商务写作商务英语写作应注意无性别区分用语

第一篇：商务写作商务英语写作应注意无性别区分用语

使用没有性别区分的语言对于某些作者而言似乎是没有必要的，但是，如果一概使用男性化的代名词则会给读者留下这样的印象，即认为女性不包括在作者所指的群体当中。虽然有人会反驳说男性化的代名词“he” 和“his”同时指代男性和女性，但是读者而非作者完全会产生上述的印象。因为很多读者读到男性化的代名词时会认为仅指男性，所以，作者可能是不经意地创造了这种错误的印象。

基于经验得来的重要方法就是避免使用具有性别特征的用语；只是在必须使用名词才能完成句子的情况下，可以使用“他或她”（“he or she”）作为替代。多数情况下可以重写一个句子避免使用具有性别特征的名词。下面将介绍三种方法。第一种是最理想的。不要使用“他们”代替他和她，“他们”应该只是在指称复数的情况下才使用。这里的每一个规则都提供了一个避免使用具有性别特征用语的方法。

1、重写一个句子避免使用任何名词 通常可以用“the” 或“a”代替该名词。Incorrect: A good judge takes their job very seriously.Undesirable:A good judge takes his or her job very seriously.Better: A good judge takes the job very seriously.OR

A good judge takes judging very seriously.Incorrect: A defendant should not be required to sacrifice their constitutional right to a fair trial for the sole benefit of allowing televised coverage of their trial.Better: A defendant should not be required to sacrifice his or her constitutional right to a fair trial for the sole benefit of allowing televised coverage of his or her trial.Best: A defendant should not be required to sacrifice the constitutional right to a fair trial for the sole benefit of allowing televised coverage of the trial.2． 如果必要的话，使用“one”代替“he or she”或“his or her”。但是，如果可能的话，也应该避免使用这一表达，因为“one”这个词用起来并不容易。

不理想的：

A person who masters the basic rules of grammar, punctuation, and good writing is likely to impress his or her supervisors.较理想的:

One who masters the basic rules of grammar, punctuation, and good writing is likely to impress one’’s supervisors.如果必要的话，将主语由单数改为复数。如果你所指的并非一个明确的个体而是一类个体，你可以使用一个复数的主语，这样就可以避免使用具有性别特征的名词，同时还可以避免不正确地使用“他们”（“their”）这个名词。

Incorrect: A teacher must communicate clearly with their students.Also Incorrect: A teacher must communicate clearly with her students.Better: A teacher must communicate clearly with his or her students.Best: Teachers must communicate clearly with their students.4、避免使用“s/he”作为名词正确的替代。有人提议采用“s/he”代替“he or she.”，但是“s/he”并非一个单词，而且也不容易读。（能将之读为“she”或“s 斜线he”吗？哪个读音可取？）

Incorrect: The successful lawyer will shepardize all cases cited in a memo.S/he also will avoid quoting from headnotes.Correct: Successful lawyers will shepardize all cases cited in a memo.They also will avoid quoting from headnotes.5、如果可能的话，避免使用具有性别特征的名称

差的选择

Chairman

Congressman

Policeman

Stewardess, Steward

相对应较好的选择

Chair, chairperson, leader

Member of Congress, Representative

Officer, police officer, police official

Flight attendant6、正确使用“Ms.” 和 “Mrs.”。如果你知道一个人将自己称作“Mrs.” 或“Miss,”，你应该尊重别人的这种称呼。但是，如果你不知道该人的偏好，则你应使用“Ms.”。不应该要求女性通过对“Mrs.” 或“Miss,”的使用表明自己的婚否。同样，使用“Mr.”指称一位男性时也并不表明他的婚否。虽然“Ms.”实际上并非一个较长术语的缩写，但是人们已经接受了在这个术语后面加一个点。

不好的：

Mrs.Hillary Clinton;Mrs.Clinton;Ms.Clinton

更不好的：

Mrs.William J.Clinton

较好的表达：

Hillary Rodham Clinton;Ms.Hillary Rodham Clinton;Ms.Rodham Clinton7、正确使用姓氏。如果一位女性选择使用她的婚前姓氏而不是婚后姓氏，或者同时使用她的婚前姓氏和婚后姓氏（不管有无连字符），你应该尊重她的这种称呼。同时，如果一个人使用了包含父母姓氏的复姓，则你应该尊重她的这种称呼。

