商务酒店设计注意事项 Microsoft Word 文档

第一篇：商务酒店设计注意事项 Microsoft Word 文档

商务酒店设计注意事项

一、酒店设计的重中之重就是大厅和客房的设计，对于商务酒店来说客房的设计应该是舒适和温馨的，舒适温馨的酒店能带给消费者宾至如归的感觉。

二、在商务酒店设计中，商务中心十分重要。商务中心要为客人提供打字、复印、文件装订、出租电脑的服务，办理电传、传真、国际长途电话、国内行李托运的服务，代售邮票、代发信件、代购交通票务和代购影剧、参观等票务服务。要有坐式的服务台、封闭式的电话间洽谈室。位置可设在—层大堂附近，也可以设在会议区内。设计师在设计的时候充分利用空间，合理布局。休息区能方便客人等候并起到疏导、调节大堂人流的作用，位置最好设在总服务台附近并能向大堂吧或其他经营点延伸，以引导客人消费。

三、大堂是酒店的中心，是酒店为客人提供服务项目最多的地方，如办理入住和离店手续服务、财务结算和兑换外币服务、行李接送服务、问讯和留言服务、预定和安排出租车服务、贵重物品保管和行李寄存服务以及客人需求的其他服务等。

四、商务酒店设计的大堂的公共面积(不包括总服务台、商场、商务中心、大堂酒吧和咖啡厅等营业面积)，按客房间数推算，每间客房平均不少于0.6、0.8、1.0、1.2平米四个档次，并规定最低要250 ㎡，最高400 ㎡以上不限。一般规模大、档次高和大型会议型的饭店，大堂面积要大一些，但最高限最好不超过每间客房平均2平米。

五、总服务台是大堂活动的中心，要设在主入口进到大堂一眼就能看到的地方，长度一般为8～12m。大型酒店可达16m，两端不宜封闭。总服务台后面要有办公室，供前厅部人员办公、财务夜审、存放资料、复印、传真和电脑，销售部也最好设在这里，以便接洽业务。面积50～100 m2为宜。

六、贵重物品保险室与总服务台相邻，客人和工作人员分走两个入口，客人入口应尽量隐蔽。

第二篇：商务邮件格式注意事项

商务邮件 一．注意事项

写作是很重要的一部分，好的电子邮件不仅是语言水平的体现，正常商务交流的前提。商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面5步即可轻松搞定

1.搞清发送邮件对象、邮箱地址

发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。接收者邮箱地址；发送者邮箱地址；主题，即这份的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，简单明了地写清楚是什么事即可。

2.明确邮件目的

一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、提

醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议。

3.正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

4.注意语气和措辞

除了文字不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式。5.检查文字

确保发送的邮件不要有文字上的错误。文字上虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为文稿上有错误字体而给对方造成不好的印象。

有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。

二、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

5.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

三、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。2.Email开头结尾最好要有问候语

“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

四、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。2.注意Email的论述语气

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

五、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

六、语言的选择和汉字编码

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。七．结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。注意：关于文件收件人及抄送

1、如果发给多个客户，职位高的邮箱地址放最前，再根据职位依次排列。

2、公司文档发给客户，一般收件人为客户，要抄送给公司领导或部门领导。

3、如果该邮件需要提供给公司领导知道，又不想让客户知道，可以选择添加密送给公司领导。

八、邮件的格式

1．事务邮件： XX经理/总：

您好！

非常荣幸能够代表我公司与您联系。附件是**/某某文件请查阅附件/今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，您可以联系我。

恭祝商祺！

中山龙创软件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移动电话: 地址：中山市东区亨尾大街3号三层320-323

2．问候邮件 X经理/总：

您好！

生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。

祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上

第三篇：商务厨房设计注意事项

厨房设计参考要素

厨房的要求：

O如可设计一个最佳的厨房？ O条件及要求是什么？

O安全：避免危险性伤害性之机具使用。

明确消防设施疏散走道之考虑。

电源燃料之安全保护措施。

对于人体操作可能造成伤害预防。

O卫生：注意清洗，调理，烹饪，供应回收及保管等过程，须严格遵守当地食品卫生防疫部门管理条例。O效率：机械化，人工操作或混合使用。O经济：成本或预算之考虑，以实用为原则。O流畅：操作或预算之考虑，以实用为原则。O标准：各种餐饮文化习性，基本排列设计。O通风：排油烟，空气调节之良好设计。

