秘书学改革

第一篇：秘书学改革

文书学与秘书学专题期末作业

高等院校秘书学教学课程改革

姓名：范镜新班级：08级本三班学号：200806132

2高等院校秘书学教学课程改革

摘要：针对目前高等院校秘书学教学中存在的教学与秘书实际工作相脱节的现象，本文提出了基于工作过程的模化教学改革方案，并从教学内容、教学方法、考核方式等三个方面阐述具体改革措施。

关键词：秘书学 教学内容 教学方法 考核方式

据人才市场数据统计，最近几年，文秘人员一直排在就业热门行业的前十位，秘书已经发展成了一种呈现专业化趋势社会职业，就业人口多，涉及范围广。但是，传统的秘书学教学内容与方法等与市场需求、岗位要求之间存在着一定程度的脱节。因此，本文提出了一些秘书学教学改革的设想，旨在针对高职院校秘书学教学的实际，构建起以真实的秘书工作过程为导向、以岗位技能为核心的模块化课程体系，使学生掌握在秘书岗位上应做什么以及如何做好，以符合秘书岗位管理与服务的要求，使其成为具备秘书职业修养，掌握办文、办会、办事等技能的应用型秘书人才。

一、教学内容模块化

秘书学主要对应的岗位有现代企事业单位文员、秘书、公关、文书和档案管理、行政助理等，岗位职责主要是实施辅助性管理、进行综合性服务，包括管理日常事务、处理电话信函、值班保密、迎来送往等一系列的工作。教学内容模块化是指，根据秘书学的岗位群及其具体工作职责，将秘书学的教学内容分为办文、办事、办会以及秘书职业素养与悟性这四个模块，每个模块综合再分解出与该主题相关的各项任务，改变以往的以教材章节为单位的授课模式。

首先来看 “办文”这一教学模块。办文，是秘书的最主要工作之一，是围绕“文”而展开的工作，包括文书的起草撰制、收发、传递及处理。在此模块中，学生应学会撰写各类文案，如通知、请示、通报等公文类的写作；领导讲话稿、贺词、新闻稿、计划总结等事务性文书的撰稿；等等。同时，掌握公文处理和管理的全过程。

“办事”模块包括办公环境建设（自然环境和人际环境）、办公资源管理、印信管理、电话函件处理、档案管理、信访督察、值班保密、接待管理、上司日程安排、商务旅程管理等10项任务。由于秘书工作琐碎繁杂，但任何一个细小的环节都容不得半点差错，因此，建议将各项任务再细化为诸多子任务以提高教学内容的实操性，尽量将每一个细节都落实到能“做”，例如，将电话处理这一任务划分为主叫通话程序、被叫通话程序以及秘书的电话通话要求等三项子任务，最大程度地将学生置于真实（或仿真）的工作环境中，使学生在“做”的过程中熟练掌握秘书这一岗位所必须具备的基本知识和基本技能。

“办会”模块主要由会前的准备工作、会中的服务工作和会后的事务性工作构成。通过

这一模块的学习，要求学生掌握会务工作的基本要点和组织方法，培养学生能办会、办好会的能力。“秘书职业素养与悟性”这一模块主要学习办文、办事、办会过程中的工作艺术与技巧，使学生在秘书岗位上领导赏识、同事支持，顺心地工作。

教学内容的模块化，不仅有利于保持秘书学教学内容的系统性和严谨性，避免不必要的重复，节约教学时间，而且能够使学生更加清晰了了解教学目的，掌握学习重点，深刻体验到一线秘书岗位的工作内容。同时，模块化教学内容更贴近工作实际，能够更好地调动了学生的学习积极性和主动性，有助于提高学习兴趣，使学生从“要我学”的状态转化为“我要学”。

二、教学方法的多样化

秘书学是一门具有较强实践性的应用学科，因此在教学过程中，应该围绕如何提高学生的职业能力而采用多样化的教学方法，除了传统的讲授方法外，可以根据教学内容的特点采用任务驱动、情境模拟、案例分析、现场教学等教学方法。

1.情境模拟教学法

情境模拟教学法，是指创设一定的工作环境和过程，让角色扮演者在模拟的情境中完成工作任务，表现才能，从而理解教学内容，在短时间内提高能力的一种方法。下面结合“冯秘书该怎么办”这一案例来说明情境模拟法具体操作的四个步骤：第一，明确任务，设计情境，即应以秘书工作任务为中心，根据教学知识点内容和背景材料，有针对性地选择或合理设计场景、情节和角色。

2.案例教学法

案例教学是以具体的案例(问题)为载体, 通过对正、反面典型事例的剖析，让学生体验、分析、解决案例中存在的问题, 在分析解决中有效地培养和提高学生分析解决问题的能力及创新意识，是培养学生综合能力的有效方法和手段。在具体教学过程中，可以采用五步案例教学法。具体步骤如下：

第一，背景分析，即引导学生融入案例背景，置身秘书工作环境，培养学生搜寻信息点和概括的能力。

第二，问题设计，即教师根据选取的案例提出一些与秘书工作实务相关的问题，引发学生思考和讨论。学生通过独立思考或分组讨论的形式探究答案，充分发挥主观能动性，培养学生分析、解决问题的能力。

第三，分析引导，这是五步案例教学法中最关键的一个环节，教师可引导学生根据案例所提供的关键信息点、案例涉及到的秘书学的相关知识、秘书行为的基本目标、可能的行为选择、不同的行为选择效果等方面进行分析。这一环节强调师生开放式的双向交流，不但教师不能轻易打断学生发言、判断对错，而是启发、鼓励学生大胆进行独立思考，将所学理论知识融入案例，积极参与交流和研讨，富有创造性地进行探索实践。

第四，拓展思维，补充知识，即在案例梳理教材涉及知识基础之上，博采众家之长，补充一些相关知识点，拓展学生思维，提高学生活学活用、举一反三的能力。

第五，综合点评，即教师从气氛活跃程度、思维清晰与否、视野开阔与否、分析能力高低等多方面对学生的讨论情况给予点评，同时评价学生的理论联系实际能力、寻找切入点的能力、提炼观点的能力、推理判断能力等基本职业能力。

3.任务驱动法

所谓“任务驱动”就是在学习信息技术的过程中，学生在教师的帮助下，紧紧围绕一个共同的任务活动中心，在强烈的问题动机的驱动下，通过对学习资源的积极主动应用，进行自主探索和互动协作的学习，并在完成既定任务的同时，引导学生产生一种学习实践活动。“办会”这 4.现场教学法

由于秘书学的实践性很强，因此现场教学法可以及时解决真实的职场工作过程中出现的问题，锻炼了学生的实际操作能力。例如，可将系部、行政机关办公室作为学生校内实训基地，学生到这些部门实习可以随时得到各办公室指导老师和秘书学授课教师的指导。既强化了秘书学实践教学环节，让学生实际应用能力得到了培养和提高，又解决了各部门忙时人手短缺的问题。

