人口普查的档案如何规范化整理

第一篇：人口普查的档案如何规范化整理

人口普查档案管理工作浅析

在国务院、地方各级人民政府的统一领导和各级普查办的精心组织下，广大普查工作者的积极努力辛勤工作，第六次全国人口普查工作已经取得了显著的成果。在普查工作过程中形成了大量有价值的文件、表册、音像和实物等普查资料。这些资料蕴藏着极其丰富的信息，能够全面、客观、系统地反映人口的性别、年龄、民族、受教育程度、行业、职业、迁移流动、社会保障、婚姻、生育、死亡、住房等情况，为科学制定包头市国民经济和社会发展规划，统筹安排人民的物质和文化生活，进一步实施可持续发展战略，提供了重要依据。同时，也可为社会各界提供大量翔实的基础数据。充分认识人口普查档案的重要作用，积极开发利用，科学系统管理人口普查档案显得更加重要。

一、什么是人口普查档案

人口普查档案指在人口普查工作中直接形成的有价值的历史记录。主要包括两部分：一是人口普查工作中形成的调查统计材料、表册；二是领导和组织人口普查工作中形成的文件材料。

（一）人口普查工作中形成的调查统计材料、表册

如人口普查登记表、计算机编制的各种数据带、各种手工汇总表和机器汇总表等。（全国人口普查条例规定：人口普查中获得的原始普查资料，按照国家有关部门规定保存、销毁。）

（二）领导和组织人口普查工作中形成的文件材料

如关于人口普查工作的指示、决定、通知、规定以及普查办法、实施细则、会议文件、工作计划、总结、报告、来往函电等。

人口普查登记表是直接向居民调查的原始记录，是人口普查的第一手材料，是汇总、整理人口普查资料的依据。

二、人口普查档案的特点

人口普查档案是人口普查部门在具体组织进行人口普查工作过程中直接形成的具有保存价值的有关人口普查资料的搜集，数据汇总，资料评价，分析研究，公布出版等专门的文件材料。

（一）普查档案数据案卷多

按照2010年人口普查的工作进度图，全部工作分为22个大项、121个小项，可形成的统计表格达35种之多，它主要包括户口整倾、调查摸底、入户登记、地址与行职业编码、全部手工与机器快速汇总表等，而且表格长短不一，如此众多的统计表格整理出来的数据案卷，可占人口普查全部档案的三分之二以上。

（二）普查档案形成周期长

人口普查工作是一项复杂庞大的系统工程。由于它具有涉及面广，工作繁杂，技术性强等特点，因此，形成的档案周期性较长。有的文件可按阶段收集归档，有的则要在下一阶段或几个阶段结束后方能补充归档,全面扫尾工作需较长时间。至于建立数据库后进行资料分析研究，需要的时间则更长，决定了人口普查档案形成周期的长期性。

（三）普查档案涉密性强

人口普查档案中很多资料涉及普查对象的个人的隐私，关系到全市公民的根本利益，如果泄露，将带来不可估量和难以弥补的损失，所以加强对普查档案的保密管理非常重要。

（四）普查档案规范要求高

一个完整的人口普查档案，必须全面、真实、系统地记载人口普查工作的各项活动，做到数据准确，分类科学，手续完备，材料真实，正确地反映人口普查工作的全部过程，人口普查档案的案卷整理和排列也要符合规范要求。

三、人口普查档案分类

按照《中华人民共和国统计法》、《中华人民共和国档案法》和《全国人口普查条例》的规定，结合普查工作的特点，我市人口普查档案可分为文件类、资料表册类、音像实物类和普查工作的其他重要相关材料。

（一）文件类

1.全市各级党政机关有关普查工作的决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词；

2.各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结；

3.普查方案、普查填写说明、普查细则及重要的修改稿；

4.普查公报；

5.各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单；

6.普查文件汇编。

（二）资料、表册类

1.普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘等为载体的电子文件材料）、填表说明及计算机应用程序软件等；