O排水：地坪排水，排水沟，污水池，截油槽等通畅易清洗。O燃料：便于取得符合效益永久不间断燃料选择。O储存：安全库存量的计算及占有空间。O预留：预设保留将来发展之空间。

O环保：须严格遵守当地环保部门对排烟、排水管理要求条例。

O垃圾：须设计独立的低温的适用存放间，有条件附加垃圾处理

机。

厨房应有哪些区域或隔间分割

1.为明确生产流程的各区域，依序划分为，进货区—验货区—过磅区—冷冻冷藏储存区—干物料储存区—生鲜清洗区—蔬果清洗区—调理区—中央烹饪区—包装（分装区）—出货（保温配膳区）—脏厨具回收清洗区。

2.为方便行政管理，可在其他区域设置，如办公室—会议室—品尝室—外送的空调室—更衣室—实验室—营养室—厕所等，如果还有能力应包括业务性质的整场参观步道，都应该计算在内，而以上的附属间室是可以合并的，如办公室调度，会议与品尝，实验与营养等，当然环境条件如果不够，这些也是可以去除的。流程与走道应如何预留？

厨房无论大小有一定的流程秩序，而每个环节必须紧密相连，这样才能减少作业时间及人员走动的浪费，而这些区域间的主通道于附属走道，一定要考虑它的流通性，甚至习惯工作的走动性。我们建议，在主通道上应预留150CM~180CM的宽度，在附属走道应预留75CM~90CM的宽度，因为我们考虑到一般的推车宽度皆在60CM，而一个人的正面平均为60CM，搬拿货物，臂膀的跨距也在75CM之间，所以为了主通道回旋及交叉无碍，我们建议其宽度最少在150CM以上，而附属走道的宽度需要75CM也是考虑到货物搬运的方便性，所以应该预留的空间。另外更应配合消防法则的快速疏散性，尤其在主通道的前后疏散门，更是要预先设计到。

选择厨房位置应有的认识

我们时常碰到的问题便是厨房地理位置的选择，往往使业主既花钱又不能解决问题，所以预先的位置选择是很重要的。首先，我们应了解符不符合周围环境、左领右舍、行业、楼上楼下相互影响等等。现在环保意识的增强，对于污染、噪音、异味、安全等皆有要求，为避免日后的困扰，在选址时务必要做详尽的评估。同样的，在校园内，行政大楼里也一样，有很多单位将地下室改为厨房使用，而在设计中又没有做妥善的处理，往往会影响到一、二楼，尤其是在噪音及香辣味上。环境的绿化，是用来防范尘土，因此外排水系统的流畅，油烟排放点的选择，对于保护环境也是非常重要的。建筑物于厨房应有的配合 1.照明设施

照明应在110烛光之上，而对于检查检验作业区，应要保持在500烛光之上，灯具已不在作业线上为佳，否则应加护罩，避免灯管破裂。断电照明应配合法规设置。2.地面工程

地面应以无毒，耐热，坚硬不透水，非吸收质的材料，耐磨不光滑的地砖为佳，并须有适当的排水斜度。3.排水沟的设置

排水沟应具有防鼠或其他生物的入侵设施，沟板要用不锈钢。水沟底部要有适当的弧度及倾斜度，并铺设瓷砖，不可让废水逆流，沟内不可有各式的配管，如水电煤气管等。

4.屋顶及天花板要求

屋顶应以平坦，无裂缝且易于清扫为佳，以防灰尘堆积，如有A型屋顶架构者，应加装天花板并保持密闭，材料应选择白色，防水，无毒，光滑，铝扣板为佳，考虑防潮，防昆虫。5.墙壁的要求

墙壁应以平坦无裂缝，且应由地面以上120公分处以非吸收性，耐酸，耐热，易清洗之建材构筑。壁面与地面宜有圆角弧最少3公分以上，以利清洗及消毒作业。

6.门窗及换气口等凡是有开放的地方，应设置有防鼠，昆虫等入侵的设施，门片亦要能自动开关，并要设置空气帘或防蝇帘，主要推车行走之通道，应设置防止碰撞护垫，纱窗或换气口应设易拆洗不生锈纱窗，且纲目应在1.5M/M以下。7.供水系统事项

