公司办公设备管理规定

第一篇：公司办公设备管理规定

公司办公设备管理制度

第一节总则

第一条目的

为进一步加强公司办公设备使用与管理，为员工提供良好的办公环境，最大限度发挥各类办公设备的作用，本着提倡节约，防止浪费的原则，特制定本制度。

第二条适用范围

（一）本制度适用于公司各部室位全体员工。

（二）本制度所指办公设备主要包括办公用电器设备、办公用电脑、打印机、复印机、电话等。

第二节职责

第三条相关部门职责

（一）办公设备原则上本着谁使用谁维护的原则，部门负责人为办公设备的直接责任人。

（二）公司综合办负责办公设备的监督管理。第四条办公设备的日常管理

（一）办公区域及公司内的电器设备要做到用完随手关闭，部门人员离开办公室时要逐一检查本部门所有用电设备是否关闭，方可离开。

（二）办公设备不使用时要设置好节电模式，停用一小时以上的办公设备必须关闭电源。

（三）各部门严禁拉接电源和使用与工作无关的电器，特别是大功率电器。

（四）下班后和无人使用时应做到随手关灯、关闭饮水机、电脑、空调等电器设备。

第三节空调使用规定

第五条空调的使用

（一）本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则，各部门切实保障空调能发挥应有的作用，并避免能源浪费。

（二）公共办公空调（如会议室）作为办公设施，仅限于各办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调。

（三）使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。坚决杜绝开窗使用空调现象。

（四）办公室在使用空调时根据气象台温度预报结果，夏季室内最高气温达到 28℃以上时，方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于 26℃；冬季室外气温低于 8℃以下的，方可开启空调制热，制热温度设置不应高于18℃。

（五）空调上班时开机，下班前 30 分钟要关闭。

（六）办公人员离开或办公室无人预计一个小时以上的，应关闭空调，严禁室内长时间无人开启空调。

（七）夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。

第六条空调使用注意事项

（一）全体员工必须增强节约用电，安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调开关，也不得在空调线路上乱接线（专职维修人员除外）。