Justice Ruth Ginsburg;Justice Sandra O’’Connor

较好的（明智的）表达：

Justice Ruth Bader Ginsburg;Justice Sandra Day O’’Connor

不好的：

Christian Dinneen;Christian Long;Mr.Dinneen;Mr.Long

较好的表达：

Christian Dinneen-Long;Mr.Dinneen-Long

第二篇：浅析商务英语写作用语的特点

浅析商务英语写作用语的特点

摘 要：商务英语写作作为商务沟通的一种重要的表达方式，与一般英语写作的基本要求基本一致，但是又有其自身的独特之处，本文主要介绍了商务英语写作的内涵、形式及需要遵循的基本原则，并对商务英语写作的特点进行了分析。

关键词：商务英语；写作特点；分析

一、商务英语写作

（一）什么是商务英语写作。商务英语写作是经济工作的有力帮手，是从事经济活动的人员以及相关人员必须掌握的一种工具。这种专门的写作需要写作者具有专门的知识，具备基本的商务知识，要在文章中体现出专业性和特殊性，往往会融合经济学相关的知识，统计数据和经济术语较多。此外，文章还要具备规范性，不同的文章体裁和形式要采用不同的写作方法，例如，经济评论的文章要采用议论文的体裁，而说明书则应采用说明文。

（二）商务英语写作的主要形式。第一，便签，也就是留言条。便签的使用范围主要是朋友、同事以及熟悉的人之间，因而便签的书写和格式以及措词都比较随意，句子结构简单，只要将事情交代明白即可，其写作用语特点是简明扼要，可以出现省略现象，一般由称呼、内容、签名以及日期几部分组成。第二，备忘录。它是一种用来备忘的公文，使用范围主要是公司内部，不可用于企业之间的交流。主要用于信息的传递和工作程序的说明，备忘录中的内容一般是需要迅速处理的事情，随用随写，并不是正式的文函。写作用语特点是简洁清楚，语气坚定，其格式固定，由接收人、发出人和主题、日期以及具体内容组成，用于口语化，一份备忘录一般仅陈述一个主题。第三，商务信函。这是商务英语写作中最常见的形式之一，其格式基本上与一般英文书信相同，但比一般书信正式。主要由信头、地址及称呼正文等构成，一般来说用语较为正式，信尾的祝词要用” Your sin

cerely”、”Your truely”等作为结束。第四，商务报告。这是商务交流和商务活动中的一种重要的交流形式，适用范围是向上级机关报告工作等，主要包括工作报告、建议、报送文件等。用语特点是准确、清楚以及有效陈述。

（三）商务英语写作用语应该遵循的原则。首先是完整性原则。在商务英语的写作中要求内容全面完整，文章越是重要就越要完整，写作人要使自己在文章中表达的内容详尽完整，例如，写一份装船的通知就要将船的名字、装运日期以及合同号、港口、件数、等信息全面包含进去，保证文章的完整性。其次，准确具体原则。例如The firm is one of our big buyers.这句话如果用来回复对于这家企业的资信情况的调查结果的话就显得不够具体，因为大到什么程度并没有表述出来，而如果用The firm

placed 180000 dollars of business with us.就显得具体多了，此外，用语要清楚明了，尽量不使用容易产生歧义的词语，句子之间要紧凑。最后是礼貌原则。也就是要从对方的角度来考虑问题，理解客户的要求，不可使用命令语气，不能使用容易产生误会的轻视或者冒犯的词语。例如，We regret to learn your letter

of June 3 that the goods you ordered on January 6 have not yet ar

rived.这样的表述就是符合礼貌原则的，客户也会感到被尊重。

二、商务英语写作用语的特点分析

（一）用词准确、专业。在商务英语写作中如果有一个词或者是句子意义不够明确，就很有可能会给企业带来损失，而且许多内容都具有合同性，所以，商务英语写作的用词具有准确、具体、专业的特点，要求写作者使用专业、准确的词语帮助客户了解详情。要避免使用意义模糊或者是具有象征意义的词语，以免引起误解。要保证传递信息方和信息接收方在词义上的理解相同，否则沟通就不会有太大的效果，还要注意词语的感情色彩，引起读者的共鸣。作者要明确写作的意图，要有清晰的思路，例如，在表达买家具时不能笼统的用”furniture”来表示，而应该用具体的”table”、”chair”等来表述。在广告文案中要使用

inexpensive或者reasonable来表达价格而不用cheap。在称呼别人的职位时，sales person和sales representative在感情色彩上也是有差别的，虽然是一样的职位但是后者给人一种地位较高的感觉。

（二）造句简洁，段落清晰完整。商务英语的写作和记叙文不同，不需要通过华丽的辞藻来增强效果，过多的词汇只会带来负面的效果，因此商务英语写作用词的特点在于简洁易懂，应该摒弃一切多余的修饰性用语。为了使句子更加简明，尽量用句组而不用从句，能用单词进行表达的就不用词组。例如

import和attach importance to的意思是一样的，但是为了表达的简洁一些，就选择单词而不是词组。而段落的清晰完整就是要使文章的结构完整，包括手段、发展段以及结尾等，且文章的段落之间和句子之间要连贯，有逻辑，正确使用连接词及词组。