此外，由于企业秘书是高职院校秘书学毕业生的主要就业场所，因此开辟校外的企业实训基地尤为重要，一方面为学生学习、见习与毕业实习创造条件，另一方面也可收集社会的反馈信息，及时调整教学思路，改进教学方法，使培养的学生更好地适应社会需要。除了以上的几种教学方法，教师还应该重视隐性课程的开发。如可结合秘书学的特点和学习规律，设计开发“秘书技能竞赛”、“学生任职办公室助理计划”等，还可以将秘书学的教学与考秘书证结合起来。这些学习项目虽然不占用计划内学时数，但因为紧紧配合计划内相关课程，实现了与计划内课程的高效联动。

三、考核形式灵活化

为进一步完善对学生学习效果的评价体系，笔者建议采用平时考核与期末考核相结合的形式，改变“一卷定终身”的考核方式，并基于秘书学很强的实践性的特点，将学生平时考核成绩的比例提升至占期末总评成绩的50%。

平时考核主要是对学生平时的学习状况和综合素质的评价，包括学生的课内实践任务的完成情况、情景模拟的展示情况、学生参与课堂学习讨论发言以及出勤情况等；期末考核主要是以期末试卷的形式进行，考试内容主要以案例分析、情境改错等接近实际工作过程要求的应用性题目为主，减少或删除纯粹理论研究性质的题目。

以上考核体系，有利于对学生的秘书学的专业知识把握程度、知识实际应用能力、综合表现等各方面作出较全面的评价，在客观评价学生学习成果的同时增强了学生“努力学习、重在平时”的意识，并营造了团结合作、积极进取的学习氛围，从而提高了教学效果。高校秘书学教学改革是个系统工程，不仅需要改革教学内容、教学方法和考核方式，需要教师具备良好的专业素质和综合素质，而且需要办公自动化办实验室、档案实验室、谈判实验室等硬件实训设施的建设，需要与其他系部、行政部门进行沟通实现教学资源的优化，如办公自动化的教学需与计算机系沟通，公文写作的教学需与基础部沟通，到行政部门实习需与相关行政部门沟通等。只有各方面的条件都具备，秘书学教学改革才能成功。参考文献：朱欣文．对《秘书学》教学工作的研究与探索．荆门职业技术学院学报，2008年第7期，第83页杨梅．情景模拟法在秘书学专业教学中的应用．青海师专学报，2009年第3期，第98页王旎．五步案例教学法的解析及其运用．中国科技信息，2009年第10期，第281-282页一模块的教学就很适合这一方法

第二篇：秘书学

改错题

第3题(60)分

阅读下面这个案例，回答后面的三个问题。（本题20分）一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室。你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到竟看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄，并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，于是他急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。问题一：分析张科长的做法有哪些值得借鉴的地方？问题二：如果你是张秘书，在遭到谭某的诋毁后你会怎么做？问题三：作为领导，局长有没有值得反省之处？

答：

问题一：张科长的做法最值得肯定和借鉴的地方是忍辱负重，时时处处维护领导的形象，不计较个人的毁誉得失，体现出难能可贵的大局意识。

问题二：如果我是张秘书，在遭到谭某的诋毁后，我可能也会像他那样做，毕竟清者自清、浊者自浊，应该相信领导、相信同事。反过来，在敏感时期为自己进行辩解，可能越描越黑，事与愿违。

问题三：作为领导，局长在猛然见到谭某时的那种回答属于本能的反应，无可厚非。但是，当张科长身陷不公正的非议之中，局长最好能够采取一定的措施，对张科长有所支持和抚慰。比如，给张科长打一个电话，或者在合适的场合发言表态等等。

第三篇：秘书学

3.要与领导在工作上配合默契。

领导者的职责是充分发挥组织、指挥、决策和管理的效能，文秘人员的职责是为领导做好各方面的服务，当参谋，做助手，保证领导工作效能的实现。因此，文秘人员必须全面了解领导的工作计划，掌握领导的工作方法。只有如此，才能快速地领会领导意图，达到“心有灵犀一点通”的境地，才能与领导珠联璧合，相映生辉。值得注意的是，与领导配合默契并不是无原则地适应和顺从。在服务之中文秘人员要坚持实事求是的原则，坚持正确的政策方向，当领导做出不妥的决策或工作中有明显失误时，文秘人员应该予以提醒或建议，切不可明哲保身，更不能为博得领导欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。

4．要摆正自己的位置，做到工作到位不越位

当今社会，秘书工作已经成为一种广泛的社会职业，秘书人员队伍迅速壮大，秘书的服务范围不断扩大，服务领域逐渐拓宽。在这种新形势下，一些秘书人员参与意识增强。主动服务的积极性日益高涨，如果秘书工作者个人位置摆放不当。不能很好地把握自己的角色特点，很容易导致擅权越位的现象发生。前边讲了秘书要善于从领导角度思考和处理问题，是以服务领导为前提的，一定要摆正自己的位置，不能以“二首长”自居，不管秘书的意见多么正确，都不能代替领导作决策。在领导决策过程中，秘书可以提供信息，提出建议，而不能做决断。凡涉及重要事项，重大问题，须由领导表态，秘书不能随意表态，秘书只有在领导授权的情况下才可以表态。在传达领导指示时，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意见，一定要与领导的指示区别快来，领导的指示要贯彻落实，秘书的意见只能作参考。要知道，秘书的参谋作用，与咨询机构不同，咨询机构尊重的是客观事实，而不是领导意图，他们的参谋活动比较超脱和自由。而秘书的参谋作用是有一定限度的，他只能在领导决策意图范围内发挥作用。因此，秘书的参谋活动是非独立性的，必须服从领导的决策意图。

5．要与领导在感情上产生共鸣。

人都是有感情的.领导与文秘人员，在职务上虽有高低之分，但在人格和感情上却是完全平等的。人的性格存在很大的差异性，领导也是如此，会议上讲话有的照稿子念，有的则喜欢放开思路谈;时间上有的注意用好八小时，业余时间一般不处理工作，而有的则喜欢晚间工作;爱好上有的喜欢体育运动，有的则喜欢钓鱼、养花，也有的喜欢跳舞、下棋等等。要与领导在感情上产生共鸣，文秘人员必须尽力了解和掌握领导的经历、生活习惯、业余爱好和性格气质，也包括道德准则、思维方式和行为方式，从而适应领导的个性，实现与领导在感情上的沟通。人的性格也具有相聚性，具备某种性格的领导，一般也欣赏同性格的随员或下属。例如，一位心直口快的文秘人员跟一位少言寡语的领导就会被闷得张口结舌;一位拘谨敦厚的文秘人员跟随一位豪放的领导，就会不知所措。置身于这样的环境中会对文秘人员产生心理效应，使文秘人员逐渐向模仿或顺应领导者的性格转化。否则文秘人员就很容易被淘汰。

