浅析公文标题中的常见错误（五篇范文）

第一篇：浅析公文标题中的常见错误

浅析公文标题中的常见错误

在公文写作中，公文标题是十分重要的，可谓是公文的头脸。正如人们每天都要花时间整饰仪容一样，要想让一份公文有头有脸，就必须对标题进行精心修饰，做到简洁、规范、准确、鲜明。但在实际工作中，由于从业人员素质高低不齐，经常会出现一些错误。笔者试将这些常见的错误归结为以下几类：

文种

文种错误一般有以下几种情况：缺少文种，文种混淆或文种错误。

公文标题的一般结构是这样的：发文机关+事由（关于+词组）+文种。其中的词组有两种类型：动宾词组和主谓词组。缺少文种的错误大多发生在使用动宾词组的标题上，例如：《XX市教委关于批转XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告》，“批转……的报告”是一个动宾词组，宾语“报告”很容易被看成是整个标题的文种。拆解这个标题的结构，将要转发的原公文的标题标注出来，变成《XX市教委关于批转〈XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告〉》。那么，很明显XX市教委的这个公文的标题缺少文种，应在“报告”后添加上“的通知”。一般像这种转发性公文比较容易产生标题缺少文种的错误。

文种混淆是因为撰文者对具体的文种不甚了解，例如：《XX

大学关于XX同学英勇救火事迹的表扬》和《XX工厂关于研发新产品的资金问题的申请》，在这两个公文标题里，所用的“表扬”和“申请”都不是文种。习惯上我们会认为这些也是文种，但是在国家公文法规中没有这些习惯上的文种，因而在正式场合是不可以用它们来替代文种的。

文种错误则是对事由和行文原则把握不准，出现偏差。例如：XX工厂要进口一批设备，必须向外贸办请求进口设备的指标，于是自行向外贸办行文《XX工厂关于进口设备的指标的请示》。在这里“请示”就用错了。因为职能部门是不能向政府行文的，必须先向上级领导部门工业局请示，由工业局代为行文向外贸办发函。

一般说来，会影响文种的因素有三个，限制力，事项和内容，主观愿望。在选择文种时要考虑到本单位的权力范围，公文事由以及发文意图。例如：省级以下政府只能发布地方法令、规章制度。表扬个人用决定，表彰事迹用通报，等等。事 由

事由错误分为两种情见，一种是缺少事由。例如：XX省召开了一次环保工作会议，XX市政府为了贯彻这次会议精神，决定在XX县召开各区县环保局负责人会议，发布《XX市政府关于XX县召开各区县环保局负责人会议的通知》。乍一看这个标题好象各部分齐全，句式完整，“关于……的通知”的形式看起来很像标题的标准格式。但召开这次会议的目的即真正的“事由”是为了贯彻省环保工作会议精神，该标题没有出现这一点，也就是缺少事由。应改为《XX市政府关于召开贯彻省环保工作会议精神的会议的通知》。

另外一种是事由不清。例如：XX市政府针对最近一段时期出现的部分干部用公款游山玩水的情况，决定严加制止，发布《XX市政府关于严肃处理全市干部利用公款问题的通知》，这里的事由存在两点错误：一是发文机关标明了市政府，那么这里的“全市干部”就属于多余成分；另外，发文事由是禁止干部用公款游山玩水，而从这个公文标题看，到底用公款做什么事情，是用来享乐还是投入市政工程并没有加以明确说明。

动词

在事由里有一个十分重要的成分需要单列出来仔细研究，那就是动词。动词决定着事由的正确与否质量高低，一个准确鲜明的动词一下子就能把标题激活，而一个错误的动词则可能将标题完全破坏，所以它是整个标题的心脏，也是公文的点睛之笔。

使用动词也存在一些常见的错误。例如动词和文种重复，如《XX工厂关于申请研发新产品的资金问题的请示》，这里的“申请”就和文种“请示”重复，必须将之删除，或者可以改为“解决”。

另一种情况是在一个公文标题中出现两个动词，这是不允

许的。如《XX工厂关于研发新产品缺少资金的请示》，好像也是“关于……”的结构，似乎是正确的。仔细看会发现有两个动词。“研发”和“缺少”，这样两个动词就形成了两个事由，到底是关于什么的请示就弄不明白了。一份公文只能有一个事由，也就只能有一个动词，一旦发现有两个动词就可以很肯定地判断它是错误的。