应有充分的供水及储水设备，须符合水质标准规定，如清洗水及饮用水的区分，应以明显颜色区分。地下水及净水设备，应与脏染源保持源距离，储水塔应加锁并常清洗，并使用无毒透明之储水塔（桶），要考虑到净水消毒，蒸煮热水设备阻垢，除垢。8.配电事项

一切配管配线应以国内施工法则来施工，电源插座必须要防水，不同的电压，应有明显的标示并配置漏电，断电的系统。9.厕所的要求

对于区内如必须要设置厕所，应该男女分开，厕所门向不可对向

作业场，应每日刷洗保持清洁，龙头采用感应式并有清洁剂或手指消毒系统，厕所应有良好独立通风设施及防蝇设备。

以上是属于建筑结构及水电应配合的部分，当然配合的愈完善，要求的愈严格，食品的卫生就愈有保障，务使能尽善尽美。

第四篇：商务宴请注意事项及规则

1、餐前准备

① 先了解客人偏好什么口味，选择合适的餐馆，还要了解客人忌口什么食物，是否信仰宗教，有哪些餐桌禁忌，在点餐时不要踩到地雷；

② 提前联系饭馆，定包厢，定位置。如果你也是第一次去的话，请提前半个小时提前到，跟点菜经理沟通。

2、座位怎么排

① 主位都位于正对着房门的位置；

② 多个饭桌的大型包厢，没有正对着们的位置，那么就是正对着电视的为主位置；

③ 圆桌，正对着房门或电视的为主位，然后主位右面是主客位，主位左面为相对副客位，然后两边一次向下排开而坐。

④ 双主人宴请，主陪坐上席，副陪位于主陪人对面。

3、什么时候点菜

① 第一次点菜：客人到场之前完成，凉菜一定要先上，绝对不能让桌子空着；

② 第二次点菜：客人到达之后，可以咨询客人想吃什么，如果客人没有特殊要求，此时你可以按照到场人数再加点。

4、什么时候敬酒

① 请客的人先敬酒，一共敬所有人三次，意为“酒过三巡”； ② 单独敬酒，应从最高职业的客人开始； ③ 随时准备给客人添酒。

前言通晓饭局上的那些事儿在中国，其民自古“以食为天”，自然对食物有某种难以形容的依赖和尊重。并且五千多年来，中国人发展成了自己的一套饮食文化。在中国，饮食文化的内在沿革及外延的延续，使宴请有多种形式，自然规矩礼仪也非常多。为了让生活变的轻松愉悦，让自己在职场上的交流更加顺畅，餐桌上的礼仪规矩成为……

第一章中国人的宴请之道：绝对不仅仅是“吃饭”那么简单

中国人的语言总是很直观的反映着自己的文化特征。将“吃饭了吗”成为习惯性的问候语这个习惯，源于中国两千多年的农业文明，国人对粮食的依赖性很强，对食道也运用的极为娴熟，创造出了多种宴会饭局形式、也在潜移默化中形成了中国式的吃饭规则。…… 在中国“民以食为天” 各具特色的中式宴会 请客吃饭多半“别有用心” 餐桌是现代最主要的交际场所 给每个饭局都找个恰当理由 历史上著名的中式宴请

第二章请客与请客有何不同：简单的一顿饭有太多种吃法

如果在有人请你吃饭，可千万不能理解为“大家饿了，一起去吃顿饭”这么简单。中国人不仅讲究吃、如何吃，在吃饭请客过程中还要注意别人宴请的目的和用心。中国人的一顿饭确实有太多的“吃法”，千万不能掉以轻心。……

商务餐——餐桌上与客户的谈判 职场餐——与领导、下属轻松沟通 工作餐——吃饭时间提升人际关系 亲情餐——与家人欢聚一堂 友情餐——维系友情的纽带

第三章请客也要看人下菜碟：东西南北，男女老少决不能同一对待 中国是一个地大物博的国家，民族众多，地域环境差别也很大，以在中国请客要针对客人的生理结构、生活环境、生活习性、所信仰的宗教等等方面考虑。头脑发热地只管表现自己的热情，而不考虑其他因素，只会事倍功半。…… 男女口味各不相同 老幼饮食各有标准 东南西北差异不小 民族不同习俗各异 老外吃饭也有讲究 职业特征影响饮食