6．秘书与领导要在工作上保持协调和一致

秘书的主要工作就是要协助领导，所以秘书要在工作上与领导保持高度的一致性。在这里不是说要秘书对领导愚忠，主要就是说为领导的工作铺好道路，能够领会不同领导特别是主要领导的意图,贴紧领导的思路,想领导之所想,谋领导之所需。秘书贴近领导，是领导的助手，在日常的工作中会受到领导的修养、工作作风的影响，会不自觉的模仿。这样当领导从你的言谈举止、处理问题风格中看到自己的影子时，会觉得培养出了中意的下属，对你称。这会使秘书与领导之间的关系更进一步。

总之，秘书要搞好本职工作，首先必须努力处理好和领导的关系，只有这样，我们在自己的工作岗位上得心应手，我们的事业才能更上一层楼。

第四篇：秘书学

一．秘书：能在授权范围内作出正确决定的助手，即从事办公室程序性工作，协调上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人。

二．秘书的分类：

纵向的分类：是按照秘书的业务水平进行的

（一）从层次来说，可分若干类秘书。一方面，秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省（市）县、基层；另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分（初级、中级、高级）

（二）从辅助功能的角度分类，可分为技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书，在省，市机关，一般划分为科长，办公厅主任，秘书处处长，科长，股长，科员，办事员

横向的分类：是以秘书工作内容或所从事行业为标准来分类

（一）按照服务对象，经济来源：1.公务秘书；私人秘书（是指私人、私人企业、民办企业等出资雇佣兵为其服务的秘书）2.不同行业或所属的部门分类，党政、行政、经济、军事、司法、文教。3.按秘书的工作内容：文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、事务秘书

一．秘书学的定义：就是研究工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学。

二．秘书活动的基本要素：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境（秘书人员是秘书活动的主体；秘书工作是秘书活动的客体要素；秘书方法是秘书活动的中介要素；领导意图是秘书活动的准绳和尺度；秘书环境是秘书活动的外在要素）

一.秘书工作的含义：就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作

二．秘书工作的内容（从总体上分，可分为三类）

1.政务性工作，是直接为领导决策（包括党政机关的决策和企业的重大决策）服务的综合性工作

2.业务性工作：是指带有专业性质的常规工作

3.事务性工作：是指一些专业性不强，主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务 三．秘书工作的特点

1.辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征：A.所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开；B.秘书人员只有发言权而无表决权，更无决定权；C.秘书人员在处理任何问题时，不能超越职权范围自作主张

2.综合性：秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的 3.机要性：秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性 4.事务性：体现在对各种事务性工作的处理上

5.被动性：秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。四．秘书工作的作用

1.参谋，助手作用；2.枢纽作用（首先表现在它要做好上情下达，下情上传的工作，秘书部门要充分切实做好各职能部门的协调，平衡工作）；3.协调工作；4.门面作用

五．秘书工作的原则：保密原则；准确原则（办文要准、办事要稳、情况属实、主意要慎）；迅速原则；实事求是原则

六．秘书工作的方法

1.调查法（包括典型调查法，重点调查法，抽样调查法，个案调查法）

A.典型调查法：根据调查目的和要求，选取少数具有代表性的典型单位进行调查研究，借以认识事物的规律及本质的一种非全面的调查方法（省时省力）

B.重点调查法：是指在全体调查对象中，选择一部分重点单位进行调查，是一种补充性的调查法

C.抽样调查法：从研究对象中抽取一部分单位进行考察和分析，推断总体的数量特征的一种调查方法（起到全面调查的作用）

D.个案调查法：是对一个人，一个群体，一件事，一个社会集体或一个社区所进行的深入全面的调查

2.研究方法：包括比较方法、类比方法、分析方法和综合方法

3.参谋方法，原则：只谋不断，要有全局观念，站在领导者的角度思考问题。包括随机参谋法、预测参谋法、求同式参谋法和求异式参谋法。A.随机参谋法：根据领导工作发展变化的情况随机向领导者提出意见和建议。B.预测参谋法：对未来的发展趋势做出预测，提出有远见、有对策的意见和建议（超前性）C.求同式参谋法：参谋者采取与领导者相同的思路，拟定出各种具体方案，供领导选择D.求异式参谋法：参谋者采取与领导者总体设想相反的思路，提出反向的总体设想，供领导选择

（二）秘书工作的常用方法 1.领会领导意图的方法：从把握领导近期工作的重点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点中领会领导意图

2.请示的方法：请示的对象要准确；请示的内容要单一；请示时机要恰当；请示的形式要灵活（重大事项，涉及政策方面，需要授权批准，要书面；一般事项，事务性工作，可以口头请示）

3.报告的方法：报告的内容要客观真实；报告的内容要简明扼要；报告要区分对象；报告要选择适宜的时机；报告的方式要灵活

4.挡驾的方法：事务活动挡驾；来访挡驾；电话挡驾

5.协调方法：如出现小矛盾，采取沟通协调方法；因为非原则问题，则各执一词，采取变通协调方法；如果局部存在利益冲突，就要采取融合协调方法；如果矛盾涉及几个部门，就要采取会商协调方法

6.督促检查的方法：督促检查的范围；督促检查的方法：时效性较强的要及时催办、时效性长的要分阶段催办

7.信息沟通的方法：口头沟通（是信息沟通的主要方式）；书面沟通；身势沟通：身势沟通是口头沟通的重要辅助形式，具有明显的暗示性特点，能强化口头表达的作用

8.工作进程调度方法：⑴ABC分类处理的方法：要事、急事列为A类；重要但不急办的事项列为B类；一般性事务和可暂缓办理事项列为C类；⑵集中办理与分阶段进行相结合的方法；⑶统筹计划法：注重任务控制；注重质量控制

9.工作时间管理的方法：指定时间计划；合理使用空余时间 10.特殊情况下变通的方法

第三章 秘书机构

一.秘书机构的含义：秘书机构即秘书部门，是秘书人员工作的地方，也是秘书群体和个体活动的组织形式

二．秘书机构的设置原则：适应性原则；精简原则；高效原则

三．秘书机构的组织形式：分离制；综理制（适用于市县政府和大多数企事业单位）

第二节.秘书机构的具体组织形式 1.行政机关的秘书部门 二．公司企业的秘书工作

1.综合性的秘书部门（国有大中型企业、固有公司）“公司办公室”“集团办公室”

特点：全面掌管单位内部的行政管理事务 2.职能性的秘书部门 “经理办公室”“厂长办公室”“行政办公室” 三．

1.决策层：这一层次，一般不设秘书部门，在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。股份制企业的董事会秘书身份比较特殊 2.管理层：总经理办公室是股份制企业中最高常设秘书部门