（三）用语简明，行文果断。简明就是要在商务英语写作中删去本就知道的词语，例如，“The company was founded in the

year of 1899.”这句中的1899本就是指年份，此时，the year of就显得有点多余。应该删去。再如They have developed a new and

original product中，new和original这两个词语的意义是相近的，所以只要用一个词就可以了。行文果断是指语言坦率、态度清晰，不可模棱两可，以免影响行文力度，要果断坚决，让客户感受到写作者想要表达的内容以及态度、情感，准确的表达信息。如果出现It seems that you have forgotten to这样的句子的话就会显得不够果断，应该避免这样的句子的出现。

（四）突出积极因素。商务英语写作强调用语用词突出积极方面，因为积极因素更加能够引起读者的阅读兴趣，从而更容易获得认同，所以要避免消极色彩的表达方式。在单词中，要尽量不使用否定副词和带否定意义的前后缀的派生词汇，例如disapprove、careless等，而像If you have further questions，feel

free to call me.这样的句子就容易让人感受到积极的色彩，效果也会更好。此外，对于本身无消极色彩的单词有时如果使用不当也可能会产生消极色彩，所以在写作时要格外注意。同时，在进行商务英语写作时还要注意从正面的角度来表达，因为在同一种现象上，站在不同的角度就会有不同的结果，而积极的表达往往更加容易被读者所接受，如果在商务英语写作中不得不表述消极的信息，那么就要对这些消极的信息加上合理可接受的解释，避免读者产生排斥心理，要让读者信服从而弱化信息本身的消极色彩。

（五）特定的语言特点。由于商务活动丰富多样又时常变

动，所以为了保证活动的参与者能够在语言的使用和理解上具有规范性和一致性，所以一些商务活动的写作所使用的语言在长期的实践和探讨中逐渐显现出其特有的语言特色，这些商务写作强调用词规范化，使用专业术语和专门的商务词汇语言具有条理性和逻辑性，按照这类商务活动惯用的写作方法和模式进行写作。

（六）扣紧主题，准确表达。在进行商务英语写作时，写作者不可以将虚假或者是证据不足的信息表述在文章中。商务工作者每天都会处理大量的信息，而那些没有实际意义的与主题无关的信息只会加大商务工作者的工作量，造成不必要的负担，所以写作时紧扣主题，围绕主题来进行必要的阐述和说明是十分重要的，言简意赅才能够使商务活动者有效接收信息。但是，有的商务英语的写作者在进行信函写作时往往会在开篇介绍一些可有可无的信息，很久都无法进入主题，例如在写商务开发信函时，有些写作者会利用很大的篇幅来介绍自己公司的位置、规模等信息，这样就可能会引起阅读者的反感，而不愿意再读下去，效果就会适得其反，正确的写法是主要围绕公司的产品展开介绍，让对方尽快了解到合作的价值和意义所在，而公司的情况简单介绍即可。

（七）标题的使用合理、准确、统一。商务英语写作中的标题一般分为主题性标题和主旨性标题两类，主题性标题是用于提及某个主题，而主旨性标题则是为了将主题的内容及含义用精炼的语言表述出来，因为主题性标题有其自身的缺点，所以为了方便读者的阅读一般选择采用主旨性标题，对于标题下面的副标题要与标题保持紧密的联系，结构要统一。

总结：商务英语写作具有自身的独特风格，不同的形式也有不同的语言风格，分析商务英语写作用语的特点对于提高商务英语写作水平，保证良好的沟通，促进商务活动的顺利开展具有重要意义。

参考文献：

[1] 王娇娇.浅论商务英语的写作特点[J].才智，2012，（1）：35-36.[2] 李百旬.浅析商务英语函电的写作特点[J].中国电子商务，2011，（8）：78-79.

第三篇：应聘发言稿写作应注意

1．结构井然有序，态度要坦率真诚

通常，求职讲话稿的结构分为以下4个部分，应聘发言稿写作应注意。

第一部分：求职讲话稿的开头部分，在称谓后对求职者的基本情况作简单介绍，诸如姓名、年龄、政治面貌、毕业学校、所学专业（学历、职称）以及求职目标等。

第二部分：要紧承讲话稿的开头部分，主要是解说求职者应聘该职位的缘由。

第三部分：述说受聘理由，在这一部分中主要述说求职者认为自己能够胜任这一职位的理由，如经验、成就、爱好等。

第四部分：表达任职后的打算或决心。这一部分为求职讲话稿的结尾部分，可简要地表达一下受聘任职后的工作决心，自我介绍《应聘发言稿写作应注意》。

就职讲话稿实际上是新任领导者对其下属的一种表态和承诺，其目的是要取得下属的信任和支持。因此，在撰写演讲稿时，态度一定要坦率真诚。

2．内容预置有方，实事求是

所谓“内容预置”，是指求职讲话稿的内容应根据“需要”预先设置好。同时，讲话者还要实事求是地、明确地提出自己任职期间的工作目标。因为当你明确地提出自己任职期间的工作目标之后，听众就会在心中给你记下一笔账，并时时拿出来核对一番。

