研究所电子文本、数据归档管理办法

第一篇：研究所电子文本、数据归档管理办法

电子文本、数据归档管理办法

哈尔滨安宜汽车饰件系统有限公司

第一条为了加强对电子文本、数据的归档管理，有效维护电子文本、数据的真实性、完整性、安全性和可识别性，制定本办法。

第二条本办法所称的电子文本、数据，是指具有规范格式的文字、图表、2D、3D等电子格式的数据。

第三条电子文本、数据的形成或接收人负责及时把需要归档的电子文本、数据移交给文档管理员，文档管理员负责将收集的电子文本、数据进行整理、归档、保管。电子文本、数据的内容及其真实性、完整性、重要性，移交前须由移交人负责向文档管理员进行讲解。

第四条电子文本、数据的收发登记表及其他说明等应与相对应的电子文本、数据一同归档保存。

第五条通过存储载体进行交接的归档电子文本、数据，移交人与文档管理员均应共同对其载体进行检验，确保载体无故障、无病毒等。

第六条 归档电子文本、数据应存储到符合保管要求的脱机载上，如光盘、移动硬盘等。

第七条超过保管期限或作废更新的归档电子文本、数据的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文本、数据可以进行逻辑或物理删除，并应由档案管理员列出销毁文件的目录备查。

第八条本办法自2005年10月1日起施

第二篇：天津市电子公文归档管理办法

天津市电子公文归档管理办法

第一条 为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据国家《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）以及天津市有关电子文件管理的规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。

第三条 本办法所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。其它电子文件可参照本办法执行。

第四条 电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。

第五条 市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。

第六条 电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。

第七条 电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。

第八条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。

第九条 基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定。

第十条 非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）执行。

第十一条 电子公文形成单位未应用现代化办公手段的，要对纸质文件及时收集、整理、归档，并进行数字化扫描处理，形成电子目录，同第十条要求，并指明档案原文存储位置。

第十二条 档案管理部门负责接收本单位形成的应归档电子公文，按照本单位的利用需求以及向同级档案馆移交的要求，对接收后的电子公文进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作。

第十三条 各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行，电子公文的归档内容包括：

（一）符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。

（二）系统形成的原格式电子公文原件，包括电子公文定稿（签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。

（三）文件处理单及领导审阅签署的重要意见。

（四）基于系统管理的电子公文元数据。

（五）基于系统管理的电子签名、电子印章等。

以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并归档。

第十四条 电子公文归档格式要求

电子公文在形成、收集过程中可采用通用格式，在归档或归档前要转换为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位图文件形成的电子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。归档时除保留系统生成格式外需要进行版式文件转换，按电子公文及其组件顺序合并转换为一个版式文件；

专用软件产生的电子公文应转换成通用格式后按要求转为版式文件归档。

第十五条 基于系统管理的归档电子公文的真实性、完整性、有效性、安全性的保证要求：

（一）真实性：要建立对归档电子公文操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子公文实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。

（二）完整性：要对电子公文处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子公文的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。

（三）有效性：归档电子公文的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。

（四）安全性：要对归档电子公文进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。

第十六条 电子公文的归档整理

（一）电子公文归档以件为单位整理。电子公文按照文件办结时间排序，一份电子公文作为一件；归档整理以为单位相对集中，具有联系的文件标注文件题名作为相互间的关联。档案管理软件或具有辅助归档整理功能的软件要具有元数据捕获、手工调整文件顺序等功能。

（二）电子公文归档时对相关项目和内容进行检查，基于系统形成、办理的电子公文要符合“四性”保证要求；非系统形成的电子公文要对照纸质公文核对内容、签章等信息，保证电子公文与相应的纸质公文在内容及表现形式上一致，处理过程无差错。

（三）电子公文在检查无误的情况下按照鉴定要求进行归档。归档时由系统生成归档章，归档章样式与纸质档案归档章一致，各项内容可由系统自动填写，归档章加盖在归档电子公文首页上端居右位置。

（四）电子公文整理归档后，以为单位填写《归档电子公文登记表》（首页）的各项内容，以件为单位形成《归档电子公文登记表》（续页）（见附件），并能以纸质形式输出。

（五）电子公文归档后应保持目录与电子公文的一一对应。

（六）对于加密电子公文，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档，并按保密要求进行管理。

（七）电子公文形成单位必须将具有永久和30年保管期限的电子公文制成纸质文件，采用电子签名或电子印章等技术的直接制成纸质文件，未采用的制成纸质文件后需由领导手工回签。所制成的纸质文件与电子公文一同归档。