3.执行层：部门经理的助理也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。因此，股份制公司企业的秘书部门主要是指总经理办公室。

四.临时性机构秘书：指举办大型活动或联合召开大型会议时所设置的非常设性秘书机构

第三节.秘书机构的运行机制

特点：1.内在并行性：对复杂和庞大的组织而言，具核心又必然要分化为“领导”和“秘书”两个功能模块，从而实施指挥、协调、控制功能，以提高领导决策效率和决策水平；2.自我平衡性；3.组织有序性

第三章

秘书的素质 第一节.秘书的职业道德

一．秘书职业道德修养的含义：指秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下通过自我教育、自我修炼、活动形成的职业道德情操和职业道德境界。

二．秘书职业道德修养的内容：1.爱岗敬业，任劳任怨；2.尊重领导，主动服务；3.遵纪守法，严守机密；4.团结合作，廉洁奉公

第二节.秘书的职能结构 第三节.秘书的气质个性 一．秘书的心理素质

1.秘书的性格：要求具有外向型和内向型性格之长而弃其短。坚毅自利、稳健随和、豁达开朗、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作

2.秘书的意志：自觉性；果断性；自制性；顽强性 胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质

对气质具有星对稳定性、可塑性，对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，克己所短。良好情绪，能驾驭和控制自己的情绪，保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观的情绪。

二．秘书的心理健康

1.树立自信；不患得患失；制定新计划

2.树立正确的人生观；确定适度的抱负水准；创造良好的人际关系；及时调整不良心理；参加各种有益活动

第四章

秘书的日常事务工作 第一节.办公环境管理

（一）含义：办公环境即办公室环境，是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众环境，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度一系列因果的综合构成。

（二）制约办公环境的因素：社会大环境；职责和功能 二．办公环境的优化

（一）办公区的选址和设计

1.办公环境的选址：考虑组织的业务性质的需要；考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；周围的绿化水平、空气质量等因素

2.内部分区：秘书部门，因其工作的特殊性设在紧靠服务对象的位置，公共服务部门一般设在办公区的中间位置

3.配套设施

（二）选择合理的办公模式 1.开放式

2.封闭式：或网络式办公室

（三）保持办公环境的整洁有序

1.办公环境的清洁：首先，要保证上司的办公室的清洁；其次，要保持自己办公位置的清洁有序

2.办公设备的合理摆设：办公台要放在光源好的位置；大型书柜、文件柜靠墙摆放；小型办公设备可直接放在办公台面上；存放文件的工具置于随手取到的地方；电话机摆在秘书台的左边；垃圾桶一般摆在秘书台的下方；小的办公用品分门别类摆设；最好不要放私人物品

第二节.办公环境的安全维护 一．维护办公环境安全的重要性 二．办公环境安全的分类

（一）房屋、设备的安全

（二）信息的安全 突发事件重在预防

第三节.电函印信的处理 一.电话接听的程序与方法

（一）接听电话：及时接听；自我介绍 转接和电话记录

（二）接打电话时的礼仪 二.邮件的收发与处理

（一）邮件的收取

1.分拣：按照收件人分拣；按照收件部门分拣；按照收件的重要性分拣 2.拆信：⑴确定信件的种类（标有“机密”“秘密”字样的邮件和写有某某人亲收的私人邮件，秘书不应拆封）⑵邮件拆封的方法：首先，小心拆封邮件；其次，检查和清点邮件

3.阅函 4.登记 5.呈送

（二）邮件的寄发

1.检查邮件；2.核对名证；3.装封登记 三．印章的管理与使用 1.概念

2.作用：标志作用；权威作用；法律作用；凭证作用 3.外观形式

4.印章的制发和启用

（二）印章的保管：如无特殊需要，印章不宜带出办公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申请 2.用印签批 3.用印监督

第四节.办公接待工作 一．接待工作类型

（一）含义：接待工作，是指组织在队内、对外联络交往中所进行的接洽招待工作。

（二）类型

二．招待工作程序

（一）接待计划

1.接待规格：接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇

⑴高规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。目的是表示对对方的重视和礼遇。

⑵对等规格接待：即主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。

⑶低规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，常见于基层 2.接待规格的确定 3.日常安排

4.经费预算：接待经费项目——工作经费，住宿费，餐饮费，劳务费，交通费，参观，游览，娱乐费用，纪念品费，宣传，公关费用等

5.其他事宜 6.工作人员

（二）开展招待工作 1.迎接来宾

2.会见、会谈的接待

⑴会见、会谈的含义：会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见；会谈是指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见

⑵会见和会谈的区别：一是对身份要求不同。会见可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊外，一般要求相当。二是目的不同。会见不要求一定要达成书面协议，但会谈的目的则希望达成协议。三是约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的，会谈则具有较强的约束力。

⑶注意事项：一是座位安排，“主左客右”原则。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右侧为上。主客双方按礼宾排序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。

3.宴请接待。⑴宴请时间⑵用餐地点：首先，环境幽雅；其次，卫生条件良好；最后，要考虑来宾的民族禁忌，口味禁忌。

4.参观游览及娱乐活动 5.送别来宾

（三）善后工作 1.总结提高 2.文件归档 三．接待礼仪

（一）亲切迎客

1.握手；2.问候；3.称呼；4.投递名片

（二）热忱待客

1.交谈；2.引见；3.介绍

（三）礼貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客的最基本的礼仪 四．接待要求：细致周到；按章办事；保守秘密

第五节.值班工作

一．值班工作的主要任务

1.传递信息；2.公务接待；3.处理紧急电文和突发事件；4.承包领导交办的临时事项（临时性的会议通知；任务调查；向有关单位和部门传达上级领导的指示）；5.协调安全保卫工作

二．值班工作的要求

坚守岗位；处理及时；做好记录（值班电话记录；值班接待记录；值班日志）；了解领导的活动情况

第六节.办公时间效率的管理 一.有效管理自己工作时间的方法

（一）科学

1.培养好习惯：⑴在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事⑵绝对不“煲电话粥”⑶工作中学会说“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.将工作分类

秘书的工作一般可分为事务型工作和思考题工作 3.为工作制定计划

4.学会为自己编制工作日志

（二）合理

（三）专注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.为上司制定周工作计划：⑴要事第一（重要工作安排在最佳时段）⑵预约优先⑶综合考虑⑷分工负责⑸领导确认

2.为上司编制工作日志 3.为上司安排约见（约会）

⑴确认是否有安排接见的必要⑵了解清楚约见的目的，提前做好相关准备（如会谈文件，背景材料）⑶必要得到领导的确认

（二）上帝的调研工作安排

首先需要了解清楚调研的目的；其次是要了解被调研单位的相关背景，住宿、餐饮、时间表的安排

（三）上司的旅行安排 1.国内旅行

⑴了解上司此行的有关情况：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知晓旅行时间；第四，了解随员及事务安排

