办公设备管理

第一篇：办公设备管理

第四章办公设备、设施管理规定

第十五条办公设备、设施是企业的资产，各部门和个人应对保管和使用办公设备的安全负责。

第十六条办公设备实行“定岗、定位、定人”管理，设备在各部门之间的转移应在行政部备案及办理登记备案手续（固定资产转移在财务部办理登记备案手续）。没有办理相关手续，转移公司资产、设备、设施造成的损失由转出部门或个人负责。

第十七条办公设备的购置由部门报计划，行政部审核，分管总监和分管副总核准后，交采购人员统一购买。单件价值在三千元以上的购置由总经理核准。

第十八条使用人应经常对办公设备进行检查，防止损坏和丢失；对故意破坏办公设备的行为，任何员工都有权制止，破坏人照价赔偿，并予以行政处分。

第十九条复印机使用管理规定

1.为防止复印机出现故障，延长复印机的寿命，应控制复印量。

2.复印文件、资料前复印需求人须认真填写《复印登记表》分别注明日期、部门、姓名、文件名称、数量等，不登记不予复印。

3.每月行政部助理将复印登记汇总，报总监审核。

第二十条打印管理规定

1.各部门应控制打印量，能不打印的尽量不要打印。行政部职员对打印要求要加以过滤，跟工作无关或无关紧要以及排版格式不合理的文档不予打印。

2.各部门有电脑的职员将自己要打印的文档编辑完善，行政人事

部职员没有为各部门职员打字编辑的义务。

3.打印需求人员应认真做填写《打印登记表》，详细填写打印时间、姓名、文档名称、数量、用途，不登记不予打印。

4.每月行政助理将打印登记汇总，报总监审核。

第二十一条传真机使用管理规定

1.为防止传真机出现故障，延长传真机的寿命，尽量控制传真量，跟工作无关的文件一律不予传真。

2.传真需求人须认真填写《传真登记表》分别注明日期、部门、姓名、文件名称、数量、对方传真号码等，不登记不予传真。

3.每月行政助理将传真登记汇总，报总监审核。

第二十二条计算机使用管理规定

1.计算机的配备按照工作需要的原则进行，计算机操作人员必须服从主管部门的管理和安排，不准使用计算机从事与工作无关的事项。

2.非工作需要不许上网、登录QQ等娱乐工具、下载其他软件、下载文件资料等。

3.不得私自修改系统配置，拷贝系统使用软件。

4.不得使用未经病毒检查的软盘、闪存和移动硬盘。

5.未经许可，不得私自拆卸和连接硬件设备。

6.机器不能正常运转，应立即向行政和IT部报告，若IT部不能解决，行政部应及时找专业人员维护。

7.计算机不使用时应关闭电源，防止意外事故的发生。

第二十三条电话机使用管理规定

1.办公电话仅限于工作上业务需要使用，接打电话时，做到简捷、明快、高效，尽量避免长途、长谈。

2.严禁用公司电话接打电话办私事、闲聊。一经发现予以行政处分。

3.行政部每月将电话清单汇总、审核、公布，若有发现非业务区域电话或非业务需要电话，将追究电话使用人之责任，予以行政处分。

第二篇：办公设备管理

办公设备管理

1．电脑

1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；

1.2根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码

1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录

1.4员工不得私设电脑密码

2．传真机、复印机：

2.1由公司行政部统一管理与使用

2.2未经许可，个人不得自行操作使用

3．可运用状态维护

3.1行政部负责电脑、传真机复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态

第三篇：办公设备管理细则

办公设备管理细则

为建立完善的办公设备体系，规范对办公设备的管理，理顺申购、使用、维护程序，明确和落实办公设备使用和管理人的责任，提高办公设备使用水平，发挥办公设备的使用效率，特制定本细则。

第一条 公司办公设备的界定

办公设备是指公司各部门在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。具体包括： 1.电脑及相关附属设备类：含电脑、服务器、打印机、传真机、复印机、扫描仪、碎纸机、各种装订机、电话交换机、电话机；

2.影视摄录及播放设备类：投影仪、摄像机、数码相机、影碟机、录音机（笔）、电视机、机顶盒及监控设备；

3.办公用具类：空调、电风扇、饮水机、办公桌椅、沙发、茶几、档案柜、文件柜； 4.交通工具类：汽车、摩托车、电单车、自行车；

5.后勤及宿舍用具类：洗衣机、电冰箱、燃气（电）热水器、抽油烟机、微波炉、电饭锅、消毒柜、餐桌、餐椅、床头柜、衣柜、上下床。6.其他被公司认定按本细则管理的设备和器具。