第十七条 电子公文的归档时间与方式

（一）电子公文可实时归档，也可与纸质文件同步归档。

（二）归档可采用逻辑归档或物理归档的方式。

第十八条 归档电子公文的管理

（一）档案管理部门采用专用软件进行管理。

（二）涉密归档电子公文管理应符合国家保密相关要求。

（三）档案管理部门要进行定期备份，参照《天津市电子档案备份管理规定（试行）》执行。

（四）系统更新时应及时对归档电子公文进行迁移，并保持数据在迁移前后的一致性。

（五）超过保管期限规定的电子公文参照纸质文件要求进行鉴定和销毁，对确认销毁的电子公文可进行逻辑或物理删除，并生成销毁文件目录备查。

第十九条 归档电子公文的移交

归档电子公文按照《天津市文书类电子档案移交与接收办法（试行）》（津档发〔2012〕15号）向同级国家综合档案馆进行移交。

第二十条 本办法由天津市档案局负责解释。

第二十一条 本办法自公布之日起施行。《天津市电子公文归档管理暂行办法》（津档〔2006〕9号）同时废止。

附件：

归档电子公文登记表

第三篇：大学电子文件归档及管理办法

大学电子文件归档及管理办法

第一条　为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条　本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条　机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条　凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条　电子文件的收集与积累要求

（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JpEG、TIFF为通用格式；

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MpEG、AVI为通用格式；

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、Mp3为通用格式；

（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条　电子文件归档的基本要求

（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。

（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第七条　归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。

第八条　电子文件的检验应包括以下项目

（1）载体有无划痕、是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第九条　综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。

第十条　移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一条　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。

归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条件。

第十二条　电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第十三条　档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十四条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件；利用归档的电子文件，应使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十五条　归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第十六条　档案室应及时按对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第十七条 本办法自印发之日起施行，解释权归学院综合档案室，未尽事宜参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第四篇：电子公文归档管理办法

国家档案局令

第6号令

《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长

毛福民

2003年7月28日

电子公文归档管理暂行办法

第一条

为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条

本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条

电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条

副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条

电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条

电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条

电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条

需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条

电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条

电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条

电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条

电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条

归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条

通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条

归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条

归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条

档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条

超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条

其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条

本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条

本办法由国家档案局负责解释。

第五篇：论大数据背景下的电子文件归档

浅谈大数据背景下的电子文件的归档管理

2011413078 游玫玫

摘要：

主题词：

一、引言

随着物联网、移动互联网、社会化网络的快速发展，数据将成几何级数增长。据估计，2007年，人类大约存储了超过300艾字节的数据，而到2013年，世界上存储的数据预计能达到1.2泽字节。其中，非数字数据只占不到2%。“大数据”时代已经悄然来临，并给各行各业带来了数据使用方式的根本性变革。这场变革也必然对档案界产生深刻影响。在大数据时代背景下，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。其中，数据的爆炸式增长也必然带来电子文件的爆炸式增长，并将成为新生成文件的主体。电子文件是数字档案馆信息资源的重要来源,是数字档案馆管理的主要对象。但是,目前电子文件的归档工作还没有得到足够的重视, 很多重要的电子文件无法确定其保管的职责而游离在网络系统中，处于档案的管理之外,这样势必给我们进行的档案数字化建设造成不可弥补的损失。因此,在大数据时代背景下做好电子文件的捕获和归档工作刻不容缓。

二、何谓“大数据”

（一）大数据的概念

与云计算一样，“大数据”（Ｂｉｇ Ｄａｔａ）是最近几年被人们热议的话题。半个世纪以来，随着计算机技术全面融入社会生活，信息呈几何式增长，量的积累引起了质的改变。而最先经历信息爆炸的学科是，如天文学和基因学。创造出了“大数据”这个概念，进而发展到所有的领域中。最初，大数据这个概念是指需要处理的信息量过大，超过了一般电脑处理数据所能使用的内存量，因此工程师必须改进处理数据的工具。今天，大数据是人们大规模数据的基础上可以做到的事情，而这些事情在小规模数据的基础上是无法完成的。大数据是人民获得新的认知、创造新的价值的源泉；大数据还是改变市场、组织机构以及政府与公民关系的方法。