⑵做好出行准备：旅行计划主要包括以下几个方面。第一，安排出差时间及接、送站（启程时间，返回日期）；第二，确定旅行路线，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、时间地点、活动事项、负责人或有关人员、备注等内容）

⑶选择安排交通工具：第一，预定车票；第二，预定飞机票（认真核对票上的信息，内容是否准确无误）；第三，接送的交通工具

⑷准备资料和其他备用品 ⑸住宿安排

⑹做好领导当天的交通安排 2.国际旅行

⑴出国证件：第一，递交出国申请；第二，申请护照；第三，补办签证；第四，获取《国际预防接种证书》；第五，购买机票；第六，办理保险

⑵出入境手续：第一，接受边防检查；第二，接受海关检查；第三，接受安全检查；第四，接受检疫

⑶其他注意事项：一，事先兑换一些外币或了解相关事宜；二，进行时差换算；三，办理行李托运；四，查阅目的地背景资料；五，准备礼物

3.准备好自带生活用品

第五章

秘书的调研与信息工作 第一节.秘书的调查研究工作 一．秘书调查研究工作的特点 1.一致性；2.经常性；3.广泛性 二．调查研究的方法

1.实地观察法；2.个别访谈法，正式访谈或随机访谈；3.座谈调查法；4.问卷调查法；5.通信调查法；6.网络调查法

第二节.秘书的信息处理工作 一.秘书信息工作的含义和作用

1.秘书信息工作的含义：秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、利用和存储等一系列工作就是秘书信息工作。

2.秘书信息工作的作用：是发挥秘书辅助领导决策功能的保证；是秘书完成日常工作的重要基础

二．秘书收集信息的内容和方法

（一）内容

1.本组织的信息；2.国际市场信息；3.客户信息；4.经济贸易信息；5.国际金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒体渠道；2.网络渠道；3.会议渠道；4.文件渠道；5.业务渠道

（三）收集信息的主要办法

1.观察法；2.听读法；3.调查法；4.索购法；5.交换法

第五篇：秘书学

1、秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。

2、社会角色: 人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的行为和意识。

3、印信工作:指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作。

4、秘书: 有四种较普遍的说法，1、宫中秘藏之书；

2、辅臣；

3、行政职位；

4、社会职业

5、秘书知识结构:

1、基础知识；

2、专业知识；

3、行业知识；

4、相关知识

6、保密工作:是指对国家秘密加以管理和保卫，使其有效地控制在一定的范围内，防止丢失、泄露和被窃的一系列工作

7、秘书职能环境:是指从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。

8、秘书制度是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文、也有不成文的（即惯例）秘 书制度。

9、秘书资格是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身价

10、辅助决策是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。

11、秘书职业是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供结合性服务，并收取报酬的一种社会职业

12、秘书工作指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内劳动。

13、秘书工作机构：行政组织内的综合办事机构与参赞性机构，广义:秘书长or办公厅（室）主任领导下的办公厅or办公室；狭义：以“秘书”命名的局处科室股等部门。

简答题

1、秘书工作的性质有哪些？

辅助性、综合性、机密性、服务性

2、秘书人员的自我管理应从哪几个方面着手？

工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理

3、简述秘书考核标准? 直接量化、比率化,综合指标化、类比指标化

4、秘书工作机构的职能有哪些？

助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能,公关职能

5、简述秘书与上司关系的处理原则 a主动配合、适应 b、服从，但不盲从 c、委婉提醒，适时规劝 d、维护上司间的团结。

6、秘书的职业特征包括哪些？ a、服务的直接性 b、服务的稳定性 c知识化 d年轻化 e女性化。

7、秘书与上司关系的特征有哪些？ a工作上的主从性

b知识、能力、体力、思维的补充性 c人际关系的首属性 d人格上的平等性。

8、秘书的职业道德主要有哪些？

忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公

9、简述邮件收进的程序和要求: 分类、拆封、登记、分送、阅办

10、保密工作内容有哪些？

文件保密、会议保密、通讯保密、电脑保密、涉外保密

11、秘书人际关系的准则有哪些？

尊重,礼貌和礼仪,乐于助人,赞美他人,宽容与体谅、公允

12、现代秘书工作的特点有哪些?

（一）政治性：管理的政治性导致秘书工作也具有政治性。

（二）综合性：部门综合；领导工作广泛；与社会联系的广泛。

（三）辅助性：为领导服务；没有决策权；按领导决策意图执行。

（四）被动性：围绕领导工作需要而进行。

（五）事务性：繁杂的事务处理。

（六）机密性：领导事务的保密。

13、我了古代秘书活动的基本特点是什么？

秘书活动历史悠久;秘书机构变动频繁;秘书人员选拔较严;秘书制度比较完备

14、简述从辅助功能上对秘书层次的区分

（1）辅助决策层，是直接参与与领导者决策活动的秘书。一般是指：秘书长、办公厅（室）主任和领导者的个人秘书。

（2）行政执行层，是为领导者处理重要事务的秘书。一般是指负责文稿撰拟、信息加工、综合协调、来访接待、信访处理和会议组织等工作的秘书。

（3）技术操作层，是为领导工作和机关工作提供技术服务的秘书。一般指负责文稿印制的电脑操作人员、文书收发的文书处理人员、图书资料的采编人员、专事文稿把关的校核人员、机关印信的管理人员和通讯设备的操作人员等

15、简述秘书机构的作用。

（1）组合作用——能够把机构、职责、人员和组织关系等要素有机地加以优化组合，形成一种组织力量，起到一种凝聚作用，以保证领导工作和机关工作的正常运行；（2）枢纽作用——上传下达、内外联络和左右协调等作用；

（3）过滤作用——代行领导处理琐碎和不重要的事情，以便使领导从繁杂的事务中解脱出来。

16、作为秘书，应具备哪些能力？

写作能力、口头表达能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力

17、保密工作的意义和作用是什么?(1)保密工作关系到国家的安全与利益(2)保密工作关系到社会的稳定(3)保密工作关系到经济和科技的发展(4)保密工作关系到领导工作的成效

论述题

1、阐述我国秘书工作职能的转变（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

（2）辅助职能，由重在组织、指挥、实施、督察转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息。（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。

2、论述秘书工作方式的转变

a服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务。b办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公。c会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展。d操作方式，由手工操作转变为电子操作。

3、谈秘书如何调适自己的心理？ a博览群书，开阔胸襟 b培养广泛兴趣，丰富业余生活 c善于反省，自我调适 d倾诉、宣泄、调节情绪 4试论秘书机构的特点和作用: 特点一是辅助功能的综合性;二是所处位置的中枢性;三是组织关系的封闭性作用：组合作用;枢纽作用;过滤作用