2.行政区划代码本、地址编码本、行业代码本、职业代码本；

3.普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材；

4.内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇报材料；

5.普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。

（三）音像、实物类

1.普查工作中的照片、录音带、录像带、电影片、电视片、幻灯片、光盘及整理汇编的相册、画册；

2.有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装、普查机构印章等。

（四）普查工作的其它重要相关材料

通过对普查档案内容进行科学的鉴定，以上各类普查档案中，重要的作永久保存，比较重要的作长期保存，一般的作短期保存。

四、人口普查档案的整理归档

收集整理人口普查档案，是一项专业性、技术性较强的工作。为了保质保量地完成这一任务，针对人口普查档案的特点，对整理好人口普查档案提出以下浅见:

（一）坚持以成文单位(即各级人口普查办公室)立卷

收集整理好人口普查档案，是人口普查工作最后一个环节，而成文单位是文件材料的形成者，对本地区本单位文件材料的形成规律了如指掌。以各级人口普查办公室为单位,负责文件材料收集归档更为有利，可以与人口普查办的有关领导和人员岗位责任制直接挂钩，档案整理任务不完成，普查班子人员不能散。

（二）实行“三步走”的立卷法

第一步，文件材料的收集与修复。凡是上级下发和本级产生的文件，可按收、发文薄进行收集，本级形成的各种文件按专业组、责任人逐个进行收集。对使用铅笔、圆珠笔、复写纸或红、纯蓝墨水起草书写的文件、表格，一律用碳素墨水重新复制抄写一次。

第二步:分类组卷。按照拟定的分类方案和归档范围，对收集起来的全部文件初步进行分类立卷。

第三步:编目装订。参照文书档案的立卷程序，完成编号、编目、装订、书写封面等工作。

（三）保证文件材料的齐全完整

对各类文件的收集整理,除了收集上级下发的文件外，收集重点应放在本级。要注意克服过去只重视“红头文件”，忽视其它文件的错误作法，凡是本单位形成的文件材料，不管是“红头文件”，还是内部文件，只要具有保存价值的，都应当收集归档。因为上下左右来文还有可能从别的地方找到，而本机关形成的文件，却是“只此一家”，一旦散失，就再也无法弥补。

（四）文件和表格分开立卷

整理立卷时，区分文件类和表格类,根据制成材料的多样性，实行通用文件与表格分开立卷。同一类型的表格，在保持同一问题案卷排列在一起的前提下，也可将八开表和十六开表分开立卷，更有利于档案的保管和利用。

第二篇：档案规范化管理自查报告

档案规范化管理自查报告

*档案局：

为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《实施办法》以及《机关档案工作业务建设规范》,进一步提高档案工作水平,大力开发档案信息资源,更好地为机关各项工作服务,我们按照《机关档案工作业务建设规范》要求,对机关不同类别和载体的档案进行了认真检查,系统管理,已做好了档案工作迎检各项准备。现将有关情况报告于后,请予以考评、验收。

一、基本情况

*乡系*北大门,幅员20.11平方公里,辖9个行政村,65个村民小组,5134户,20456人,乡机关在职79人,其中,副科以上16人,内设机构5个,即：党政办公室、社会事务办公室、经济发展办公室、人口与计划生育办公室、财政所等。

二、机构与组织管理

长期以来,我们始终把档案工作纳入日常工作的议事日程,特别是《档案法》颁实施后,我们坚持牢固树立档案观念,不断增强档案意识,扎实抓好档案工作,设立了综合档案室,配有兼职人员负责档案工作。

为了进一步搞好我乡机关档案工作,使其纳入正规化轨道,今年初,我们把档案管理规范化建设工作纳入全年工作计划,作为机关文明建设的重点来抓。近年来,我们对照《四川省机关档案工作规范化管理标准》逐项逐条地进行了严格的自查,现已具备机关档案工作规范化管理条件。