（二）空调需要按照使用说明规定进行操作，如发生故障应及时向综合办报修，不得自行拆卸，否则责任自负。

第四节打印机的使用

第七条打印机的使用

（一）公司打印机由综合办负责维护与管理。

（二）部门工作人员必须按复印、打印机的使用性能及要求进行操作。打开电源，正常预热，待机进入正常的工作状态方能进行复印、打印。

（三）复印前，注意除掉纸张上的钉、针等异物。

（四）遇故障等现象，及时反馈综合办由专业人员处理，切勿擅自排除故障。

（五）下班或停止使用时，应及时关闭电源。

（六）综合办人员要定期检测、保养机器情况，使其保持正常运行。

第五节计算机管理

第八条计算机使用

（一）办公用计算机由各部门专人或指定人员使用，按照正常程序启动或关机。

（二）只能安装公用程序软件和办公用专用程序软件，不得安装与工作无关的其它程序软件。

（三）定期进行杀毒软件升级。

（四）不得接插未经杀毒处理的外来u盘。

（五）能够上网的计算机，不得上网查询与工作内容无关的信息，不得进行网上聊天。

（六）不得在网上进行股票信息查询和股票交易。

（七）办公用计算机所涉及到的任何密码，只能由专人掌握，不得泄露给其他人员，并按规定及时进行更新维护。

（八）定期对办公资料进行备份。

（九）用于网上银行和纳税申报的计算机，不得打开其他网页，防止感染病毒或泄密。

（十）计算机使用者不得私自拆装计算机。

第六节办公电话管理

第九条电话安装

（一）各部门根据部门实际情况，需安装电话的，须提出书面申请，经公司总经理审核，集团分管领导批准后，由综合办统一协调安排。

（二）各部门原则上只能使用一条外线电话通讯线路，安装一部电话，有特殊需求的，需经分管领导批准后开通。

（三）未经允许不许私自并机、移机、拆机、装机。确需拆、并机等需要的，由综合办联系解决。

第十条电话使用和管理

（一）办公电话主要用于联系工作，办理公务，提倡使用简捷文明的语言，尽量减少通话时间。

（二）禁止拨打信息电话或私人电话，如有违反，一经查出，除对拨打人进行话费双倍罚款外，并将追究部室负责人相关责任。

（三）对于外拨长途电话，必须认真填写《拨出电话记录表》，详细登记使用人员、使用原因、通话单位、时长等情况。

（四）综合办负责月底将话费异常的须查出清单反馈各部室负责人，由部室负责人审核调查签字后返回综合办。

（五）综合办月底负责对拨出电话记录表业务话费清单进行审核，并不定期对某部室《拨出电话记录表》进行抽查。

（六）内线电话拨打要简捷明了，严禁长时间占用电话聊天、谈笑，如因事3分钟拨打不通时，将对相关责任人做出相应处理。

（七）对于办公电话，要妥善保管，不得损坏，如话机、线路出现故障，要及时报修，确保线路畅通。

第七节其他电器

第十一条其他办公电器使用

（一）对于办公室内用饮水机、电风扇、电灯、电视机等电器由各办公室具体负责控制电源的开关时间，做好合理使用，避免浪费。

（二）根据光线的强弱程度，灵活掌握办公用照明灯光的开启，严禁长明灯。

（三）遇到雷电、暴风等恶劣天气，需关闭所有电器电源开关，并拔掉所有电源插头。

（四）上班期间，如人员外出，室内长时间无人时，要及时关闭、饮水机、电视机、风扇、照明等电器，避免不必要的浪费。

第八章罚则

第十二条对于办公用品管理，有下列情形之一的，根据情节严重程度，将对责任人进行处罚：

（一）已领取使用的办公用品，由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。

（二）办公用品及生产清洁用具由综合办负责监督检查，严禁超计划领用及浪费现象发生，如有浪费者一经发现将按办公用品两倍的价格进行处罚。

（三）凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

第十三条凡违反相关管理规定，有下列情形之一的，将给予责任人如下处罚：

（一）未及时对文件资料进行备份，造成文件数据丢失，影响工作的，对相关人员进行50-100元经济处罚。

（二）未经允许，为个人收发、打印、复印文件资料，违者扣罚50元／次。

（三）因工作不负责任，违反保密制度造成泄密的，将依据有关制度严肃处理。

（四）凡违反上述“空调使用”开启空调的（特殊情况事先经批准的除外），给与现场责任人罚款 20 元/次。

（五）凡发现办公室（区域）人员已下班离开工作场所，空调仍开放的，给与现场责任人罚款30 元/次。

（六）对于因使用不当造成空调损坏或不能正常运行的，由使用部门或故意损坏者负责修理或承担赔偿责任。

（七）综合办将不定期对各部门空调使用情况进行检查，凡违反本制度规定的，一次查出对责任人给予罚款50元，再次查出，加倍罚款。

（八）不按规定使用计算机，不及时删除游戏或娱乐软件的，发现一次罚款200元。

（九）接插未经杀毒处理的外来U盘，每次罚款50元。

（十）使用计算机上网聊天、玩游戏、听音乐、播放电影等（工作学习内容除外），发现一次罚款500元。

（十一）上网浏览网页，造成网上银行和纳税申报的计算机感染病毒或泄密的，发现一次罚款500元。

(十二)上网进行股票信息查询和股票交易的，发现一次罚款1000元。

（十三）违反上述其他办公设备使用规定，将根据情节严重程度给予50-500元的罚款。

第十四章附则

第十四条本管理规定由综合办负责解释，其他未尽事宜由综合办根据实际管理需要及领导要求，另行通知。

二〇一五年十二月十五日

第二篇：办公设备管理规定

广东四明燕塘乳业有限公司

办公设备管理规定

一、目的：

为规范公司办公设备日常管理，提高办公设备的使用效率，有效节约费用开支，使办公设备在公司生产和管理中充分发挥作用，制定本规定。

二、适用范围：

本规定所涉及办公设备如下：1、2、3、4、5、6、台式电脑整机、显示器、电脑主机； 笔记本电脑； 打印机、传真机、复印机、碎纸机； 网络设备，如交换机、路由器、调制解调器； 音响设备、投影设备、扫描设备； 其它公司认为应被纳入该规定管理范围的办公设备。以上设备需为公司登记在册的资产。