3．用语要简洁，考究有“忌”

一般来说，求职讲话稿的语言不但要做到简洁，同时还要注意以下几点：

①忌面面俱到，冗长多余；

②忌辞采华丽，哗众取宠；

③忌谦虚过度，自我贬抑；

④忌过分自信，自视太高；

⑤忌倾诉悲苦、企求同情；

⑥忌行业不熟，班门弄斧；

4．风格要朴实庄重

就职讲话是就职者极为严肃庄重的事情。因此，就职讲话在风格上一定要朴实庄重，多使用叙述的表达方式，并辅之以说明和议论的表达方式，而不用描写和抒情的表达方法。

第四篇：工作总结写作应注意哪些事项

工作总结写作

1、框架及主结构

写作顺序：可按照时间顺序记录一年中主要工作；

可直接叙述部门主要工作，要求详略得当；可分模块对公司主要项目进行记录、叙述和总结； 写作形式：可根据本部门需要灵活使用word、excel表格或演示文稿等多种文件格式，但要能够很好表现出本部门的各个工作要点。

2、主要内容

写作工作总结的主要目的是总结部门一段时期以来的主要工作内容以及在组织活动中所积累的经验，对于工作中原本存在和新出现的问题及时给予解决，吸取教训，以便今后更好的搞好工作。

写作工作总结时切忌空话、虚话，要如实记录部门工作情况，真实反映工作中的问题，认真总结工作中的经验。对于问题还须仔细思考解决办法，对于经验要认真学习推广。涉及数据的内容要确保真实详细；涉及工程进度的内容要尽可能表述明确,让人一目了然。在工作总结结尾,要明确公司今后一段时间里的发展方向和发展目标。

3、写作细节

在写作中须贯彻和体现公司主要精神，注重部门协作，要认真审视本部门的工作和活动与局有关文件的精神是否

契合。一份合格的工作总结必须是本部门的实际工作情况、公司的相关政策精神以及对未来工作的规划的完美结合。另需特别注意措辞。

第五篇：论文写作应注意些什么

论文写作应注意些什么

一．工程项目与学术论文

1． 论文要求：调理、文笔、逻辑性、上升到理论层面的论述且有关名词的提法要有科学性，例如：测量、测试、检测、计量、监测和遥测等区别;

例如：原理图、结构框图、流程图、引脚图：

例如：传感器、变送器、调理电路、数据采集电路、数据采集卡；

2． 工程项目小结：要求设计文件、工程图纸、功能与指示、测试报告、安装与使用方法。

二．论文题目

1． 题目要准确：表达了该论文研究的主要内容

例如：基于单片机的测温系统、基于热电阻的测温系统

基于热电阻的单片机测温系统

例如：基于同不分离法的阻抗测试仪、基于振荡器的RLC测试仪

静态磁参数测量实验平台的研制

例如：简易等精度频率计的设计、基于CPLD的等精度测周期、频率法的设计

2． 题目不宜过大、例如：尽量不要大题目——加小题目

三．摘要：

1． 论文针对。。问题，设计了。。实现了。。功能

2． 在硬件设计中。。

3． 在软件设计中。。

4． 针对。。采取了。。

5． 在。。条件下对样机进行了。。测试，结果表明。。

6． 关键词：

四．第一章 绪论

目的是培养学生的查阅相关资料、了解与本课题发展历史、现状和动态。

1． 问题的提出：社会的需求和研究的意义

2． 与本课题发展历史、现状和动态

3． 本论文所做的工作

4． 论文的结构安排

五．第二章 与论文相关的理论与实现方法

1． 定义、公式和计算等处理的理论依据

2． 通过仿真研究确定方案

六．第三章 硬件系统设计

1． 总体框图

2． 总体框图中的个框图设计原理图

七．第四章 软件系统设计

1． 软件功能框图

2． 主程序流程图

3． 子程序流程图、中断服务程序流程图、键盘与显示、数据处理等流程图。

八．第五章 系统调试、测试与结果分析

1． 系统调试：调试硬件方法——测试程序

2． 系统测试：测试仪器、测试原理、测试方法、测试结果、准确度等级

3． 结果分析：误差来源分析

九．第六章 结论与展望

十．参考文献