（二）大数据，大挑战

2013 年 1 月 29 日，住房和城乡建设部公布了首批 90个智慧城市试点，由家统一规划和施行的智慧城市建设正式起步。建设智慧城市要遵循“多用信息少用能源”“、多用信息少受灾害”以及“多用信息多利民众”几项原则。档案馆作为永久保存档案，并提供档案为社会服务的科学文化事业机构，储存有海量的信息资源，是信息资源的聚焦体，但是由于管理方式的落后、人才的欠缺、社会档案意识的低下等原因，这些信息资源宝藏并没有得到有效地开发和利用。智慧城市的建设是档案信息资源得以更好开发和利用的真正机会，是档案馆真正融入城市、提高形象的难得机遇。智慧城市依赖信息的使用，档案馆要想真正融入智慧城市的建设，就需要盘活档案馆保存的信息，使这些信息融入智慧城市的信息 流，为决策层、为公众所用，要盘活各个档案馆保存的海量的大数据时代，电子文件以指数级的速度增长，给电子文件的管理带来了前所未有的挑战，虽然我们知道这些浩瀚的电子文件中蕴藏着巨大的“金矿”，但我们逐渐发现想要从这

些电子文件中“淘金”比纸质文件还困难。面对着巨量的电子文件，我国长期以来提倡的“直接鉴定法”将在此遇到严峻的挑战，文件鉴定人员逐一阅读每一份电子文件的原文恐怕实在是无能为力。后来档案界比较认同电子文件的宏观鉴定 方法，即从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接地对文件加以处理。按照这种思路，在确定一个机构是电子文件管理的对象后，就需要对这个机构产生的电子文件进行收集，对这些电子文件进行收集只完成了电子文件管理的第一步，而且在现今条件下，收集这些电子文件也并不难，困难的是如何快速的从这些电子文件中检索出所需要的文件？如何对这些电子文件进行分类？如何鉴定哪些是值得归档保存的？如何对这些电子文件进行编研从而抽取出其中的知识因子以供社会利用？要解决上述问题，档案工作者除了从管理方面寻求解决办法外还要寻求技术的帮助。大数据技术可以从技术上提供解决这些问题的办法。在普通的硬件上安装大数据转发器，就能收集数据形成庞大的系统数据，这个量级可以达到每天数 TB 并逐渐向 PB 数量级扩大，大数据软件可以为机器生成的海量数据建立索引，将其整理成可以搜索的链接，这正是档案工作迫切需要的技术。除此之外大数据技术还能完成数据的分类、数据的挖掘，从而使档案界有应对越来越复杂的数据的分析能力。

1.2.2 处理非结构化电子文件需要大数据技术

大数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据，现代互联网应用呈现出非结构化数据大幅增长的特点，至 2012 年末，非结构化数据占有例将达到整个数据量的 75%以上，同时，由于数据显性或隐性的网络化存在，使得数据之间的复杂关联无所不在。一直以来，人们对数据的管理采用的是关系型的数据库，比较有代表性的就是IOE（I 指 IBM 的服务器，O 指 Oracle 的数据库，E 指 EMC的存储模式）模式，档案行业也如此，但是大数据时代，IOE模式已经不适合做大数据处理。大数据应用除了数据规模巨大之外，还意味着拥有庞大的文件数量，因此如何管理文件系统层累积的元数据是一个难题，处理当会影响系统的扩展能力和性能。面对着快速增长的非结构化文件，档案工作者在进行电子文件管理时困难重重，现在基于大数据技术的数据库，如 SQL 已经可以做关系数据，也可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据，而且基于对象的存储架构可以在一个系统中管理十亿级别的文件数量，还不会像传统存储一样遭遇元数据管理的困扰，大数据技术为档案工作者管理非结构化电子文件的问题提供了解决之道。