5、试述现代秘书职业的主要特征（1）秘书服务对象多元化。（2）秘书主体商务化（3）秘书知识技能专业化。（4）秘书劳动价值商品化。

6、试述秘书保密工作的意义

a文件保密b会议保密c通讯保密d电脑保密e涉外保密

保密工作关系到国家的安全与利益；保密工作关系到社会的稳定；保密工作关系到经济和科技的发展；保密工作关系到领导工作的成效。

案例分析

按照对保密和保密工作的认识和体会分析下列案例

A．湖南省能源研究所研制的沸腾焙烧炉技术，是我国能源研究的一项重要成果，引起国外能源专家极大兴趣，纷纷来函索取资料和邀请讲学。美国利用多种渠道分别从我国几个单位邀请这方面科技人员去讲学或进修；通过“技术交流”无偿地获取了这项技术。B．日本人在参观我国景泰蓝生产厂家时，由于我方过于热情好客，慷慨允许其拍下全部制作的工艺流程。日本人很快就掌握了其技术秘密，不久生产出了比中国生产得还要精美 的日本景泰蓝。我国的景泰蓝工艺品，因此而减少了出口。经济及技术损失重大。C.1979年，某国政府手工艺考察团在浙江某县工艺竹编厂参观，经我方允许，他们拍下了我国竹制品防蛀、防霉、去霉的独特生产工艺。祖传的秘密技术因此泄露出去。D.美国可口可乐公司一直对其饮料的配方严格保密。据说，知道可口可乐完整配方的不到十个人。由于其技术的高度保密，所以该公司一直在国际饮料行业中居于霸主的地位。答案要点：

保密，就是人们把不让外界知悉的秘密加以保守和保护，使之不外泄的行为。国家工作人员，特别是秘书人员都必须有高度的保密意识。增强保密的责任感。保密工作关系到经济社会的发展。经济是基础，科技是第一生产力。一个国家，一个地区和一个企业的地位和实力如何，首先取决于经济发展和科技进步的程序。做好经济保密工作，直接关系到经济的发展。可口可乐公司的保密意识极强，而A、B、C三例中都是严重地缺乏保密观念的典型事例。

保密的特点是：封闭性、排他性、利益性和相对性。保密工作，就是对自己内部可能产生的失、泄密所采取的一系列防范措施；对于不该知密的外部势力，应坚决予以抵御与排斥。以友好做晃子窃取技术机密，是新形势下一种新的窃密手段。A、B、C三例正说明了这一点。如果我们失去警惕，必然要受骗上当。从根本意义上说，保密就是为了保护某种利益，使之不受或少受损害。可以说，维护某种利益是保密的基本出发点，也是保密的根本目的之所在。正因为如此，保密才受到世界各国和各个行业的普遍重视；当然任何秘密都有时间性、空间性。保密总是在一定的时间和空间里进行的。

保密工作的意义是重大的。从政治上说，关系到国家的命运和社会的安定；从科学与经济的角度说，保密工作关系到科学和经济的发展；保密工作还关系到领导工作的成败。A、B、C三例所造成的经济损失是难以估量的。

我们要正确处理好保密与开放，保密与交流，保密与宣传，保密与利用之间的种种关系。此外，还要正确认识和处理好保密与友好、保密与引进人才等各种关系。任何出于私利而泄露国家秘密的行为都是犯罪行为

秘 书 学 试 题（Ａ卷）

一、判断题（每小题2分，共10分）

1．评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。（）2．新时期以来，秘书人员经常性地出席各类决策会议；在此之前，他们往往无法获得这样的机会。（）

3．就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。（）4．从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。（）5．秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会“编故事”或者说“撒谎”。（）

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（）。

Ａ．民主集中制原则

Ｂ．计划化原则

Ｃ．法制原则

Ｄ．民族平等原则

Ｅ．人民群众参加国家管理原则 2．秘书机构的基本职能是（）。

Ａ．调查研究

Ｂ．辅助决策

Ｃ．办理会务

Ｄ．协调关系

Ｅ．服务领导

3．接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（）。

Ａ．告诉他打错了，然后挂电话。

Ｂ．告诉对方你的号码是什么。

Ｃ．仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

Ｄ．告诉他，查清楚号码再打。

4．正在接听电话时有另外一个来电，这时候应该（）。

Ａ．长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。

Ｂ．记下另外来电的号码，随后再打过去。

Ｃ．请另外的来电者随后再打来。

Ｄ．先听完已经接听的电话，再理会另外的来电。5．秘书学具有（）等学科特点。Ａ．属于社会科学范畴

Ｂ．综合性强

Ｃ．实践性强 Ｄ．历史悠久

Ｅ．学科发展受到相关学科的影响和制约

三、案例分析题（每小题15分，共30分）

1．某单位的一个职能部门代替单位拟写了一个申请追加经费的请示，送给负责人核稿时，负责人将“请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请示”；到负责人第二次核稿时，又将“请示”改为“报告”。请示与报告错用、混用的现象十分普遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因。

2．辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我的启示太大了。”日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？为什么？

四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分）1．（秘书人员应当）目中有人，眼中有事。2．秘书是水，领导是容器。

3．（秘书人员必须）“尊重政务与事务之区别”。（转载自本网http://www.xiexiebang.com，五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）今日助理，昨日秘书？

毕业于武汉某高校英语专业的何小姐来广州找工作，本想找一份秘书的差事，但男友极力反对，说秘书声誉不佳。何小姐考虑选择经理助理的职位，又有人告诉她，助理和秘书其实是“换汤不换药”，助理就是秘书，秘书就是助理。

真是这样吗？据了解，很长时期以来，的确有一些经理老板喜欢雇用漂亮的女秘书，作为“公关牌”，更有甚者干脆来个“情人秘书”，公私兼顾。因此，在外人眼里，秘书往往有“公司花瓶”或“老板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。为了避嫌，一些公司想出了新招数。

现任一家百货公司人事部经理的李先生告诉记者，他所在的公司曾有一段时间专招男性秘书。后来发现，男秘书不如女秘书细心，在琐事面前容易产生厌烦情绪，于是公司又开始聘用女性秘书。为了表明此“职业秘书”非“花瓶秘书”，就给它安了个“经理助理”的头衔，其实做的事也就是秘书的职责。

“助理”代替“秘书”，求体面、正视听是一方面，秘书这一职位本身的工作范围和职业要求有了新变化也是重要因素。传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的“准上司”。不叫“秘书”叫“助理”，理所当然。