完善了适应本单位档案工作发展的机构,建立了规范的综合档案室,做到统一领导,统一机构,统一保管。

乡成立了以党委书记任国为组长,党委副书记、乡长郭青凯为副组长,内设部门负责人为成员的档案工作规范化管理领导小组,加强档案管理工作,并对内设部门的档案工作进行了监督,指导,促进了档案工作的协调发展。

根据有关规定,结合本单位实际情况,制订了《档案管理制度》、《立卷归档制度》、《档案利用制度》、《档案人员岗位责任制》等规章制度。

配备了政治思想好,责任心强,热爱档案工作,有一定业务能力,具有大专文化程度的兼职档案工作人员负责机关档案工作。

认真贯彻档案工作的法律、法规,把档案工作纳入了领导的议事日程,列入了有关人员的岗位责任制,建立了规范的档案工作秩序。

三、基础设施

设置了专门的档案室,面积15平方米。

购置了档案柜二组,能容纳本单位20年左右形成的档案,柜内配有常年防虫蛀药品,基本达到了设施齐全,安全保障做到防虫、防火、防盗、防鼠,确保档案的完整与安全。

购置了微机、电风扇、消防设备。

四、业务情况

根据机关行政单位的职能,制定了符合我乡机关实际,较为详细的“分类大纲”、“归类范围”、“保管期限”并按此付诸实施。

对一些不规范的文件材料进行整理、复制、打印、补缺。属永久、长期保存的文件材料归档.

第三篇：规范化管理八项档案

吉安市质监系统食品安全规范化监管工作要求 为加强全市食品生产加工企业实现规范化、制度化管理，确保从源头上提高企业产品质量，根据《食品安全法》、《食品安全法实施条例》、《国务院关于加强食品等产品安全监管管理的特别规定》等有关法律法规、吉安市质量技术监督局决定对全市获QS证的企业施行规范化监管，规范企业生产，将食品生产加工企业有关监管资料分为八个大类，督促企业按要求将有关资料归档，具体要求如下：

1、原辅料进货查验记录：

主要包括：①、原辅料进货台帐，如实记录名称、规格、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容；

②、食品原料、食品相关产品的许可证和产品合格证明文件，供货商（生产商）的有效证明文件；

③、对无法提供合格证明文件的食品原料进行自行检验或委托检验的检验报告。

2、食品添加剂进货查验及使用情况记录：

主要包括：①、食品添加剂采购台账，如实记录名称、规格、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容；

②、供货商（生产商）的有效证明文件，与产品批次相符的检验报告或自行检验、委托检验的检验报告；

③、向县级质监部门提交的《食品添加剂使用情况清单》； ④、食品添加剂使用台帐。

3、食品生产过程安全管理记录：

主要包括：①、卫生清理、消毒记录；

②、关键质量控制点记录；

③、过程检验记录；

④、设备维护、保养记录；

⑤、配料记录；

⑥、不合格品处理记录

4、食品出厂检验记录：

主要包括：①、检验报告，必须有企业负责人、检验员签名；②、出厂检验记录台帐，如实记录食品的名称、规格、数量、生产日期、检验员、检验方法、检验日期、检验结论、检验合格证号等内容。；③、委托检验报告；④、企业产品送各检验机构进行检验的检验报告；⑤、检验员资质证书。

5、产品销售台帐及召回记录

主要包括：①、产品销售台帐，写明的购货者名称及联系方式、销售数量、销售日期等内容；

②、不合格食品召回记录：食品召回、处理、销毁情况等。

6、行政许可（含申证材料、自查材料等）资料

主要包括：①、食品生产许可证申请书；营业执照（复印件）；企业代码证（复印件）；企业负责人（法定代表人）身份证（复印件）；企业生产场所布局图；企业生产工艺流程图；企业质量管理文件；现行有效的标准文本；发证现场核查一般不合格项的整改材料；综合评价报告（换证企业）。