其它

除了从公文标题结构划分出三类错误形式外，还有一些比较隐蔽的错误，须得仔细推敲才能发现。

关于印发类公文：如《XX市政府关于印发〈省政府XX文件〉的通知》，这里出现了一个很大的错误，在公文制发的有关规定中，印发类公文的发文机关与制发机关必须是同一个单位。市政府不能印发省政府的文件，想要翻印下发，可以用转发。

公文内容不能出现在标题里，如《 XX市政府关于XX区召开全市卫生系统负责人工作会议的通知》，这里的公文发送对象“全市卫生系统负责人”不应出现在标题里，当然会议地点“XX区”也不应出现，因为这些都属于公文的内容。应该出现在正文里。它们的出现反而阻碍了事由的出现。注意公文语言的反向作用，某市在清明期间发现买卖焚烧冥币纸钱现象有所抬头，于是下了一个文制止这一现象，标题是《XX市政府关于在清明期间禁止买卖焚烧冥币的通知》，这个标题怎么看都像是对的，挑不出毛病。但是，反过来想一下，标题说在清明期间禁止这一现象，是不是就意味着过了清明就可以了呢？明知不是这个意思，但从标题上确实可以这样推断。

第二篇：公文标题常见错误及修改练习

一、文种使用不当

行政公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示，不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅，使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。文种使用不当有如下四种情况：

（一）标题中没有文种

例1.《关于报送二〇〇五年下半年工作计划》关于后面的内容“报送二〇〇五年下半年工作计划”是事由，根据这份公文的内容，应该是一份上行公文，文种应该是报告。可以修改为：《×××关于报送二〇〇五年下半年工作计划的报告》

例2.《关于精神文明单位十项达标评比标准》从公文内容看，应该使用下行文中的“通知”行文，《精神文明单位十项达标评比标准》可以作为“通知”的“附件”处理。标题中同时存在标点符号的错误。可以修改为：《××关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》；若活动已经开展，又可以修改为：《××关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标准的通知》。

（二）标题中生造文种资料

例1.《为王××同志联系调动事宜》这是一种常见的公文标题错误，有些机关一直延续使用。可以修改为：《关于王××同志工作调动事宜的函》或《关于商调王××同志工作的函》

例2.《关于张×等同志上访问题的答复》从标题的内容不能看出被答复的对象，如果是答复张×等同志，没有必要发红头文件；如果是答复上级机关的询问，可以修改为：《关于张×等同志上访问题处理意见的报告》；如果是让下级单位知晓，可以修改为：《××关于张×等同志上访问题处理情况的通报》。

（三）标题中错用文种

例1.《××省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函》。这份公文

是写给上级机关的，应该使用请示，而不应该使用函，因为函是平行文。可以修改为：《××省交通基建管理局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示》。

例2.《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》。

这是一份转发性的通知，被转发的是一份“报告”，应该在报告后面加上“通知”这一文种名称，也可以去掉“报告”，将“的”移至“意见”前，让“意见”直接充当被转发文件的文种。可以修改为：《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告的通知》或《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核的意见的通知》。

（四）标题中混用文种

例1.《关于×××呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告》。请示和报告两个文种不能混用已经是老生常谈，但在具体使用的过程中仍发生混用的现象，其主要原因就是刘两个文种的使用界限辨别不清，干脆笼统池吏用“请示报告”行文。这样使上级机关不便于处理，有时甚至贻误工作。可以修改为：《关于石油化工厂增加土建附属工程项目的请示》

例2.《××县人民政府关于××公路桥施工期间严重影响我市公路运输情况的报告函》

这份公文标题的主要问题出在发文机关与主送机关之间的关系处理上，××市人民政府向××市交通局报告沐讼路桥施工期间严重影响该市公路运输情况，因为，只某市人民政府与某市交通局之间没有隶属关系，正确的应该使用“函”这一文种行文。可以修改为：《××县人民政府关于某路桥施工期间严重影响我县公路运输情况的函》

二、事由表述不清资料

公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表

述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。事由表述不清有以下情况：

（一）事由繁杂冗赘

例1.《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57 个字，从事由概括准确、清楚的角度，可以修改为：