第四章成功的邀约决定成功的饭局：给对方一个和你吃饭的理由

没有人会无由地拒绝一桌色彩斑斓，味道鲜美的佳肴，如果这样一桌美餐摆在面前，任何人都会垂涎欲滴的。然而在请客赴宴中，饭菜虽是主角，但是没有成功的邀请到客人，又何来成功的宴会，成功的交流呢？……

成功邀请的三个原则 向对方发出邀请的几种形式 怎样使用宴会请柬 成功邀请的八大招法 邀请遭到拒绝后的处理方式 如何周全地应对邀请

第五章好饭局准备万万不可少：要想有面子，排场得做足

与西方人讲求实际不同，中国人向来爱讲排场、讲面子。这也由于饮食的外延功能也越来越大，远远超出了其填饱肚子的功能，请客吃饭不再那么简单为了吃饱，而是为了达到某种明确的目的。设饭局一切只为让双方满意，为进一步的发展空间做准备，当然合适的排场是少不了的。…… 请客吃饭要分档次 请客的时间和地点的选择 订餐方式和一般的程序

请客户吃饭，不打没有准备的仗 熟悉所点菜式的出处，典故，逸事 音乐可以调节餐桌气氛

第六章赴宴仪表——体面的形象会为你增值

说到赴宴穿衣打扮，不禁让人想到莫泊桑《项链》中玛蒂尔德，她自己没有华丽的服饰与贵重的首饰去参加舞会，便向朋友借一条名贵项链。在这里，我们看到的是一个为了给自己形象增值而为此付出惨痛代价的女人。现如今，着衣打扮的功用早已超越了避寒、遮羞，而更重要的是彰显一个人的审美与品味，在饭局宴请上，穿衣打扮就更是…… 赴宴如何巧穿衣 男士赴宴注整体 女士赴宴重细节

宴会着装要考虑的五个方面 赴宴饰品的选择

第七章熟知各地美食行情——八大菜系，异域风情，美不胜收

说到吃饭，我看世界上没有哪个民族能与中国人相比。中国人是真正的天地为食，取物于天地间，天上飞的，地上爬的，各种动植物一旦到了中国人的厨房，再出来呈现在你面前的就定是美味佳肴。当然中国各地的口味各不相同，一种材料放在不同地域的10个厨师的手上，就会品尝到10种不同味道的佳肴。…… 中式经典八大菜系介绍 中国地方特色菜大推荐 推翻传统，美食新时尚（素食、火锅、私房菜）优雅西餐，美味典范 风味独特的亚洲料理

第八章点菜是门精深的学问：众口难调，怎样做到“面面俱到”？

都说现如今的饭桌如战场，人们可以在餐桌上打胜一笔不小的生意之战。而菜品犹如这场战斗中不可或缺的士兵。这样看来，点菜如点兵，点什么样的菜、让谁点菜，如何统筹好各个菜使其相得益彰都是一门精深的学问。……

如何把宴席菜品安排得面面俱到 高手点菜心里有数 中餐点菜的方法 西餐点菜的窍门 中餐中的酒水怎样点 掌握点主食的技巧 点菜环节陷阱多 那些饭局上不能点的菜

第九章把关你的餐桌礼仪：“吃相”代表一个人的教养和品位

餐桌活动在比起日常众多活动来虽然小了点，但在餐桌上最能让人面对美食时心理放松、放下架子的地方，但是这时候，你不可以不重视礼仪。下面我带大家学习如何在餐桌活动中表现出自己的良好教养和生活品位，博得重彩。…… 入座有顺序，座次有安排

上菜也有“先来后到” 中餐餐具的使用准则 中餐进餐讲究多 餐桌上讲究品饮之道 餐桌言行细节要注意 全方位教你如何优雅吃西餐

第十章中国式饭局重在席间交流：饭局有声有色，拒绝沉闷餐桌

请客吃饭这件事，并不就是吃吃饭，喝喝酒，套套近乎这么简单，而是“别有用心”的。今日的商务宴请聚餐，被认作是再普遍不过的沟通方法和社交文化，所以把一场饭局搞得有声有色才是高手之道，当然，学会将沉闷和尴尬挡在桌下，巧妙应对席间的尴尬场面这些技巧也是必不可少的。…… 饭局中初次见面要学会寒暄几句 餐桌上没话也要找话说 酒桌上不要厚此薄彼