第二条 办公设备配备标准

公司办公设备分为标准配备和特殊需要配备，标准配备是以满足办公基本需求为条件的配备，特殊需要配备是各部门根据本部门实际工作情况而需额外添置的设备。

一、标准配置 具体包括：

（1）部门经理以上办公室

① 办公桌（按实际需求统一配置）；

② 办公椅（皮质电脑椅，可配置招待客人用椅2—4把）； ③ 电脑一台（按办公应用配置）；

④ 材料及档案柜1—3个；（铁皮或木质文件柜）； ⑤ 电话（公司内线及外线各一部）； ⑥ 其它经审批需配置的设备；

（2）工作办公室

① 办公桌每人一张（1.4米内），相关部门增设阅图桌； ② 办公椅（木质或电脑椅），可配置招待客人用椅2—4把； ③ 电脑每人一台（按公司标准配置）；

④ 喷墨或激光打印机（一体机）一台（以满足办公需求为前提）；

⑤ 材料及档案柜若干（铁皮档案柜或文件柜，根据实际需要进行采购和摆放）； ⑥ 电话（公司内线，外线经部门申请后进行报装）； ⑦ 饮水机一台；

⑧ 财务部配备保险柜和点钞机，技术部配备专业绘图仪和复印机，接待室配备传真机和复印机。

（3）单船项目部集装箱办公室 ① 项目经理配备笔记本电脑； ② 办公椅3—5张；

③ 打印机（一体机）1-2台； ④ 饮水机一台；

⑤ 微波炉或小冰柜一台（根据实际需要进行申领，交船后交还仓库保管）； ⑥ 办公室按公司企业文化标准进行布置。注：所有办公室配置挂式或柜式空调。

二、特殊需求配置

对公司标准配置以外的办公设备，均纳入特殊需求配置，具体包括以下内容： ① 网络服务器、专业复印机、专业扫描仪、碎纸机、电话交换机；

② 投影仪、摄像机、数码相机、影碟机、录音机（笔）、电视机、机顶盒及监控设备； ③ 皮质办公桌椅、沙发、茶几； ④ 会议室、会客厅需配置的办公设备； ⑤ 汽车、摩托车、电单车、自行车； ⑥ 各具体项目部需要的电脑、网络配置设备。

⑦ 在标准配置中列有，但规格档次超过标准配置的办公设备； ⑧ 本细则未列入，但需购置的办公设备。

第三条

办公设备使用期限

电子类设备7年以上；家具类设备9年以上；办公桌椅6年以上；沙发6年以上；档案资料柜木制9年以上，铁制15年以上。

第四条 办公设备的申购

1.对于电脑、工程打印机等3000元以上的大型办公设备申购，各部门应将所需配备的设备费用做入下一年预算中，经公司董事会批准后由办公室负责采购并分配至各部门。2.各部门根据工作实际需要向办公室提出设备购置申请，办公室对设备的品牌、型号、主要功能及价格和售后服务年限等情况进行考察。

3.对欲申购的设备调查了解后，由办公室权衡确定并提出性价比高的购置申请，所购办公设备属于公司标准配备的，由办公室进行购置；所购办公设备属于特殊需求配置的，购置申请由办公室审核后报总经理审批，经审批同意后方可购置。

4.办公设备购置后，由办公室办公设备管理人员将购置设备名称、品牌、型号、购置日期、购置地点、商家名称、联系电话、售后年限、购置价格以及购置人等基础资料登记备案（按公司办公设备管理软件要求的项目填入）。电脑设备需要将配置情况列明，并确定是否附带音箱、光驱等。

5.价值超过100元的办公设备，需要拍摄设备图片并由办公室和使用部门备案。6.办公设备采购统一由公司办公室负责。对在外地工区购置的办公设备，也需履行上述程序进行办理。

7.申购办公设备应符合公司的企业文化规定的颜色，如果申购的办公设备没有符合公司企业文化规定的颜色的，应购买与公司企业文化规定的颜色相近或严肃、庄重、大方，与办公环境协调的颜色。

第五条 办公设备的入出库及领用

1.办公设备购置后，由办公室进行入库、备案、登记、编号，固定资产由经营部进行备案、登记、编排固定资产编号，办公室更新台帐，并加编办公编号。办公编号按以下原则进行： 部门号+类别号+顺序号