《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。

例2《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》

这份通知三层转发，用词重叠，读起来费劲，那么，如何克服转发（批转）性通知的标题重叠、冗长的毛病呢？一是可以省去不必要的成分，如“关于转发”、“的通知”重复的部分；二是不拘泥于原件标题，可以根据文件内容重新提炼新标题；三是省略中间环节。可以修改为：《××县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知》

（二）事由简而不明

例1.《××县人民政府关于粮食问题的请示》这个标题没有说清请示的具体事项是什么，“粮食问题”是什么问题呢？是价格、收购、供应，还是调运、储备呢？从标题上不能知道真正意图，其关键问题是中心词“问题”没有限制，比较含混，造成事由笼统，词不达意。可以修改为：《××县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。

例2.《中共××市委通知》

标题中只有发文机关和文种，缺少事由，这种写法一般只适用于命令（令）、公告、通告等少数几个文种，“通知”的标题不能省略事由。可以修改为《中共××市委关于××的通知》。

例3.《××厅关于转发省人民政府办公厅[2004]53号文的

通知》从标题看不出公文的任何内容，“省人民政府办公厅财政厅[2004]53 号文”到底讲的是什么？这种写法对阅读者来讲一点也不方便，只是方便了作者。可以修改为：《××转发××省人民政府办公厅关于××的的通知》。

标题及发文字号修改

关于报送二〇〇五年下半年工作计划

关于彩虹电机厂购臵进口设备的请示报告

健民制药有限公司承办南虹街道秋季运动会的函

南方工艺美术品公司报送2001-2002发展规划的情况报告 中国人民银行关于进一步管好、用好留成外汇 南宁市税务局进行内部机构调整的报告 桂府办发2007十四号 桂林市政府发[16]号

国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知

xx县政府关于我县部分地区遭受灾害的情况反映 xx县财政局关于对公司违反财经纪律的通告 飞驰托车厂关于机修车间设备大修的情况。南昌高人民政府请示。房屋拆迁公告。

南昌市鸿翔建筑职业学校关于加强学生动手能力培养的汇报。关于批转空业部关于加速发展淡水渔业的报告。

xx省安全生产领导小组关于印发《xx省安全生产领导小组关于安全生产和事故调查处理工作职责的意见》通知。

xx大学关于向市公安消防支队申请办理建筑消防设计防火审核手续的请示。

xx县工商局关于XX同志严重失职的处分决定的通报。

第三篇：公文中常见的错误

公文中常见的错误

一、格式方面的常见错误

1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”四个层次。只有两个层次时，可分别用“

一、”“1.”标识。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“

1、”；“

（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。

3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。

4.人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如外部用广德独山南方水泥有限公司，内部可以用“广德独山南方”一般不用“独山南方”等简语。

5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[]或【】。

6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

8.关于附件的格式问题。一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同（4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线），单页码居右空1字，双页码居左空1字。实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入（默认）页码的方式，格式为“3”（小五号字）。

9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。

二、内容方面的常见错误

1.错别字较多。

2.文种选择不当。

3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。

4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。

5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格式进行修改。

6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。

7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。

三、一些常用字词的用法及辨析

1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。

2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。

3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

4.“下工夫”与“下功夫”的区别。一般情况下，应该用“下工夫”。如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

5.“和”与“与”的区别。“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。做连词时都表示平等联合，意思

是一样的。但是，两者的色彩有所不同。“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。“和”则在口语跟书面语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。

6.“制定”与“制订”的区别。“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。

7.“需要”与“须要”的区别。“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。

8.“期间”与“其间”的区别。“其间”是指某一段时间。从结构上分析，“其”修饰“间”，相当于“这”“那”等指示代词。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。我们熟知的经典例子是鲁迅先生《一件小事》里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了。其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少。”“其间”多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这”或“那”，现在也是不容忽视的语言事实。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。如“期间，对文件修改了20多次。”这种用法则不正确。“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说。而“其间”可以单说，是某段时间的意思，如“其间，对文件修改了20多次”。

9.列举完后“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”。还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。

11.“以及”前面的标点符号用法。“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。当然，“以及”的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长，要用逗号停一下，使人好读；如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。

12.“其中”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“其中”一词，前后标点符号用法的三条规则：

（1）总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售电量554.51亿千瓦时，其中省内售电量538.42亿千瓦时。