②、企业自查申报表；食品生产许可证副本原件；企业营业执照复印件；委托检验协议；计量器具检定证书复印件；一年两次的获证产品带“＊”号项目检验报告等。

7、质监部门监管记录：

主要包括：①、巡查记录、回访记录、案件材料等；

②、委托加工备案材料；

③、向县级质监部门提交的生产经营条件变化情况报告； ④、发放的各类文件、宣传单等资料；

⑤、责令召回通知；

⑥、监督抽查报告。

8、质量活动记录

质量管理活动记录：

主要包括：①、开展相关法律法规宣贯活动；

②、生产经营管理人员食品安全培训记录；

③、不合格产品或行为分析、处理的会议记录；

④、质量方针、目标实施情况；

⑤、食品从业人员健康证明。

第四篇：档案规范化的好处

档案规范化管理的好处

档案管理的规范化、制度化、科学化，有利于帮助我很好地提高教学质量。教学档案具有多源性、多样性、层次性的特点，自从实现档案管理的现代化和规范化，非常有利于教师积累教学经验，促进教学管理水平提高。2010年10月，我要上二年级上册的《坐井观天》一课，在我备课遇到疑难，而大家给出的意见又比较多我难以定夺的时候，我想起了陈凤仪老师也曾经上过这篇课文，于是我马上到档案室查找她的教学设计资料，详实、生动和原生态的教学信息呈现在我眼前，结果问题得到了很好的解决。看来把同类并具有内在联系的教案材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，从而提高档案的利用价值。

天河区元岗小学 黄丽敏

2010年10月

第五篇：DB43T263-2005：档案工作规范化管理

DB43T263-2005：档案工作规范化管理

档案工作规范化管理湖南省地方标准DB43/T263-2005（省质量技术监督局发布 2005年8月1日施行）1范围本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级、评估办法和监督管理的要求。本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。2分类和等级2.1分类档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关和企事业单位三种类型。2.2等级档案工作规范化管理分为省特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求；省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求；省特级为本省最高等级，是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。2.3等级划分依据2.3.1市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1；机关档案工作规范化管理见表A.2；企事业档案工作规范化管理见表A.3。2.3.2档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分100分，每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为：在必达项完成的基础上，省特级为95分以上（含95分）；省一级为80－95分（含80分，不含95分）；省二级为60－80分（含60分，不含80分）。3 等级划分依据等级认定坚持自愿申报，坚持标准，公正评估，实事求是的原则。4申报程序4.1根据市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则（见表A.1、表A.2、表A3.）逐项对照自检，自检合格后，再提出相应的申报等级。自检时，各单位可请专家或省级评估员进行业务指导或咨询。4.2申报单位按其隶属关系向当地档案行政管理部门或上级主管部门提出申请。省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位直接向省档案局申请。4.3单位在提出申请时，准备如下申报材料：4.3.1档案工作规范化管理评估申报函，并填写《档案工作规范化管理评估申报表》（见附录B.1）；4.3.2自检报告，对照市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则进行自我评价，并说明扣分原因；4.3.3自检评分表。5评估组织5.1档案行政管理部门要按评估权限组织评估对申报单位进行评估。5.2评估组由5－7人组成，其中省级评估员不能少于2/3。5.3评估前，评估组必须仔细研究申报材料，再对照逐项查实。5.4评估组通过听、看、议、评等工作程序后应形成评估结论，并向申报单位反馈。评估结论必须要有全体评估组成员签名，是省级评估员的要注明。5.5档案行政管理部门要根据管理权限及评估组的评估结论，签署评估意见。6等级管理6.1档案工作规范化管理评估工作在省档案局的统一组织协调下，由县级以上档案行政管理部门分级负责组织进行。6.2评估工作可以委托代评。被委托单位收到委托函后负责组织评估工作，并向委托单位报告评估结果。6.3省档案局负责省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位各个等级、市州直机关和企事业单位特级和市州、县（市、区）国家综合档案馆省特级、省一级的评估组织工作。6.4市、州档案局负责市州直机关、企事业单位省一级、省二级、国家综合档案馆省二级及县（市、区）直机关、企事业单位省特级的评估组织工作。6.5县（市、区）档案局负责辖区内县（市、区）直机关、企事业单位省一级、省二级的评估组织工作。6.6市、州档案局应在12月底前将本辖区内各等级评估结果上报省档案局，由省档案局统一发文通报表彰。通报是各单位及其档案工作评先的依据之一，也是档案工作者评聘专业技术职务依据之一。6.7等级牌由省档案局统一制作。7监督管理7.1档案工作规范化管理等级一般三～五年复查一次，等级不搞终身制，由认定机关负责监督检查。对不符合标准的单位限期改正，到期仍无改善的，降级或收回证书。没有获得最高等级的单位，经过一年的完善和提高后，可继续申请晋级。7.2省级评估员是参加我省档案工作规范化管理评估的资质。省级评估员的聘任条件：7.2.1能够正确理解并执行国家和省关于档案工作的方针、政策；7.2.2 具有中级（或相当中级）以上专业技术职务并熟悉档案工作；7.2.3能够熟练掌握本标准，工作认真负责。7.3 省级评估员由市、州档案局负责推荐，省档案局审核聘任，省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位人员直接报省档案局审核聘任。任期五年，到期可续聘。退休、辞职或调离的被聘人员视为自动解聘（省级评估员推荐表见附录C表C.1）7.4省级评估员的职责：7.4.1对档案工作规范化管理工作进行业务指导和提供咨询；7.4.2参加规范化管理评估和复查工作；7.4.3及时向认定机关反映档案工作规范化管理工作中的情况和问题。7.5省级评估员如有下列情况之一时，取消其评估员资格：7.5.1不认真履行职责，不遵守职业道德者；7.5.2滥用职权，徇私舞弊，为个人谋取私利者；7.5.3 违法、违规、违纪者。