餐宴是与高端人群交流的最佳时机 巧妙应酬不同性格的人 做一个餐桌上的幽默人 十大高招教你活跃餐桌气氛 席间祝词及其精彩范例 自嘲是自信者的语言艺术 应付宴会尴尬场面的技巧 政务宴会上如何化险为夷

第十一章饮酒祝酒与劝酒：相聚尽兴怎能少了推杯换 杜甫有首叫《饮中八仙歌》的诗，这首诗十分热闹而有趣，把“饮中八仙”描绘的姿态各异，活灵活现。古代文人一般是爱扎堆儿的，他们除了吃饭作诗外大部分都是冲着有酒才相会的。由此可见酒在聚会中起到调味剂的作用，推杯换盏才能让聚会热闹起来。…… 斟酒是门大学问 喝酒也要起好头 临时敬酒不慌张 机智敬酒有良方 祝酒技巧要学会 感染人的祝酒词 劝酒时候要文明

第十二章如何挡酒：即使酒量不好，也不再谈酒色变！

酒场上敬酒劝酒是门正面学问，而与之相反的拒酒则是门负学问，它们属于矛与盾的关系，谁能打败谁，就看临场发挥了。酒桌这个交际场所，也是很能考验人能力的地方。你不能喝酒，最好先学会拒酒；你没有酒量，但也不能扫了同桌人的兴致。怎样才能取一个两全其美的办法，即使自己酒量不好，也不再谈酒色变呢？那就凭你的三寸不…… 以礼还礼拒酒 动之以情拒酒 避实就虚拒酒 移花接木拒酒 针对后果拒酒 反守为攻拒酒

拒酒妙招让你永远喝不倒

第十三章宴请中的各种禁忌：不踩雷区要做足预习功课

前面，我们已经逐章给大家介绍了宴请的各种礼仪，但在这里再强调一下有是哪些细节是最不应该踩的雷区。宴请礼仪中点菜、喝酒中的细节，虽然也很重要，如果做好了能给宴会锦上添花。然而万一错了一点，也不过是一点瑕疵。别人不会永远记着这块疤。但是如果在安排座位上或者装扮邋遢地出现，恐怕就成了最令人难忘的笑料吧！…… 尊卑有序，不能马虎 整洁赴宴很重要 在餐桌上绝不能说的话 吃饭时别忘了自己的身体语言

第五篇：商务邀请函的注意事项

在一个商业社会里，商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍。

商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系，企业可根据商务礼仪活动的目的为其合作伙伴(投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等)撰写具有企业文化特色的邀请函。

一般来说，商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分：邀请函的主体内容和邀请函回执。如：

洛阳XXXX公司年终客户答谢会邀请函

尊敬的XXX先生／女士：

过往的一年，我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主角。新年即将来临，我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对XXXX公司的大力支持．我们特于XXXX年X月X日X时在XX大酒店一楼XX殿举办XXXXXXXX公司客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临!让我们同叙友谊。共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐!

洛阳XXXX公司 XX年X月X日

这是商务礼仪活动邀请函的主体内容，标题除了文种“邀请函”、事由“XX广告公司年终客户答谢会”字样外，还出现了活动主题标语“财富主角”；正文亦符合礼仪文书的行文要求，可谓是事务与礼仪的完美结合。

商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的形式，将需要被邀请方填写的事项逐项列出。一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族习惯、参会要求(如参与某项专题活动)；被邀请方的联系人、联系电话、电子邮件地址等。礼仪活动组织部门的名称、联系人、联系电话、电子邮件地址、企业网址等。

回执要随邀请函同时发出，并要求按时回复。

由以上各例，我们可以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。

标题。一般只写文种“邀请函”即可，字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”，如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语，如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。

称谓。是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名，后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“经理”、“教授”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。

正文。是邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候，位臵在称谓下一行，空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，邀请对象以及邀请对象所做的工作等，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。

敬语。末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。

落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请单位还应加盖公章，以示庄重。

其次是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。

要注意的事项: 1．“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席XX活动的函”。

2．被邀请者的姓名应写全，不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上“暨”或“和”，不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。

3．严格遵守写作格式，称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分，不能丢漏信息。

4．邀请事项务必周详，使邀请对象可以有准备而来，也会使活动举办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。5．邀请函须提前发送，使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。总之，礼仪活动邀请函属于社会生活使用文书，具有社会公关及礼仪功能。它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用，要写得简明得体，准确文雅。