（2）总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“；”。如，2009年，全省全社会用电量705.51亿千瓦时，同比增长4.09%。其中，第一产业用电量56.38亿千瓦时，同比增长2.02%；第二产业用电量540.27亿千瓦时，同比增长2.66%；第三产业用电量62.54亿千瓦时，同比增长12.45%；城乡居民用电46.32亿千瓦时，同比增长14.01%。

（3）“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：”。

例1，2009年，全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中：水电578.18万千瓦，火电1146.3万千瓦，风电79.51万千瓦。该例中，“：”应改为“，”。

例2，2009年，全省新增发电装机容量307.95万千瓦（其中：新增风电装机容量19.8万千瓦）。该例中，“：”应去掉。

第四篇：公文写作中常见错误

公文改错

关于邀请 x x 校长、x x 书记参加 “10356211” 工程奠基仪式并致辞的请示报告

校长办公室、党委办公室并呈 x 校长、x 书记：

根据“校长办公会议决”我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请 x 校长、x 书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望 x校长、x 书记的到来！

此致

敬礼！

附件一：讲话稿；

附件二：议程。

资环学院

201*年 10 月 11 日

一、标题

标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。

1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。

2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。

3.项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。

4.混用文种。根据国务院 201*年 8 月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。

二、主送机关

上文中的主送机关也存在着错误。

1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。

2.不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。

三、正文

1.引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师（201*）17 号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。

2.数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十三五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10 月 21 日”

3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望 x 校长、x 书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。

4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。

5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”

6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。

四、附件

1.格式不对。附件的正确格式是：

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

附件名称后不加标点。

2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件 1 应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明（代拟稿）字样。附件 2 应写明什么会议的议程。

五、落款与日期

1.发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”应写全称：“资源与环境科学学院”

第五篇：公文处理中的常见错误

公文处理中的常见错误

一、行文中的常见错误

1、滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。

2、行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。

二、文种使用中的常见错误

1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

2、误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如•××市委××××年工作要点‣。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府××××年工作要点的通知”。

3、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

4、越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的•行政规范制定程序暂行条例‣的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：•中华人民共和国城市道路管理条例‣。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。

5、降格使用文种。应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。

三、版头使用中的常见错误

1、版头混用。将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。

2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

3、使用没有版头的白纸印发文件

四、发文字号中的常见错误

1、年号不全。如：将“1997”省略为“97”。

2、括弧不对。•国家机关公文格式‣规定发文用六角括弧“„‟”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

3、位置不当。将发文位置提前到了机关代字前面。如：将×校字[1997]第×号错为[1997]×校字第×号。

4、序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。

5、一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

6、一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

7、跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

8、字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委[1997] ×号。

9、滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字样。

10、自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

五、签发人标注中的常见错误

1、上行文未标注签发人姓名

2、下行文也标注了签发人姓名

3、标注不规范。签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

六、公文标题中的常见错误

1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。

2、用发文字号代替文件名称 如：“关于××字„1997‟第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。

3、文字累赘 如：•××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告‣，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为•关于春耕播种情况的报告‣就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如•关于贯彻××××通知的通知的通知‣，应为•关于贯彻××××通知的通知‣；又如•关于请求解决××××的请示‣，应为•关于解决××××的请示‣，后面有请示，前面用请求就是多余的。

4、滥用标点符号 除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如•关于认真贯彻†×××决定‡的通知‣、•关于批转†××××报告‡的通知‣、•关于†××××请示‡的批复‣，标题中加书名号是错的。

5、缺少文种 如•××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告‣，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：•××大学一九九×年重点抓的八件实事‣就缺少“决定”这一文种。

6、发文机关简称不规范 如：•××市计委二〇〇×年工作计划‣，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。

七、主送机关中的常见错误

1、缺主送机关 除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

2、主送机关表述不规范 未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。

3、多头主送 主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

4、主送个人 公文不得主送领导者个人。

5、越级主送 一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

八、正文中的常见错误

1、错别字 主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……

2、标点符号错误 常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用……

3、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

4、随意简称 如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

5、引文标注错误 未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校×校字［1997］第×号文件（关于×××的请示）收悉。”