附录A（规范性附录）表A.1～表A.3 给出了条款表述中档案工作规范化管理的等级划分依据。表A.1市州县国家综合档案馆规范化管理评估内容及评分细则表A.1 市州县国家综合档案馆规范化管理评估内容及评分细则项目标准分内

容分值内容解释与评分细则自评分评估分备注一行政管理221、组织领导10(1)档案馆事业列入本地区国民经济和社会发展计划(2分)；(2)档案信息化建设纳入政府信息化建设规划(2分)；(3)档案馆建设作为创建文明城市的考核指标(2分)；(4)当地党委、政府明确了分管档案工作的领导，并为档案馆解决重要问题(2分)；(5)档案馆内部机构健全，能满足其工作需要(1分)；(6)建立并严格执行了档案收集、保管、整理、编目、保密、利用、统计、鉴定、安全保卫和网站管理等各项规章制度(1分)，缺一项不计分。

2、事业经费5(1)档案馆事业经费列入当地政府财政预算，并逐年增加(2分)；(2)档案馆人员的保健津贴得到落实(1分)；(3)档案、资料的保管保护费与抢救费年均有2元／卷(册)(2分)。

3、队伍建设5(1)按档案馆编制职数配齐，馆领导符合“四化”要求(1分)；(2)全员具有大专以上文化(1分)，受过档案专业知识培训(1分)，50岁以下人员熟悉计算机操作(1分)，未达此标准按比例扣分；(3)实行专业技术职务评聘制度的档案馆其档案专业技术职务的结构比例符合人事部门的要求(1分)。

4、科学研究2(1)有计划、有组织地开展科学研究(1分)；(2)近三年内取得一项省级以上科研或学术研究成果(1分)，获市县级奖计0．5分，未获奖的不记分。

二基础设施建设235、馆库建设14(1)馆库建设(包括新建、改建和扩建)，符合《档案馆建筑设计规范》(6分)；(2)现行文件服务中心、档案史料展览中心、爱国主义教育基地、多功能演示厅等功能性用房占馆舍面积的1／3(6分)*，未达到按比例扣分；