三、管理职责：

1、行政人事部及财务部负责本规定的制定、修改、解释及监督执行；

2、总经理负责本规定的批准执行；

3、行政人事部、财务部负责公司办公设备登记入册及报废处理；

4、行政人事部负责办公设备询价、采购、维修、更换配件、耗材购买；

5、办公设备使用部门负责办公设备的调配、使用、日常维护及使用安全；

四、工作流程：

1、办公设备请购及审批流程

1.1由使用部门提出书面申请（起案、联络书），经部

门长审核后，交行政人事部及财务部审核，最后由

副总经理、总经理审批。

1.2请购申请审批通过后，使用部门将签字后的书面申

请交行政人事部，由行政人事部根据实际预算进行

产品定位、询价并填写《物资采购询价审核表》，经

财务审核后，交副总经理、总经理审批。审批后方

可请款采购。

注：产品定位指对办公设备的品牌、价格、功能、售后服务等相关内容进行评估。

2、办公设备登记入册、变更及报废处理

2.1 行政人事部应建立办公设备台账，并及时记录办公

设备的采购入库、变更以及报废情况。

2.2公司办公设备由行政人事部及财务部在采购完毕后

第一时间登记入册；

2.3因工作需要，办公设备如需变更使用者或变更配置，需由使用部门提出申请，并填写《办公设备变更登

记表》交部门长审批，交行政人事部及财务部备案；

2.4公司办公设备报废由行政人事部提出报废申请，财

务部审核后，交副总经理、总经理审批后方可执行。

3、办公设备验收及分配

办公设备购买后，由申请部门到行政人事部领取并填写

《办公设备签收单》。领取后，由部门自行分配。

4、办公设备的安装、维修、日常保养、耗材购买

4.1设备安装

原则上由使用部门自行安装办公设备，如安装设备

确实复杂，使用部门可通知行政人事部，行政人事部将安排供应商进行指导安装。

4.2设备维修

如办公设备出现问题，由使用者提出维修申请，并填

写《办公设备维修单》交行政人事部，由行政人事部指派相应的服务供应商进行维修。使用者未经行政人事部批准，不得擅自拆装办公设备或自行维修，由此造成的后果，由使用者承担。