部门号按使用部门英文缩写排列： 办公室：OF 质检部：QC

财务部：FI 技术部：TE

经营部：BU 安生部：SF

舾装部：OU

类别编号按英文名称缩写编排： PC：台式电脑 SC ：扫描仪

GP：绘图仪 CT：笔记本电脑 TP：电话机 CM：相机

PT：打印机

OP：复印机 SP：不间断电源 PJ：投影仪 WM：饮水机

FAX：传真机

VCM：摄影机

MIS：其他杂项 FN：家具 PS ：碎纸机

AC ：空调 IF：网络设备

SEE：小家电

顺序号按购置先后顺序排列。例如：

OF/PC/01：即为办公室使用的台式电脑，序号为01。2.编号采用标签的形式粘贴到办公设备上。

3.各部门领用办公设备应持领料单，经领用部门主管领导签字后领用。4.对异地（单船项目部）自行购置的办公设备，回到公司后要补办上述手续。

第六条 办公设备的管理

1.公司办公设备统一由公司办公室进行管理，负责公司办公设备检查验收、登记统计和调配工作，负责监督控制办公设备设施的耗材、能耗、维修成本，并对违反规定者向主管领导建议给予相应经济处罚或行政处分，保证公司资产的完整和合理使用。

2.办公设备实行责任到人的管理责任制，各部门负责人为第一责任人，对本部门使用的办公设备负责，办公设备具体使用人为直接责任人，对所使用的办公设备负责。3.办公设备个人领用时由办公室查验办公设备使用情况、是否完好，并办理签字领用手续后领用，签字手续由使用部门和办公室、财务部留存。对办公设备使用人变更的，由部门主管领导负责进行办公设备查验，保证办公设备的完好。

4.办公设备使用由办公室建立电子档案台帐，办公室和具体使用部门分别存档备查。电子档案台帐要列明办公设备名称、品牌、型号、购置日期、购置人、购置商家名称及购置价格、使用年限、售后服务年限、领（使）用部门、使用（责任）人等。

5.办公设备使用者有责任和义务妥善保管、正确合理使用办公设备，未经批准不得擅自外借他人。

6.设备直接责任人应熟悉和了解所使用办公设备的性能和特点，按设备使用说明和正确操作程序来操作办公设备。

7.要严格按照办公设备说明、程序使用办公设备，严禁野蛮操作和擅自接装、拆卸部件。

8.办公室需要按设备参数要求及条件及时安排相关人员进行保养办公设备，避免出现重使用、轻保养、弱维护的局面。专业的检测测量设备要按要求及时同技术监督部门联系进行检测年审。

9.各部门受办公室委托自行购置的办公设备，要将设备使用说明书、保修卡、设备相关资料、附属软件光盘等寄递到办公室存档。

10.设备直接责任人调离时，由办公室及部门领导（第一责任人）查看本部门设备管理台帐，了解调离人员使用的设备，指定交接双方办好交接并经交接双方签字确认。同时由办公室刷新备案登记。

11.交接必须监交。本部门负责人是交接双方的监交人，如人员调离或离职，暂时没有交接人的，由部门领导指定交接人进行交接，本部门领导的交接，由其主管领导指定监交人，交接清单上须有监交人签字方为有效。

12.各部门自行安排设备责任人岗位变动的，也需要履行以上交接手续，设备直接责任人变更情况由办公室及时变更备案。

13.办公设备由办公室同各部门每季度核对一次，价值超过100元的办公设备每季度都要拍摄照片并递交办公室存档。

14.对各部门公用的办公设备（如复印机、打印机、投影仪、摄录设备等也需要由主管部门指定一人做为责任人进行负责）。

第七条 办公设备的维修（护）及报废

1.设备出现故障，要及时通知办公室，说明故障情况，由设备专业维修公司进行检修，并做好完整的办公设备维修记录。

2.维修费超过设备原值10%的，需按使用年限、损坏程度确定是否有维修价值。3.办公设备经检验确认需要维修的，维修费用在100元以上的，须办公室审批。4.设备出现故障无法维修或成本过高，且符合报废条件的，由设备使用部门提出申请，填写普通设备报废单，部门负责人签字后报办公室。固定资产的报废由设备使用部门填写固定资产报废单，报经营部和财务部备案审批，确定报废的，报总经理审批。经营部、财务部保留报废单，并抄送办公室。