朱小姐工作5年，正好完成了从秘书向助理的转换。她最初为一家服装公司的经理做秘书，工作很轻松，主要在办公室整理文件，给经理泡泡茶，也常陪经理在外面见客户。由于觉得自己学非所用，加上屡遭经理非礼，没干上一年就辞了职。第二家公司环境不错、待遇不错、经理也很“君子”，但她在里面干了两年，因为她不喜欢老是在别人的指挥下工作。到了现在工作的这家房地产公司，开始仍是秘书，但渐渐涉及管理层面。如今，她的名片上印着“总经理助理”。

回溯5年，朱小姐承认干秘书这一行的确容易让人有“别样”的想法，关键是自己要坚持做人的基本原则。像她这样由秘书变成助理的为数不少，但她靠的绝对是自己的实力。从她的经验来看，助理和秘书不能简单等同，助理要有更高的学历，更强的能力，并非“换汤不换药”。

秘书与助理，真正的区别还要看在实际工作中能够发挥的作用。光从招聘榜上看大大小小的秘书或经理助理职位，难以说清其间的微妙之别。心动了的求职者，此时的关键在于弄清这个职位需要你做什么，你是否喜欢，是否能够胜任。好听不好听——任由别人说的事，你又何必太在意！（作者：杨黎虹、李新龙，载《羊城晚报》1999年6 月8日第18版）

六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

（一）领导自己写报告，专职秘书都取消

本报江西讯 江西省全南县委书记李蔚近日宣布，取消县委、县政府领导的专职秘书。该县县委只配备两个公用秘书，县政府只配三个秘书，使秘书职数减少了50%。

近年来，全南县委、县政府正、副县党政领导都配备有专职秘书。秘书职数越来越多，使部分领导养成了惰性。去年底，该县新一届领导班子组成后，要求所有领导干部提高自身业务素质，做到自己写报告、拟文稿，全面处理本职事务。（载1998年6月10日《羊城晚报》第15版）

（二）四川绵阳市委规定：县级领导不得配秘书

本报讯 据《成都商报》报道，四川省绵阳市委近日发通知规定，县（市、区）党政领导一律不得配备秘书。众所周知，在县（市、区）党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象，在一定程度上加大了领导干部的工作成本，同时，对县级领导干部的形象也有一定的不良影响。为进一步加强各县（市、区）党政领导班子建设，绵阳市委下发通知规定：各县（市、区）党政干部不需要再配备专职秘书负责文字材料等日常工作，党政一把手可由办公室指定一个同志主要负责为其做好服务工作。对已配备的秘书人员安排适合的工作，属于借用、聘用的秘书人员要及时清退。附：参 考 答 案（Ａ卷）

一、判断题（每小题2分，共10分）1．√

2．×

3．√

4．√

5．√

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．Ａ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析题（每小题15分，共30分）

1．根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。本案例中，某单位申请追加经费，应该使用“请示”这一文种。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反，除了秘书人员必须严格遵守之外，与文书工作密切相关的各级领导者也应熟悉、掌握。本案例中的失误主要应由“负责人”承担责任。当然，原撰稿人没有委婉地向“负责人”指出错用文种的不良后果，而是采取私下更改的做法，对此也应予以批评教育。2．日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时，必须充分考虑会议的整体时间结构，如果任由外宾或重要人物自由发言，必然会影响到整个会议的进程，无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时，只预留了一分钟的时间，而且居然精确到了秒，这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯，成为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕，恰好反映出双方对于开会的认识差异。这既是一种实际做法的差异，更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争机制下，如果连开会都无法准时开始、准时结束，会议的效果以及会后的执行情况又怎么可能实现高效率？一句话，只有开好会，才能办好事。这一点，应该是中方团长事后为之感慨的重要原因。

四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分）

1．要点：“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人，更不能盛气凌人、颐指气使；“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。（第二点也可答作“既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急”）

2．要点：容器的形状决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中，而不应体现在工作中。

3．要点：秘书人员必须牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决策的重要渠道（也是常规渠道），不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策。不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。

五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）

《今日助理，昨日秘书？》的主要倾向是认同标题中的结论，即“今日助理，昨日秘书”。换言之，秘书有望成为更高层次的助理。全文的重点语句如下：“传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的‘准上司’。不叫‘秘书’叫‘助理’，理所当然。”“秘书与助理，真正的区别还要看在实际工作中能够发挥的作用。”

六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

评阅提示：报道一与报道二都有矫枉过正之嫌。首先，秘书工作的辅助性功能不容置疑，无论是精简机构，还是降低工作成本，抑或是树立领导干部事必躬亲的形象，都不应盲目裁减秘书人员，应视具体情况而定，不能简单地搞一刀切。其次，领导者的主要职责在于决策，为了精简机构或降低成本而造成领导者忙于应付起草一般性文件的局面，将领导者重新捆绑在琐碎、繁杂的事务性工作上，势必影响领导者的决策水平，造成不应有的损失，这样做可谓得不偿失。第三，大幅度裁减秘书人员，或者硬性规定“县（市、区）党政领导一律不得配备秘书”，势必遭到或大或小、或显或隐的阻力，很难说具有多大的可行性。秘 书 学 试 题（Ｂ卷）

一、判断题（每小题2分，共10分）

1．评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。（）2．秘书部门及秘书人员展开协调工作时可以对犯错误的有关人员进行批评、教育直至撤职查办。（）

3．就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。（）4．从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。（）5．服从性从来都是秘书工作的首要特性。（）

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（）。Ａ．民主集中制原则

Ｂ．计划化原则

Ｃ．法制原则

Ｄ．民族平等原则

Ｅ．人民群众参加国家管理原则 2．秘书机构的基本职能是（）。

Ａ．调查研究

Ｂ．辅助决策

Ｃ．办理会务

Ｄ．协调关系

Ｅ．服务领导

3．接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（）。

Ａ．告诉他打错了，然后挂电话。

Ｂ．告诉对方你的号码是什么。

Ｃ．仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

Ｄ．告诉他，查清楚号码再打。

4．下列程序中不属于收文办理的是（）。

Ａ．传递

Ｂ．审核

Ｃ．缮印

Ｄ．批办

Ｅ．立卷

5．秘书学具有（）等学科特点。

Ａ．属于社会科学范畴

Ｂ．综合性强

Ｃ．实践性强 Ｄ．历史悠久

Ｅ．学科发展受到相关学科的影响和制约

三、案例分析题（每小题15分，共30分）

1．某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。Ａ秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。Ａ秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？ 2．某市人民政府向属下企业发出一份文件，内容是提高退休工人的生活补贴。当时，该市的大多数企业纷纷出现经济滑坡现象，资金短缺，开工不足，不少在岗工人的工资都很难按月发放。接到此文件后，几乎所有的企业都反映无法执行。但此事已经媒体报道，退休工人于是不断上访，坚决要求落实政策。市政府考虑再三，最终还是草草收回文件，重新加以修改。根据此案例，分析一下调查研究在决策中的作用。