(3)各类用房能满足工作需要，包括接待室、查阅室、计算机房、复印室、裱糊室、消毒室(2分)，缺少按比例扣分。

6、设施设备9(1)安装了符合统一规范要求的温湿度自控系统(2分)*；(2)使用了符合统一规范要求的密集架(2分)；(3)有办公自动化、多媒体与档案数字化处理设备，主要包括计算机、复印机、照相机、摄像机、高速扫描仪、防磁柜、消毒柜、电视机、音响、功放等(5分)，每少一种扣0.5 分。

三档案信息资源建设357、接收与征集5(1)接收：应接收的纸质档案和机读目录均已接收进馆(2分)，无特殊原因滞后接收的，每少一个全宗扣0.1分，扣完2分为止;(2)征集：馆藏有历史档案、科技档案、专门档案、特色档案、重大活动(工程、科研、事件)档案，包括声像档案(3分)。

8、整理与编目7(1)馆藏档案已经过系统化、规范化整理，档案资料排放整齐有序，图示醒目(2分)；(2)每个全宗有全宗卷或全宗卡片(1分)，少1个扣0.1分，扣完1分为止；(3)编辑出版了《档案馆指南》(2分)；(4)《案卷目录》、《卷内文件目录》等检索工具完整齐全、规范(2分)。

9、保管、鉴定与统计6(1)采取了“九防”措施，没有丢失、霉变档案(2分)，发现一处不得分；(2)对破损、褪变档案抢救，申报省二级达60%，省一级达80%，省特级达90%(2分)，未达到以上要求按比例扣分；(3)成立了档案鉴定工作组织，并按规定对已超过保管期限的档案进行了鉴定(1分)；(4)建立了各种统计台帐，并按规定及时上报了统计数据(1分)。

10、局域网和网站建设6(1)馆建立了档案信息网站并有效管理(2分)，内容不丰富、更新不及时酌情扣分(2)馆建立了局域网并与政务网联通(2分)*，未联通扣0.5分；(3)采用了符合统一规范要求的软件(2分)。

11、数据库建设11(1)目录数据库(5分)：建立目录数据库，且录入馆藏档案全部案卷目录(3分)，录入重要全宗卷内文件目录(2分)，没完成按比例扣分；(2)全文数据库(4分)：建立了现行文件全文数据库(2分)，对重要全宗档案实现全文检索(2分)；(3)多媒体数据库(2分)：建立了重大活动多媒体数据库(2分)。

四开发利用2012、爱国主义教育基地5(1)被当地有关部门正式命名，并已挂牌(1分)*；(2)有展示馆藏精品或特色档案的陈列室(2分)；(3)围绕党和政府的中心工作、重大纪念活动和社会需求，开展专题展览和专题讲座(2分)。

13、现行文件服务中心5(1)党委、政府发文授权档案馆开展现行文件服务，明确规定是政务信息公开场所(1分)*；(2)现行文件服务中心有牌子、有阵地、有专职人员管理，现行文件收集比较齐全(1分)；(3)制定了现行文件移交办法，并落到实处(1分)；(4)现行文件服务中心对外宣传影响大，效果好(1分)；(5)按规定使用符合统一规范要求的软件在线接收文件(1分)。

14、查阅服务5(1)依法对应开放档案进行了鉴定，并公布了开放档案目录(3分)，否则按比例扣分；(2)查阅服务热情周到(2分)，有服务指南，调卷准确、手续便捷、利用效果好，否则，酌情扣分。

15、编研工作5(1)利用档案史料拍摄了电视片(2分)；(2)利用网络、报刊、电台、电视台公布档案(1分)；(3)档案史料编研(2分)，包括正式出版和内部使用的。

注：标 * 项目表示省一级、省特级必达项