5.报废后需要更换的，按办公设备申购程序办理。

6.报废设备由办公室和财务部进行处理，如报废设备能出售的，收回的款项交财务入帐，同时对报废设备在办公设备台帐上变更登记、审批表存档。

7.凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成办公设备损坏的，经使用部门和专业维修人员确认无法修复或修复后使用价值不大的，可提出报废建议，按报废程序经总经理审批后作报废处理。

8.申请更新的办公设备，原则上要达到本规定的使用最低年限，未达到使用年限的一般不予更新；

9.达到最低使用年限的办公设备，如还能继续使用的，一般不予更新、报废；

10.经批准更新的设备实行报废一件，更新一件；拟报废的办公设备需报办公室和财务部进行审核并经总经理批准后进行。

第八条、责任

1.购置的办公设备使用效率不高而又影响公司工作，造成浪费公司资源的，将追究购置申请人和审核批准人员的责任。

2.使用者（直接责任人）必须依照办公设备设施使用说明书进行正确操作，因操作不当损坏办公设备的，能够维修的，由个人承担全部维修费用，不能维修的，由办公室、财务部根据使用时间、新旧程度进行价值评估，当事人按评估价赔偿。

3.使用者有责任和义务保管好自己使用的办公设备，如发生遗失、损毁的由直接责任人按原价赔偿。

4.各部门领导（办公设备第一负责人）因管理失职造成办公设备损坏，能够维修的，第一责任人与直接责任人分别承担20%、80%的维修费用，不能维修的，分别按折旧价的20%、80%进行赔偿。

5.第一责任人因管理严重失职，造成使用者丢失办公设备的，第一责任人与直接责任人分别按原价的30%、70%进行赔偿，并视情节分别给予降低绩效工资等处分。

6.各部门负责人作为本部门办公设备第一责任人，如使用人调离，未及时进行交接并发生丢失的，由使用部门领导(第一责任人)负责赔偿。

本规定最终解释权归办公室所有。

相关表格：

领料单、电子档案台帐，设备管理台帐，交接双方签字，交接清单，办公设备维修记录，固定资产报废单，普通设备报废单，办公设备申领流程各部门部门主管办公室总经理申领计划审核不同意同意汇总信息审核同意不同意不予申领上年预算是否对设备基本信息进行调查择优购买填写领料单领用建档标识

办公设备维修流程各部门办公室供应商、维修部门故障上报了解情况检查无法修复可以维修核定维修费用一般维修维修费用较高进入报废程序不再修复审核继续维修维修维修记录

办公设备报废流程不予报废报废设备各部门固定资产是否填写普通资产报废单填写固定资产报废单经营部不同意审核同意财务部不同意审核同意总经理不同意审核同意报废报办公室存档

第四篇：办公设备管理作业

办公设备管理作业

壹、目的：为明确规范总公司与各子公司办公设备管理作业，特订定

本办法。

贰、范围：总公司/各子公司办公设备管理时，皆适用之。叁、内容：

1、公司员工不得侵占、损坏办公设备，必须爱护公司办公财产。

2、公司办公设备包括：电脑设备、通讯设施、文件柜（夹、架）及其它卫生设施和公共装修设施等。

3、行政部于每月30日对公司办公设备进行清查登记。

4、各部门于每月30日必须对本部门办公设备的使用情况如实进行统计，不得隐瞒。

5、公司所有办公设备由公司财务部协助行政部进行估价并详细做好统计（财产清单），及时归档。

6、需要添加办公设备的部门，必须由部门负责人统一做好需求计划，经行政部初审后报公司领导审批。

7、办公设备的采购由行政部进行，财务部协助。

8、行政部必须指定专人及时对电脑、电话及电（线）路、办公桌椅及公共办公区的设备进行检测与维修。

9、员工离职时，必须提前向本部门做好办公设备移交工作。部门负责人在移交书上签署物品检测意见。

肆、本管理办法经公司领导核准后实施，修订时亦同。

第五篇：办公设备管理规定

广东四明燕塘乳业有限公司

办公设备管理规定

一、目的：

为规范公司办公设备日常管理，提高办公设备的使用效率，有效节约费用开支，使办公设备在公司生产和管理中充分发挥作用，制定本规定。

二、适用范围：

本规定所涉及办公设备如下：1、2、3、4、5、6、台式电脑整机、显示器、电脑主机； 笔记本电脑； 打印机、传真机、复印机、碎纸机； 网络设备，如交换机、路由器、调制解调器； 音响设备、投影设备、扫描设备； 其它公司认为应被纳入该规定管理范围的办公设备。以上设备需为公司登记在册的资产。