三、电子文件的归档

1、电子文件归档概念

归档是将经鉴定具有档案价值的文件由形成部门向档案部门移交的过程。无论是纸质文件的管理还是电子文件的管理，还是电子文件的管理，归档工作都是十分重要的环节，都标志着文件管理责任由文件生成部门向档案部门的全面移交。不同的是，在传统的纸质文件管理环境中，文件生命周期的阶段性相对较为明显，归档通常在文件的生命周期运转形态，归档环节可能会前移至电子文件生成或收到之际，甚至在此之前，在系统开发设计阶段便开始予以规划和设定，加上电子文件自身的技术特性、多种多样的载体形式以及计算机管理的特殊要求，使得电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

2、电子文件的归档方式

逻辑归档（logical filing）是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档（physical

filing）是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档有助于充分利用机构内部的网络资源，实现资源共享。物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。

电子文件的归档方式也可分为在线归档，离线归档和近线归档。在线归档（On-line Filing）也称网络归档。一是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程；二是指逻辑归档。离线归档（Off-line Filing）指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门的过程，是物理归档的另一种方式。近线归档（Near-line Filling）外延相对较广泛，主要定位于在线归档和离线归档之间的应用。就是指将那些并不是经常用到，或者说数据的访问量并不大的电子文件存放在性能较低的存储设备上。但同时对这些的设备要求是寻址迅速、传输率高。

四、大数据背景下电子文件归档管理

信息技术的突飞猛进使互联网在当今社会生活中的应用日益普及，计算机成为了人们办公、学习不可或缺的工具，信息呈爆炸式的增长，大数据时代俨然已经来临。在此背景下，各单位生产出越来越多的电子文件，对于电子文件的归档与保存已经成为各单位在进行文件归档过程当中极为重要的一环。面对汹涌而来的电子文件，档案档案界很有必要探讨一下大数据时代背景下的档案归档管理。

1、大数据背景下电文件归档面临的问题

在大数据时代下，电子文件来源复杂，种类繁多，随着技术的革新，计算机系统不断更新换代，电子文件的归档常需要更改载体且需频繁更改，如何保证电子文件的长久保存与利用，尤其是对于专业软件形成的特殊文件，有着技术和标准运用上难题。在大数据的席卷下，由于各级组织、机构不同程度地存在着电子文件归档方法不恰当、管理方法不科学、管理制度不健全、管理系统功能不完善等问题，直接威胁着电子文件档案信息的有效收集、长期留存，影响着信息资源的整合与利用，给电子文件的归档管理带来了严重风险和隐患。

第一，当前电子文件的真实完整难以保证。在大数据时代，电子文件在很多方面取代了纸质文件。它由拟稿者直接写在磁盘上，并进行修改，然后立即存贮到办公信息数据中，由档案管理人员、技术人员等进行共享。电子文件易于修改，而且改动后难以留下痕迹。电子文件制作过程的虚拟化使对其原件的判别难于实现，在不同时间不同地点，不同人可以获得相同的文件，因而对于原件的辨认是一件难度颇大的工作，因而时常造成真假难辨的局面。

第二、在电子文件的流转、归档、保存、利用等管理活动在各单位仍不普遍，绝大多数单位仍以纸质文件为主要管理对象，电子文件管理没有得到应有的重视。

电子文件收集归档的方法和手段虽有不少，但多停留在研究层面、制度层面或起步阶段，实际操作中还受到诸多因素的制约。行业内真正实施电子文件网上在线归档的单位为数不多。有些正在实施，有些刚刚起步，更多的还在观望。电子文件的归档管理理论和方法有待在实践中进一步探索和完善。其中，具体问题如下：

第二，某些机构实施了建设电子文件的归档保存，但存在保存电子文件不完整纸质文件内容不一致，无法及时、准确查找，无法读取，利用超出权限等问题，中保存不完整问题最为突出。不完整主要表现为仅归档保存了电子文件本身（内容），而忽略了背景、结构信息等元数据，电子文件的真实性、完整性、安全性和可读性面临着巨大风险。

第三，建设业务部门在电子文件归档及其管理实践中缺乏可以依据和参考的规范，城建电子文件管理仍处于自我探索、经验管理的阶段，导致不同机构管理方式差异较大、管理水平参差不齐。

第四，在承认建设电子文件数字化、网络化管理趋势的同时，城建档案馆、建设单位与其他文件形成者就当前城建档案馆接收保存电子文件的必要性，接收电子文件内容、类型与格式，接收的优先级，具体管理方式等问题尚未达成共识，影响了归档接收工作开展的进程。