6、随意使用字体字号 正确的是使用3号或4号仿宋体。

7、随意设定字距行距 正确的字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为24点距。

九、无正文说明标识中的常见错误 常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。

十、附件标识中的错误

1、有附件不标注

2、附件名未标全称

3、标注不规范 “附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

4、内容不适 在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。

十一、发文机关标识中的错误

1、未标发文机关名称，用印章代替

2、发文机关未用全称或规范化简称

3、位置不当 常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

十二、成文日期标识中的常见错误

1、将拟稿日期作为成文日期

2、将打印日期作为成文日期

3、汉字和阿拉伯数字乱用 在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”，在题注域内标识时用汉字标识。

4、标识不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。

5、位置不当或与落款不协调 常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

6、将月日写成“分子式” 如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。

十三、机关印章使用中的常见错误

1、当用不用 干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。

2、不当用却用了 印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。

3、位置不当 用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

4、模糊不清 未及时清洗印章，使印记模糊不清。

十四、主题词标识中的常见错误

1、不标引主题词

2、将标题简单切后分当主题词标引 主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。

3、任意生造主题词 不在************中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的•主题词表‣中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。

4、未先标类别词

5、任意组配

6、乱用标点符号 两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。

十五、抄送机关标识中的常见错误

1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”

2、抄送个人 公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3、抄送主送机关 既然是主送机关就不必再抄送了。

4、滥抄滥送 将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

5、标识不规范 抄送机关未分类或标点符号使用不当。

十六、公文处理的误区

造成公文处理不规范的一个重要原因，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种：

1、按老一套办法办文 •中国共产党机关公文处理条例‣、•国家行政机关公文处理办法‣、•国家机关公文格式‣、•发文稿纸格式‣、•出版物上数字用法的规定‣、•标号符号用法‣、•出版物汉字使用管理规定‣等，都是公文制作的法规性文件，并构成了公文规范的完整体系。同时，公文规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。广大文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文发展的动态，在公文实践中力求使用最新的标准和规范，尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布很长一段时间后还抱着老一套不放。

2、不加分析地把上级来文作为范文 由于有的领导机关存在对公文规范化的重视程度不够的现象，其所制发的公文难免也有时出现不合规范的地方，而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，他们制发的公文都是正确的，即使有时发现了与公文规范不一致的地方，也认为上级那样做总是有道理的，于是上行下效，造成不规范公文泛滥。所以，每一个文秘人员都要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判断，不能认为发文单位的级别越高其所制发的公文规范化程度就越高。同时，要求级别越高的领导机关越要重视公文处理的规范化。

3、发往国外的函件用外文 汉语是联合国使用的6种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用汉语。使用中文不仅符合国际惯例，而且也体现了对中国主权、中国文化的尊重。外国人就不会因为你不懂外文而改用你国的文字。

4、发往港澳台的函件用繁体汉字 国际上以简化字为汉语的标准用字，尽港澳台等地仍使用繁体字，但根据•出版物汉字使用管理规定‣：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，可以使用简化字的一律用简化字”。人民日报海外版也早从1992年起就改为简化汉字印刷了。

5、将被批转、转发、印发的文件当成附件 被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不得视为附件。在这种情况下，正文之后，发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发的文件顺序和名称，而被批转、转发、印发的文件则标印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。

6、以领导人签发代替办公（厅）室核稿 有的单位的职能部门办事人员不按办文程序办事，越过办公（厅）室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公（厅）室的核稿和核发。•条例‣和•办法‣规定，公文在送领导人签发之前，应当由办公厅（室）进行校核。公文核稿的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。就是在领导审批后，正式印发前，还应由办公厅（室）进行核发。

7、用计算机起草公文时仅将定稿归档 由于办公自动化的发展，许多文秘人员直接在计算机上起草文稿，各次修改过程也直接在机上进行，最后打印和归档的是定稿。由于定稿无法体现修改过程，对于非常重要的文稿，一旦出现问题，难以分清责任，档案的借鉴作用就要大打折扣。正确的方法，是在原始稿上反复修改，把经领导签字的修改后的定稿，作为归档的真实原件。

8、用传真件代替正式文件发文或归档 传真件不能代替正式公文，因此，对于重要的公文，虽然紧急情况下可用传真件发文，但发出传真件后要及时补寄正式公文。另外，由于传真件纸张材料的特殊性，保存不久字迹就会全部退尽，如果直接将其归档，时间长了就会失去其档案意义，正确的方法是将传真件复印后归档。由于复印件也容易退色，这时可使用固色剂延长文档保存期限。