三、管理职责：

1、行政人事部及财务部负责本规定的制定、修改、解释及监督执行；

2、总经理负责本规定的批准执行；

3、行政人事部、财务部负责公司办公设备登记入册及报废处理；

4、行政人事部负责办公设备询价、采购、维修、更换配件、耗材购买；

5、办公设备使用部门负责办公设备的调配、使用、日常维护及使用安全；

四、工作流程：

1、办公设备请购及审批流程

1.1由使用部门提出书面申请（起案、联络书），经部

门长审核后，交行政人事部及财务部审核，最后由

副总经理、总经理审批。

1.2请购申请审批通过后，使用部门将签字后的书面申

请交行政人事部，由行政人事部根据实际预算进行

产品定位、询价并填写《物资采购询价审核表》，经

财务审核后，交副总经理、总经理审批。审批后方

可请款采购。

注：产品定位指对办公设备的品牌、价格、功能、售后服务等相关内容进行评估。

2、办公设备登记入册、变更及报废处理

2.1 行政人事部应建立办公设备台账，并及时记录办公

设备的采购入库、变更以及报废情况。

2.2公司办公设备由行政人事部及财务部在采购完毕后

第一时间登记入册；

2.3因工作需要，办公设备如需变更使用者或变更配置，需由使用部门提出申请，并填写《办公设备变更登

记表》交部门长审批，交行政人事部及财务部备案；

2.4公司办公设备报废由行政人事部提出报废申请，财

务部审核后，交副总经理、总经理审批后方可执行。

3、办公设备验收及分配

办公设备购买后，由申请部门到行政人事部领取并填写

《办公设备签收单》。领取后，由部门自行分配。

4、办公设备的安装、维修、日常保养、耗材购买

4.1设备安装

原则上由使用部门自行安装办公设备，如安装设备

确实复杂，使用部门可通知行政人事部，行政人事部将安排供应商进行指导安装。

4.2设备维修

如办公设备出现问题，由使用者提出维修申请，并填

写《办公设备维修单》交行政人事部，由行政人事部指派相应的服务供应商进行维修。使用者未经行政人事部批准，不得擅自拆装办公设备或自行维修，由此造成的后果，由使用者承担。

4.3日常保养

办公设备日常保养工作由使用部门负责，特殊设备保

养及设备深度保养工作由行政人事部负责。日常保养包括设备灰尘清理、使用安全等。

4.4耗材购买

耗材包括打印机墨盒、碳粉、色带、色带架，传真机

炭粉、色带等。由使用者提出申请，填写《申领单》交部门部长审批后交行政人事部，由行政人事部统一安排购买。

使用者应在耗材使用完毕前一个工作日提出申请，行

政人事部应在接到申请后二个工作日内购买并发放耗材。如有特殊情况，使用部门与行政人事部应及时有效地沟通，并共同解决问题。

使用部门未经行政人事部同意不得自行购买办公设

备耗材，否则所造成的后果，由使用部门承担。

4.5办公设备的外出管理

4.5.1原则上公司办公设备不允许带出公司范围，如确

有工作需要，员工需将办公设备带出，应填写《办公设备外出登记表》，由部门长审批，交行政人事部备案。

4.5.2部门长是否需要将办公设备带出公司，由其本人决定，并实行自我管理。

4.5.3部门长视具体情况，决定本部门员工是否可以将

办公设备带出公司，并承担相应的管理责任和信息安全责任。

4.6 管理归口

以上规定中行政人事部职责由主管办公设备者负

责行使，若其不在公司，由行政人事部指定临时负责人，并及时通报各部门。

五、处罚及赔偿责任

5.1 如员工违反本规定第四条中的4.2、4.4、4.5所

涉及事项，公司将视具体情况，根据《员工手册》相关条例予以警告、记过、记大过处分。

5.2 赔偿责任

所有员工将公司办公设备带出公司（无论是否被批

准）后遗失、损坏或被盗抢，应承担赔偿责任。赔偿金额由行政人事部会同财务部按该办公设备原值扣除折旧后的净值计算。

六、本条例所涉及相关表格

1、《物资采购询价审核表》

2、《办公设备签收单》

3、《办公设备变更登记表》

4、《办公设备维修单》

5、《申领单》

6、《办公设备外出登记表》

七、本条例自总经理批准之日起实施，请各部门遵照执行。

广东四明燕塘乳业有限公司总经理：

二00九年九月八日