四、下列带有一定文学色彩的语句，包含了不少秘书学知识。请试作分析。（每小题5分，共15分）

1．（秘书机构）各为其“主”，各自为“营”。2．秘书——决策者的守门人。

3．秘书是水，领导是容器。（转载自本网http://www.xiexiebang.com，请保留此标记。）

五、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

（一）领导自己写报告，专职秘书都取消

本报江西讯 江西省全南县委书记李蔚近日宣布，取消县委、县政府领导的专职秘书。该县县委只配备两个公用秘书，县政府只配三个秘书，使秘书职数减少了50%。

近年来，全南县委、县政府正、副县党政领导都配备有专职秘书。秘书职数越来越多，使部分领导养成了惰性。去年底，该县新一届领导班子组成后，要求所有领导干部提高自身业务素质，做到自己写报告、拟文稿，全面处理本职事务。（载1998年6月10日《羊城晚报》第15版）

（二）四川绵阳市委规定：县级领导不得配秘书 本报讯 据《成都商报》报道，四川省绵阳市委近日发通知规定，县（市、区）党政领导一律不得配备秘书。

众所周知，在县（市、区）党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象，在一定程度上加大了领导干部的工作成本，同时，对县级领导干部的形象也有一定的不良影响。

为进一步加强各县（市、区）党政领导班子建设，绵阳市委下发通知规定：各县（市、区）党政干部不需要再配备专职秘书负责文字材料等日常工作，党政一把手可由办公室指定一个同志主要负责为其做好服务工作。对已配备的秘书人员安排适合的工作，属于借用、聘用的秘书人员要及时清退。

六、阅读下面的文章，把握其主要倾向，写一篇文章，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）另类秘书

“在公司里做秘书。”——以前别人问起我的职业，我总是据实道来。十之八九，人们会因此对我投来异样的目光。

真的，不知道从什么时候起，秘书成了“小秘（蜜）”的同义词，也因此被蒙上了一层暧昧的色彩。这让我很有些不自在进而愤怒起来。

于是我学乖了，只说是“做行政工作的”。——反正这也不能算是撒谎！

我上职高时念的就是文秘专业，选择它仅仅因为它很适合女孩子。毕业后进了外企，而且是一家非常规范的公司。据说在国外的总部,倘若一位男员工对女同事说句“你真漂亮”,就可以被投诉性骚扰。在这里秘书就是秘书，干的活儿繁杂而琐碎。替经理们订机票，订酒店，打字，复印，发传真„„这些都是工作职责中明文规定的。还有一些是虽未明文规定却约定俗成的事——中午到马路对面替老板买三文治，帮老板的菲佣办护照„„中国人还好些，倘若碰上个丝毫不懂中文的外国老板，真的像照顾一个孩子。

公司的规矩：秘书永远是秘书，在工作性质和发展机会上与经理级有着质的区别。因此很自然地，有些秘书会觉得这份工儿没有多大前途。她们喜欢这个公司，喜欢身旁的工作环境，喜欢这里不低的薪水和福利，惟独不喜欢自己的工作。于是心里便盘算着先做几年看准了机会离开。亦有另一部分人干得很专心也很安心。因为这并非人们想象中那样是吃青春饭的职业。恰恰相反，它可以做一生。无需年轻美貌，只须细心、耐心，外加性格好即可。国外有不少四五十岁的妇女做了半辈子的秘书，那是她们一生的职业。

在这里经理们与秘书们工作中互相尊重。经理让秘书办事通常都会用“please”开头，用“thanks”结束。然而二者间几乎不曾有过暧昧的关系。这是禁令，亦是人们所认同的现实。经理们行则飞机住则五星级大酒店，秘书是那个为他们订机票订房间的人。虽然在一个办公室里，却生活在两个世界。正应了那一句话：“你有你的，我有我的方向。”

就这么一天天干着这份工作，不管心中是不是喜欢它。秘书只是一份工作，正如同经理也是一份工作一样。我们是高级办公楼里惟一不穿名牌的人，心中却也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘书节。几乎没有人会忘记在我们的桌子上放一束花，一张卡，或是一个可爱的绒毛玩具。已经习惯了身旁有如此能干的秘书，经理们知道，没有我们，自己的工作会是一团糟。附：参 考 答 案（Ｂ卷）

一、判断题（每小题2分，共10分）

1．√

2．×

3．√

4．√

5．×

二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．ＡＣＥ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析题（每小题15分，共30分）1．Ａ秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。这一案例的启示在于：秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开，必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来，以免出现事倍功半甚至事与愿违的结局。秘书人员必须牢记：仅有工作热情是不够的，还必须将秘书规范的学习、运用视为秘书基本素质的重要内容，予以足够的重视。2．在此案例中，导致某市人民政府工作出现被动局面的直接原因就是没有在决策前进行充分的调查研究，结果是顾此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。众所周知，调研是决策的基础和前提，没有调研，决策就成为无源之水、无本之木，风险大大提高。各级各类机关单位的决策者都应从这一案例吸取教训，慎重对待决策，慎重对待决策前的调研工作，将调查研究工作做实做好，为决策打下坚实的基础。一言以蔽之，这一案例再次验证了“没有调查就没有发言权”这句经典名言。

四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分）

1．要点：秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。

2．要点：秘书应该帮助领导解决那些可能使领导分散时间和精力的琐碎事务，以保证领导将主要时间和精力放在决策上。此外，当领导不在时，秘书还应当在领导授权的范围内做好各项工作，也就是做好“补位”的工作，使得领导不至于牵挂机关单位的方方面面。3．要点：容器的形状决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中，而不应体现在工作中。

五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）

评阅提示：报道一与报道二都有矫枉过正之嫌。首先，秘书工作的辅助性功能不容置疑，无论是精简机构，还是降低工作成本，抑或是树立领导干部事必躬亲的形象，都不应盲目裁减秘书人员，应视具体情况而定，不能简单地搞一刀切。其次，领导者的主要职责在于决策，为了精简机构或降低成本而造成领导者忙于应付起草一般性文件的局面，将领导者重新捆绑在琐碎、繁杂的事务性工作上，势必影响领导者的决策水平，造成不应有的损失，这样做可谓得不偿失。第三，大幅度裁减秘书人员，或者硬性规定“县（市、区）党政领导一律不得配备秘书”，势必遭到或大或小、或显或隐的阻力，很难说具有多大的可行性。

六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500～800。本题30分）

《另类秘书》的主要倾向，相对而言，具有多样化的特点。因此允许考生把握以下各点中的任何一条展开分析论述：既可以着眼于领导与秘书的关系，也可以着眼于秘书与经理、助理在管理层次上的界限分明，还可以着眼于秘书工作中的明文规定与约定俗成之间的关系，或者着眼于秘书从业者必须具备的耐心与细心等等。要求自圆其说，具有一定的深度，不必面面俱到。