4.3日常保养

办公设备日常保养工作由使用部门负责，特殊设备保

养及设备深度保养工作由行政人事部负责。日常保养包括设备灰尘清理、使用安全等。

4.4耗材购买

耗材包括打印机墨盒、碳粉、色带、色带架，传真机

炭粉、色带等。由使用者提出申请，填写《申领单》交部门部长审批后交行政人事部，由行政人事部统一安排购买。

使用者应在耗材使用完毕前一个工作日提出申请，行

政人事部应在接到申请后二个工作日内购买并发放耗材。如有特殊情况，使用部门与行政人事部应及时有效地沟通，并共同解决问题。

使用部门未经行政人事部同意不得自行购买办公设

备耗材，否则所造成的后果，由使用部门承担。

4.5办公设备的外出管理

4.5.1原则上公司办公设备不允许带出公司范围，如确

有工作需要，员工需将办公设备带出，应填写《办公设备外出登记表》，由部门长审批，交行政人事部备案。

4.5.2部门长是否需要将办公设备带出公司，由其本人决定，并实行自我管理。

4.5.3部门长视具体情况，决定本部门员工是否可以将

办公设备带出公司，并承担相应的管理责任和信息安全责任。

4.6 管理归口

以上规定中行政人事部职责由主管办公设备者负

责行使，若其不在公司，由行政人事部指定临时负责人，并及时通报各部门。

五、处罚及赔偿责任

5.1 如员工违反本规定第四条中的4.2、4.4、4.5所

涉及事项，公司将视具体情况，根据《员工手册》相关条例予以警告、记过、记大过处分。

5.2 赔偿责任

所有员工将公司办公设备带出公司（无论是否被批

准）后遗失、损坏或被盗抢，应承担赔偿责任。赔偿金额由行政人事部会同财务部按该办公设备原值扣除折旧后的净值计算。

六、本条例所涉及相关表格

1、《物资采购询价审核表》

2、《办公设备签收单》

3、《办公设备变更登记表》

4、《办公设备维修单》

5、《申领单》

6、《办公设备外出登记表》

七、本条例自总经理批准之日起实施，请各部门遵照执行。

广东四明燕塘乳业有限公司总经理：

二00九年九月八日

第三篇：办公设备管理规定

办公设施使用管理规定

目的：规范公司办公设施管理，便于工作顺利开展。

一、会议室使用及注意事项

各部门使用会议室时，请至少提前一天到前台或致电预约需使用的会议室，以便前台提前安排好各会议室的使用及清洁工作，没有提前预定会议室不得擅自使用。

注意事项：

1、议室使用完毕要随手关灯、关空调、锁门。

2、各会议室内的桌、椅、空调等办公设施，未经管理部允许不得擅自移动，发现擅自移动者依照《员工守则》给予相应处罚。

二、各部门办公设施管理

各部门所使用的办公桌、椅，由各部门负责保管。设施损坏时各部门填写《生产技术社内依赖单》经部门主管承认交由技术部科长受理，如技术部无法维修时各部门及时联络总务申请报废，不得把办公设施擅自移到后台、饭堂后面或工场其他地方，发现擅自移动者依照《员工守则》给予相应处罚；设施需补充时，由各部门填写《工场物品采购申请单》经部门主管承认交购买受理。

以上规定自发行日起实施。

第四篇：02-办公设备管理规定

安徽省公路桥梁工程公司机关管理制度汇编

机关办公设备管理规定

为加强公司机关办公设备管理，提高设备利用率，特制定本管理办法：

一、公司机关各类办公设备，主要包括办公桌椅、计算机（含正版专用软件）、打印机、传真机、保险柜、扫描仪、投影仪、VCD机、电视机、照相机、电话机、移动电话、传呼机、复印机（含纸张）、文件柜、空调等，由办公室统一调配管理。

二、各部门根据业务需要，需购置上述设备，应由部门提出申购报告，交由办公室报请分管领导审批后，统一采购。

三、达到固定资产标准值的物品，由办公室提请财务部按规定进行核算，建立固定资产台帐，达不到固定资产标准，按低值易耗品管理办法进行分摊、登记。

四、办公设备维修由使用部门向办公室提出，经由分管领导同意后，由办公室统一办理，建立维修档案，严格控制费用。

五、办公设备如确需报废或淘汰时，由部门提出申请，经办公室、财务部鉴定认证，报经分管领导批准后，方可报废或由办公室按规定处理，处理结果应报财务部备案。

六、办公设备由使用人负责日常维护管理，若由人为原因造成损坏或公司资产流失，视情节轻重由使用人承担相应责任。

七、办公室应定期检查办公设备的使用和保管情况，年终与财务部配合，对固定资产进行清查，以保证帐物相符，各部门应积极配合。

八、大宗办公设备采购，办公室应实行公开招标，并主动接受纪委、财务、工会等部门的监督。

九、本规定自二〇〇九年十月一日起开始执行。

十、本规定由办公室负责解释。

第五篇：公司设备管理规定

公司办公设备使用管理规定

第一条 购臵和维护、维修

1.公司指定专人负责统一制定公司设备系统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可

使用。

2.公司及下属子公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。

公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接有公司指定的专人监督。

3.软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求

保管。使用者必需的操作守册由使用者长借、保管。

4.公司及各部门设备的维护、维修由公司指定的专人负责。

第二条 使用

1.公司及各部门的计算机、扫描仪、传真机、打印机、电视机、投影仪由经办公室授权及培训的员工操作使用。

2.使用者应保持设备及其所在环境的清洁；下班时，务必关机切断电源。

3.使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位臵上。

4.未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。

5.严禁使用计算机玩游戏。

第三条 安全措施

1.公司及各部门的业务数据，由该公司文件管理员至少每周备份一次；重要数据由使用者本人向

文件管理员申请做立即备份。

2.公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。

3.未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。

4.使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。

第四条 上述各项，如有违反，按公司有关规章制度严肃处理，责任追究到个人。