隐藏的、潜在的计算机病毒危害的警觉性，从而做到防患于未然。

3.2 加强改进网络病毒防范技术措施

从网络病毒防范的技术层面上来讲，可以从以下几个方面入手：第一是积极建立起有效的病毒检测系统，只有建立起有效的病毒检测系统，才能够在遭受到病毒攻击的第一时间内发现病毒，并进行积极的防御处理，将由病毒侵害带来的损失降到最低。第二是建立起针对病毒攻击的应急响应系统，由于网络病毒对局域网的攻击往往是突发性的，并且其传播速度十分迅速。很有可能，在局域网网络管理人员发现病毒时，病毒就已经蔓延到了整个网络中。因此，针对这样的突发性病毒感染情况，需积极建立应急响应系统，以便在局域网受到病毒攻击的第一时间作出积极应对，并提出切实可行的解决方案，最大程度上降低病毒入侵危害。第三要建立灾难备份系统，这一系统的建立有利于对数据库及数据进行定期备份及多机备份，避免计算机在遭到病毒攻击时丢失数据，造成损失。第四是尽量避免使用优盘，从而最大程度上降低由于使用优盘而导致的病毒感染。第五是建议在企业局域网中统一使用网络版瑞星杀毒软件，便于进行统一管理和统一维护。结语

综上所述，只有不断提高企业局域网网络管理人员的管理水平及管理意识，不断地加强、改进网络病毒防范技术措施，在管理层面与技术层面共同进行网络病毒的防范，才能够切断网络病毒传播途径，降低网络病毒攻击风险，确保企业办公局域网的安全，从而促使企业办公的高效运转。

参考文献

[1]冉雪雷.关于计算机中心局域网病毒防治技术的探讨[J].准北职业技术学院学报，2010（1）.[2]宗根华.计算机病毒的产生、特点及其检测防范措施[J].世界华商经济年鉴?科学教育家，2009（2）.[3]钱秀峰.计算机网络病毒的防范措施初探[J].中国科技信息，20l0（15）.[4]张明浩.计算机病毒防范技术探讨[J].科技信息：学术版，2007（10）.[5]王晓刚.计算机病毒防范的对策与方法[J].网络安全技术与应用，2007（04）.